CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BERKUALITI

Mesyuarat yang berkualiti amat penting bagi memastikan sesuatu jabatan atau organisasi
itu mempunyai perancangan yang lancar. Bagi memastikan sesuatu mesyuarat itu berkualiti
mesyuarat tersebut perlu dirancang pada awal tahun dan didokumenkan dalam bentuk takwim
tahunan. Ini membolehkan kakitangan sesebuah jabatan mengetahui perjalanan mesyuarat yang
akan diadakan dan memudahkan mereka merancang aktiviti sendiri.

Mesyuarat perlu dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan di dalam takwim
dan kebiasaannya mesyuarat yang telah ditakwimkan tidak digalakkan untuk ditangguhkan tanpa
sebarang sebab. Sekiranya penangguhan tidak dapat dielakkan, makluman awal pembetulan
mesyuarat perlu dilakukan sekurang-kurangnya empat belas (14) hari sebelum mesyuarat.
Setelah mesyuarat dijalankan pula, minit mesyuarat perlu disiapkan dalam masa tiga (3) hari dan
perlu diedarkan dalam masa tujuh (7) hari selepas mesyuarat. Ini bagi membolehkan setiap ahli
mempunyai salinan minit mesyuarat yang diadakan.

Sebelum sesuatu mesyuarat itu dijalankan, mesyuarat itu perlu mempunyai agenda dan
objektif yang jelas. Ianya penting bagi memastikan perjalan mesyurat yang dijalankan lancer dan
bertujuan. Ketetapan masa amat penting bagi memastikan masa yang diperuntukkan tidak terlalu
lama. Sebaik-baiknya mesyuarat yang dijalankan pendek yang hanya mengambil masa lebih
kurang dua (2) hingga tiga (3) jam. Mesyuarat yang pendek dapat mengelakkan kebosanan dan
ini secara tidak langsung membolehkan ahli mesyuarat memberi tumpuan sepanjang mesyuarat
tersebut berlangsung. Hal ini seterusnya menjadikan proses mesyuarat menjadi lancer dan
mencapai sasaran dan objektif yang ingin dicapai.

Tempat mesyuarat itu juga perlu dimbil kira bagi memastikan kemudahan fizikalnya
sesuai dan selesa. Sekiranya tempat tidak selesa ahli mesyuarat tidak dapat menumpukan
perhatian terhadap mesyuarat yang sedang berjalan. Malah, ahli mesyuarat akan berasa tertekan
dan dan menjadikan mesyuarat tersebut tidak berjalan dengan lancer. Dengan kemudahan dan
tempat yang selesa, ahli mesyuarat dapat memberikan pandangan dan buah fikiran serta pendapat
yang bernas. Notis bagi panggilan mesyuarat juga perlu mencukupi dan semua ahli yang wajib
hadir perlu menerimanya. Dalam hal ini, urusetia mesyuarat perlu memainkan peranan yang
penting dan memastikan semua ahli mesyuarat mendapat notis mesyuarat. Hal ini bagi
mengelakkan bagi ahli mesyuarat berasa tidak puas hati dan merasakan diri mereka tidak penting
kerana tidak dipanggil untuk menghadiri mesyuarat.Sememangnya, perkara ini perlu dititik
beratkan supaya mesyuarat yang akan diadakan akan berada dalam keadaan kondusif dan tidak
tegang.

Sekiranya notis dipaparkan di papan kenyataan, perlu dipastikan papan tersebut terletak
dilaluan ramai supaya mereka tidak terlepas pandang. Ahli yang hadir pula seharusnya boleh
menyumbang dan dapat memberi idea yang bernas. Perbincangan yang dijalankan juga perlu
diadakan secara terbuka dan positif. Ini membolehkan semua ahli memberi pandangan dan
cadangan mereka. Dalam hal ini, Pengerusi mesyuarat hendaklah memberi dan membuka
peluang kepada ahli mesyuarat untuk memberi pendapat dan tidak menggalakkan hanya
sesetengah pihak sahaja yang memberi buah fikiran. Hal ini mengelakkan daripada membuat
keputusan yang tidak tepat dan menjadikan mesyuarat tersebut berada dalam suasana yang
hormone dan tenang. Malah, keputusan yang dibuat adalah berdasarkan keputusan daripada
semua pihak.

Pengerusi, setiausaha dan ahli yang lain perlu memainkan peranan bagi memastikan
mesyuarat mencapai objektif yang akan dilaksanakan. Selesai mesyuarat, tindakan susulan perlu
dilaksanakan dengan berkesan bagi memastikan permasalahan sesuatu perjalanan program yang
dirancang.
6.0 PENUTUP

Kesimpulannya, panduan pengurusan mesyuarat, PKPA Bil 2/1992 telah menggariskan serta
menetapkan norma norma kerja yang minimum bagi perkara perkara yang penting di dalam
penggendalian mesyuarat sesuatu jawatankuasa kerajaan. Melalui panduan pengurusan inilah
urusetia mesyuarat menjalankan tugas dan tanggungjawab dengan lebih cekap dan berkesan serta
membantu pelaksanaan tanggungjawab yang diberikan oleh sesebuah jawatankuasa. Pengurusan
mesyuarat yang berkesan juga memerlukan gabungan antara teori dan praktikal. Panduan yang
disediakan membantu urusetia menjalankan tugas yang efisien kepada sesebuah jawatankuasa.
Manakala pelaksanaannya pula adalah satu keperluan untuk meningkatkan kecemerlangan
prestasi perkhidmatan awam. Oleh itu semua pihak perlu memainkan peranan masing-masing
bagi mewujudkan sebuah organisasi yang berkualiti.

Tanggungjawab urusetia mesyuarat yang dibahagikan kepada tiga peringkat iaitu meliputi
tindakan-tindakan pra, semasa dan sebelum mesyuarat. PKPA yang disediakan diharapkan dapat
membantu dan menjamin kebekersanan urusetia dalam melaksanakan tanggungjawab yang
diamanahkan kepada sesebuah jawatankuasa. Ciri-ciri mesyuarat yang berkualiti ialah perlu
mengikut keperluan semasa, mempunyai agenda yang jelas, ringkas dan tepat, tidak perlu
mengambil masa yang meleret-leret, minit telah disediakan dengan segera, persiapan awal yang
rapi, kemudahan bilik yang selesa dan pencatat minit seelok - eloknya orang yang mempunyai
pengalaman dalam bidang mengendalikan sesuatu mesyuarat.

Sememangnya, jelaslah bahawa pengurusan mesyuarat yang berkualiti bemula daripada

tanggungjawab urusetia menjalankan tugas dengan sistematik dan ini penting bagi mewujudkan
semangat mengutamakan kepentingan nasional dan memupuk penyelarasan di kalangan
jabatan-jabatan kerajaan/organisasi yang berkaitan supaya dapat bergerak sehaluan untuk
mencapai matlamat pembangunan negara. Hal ini seterusnya dapat menjadikan sesuatu
mesyuarat berjalan dengan lancar dan membantu mencapai keputusan yang bernas dan menarik.
6.0 BIBLIOGRAFI

1. Nota Persediaan dan Latihan, Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia.

2. Teks komprehensif PTK, Kompetensi Generik ( Teras & Profesional): Mok Soon
Sang, Penerbitan Multimedia sdn.bhd

3. Buku Panduan Untuk Peperiksaan Am Kerajaan, Pekeliling Kemajuan Pentadbiran

Awam dan Profil Perkhidmatan Awam Malaysia,2010.

4. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1991, Panduan Pengurusan

Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan.

5. PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI, Excellence Meeting

Management www.scribd.com/doc/2965359.

6. Modul 4, Kemahiran Mengurus Mesyuarat dan Menulis Minit Mesyuarat, Majlis

Latihan dan Kepimpinan Universiti-Universiti Awam Malaysia (MAKLUM).