ANLISIS DE GESTIN DE COMPRAS

2016
UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS
(Universidad del Per, DECANA DE AMRICA)

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

Escuela Profesional de Administracin de Turismo

CUESTIONARIO:

Anlisis de Gestin De Compras

RESTAURANTE LA DAMA JUANA

BERMDEZ MIRANDA, Jefersson

SANTISTEBAN BANCES, Milagros
ZRATE CURINAMBE, Lucia
ZORRILLA CALAMPA, Ana

LIMA- PER

2016

2
Contenido
1. Nombre de la empresa ........................................................................................ 5

2. Descripcin del objeto social ............................................................................. 5

Misin ........................................................................................................................... 5

Visin ............................................................................................................................ 5

3. Estructura organizacional .................................................................................... 5

Organigrama ............................................................................................................. 6

4. Tiene departamento de compras? ................................................................ 7

5. Tienen objetivos y polticas dentro de su departamento/sistema de

compras? Cules son?.............................................................................................. 7

6. Dibuje el organigrama del departamento de compras. ............................. 9

7. Cmo influyen las compras directamente en esta empresa en el

incremento o decremento de las utilidades de la organizacin? ................... 9

8. Analizar, utilizando un diagrama de flujo, como se realiza el proceso de

compras en la empresa, describiendo las diferentes actividades e
involucrados. ............................................................................................................... 10

Evaluacin del proveedor .................................................................................... 10

Seleccionar al proveedor ..................................................................................... 11

Reevaluacin anual ............................................................................................... 12

9. Cmo clasifica la empresa las compras de producto, materia prima o

insumos? Utilizan la Matriz de Kraljic? (Si no utilizan la Matriz, proponga una
para la empresa) ........................................................................................................ 12

10. Se establecen cantidades mximas y mnimas para los productos a

la hora de realizar la compra? ................................................................................ 16

3
11. Qu recursos tecnolgicos poseen en la empresa para realizar las
compras y cmo influyen en el funcionamiento de ella? es decir, que
hardware, software, u otros elementos utilizan para esta funcin. ................ 16

12. Qu sistema de compras se utiliza en la Compaa? Por ejemplo,

compras sin Stock, con Stock, Son centralizadas, descentralizadas?
Explique ......................................................................................................................... 17

13. Explique los controles que utilizan para realizar sus compras ................ 17

14. Cmo seleccionan a sus proveedores? ................................................... 18

15. Cmo evalan a sus proveedores? .......................................................... 20

16. Han conseguido algn tipo de beneficio como resultado de la

negociacin con sus proveedores? (descuentos, etc.) Describa la relacin
con los proveedores. ................................................................................................. 22

17. Cmo planifican sus compras? Utilizan un Plan de Requerimiento

de Materiales?............................................................................................................. 23

18. Almacenan la mercanca comprada? Cmo funciona este

almacenaje? Qu tecnologa utilizan para esto? (Servicios de apoyo:
montacargas, estantera, etc.) ............................................................................... 27

19. Utilizan indicadores para medir la eficiencia de sus compras?

Cules? ....................................................................................................................... 28

4
1) Nombre de la empresa
La empresa elegida tiene por nombre La Dama Juana S.A.C.,
restaurante show turstico ubicado en la Av. Repblica de Panam
230, en el distrito de Barranco.

2) Descripcin del objeto social

La Dama Juana es un restaurante que busca celebrar al Per, sus
tradiciones, costumbres y riquezas culturales, artsticas y
gastronmicas. Ofrece una surtida carta y un variado y exquisito
buffet criollo que incluye tambin especialidades de las tres
regiones. Diariamente presenta un colorido show de danzas tpicas
en el que orgullosos danzantes muestran su arte.

Adems, ofrece el servicio de preparacin de alimentos por

encargo, siendo uno de sus clientes principales el Estado Peruano.

Misin
Dar a conocer al mundo la riqueza de la gastronoma del Per
desde una mirada contempornea.

Visin
Hacer que el mundo valore y haga suya la gastronoma peruana
como un producto de alta calidad, siendo uno de los lderes en el
mercado nacional.

3) Estructura organizacional
El restaurante cuenta con 51 trabajadores, los cuales se encuentran
distribuidos en la siguiente estructura organizacional:

5
 Organigrama

JUNTA GENERAL
DE ACCIONISTAS

GERENCIA
GENERAL

PLANIFICACIN DE
TESORERA
EVENTOS

INFORMTICA Y
TALENTO
USO DE
HUMANO
TECNOLOGA

GERENCIA DE GERENCIA
OPERACIONES ADMINISTRATIVA

REA DE REA DE
REA DE
REA DE COCINA REA DE SERVICIO CONTABILIDAD Y MARKETING Y
ABASTECIMIENTO
FINANZAS VENTAS

JEFE DE
CONTADOR
CHEF EJECUIVO MAITRE MERCADEO Y JEFE DE COMPRAS JEFE DE ALMACN
GENERAL
PUBLICIDAD

JEFE DE ZONA DE JEFE DE ZONA DE JEFE DE CAPITN DE AUXILIAR RELACIONISTA ANALISTA DE SUPERVISOR DE CONTRALOR DE
PUBLICISTA
FROS CALIENTES REPOSTERA MOZOS CONTABLE PBLICO COMPRAS CALIDAD INVENTARIOS

AYUDANTES DE AYUDANTES DE
REPOSTEROS MOZOS
COCINA COCINA

6
4) Tiene departamento de compras?
Tal como pudimos observar en el organigrama, el departamento de
compras existe y se encuentra ubicado dentro del rea de
Abastecimiento.

Esto se debe a la constante preocupacin de la direccin por

mantener, y en muchos casos mejorar, el nivel de calidad de los
insumos adquiridos. Adems, por la bsqueda de gestionar de
manera eficiente la adquisicin de los mismos.

5) Tienen objetivos y polticas dentro de su

departamento/sistema de compras? Cules son?

Los objetivos del departamento de compras son los siguientes:

Maximizar las utilidades mediante la reduccin de costos en

el proceso de compra, sin que los estndares de calidad se
vean afectados.
Proveer a las reas operativas correspondientes de los
insumos y materiales necesarios para la correcta realizacin
de sus tareas.
Contribuir con el trabajo de relaciones pblicas llevado a
cabo por la empresa, generando una imagen positiva en los
proveedores.

Adems, la empresa s cuenta con polticas de compras. Estas estn

avocadas a servir de gua para ejecutar una adecuada accin de
compra, garantizando la calidad de lo adquirido.

Encontramos entonces:

7
 Es responsabilidad de todos los colaboradores involucrados
directa o indirectamente en las actividades de compras,
resguardar en todo momento el buen nombre del restaurante,
estableciendo y preservando relaciones adecuadas con sus
proveedores.
La seleccin de proveedores debe ser realizada de manera
conjunta entre el Jefe de Compras, Chef Ejecutivo y Jefe de
Almacn.
Es indispensable promover una sana competencia entre los
proveedores para obtener el mximo valor agregado para el
negocio sin perder de vista el desarrollo de relaciones con
proveedores, de mutuo beneficio, de largo plazo.
El Analista de Compras es el encargado de realizar los pedidos
de los productos, y en caso de que no se encuentre, de manera
extraordinaria se encargar el Supervisor de Calidad.
Para realizar el pedido se utiliza el pedido a proveedores, que se
rellena exclusivamente por correo electrnico. Una vez relleno el
pedido a proveedores, el Analista de Compras debe firmarlo y
entregarlo al Jefe de almacn.
El personal encargado de interactuar en la adquisicin de los
insumos y materiales, debe celebrar contratos sin incurrir en
favoritismos de ninguna ndole.
Los compromisos y adelantos de dinero, se realizan
posteriormente a la entrega de garantas de fiel cumplimiento
de parte de los proveedores.
La verificacin del pedido es tarea del Jefe de Almacn y debe
ser realizada en presencia del Supervisor de Calidad
inmediatamente sea entregado.

8
 En el caso de que la mercanca se considere como No apta,
el Jefe de Almacn debe contactarse con el proveedor para
comunicrselo y efectuar la devolucin correspondiente.

6) Dibuje el organigrama del departamento de compras.

El departamento de compras est constituido de la siguiente
manera:

JEFE DE COMPRAS

SECRETARIA

ANALISTA DE SUPERVISOR DE
COMPRAS CALIDAD

7) Cmo influyen las compras directamente en esta

empresa en el incremento o decremento de las
utilidades de la organizacin?
Las compras bien realizadas benefician directamente al costo de
cada plato, por lo cual los precios de la carta permiten que el
restaurante sea competitivo frente a su competencia en ubicacin
y tipo de servicio ofrecido.

Estos precios de venta al pblico generan a la empresa una utilidad

suficiente para seguir creciendo y apuntar no solo a la mejora de lo
brindado, sino tambin a la apertura de nuevos locales.

9
 Esto va de la mano con la calidad de la oferta, lo cual contribuye a
la percepcin positiva de los clientes de la relacin calidad-precio
y la satisfaccin de sus expectativas.

8) Analizar, utilizando un diagrama de flujo, como se

realiza el proceso de compras en la empresa,
describiendo las diferentes actividades e involucrados.

Evaluacin del
proveedor

Aceptar Fin

Seleccionar Realizacin Pedido a

del pedido proveedores

Reevaluacin anual

Evaluacin del proveedor

El Jefe de Compras es el encargado de la evaluacin de los

proveedores del restaurante mediante los reportes suministrados por
el Supervisor de Calidad.

Ahora bien, para evaluar a los proveedores, este y el Analista de

Compras primero separan por grupos los insumos y materiales
requeridos por las caractersticas comunes que posean, ya que se

10
pueden conseguir a mejor precio en el mercado por mayoreo y
porque algunos productos de varios grupos pueden ser
suministrados por un mismo proveedor.

El segundo paso consiste en hacer un anlisis de los productos que

el restaurante requiere, es decir definir la calidad de los mismos.
Luego de esto, se realizan citas con prospectos a los cuales se les
manifiesta las necesidades del establecimiento.

Seleccionar al proveedor

Para la Seleccin de Proveedores se evala, adems de un buen

precio, los siguientes aspectos:

Honestidad, responsabilidad, puntualidad

Que tengan siempre existencia del producto
Que exista la posibilidad de financiamiento
Que nos puedan llevar el producto a nuestro restaurante o
que puedan preparar los pedidos para que los recojamos
cuando sea necesario
Que exista manera de tener una comunicacin con ellos.

Una vez que se seleccion al proveedor, los pedidos se realizan por

correo electrnico. Cuando se haya enviado el pedido a
proveedores, se imprime y se firma en seal de que la persona que
realiza el pedido da su visto bueno.

En un paso posterior, el pedido a proveedores pasa a manos del

Jefe de Almacn, quien lo conserva hasta la recepcin del pedido.
La verificacin de compras se realiza en conjunto entre el Jefe de
Almacn y el Supervisor de Calidad.

11
 Reevaluacin anual

Esta es realizada por el Gerente en base a determinados criterios

que favorezcan una evaluacin adecuada del desempeo de los
proveedores.

Estos criterios son:

Anlisis de los Plazos de Entregas: se verifica si el producto

comprado est disponible en el momento acordado, ni antes
ni despus.
Cumplimiento de estndar de especificaciones tcnicas: se
comprueba si el producto comprado alcanza el estndar
exigido.
Calidad del Servicio que presta: se analiza si la gestin del
proveedor ocasiona o no inconvenientes, cmo responde a
reclamos o solicitudes, etc.
Confiabilidad: demostracin de que lo suministrado es
confiable repetitivamente.

9) Cmo clasifica la empresa las compras de producto,

materia prima o insumos? Utilizan la Matriz de Kraljic?
(Si no utilizan la Matriz, proponga una para la
empresa)
El restaurante Dama Juana si utiliza una clasificacin para las
compras de modo que estas sean ms ordenadas y eficientes,
como:

Requerimientos diario

12
 Abarca todos los productos frescos que necesitan una
elaboracin inmediata o casi inmediata para que no
ocasionen mermas. Por ejemplo: carnes, verduras, pecados,
etc. Para este tipo de productos es necesario estipulas das
especficos de la semana para su abastecimiento, que varan
dependiendo del volumen de trabajo que tenga el
establecimiento.

Requerimientos peridicos
Comprenden todos los productos enlatados, secos,
congelados, harinas, pastas, etc., que en definitiva no
representan merma alguna, estos productos podrn
comprarse cada semana, cada 15 das o hasta cada es,
siempre y cuando se dispongo de almacenes o congeladores
adecuados para su almacenamiento; con base en el trabajo
disponible u el volumen de trabajo se podrn fijar fechas
especficas de compra.

Ellos si utilizan la matriz para realizar una adecuada gestin de su rea de

compras en aspectos como: el precio de los suministros, su porcentaje en
el precio final de venta, la rentabilidad y, por supuesto, el comportamiento
de sus precios en el mercado.

13
 TIPO DE PRODUCTO OBJETIVO ESTRATEGIAS ACCIONES
ESTRATGICO Satisfacer los Contar con un proveedor confiable Realizar controles mensuales a
que comercialice y transporte los los proveedores de estos
requerimientos de los
insumos con un estricto control de productos.
Insumos marinos comensales por el calidad. Realizar alianzas estratgicas
Mantener buenas relaciones con con nuestros proveedores.
consumo de platos
nuestro proveedor. Rotacin de los mens por los
marinos. tiempos de veda y
estacionales.
CUELLO DE BOTELLA Brindarle al consumidor Realizar contratos con los principales Realizar una buena evaluacin
proveedor de estas bebidas de los proveedores.
un producto de alta
alcohlicas. Asegurar el constante
Pisco, Ron, Whisky o calidad en nuestro bar. Mantener buenas relaciones con suministro de estos productos.
nuestro proveedor. Almacenar adecuadamente
Vodka
esta mercadera para evitar
mermas.
APALANCAMIENTO Compra de productos Contar con proveedores conocidos Conservar a nuestros
por la empresa que nos proveedores.
Insumos de Cocina de buena calidad a
proporcionan buenos precios. Analizar precios con los niveles
(carnes, lcteos, frutas precios razonables Contar con el equipamiento de calidad deseados.
necesario para el almacenamiento
etc.)
de estos productos.
RUTINARIO Reduccin de costos Realizar contratos con pocos Negociaciones continas en el
proveedores. precio de estos productos para
Conseguir descuento por volumen de actualizar los precios.
Productos de limpieza compras.

14
IMPACTO FINANCIERO Y COMPLEJIDAD COMER

PRODUCTO APALANCADO PRODUCTO ESTRATGICO

Insumos de Cocina (abarrotes, carnes, Insumos marinos
Alto

frutas, lcteos, etc.)

PRODUCTO RUTINARIO PRODUCTO CUELLO DE

Productos de limpieza BOTELLA
Pisco, Ron, Whisky o Vodka
Bajo

Bajo RIESGO DE SUMINISTRO Alto

15
10) Se establecen cantidades mximas y mnimas
para los productos a la hora de realizar la compra?

El restaurante si estable cantidades mximas y mnimas al momento

de realizar la compra de sus productos para que estos tengan una
adecuada rotacin y no se produzcan mermas por caducidad.

Estas cantidades son fijadas de acuerdo a polticas de la empresa y

aplicadas de manera diferenciada a cada producto adquirido por
el restaurante. La decisin de las cantidades tiene bases coherentes
y eficaces en la rotacin de los productos en el restaurante.

11) Qu recursos tecnolgicos poseen en la empresa

para realizar las compras y cmo influyen en el
funcionamiento de ella? es decir, que hardware,
software, u otros elementos utilizan para esta funcin.

El restaurante utiliza para mejorar su sistema de almacenamiento

llamado MarketMan que ayuda a los empleados a:

Tener los inventarios permanentes actualizados

Llevar un control constante del inventario.
Ayuda a llevar el registro de cada unidad que se ingresa y
sale, pudiendo conocer el saldo exacto y los valores de
compra de cada producto registrado.

16
12) Qu sistema de compras se utiliza en la
Compaa? Por ejemplo, compras sin Stock, con Stock,
Son centralizadas, descentralizadas? Explique
Esta empresa de restauracin utiliza el comercio asociado o integral
que quiere dar a entender que el sistema de comercializacin busca
una satisfaccin general entre el proveedor, el consumidor final y la
empresa al brindar un servicio de calidad en nuestros platos. Se
utilizan frmulas en el departamento de compras como el mtodo
de stock FIFO o PEPS (First In First Out o en espaol lo que Primero
Entra Primero Sale) que se utiliza para controlar la cantidad de stock
que poseemos en insumos para la preparacin de los platos. Se
utiliza este mtodo ya que lo primero que entra al almacn debe ser
lo primero que salga, de esta forma estamos pendientes de la fecha
de vencimiento y de ciertos insumos que no pueden estar mucho
tiempo en el almacn. Estas acciones son centralizadas por el
departamento de compras y lo comparte con el rea de
almacenamiento ya que al momento de la llegada de los insumos
son ellos los que se encargan de supervisar la calidad de los insumos
para luego de la revisin se pase al rea de almacn.

13) Explique los controles que utilizan para realizar sus

compras
Los controles que utiliza el departamento de compras es que:

Solo el personal autorizado podr iniciar las solicitudes de

compra.
Cada solicitud ser firmada por un supervisor quien tiene la
responsabilidad presupuestaria para el tipo de erogacin.

17
 El departamento de compras tiene la autoridad de expedir
rdenes de compras.
El departamento se cerciorar de cul es la mejor fuente de
abastecimiento y en relacin a los artculos ms importante
ser necesario pedir diversas cotizaciones.
Los documentos clave al ordenar los insumos lo sern la
requisicin y orden de compra.
La requisicin especificara los artculos deseados y es
autorizada por el supervisor del departamento origen.
Las requisiones podrn ser prenumeradas.
Las rdenes de compras son formuladas en el departamento
de compras.
Las ordenes de compras debern contener una descripcin
precisa de los artculos y servicios y deseados, cantidades,
precios y nombres y domicilio del proveedor.
La rdenes de compra debern estar prenumeradas y
firmadas por un agente de compras autorizado.
La orden de compra debe ser enviada al proveedor y las
copias debern ser distribuidas internamente al
departamento de recepcin, departamento de cuentas por
pagas y al departamento que hizo la solicitud.

14) Cmo seleccionan a sus proveedores?

Es responsabilidad exclusiva del departamento de compras el
cual se encarga de trabajar con una base de datos de registros de
proveedores.

a. La relacin de sus productos y sus precios as como la

entrega y la calidad.

18
 b. Debemos tener como mnimo 3 proveedores por producto

c. Se debe efectuar un anlisis de cotizaciones.

d. Poseer certificaciones de calidad como ISO 9001 o

parecidas.

Adems debe reunir ciertas caractersticas como:

El grado en el que su producto se aproxima al descrito por el

grupo de compras. No siempre es posible encontrar en el
mercado exactamente lo que se desea. El problema suele
estar ms bien en elegir entre lo que ms se aproxima a lo
que se busca.
La capacidad de produccin del proveedor.
Tipo de empresa, verificar si se trata de una empresa
formalmente constituida y que cuente con todos los permisos
y al da.
El tema de higiene, es muy importante por lo tanto realizar
una visita a las instalaciones para ver las condiciones en las
que se elabora o procesan los insumos
El cumplimiento de los plazos de entrega. Puede ocurrir que,
a partir de un determinado tamao de pedido, solo pueda
suministrarlo con grandes demoras.
El clima laboral, una empresa llena de conflictos puede sufrir
huelgas que le impidan sus compromisos de suministro. Lo
contrario acaecer en aquella que no los tenga.
Inspeccionar los equipos y ambientes de almacenamiento,
verificar los cuartos fros y as como la flota de transporte en
caso las tuviera. Ver si esta cubre las normas tcnicas en
cuanto a conservacin e higiene de alimentos se refiere.

19
 La calidad del producto, el que el proveedor cumpla con las
caractersticas especificadas.
La situacin financiera que impida demoras en el suministro
debido a problemas de cobros o pagos o de disponibilidad
de recursos monetarios.
Justiprecio, o sea que el precio este en funcin al servicio y a
la calidad del producto.
Disponibilidad para atender pedidos de emergencia en caso
nos encontremos sin insumos.
Condiciones y facilidades de pago, as como los precios
deben ser competitivos

15) Cmo evalan a sus proveedores?

El restaurante evala a sus proveedores semestralmente y tiene
como principal objetivo el asegurar la calidad de los productos y
servicios adquiridos mediante la seleccin de proveedores.

Con la seleccin de los proveedores vamos a tratar de conocerlo

antes de hacer un pedido, pues una vez que se les pase el
pedido tendremos experiencias reales frente a lo que antes eran
simples supuestos.

Los establecimientos que califican a sus proveedores recurren a los

diferentes criterios que utilice el encargado de compras.

Estos criterios deben tener un valor para poder calificar a cada uno
de ellos de acuerdo al grado de importancia que el
establecimiento establezca para cada criterio. Entre los principales
podemos mencionar adems del precio, nivel de servicio, calidad,
etc. aspectos como asistencia o soporte tcnico, capacidad de
innovacin, cumplimiento de los plazos, etc.

20
 Los resultados se medirn porcentualmente y este definir cul de
ellos cubre nuestras expectativas y cul no. Todo ello estar en
funcin a las polticas que tenga cada establecimiento. Por ltimo
toda esta gestin debe ser comunicada oportunamente a
cada uno de nuestros proveedores para que, en caso existan
observaciones en su desempeo estos las puedan levantar para
mejorar las relaciones comerciales, satisfacer al cliente y evitar las
penalidades en caso existan.

A continuacin un ejemplo:

Ejemplo
ESCALAS (C) VALOR TOTAL (B*C)
CRITERIOS (A) PESOS (%) (B)
Prov. 1 Prov. 2 Prov. 3 Prov 1 Prov 2 Prov 3
Grado de cumplimiento 30 4 3 2 120 90 60
Capacidad de
5 3 4 5 15 20 25
produccin
Plazo de entrega 20 3 5 4 60 100 80
Clima laboral 5 4 2 3 20 10 15
Calidad 30 5 3 4 150 90 120
Situacin financiera 10 2 3 4 20 30 40
TOTAL 100 385 340 340

(A) Los criterios son caractersticas exigidas al proveedor.

(B) El peso de cada criterio est en funcin a las polticas del

establecimiento.

(C) Las escalas de calificacin van de 1 a 5, se le asignan (5) al

que cumple satisfactoriamente segn la siguiente consideracin:

1. al que no cumple, deficiente

2. insuficiente,

3. Regular

4. Bueno

21
 5. Muy bueno

16) Han conseguido algn tipo de beneficio como

resultado de la negociacin con sus proveedores?
(descuentos, etc.) Describa la relacin con los
proveedores.
Si, la relacin con sus proveedores es muy buena, entre la relacin que
mantienen con estos y los beneficios que les han dado son:

Consideran a dos proveedores por cada tipo de alimentos

que requieren por ejemplo abarrotes, pescados y mariscos,
verduras, etc. para poder tener la opcin de reducir la
dependencia de la nica fuente de abastecimiento y se
balancea el riesgo. Entonces, por ejemplo, si algo sucede con
un proveedor, se puede re direccionar la necesidad a travs
de otro.
Incrementar la capacidad para crear riquezas por todas las
partes. Una mejora en la coordinacin con los proveedores,
produce mejor un producto o servicio final al estar bien
encaminado desde el principio. Una mayor satisfaccin del
cliente, se traduce en un aumento de las ventas. Lo que es
beneficioso para ambas partes.
Confiabilidad en la calidad de los productos o servicios que
se entregan.
Los mejores costos, ofertas y promociones, generando
rentabilidad al disminuir costos y aumentar las ventas.

22
 Tener disponibilidad de los productos o servicios requeridos,
para poder mantener el flujo de las actividades en la
empresa.
Puntualidad en las entregas, evitando cuellos de botella y
sobre costos para la empresa
Posibilidad de realizar los pagos en plazos determinados.
Contar con las garantas necesarias de los productos o
servicios que se solicitan.

En el restaurante Dama Juana es de vital importancia tener una buena

relacin con sus proveedores ya que permite producir un servicio final, lo
cual generar mayor satisfaccin del cliente y, por lo tanto, mayores
ventas para su negocio.

Entre las medidas que este restaurant adopta para mantener una buena
relacin con sus proveedores estn las siguientes: comunicarse
constantemente con sus proveedores; cumplir con los pagos y ser
transparente en lo que ambas partes necesitan; el aprovechamiento de
las nuevas tecnologas para siempre estar al pendiente de los pedidos, las
utilizan para conocer el estado de sus pedidos, el tiempo estimado de
llegada, los posibles incidentes que hayan ocurrido en el camino y las
soluciones tomadas en caso de problemas, esto le permitir ir controlando
y viendo que los acuerdos se cumplan tal cual fueron pactado.

17) Cmo planifican sus compras? Utilizan un Plan de

Requerimiento de Materiales?
El pedido de mercaderas le corresponde a jefe de cada sector, segn el
caso ser el jefe de cocina, el jefe de barras, etc. Este pedido debe estar

23
realizado con la mayor responsabilidad posible y por lo mismo es
recomendable que se realice en una Planilla de requerimientos o similar,
con la firma del responsable. Siempre suele suceder que cuando
preguntamos quien fue el que pidi tal o cual cosa, o quien se olvid de
algo, nunca aparece el responsable.

El requerimiento de mercaderas debe ser realizado de forma tal de

observar algunos recaudos, en base a:

Stock permanente: recomiendo ampliamente el mantener un

inventario permanente, al menos del sector de elaboracin.
Es decir, un conteo fsico diario de las existencias disponibles
en el sector. Se usa el mtodo de toma de inventario ABC,
donde ordenaremos los productos por su valor unitario. Es
decir, dentro de los productos A tendremos 20 o 30 artculos
de alto valor individual. En el grupo B, los de valor intermedio
y los C los de bajo valor individual. Con lo cual, diariamente
podremos controlar los productos A, semanalmente los B y
mensualmente los C. Es un mtodo prctico que ayuda a
nuestro cometido.

Men/Receta Standard: naturalmente para realizar el

requerimiento, deberemos tener en cuenta el men de
nuestro establecimiento y las recetas de cada uno de los
platos con su correspondiente factor de correccin. Los
pedidos de mercadera deben tener en cuenta lo
programado y no los deseos y hasta caprichos de quien lo
solicita.

24
 Pronstico de ventas: siempre se recomienda el generar una
historia del negocio, es decir, guardar las estadsticas de
movimiento, para visualizar, platos ms vendidos, salida de
productos por temporada, etc. Esto nos permitir realizar una
proyeccin de nuestras ventas futuras.

Una vez realizado el requerimiento, el mismo ser derivado al depsito

para que sea enviada la mercadera solicitada. En este punto debe
aclararse que en el depsito es recomendable que se maneje un Stock de
seguridad o stock mnimo. Lo cual significa el mantener una cantidad
mnima de materia prima que permita el normal desarrollo de las
actividades.

El mantenimiento de un stock de seguridad ayuda a normalizar el proceso

de compras ya que solo habr que mantener estables los niveles
establecidos y no habr sobresaltos salvo para situaciones especiales.

El depsito entregar, entonces, la mercadera solicitada por produccin y

disparar el pedido a compras cuando sus niveles as lo requieran.

Por su lado, compras deber cumplir con algunos requisitos importantes a

los efectos de seguir con el proceso de control y hacer ms eficiente la
gestin:

Ficha estndar de producto: esta ficha debe ser realizada en

conjunto con la cocina y establecida de acuerdo a la
materia prima que se use en la confeccin de las recetas. En
ella se establecer el tipo de producto que debemos
comprar normalmente codificado a los efectos de
asegurarnos la estandarizacin del plato y los costos
determinados. Caractersticas tales como clase, calidad, tipo,
peso promedio, dimetro, color, presentacin, etc. Nos

25
 aseguraran que las recetas no tendrn variacin. Como
ejemplo, simplemente pregntense que recibiran si solo
levantaran el telfono para hablar con el proveedor y le
pidieran un cajn de tomates para maana. Cuantas
variedades existen y son comercializadas habitualmente.
Estudio de mercado de proveedores: en varios libros que he
consultado me encontr con la aseveracin de lo necesario
que era el tener para la compra seleccionada, ms de dos o
tres proveedores por producto. De tal manera que todos ellos
sepan que estn compitiendo para la venta, mejorando
entonces: La calidad, el precio, las condiciones de pago, el
abastecimiento, la cantidad.
Notas de pedido u Orden de compra: documento
indispensable para el control, asegura que lo que se solicit y
acord se cumpla en el momento de la recepcin de la
mercadera. En este documento emitido por duplicado o
triplicado se establecer el producto, cantidad, precio, la
calidad, presentacin, condiciones de entrega, embalaje,
condiciones de pago, etc. Si entonces, siguiendo los
procedimientos administrativos, el que compra no es el mismo
que recibe, quien recibe la mercadera con la nota de
pedido en la mano corrobora que lo recibido coincida en un
todo con lo solicitado.

26
18) Almacenan la mercanca comprada? Cmo
funciona este almacenaje? Qu tecnologa utilizan para
esto? (Servicios de apoyo: montacargas, estantera, etc.)

El almacenamiento de los alimentos, adems de las cantidades de

alimentos a almacenar que deber calcularse segn el nmero de
consumidores, el porciento de materia prima, la cantidad de das
promedio y la capacidad de almacenamiento, existen tambin un
grupo de requisitos fundamentales que se deben tener en cuenta, y
que de forma general a continuacin se mencionan:

Deben estar sobre medios de almacenamiento, nunca

directos al piso.
No deben mezclarse con productos biodegradables y
sustancias qumicas.
Tambin debe prestrsele atencin a la compatibilidad
organolptica de los productos alimenticios, pues el hecho
de que algunos productos no sean compatibles puede traer
por consecuencia alteraciones en sus propiedades
gustativas.
Se debe velar por la correcta rotacin de los productos, de
forma tal que ningn producto permanezca almacenado por
ms tiempo del establecido en sus normas de conservacin,
adems de tener un control de las fechas de vencimiento de
los mismos que permita que salga primero el producto, que
primero venza.
Se prohbe el almacenamiento de productos que no sean
alimentos, que puedan provocar la transferencia de olores,

27
 sabores y el deterioro de las caractersticas propias de los
mismos.
Los equipos y medios de almacenamiento y de medicin en
los almacenes de alimentos no deben representar riesgos de
contaminacin. La administracin de los almacenes debe
elaborar un plan de limpieza y desinfeccin para estos
equipos y medios, as como para los pisos, paredes y
columnas de la instalacin.
Los alimentos pueden clasificarse, entre otros criterios, segn
las caractersticas que determinan las condiciones requeridas
para su almacenamiento. Dicha clasificacin es: Productos
que no requieren climatizacin, productos que requieren
climatizacin, estos se guardan en cmaras de conservacin
o mantenimiento (pudiendo llegar hasta 0 C) o en cmaras
de congelacin (pudiendo llegar hasta -30 C).

La tecnologa que se utiliza para poder almacenar sus productos es

de estantera, los estantes o parihuelas (pallets) deben ser de
metal o de material plstico evitando en lo absoluto la
madera,

19) Utilizan indicadores para medir la eficiencia de

sus compras? Cules?
No, el restaurante Dama Juana no tiene definido un indicador para
medir la eficiencia de sus compras, pero si del control de stock en la
empresa. Estn desarrollando un sistema para poder tener un
eficiente departamento de compras.

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