`

JABATAN PENDIDIKAN JOHOR

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

KE ARAH MS ISO 9001:2008
PENGURUSAN PEMBELAJARAN & PEMUDAHCARAAN

SEKTOR JAMINAN KUALITI

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH
SEKOLAH RENDAH / MENENGAH NEGERI JOHOR
 Manual Kualiti
BAHAGIAN 1 : PENGENALAN

1.1. Pengenalan Kepada Manual Kualitii

Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualitii di Sekolah Rendah / Menengah Negeri
Johor (SRNJ / SMNJ). Manual Kualitii ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan
objektif PdPc di sekolah ini, selaras dengan kehendak dan ke arah keperluan MS ISO
9001:2008. Ia mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti, penerangan ringkas mengenai
SPSK dan prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan program Pengajaran &
Pembelajaran. Manual ini dilengkapi dengan Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan
yang berkaitan dengannya seperti borang, Surat Pekeliling Ikhtisas, Akta, Ordinan dan
buku-buku panduan yang dikeluarkan oleh Pejabat Pendidikan Daerah (PPD), Jabatan
Pendidikan Negeri (JPN) dan Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM).

1.2. Tujuan

Tujuan Manual Kualitii ini disediakan adalah untuk :-

a. Menerangkan maklumat asas mengenai organisasi SRNJ / SMNJ;
b. Menerangkan secara ringkas SPSK yang dilaksanakan di SRNJ / SMNJ;
c. Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi aktiviti PdPc di SRNJ / SMNJ;
d. Menjelaskan mengenai pengecualian aplikasi dalam memenuhi keperluan ke
arah MS ISO 9001:2008.

1.3. Kandungan Manual Kualitii

Manual ini mengandungi 4 bahagian seperti berikut :-

Bahagian 1 : Pengenalan
Bahagian 2 : Maklumat Organisasi
Bahagian 3 : Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti
( SPSK ) Negeri Johor
Bahagian 4 : Dasar Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )
Negeri Johor
Seksyen 4: Sistem Pengurusan Kualiti
Seksyen 5: Tanggungjawab Pengurusan
Seksyen 6: Pengurusan Sumber
Seksyen 7: Realisasi Perkhidmatan
Seksyen 8: Pengukuran, Penganalisisan dan
Penambahbaikan

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 |2
 Manual Kualiti
BAHAGIAN 2 : MAKLUMAT ORGANISASI
Organisasi yang terlibat adalah sekolah-sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor yang
melaksanakan dan mengamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )

2.1 Latar Belakang Organisasi

2.1.1 Jabatan Pendidikan Johor

Jabatan Pendidikan Johor merupakan organisasi pendidikan yang bertanggungjawab

memastikan sistem pendidikan di negeri Johor dapat dilaksanakan dengan berkesan
sebagaimana kehendak matlamat Dasar Pendidikan Kebangsaan.

Alamat Jabatan Pendidikan Johor:-

Jabatan Pendidikan Johor,

Wisma Pendidikan,
Jalan Tun Abdul Razak,
80604 Johor Bahru,
Johor Darul Takzim.

Tel : 07 2310 000

Faks : 07 2347 125

Visi

PENDIDIKAN BERKUALITI INSAN TERDIDIK NEGARA SEJAHTERA

Misi

MELESTARIKAN SISTEM PENDIDIKAN YANG BERKUALITI UNTUK

MEMBANGUNKAN POTENSI INDIVIDU BAGI MEMENUHI ASPIRASI NEGARA

Slogan

ONE STEP AHEAD

JOHOR TOP 5

JOHOR LEADS

JOHOR SHOWCASE

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 |3
 Manual Kualiti
Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah :-

Bil Pejabat Pendidikan Telefon / Faks

1 Pejabat Pendidikan Daerah Johor Bahru 07-2236332
JKR 6365, Jalan Abdul Rahman Andak 07-2235875 - Faks
80100 Johor Bahru.

2 Pejabat Pendidikan Daerah Kulai 07-6632677

Persiaran Indahpura 4 07-6632782 Faks
Indahpura
81000 Kulaijaya.

3 Pejabat Pendidikan Daerah Pontian 07-6871677

Wisma Pelajaran 07-6871671
JKR 1927P 07-6870580 Faks
Jalan Alsaggof
82000 Pontian

4 Pejabat Pendidikan Daerah Kota Tinggi 07-8831012

Aras 3 Bangunan Sultan Iskandar 07-8832480 Faks
Jalan Kolam Air
81900 Kota Tinggi

5 Pejabat Pendidikan Daerah Batu Pahat 07-4342201

JKR BP 2350 (P) 07-4342335
Jalan Zaharah 07-4343226 Faks
83000 Batu Pahat

6 Pejabat Pendidikan Daerah Mersing 07-7992025

KM 2 Jalan Jemaluang 07-7991828 Faks
86800 Mersing

7 Pejabat Pendidikan Daerah Kluang 07-7722946

275524 Jalan Sentosa 07-7722540 Faks
86000 Kluang

8 Pejabat Pendidikan Daerah Segamat 07-9311132

JKR 1884, Jalan Aji 07-9314476 Faks
85000 Segamat

9 Pejabat Pendidikan Daerah Muar 06-9521898

JKR 242, Jalan Arab 06-9528795 Faks
84000 Muar

10 Pejabat Pendidikan Daerah Pasir Gudang 07 3881210

d/a SK Kota Puteri 4, 07-3881203 - Faks
Jalan Penaga, Bandar Kota Puteri,
80750 Masai

11 Pejabat Pendidikan Daerah Tangkak 06-9791127

d/a SMK Tun Mamat 06-9791121 - Faks
Jalan Paya Mas
84900 Tangkak

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 |4
 Manual Kualiti
BAHAGIAN 3 : MAKLUMAT SEKOLAH RENDAH/MENENGAH NEGERI JOHOR

3.1 Pengenalan

Organisasi yang terlibat adalah sekolah-sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor yang
melaksanakan dan mengamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )

3.1.1 Latar Belakang SRNJ / SMNJ (CONTOH:-SK Bandar UDA (2)

Sekolah Kebangsaan Bandar Uda 2 ( SKBU 2 ) telah dibuka pada 15 April

1990. Pada awal penubuhannya, sekolah ini merupakan cawangan Sekolah
Kebangsaan Kompleks UDA, Johor Bahru. Sekolah ini mempunyai
pentadbiran sendiri pada 15 April 1990 apabila guru besar dilantik bertugas di
sekolah ini.

Pada awal pembinaan, kemudahan fizikal terdiri daripada 1 blok kantin dan 2
blok 3 tingkat yang mengandungi pejabat, bilik guru besar, pusat sumber,
musollah, bilik kesihatan, bilik kaunseling, kedai buku, bilik guru, makmal sains,
bengkel kemahiran hidup dan stor am. Sekolah ini dibina di bawah projek
Kementerian Pelajaran Malaysia dan dimulakan pada tahun 1988 dengan
nilaian projek kurang 2.5 juta. Sekolah ini terletak di Jalan Padi Mahsuri,
Bandar Baru Uda, Johor Bahru dengan keluasan tapak, 4 ekar. Pada tahun
2000, tambahan 1 blok bangunan 4 tingkat dibina untuk menampung bilangan
pelajar yang semakin bertambah.

Lokasi sekolah, di bahagian timur ialah Jalan Padi Mahsuri, perumahan Padi
Ria dan Padi Huma. Di bahagian barat ialah kawasan perumahan Padi
Mahsuri. Manakala di bahagian utara ialah rumah kedai dan ibu pejabat
Syarikat Bandar Baru Uda serta bahagian selatan pula ialah kawasan
Kampung Muafakat. Bilangan pelajar dan guru bertambah dua kali ganda
menjelang tahun 2002. Semasa sekolah ini dibuka pada 15 April 1990, jumlah
pelajar seramai 500 orang, bilangan guru ialah 25 orang dan 3 orang
kakitangan sokongan terdiri daripada 2 orang pembantu tadbir dan seorang
pembantu am rendah.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 |5
 Manual Kualiti
Pada tahun 2002 bilangan guru bertambah 82 orang, kakitangan 5 orang dan
murid-murid seramai 1810 orang.

Bil Tahun Guru Besar

1 01.05.1990 17.01.1994 Encik Mohd Shariff bin Khamis
2 17.01 1994 16 .06.1998 Encik Khalid bin Elias
3 16.06.1998 - 2003 Encik Amir bin Anuar
4 2003 sekarang Pn Fuziah bt Hj Hassan

Antara kejayaan yang yang diperolehi sekolah ini adalah seperti jadual di
bawah:-

Bil Tahun Kejayaan

Anugerah Sekolah Harapan Negara Peringkat Daerah Johor
1 2002
Bahru (kategori Bandar )
2 2004 62 orang murid mendapat 5A

3 2005 78 orang murid mendapat 5A

4 2006 75 orang murid mendapat 5A

5 2006 Sekolah Terbaik Peringkat Kebangsaan Club Cyberkids

6 2006 Terbaik UPSR Kategori GPS Negeri Johor.

7 2006 Sekolah Cemerlang UPSR Negeri Johor

8 2005 Sekolah Cemerlang UPSR Negeri Johor

9 2005 Tandas Awam Bersih ( Majlis Bandaraya Johor Bahru )

3.1.2 Fungsi Sekolah SRNJ / SMNJ

SRNJ / SMNJ sebagai institusi untuk mendidik murid-murid peringkat sekolah

rendah yang terpilih sebagai persediaan pengajian ke peringkat tinggi selaras
dengan Falsafah Pendidikan Kebangsaan.

Bidang-bidang yang dicakupi adalah:-

a. Pengajaran
b. Pembelajaran
c. Bimbingan dan pembentukan sahsiah
d. Aktiviti Kokurikulum
e. Pentadbiran
f. Perhubungan dengan komuniti dan agensi luar

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 |6
 Manual Kualiti
3.1.3 Visi SRNJ / SMNJ (CONTOH :- SK BANDAR BARU UDA 2 )

Menjadikan SK Bandar Baru Uda 2 Sekolah Unggul Penjana Generasi

Terbilang

3.1.4 Misi SRNJ / SMNJ (CONTOH :- SK BANDAR BARU UDA 2)

Membangun Potensi Individu Melalui Pendidikan Berkualiti

3.1.5 Dasar Kualiti

SRNJ / SMNJ komited untuk menyediakan dan melaksanakan PdPc yang

berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan. Adalah menjadi komitmen
pihak pengurusan dan semua anggota untuk mematuhi keperluan-keperluan
SPSK dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan.

Bagi memastikan tujuan ini, Dasar Kualiti berserta dengan objektifnya disemak
semula semasa Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk memastikan
kesesuaiannya yang berterusan. Dasar Kualiti ini disebar luas kepada seluruh
anggota SRNJ / SMNJ melalui media cetak, taklimat pengurusan dan papan
kenyataan untuk difahami dan dihayati.

3.1.6 Objektif Kualiti

Objektif SPSK adalah

a. Melaksanakan 100% Pembelajaran dan Pemudahcaraan berdasarkan

Rancangan Pelajaran Tahunan kecuali berlaku perkara-parkara yang di
luar kawalan SRNJ / SMNJ
b. Memastikan pencapaian murid Tahap 2 sekolah Rendah Negeri Johor
mencapai 65% lulus keseluruhan atau peningkatan 3 % dari tahun
sebelumnya dalam peperiksaan Pertengahan Tahun, Akhir Tahun dan
UPSR.
c. Memastikan 100 % murid sekolah Rendah Negeri Johor mendapat
Perkhidmatan Bimbingan dalam Kemahiran Belajar, Pembangunan Diri
Murid, Motivasi dan Kerjaya, melainkan berlaku perkara-perkara yang di
luar kawalan sekolah.
d. 100 % aduan dan maklum balas pelanggan akan dilayan sebagaimana
yang dinyatakan dalam Prosedur Kualiti Aduan Pelanggan.
e. Melaksanakan Pengurusan Kewangan Tanpa Teguran Audit.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 |7
 Manual Kualiti
3.1.7 Struktur Organisasi

(Rujuk Lampiran 2)

3.1.8 Pelanggan SRNJ / SMNJ

Bil. Organisasi Pelanggan

1 Sekolah Semua Murid SR Negeri Johor

Luar sekolah Ibu bapa/penjaga murid

2.
Masyarakat setempat

Pejabat Pelajaran Daerah

3. Stake Holder Jabatan Pelajaran Johor
Kementerian Pelajaran Malaysia

3.1.9 Piagam Pelanggan SRNJ / SMNJ (CONTOH SK BANDAR BARU UDA 2 )

a. Memastikan sesi pembelajaran dan pemudahcaraan dijalankan 100%

sepanjang sesi persekolahan yang memenuhi matlamat Falsafah
Pendidikan Negara.
b. Menyediakan staf yang mencukupi serta berdedikasi, komited,
berdisiplin, bertanggungjawab dan produktif serta dapat melayan
pelanggan dalam tempoh 30 minit waktu menunggu.
c. Memastikan 100% murid mendapat tempat belajar pada hari pertama
persekolahan bermula.
d. Menentukan 100% guru dan kakitangan yang dapat berkhidmat dengan
cekap dan berkesan sepanjang masa.
e. Memastikan kami sentiasa peka dan responsif dalam menyelesaikan
aduan pelanggan dalam tempoh 11 hari dari tarikh aduan diterima.
f. Menentukan segala surat kepada sekolah diberi jawapan dengan segera
dalam tempoh 7 hari bekerja.
g. Bersedia memberi 100% maklumat terkini dengan lengkap, tepat dan
cepat kepada yang berkenaan.
h. Sentiasa memberi komitmen 100% dan sanggup menerima pendapat,
cadangan, syor yang membina dari semua pihak demi meningkatkan
prestasi perkhidmatan dan kecemerlangan akademik.

*** Pastikan Pigam Pelanggan mengikut PKPA Bil.1 2008 (Lampiran Pekeliling Kemajuan
Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2008)

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 |8
 Manual Kualiti

3.2 STATUS PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK )

3.2.1 Skop Pelaksanaan

Skop pelaksanaan SPSK SRNJ / SMNJ meliputi program dan aktiviti yang
berkaitan dengan PdPc . Pengecualian aplikasi pelaksanaan MS ISO
9001:2008 sebenar adalah meliputi keperluan-keperluan yang dinyatakan di
bawah:-
a. Seksyen 7.3 : Reka Bentuk dan Pembangunan Proses;

b. Seksyen 7.6 : Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan

Pemantauan.

(Rujuk seksyen yang berkenaan untuk justifikasi pengecualian)

3.2.2 Penerangan Mengenai SPSK

Perkara utama yang ditentukan di dalam standard MS ISO 9001:- 2008 adalah
menguruskan proses yang terlibat dalam SRNJ / SMNJ, menggunakan
pendekatan proses, meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem
pengurusan PdPc supaya kehendak pelanggan dan stakeholders dapat
dipenuhi. Penerangan lanjut mengenai Model SPSK berasaskan pendekatan
proses dijelaskan dalam Lampiran 1. Siri MS ISO 9001:2008 berlandaskan
kepada 8 (lapan) prinsip yang asas kepada falsafah dan matlamat standard ini
diwujudkan. Prinsip-prinsip tersebut adalah :-

a. Tumpuan kepada pelanggan;

b. Kepimpinan;

c. Penglibatan anggota organisasi;

d. Pendekatan proses;

e. Pengurusan PdPc yang mengamalkan pendekatan sistem;

f. Penambahbaikan secara berterusan;

g. Pendekatan membuat keputusan berdasarkan fakta;

h. Hubungan dengan pembekal untuk faedah bersama.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 |9
 Manual Kualiti

Pewujudan, pelaksanaan dan pengekalan prestasi serta keupayaan

pengurusan kualiti PdPc SRNJ / SMRJ memenuhi kehendak dan jangkaan
pelanggan serta stakeholders berlandaskan 8 (lapan) prinsip di atas
ditunjukkan di dalam Lampiran 1.

3.2.3 Definisi

Definisi istilah boleh dirujuk terus di lampiran Definisi Singkatan Perkataan dan
Para 4 di setiap Prosedur Kualiti (PK).

SEKSYEN 4

BAHAGIAN 4 : DASAR SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK )

4.1. Keperluan Am

SPSK Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor diwujud, dilaksana, didokumen,

dan dikemas kini serta diselenggarakan dengan cara yang sistematik. Ia juga
memberi tumpuan kepada penambahbaikan secara berterusan terhadap
keberkesanan PdPc di sekolah rendah dan menengah selaras dengan kehendak MS
ISO 9001:2008.

a. Merancang dan melaksanakan proses-proses yang terlibat dalam PdPc ;

b. Menentukan turutan dan hubung kait antara proses-proses ini di Lampiran 1;

c. Menentukan kriteria dan kaedah bagi menilai keberkesanan operasi serta

kawalan ke atas proses-proses tersebut bagi memastikan keberkesanannya;

d. Menyediakan sumber dan maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan dan

pemantauan proses-proses tersebut;

e. Memantau dan menilai proses-proses melalui audit dalam, kajian semula

pengurusan, aduan dan maklum balas pelanggan serta pemantauan oleh
pegawai-pegawai yang dipertanggungjawabkan;

f. Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian

matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke
atas proses-proses tersebut.

4.2. Keperluan Dokumentasi

Pelaksanaan SPSK adalah berasaskan kepada 4 peringkat dokumen iaitu :-

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 10
 Manual Kualiti
a) Manual Kualitii;

b) Prosedur Kualiti;

c) Rekod Kualiti;

d) Dokumen Sokongan.

a) Manual Kualitii

Manual Kualitii adalah dokumen asas yang mengandungi dasar dan objektif
kualiti di Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor. Penerangan ringkas
mengenai SPSK termasuk bagaimana seksyen-seksyen dalam Standard MS ISO
9001:2008 dipatuhi.

b) Prosedur Kualiti

Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menggariskan tujuan dan proses kerja bagi
melaksanakan segala aktiviti pengurusan dan operasi SPSK di Sekolah Rendah /
Menengah Negeri Johor.

c) Rekod Kualiti

Rekod Kualiti adalah dokumen yang menjadi bukti pematuhan SPSK.

Struktur dokumen kualiti ini digambarkan oleh Rajah 1 berikut :-

RAJAH 1 :- HIERARKI DOKUMENTASI

Menerangkan
Dasar dan objektif kualiti
Sistem Pengurusan Kualiti mengikut seksyen-seksyen
MANUAL dalam Standard MS ISO 9001:-2008 dan dasar
KUALITI mengenainya

Menerangkan
Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan Sistem
PROSEDUR
KUALITI Pengurusan Kualiti

Menerangkan
REKOD KUALITI DAN Bukti pematuhan SPSK yang diamalkan
DOKUMEN Dokumen yang menyokong pelaksanaan SPSK
SOKONGAN seperti Surat Pekeliling, Arahan Perbendaharaan
dan Garis Panduan

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 11
 Manual Kualiti

d) Dokumen Sokongan
Dokumen Sokongan adalah dokumen yang menjadi rujukan dan panduan serta
perlu dipatuhi dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti yang telah didokumenkan dalam
dokumen kualiti.

4.3 Kandungan Dalam Manual Kualitii

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor perlu menyediakan Manual Kualitii yang
mengandungi perkara-perkara berikut :-

a. Dasar dan Objektif Kualiti;

b. Skop pelaksanaan SPSK;

c. Penjelasan pengecualian aplikasi (exclusion) dalam pematuhan MS ISO 9001:2008;

d. Rujukan kepada Prosedur-prosedur Kualiti dan dokumen sokongan dalam SPSK;

e. Huraian tentang prinsip-prinsip dalam merancang, melaksana, memantau dan

menilai SPSK;

f. Proses-proses yang dikenal pasti di dalam pelaksanaan SPSK.

Dokumen Berkaitan

Manual Kualiti
PK01 hingga PK17

4.4 Kawalan Dokumen

Dokumen kualiti yang dikawal di dalam SPSK ialah :-

a. Manual Kualitii;

b. Prosedur Kualiti;

c. Rekod Kualiti;

d. Dokumen Sokongan.

Dokumen-dokumen ini dikawal melalui cara berikut:-

a. Dokumen baru

i. Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualitii, Prosedur Kualiti,
Rekod Kualiti dan Dokumen Sokongan;

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 12
 Manual Kualiti

ii. Wakil Pengurusan adalah bertanggungjawab memastikan dokumen-dokumen

kualiti yang dirujuk dalam SPSK adalah yang terkini dan ditempatkan di lokasi
yang mudah dirujuk oleh mereka yang terlibat. Dokumen kualiti yang disimpan
secara elektronik perlu disokong oleh sistem back-up;

iii. Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan hendaklah diluluskan
oleh Pengarah Pendidikan Johor;

iv. Setiap keluaran Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan
diberikan identifikasi dan dicatatkan nombor keluaran, tarikh keluaran, nombor
pindaan, tarikh pindaan dan tarikh kuatkuasa. Pemegang dokumen dan
nombor salinan dokumen dikenal pasti melalui Senarai Edaran. Senarai
Edaran diselenggarakan oleh Pengurus Kualiti Negeri;

v. Dokumen-dokumen kualiti hanya diedarkan kepada pemegang-pemegang

dokumen yang disenaraikan dalam Senarai Edaran dan dokumen-dokumen ini
dicap dengan DOKUMEN TERKAWAL, manakala dokumen kualiti yang perlu
diedarkan kepada pihak lain selain daripada pemegang di dalam Senarai
Edaran adalah diklasifikasikan semula sebagai dokumen tidak terkawal.
Dokumen tersebut akan dicap sebagai SALINAN TIDAK TERKAWAL di
penjuru sebelah kanan atas. Dokumen tersebut tidak akan terlibat di dalam
sebarang pindaan untuk dikemas kini;

vi. Satu Senarai Induk Dokumen Kualiti dalaman dan luaran, yang mengandungi
semua dokumen kualiti yang digunakan dalam SPSK dan status terkini,
disediakan. Senarai ini dikemas kini dari masa ke semasa apabila berlaku
perubahan ke atas status dokumen-dokumen tersebut;

vii. Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor menyediakan Dokumen Kualiti

dalam bentuk bercetak.

b. Pindaan Dokumen

i. Setiap anggota boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen kualiti.

Cadangan pindaan mesti dikemukakan kepada Wakil Pengurusan dengan
menggunakan Borang Cadangan Pindaan;

ii. Sebarang pindaan ke atas Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen
Sokongan hendaklah mendapat kelulusan Pengarah Pendidikan Johor;

iii. Semua pindaan yang dibuat dicatatkan di dalam rekod pindaan;

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 13
 Manual Kualiti
iv. Pindaan ke atas Manual Kualitii dibuat dengan menggantikan muka surat yang
terlibat dengan pindaan, nombor pindaan ditambah dan tarikh kuat kuasa yang
baru akan diberikan. Bagi pindaan yang melebihi 50%, keseluruhan dokumen
digantikan dengan nombor keluaran ditambah dan tarikh kuatkuasa baru
diberikan;

v. Pindaan ke atas Prosedur Kualiti dibuat dengan menggantikan keseluruhan

dokumen dan nombor keluaran ditambah serta tarikh kuat kuasa baru
diberikan;

vi. Dokumen-dokumen yang telah dipinda diedarkan kepada pemegang

pemegang dokumen;

vii. Pemegang dokumen bertanggungjawab memasukkan semua pindaan dan

mengeluarkan dokumen yang tidak terpakai serta memusnahkannya.

c. Pengurusan Dokumen

Pengurus Dokumen Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor ialah

Pengurus Kualiti Negeri Johor yang dilantik oleh Pengarah Pendidikan Johor.
Tugas pengurus dokumen ialah menyelenggara naskhah dokumen induk,
menyelaras pindaan dokumen, senarai edaran dokumen dan penyimpanan
yang dikenal pasti dalam setiap Prosedur Kualiti.

Dokumen Berkaitan
PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen Dan Rekod

4.5 Kawalan Rekod

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor hendaklah mewujudkan dan

menyelenggarakan satu prosedur berhubung Pengurusan Rekod Kualiti. Senarai Induk
bagi rekod kualiti diwujudkan untuk kemudahan pengendalian dan pengesanan rekod.
Had masa penyimpanan dikenal pasti dan rekod kualiti disimpan dengan selamat dalam
fail-fail atau folder atau buku tertentu yang mudah dibaca dan dirujuk semula. Jika
rekod disimpan secara elektronik, satu sistem sokongan (back up) bagi rekod-rekod
berkenaan hendaklah disimpan secara sistematik untuk rujukan sebagai bukti objektif
kepada aktiviti-aktiviti kualiti. Pelupusan rekod-rekod kualiti dibuat mengikut Surat
Pekeliling Am Bil. 1/1997.

Dokumen Berkaitan
PK12 :- Pengurusan Kawalan Dokumen dan Rekod

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 14
 Manual Kualiti
SEKSYEN 5

BAHAGIAN 5 : TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5.1. Komitmen Pengurusan

Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor komited dalam
membangun, melaksana dan menambahbaik secara berterusan keberkesanan SPSK
dengan cara:-
a. Komunikasi kepada semua kakitangan tentang pentingnya memenuhi kehendak
pelanggan serta mematuhi peraturan dan undang-undang;

b. Mewujudkan dasar kualiti;

c. Mewujudkan objektif-objektif kualiti;

d. Menjalankan Kajian Semula Pengurusan;

e. Memastikan penyediaan sumber-sumber yang mencukupi.

5.2. Tumpuan Kepada Pelanggan

Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor

bertanggungjawab memastikan kehendak pelanggan sekolah dikenal pasti dan
dipenuhi dengan tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan. Piagam Pelanggan
disediakan bagi menentukan tahap perkhidmatan yang diberikan. Prestasi SPSK
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor diukur melalui penilaian ke atas
kepuasan pelanggan. Saluran untuk menerima cadangan dan aduan pelanggan bagi
menilai tahap kepuasan pelanggan disediakan melalui perjumpaan dan perbincangan
dengan ibu bapa, masyarakat dan stakeholder (mengikut kesesuaian).

Dokumen Berkaitan
PK08 Pengurusan Aduan Pelanggan

5.3. Dasar Kualiti

Dasar Kualiti Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor adalah untuk menyediakan
PdPc yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan selaras dengan dasar dan
Falsafah Pendidikan Kebangsaan melalui pelaksanaan SPSK. Dasar ini akan disebar
luas kepada seluruh warga sekolah dan akan dikaji semula dari masa ke semasa
mengikut kesesuaian dan kehendak Kementerian Pendidikan Malaysia.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 15
 Manual Kualiti
5.4. Perancangan

5.4.1. Objektif Kualiti SRNJ / SMNJ

Pihak pengurusan atasan akan memastikan objektif kualiti termasuk

keperluan-keperluan proses PdPc diwujudkan pada setiap tahap dan bagi
setiap fungsi di sekolah. Bagi tujuan ini pihak sekolah akan:--
a. Melaksanakan sepenuhnya PdPc yang dijadualkan dalam program
sekolah;

b. Memastikan program peningkatan akademik murid dilaksanakan secara

berterusan.

5.4.2. Perancangan SPSK

Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan

memastikan:--

a. Perancangan SPSK dilaksanakan seperti mana yang didokumenkan dan

objektif kualiti yang ditetapkan dapat dicapai. Perancangan SPSK akan
mengambil kira perkara-perkara berikut:--

i. Kemahiran dan pengetahuan guru-guru;

ii. Sumber yang diperlukan seperti kewangan dan infrastruktur;

iii. Dokumen yang perlu bagi melaksanakan SPSK serta rekod-rekod

hasil daripadanya;

iv. Sebarang perubahan kepada SPSK ini adalah terancang dan akan
dipatuhi.

b. SPSK kekal kukuh walaupun berlaku perubahan dalam organisasi.

Sekiranya perubahan dalam organisasi menyebabkan perubahan kepada
SPSK yang telah didokumenkan, perubahan tersebut akan didokumenkan.

5.5. Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi

5.5.1. Tanggungjawab dan Kuasa

Pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan

memastikan tanggungjawab dan kuasa adalah jelas. Pengarah Pendidikan
Johor boleh mengarahkan mana-mana pegawai atau guru yang dilantik
sebagai Wakil Pengurusan, Pengurus Kualiti atau Ketua Juruaudit dalam

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 16
 Manual Kualiti
melaksanakan tugas, kuasa dan tanggungjawab untuk disebarkan kepada
semua staf dalam organisasi masing-masing.

5.5.2. Wakil Pengurusan

Wakil Pengurusan mempunyai tanggungjawab berikut :-

a. Mewujud, melaksana dan menyelenggarakan SPSK yang memenuhi

kehendak, matlamat dan objektif selaras dengan keperluan MS ISO
9001:2008;

b. Melaporkan kemajuan dan keberkesanan pelaksanaan SPSK dan

sebarang keperluan penambahbaikan;

c. Berurusan dengan pihak-pihak luar mengenai perkara-perkara berkaitan

dengan SPSK sekolah;

d. Memastikan aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan kesedaran terhadap

keperluan pelanggan sentiasa dilaksanakan di kalangan anggota
organisasi yang terlibat dalam pelaksanaan SPSK.

5.5.3. Komunikasi Dalaman

Pihak pengurusan atasan akan memastikan komunikasi di organisasi adalah

berkesan melalui:-

a. Mesyuarat;

b. Sesi taklimat dan perbincangan;

c. Papan kenyataan;

d. Maklum balas pelanggan;

e. Memo dalaman;

f. Perhimpunan.

5.6. Kajian Semula Pengurusan

5.6.1. Am

Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab mengadakan mesyuarat kajian

semula pengurusan sekurang-kurangnya SEKALI setahun. Kajian semula ini
perlu dilaksanakan bagi memastikan SPSK Sekolah Rendah / Menengah
Negeri Johor sentiasa berkesan dalam memenuhi semua keperluan yang

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 17
 Manual Kualiti
telah ditetapkan. Mesyuarat dipengerusikan oleh Pengurus Kualiti Negeri
Johor dan minit mesyuarat akan dicatat oleh ahli mesyuarat yang dilantik
secara giliran. Rekod-rekod Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan akan
diselenggara mengikut kehendak Seksyen 4.2.4.

5.6.2. Input Kepada Kajian Semula Pengurusan

Agenda Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan merangkumi:-

a. Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti;

b. Penemuan Audit Dalam;

c. Aduan dan Maklum balas Pelanggan;

d. Laporan berkaitan dengan prestasi proses penyediaan dan penyampaian

produk atau perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang
ditetapkan;

e. Laporan status tindakan pembetulan dan pencegahan;

f. Tindakan susulan ke atas Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang

lepas;

g. Perubahan yang boleh memberi kesan kepada SPSK;

h. Cadangan penambahbaikan.

Dokumen Berkaitan
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
PK17 :- Kajian Semula Pengurusan

5.6.3. Hasil Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab mengambil tindakan ke atas

keputusan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan berkaitan dengan:-

a. Peningkatan keberkesanan SPSK dan proses prosesnya;

b. Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan;

c. Sumber-sumber yang disediakan.

Keputusan-keputusan hasil daripada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

hendaklah disampai dan dimaklumkan kepada anggota organisasi. Semua
rekod Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan disimpan dan diselenggara.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 18
 Manual Kualiti
Dokumen Berkaitan
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

SEKSYEN 6

BAHAGIAN 6 : PENGURUSAN SUMBER

6.1. Bekalan Sumber

Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab untuk mengenalpasti, merancang dan

berusaha mendapatkan sumber yang mencukupi untuk melaksanakan proses
pengurusan berkualiti termasuk:-

a. Mendapatkan bilangan staf yang mencukupi;

b. Staf yang terlatih;

c. Pengagihan peruntukan kewangan yang mencukupi;

d. Peralatan infrasruktur sekolah yang sesuai;

e. Persekitaran kerja yang kondusif.

Dokumen Berkaitan
PK02 - Pengurusan Jadual Waktu
PK10 Pengurusan Perkembangan Staf
PK11 Pengurusan Perolehan / Pembelian

6.2. Sumber Manusia

6.2.1. Am

Pihak pengurusan atasan organisasi akan menentukan dengan PPD, berusaha

menyediakan staf yang kompeten berdasarkan opsyen, latihan, kemahiran dan
pengalaman yang sesuai dari masa ke semasa dalam memastikan proses
perkhidmatan di sekolah mengikut piawaian kualiti yang ditetapkan.

6.2.2 Kompetensi, kesedaran dan latihan

Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor hendaklah:-

a. Menentukan opsyen dan latihan guru mencukupi untuk menjalankan tugas-tugas

yang memberi kesan kepada kualiti PdPc;

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 19
 Manual Kualiti
b. Memberi latihan atau mengambil inisiatif untuk memenuhi keperluan PdPc;

c. Menilai keberkesanan inisiatif yang diambil untuk memenuhi keperluan PdPc

yang berkesan;
d. Memastikan anggota organisasi sedar akan kepentingan tugas masing-masing
dan bagaimana mereka menyumbang untuk mencapai objektif kualiti PdPc.

e. Menyelenggara rekod-rekod pendidikan, latihan, pengetahuan dan kemahiran

(Seksyen 4.2.4.).

Dokumen Berkaitan
PK10 Pengurusan Perkembangan Staf
PK04 Pengurusan Pencerapan

6.3. Infrastruktur

Pihak pengurusan atasan organisasi hendaklah menentukan, menyediakan dan

menyelenggara infrastruktur yang diperlukan bagi mencapai kualiti perkhidmatan
yang ditetapkan. Infrastruktur ini merangkumi:-

a. Bilik darjah dan kemudahan yang berkaitan;

b. Peralatan yang meliputi perkakasan dan perisian;

c. Kemudahan komunikasi.

Dokumen Berkaitan
PK11 - Pengurusan Perolehan dan Pembelian

6.4. Persekitaran Kerja

Pengurusan atasan organisasi akan mewujud, mengurus dan memastikan

persekitaran tempat kerja memenuhi kepuasan hati staf, memotivasi dan
menghasilkan suasana kerja yang kondusif bagi menyokong kepada penghasilan
proses P dan P yang berkualiti.

Dokumen Berkaitan
PK10 - Pengurusan Perkembangan Staf

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 20
 Manual Kualiti
SEKSYEN 7

BAHAGIAN 7: PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN PEMBELAJARAN

DAN PEMUDAHCARAAN (PdPc)

7.1. Perancangan Bagi Penghasilan Perkhidmatan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan merancang dan menyediakan

kaedah untuk mengurus dan melaksanakan proses PdPc dengan berkesan selaras
dengan Falsafah Pendidikan Kebangsaan. Perancangan ini merangkumi :-

a. Penetapan objektif kualiti dan keperluan PdPc berpandukan pekeliling berkaitan;

b. Mewujudkan proses-proses, dokumen dan sumber-sumber yang diperlukan;

c. Penyediaan kriteria bagi tujuan menjalankan pemantauan, pencerapan,

peperiksaan dan penilaian yang perlu bagi mewujudkan PdPc yang berkesan;

d. Penyelenggaraan rekod-rekod kualiti sebagai bukti pematuhan kepada keperluan

SPSK.

Dokumen Berkaitan
Manual Kualitii
PK01 hingga PK17

7.2. Proses-Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan

7.2.1. Menentukan Keperluan-Keperluan Perkhidmatan Yang Hendak

Disampaikan.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan proses

PdPc mematuhi pekeliling Kementerian Pendidikan Malaysia dari masa ke
semasa.

Dokumen Berkaitan
Manual Kualitii
PK01 hingga PK17

7.2.2. Semakan Semula Ke Atas Keperluan-Keperluan Perkhidmatan Yang

Hendak Disampaikan.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menyemak semula

keperluan PdPc yang akan dilaksanakan. Penyemakan ini dilakukan sebelum
organisasi membuat komitmen untuk melaksanakan PdPc kepada murid-
murid. Organisasi akan memastikan :-

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 21
 Manual Kualiti
a. Semakan semula keperluan PdPc dipenuhi;

b. Sebarang perbezaan akan diselesaikan terlebih dahulu sebelum sesi

persekolahan bermula;

c. Organisasi mempunyai keupayaan untuk memenuhi semua keperluan

PdPc yang dikenal pasti dalam proses pelaksanaan PdPc kepada murid-
murid.

Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17

7.2.3. Komunikasi Dengan Pelanggan.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan dan

melaksanakan kaedah berkomunikasi secara berkesan dengan murid, ibu
bapa, masyarakat setempat dan pihak atasan mengenai:-

a. Maklumat berkaitan PdPc yang dilaksanakan;

b. Sebarang pertanyaan dan kemusykilan serta pindaan;

c. Maklum balas pelanggan termasuk aduan pelanggan.

Kaedah Komunikasi dengan pelanggan dilakukan melalui:-

a. Surat menyurat

b. Teknologi Maklumat dan Komunikasi ( ICT )

7.3. Reka Bentuk Dan Pembangunan Proses.

Seksyen ini tidak digunapakai kerana reka bentuk kurikulum sekolah telah
disediakan oleh Bahagian Perkembangan Kurikulum.
(Seksyen ini dikecualikan dalam skop pelaksanaan )

7.4. Perolehan

7.4.1. Proses Perolehan / Pembelian.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan proses

Perolehan dan Pembelian mematuhi Arahan Perbendaharaan.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 22
 Manual Kualiti
Dokumen Berkaitan
PK11 - Pengurusan Perolehan / Pembelian

7.4.2. Maklumat Perolehan/Pembelian.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan ciri-ciri bahan

dan perkhidmatan yang bakal diperolehi di samping mengenal pasti pembekal
di mana berkaitan di dalam pembelian bahan dan perkhidmatan. Pembekal
perlu mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan oleh pihak organisasi atau
PPD atau JPN atau KPM.

7.4.3. Verifikasi Ke Atas Bahan & Perkhidmatan Yang Diperolehi.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan ciri-ciri bahan

dan melaksanakan pemeriksaan bagi memastikan bahan dan perkhidmatan
mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan oleh organisasi atau PPD atau JPN
atau KPM.

Dokumen Berkaitan
PK11 - Pengurusan Perolehan / Pembelian

7.5. Proses Penyediaan P dan P.

7.5.1. Kawalan Ke Atas Proses Penyediaan PdPc.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan merancang dan

melaksanakan proses PdPc kepada pelanggan secara terkawal dengan
memastikan perkara-perkara berikut :-

a. Ada maklumat yang menerangkan dengan jelas ciri-ciri PdPc yang hendak
disampaikan;

b. Arahan kerja. (ikut keperluan);

c. Penggunaan Bahan Bantu Mengajar (BBM) yang sesuai;

d. Instrumen pemantauan dan pengukuran tahap pencapaian disediakan;

e. Pelaksanaan sistem pemantauan dan penilaian.

Dokumen Berkaitan
Manual Kualitii Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor
PK01 hingga PK17

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 23
 Manual Kualiti
7.5.2. Kesahan Proses Penyediaan dan Penyampaian P dan P Kepada
Pelanggan.

Sekolah akan membuat kesahan ke atas proses PdPc untuk menghasilkan

PdPc yang berkesan dengan :-

a. Menentukan kriteria bagi tujuan semakan dan kelulusan untuk proses

PdPc dilaksanakan dalam perkhidmatan;

b. Memastikan peralatan dan personel yang sesuai;

c. Penggunaan kaedah dan prosedur yang sesuai untuk proses PdPc;

d. Mewujud dan menyelenggarakan rekod dan dokumentasi PdPc;

e. Mengesah semula ( Revalidation).

Dokumen Berkaitan
PK03 Pengurusan PdPc
PK02 Pengurusan Jadual Waktu
PK04 Pengurusan Pencerapan
PK05 Pengurusan Peperiksaan
PK13 Pengurusan Bimbingan

7.5.3. Identifikasi Dan Kemudahkesanan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan mewujudkan (mengikut

kesesuaian) kaedah identifikasi dan kemudahkesanan yang sesuai. Rekod-
rekod yang berkaitan akan dikawal.

Dokumen Berkaitan
Manual Kualitii
PK01 hingga PK17

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 24
 Manual Kualiti
7.5.4. Harta Hak Milik Pelanggan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan mengawal ke atas harta

hak milik pelanggan dengan cara mengenal pasti, mengesahkan dan
menjaganya dengan selamat.

7.5.5. Pemuliharaan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan sebarang

bahan dan peralatan organisasi akan dikendali, dikenal pasti, dijaga,
dipulihara dan disimpan.

Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17

7.6. Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan.

Seksyen ini tidak digunakan kerana organisasi tidak mempunyai peralatan yang
memerlukan pengukuran dan pemantauan.

SEKSYEN 8

BAHAGIAN 8: PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN

PENAMBAHBAIKAN

8.1. Am

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan merancang dan melaksanakan

proses pemantauan, pengukuran, penganalisisan serta penambahbaikan yang
diperlukan bagi :-

a. Membuktikan pelaksanaan proses PdPc menepati keperluan yang ditetapkan;

b. Memastikan keperluan SPSK dipatuhi;

c. Membuat penambahbaikan yang berterusan dan menyeluruh secara berkesan ke

atas SPSK.

Kaedah-kaedah yang bersesuaian digunakan bagi tujuan pemantauan, pengukuran

dan penganalisisan ke atas keberkesanan SPSK.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 25
 Manual Kualiti
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17

8.2 Pemantauan dan pengukuran

8.2.1. Kepuasan Pelanggan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memantau maklumat

berhubung persepsi pelanggan terhadap perkhidmatan bagi memenuhi
keperluan pelanggan. Kaedah yang sesuai akan ditentukan bagi mendapatkan
maklumat daripada pelanggan. Maklumat kepuasan pelanggan akan
diperolehi melalui:-

a. Aduan pelanggan;

b. Audit dalam;

c. Keputusan mesyuarat dengan wakil pelanggan;

d. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;

e. Peti Cadangan.

Dokumen Berkaitan
PK 08 Pengurusan Aduan Pelanggan
PK 14 Pengurusan Audit Dalam
PK 17 - Kajian Semula Pengurusan

8.2.2. Audit dalam

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menjalankan Audit Dalam

mengikut jadual yang telah ditetapkan bagi memastikan sama ada SPSK :-

a. Mematuhi apa yang dirancangkan seperti dalam keperluan Standard

Kualiti dan keperluan SPSK yang telah diwujudkan oleh organisasi;

b. Telah dilaksana dan diselenggarakan secara berkesan.

Program audit yang dirancang akan mengambil kira perkara berikut:-

a. Audit Dalam dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun bagi

mengesahkan kerja-kerja mengikut prosedur dan memastikan
keberkesanan SPSK.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 26
 Manual Kualiti
b. Wakil Pengurusan / Jawatankuasa Kualiti bertanggungjawab untuk
merancang dan menjadualkan Audit Dalam. Perancangan dan jadual
audit perlu mengambil kira:-

i. Status keberkesanan pelaksanaan;

ii. Kepentingan status yang akan diaudit;

iii. Keputusan audit yang lepas.

c. Audit Dalam dijalankan oleh individu yang dipertanggungjawabkan dan

tidak terlibat dengan aktiviti yang diaudit.

d. Pihak yang diaudit perlu mengambil tindakan pembetulan dan

pencegahan ke atas ketidakakuran yang ditemui oleh juru audit;

e. Audit Susulan akan dijalankan bagi memastikan tindakan pembetulan dan

pencegahan ke atas ketidakakuran yang ditemui telah dilaksanakan
dengan berkesan;

f. Laporan audit disediakan selepas audit dijalankan dan hendaklah

dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

Dokumen Berkaitan
PK 14 Pengurusan Audit Dalam
PK15 Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Tidak Akur
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan Dan Penambahbaikan

8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menjalankan pemantauan

dan pengukuran ke atas proses bagi mengukur kesesuaian SPSK.
Pengukuran ini dibuat melalui:-

a. Audit Dalam;

b. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;

c. Aduan dan Maklum Balas Pelanggan.

Sekiranya proses yang dilaksanakan tidak dapat menghasilkan output yang

dirancang, tindakan pembetulan akan diambil dengan serta merta.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 27
 Manual Kualiti
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17

8.2.4. Pemantauan dan Pengukuran Proses-Proses PdPc .

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memantau dan mengukur

proses-proses PdPc bagi memenuhi keperluan yang ditetapkan. Pemantauan
dan pengukuran ini dibuat mengikut tahap yang sesuai. Rekod-rekod
mengenai pemantauan dan pengukuran disimpan dan diselenggara seperti
Seksyen 4.2.4.

Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17

8.3. Kawalan Ke Atas Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang

Ditetapkan.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan perkhidmatan yang

tidak menepati keperluan dikawal melalui aktiviti pemantauan dan pengukuran.
Pemantauan dan pengukuran akan dilaksanakan di semua peringkat dalam proses
PdPc di organisasi. Proses perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang
ditetapkan akan ditentukan statusnya dan diasingkan berdasarkan prosedur tindakan
pembetulan yang berkuat kuasa. Pihak organisasi akan mengambil tindakan
pembetulan perkhidmatan yang tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan seperti
berikut :-

a. Proses perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan PdPc akan diasingkan.

b. Alatan atau bahan yang tidak memenuhi spesifikasi tidak akan digunakan bagi
tujuan asalnya.

c. Rekod-rekod berkaitan produk yang tidak memenuhi keperluan akan disimpan

dan diselenggara. ( Seksyen 4.2.4)

Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 28
 Manual Kualiti
8.4. Analisis Data

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan, mengumpul dan

menganalisis data yang perlu untuk menunjukkan kesesuaian serta keberkesanan
Sistem Pengurusan Kualiti. Penilaian dan penambahbaikan yang menyeluruh ke
atas SPSK boleh dibuat. Analisis ini akan meliputi data yang dihasilkan daripada
pemantauan, pengukuran dan sumber-sumber lain yang bersesuaian.
Penganalisisan data akan memberi maklumat berkaitan dengan:-

a. Kepuasan pelanggan ( Seksyen 8.2.1);

b. Memenuhi objektif PdPc ( Seksyen 7.2.1);

c. Ciri-ciri dan arah aliran proses PdPc serta ruang untuk Tindakan

Pencegahan;

d. Prestasi pembekal.

Analisis Data akan dijalankan seperti di bawah.

Jenis Data Kekerapan Tanggungjawab Kaedah

a. Kepuasan Pelanggan Setiap 6 bulan Pengurusan Deskriptif
b. Pencapaian Objektif
Setahun Sekali Pengurusan Deskriptif
Kualiti
c. Ciri-ciri dan arah aliran
Setahun Sekali Pengurusan Deskriptif
proses dan perkhidmatan
d. Prestasi Pembekal Setahun Sekali Pengurusan Deskriptif
Setahun Sekali
e. Perkembangan Staf Pengurusan Deskriptif
Berdasarkan aktiviti

Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17

8.5. Penambahbaikan

8.5.1. Penambahbaikan yang berterusan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan membuat penambahbaikan yang

berterusan dan menyeluruh ke atas keberkesanan SPSK melalui:-

a. Dasar Kualiti;

b. Objektif Kualiti;

c. Analisis Data;

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 29
 Manual Kualiti
d. Laporan Audit Dalam;.

e. Tindakan Pembetulan;

f. Tindakan Pencegahan;

g. Kajian Semula Pengurusan;

h. Cadangan daripada pelanggan;

i. Penanda aras ( bench marking).

Dokumen Berkaitan
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

8.5.2. Tindakan Pembetulan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan mengambil tindakan untuk

menghapuskan punca ketidakpatuhan supaya tidak berlaku lagi. Tindakan-
tindakan pembetulan hendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan
yang ditemui. Prosedur yang didokumenkan bertujuan untuk :-

a. Mengkaji semula ketidakakuran termasuk aduan pelanggan;

b. Menentukan sebab-sebab ketidakakuran;

c. Mengetahui sejauh mana tindakan yang perlu diambil supaya

ketidakakuran tidak berulang;

d. Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan;

e. Merekod hasil tindakan yang telah diambil;

f. Mengkaji semula tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan.

Dokumen Berkaitan
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

8.5.3. Tindakan Pencegahan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan tindakan bagi

menghapuskan punca-punca ketidakakuran bagi tujuan mencegah masalah
berulang. Tindakan pencegahan hendaklah bersesuaian dengan kesan dan
masalah-masalah yang dijangka. Prosedur tindakan pencegahan akan
diwujudkan meliputi perkara-perkara berikut :-

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 30
 Manual Kualiti
a. Menentukan kemungkinan ketidakakuran dan punca-puncanya;

b. Menilai keperluan untuk tindakan bagi memastikan ketidakakuran tidak

berulang;

c. Menentu dan melaksana tindakan yang diperlukan;

d. Merekod tindakan-tindakan yang dilaksanakan (Seksyen 4.2.4.);

e. Merekod, menyimpan dan menyelenggara hasil tindakan pencegahan;

f. Mengkaji semula tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan.

Dokumen Berkaitan
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 31
 Manual Kualiti
Lampiran 1
Pemetaan Proses
Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti Negeri Johor
(Pengurusan PdPc )

Pelanggan

Penyediaan Sumber
Pengurusan Pembelajaran dan
Pemudahcaraan
6.1:- Bekalan Sumber
7.2 :- Proses Berkaitan Dengan Pelanggan

Pengurusan Latihan Perancangan

Perkhidmatan

6.2:- Sumber Manusia 7.1 :-Perancangan Penyampaian Perkhidmatan

7.5.2.:-Penyediaan Proses PdPc

Perkhidmatan 6.4 :-Persekitaran kerja

Perolehan Yang Diberikan 7.5.3:-Identifikasi & Kemudahkesanan
8.2.3:-Pemantauan & Pengukuran
6.3:- Infrastruktur 8.2.4:-Pemantauan & Pengukuran PdPc
6.4:- Persekitaran Kerja 8.3 :-Kawalan Perkhidmatan Yang
Tidak Akur
7.4:- Perolehan

Kawalan Penrekodan &

Penyimpanan Maklumat

7.5.1 :- Kawalan Proses Penyediaan 4.2.3 :- Kawalan Dokumen

PdPc 4.2.4 :- Kawalan Rekod
7.5.3 :- Identifikasi Dan Kemudahkesanan
8.2.4 :- Pemantauan dan Pengukuran
8.3 :- Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur Pelanggan

5.2. :-Aduan Pelanggan

Umum 7.2. :-Proses Berkaitan Dengan Pelanggan
4.1 :-Keperluan Am 7.5.4. :-Harta Hak Milik Pelanggan
4.2 :-Keperluan Dokumentasi 8.2.2. :-Audit Dalam
5.5 :-Tanggungjawab, Kuasa & Komunikasi 5.6. :-Kajian Semula Pengurusan
7.1 :-Penyampaian Perkhidmatan
8.1 :-Pengukuran, Penganalisisan & Penambahbaikan
8.4 :-Analisa Data Analisis &
8.2.1 :-Kepuasan Pelanggan Penambahbaikan

Pengecualian 8.5 :- Penambahbaikan

7.3 :- Reka Bentuk Dan Pembangunan Proses

7.6 :- Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran Dan Pemantauan

Catatan :- Aliran Kerja/Proses

Interaksi

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 | 32
 Manual Kualiti

Lampiran 2
CARTA ORGANISASI
SEKOLAH RENDAH / MENENGAH NEGERI JOHOR (CONTOH)

PENGETUA/GURU BESAR

GURU PENOLONG KANAN GPK PETANG GPK HEM GURU PENOLONG KANAN
(Pentadbiran) (Kokurikulum)
GURU BIMBINGAN
DAN KAUNSELING

Kurikulum Pentadbiran SPBT Keselamatan Unit Beruniform Majlis Sukan

Ketua Bidang Perjawatan Kantin Biasiswa Kelab Permainan Persatuan / Kelab

Ketua Panitia Kewangan Koperasi Kesihatan/Kebajikan Penerbitan

Jadual Waktu Maklumat & Data B&K Disiplin

Pusat Sumber Bangunan Majlis Ketua Tingkatan Pendaftaran

Peperiksaan Peralatan/Perabot Data SRM P. Pencegahan Dadah

Carta Organisasi berbeza
SPKS MS ISO Staf Sokongan AJK Keceriaan Dakwah & Agama mengikut kesesuaian sekolah

Bilik Khas / Bengkel Perkembangan Staf Penyelia Tingatan Majlis Pencegahan

& Guru Kelas Jenayah
MBMMBI / 60:40 Pemantauan &
Pencerapan

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat | 33
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00