Tema: SISTEMA

Se define la palabra sistema como un conjunto de elementos ordenadamente

relacionados entre s y que tienen un objetivo determinado se puede decir
tambin que es un conjunto de elementos mecnicos, humanos de informacin
que se relacionan entre s mediante el manejo y control de los materiales,
datos y recursos humanos.
De esta definicin podemos decir que un sistema se caracteriza porque tiene
objetivo pudiendo ser estos fijos o variables a travs del tiempo que tiene
comportamiento sean deterministas o probabilistas que tiene elementos
pudiendo ser mecnicos, humanos y mixtos.
SISTEMA ORGANIZACIONAL
Es un sistema empresarial o de un ente econmico cuyos datos estn
relacionados con la actividad de una empresa independientemente si tiene
fines de lucro o no, donde se inicia con la informacin, insumos, recursos
humanos, capital y tecnologa que sometido a un proceso de transformacin
denominado Trabajo y Administracin de los Recursos al final nos refleja un
resultado llamado Produccin de Bienes y Servicios resultado que puede ser
ganancias o prdidas y la informacin procesada para la toma de decisiones de
los ejecutivos que nuevamente al finalizar el ciclo se da la retroalimentacin.
SISTEMA CONTABLE
Es un sistema de informacin mediante el cual se procesan datos de tipo
contable que se da inicio con los documentos fuentes, como ser facturas,
recibos, notas de ventas, planillas, comprobantes de ingreso y traspaso. Toda
esta informacin pasa por un proceso contable donde se tienen sumas y restas
y se obtiene los libros diarios y libros mayores llegando a tener como producto
final o informacin de salida los estados financieros y estados
complementarios, esto al finalizar el ciclo contable que por lo general es un
mes.
VIDA TIL DE LOS ACTIVOS
Todo activo tiene una determinada vida til donde estn sujetos a depreciacin,
amortizacin y agotamiento, y que se inicia con la compra del bien, su
instalacin, su mantenimiento a travs de la vida til y por ultimo su baja y
nuevamente comienza el ciclo con la compra del bien, etc.
CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS
Los sistemas como cualquier activo tienen un comienzo y un final donde se
inicia con el estudio preliminar, se hace un anlisis de requerimiento, se disea
el sistema, se procede a la instalacin, se realiza su mantenimiento a travs de
su vida til y al finalizar la vida til del sistema o la obsolescencia se procede a
la baja y nuevamente se inicia el ciclo con el estudio preliminar, etc.
METODOLOGA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA
ADMINISTRATIVO Y CONTABLE
Un estudio de sistema lo dividimos en cuatro fases:
1. ANLISIS.- Esta fase puede dividirse en dos grupos bien diferenciados
como ser el estudio preliminar y planteamiento del proyecto que son
tareas previas al anlisis y las otras dos tareas subsiguientes
corresponden al anlisis propiamente dicho como ser la recoleccin
detallada de datos y la evaluacin y diagnstico.
ESTUDIO PRELIMINAR: Para poder determinar los objetivos del sistema
tenemos que tener claro los requerimientos de la gerencia y para ello
debemos coordinar los diferentes aspectos logsticos para obtener
informacin se realiza a travs de tres medios como ser la entrevista,
observacin y visita; y anlisis de documentos y antecedentes.
Entrevista.- Se constituye en el mtodo ms idneo y eficaz para
obtener informacin acerca de la situacin actual de la empresa, lo
hacemos a travs de dos mtodos como ser el mtodo narrativo y el
mtodo cuestionario, una vez analizada la informacin podemos decir
que existen fallas de procedimiento y fallas de control.
- Eficiencia.- Es llegar a lograr los objetivos en el menor tiempo posible y
al menor costo sin descuidar la calidad del producto.
- Eficacia.- Es llegar a lograr los objetivos sin importar el tiempo ni el
costo ni ningn otro factor.
Observacin y visita.- Se debe tener una visin ms amplia y global
de la empresa que se est estudiando, como ser las disposiciones de los
lugares de trabajo, el flujo comercial, industrial o administrativo, la visita
dura de acuerdo a requerimiento del sistema.
Anlisis de documentos y antecedentes.- No es otra cosa que la
lectura de todos los elementos portadores de informacin.

Analizaremos la estructura de constitucin, los niveles de gastos e ingresos, su

estructura formal, estructura del plan de cuentas, composicin del patrimonio,
anlisis de documentacin contable (comprobantes de ingreso, egreso y
traspaso) y por ltimo los estados financieros.

PLANEAMIENTO DEL PROYECTO: El propsito de esta fase es elaborar un

plan de trabajo que nos permita concretar la siguiente fase, ac
corresponde la planificacin y el anlisis como en cualquier proyecto, se
debe determinar en primer lugar las distintas tareas que debe desarrollarse,
el tiempo estimado para cada tarea y ver un calendario resultante, tambin
debemos definir el equipo de trabajo que se har cargo del sistema este
equipo debe estar compuesto de los siguientes:
- Responsable del proyecto
- Analista snior o principal
- Analista junior
- Asesores especiales para cada tipo de trabajo
RELEVAMIENTO DETALLADO: El propsito de esta fase es de obtener
informacin acerca de la situacin actual de la empresa, intentaremos en
primer lugar tomar conocimiento en forma detallada acerca de la estructura
formal de la empresa (organigrama) si es que la tienen, nuestra verdadera
 intencin ser encontrar la estructura real o sea la formal modificada por la
informal.
Todo este trabajo se lo realiza a partir de la entrevista aplicando los
mtodos narrativos y cuestionario el cual nos permite tener una visin ms
amplia y global acerca de los objetivos tanto generales como sectoriales,
ver las distintas tareas y funciones que desarrolla cada integrante de la
empresa como ser los niveles de autoridad y responsabilidad; y cualquier
documento portador de informacin.
Una vez que se obtenga datos de tipo general iremos en busca de los datos
detallados acerca de los procedimientos y operaciones que se realizan en la
empresa, esta informacin la obtenemos mediante mtodo narrativo o
cuestionario y despus la pasamos a los diagramas de flujo.
Las tareas que se ejecutan en el relevamiento detallado se resumen en lo
siguiente:
- Objetivo de la dependencia o seccin
- Estructura de la dependencia
- Funciones de la dependencia
- Autoridad y responsabilidad
- Procedimientos y formularios que se utilizan
- Distribucin del trabajo
- Relacin con otras dependencias o secciones
- Condiciones del trabajo
- Anlisis y estudio de la estructura contable
EVALUACION Y DIAGNOSTICO: El propsito de esta fase es elaborar
preguntas de tal forma que la respuesta no solamente brinden al analista el
anlisis de efectividad y eficiencia sino tambin que puedan permitir al
analista si efectivamente ha obtenido la totalidad de la informacin o
requiere alguna informacin adicional por lo que se tiene las siguientes
preguntas:
- Qu? => Nos indica lo que se est realizando y el porque nos da la
base para el anlisis de efectividad o eficiencia del sistema.
- Cundo? => Hace referencia al momento en que se ejecuta la accin
y porque nos permite indagar acerca de mejores oportunidades.
- Dnde? => Se refiere al lugar donde se ejecuta la accin y el porque
nos impulsa a pensar si es efectivamente el lugar adecuado.
- Quin? => Se refiere a la persona que lleva a cabo la accin y el
porque nos hace pensar si es realmente la persona indicada o debemos
cambiarla o reemplazarla por otra persona de mayor conocimiento,
experiencia, trayectoria, etc.
- Cmo? => Se refiere al mtodo o procedimiento mediante el cual se
ejecuta las acciones y el porque nos permite pensar si es el mtodo o
procedimiento adecuado a la empresa.

HECHOS DETECTADOS: Una vez analizada la documentacin detectamos

una serie de informacin que requieren anlisis y preguntas como ser:
- Permitir una velocidad mayor de procesamiento.
- Mayor exactitud en la informacin.
- Mayor velocidad en la recuperacin de informacin.
- Integracin de datos.
 - Mejora en la comunicacin.

Para obtener lo antes nombrado debemos respondernos lo siguiente:

- con cuanta frecuencia se hace?

- con que se hace?
- Qu pasa si no se hace?
- es suficiente el personal?
- son adecuadas las instalaciones?
- existen procedimientos o formularios mal diseados?
- es adecuada la comunicacin?
- existe la informacin?
- se puede tener acceso con facilidad?
- se encuentra en la forma correcta?
- existen datos duplicados?
- esta todo bajo control?
- existen estndares?
- Cul es la frecuencia con que se omite?

Una vez respondidas las preguntas procedemos a elaborar el informe de

diagnstico que no solamente debe estar basada en la informacin relevada
sino tambin en la experiencia del analista, trabajos similares, conocimientos a
travs de estudios, etc.

2. DISEO.- Esta fase la hemos dividido en dos etapas que son: diseo
global y diseo detallado.
2.1. Diseo Global.- Ac nos dedicamos a
proyecciones que satisfagan los requerimientos de la gerencia
para ello debemos empezar a elaborar las distintas tareas que deben
desempearse como ser:
- Definir el objetivo del sistema
- Elaborar las restricciones del sistema
- Determinar las necesidades de informacin
- Determinar las fuentes de informacin
- Determinar los mtodos y procedimientos a utilizar
- Determinar los archivos
- Determinar la justificacin del sistema
Una vez que estn aprobados los pasos anteriores nos dedicaremos a
la justificacin del sistema, por una parte la factibilidad tcnica que
no es otra cosa que demostrar que el sistema funciona para lo que
fue diseado.
La otra es la factibilidad econmica que implica demostrar la relacin
costo-beneficio del sistema, en muchos casos los sistemas nos estn
en funcin a trminos econmicos pero si estn en base a la
valoracin subjetiva que el usuario le adjudique a la informacin final
como ser velocidad de la informacin, seguridad de la informacin y
por ultimo cualquier termino que el usuario le adjudique a la
informacin terminada.
 2.2. Diseo Detallado.- Una vez concluido el diseo global nos toca
realizar el diseo detallado y las tareas que deben desarrollarse en
esta fase con las siguientes:
- Elaboracin de formularios y registros
- Redaccin de normas y manuales
- Elaboracin de los diagramas de flujos para cada procedimiento
- Elaboracin del organigrama
- Elaboracin del plan de cuentas en base a la estructura de los estados
financieros y sobre el principio de exposicin.
La tarea de disear y desarrollar manuales administrativos (manual
de procedimientos y manual de funciones) no son otra cosa que la
descripcin por escrito de los procedimientos y normas especficas de
operaciones y tareas de las distintas personas involucradas en el
sistema. La redaccin de los manuales requiere de habilidad,
capacidad y experiencia para que los mismos satisfagan su creacin.

3. PROTOTIPO.- Es una muestra del sistema donde intervienen analistas y

usuarios con el fin de intercambiar ideas y mejorar la forma de trabajo, a
travs del prototipo se puede agregar o quitar argumentos propuestos
por los analistas y analizados por los usuarios.
La finalidad del prototipo es proveer varias opciones por lo que el
prototipo tiene dos usos principales, la principal se convierte en un
medio eficaz para aclarar los requerimientos de los usuarios, el segundo
uso es verificar la factibilidad tcnica del sistema adems evaluar las
reacciones de los usuarios.
Razones para el empleo del prototipo
Son resultados directos de disear y desarrollar el sistema de
informacin con eficiencia, eficacia y economa. Todo el sistema empieza
a hacerse realidad cuando se sienta frente a una estacin de trabajo y
prueba sus aplicaciones u observa una demostracin del sistema, por lo
tanto ya no es algo abstracto sino algo real del trabajo y las reacciones
por parte de los usuarios son instantneas.
Preguntas:
- Las cuentas que son retiradas, tambin se pueden ver en pantalla?
- Si tenemos dudas en cul resumen tenemos acceso a la orden de
pedido original?
- Puede mostrarme adicionalmente la direccin donde se enva el
pedido?
Esto es lo importante del prototipo porque genera reacciones y
sugerencias y una vez que haya consenso entre analistas y usuarios
procedemos a la implementacin.

4. IMPLEMENTACION.- En esta fase nos dedicamos a elaborar un plan de

trabajo el cual permita coordinar los recursos materiales, recursos
humanos y tiempo.
En cuanto a los recursos materiales debemos tomar en cuenta la
magnitud del sistema, la capacidad de procesamiento y almacenamiento
 de los equipos los formularios manuales a utilizar y todo el aspecto
logstico que demandara la implementacin.
En cuanto a los recursos humanos se debe capacitar al personal aun
cuando el grado de complejidad del sistema sea mnimo. La capacitacin
se la realiza partiendo de los manuales administrativos (manual de
procedimientos y manual de funciones). En cuanto al tiempo mnimo
debe ser un ciclo contable, en trminos de tiempo un mes para verificar
los resultados del nuevo sistema. Para la implementacin tenemos tres
formas:
1) Eleccin del punto de corte.- es un corte similar al de los
estados financieros, el sistema empieza a funcionar con la
informacin o datos del antiguo sistema hasta llegar a su
conclusin.
2) Trabajos en paralelo.- se entiende como trabajo en paralelo al
funcionamiento simultaneo del antiguo y del nuevo sistema.
Este trabajo es moroso y dificultoso por los inconvenientes que
ofrece, en muchos casos esta forma se puede obviar cuando se
tiene un buen prototipo y se llega a consolidar el sistema.
3) Implementacin total o gradual.- este caso se da en aquellas
empresas que su sistema es modular se debe tomar en cuenta
que cada subsistema implementado debe guardar la relacin con
el sistema central, se debe tener la firme conviccin de que se
debe llegar a implementar la totalidad de los subsistemas.

SEGUIMIENTO Y CONTROL

Esta es la ltima fase donde nos dedicamos a verificar los resultados del nuevo
sistema recurriendo a observacin y visita, entrevistas con cada uno de los
usuarios del sistema pidiendo su opinin acerca de algn problema que pudiera
haber surgido.

El sistema queda concluido cuando demostramos que el sistema funciona de

acuerdo a lo planificado y aun con aquellos arreglos y modificaciones que se
hayan incorporado.
Tema: DIAGRAMAS DE FLUJOS Y FORMULARIOS

Tambin llamados diagramas de circuitos o flourshack no son otra cosa que la

representacin grfica a travs de smbolos de los procesos administrativos
contables.

A travs de esta tcnica podemos representar cualquier tipo de proceso

administrativo el cual permita una fcil interpretacin de los pasos del
procedimiento.

Los diagramas de flujos se dividen en columnas de diagramacin llamadas

Estacin de Procesamiento, representando cada una de ellas, personas, seccin
o departamento; el nmero y tamao de las columnas depender de la
magnitud y complejidad del procedimiento en principio tantas columnas de
igual tamao como estacin de procesamiento sin embargo debe tener el
suficiente espacio para representar los smbolos y la norma descriptiva
tambin pueden agruparse columnas de escasa intervencin en una columna
denominada varios o en su defecto incrementar el tamao de la hoja.

Beneficios de los diagramas de flujos

- Cualquier procedimiento desde el ms simple hasta el ms complejo

puede ser relevado o descriptivo.
- Permite una fcil comparacin entre el sistema nuevo y el antiguo.
- Permite una menor sistematizacin de la informacin a exhibir.
- Permite detectar errores, falta de control, exceso de formularios, etc.
- Se obtiene una visin ms amplia y global del procedimiento que se est
estudiando.
- Reemplazan con beneficio a los procedimientos tradicionales (mtodo
narrativo y cuestionario).

Desventajas de los diagramas de flujos

- Su principal limitacin surge de la limitada capacidad del analista para

demostrar la totalidad de situaciones que se presentan en el
procedimiento aunque puedan crearse smbolos para todo tipo de
situaciones la multiplicidad y complejidad de sus interrelaciones
derivara en un diagrama que si interpretacin sera bastante dificultosa.

Normas de diagramacin

Son recomendaciones generales para una correcta utilizacin de los diagramas

su finalidad es la simplicidad y claridad de los diagramas de flujos para ello se
tiene lo siguiente:

- Diseo de arriba hacia abajo.- la practica seala que el diagrama se

lo debe desarrollar evitando en lo posible que las lneas de transporte se
 dirijan hacia arriba, dicho de otra manera, el diseo de arriba hacia
abajo. ()
- Eliminacin de las cruces de lnea.- se debe evitar en lo posible los
cruces de las lneas de transporte y en aquellos casos que sea necesario
graficar un cruce de lnea entonces utilizaremos el puente para
identificar claramente hacia donde se dirige el transporte.
- Utilizacin de colores o sombreados.- en el diagrama no se deben
utilizar colores o sombreados su uso tiende a crear problemas de
interpretacin nicamente deben llevar colores o sombreados las
columnas de diagramacin.
- Ubicacin de las columnas.- existen tres formas para ubicar las
columnas:
1. Orden en que van apareciendo en el procedimiento.
Es el comnmente utilizado por las empresas porque muestra la
secuencia lgica del procedimiento, donde empieza y donde termina.
2. De acuerdo a la simplicidad y claridad del diagrama
resultante.
Se utiliza de acuerdo al criterio del analista pudiendo aumentar o
disminuir columnas de diagramacin.
3. Para medir el recorrido fsico de personas o formularios.
Se lo utiliza cuando se quiere medir el recorrido fsico de formularios
o personas en el procedimiento.

Normas descriptivas

Tambin se tiene tres criterios:

1. En hojas independientes
Indica que en una hoja independiente se elabora el diagrama y en otra
hoja la norma descriptiva, su limitacin se da por estar en hojas
separadas.
2. A un costado: derecho o izquierdo del diagrama
Indica que la norma descriptiva se la debe colocar a un costado (derecho
o izquierdo) del diagrama, su limitacin se da cuando el procedimiento
es extenso y complejo y aumenta el tamao de la hoja.
3. Palabras dentro del diagrama
Es el utilizado por las empresas porque permite al usuario identificar
claramente los pasos del procedimiento con una sinttica relacin a un
costado del smbolo, su limitacin se da cuando se introduce en el
diagrama una gran cantidad de palabras o frases.

Simbologa

Es la representacin grfica a travs de smbolos de un proceso administrativo-

contable, el cual est representado por un smbolo que significa control,
formulario, consulta, etc.

Operacin.- es una factura o una firma cualquiera de las dos, es un conjunto de

accin que representa una operacin o actividad dentro del smbolo ponemos
la operacin a representar tambin representa un formulario o agregan
informacin a este, tambin representa acciones no previstas por otros
smbolos.

Control.- actividad que requiere de un control aritmtico de verificacin, de

consulta, etc.
Operacin y control.- operacin que necesariamente requiere de un control
permanente.

Suma

Lnea de transporte.- flujo de informacin que circula de una estacin de

procesamiento a otra o en la misma estacin, la flecha indica la direccin del
trasporte.

Conectores.- sirve para representar actividades diseadas en otro diagrama,

tambin sirve para llevar la secuencia del procedimiento de una estacin a otra
o en la misma estacin dentro del smbolo ponemos un cdigo identificatorio
ascendente numrico o alfabtico.

Destruccin.- eliminacin fsica de formularios, planillas, registros, archivos,

etc.

Desglose.- distribucin de un conjunto de formularios o copias de un mismo

formulario que sern sometidos a distintas actividades.

Formularios.-