TINDAK LANJUT DAN PELAPORAN HASIL

SUPERVISI MAJERIAL

Dalam pembelajaran 3 ini, ibu/bapak akan membaca dan

mendiskusikan tentang salah satu tugas pengawas yaitu menyusun
tindak lanjut dan laporan hasil supervisi manajerial secara konsep
dasar dan praktik. Hal ini sesuai dengan amanat Peraturan Meteri
Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi dan Birokrasi nomor 21
tahun 2010 tentang Jabatan Fungsional Pengawas Sekolah dan Angka
Kreditnya. Produk akhir dari pembelajaran ini adalah pengawas
terampil melakukan tindak lanjut dan menyusun laporan hasil
supervisi
manajerial.

1. Tindak Lanjut

Setelah pengawas sekolah melakukan pemantuan terhadap

pengelolaan sekolah, langkah berikutnya adalah melakukan tindak
lanjut. Tindak lanjut dalam kegiatan supervisi manajerial dapat
berupa tindak lanjut korektif yang memperbaiki temuan
ketidaksesuai dalam pengelolaan sekolah dan tindak lanjut
preventif yang berupa upaya untuk mengatasi timbulnya
permasalahan di masa yang akan datang. Tindak lanjut supervisi
manajerial dapat berupa tindakan saran-saran improvisasi untuk
meningkatkan keunggulan pengelolaan sekolah.
Tindak lanjut korektif dan preventif memerlukan kegiatan analisis
akar penyebab masalah secara terstruktur agar tindakan efektif
dan efisien. Terdapat berbagai metode evaluasi terstruktur untuk
mengidentifikasi akar penyebab (root cause analysis) suatu
kejadiaan yang tidak diharapkan (undesired outcome).

Analisis Penyebab Masalah merupakan pendekatan terstruktur

untuk mengidentifikasi faktor-faktor berpengaruh pada satu atau
lebih kejadian- kejadian yang lalu agar dapat digunakan untuk
meningkatkan kinerja (Corcoran 2004). Selain itu, analisis
penyebab masalah dapat memudahkan pelacakan terhadap
faktor yang mempengaruhi kinerja. Penyebab masalah adalah
bagian dari beberapa faktor (kejadian, kondisi, faktor
organisasional) yang memberikan kontribusi, atau menimbulkan
kemungkinan penyebab dan diikuti oleh akibat yang tidak
diharapkan.
Jing (2008) menjelaskan lima metode yang populer untuk
mengidentifikasi akar penyebab (root cause) suatu kejadiaan yang
tidak diharapkan (undesired outcome) dari yang sederhana sampai
dengan komplek yaitu :
a. Is/Is not comparative analysis merupakan metoda
komparatif yang digunakan untuk permasalahan sederhana,
dapat memberikan gambaran detil apa yang terjadi dan telah
sering digunakan untuk menginvestigasi akar masalah.
b. 5 Why methods merupakan alat analisis sederhana yang
memungkinkan untuk menginvestigasi suatu masalah secara
mendalam.
c. Fishbon diagram merupakan alat analisis yang populer, yag
 sangat baik untuk menginvestigasi penyebab dalam jumlah
besar. Kelemahan
utamanya adalah hubungan antar penyebab tidak langsung terlihat, dan
interaksi antar komponen tidak dapat teridentifikasi.
d. Cause and effect matrix merupakan matrik sebab akibat yang
dituliskan dalam bentuk tabel dan memberikan bobot pada
setiap faktor penyebab
masalah.
e. Root Cause Tree merupakan alat analisis sebab akibat yang
paling sesuai untuk permasalahan yang kompleks. Manfaat
utama dari alat analisis tersebut yaitu memungkinkan untuk
mengidentifikasi hubungan
diantara penyebab masalah.

Chandler (2004) dalam Ramadhani et. al (2007) menyebutkan

bahwa dalam memanfaatkan analsisi penyebab masalah terdapat
empat langkah yang harus dilakukan pertama mengidentifikasi
dan memperjelas definisi undesired outcome(suatu kejadiaan
yang tidak diharapkan), kedua mengumpulkan data, ketiga
menempatkan kejadian-kejadian dan kondisi- kondisi pada event
and causal factor table, dan keempat lanjutkan pertanyaan
mengapa untuk mengidentifikasi penyebab masalah yang
paling kritis.
Metode yang mudah untuk dilaksanakan dalam melakukan
analisis penyebab masalah adalah metode Why Analysis (analisa
kenapa) adalah suatu metode yang digunakan dalam rangka
problem solving yaitu mencari akar suatu masalah atau penyebab
dari defect supaya sampai ke akar penyebab masalah.
Istilah lain dari why analysis adalah 5 whys analysis. Metoda ini
dikembangkan oleh pendiri Toyota Motor Corporation yaitu Sakichi
Toyoda yang menginginkan setiap individu dalam organisasi
memiliki skill problem solving dan mampu menjadi problem solver
di area masing-masing.

Metoda yang digunakan oleh why analysis adalah dengan

menggunakan iterasi yaitu pertanyaan MENGAPA yang diulang
beberapa kali sampai menemukan akar masalahnya.
Tahapan umum saat melakukan root cause analysis dengan why
why analysis:
a. Menentukan masalahnya dan area
masalahnya
b. Mengumpulkan team untuk brainstorming sehingga kita bisa
memiliki berbagai pandangan, pengetahuan, pengalaman, dan
pendekatan yang
berbeda terhadap masalah
c. Melakukan gemba (turun ke lapangan) untuk melihat tempat,
objek dan data aktual
d. Mulai bertanya menggunakan mengapa
(why)
Sebagai contoh masalah : Sarana prasarana yang rusak tidak
berfungsi ditumpuk di suatu pojok ruangan dan terjadi selama
bertahun-tahun.
a. Mengapa ? Komponen karena sudah rusak dan tidak bisa
diperbaiki dan tidak dibuang.
b. Mengapa rusak dan tidak dibuang? Tidak pernah diperbaiki
dan sarana prasarana milik negara, jadi susah dihapuskan.
c. Mengapa tidak diperbaiki dan tidak dihapuskan? Tidak ada
yang tahu
d. Mengapa tidak ada yang tahu? Tidak ada jadwal rutin
pemeliharaan dan tidak tahu prosedurnya.
e. Mengapa tidak tahu prosedurnya? Inilah akar
masalahnya
Terkadang untuk sampai pada akar masalah sampai pada
pertanyaan kelima atau bahkan bisa lebih atau juga bisa bahkan
kurang tergantung dari tipe masalahnya. Metode analisis ini cukup
mudah efektif, bukan hanya di permukaan saja dan mencegah
masalah.
Setelah sampai pada akar masalah, ujilah setiap jawaban dari
yang terbawah apakah jawaban tersebut akan berdampak pada
akibat di level atasnya. Contoh: apakah kalau mengetahui prosedur
dan ada jadwal rutin pemeliharaan maka akan mudah buat
pemeliharaan untuk melakukan pemeliharaan dan penghapusan
barang. Apakah hal tersebut paling masuk akal dalam
menyebabkan dampak di level atasnya. Apakah ada alternatif
kemungkinan penyebab lainnya? Pada umumnya solusi tidak
mengarah pada menyalahkan ke orang tapi bagaimana cara
melakukan perbaikan sistem atau prosedur. Jika akar penyebab
sudah diketahui maka segera implementasikan solusinya.
Tindak lanjut supervisi manajerial merupakan tindakan yang
dilakukan oleh kepala sekolah dan pengawas dalam rangka
memperbaiki temuan-temuan ketidaksesuaian atau mengatasi
permasalahan yang ditemukan. Temuan dalam kegiatan supervisi
dapat dikategorikan berdasarkan tingkat kepentingannya,
berdasarkan dampak yang ditimbulkan, frekuensinya. Temuan yang
mempunyai tingkat kepentingan tinggi, berdampak luas dan sering
terjadi berulang kali memerlukan tindak lanjut sesegera mungkin.
Efektivitas tindak lanjut supervisi manajerial dalam mengatasi
ketidaksesuaian atau temuan bergantung dari ketepatan dalam
melakukan
analisis akar penyebab masalah dan pemilihan alternatif solusi
yang dipilih untuk mengatasi permasalahan.
Bentuk tindak lanjut supervisi manajerial harus tidak menimbulkan
masalah- masalah baru. Pengawas sekolah dalam memberikan
saran tindak lanjut harus memperhatikan ketentuan, standar,
rencana, atau norma yang telah ditetapkan, solusi terpilih tidak
menimbulkan permasalahan yang baru.
Beberapa dokumen resmi yang dapat dijadikan referensi dan
standar dalam kegiatan supervisi manajerial antara lain.
Aspek SNP Standar dan Referensi Terkait
Standar Kompetensi Permendikbud no 54 tahun 2013 dsb
Lulusan
Standar Isi Permendibud no 67, 68, 69,70 tahun 2013 dsb
Standar Proses Permendikbud 65 thn 2013
Permendikbud 81 a thn 2013 dsb
Standar Penilaian Permendibud no 66 tahun 2013
Standar PTK PP no 53 tahun 2010 dsb
Perka BKN no 1 tyhn 2013 dsb
Standar Pengelolaan Permendiknas no19 thn 2007
PP no 34 tahun 1974 dsb
Standar Sarana Permendiknas no 24 thn 2007
Prasarana Permendagri no 17 tahun 2007
Permendikbud 71 tahun 2013 dsb
Standar Pembiayaan Permendiknas no 69 tahun 2009
Panduan penggunaan dana BOS dsb
.
Bentuk tindak lanjut supervisi manajerial dapat berupa :
1) pembinaan secara individual yaitu pembinaan yang dilakukan
secara perseorangan setelah supervisi tersebut selesai
 dilakukan,
2) pembinaan secara kelompok yaitu pembinaan yang dilakukan
secara kelompok sepanjang permasalahan, dan kendala yang
dihadapi kepala sekolah sama untuk dicarikan solusi
pemecahannya dan
3) pembinaan terpadu yaitu pembinaan yang dilakukan secara
terpadu dalam lingkungan sekolah, untuk menyamakan persepsi
tentang bidang tugas kepala sekolah, kebersamaan dalam upaya
menjaga ketahanan sekolah dan lain sebagainya.
2. Laporan Supervisi Manajerial
Laporan berarti segala sesuatu yang dilaporkan, dan pelaporan
berarti perihal melaporkan. Laporan hasil supervisi manajerial
merupakan media yang digunakan oleh pengawas untuk
mengkomunikasikan hasil supervisi manajerial kepada pimpinan
organisasi, unit-unit kerja, serta pihak lain yang berkepentingan
untuk meningkatkan kinerja organisasi.
Pelaporan hasil supervisi manajerial kepada pihak-pihak yang
berkepentingan merupakan hal yang penting dan nilai tambah
pekerjaan pengawas terletak pada penilaian dan penyajian
informasi tersebut. Penerimaan dan perhatian pihak yang
berkepentingan terhadap simpulan akhir laporan hasil supervisi,
serta tindak lanjut terhadap permasalahan yang dilaporkan
merupakan ukuran kesuksesan supervisi manajerial.

Fungsi Laporan Hasil

Supervisi
Laporan hasil supervisi berfungsi sebagai media komunikasi untuk
menyampaikan informasi kepada pihak-pihak yang
berkepentingan. Informasi tersebut digunakan oleh pihak-pihak
yang berkepentingan untuk pengambilan keputusan yang sangat
beragam sesuai dengan kepentingan masing-masing. Laporan hasil
supervisi menginformasikan hasil penilaian kebenaran, kecermatan,
kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keandalan informasi
pelaksanaan tugas dan fungsi sekolah. Laporan hasil supervisi
menginformasikan apakah kegiatan tersebut telah dilaksanakan
sesuai dengan ketentuan, standar, rencana, atau norma
yang telah ditetapkan. Laporan juga menginformasikan hasil
penilaian kemajuan suatu program/kegiatan.
Laporan hasil supervisi berfungsi sebagai dokumen
pertanggungjawaban kegiatan pengawas. Pelaksanaan kegiatan
supervisi manajerial menyerap sumber daya dan harus
dipertanggungjawabkan penggunaannya dalam bentuk kinerja.
Laporan hasil supervisi dapat dijadikan sebagai indikator output
kegiatan supervisi.
Untuk dapat memberikan fungsinya secara optimal maka laporan
supervisi manajerial harus memenuhi kriteria empat tepat yaitu:
a. Tepat Isi. Laporan harus didasarkan pada hasil pelaksanaan
supervisi yang didokumentasikan secara baik. Isi laporan harus
sesuai dengan pedoman pelaporan yang berlaku.
b. Tepat Waktu. Laporan hasil supervisi harus disampaikan
tepat waktu.
Keterlambatan pelaporan dapat membuat manfaat laporan
berkurang bahkan tidak bermanfaat.
c. Tepat Saji. Laporan hasil supervisi disajikan secara menarik
sehingga mengundang minat manajemen untuk
membacanya. Laporan ditulis
menggunakan bahasa yang lugas dan sederhana serta materi
laporan mudah dipahami pembaca.
d. Tepat Alamat. Laporan hanya boleh disampaikan kepada
pihak-pihak
yang berwenang membaca. Laporan yang salah alamat tidak
berguna, bahkan dapat disalahgunakan pihak yang tidak
berwenang.
Tujuan Laporan Supervisi
Manajerial
Penyusunan laporan supervisi manajerial oleh setiap pengawas
sekolah bertujuan untuk:
a. Memberikan gambaran mengenai keterlaksanaan setiap butir
kegiatan yang menjadi tugas pokok pengawas sekolah.
b. Memberikan gambaran mengenai kondisi sekolah binaan
berdasarkan hasil supervisi manajerial berupa hasil
pembinaan, pemantauan, dan penilaian.
c. Menginformasikan berbagai aktor pendukung dan
penghambat/kendala dalam pelaksanaan setiap butir kegiatan
supervisi manajerial
Bagi pengawas laporan hasil supervisi dapat dimanfaatkan sebagai
landasan dalam penyusunan program kerja supervisi tahun yang
akan datang. Bagi Dinas Pendidikan, laporan hasil supervisi dapat
dimanfaatkan sebagai bahan dalam menilai kinerja pengawas
sekolah yang bersangkutan, sumber
informasi untuk mengetahui gambaran spesifikasi sekolah,
landasan untuk menentukan tindak lanjut pembinaan dan fasilitasi
terhadap sekolah, sumber informasi untuk menyusun data statistik
Sekolah.
Sistematika Pelaporan Hasil
Supervisi
Sistematika pelaporan supervisi manajerial adalah
sebagai berikut:
Kerangka Laporan Pelaksanaan Program Supervisi Manajerial

Kerangka Laporan Pelaksanaan Program Supervisi Manajerial

HALAMAN JUDUL
(SAMPUL) HALAMAN
PENGESAHAN KATA
PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
B. Fokus
Masalah
C. Tujuan dan Sasaran
Supervisi
D. Tugas Pokok /Ruang Lingkup
Supervisi
BAB II KERANGKA PIKIR PEMECAHAN
MASALAH BAB III PENDEKATAN DAN
METODE
BAB IV HASIL SUPERVISI MANAJERIAL PADA SEKOLAH BINAAN
Hasil Pemantauan dan
Pembinaan
Pembahasan
Hasil
BAB V PENUTUP
A.
Simpulan
B.
Rekomendasi
LAMPIRAN-LAMPIRAN:
Surat Tugas Supervisi, Surat Keterangan telah melaksanakan tugas,
Daftar hadir Guru dan atau Kepala Sekolah pada saat
pembinaan/pemantauan/ penilaian kinerja, Contoh-contoh
instrumen dll.

Mekanisme Laporan
Berdasarkan lingkup sasaran kegiatan, terdapat dua jenis
laporan hasil supervisi manajerial yang disusun pengawas sekolah
yaitu:
a. Setiap pengawas sekolah membuat laporan per sekolah
binaan dan seluruh sekolah binaan. Laporan ini lebih
ditekankan kepada pencapaian tujuan dari setiap butir kegiatan
supervisi manajerial yang telah dilaksanakan pada setiap
sekolah binaan.
b. Laporan hasil-hasil supervisi manajerial di semua sekolah
binaannya sebanyak satu laporan untuk semua sekolah binaan
dengan sistematika yang telah ditetapkan. Laporan ini lebih
merupakan informasi komprehensif tentang keterlaksanaan,
hasil yang dicapai, serta kendala yang dihadapi oleh pengawas
yang bersangkutan dalam melaksanakan tugas pokok pada
semua sekolah binaan.
c. Setiap pengawas Sekolah membuat laporan per sekolah dan
seluruh sekolah binaan diserahkan kepada koordinator
pengawas (KORWAS)
 atau ketua kelompok kerja pengawas Sekolah (KKPS) setiap
jenjang pendidikan. Laporan secara lengkap, kemudian
menyampaikan laporannya kepada Kepala Dinas Pendidikan
Kabupaten/Kota.
d. Penulisan laporan supervisi manajerial harus lengkap, dengan
data yang akurat, komunikatif dan mudah dipahami,
penyajiannya menarik, dan enak dibaca.

Kualitas Laporan Hasil

Supervisi
Setiap pihak yang berkepentingan dan setiap jenjang manajemen
sebagai pengguna laporan hasil supervisi manajerial memiliki
tuntutan yang spesifik terhadap isi, bentuk, dan frekuensi laporan
hasil supervisi. Walaupun setiap pengguna memiliki kebutuhan
spesifik, namun secara umum mereka menuntut laporan yang
memenuhi delapan karakteristik standar kualitas yaitu:
a. Langsung. Laporan menghendaki penyajian hasil supervisi yang
terus terang dan faktual. Laporan langsung dapat
menggunakan: kalimat pembuka yang konklusif, judul yang
informatif, serta lebih dahulu menyajikan poin utama.
b. Ringkas. Laporan yang ringkas mengemas ide pokok.
Pembaca, yang pada umumnya sibuk, menginginkan laporan
yang singkat tetapi padat. Laporan ringkas yang berkualitas
dihasilkan dari pembatasan detail, pemilihan masalah yang
signifikan, serta pengikhtisaran data pendukung.
c. Tepat. Setiap laporan harus menggunakan tekanan dan
strategi yang tepat untuk menegaskan informasi yang disajikan.
Bahasa laporan harus kreatif. Pemilihan dan penyusunan kata
harus mencerminkan berbagai tingkatan untuk menunjukkan
signifikansi di antara informasi yang disajikan.
d. Meyakinkan. Pembaca harus peduli/tertarik terhadap
informasi yang disajikan sebelum mereka terdorong untuk
melaksanakan tindak lanjut. Laporan hasil supervisi harus
relevan dengan kegiatan organisasi, menjelaskan risiko dari
temuan, serta manfaat dari rekomendasi yang disampaikan.
Laporan yang meyakinkan mencakup: argumentasi pendukung
simpulan yang terpercaya, penjelasan yang memadai, akibat
dari kondisi yang diungkapkan, serta kuantifikasi akibat dari
kondisi yang ditemukan.
e. Membangun. Isi dan bahasa laporan harus dipilih agar
menunjukkan manfaat positif dan memperoleh komitmen dari
pembaca. Laporan yang konstruktif menyajikan sebab (bukan
gejala) dari suatu permasalahan, menyampaikan aspek positif
dan negatif secara seimbang, serta menghargai tindakan
manajemen
f. Berorientasi Hasil. Pimpinan instansi tidak hanya sekedar
membaca untuk mengetahui masalah, tetapi berusaha
untuk menemukan solusinya. Laporan yang efektif
menekankan pada hasil dengan cara: menyampaikan
rekomendasi yang spesifik dan terukur, bersifat praktik
 dan berorientasi pada solusi, serta
menjelaskan tindakan yang telah
dilakukan manajemen.
g. Menarik. Laporan yang menarik akan
memperoleh perhatian pembaca
daripada laporan yang bersifat
ancaman. Laporan yang menarik
pembaca memuat: ringkasan eksekutif,
menggunakan format yang profesional,
serta menggunakan judul yang jelas
untuk setiap bagian.
h. Tepat waktu. Manfaat dari laporan terkait
langsung dengan ketepatan waktu
penyajian dengan: penyampaian segera
kepada manajemen, penyampaian
laporan segera untuk masalah yang
serius, serta penegakan standar
ketepatan waktu secara tegas.

E. Rangkuman

1. Tindak lanjut supervisi merupakan tindakan

untuk mengatasi permasalahan yang
ditemukan dalam supervisi manajerial.
2. Tindak lanjut hasil supervisi manajerial
harus diawali dengan analisis penyebab
masalah.
3. Terdapat berbagai metode analisis penyebab masalah.
4. Bentuk tindak lanjut dapat berupa
pembinaan individual, pembinaan
kelompok dan pembinaan terpadu.
5. Efektivitas tindak lanjut bergantung pada
ketepatan dalam analisis penyebab masalah
dan pemilihan alternatif solusi pemecahan
masalah.
 6. Laporan hasil supervisi manajerial merupakan
media untuk
mengkomunikasikan hasil supervisi
manajerial kepada pimpinan dan para
pihak yang berkepentingan untuk
meningkatkan kinerja organisasi.
7. Laporan supervisi manajerial sebagai
bukti pertanggungjawaban pelaksanaan
kegiatan.
8. Untuk dapat memberikan fungsinya secara optimal
laporan supervisi harus
tepat isi, tepat waktu, tepat saji dan tepat alamat.
9. Delapan karakteristik standar kualitas
laporan yaitu langsung, ringkas, tepat,
meyakinkan, membangun, berorientasi
hasil, menarik dan tepat waktu.

F. Refleksi

Setelah kegiatan pembelajaran 3, ibu/bapak

dapat melakukan refleksi dengan menjawab
pertanyaan berikut ini.

1. Apa yang ibu/bapak pahami setelah

mempelajari materi tindak lanjut dan
laporan supervisi manajerial?
2. Pengalaman penting apa yang ibu/
bapak peroleh setelah mempelajari
materi tindak lanjut dan laporan supervisi
manajerial?
3. Apa manfaat materi pelatihan ini
terhadap pelaksanaan tugas ibu/ bapak
sebagai pengawas sekolah?
4. Apa rencana tindak lanjut yang akan ibu/ bapak
laksanakan?