Lampiran DPP B2(b)-1

Institut Kemahiran MARA

Sungai Petani, Kedah

INFORMATION SHEET

PROGRAMME : SLS
SESSION : JAN JUN 2014 SEMESTER : 3
KCS 3052 - BASIC PROJECT
CODE/SUBJECT : SHEET NO : IS6
MANAGEMENT
LECTURER : NORAIDA WASHIFA BT. AHMAD WEEK : 8-9

TOPIC : 4.0 COMMUNICATION TECHNIQUE

4.1 Introduction and definition

4.2 Function of Communication
4.3 Type of Communication
SUB-TOPIC :
4.4 Quality communication for individual skill.
4.5 Barrier communication.
4.6 Conduct presentation.

After completing the unit, students should be able to :

LEARNING a) Elebrate the difinition of communication.

OUTCOME : b) Use the correct communication technique.
c) Identify the functional of communication.
d) List down type of Communication.

Page 1 of 14
 Lampiran DPP B2(b)-1

CONTENT :

PENGENALAN.

Komunikasi ialah satu cara manusia berhubung yang melibatkan pengertian atau
maksud yang dikongsi, dengan syarat mereka perlu bersetuju dengan definisi istilah-
istilah yang digunakan berdasarkan sesuatu yang simbolik seperti isyarat, huruf,
nombor, dan perkataan yang melambangkan atau menyerupai idea-idea yang dapat
menyampaikan maksud.

4.1 DEFINASI KOMUNIKASI.

Proses pertukaran idea dan maklumat antara dua individu atau lebih, dengan
maksud untuk berkongsi maklumat dan pengalaman bagi mencari persamaan.
Pertukaran idea ini boleh berlaku secara lisan atau tulisan ataupun dengan
menggunakan pelbagai deria yang ada pada manusia.

Terdapat beberapa pihak yang memberi pendapat tentang definasi komunikasi

iaitu:

4.1.1 International Encyclopedia Of Social Science

Penyampaian maklumat melalui satu perutusan yang mempunyai
pelbagai atau sedikit makna melalui symbol-simbol yang dialirkan dari
satuindividu kepada satu individu yang lain daripada satu kumpulan
kepada satu kumpulan yang lain.

4.1.2 De Vito (1978)

Komunikasi ialah proses menghantar dan menerima mesej antara dua
peribadi dengan beberapa kesan dan maklumbalas yang serta merta.

4.1.3 Perspektif Islam

Komunikasi ialah proses menyampaikan atau bertukar perutusan dan
maklumat dengan menggunakan prinsip dan kaedah komunikasi yang
terdapat dalam al-quran dan hadis.

4.2 FUNGSI KOMUNIKASI

Komunikasi mempunyai sangat luas dalam kehidupan manusia. Bagi Sosiologi,

komunikasi adalah satu proses interaksi yang membantu proses sosiolisasi,
melahirkan institusi sosial dan berpengaruh ke atas budaya dan struktur sosial.
Ahli sains politik pula menganggap komunikasi adalah cara mendapatkan
pengaruh.

Page 2 of 14
 Lampiran DPP B2(b)-1

Tetapi sarjana komunikasi merumuskan komunikasi mempunyai secara amnya

adalah salah satu atau gabungan fungsi seperti berikut :

a) Memberi maklumat
b) Mendidik
c) Memujuk
d) Menghibur

4.3 ELEMAN-ELEMAN KOMUNIKASI

Dalam komunikasi, terdapat beberapa eleman-eleman yang dapat menentukan

komunikasi yang berkesan iaitu :

4.3.1 Penyampai
Individu yang menunjukkan perlakuan berkomunikasi secara lisan dan
bukan lisan.

4.3.2 Penerima
Individu yang memahami maksud yang disampaikan oleh penyampai
maklumat.

4.3.3 Maklumat / mesej

Maksud/ fakta / niat yang difahami oleh penerima maklumat.

4.3.4 Maklum balas

Perlakuan yang ditunjukkan oleh penerima mesaj sebagai tindak balas
kepada mesej yang disampaikan oleh penyampai mesej.

4.3.5 Saluran
Media penyampai maklumat dan pemberi mesej kepada penerima mesej
melalui pendengaran dan penglihatan sertamedia elektronik, lukisan di
kanvas atau bahan cetakan dan sebagainya.

4.3.6 Konteks
Keadaan (situasi) penyampai mesej daripada pemberi, mesej kepada
penerima mesej (contoh: masa, persekitaran fizikal, jumlah peserta dan
sebagainya).

Page 3 of 14
 Lampiran DPP B2(b)-1

4.4 JENIS-JENIS KOMUNIKASI

Komunikasi boleh dikelaskan kepada beberapa kategori iaitu :

a) Komunikasi Intra-Peribadi (Intra-Personal).

b) Tahap Antara-Peribadi (Inter-Personal).
c) Komunikasi kumpulan kecil.
d) Komunikasi keorganisasian.
e) Komunikasi Awam (Publik).
f) Komunikasi Massa.
g) Komunikasi Antara Budaya.
h) Komunikasi Bertulis.

4.4.1 Komunikasi Intra-Peribadi (Intra-Personal)

Komunikasi yang berlaku di dalam individu itu sendiri. Sesuatu individu
tidak berkomunikasi dengan individu yang lain tetapi memproses
maklumat yang diperolehi. Maklumat itu ditafsirkan sebelum beliau
membuat sebarang keputusan.

4.4.2 Tahap Antara-Peribadi (Inter-Personal)

Komunikasi yang berlaku dua peringkat iaitu komunikasi berbentuk diad
iatu yang melibatkan dua komunikator berkomunikasi secara langsung
dan komunikasi tersebut melibatkan lebih dari 3 orang.

4.4.3 Komunikasi kumpulan kecil

Komunikasi yang melibatkan empat hingga dua puluh orang satu
komunikator berkomunikasi secara langsung.

4.4.4 Komunikasi keorganisasian

Komunikasi yang berlaku di dalam sesebuah organisasi formal.
Komunikasi keorganisasian boleh berlaku dalam bentuk diad, kumpulan
kecil atau komunikasi awam. Beberapa jenis komunikasi lain berkaitan
atau menjadi sebahagian komunikasi keorganisasian ialah komunikasi
perniagaan, kepengurusan dan koporat. Walaupun terdapat beberapa
sempadan tertentu yang cuba membezakan komunikasi keorganisasian
dengan komunikasi lain.

4.4.5 Komunikasi Awam (Publik)

Komunikasi tahap individu dengan kumpulan. Komunikasi bentuk ini
berlaku apabila seseorang mengemukakan idea, perasaan dan maklumat
tanpa gangguan (tidak termasuk gangguan persekitaran atau dari
khalayak ramai) kepada satu kumpulan manusia.

Page 4 of 14
 Lampiran DPP B2(b)-1

4.4.6 Komunikasi Massa

Ia melibatkan orang ramai, peringkat umur dan peringkat latarbelakang
yang tidak terbatas. Komunikasi ini boleh menjangkau sempadan bidang
teknologi komunikasi. Penyampaian mesej berlaku tanpa melibatkan
hubungan bersemuka tetapi melalui perantaran media seperti radio, t.v,
internet dan sebagainya.

4.4.7 Komunikasi Antara Budaya

Komunikasi antara di kalangan anggota yang mempunyai budaya yang
berlainan. Komunikasi ini berlaku di kalangan mereka yang berkongsi
bentuk pemikiran (sikap, kepercayaan, nilai dan pendapat) dan tingkah
laku yang berbeza. Secara yang lebih jelas sesuatu komunikasi dikatakan
komunikasi antara budaya apabila melibatkan perbezaan jantina, taraf
umur, barat, timur atau kulit hitam dan putih yang menonjolkan kumpulan
yang berbeza apabila berkomunikasi.

4.4.8 Komunikasi Bertulis

Komunikasi ini meliputi komunikasi secara bertulis di antara penyampai
(penulis) dan penerima (pembaca). Komunikasi jenis ini melibatkan
memo, notis, surat menyurat dan sebagainya.

Page 5 of 14
 Lampiran DPP B2(b)-1

4.5 KOMUNIKASI ANTARA INDIVIDU.

4.5.1 Takrif

Komunikasi antara individu (Inter-personal) adalah asas penting dalam

proses menghantar dan menerima maklumat atau mesej di antara dua
orang dikalangan kumpulan kecil yang mempunyai sesuatu kesan dan
mendapat maklum balas dengan segera.

4.5.2 Ciri-Ciri Komunikasi Yang Berkesan Antara Individu.

a) Menggunakan bahasa yang mudah dan tepat sesuai dengan

tahap pemahaman penerima.

b) Bercakap dengan suara yang jelas.

c) Bercakap dengan nada, sebutan dan intonasi suara yang sesuai

dan kelajuan yang dapat diikuti atau difahami oleh penerima.

d) Pastikan gerak geri seperti gerak badan, air muka dan lain-lain
selaras dengan mesej yang hendak disampaikan.

e) Kedua-dua pihak yang terlibat mestilah memahami mesej yang

diterima.

f) Mendengar secara mencerap adalah berkesan iaitu yang

melibatkan tumpuan/perhatian kepada mesej lisan dan tanpa lisan
bukan hanya mendengar apa yang diperkatakan tetapi juga
mengambil usaha untuk melibatkan segala mesej tanpa lisan
daripada orang yang bercakap.

g) Menumpukan perhatian kepada mesej dan tidak terpengaruh

dengan gaya dan rupa orang yang bercakap.

h) Mewujudkan suasana komunikasi yang sihat seperti bertentang

muka ketika bercakap, jangan bercakap semasa mendengar dan
jangan menyampuk semasa mendengar.

i) Cuba galakkan penerima mengeluarkan pendapat dan pertanyaan

dengan jelas dan yakin. Penyampai boleh menyemak kefahaman
penerima dengan mengemukan soalan.

j) Jika perlu buatlah teguran atau kritikan dan berikan teguran yang
membina bukan yang merosakkan hubungan.

k) Hormati sifat semulajadi penerima seperti budaya, minat, nilai,

bangsa dan lain-lain.

Page 6 of 14
 Lampiran DPP B2(b)-1

4.5.3 Kualiti-kualiti yang perlu dimiliki oleh individu untuk meningkatkan

keberkesanan komunikasi antara individu.

a) Pendedahan kendiri ianya dikatakan seperti hati dan jantung

kepada komunikasi antara peribadi.
b) Konteks dan ketepatan sebarang kenyataan berlaku dalam
konteksnya. Kita harus memberi makna, mentafsir sesuatu
kenyataan berdasarkan konteks bukan diluar konteks.

c) Mengawal etika ianya mesti dikawal contohnya seperti

kesopanan, kejujuran, keikhlasan dan tidak berbohong ketika
berinteraksi.
d) Kejelasan menyatakan dengan jelas apa yang dimaksudkan.
Dapat meluahkan sesuatu yang baik samada lisan atau bukan
lisan.

4.6 KOMUNIKASI KUMPULAN KECIL.

4.6.1 Takrif
Proses komunikasi yang berlangsung antara individu yang tergolong
dalam satu kumpulan melibatkan proses interaksi berkongsi maklumat,
membuat keputusan dan menyelesaikan masalah.

4.6.2 Ciri-Ciri Yang Harus Ada Dalam Komunikasi Kumpulan Kecil

a) Saiz saiz yang sesuai

Kumpulan yang besar memungkinkan interaksi tetapi kurang rapat
antara satu sama lain, yang dikatakan sesuai untuk
menyelesaikan masalah biasanya 5 hingga 7 orang.

b) Ikatan yang padu

Banyak aspek yang mempengaruhi ikatan seperti pertemuan,
mesyuarat atau melaksanakan tugas bersama. Ia bergantung
kepada kekerapan interaksi dan kualiti interaksi. Kita boleh
membuat perbandingan antara kemesraan dalam kumpulan atau
di luar kumpulan. Terdapat beberapa bentuk kepaduan iaitu ikatan
ahli, prestij yang dikaitkan dengan mereka dan gambaran tentang
kemungkinan memperolehi ganjaran kerana pencapaian mereka.

c) Tingkat interaksi
Lebih interaksi maka lebih persefahaman, bagaimanapun
kadangkala lebih interaksi membawa kepada konflik. Ini berlaku
apabila ada kepentingan diri dan kurang hikmah atau tolak ansur.

Page 7 of 14
 Lampiran DPP B2(b)-1

d) Peranan anggota kumpulan

Setiap individu dalam kumpulan ada peranan misalnya sebagai
pemimpin, pengikut atau mudarator.

e) Ganjaran
Ianya diberi secara langsung atau tidak langsung genjaran
memberi satu semangat bekerja sama kerana mereka akan diberi
ganjaran baik oleh pihak atasan.

f) Kesepakatan
Ahli-ahli bersepakat untuk menerima keputusan walaupun dalam
proses komunikasi terdapat percanggahan dari segi idea.

g) Keakuran
Selepas bersepakat ahli-ahli perlu akur keputusan yang dibuat
kerana mereka akan merasakan sebahagian dari kumpulan itu.

h) Perlu tahu matlamat

Setiap ahli perlu tahu matlamat kumpulan untuk memudahkan
mereka menyelesaikan masalah dan faham objektif organisasi. Di
samping itu setiap ahli kumpulan perlu tahu arah komunikasi
dalam kumpulan, reaksi individu dalam kumpulan serta kualiti dan
kuantiti komunikasi dalam kumpulan.

4.6.3 Kelebihan dan Kelemahan Komunikasi Kumpulan Kecil.

Komunikasi kumpulan kecil mempunyai beberapa kelebihan yang dapat

kita fahami iaitu:
a) Membantu proses membuat keputusan
b) Dapat melahirkan keputusan yang lebih baik jika dibandingkan
dengan keputusan satu orang.
c) Ahli kumpulan lebih iktizam kepada keputusan kumpulan.
d) Akan mendorong anggota kumpulan mengambil risiko membantu
proses keputusan yang lebih baik.
e) Kepimpinan akan melahirkan pemimpin.

Keputusan kumpulan juga akan lebih logikal kerana :-

a) Kepelbagaian pendapat
b) Motivasi
c) Lebih mudah melihat kelemahan
d) Keputusan secara kumpulan lebih mudah mendapat persetujuan.
e) Lebih menyelesaikan masalah atau keputusan dari seorang.

Page 8 of 14
 Lampiran DPP B2(b)-1

Terdapat juga beberapa kelemahan komunikasi kumpulan kecil yang

telah dikenalpasti iaitu:
a) Keadaan yang negative Group Think.
b) Ilusi tidak mudah dikecam
c) Melupakan amaran yang menjejaskan keputusan.
d) Etika atau moral kumpulan dipegang dan melupakan perbezaan.
e) Stereotaip terhadap kumpulan.
f) Harus bersetuju dan setia.
g) Penapisan diri.
h) Ilusi kesepakatan.
i) Menjadikan mereka penjaga minda.

4.6.4 Teknik-Teknik Membuat Keputusan Dalam Komunikasi Kumpulan

Kecil.

Dalam komunikasi kumpulan kecil,terdapat tiga (3) teknik dalam

membuat keputusan iaitu :
a) Teknik Delpi.
a) Teknik Risk.
b) Teknik Ringgi.

4.6.4.1 Teknik Delpi

Teknik delpi menggunakan pakar rujuk dan pendapat mereka

dikumpulkan untuk membuat keputusan atau proses. Komunikasi
tersebut tidak melibatkan hubungan bersemuka bertujuan untuk
mengelakkan aspek personaliti.

Antara langkah teknik delpi adalah :-

a) Mengenalpasti masalah dan anggota ditanya tentang
penyelesaian yang sesuai melalui soal selidik.
b) Anggota diminta mengisi borang kaji selidik
c) Hasil soal selidik dikumpul dipusat dan dikeluarkan.
d) Anggota menerima salinan.
e) Setelah melihat keputusan anggota ditanya lagi mengenai
penyelesaian.
f) Langkah-langkah diulangi sehingga mendapat keputusan.

4.6.4.2 Teknik Risk

Penilaian dijuruskan kepada aspek-aspek negatif kepada

cadangan penyelesaian oleh kumpulan. Pemimpin kumpulan
bertanya kepada ahli kumpulan tentang risks.

Page 9 of 14
 Lampiran DPP B2(b)-1

Terdapat beberapa kebimbangan atau masalah yang berkait

dengan penyelesaian teknik risk iaitu:

a) Sumbang saran mengenai natijah unsur-unsur yang

negatif yang mungkin wujud.
b) Semua kemungkinan masalah dipaparkan kepada semua
anggota.
c) Selepas pertemuan, kemungkinan senarai natijah negatif
di agihkan.
d) Pertemuan kedua dilakukan adalah untuk berbincang
tentang masalah yang paling serius iaitu akan menjadi
topik keutamaan.
e) Anggota mempertingkatkan natijah negatif dan risiko yang
berlawanan dengan kemampuan penyelesaian
f) Keputusan dibuat untuk melaksanakan penyelesaian, atau
menangguhkan seperti memanggil konsultan untuk
mengkaji semula dan mencari alternative lain.

4.6.4.3 Teknik Ringgi

Keputusan kolektif iaitu dokumen diedarkan oleh Pengurus atau

Pengawal Pusat dan dipersetujui oleh anggota kumpulan lain
tanpa perbincangan.

4.7 KOMUNIKASI AWAM ( PENGUCAPAN AWAM)

4.7.1 Takrif
Pengucapan awam adalah satu proses berkomunikasi antara seorang
pengucap dengan sekumpulan pendengar (hadirin) yang menglibatkan
penghantaran mesej dalam bentuk lisan dan bukan lisan.

4.7.2 Tujuan Pengucapan Umum.

Pengucapan awam mempunyai empat tujuan utama iaitu:

a) Memaklumkan.
a) Mempengaruhi.
b) Memberi Inspirasi.
c) Menghibur.

4.7.2.1 Memaklumkan.

Di bawah tujuan ini,pengucap ingin memberitahu hadirin sesuatu

fakta, sesuatu yang baru, menarik ataupun cara melaksanakan
perkara-perkara tertentu.

4.7.2.2 Mempengaruhi.

Page 10 of 14
 Lampiran DPP B2(b)-1

Tujuan mempengaruhi boleh dibahagikan kepada dua jenis :

i. Mempengaruhi untuk mengubah fikiran atau pendirian.
Contohnya ialah mempengaruhi pendengar atau hadirin
supaya membenci kepada amalan rasuah.
ii. Mempengaruhi untuk menggerakkan hadirin supaya
bertindak. Contohnya ialah mempengaruhi hadirin untuk
menderma darah.

4.7.2.3 Memberi Inspirasi.

Ucapan yang mempunyai tujuan ini selalunya disampaikan dalam

majlis-majlis penganugerahan, perpisahan dan sebagainya. Ia
mempunyai matlamat untuk memberi inspirasi kepada pendengar
mengenai pencapaian, kebaikan dan kejayaan seseorang itu
ataupun sesuatu kejadian.

4.7.2.4 Menghibur.

Ucapan jenis ini selalunya tidak mengandungi bahan-bahan yang

memerlukan hadirin berfikir secara mendalam untuk
memahaminya. Ucapan menghibur boleh mengandungi cerita-
cerita lucu dan tajuk-tajuk yang dipilih selalunya dianggap ringan.
Ia lebih diukur dari segi kandungannya yang menarik.

4.7.3 PENYEDIAAN BAHAN.

a) Susunan Pembukaan ceramah adalah amat penting.

Elakkan membuka ceramah secara lazim atau bersahaja. Tujuan
pembukaan adalah untuk menarik minat pendengar. Jika kata-
kata pembukaan boleh menarik perhatian pendengar, sekurang-
kurangnya anda telah berjaya mengumpul peminat.
b) Pertanyaan am.
c) Kenyataan fakta yang manarik.
d) Pernyataan keadaan yang berkaitan dengan ceramah.
e) Cerita pendek yang berkaitan
f) Jenaka yang berkaitan dan lucu.
g) Secara amnya prinsip persediaan taklimat ialah :-
- Pembukaan untuk manarik perhatian.
- Penyampaian untuk meyakinkan.
- Penutup untuk mengesahkan.

4.7.4 GAYA DAN TEKNIK PERSEMBAHAN.

a) Mulakan dengan senyuman.

b) Penceramah yang berpengalaman sentiasa bertenang.
c) Seorang penceramah hendaklah mempunyai kebolehan

Page 11 of 14
 Lampiran DPP B2(b)-1

menunjukkan yang ia berkuasa dengan berdiri menghala para

pendengar tanpa kelihatan takut dan gugup.
d) Berdiri dengan penuh keyakinan.
e) Rancangkan apa yang hendak diperkatakan.
f) Ceramah mestilah mudah dan ringkas
g) Gunakan gambar, carta, video atau salid untuk menarik perhatian
pendengar.
h) Ceramah hendaklah berterusan
i) Sampaikan ceramah dengan suara yang terkawal dan bernada.
j) Libatkan kepada semua penonton.
k) Jaga masa
l) Teruskan latihan.

4.7.5 SEBAB-SEBAB GUGUP.

a) Tidak cukup persediaan.

b) Tidak suka dinilai.
c) Bukan pakar bidang.
d) Kehadiran orang yang disegani.

4.8 HALANGAN-HALANGAN KOMUNIKASI.

Biarpun zaman semakin maju dan terciptanya pelbagai alat-alat canggih untuk
membantu komunikasi agar ia berlaku dengan berkesan, tetapi masih terdapat
juga halangan-halangan yang menyebabkan komunikasi yang berkesan sukar
dilaksanakan :

a) Keadaan / suasana yang bising. Ini menyebabkan mesej kurang jelas

atau tidak jelas
b) Gangguan emosi. Apabila ini berlaku mesej yang dihantar mungkin
berlainan daripada yang hendak disampaikan.
c) Tiada kemahiran mendengar. Penerima tidak memberi perhatian kepada
orang yang bercakap.
d) Prasangka (Prejudice) Perasaan ini menutup fikiran seseorang dan
menilai orang yang bercakap mengikut tanggapannya (Persepsi).
e) Percakapan dan bahasa tanpa lisan (non-verbal expression) bercanggah.
Contohnya senyum tetapi di dalam hati berasa marah.
f) Perbezaan perkataan, dialek mengikut daerah atau negeri.
g) Tiada kepercayaan kepada penyampai. Ini menyebabkan penerima
meragui mesej yang disampaikan dan kurang perhatian.
h) Penyampai kurang yakin dengan maklumat atau mesej yang hendak
disampaikan.
i) Keji-mengkeji, umpat-mengumpat atau kutuk-mengutuk.
j) Tanggapan umum terhadap penyampai. Contohnya orang yang meninggi
diri, setiap kali ia bercakap orang akan mengganggap ia meninggikan diri.

Page 12 of 14
 Lampiran DPP B2(b)-1

k) Cakap tak serupa bikin.

EXERCISE :

1. Apakah maksud komunikasi ?

2. Berikan dua (2) cara komunikasi yang anda tahu ?

3. Fungsi komunikasi terbahagi kepada empat (4) bahagian,senarai bahagian-

bahagian tersebut.

4. Terangkan tentang salah satu eleman komunikasi iaitu saluran.

5. Berapakah orang yang terlibat dalam komunikasi kumpulan kecil?

6. Senaraikan empat (4) ciri-ciri yang harus ada dalam komunikasi kumpulan
kecil.

7. Nyatakan prinsip-prinsip persediaan taklimat.

8. Bagaimanakah yang dikatakan sebagai percakapan dan bahasa tanpa lisan

(non-verbal expression) bercanggah?

Page 13 of 14
 Lampiran DPP B2(b)-1

RUJUKAN :

1. Noss - MLVK
2. Peruntukan Utama Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994 - JKKP
3. Module Supervisory Skill Bahagian Pendidikan& Latihan. (Kemahiran ) MARA
4. James B. Ditworth (1992) Operation Managements Design, Planning & control
for Manufacturing & Services.
5. Abdullah Hassan & Ainon Mohd (1998) Komunikasi Untuk Pemimpin

Page 14 of 14