PENERAPAN ISO 9000 DAN ISO 14000 Oleh : Endang ABSTRAKSI Perdagangan bebas merupakan isu sentral yang sangat menguat pada akhir-akhir ini. Ditambah lagi dengan adanya Deklarasi Bogor yang menghendaki agar perdagangan bebas dilaksanakan pada tahun 2010 bagi negara-negar maju di kawasan Pasifik dan pada tehun 2020 untuk negara-negara berkembang di kawasan yang sama.Sehingga untuk memudahhan terjadinya suatu pemasaran produk-produk dari suatu perusahaan make adanya sertifikat ISO ( International for Standardization Organization ) 9000 seri sangatlah penting. ISO 9000 seri hingga kini sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan lagi dari usaha untuk meningkathan daya saing, sedangkan ISO 14000 yang diluncurkan tahun 1996 dilihat dari sisi pengelolaan lingkungan. Hingga kini baru sebagian kecil perusahaan-perusahaan di Indonesia yong sudah meraih sertifikat ISO tersebut. Perusahaan-perusahaan harus mau dan mampu untuk mengubah pola pikirnya selama ini. Jika tidak mereka akan tergilas oleh roda perdagangan bebas secara internasional. PENDAHULUAN Dalam kenyataannya adanya perdagangan bebas tidak semudah yang dibayangkan dimana memperbolehkan setiap industri ikut bermain didalamnya Dibutuhkan persyaratan-persyaratan minimal agar suatu industri/perusahaan manufaktur bisa ikut bermain di arena perdagangan bebas. ISO 9000 seri sebagai suatu standar sistem mutu merupakan standar minimal untuk menjamin mutu produk yang konsisten, sehingga memungkinkan untuk digabung dengan sistem mutu yang sudah ada di perusahaan tersebut atau dikembangkan menjadi manajemen mutu terpadu. ISO 9000 seri berasal dari Amerika dan dikembangkan di Inggris dan menjadi British Standart Industry No. 570, yang merupakan persyaratan-persyaratan minimal dari konsumen industri Inggris. Pada perkembangannya, British Standart Industry tersebut dapat diterima secara global dan diangkat menjadi ISO 9000 seri. Sebenarnya banyak sekali standar international selain ISO 9000 seri, seperti Gema Stikubank /Oktober 1996 73misalnya : ASME Codes, API Codes, maupun ASMT Codes. Semuanya itu merupakan standar yang telah diterima secara internasional baik untuk masalah standardisasi kualitas produknya maupun untuk sistem manajemennya. ISO 9000 seri sebagai suatu standar yang bisa diterima secara internasional sudah merupakan suatu tuntutan pasar, dan dapat ditetapkan di seluruh industri termasuk industri yang baru berteknologi rendah. Standar-standar semacam diatas memang sudah selayaknya dapat diterapkan dalam industri di Indonesia. Akan sulit untuk mengelak dengan menyatakan bahwa Indonesia sudah memiliki standar yang tersendiri, karena hampir bisa dipastikan bahwa pasar global tidak akan mau membeli produk Indonesia. Disinilah letak pentingnya ISO 9000 seri dimiliki oleh industri/ perusahaan di Indonesia. Kita tidak bisa lagi untuk berpikir secara lokal bagi industri nasional Apalagi setelah keluarnya Deklarasi APEC yang diperkuat dengan berbagai persetujuan bilateral maupun multilateral perdagangan. Hal ini sudah merupaken konsekuensi dari keikutsertaan dalam perdagangan bebas secara global. Pemerintah Indonesia dalam hal ini melalui Dewan Standardisasi Nasional telah membentuk Komite Akreditasi Nasional untuk memberikan sistim akreditasi dan sertifikasi secara keseluruhan dan dituangkan dalam suatu pola yang telah sesuai dengan pola internasional. Termasuk didalamnya adalah sistem sertifikasi sistem mutu yang memakai tolok ukur standar internasional tadi yaitu ISO 9000 seri yang telah diadopsi menjadi SNI-19-9000 seri. ISO 9000 seri merupakan satu-satunya standar yang mendunia dalam arti bahwa seluruh negara-negara anggota ISO mengadopsinya dan menerapkannya, serta kurang lebih sudah 80 negara yang telah mengadopsikannya secara 100%. Dalam penerapannya tidak ada keseragaman yang 100 % sama untuk suatu negara dibandingkan dengan negara yang lain, tetapi jika ditinjau dari pola akreditasi dan sertifikasinya tiap-tiap negara memiliki suatu kesamaan arti dalam interprestasinya. PEMBAHASAN MASALAH L Struktur Standar ISO 9000 seri Jika dikatakan sebagai suatu seri memang sangat beralasan mengingat bahwa kata seri sendiri berarti terdapat beberapa standar yang termasuk didalamnya. Standar ini memang terdiri dari 5 standar yang utama, yaitu : 74 Gema Stikubank /Oktober 19961. ISO 9000 : Isi : Penjelasan umum konsep kualitas perbandingan ISO 9001, 9002 dan 9003 - Menyediakan petunjuk pemilihan dan penggunaan standar ISO 9000 seri yang terdiri dari 1. Internal/Non Contractual : ISO 9004 2. Eksternal/Contractual : ISO 9001, 9002, 9003 Yang penting : Dokumentasi Sistem Mutu merupakan keharusan. 2. ISO 9001 Sistem Mutu : Model Jaminan Mutu Dalam Desain/Pengembangan Produksi, Pemasangan dan Pelayanan. Top Standar : Mencakup aktivitas Desain, produksi, distribusi hingga pelayanan purna jual. Elemen Khusus : Contract review dan design control. Dalam Contract review : Audit Suplier Dalam Design control : Seluruh perubahan, modifikasi dan verifi- kasi harus disertai bukti obyektif. - Elemen lain : Purchasing, product identification, inspection testing, calibration, dll - si: 20 pasal 3. ISO 9002 : Sistem Mutu : Model Jaminan Mutu Dalam Produksi dan Pemasangan. - Digunakan Operasi manufaktur dengan desain yang mapan - Sasaran Meyakinkan pelangggan bahwa industri terkait dapat menghasilkan produk yang bermutu secara kontinyu. - Isi: 18 pasal, sama dengan ISO 9000; tetapi tanpa design control dan after sales service. 4. 180 9003 : Sistem Mutu : Model Jaminan Mutu Dalam Inspeksi dan Tes Akhir. - Diperlukan bila dalam suatu ikatan perjanjian di syaratkan pemasok harus dapat mendemonstrasikan kemampuan untuk melaksanakan inspeksi dan perjanjian pada barang/jasa yang dibuat. - Isi: 2 pasal; antara Jain mencakup sistim -dokumentasi identifikasi produk, inspeksi dan testing, pengendalian barang yang tidak sesuai spesifikasi dan Gema Stikubank /Oktober 1996 75lain sebagainya. 5. ISO 9004 : Pedoman : Unsur Khusus Manajemen Mutu dan SistemMutu. - Beberapa elemen dasar - Kebijakan dan sasaran muta - Organisasi dan tanggung jawab - Pemasaran dan spesifikasi produk - Desain Pengadaan’ material / barang - Peralatan kontrol - Dokumentasi, dil. Berdasarkan isinya : ISO 9004 merupakan pelengkap ISO 9000 dan bukan merupakan urutan sesudah ISO 9001, 9002 dan 9003. Lihat gambar 1 berikut ini : ISO 9000 GUIDELINES NON CONTRACTUAL CONTRACTUAL ISO 9004 ISO 9001 : DESIGN/ DEVELOPLMLENT GUIDELINES ISO 9002 : PRODUCTION ISO 9003 : INSPECTION/ TESTING INSTALLATION SERVICING Kelima standar tersebut_mengolas tujuan, perangkat dan tolok ukur dari suatu kegiatan yang harus dilaksanakan secara sistematis dan terukur sehingga dalam penilaiannya dapat dilaksanakan secara mudah. Didalam penilaian tersebut tidak ada sangkut pautnya dengan produk ataupun mutu produk yang dihasilkan tetapi adalah cara bagaimana perusahaan yang bersangkutan harus menjaga mutu perusahaan secara menyeluruh. 76 Gema Stikubank /Oktober 1996Diperlukan juga suatu panduan dan kebijaksanaan mutu yang harus diketahui oleh seluruh jajaran karyawan perusahaan. Bagaimanapun juga yang terpenting dalam standar ini adalah adanya komitmen dari manajemen puncak untuk melakukan sistem manajemen sesuai dengan standar dan peraturan yang telah disepakati dan adanya petugas khusus yang diberi wewenang untuk melakukan kegiatan sistem mutu yang secara organisatoris independen dapat akses langsung ke pimpinan dan ke bagian lain untuk menjaga terpeliharanya sistem mutu. Hal-hal penting yang diuraikan dalam ISO 9000 seri tersebut terdiri dari 20 komponen yang pada dasarnya telah dilaksanakan oleh setiap perusahaan dengan secermat-cermatnya, karena disini perhitungan ekonomisnya selalu diperhatikan. Meskipun demikian banyak perusahaan yang melupakan segi administratif di luar keuangan misalnya prosedur dan petunjuk kerja yang kurang diperhatikan secara berkesinambungan. Berikut ini adalah persyaratan-persyaratan yang menjadi perhatian ISO 9000 beserta perbandingannya dari ISO 9001, ISO 9002 dan ISO 9003, lihat gambar 2 berikut ini TABEL 2 : Informasi daftar acuan silang unsur-unsur sistem mutu No. butir yg berpadanan dim No Butir dudul sNI | SNI | SNI 19-9001 | 19-9002 | 19-9003 4 Tanggung jawab manajemen. 4.1* 4l< 410 | 5 | Prinsip-prinsipo sistem mutu. 4.2% 41+ 42< 5.4 | Audit sistem mutu (intern). 417 | 4.16< - 6 | Ekonomi - pertimbangan biaya e - 5 berhubungan detngtant mutu. 7 | Mutu dlm pemasaran (Tinjauan kontrol). | 4.3" 4.3% - 8 | Mutn dalam spesifikasi dan desain 4at 5 (Pengendalian desain) 9 | Mutu dalam pengadaan (Pembelian) 4.6" 45* - 10 | Mutu dlm produksi (Pengendalian produk) | 4.9* 4.8* : 11 | Pengendalian produksi aor 48* . 11.2 | Pengendalian dan mampu telusur bahan | 4.8* ar 44< (Identifikasi dan mampu telusur produk) 1.7 | Pengendalian status verifikasi (Sta. inspk | 4.12* 411 47< dan test) 12 _| Verifikasii produk (inspeksi dan 4.10" 49* 45< pengetasan) 13 | Pengendalian peralatan ukur dana uji 41% | 410% | 46< inspeksi, ukur dan uji) 14... | Ketidak ...... Gema Stikubank /Oktober 1996 7714 | Ketidaksesuaian (Pengendalian produk 4.13* 4.12* 48< tidak sesuai) 15 | Aksi koreksi 414* | 4.13" - 16 | Fungsi-fungsi penanganan dan pasca 415* | 414" | 49< produksi (penanganan, penyimpanan, pengemasan dan penyerahan) 16.2 | Pelayanan purna jual 4.19 : 2 17 Dokumentasi dan catatan mutu 45* 4.4% 4.3< (Pengendalian muta) 17.3 | Catatan mutu aie* | 4.15* | 4.10< 18 | Personil (pelatihan) 4.18* | 417< | 4110 19 | Keselamatan dan liabilitas produk : : : 20 | Pemakaian cara statistik (Teknik 410" | 418* | 4.12< Statistik) - | Produk yang dipasok oleh pembeli 47 46* : Kunci: * Persyaratan penuh < Kurang ketat dibandingkan dengan SNI 19-9001-1992 o Kurang ketat dibandingkan dengan SNI 19-9002-1992 unsur ini tidak ada 2. Keunggulan ISO 9000 Seri Semula sudah bukan rahasia lagi, bahwa tujuan utama perusahaan Indonesia dalam memburu sertifikat ISO hanyalah untuk menembus pasar-pasar negara maju, terutama Eropa. Sampai saat ini, di Indonesia sudah sekitar 150 perusahaan mem- peroleh sertifikat ISO seri 9000. Jumlah ini diperkirakan akan terus meningkat. Ketika konsumen mempertimbangkan barang apa yang akan dipilih, faktor ISO ikut mempengaruhi. Jadi semakin banyak konsumen yang mengetahui pengakuan internasional tersebut semakin bagus bagi perusahaan tersebut. Menurut Eric Roger; Presiden SGS International Certification Service, Perusa- haan-perusahaan di Indonesia masih terlalu mengandalkan keunggulan komparatif konvensional yang antara lain menyangkut upah tenaga kerja yang rendah untuk menembus pasar-pasar luar negeri, Padahal dalam era perdagangan yang kian liberal, keunggulan tersebut sudah tidak bisa diandalkan lagi. Jadi perusahaan di Indonesia harus mengoptimalkan daya saing di pasar internasional dengan cara lain, misalnya mengadopsi ISQ. Memang pemerintah tidak mewajibkan bagi setiap perusahaan untuk memperolehnya, namun perusahaan harus menyadari bahwa hal ini merupakan tuntutan pasar. 78 Gema Stikubank /Oktober 1996Banyak perusahaan di Indonesia yang sudah mendapat sertifikat ISO misalnya PT. Wijaya Karya, PT. ADHI Karya, PT. Sucofindo, PT. GAS, dan lain sebagainya. ‘Akan tetapi sebagian besar perusahaan di Indonesia yang sudah meraih ISO memilih ISO 9002. Pemicunya bahwa sebagian besar peraih ISO tersebut adalah perusahaan manufaktur. ISO 9002 memang model paling sederhana bagi jaminan mutu untuk produk dan instalasi. Jarang yang memilih ISO 9001 seperti misalnya PT Gatari Air Service (GAS), anak perusahaan grup Humpuss. Sebab iso 9001 ini memang relatif paling rumit. Begitu banyak bidang yang harus dibenahi, mulai dari desain/ pengembangan, produksi/instalasi hingga pelayanan. Hanya saja ISO 9001 memang model ideal untuk bidang tersebut. Jika berbicara tentang mutu di Indonesia, maka kata pertama yang harus terucap adalah PT. Sucofindo. Pesero yang bergerak di bidang permutuan tersebut tidak tinggal diam melihat tantangan dan peluang bisnis untuk bidang sertifikasi mutu. Ada beberapa jasa pelayanan yang ditawarkan Sucofindo berkaitan dengan mutu : 1. Bertindak sebagai registrar badan sertifikasi ISO 9000 (Sucofindo Registrar for Quality Assurance - SRQA). Badan ini melayani keinginan dunia usaha yang ingin memperoleh sertifikasi ISO 9000. 2. Mendirikan Indonesian Institute for Quality/I@Q agar perusahaan-perusahaan yang ingin memperoleh pengakuan internasional lewat ISO 9000 memiliki sumber daya manusia yang terampil dan terdidik. 3. Berperan dalam program peningkatan sertifikasi Sistem Mana- jemen Mutu (SPSM) yaitu badan konsultan dan sertifikasi sistem mutu baik untuk perusahaan menengah maupun perusahaan kecil yang ingin memperoleh ISO 9000 Apapun jenis ISO yang dipilih bukan hanya dampak eksternal yang akan dirasakan seperti : terbukanya pasar ekspor, meningkatnya apresiasi konsumen, dan berkurangnya keluhan pelanggan tetapi juga dampak internal seperti: adanya standardisasi pada hampir seluruh bidang dimana tergantung dari ISO nomor berapa yang dipilih. Hasilnya sebagian besar peraih ISO mampu menaikkan prestasinya, menekan resiko kesalahan, menurunkan biaya operasional, meningkatkan kemam- puan pengirimannya/on time delivery, pendokumentasian yang berjalan lancar, membaiknya sikap mental karyawan karena disiplin kerja maupun waktu kerja yang semakin efisien sehingga tidak banyak membuang waktu. Banyaknya manfaat yang akan diperoleh jika perusshaan tersebut memenuhi standar ISO 9000 tersebut seperti : menguatnya hubungan baik antara produsen dan konsumen, meningkatkan mutu pembuatan keperluan manajemen melalui internal audit yang merupakan suatu dasar untuk meningkatkan mutu secara berkesinam- bungan, menghilangkan ketergantungan pada satu orang serta mempertebal keper- cayaan pelanggan. Gema Stikubank /Oktober 1996 793. Sistim Sertifikasi Pada dasarnya setiap perusahaan barang ataupun jasa dapat diberikan sertifikasi sepanjang perusahaan yang bersangkutan telah memenuhi seluruh ketentuan yang ada. Yang menjadi perhatian adalah cara penilaian dan penilainya sendiri. Menurut IQA (Institute for Quality Assurance) yang sekarang dikenal dengan Register Board of Assesor, seseorang berhak menjadi penilai suatu perusahaan untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9000 harus menjalani pendidikan assesor atau lead assesor pada institusi yang telah diakui/ diakreditasi. Selanjutnya yang bersangkutan telah menempuh pendidikan dan lulus masih harus magang sebagai team asesor selama 5 kali dan baru disebut sebagai lead asesor setelah memimpin suatu kelompok penilai sebanyak 5 kali. Persyaratan lain, jika setelah lulus ujian lead asesor selama setahun kemudian tidak pernah mengalami penilaian maka jabatan sebagai asesor atau lead asesor akan gugur. Diwajibkan menjalani ujian lagi untuk melakukan penilaian Persyaratan ini dikembangkan untuk tetap menjaga kredibilitas asesor dan lembaga sertifikasinya, berkaitan dengan hal tersebut maka seseorang asesor akan selalu terikat pada kode etik asesor dan dalam kegiatan penilaiannya hanya sebagai fact finding? semuakeputusan pemberian akreditasi atau pencabutan adalah tetap menjadi wewenang dari lembaga sertifikasi. 4, ISO 14000 Setelah adanya ISO 9000 seri muncul ISO 14000.ISO 14000 adalah merupakan standar internasioanl yang akan menjadi sarana penting dalam perdagangan global yang terbuka dan tidak memihak, khususnya berkaitan dengan pemberian perlakuan yang tepat dalam penanganan masalah lingkungan. Penerapan ISO 14000 dalam perdagangan global adalah salah satu bentuk konkrit dan implementasi konsep pembangunan yang berkelanjutan. Simatupang (1995; 4) mengatakan dengan keluarnya ISO 14000 pada tahun 1996 ini akan merupskan babak baru dalam standardisasi perdagangan dunia setelah diterapkannya ISO 9000 yang saat ini menjadi populer dan dianggap cukup handal dalam bidang sistem manajemen kualitas, Dengan demikian, standar ISO 14000 dapat digunakan sebagai sarana meningkatkan daya saing dalam menembus pasar internasional dan sckaligus dijadikan faktor penggiat dalam mengembangkan upaya pengelolaan lingkungan. Menurut Rudolfo C. Balmeter, Partner Prasetio Strategic Consulting, perbedaan antara ISO 9000 dengan ISO 14000 terletak pada cakupannya. ISO 9000 lebih bersifat internal sedangkan ISO 14000 lebih bersifat eksternal. Standar ISO 14000 bertumpu 80 Gema Stikubank/Oktober 1996pada prinsip perbaikan terus menerus/continuous improvement dengan membawa elemen baru bagi peningkatan manajemen organisasi, yaitu pendekatan sistem manajemen untuk mengoptimalkan seluruh kinerja lingkungan dan mencegah setiap kerusakan lingkungan. Substansi dari ISO 14000 ini telah dibagi dalam enam subkomite teknis, yaitu : J. Sistem pengelolaan lingkungan/ Enviromental Management SystemQMS - 1996 2. Audit lingkunan/Enviromental Auditing, E - 1996 3. Pelabelan lingkungan/Enviromental Labelling, El - 1996 4. Evaluasi Kinerja Lingkungan/ Enviromental Performance Evaluation, EPE - 1998 Analisis Daur Hidup/Life Cycle Assesment, LCS - 1998 6. Ketentuan dan Definisi/Term dan Definition, T&D 1998 a Secara lebih rinci kaitan antara substansi ISO 14000 dapat digambarkan dalam bentuk peta keterkaitan pengelolaan lingkungan pada gambar 3. Tabel 3 : Peta Keterkaitan Standar Lingkungan ISO Seri 14000 Sarana Evaluasi Sistem Sarana Pendukung dan Audit Pengelolaan Orientasi Produk Evalussi Kinerja Penilaian Daur Hidup (LCA) Lingkungan (EPE) 14041- LCA: Prinsip-2 vmum dan praktis 180 14031-Pedoman 14042- LCA: Penilaian in- Evaluasi Kinerja ventori daur hidup 14043- LCA : Penilaian 180 14000-Sistem Pengelolaan Lingkungan Lingkungan eenne dampak daur hidup| 14044- LCA = Penilaian perbaikan deur hidup t Pelabelan Lingkungan (EL} Pedoman-2 umum bagi prinsip, sistem dan tek- nik pendukung AuditLingkengan (BA) 14010- Pedoman Audit Lingkungan Prinsip-2 umum 14011- Pedoman Audit Lingkungan-Pro- sedur Audit-Bagi- an 1: Audit Sis- tem Pengelolaan ISO 14001-Sistem Pengelolaan Lingkungan Spesifikasi pedoman Penggunaan Lingkungan 14012- Pedoman Audit 14022-EL : Deklarasi sendiri Lingkungatn Klaim lingk. simbol-2 Kriteria kualifi- 14023-EL : Deklarasi 263 kasi Auditor Lingkungan praktis & kriteria prog. sertifikasi-pedoman prosedur sertifikasi Ketentuan dan Definisi (T&D) ne —————— Sumber : Coutriar : 1995 Gema Stikubank /Oktober 1996 81Sejauh ini ISO/DIS ISO 14000 tidak memberikan rincian kriteria kinerja lingkungan, karena tujuan umum dari ISO 14000 adalah sebagai pedoman umum bagi organisasi-organisasi yang mengimplementasikan atau meningkatkan sistem penge- Jolaan lingkungan. Hal ini dilakukan agar ISO 14000 dapat diterima oleh semua pihak di dunia dan sebagai suatu alasan untuk menghindarkan dari dari perangkap sektoral yang merumitkan. PENUTUP ISO 9000 merupakan landasan yang kokoh untuk suatu sistem mutu karena didukung oleh pendokumentasian sistem mutu yang menyeluruh dan terkendali; terpeliharanya konsistensinya melalui pelaksanaan internal audit dan tinjavan manajemen serta mencegah terjadinya "back sliding’, sedangkan ISO 14000 yang diluncurkan tahun 1996 dilihat dari sisi lingkungan. Berhasil tidaknya program implementasi ISO 9000 dan 14000 sangat tergantung pada hal-hal sebagai berikut peranan dan komitmen manajemen puncak untuk melaksanakannya; keberhasilan manajemen untuk melibatkan seluruh jajaran karyawan untuk ikut berpartisipasi dalam penerapan ISO 9000 dan ISO 14000. Yang harus diingat bahwa ISO 9000 maupun 14000 dan standardisasi internasional lainnya adalah salah sata aspek atau instrumen dari competitiveness, sehingga diperlukan pembenahan instrumen lainnya seperti : harga, upah tenaga kerja dan sumber daya manusia. Dan yang lebih terpenting lagi adalah bagaimana pemerintah mampu mengharmoniskan seluruh instrumen tersebut. DAFTAR PUSTAKA - Sulistijarningsih, Penerepan ISO 9000 seri, Pemasyarakatan Standar Pertambangan Umum, Pusat Standardisasi LIPL, 1994. 7 International Organization for Standardization, Benefits of Standardization, 1982. - LC. Veman- Standardization, a new dicipline, Archon Books, 1983. - SIS, The Company and Standardization, Second Edition, Stock holm, 1974 - Usahawan No. 01 tahun XXV, 1995. - Batara M. Simatupang, Mengantisipasi ISO Seri 14000, Harian Kompas, Jakarta, 1995. 82 Gema Stikubank /Oktober 1996