Casi siempre, el problema que uno

enfrenta es diferente de lo que supuso

tras la observacin inicial.

Estamos tan ansiosos por encontrar y comunicar

la solucin del problema, que saltamos a las
conclusiones antes de investigar sus races.
En Toyota hay una manera de resolver
problemas que genera conocimiento y
ayuda a la gente a aprender a
aprender.

Los gerentes de la empresa utilizan

una herramienta llamada A3, como
una clave tctica para compartir un
mtodo ms profundo de pensamiento,
que est en el ncleo del xito
sostenido de Toyota.
Un A3 exige observar la realidad, presentar
los hechos, proponer otras medidas para
alcanzar la meta establecida, lograr acuerdo y
continuar con un proceso de verificacin y
ajuste de los resultados reales.

Constituye una poderosa herramienta para

resolver problemas, lograr mejoras y hacer
que las cosas se concreten.
El A3 como un mecanismo de gestin: Es una
herramienta diseada para producir un resultado
deseado, pero no por enfocarse en el esfuerzo de
alcanzarlo sino por generar un proceso que garantiza
que el resultado se alcanzar

Un A3 requiere que su autor rena e informe hechos,

e identifique a los propietarios de cada parte del
trabajo que los ocupa, para compartir y discutir con
ellos el reporte y estar en condiciones de proponer
soluciones eficaces, basadas en datos concretos.
Proporciona un enfoque sencillo y fcil de usar para la solucin
de problemas y aplica a cualquier tipo de problemas

Rompe en las personas la mala costumbre de pasar a las

decisiones de solucin (suposiciones), antes de realizar un
anlisis para identificar las causas raz del problema
Anima a los administradores a involucrarse y entender los
procesos, en ves de solo administrar con la frase solo
mustrame los resultados

Proporciona un proceso sistemtico y lgico de pensamiento

(ensear a las personas a ver, comprender y sintetizar las
relaciones de causa- efecto) en forma visual que sea fcil
comprender de un solo vistazo.

Proporciona una representacin visual de los datos e informacin

que facilita la comunicacin entre los interesados en el tema.
El reporte A3 para la resolucin de problemas es muy parecido al
reporte 5Ds (cinco disciplinas) u 8Ds (Ocho disciplinas) y tambin se
basa en el ciclo Planificar-Hacer-Verificar Actuar (PDCA)

Pasos A3 Ciclo PDCA

Antecedente
Planteamiento del problema
Planificar
Planteamiento de objetivos
Anlisis para identificar la causa raz
Contramedidas Hacer
Comprobacin de resultados Verificar
Seguimiento de las acciones Actuar
El A3 es algo aparentemente simple. Est compuesto
de una secuencia de pasos o casilleros, dentro de los
cuales el autor del A3 intenta:
1. Determinar el contexto del negocio y la importancia
de un problema o tema especfico.
2. Describir las condiciones actuales del problema.
3. Identificar el resultado deseado.
4. Analizar la situacin para establecer una causalidad raz.

5. Proponer contramedidas.
6. Prescribir un plan de accin para hacerlo.
7. Graficar un proceso de seguimiento.
 Formato A3
Antecedentes (Definicin del Proponer Contramedidas
problema)
1 5

Situacin actual
2
Realizar plan de accin
Identificar el resultado deseado 6
3
Anlisis situacin para determinar Seguimiento y resultados
causa raz
4 7
 4 3 claramente cual ser el
1
Establecer
impacto de la solucin del problema
o la implementacin de la mejora,
Identificar casos del negocio
sobre los objetivos estratgicos del
que requieren la solucin de
negocio enfocados a los clientes,
un problema o la mejora de un
finanzas, nuevos productos, nuevos
proceso
mercados, etc.

3
2 Qu proceso de la organizacin es el
afectado?
Cul es el contexto estratgico y
operacional para entender el problema o la
mejora a realizar?.
Por qu selecciono este problema o
mejora?.
Problema o rea de oportunidad Qu indicador especfico necesita ser
para la mejora mejorado?.
 Detalla las caractersticas especificas
del problema, incluyendo la magnitud,
donde y cuando ocurri y el impacto
en el negocio

Dnde estamos?
Dnde necesitamos estar?
Dnde deseamos estar?

Observa el proceso en su contexto actual.

Mapea el proceso actual.
Cuantifica la magnitud del problema.
Utilizar esquemas y diagramas (pareto, flujogramas)
Utilizar en la medida de lo posible datos cuantitativos.
Resaltar el problema dentro del proceso.
Cul es el cambio especifico que se desea lograr?

La seccin del objetivo debe de

ser lo suficientemente especfico
para ser medible.

Asegurarse que los objetivos son

razonables para ser alcanzados. Recuerda,
siempre puedes volver y afinar los objetivos

La definicin del objetivo debe estar alineado

a los objetivos de la organizacin.
Un problema es algo que se presenta
como una barrera para la organizacin
y le impide alcanzar sus objetivos Cul(es) es(son) la(s) causa(s)
raz del problema?

Determinar con claridad la

raz del problema facilita el
desarrollo de contramedidas Qu requerimientos, restricciones y
efectivas. alternativas es necesario considerar?

La raz del problema, o causa por la cual la EL autor del A3 debe

brecha existe, se identifica observando la identificar la brecha existente
forma en que se realiza el trabajo y entre la situacin actual y el
preguntando por qu ocurren los problemas desempeo deseado
 Involucra a las personas
afectadas y recoge sus
ideas.
Desarrolla las posibles
Cuales son las Con las causas raz medidas a aplicar.
medidas Elabora un plan
identificadas, plantea Genera un consenso sobre
recomendadas para la cules son las mejores
detallado que describa
las medidas que vas como se desplegaran
solucin del problema a utilizar para la . medidas a aplicar.
o para la mejora Disea las medidas las medidas y cuando
solucin del concluirn en su
planteada? especficas a aplicar.
problema o la mejora Documenta las medidas totalidad
. planteada. definidas.
Estimar los resultados
deseados a nivel
cuantitativo

Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4

La aventura es solo una mala planificacin

1 Qu actividades se realizarn para la

implementacin de las medidas
seleccionadas y quien ser el responsable
de que y cuando?

Cuando el proceso A3 da lugar a un plan

2 realista, la base de la toma de decisiones
pasa de la autoridad formal de la compaa
o al propietario del problema.

3
Determina los indicadores de evaluacin
de la implantacin del evento de mejora.

Recuerde: Al desarrollar pericia en el tema

4 entre manos e involucrar a otros jugadores
en el proceso, el autor del A3 adquiere
autoridad para avanzar en un plan efectivo.
Cmo sabemos si las acciones emprendidas tienen el impacto necesarios?
Desarrollar el plan de accin tal cual se ha diseado.
En las fechas especificadas en el plan de seguimiento, mide los
resultados de la ejecucin y documntalo.
Si los resultados obtenidos difieren de los esperados investiga por qu.
Aplica las contramedidas que permitan obtener los resultados previstos.

1. Despus de haber logrado los resultados planeados, implementar la

infraestructura para mantener los logros (Auditorias, tableros de
control, revisiones , etc).
2. Asegrate de que los resultados sean permanentes y se mejoran en
toda la organizacin e investiga si pueden ser replicados en otras
reas de la organizacin.