Professional Documents
Culture Documents
KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)
TAJUK / TITLE :
CONDUCTING ADMINISTRATIVE STAFF PERFORMANCE APPRAISAL.
TUJUAN/PURPOSE :
Pelatih mesti boleh / Trainees should be able to :
1. Menyediakan dokumen penilaian prestasi.
2. Merancang jadual penilaian prestasi, sesi temuduga dan pemantauan terhadap
aktiviti kerja sebenar.
3. Mengendalikan penilaian prestasi staf.
4. Menganalisa keputusan penilaian prestasi staf.
5. Mengenalpasti jurang penilaian prestasi, punca jurang dan pelan tindakan.
Muka Surat / Page : 2
NO. KOD / CODE NO. FB-025-4:2012-C07/P(2/4)
Drpd / of : 20
PENERANGAN/INFORMATION :
2.1 MENYEDIAKAN DOKUMEN PENILAIAN PRESTASI SEPERTI SENARAI SEMAK
DAN BORANG TINDAKAN PEMBETULAN
K
A) Penilaian
A berasaskan sifat
E (trait analysis)
D
A
H
B) Penilaian
berasaskan gelagat
(behavioural analysis)
P
E
N
I
C) Penilaian berasaskan
L a)
b) hasil (outcomes
A c) analysis)
d)
I
A
N
a) Penilaian Berasaskan Sifat (Trait Analysis)
Arahan : Penilai diminta menandakan () bagi jawapan yang mengambarkan prestasi sebenar pekerja yang
dinilai.
Arahan: Kenal pasti prestasi pekerja bagi jawatan ini sama ada ia lebih baik (+), sama dengan (0) atau lebih
teruk (-) daripada piawai yang telah diberikan.
1. ____ Pekerja menggunakan pertimbangan yang baik apabila menyelesaikan masalah pada masa yang
sesuai. (Piawai : Kemahiran penyelesaian masalah tinggi)
3. ____ Pekerja memberikan kerjasama yang jitu dalam menyiapkan sesuatu tugas. Bersedia memimpin
pekerja lain untuk menyiapkan tugasan. (Piawai: Kerjasama tinggi)
Arahan: Berikut merupakan perkara yang perlu ada dalam jawatan ini. Sila bulatkan penilaian anda bagi
setiap dimensi berikut dengan nilai yang sepatutnya.
Komunikasi 1 2 3 4 5
Kemahiran pertimbangan 1 2 3 4 5
Kemahiran mengurus 1 2 3 4 5
Penyelesaian Masalah 1 2 3 4 5
Kemahiran Interpersonal 1 2 3 4 5
Jadual 3 : Contoh Kaedah Pemeringkatan Grafik.
Kaedah Esei
Penilai perlu mengarang sendiri tentang prestasi yang telah ditunjukkan oleh
pekerja bawahannya berdasarkan hasil kerja samada dari sudut kualiti dan lain-lain.
Lazimnya digunakan bersama-sama dengan kaedah yang lain, sungguhpun ianya
boleh juga digunakan secara tersendiri.
Ia merupakan kaedah yang paling mudah dan murah.
Jarak waktu untuk menilai pekerja akan mempengaruhi keberkesanan kaedah ini.
Penilai perlu mengingat kembali segala peristiwa berkaitan dengan tugas yang
telah dilakukan oleh pihak pekerja.
Bagi memperolehi keputusan yang sepatutnya, penilai harus sentiasa mengambil
kira prestasi kerja sepanjang jangka masa yang dinilai.
Masa pengumpulan maklumat yang paling elok dilakukan adalah pada seawal
waktu supaya penilai tidak terlupa akan peranan yang telah dimainkan oleh pihak
yang ingin dinilai.
Penilai perlu menghuraikan prestasi kerja termasuk kekuatan dan kelemahan
pekerja dalam bentuk esei.
Penilai bebas menggunakan bahasa dan gaya bahasa yang disukainya.
Kemampuan gaya bahasa penilai memberi kelebihan kepada pihak yang dinilai.
Penilai dikehendaki memberi saranan bagaimana prestasi pekerja dapat dibaiki.
Merupakan satu cara yang baik untuk memberi maklum balas kepada pekerja.
Tetapi perbandingan antara pekerja sukar dilakukan kerana tiada criteria esei yang
khusus.
Kelebihan :
Kelemahan:
Penilai berkuasa penuh dalam mengarang esei samada berbentuk positif atau
negatif.
Pihak yang dinilai akan berada dalam keadaan yang tidak selesa jika penilai
pernah mengalami konflik dengannya.
Tiada garis panduan bagi penilai dalam mengarang.
Hasil penilaian tidak ditunjukkan kepada pekerja menyebabkan pekerja tidak
mengetahui kelemahan mereka.
Terlalu subjektif.
Bagi mengatasi masalah ini, kaedah esei perlu digabungkan dengan kaedah yang lain
contohnya seperti kaedah permeringkatan grafik, senarai semak atau kaedah perkadaran
bagi meningkatkan tahap kebolehpercayaan kaedah ini.
Ya Tidak
(1) Pensyarah ini dapat menyampaikan kandungan kursus ini dengan jelas.
5 Mei 2016 Pekerja telah memberi cadangan bagi mengatasi masalah kelewatan
penghantaran produk yang dipesan oleh pelanggan.
8 Julai 2016 Pekerja masih enggan untuk mematuhi etika berpakaian semasa
hadir bekerja walaupun amaran telah diberikan.
- Oleh kerana teknik ini memfokuskan pada tingkah laku kerja sebenar dan
bukannya berdasarkan sifat-sifat pekerja, maka teknik ini dapat memberi
maklum balas kepada seseorang pekerja bagi membantu meningkatkan
prestasi mereka.
- Maklumat tentang kelemahan prestasi pekerja membolehkan pihak organisasi
menentukan keperluan latihan bagi pekerja tersebut.
- Kesemua kejadian yang berlaku perlu direkodkan dengan segera kerana
penilaian yang berdasarkan memori semata-mata dianggap tidak efektif.
- Oleh itu perlulah sentiasa mempunyai sikat menulis jurnal
Kelebihan :
Kelemahan :
- Penilaian hanya focus kepada gelagat kerja yang ekstrem berbanding prestasi
biasa.
- Menggalakkan penyeliaan yang terlalu rapat sehingga membuatkan pekerja
berasa kurang selesa dan tidak dapat bekerja dengan efektif.
- Menjurus kepada sikap bias apabila penilai merekodkan terlalu banyak gelagat
yang bersifat negatif pada satu-satu masa.
Bagi memastikan kaedah ini efektif, elemen-elemen seperti berikut perlu diambil
kira :
Muka Surat / Page : 7
NO. KOD / CODE NO. FB-025-4:2012-C07/P(2/4)
Drpd / of : 20
9 __________ Boleh diharap untuk menjalankan latihan sehari untuk dua orang
jurujual baru sehingga mereka menjadi jurujual yang terbaik
dalam jabatan ini.
8 __________ Boleh diharap untuk memberikan keyakinan dan rasa
tanggungjawab kepada subordinatnya dengan mendeligasikan
kerja-kerja penting.
7 __________ Boleh diharap untuk melaksanakan perjumpaan bersama
subordinatnya setiap minggu, bagi menyampaikan kepada
mereka apa yang beliau harapkan daripada pekerjanya, tanpa
tertinggal walaupun seminggu.
6 __________ Boleh diharap untu menunjukkan rasa hormat dan kesopanan
kepada jurujual.
5 __________ Boleh diharap untuk mengingatkan para pekerjanya supaya terus
melayan pelanggan dan tidak bersembang sesama mereka.
4 __________ Boleh dijangka akan mengkritik tahap standard kedai di hadapan
para pekerja, sehingga menyebabkan pekerja membentuk sikap
yang tidak baik.
3 __________ Boleh dijangka akan menyuruh pekerjanya datang ke tempat
kerja juga walaupun pekerja tersebut telah menelefon
mengatakan beliau sakit.
2 __________ Boleh dijangka akan memungkiri janji kepada pekerja yang telah
diberitahu bahawa mereka boleh berpindah balik kejabatan
sebelumnya sekiranya mereka tidak suka jabatan yang baru.
1 __________ Boleh dijangka akan membuat temujanji kepada individu bahawa
gajinya adalah berasaskan jumlah keseluruhan jualan walaupun
beliau tahu bahawa amalan tersebut menyalahi dasar organisasi
Jadual 5 (a) : Contoh Skala Perkadaran Pautan Gelagat.
Salah satu kemahiran penting untuk menjadi pegawai sumber manusia ialah
berkebolehan untuk memahami dan mentafsir dasar syarikat. Kemahiran ini
berkaitan kebolehan pegawai sumber manusia untuk menggunakan
pengetahuannya dalam menasihatkan pengurus yang lain berkaitan dasar syarikat,
membantu dalam proses pengambilan dan mengemaskini dasar syarikat yang sedia
ada.
5 Sangat Baik Pekerja ini dapat berkhidmat sebagai sumber maklumat
kepada pekerja lain serta mempunyai pengetahuan
yang mendalam tentang dasar organisasi.
4 Baik Pekerja masih dapat memberi nasihat kepada pekerja
lain dalam organisasi tentang dasar-dasar syarikat tetapi
tidak berpengetahuan tentang semua dasar yang
Muka Surat / Page : 8
NO. KOD / CODE NO. FB-025-4:2012-C07/P(2/4)
Drpd / of : 20
Menilai Produktiviti
Kelebihan :
- menggambarkan terhadap hubungan pekerja sangat rapat untuk
mencapai objektif syarikat
Kelemahan :
penilaian prestasi di peringkat pengurusan sukar diukur kerana
tiada piawaian yang khusus.
- aspek kesahan iaitu faktor kerja berbeza-beza. Contohnya :
pengurus menilai aspek kemahiran tanpa melihat keupayaan
pekerja.
- Sistem penilaian sangat mahal dan terlalu panjang sedangkan
impak terhadap kejayaan organisasi adalah sederhana.
Kitaran Pengurusan
prestasi
2.2.1 Jadual Penilaian Prestasi
1. Untuk menjadualkan penilaian prestasi pekerja, teknik back timing akan
digunakan.
2. Dalam penggunaan teknik back timing, anda perlu menentukan tarikh
yang anda ingin bertemu dengan setiap pekerja. Lepas tentukan tarikh,
anda perlu maklumkan kepada pekerja 6 minggu awal sebelum tarikh
yang anda tentukan.
3. Contohnya, jika anda tentukan tarikh pertemuan pada pertengahan bulan
Disember, anda perlu maklumkan pekerja pada awal bulan November.
4. Apabila pekerja anda setuju dengan tarikh dan masa yang ditetapkan,
anda perlu menentukan penanda aras untuk perjumpaan tersebut. Antara
persediaan dan perancangan yang perlu dilakukan adalah:
6 minggu sebelum perjumpaan (selepas tarikh dan masa telah
ditetapkan antara anda dengan pekerja): berjumpa dengan pekerja,
membincangkan proses penilaian dan menyerahkan borang penilaian
kendiri kepada pekerja. Menempah bilik sidang jika anda tidak
mempunyai bilik persendirian. Jika anda menggunakan 360-degree
Muka Surat / Page : 14
NO. KOD / CODE NO. FB-025-4:2012-C07/P(2/4)
Drpd / of : 20
Tujuan utama sesi temuduga adalah untuk memberi maklum balas kepada
pekerja supaya pekerja dapat menyedari kekuatan dan kelemahan masing-
masing. Dalam sesi temuduga, pengurus dan pekerja akan duduk bersama-
sama untuk mengkaji prestasi pekerja yang lepas, menentukan matlamat
akan datang dan membincangkan cara untuk mengatasi masalah yang
dihadapi oleh pekerja semasa menjalankan tugas.
Dengan itu, sistem penilaian mesti disepadukan dengan latihan dan program
pembangunan organisasi.
MEMULAKAN
PERBINCANGAN Membincangkan penilaian
kendiri pekerja
Mendapatkan persetujuan untuk
mencapai matlamat dalam
sesuatu tempoh masa
Menentukan matlamat pada masa
akan datang
Membincangkan pelan tindakan
untuk mengatasi kelemahan
Kesan Halo
Ianya berlaku apabila ciri-ciri peribadi pekerja mempengaruhi keputusan
penilaian prestasi yang dibuat oleh penilai. Masalah ini akan menjadi
lebih serius apabila penilai mengambil kira ciri-ciri atau sifat-sifat yang
ada pada diri pekerja yang tiada berkaitan langsung dengan kerja yang
dilakukan. Contoh penyelia tidak suka kepada seseorang pekerja,
maka penilaian terhadap individu tersebut adalah negatif walaupun ada
yang positif.
Kecenderungan Memusat
Penilai memberikan markah yang sederhana setiap kriteria atau dimensi
yang dinilai. Perkara ini kerana tidak mahu mendapat pandangan yang
negatif oleh pekerja yang dinilai. Sekiranya memberikan markah yang
rendah mungkin akan menyebabkan penilai dicemuh atau dimaki hamun.
Bagi memudahkan tugas penilai maka markah sederhana akan diberikan.
Jurang prestasi merupakan perbezaan di antara keadaan sebenar dengan situasi yang
dijangka oleh sesebuah organisasi.
Jurang prestasi dianalisis supaya dapat menentukan sejauh mana prestasi perniagaan,
dan sejauh mana ia masih perlu dibangunkan untuk mencapai matlamat organisasi.
SOALAN /QUESTION:
1. Senaraikan kaedah penilaian dalam membina borang penilaian?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
2. Terangkan kriteria penilaian prestasi kerja.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
3. Jelaskan maksud pemerhatian aktiviti kerja sebenar secara ringkas.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
4. Senaraikan punca-punca berlakunya jurang prestasi.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Muka Surat / Page : 21
NO. KOD / CODE NO. FB-025-4:2012-C07/P(2/4)
Drpd / of : 20
RUJUKAN/ Reference:
1. Ab.Aziz Yusof . (2012). Penilaian Prestasi : Konsep dan Pelaksanaan. UUM
Press ISBN 983 9559 58 3
2. Faridahwati Mohd Shamsudin, Md Lazim Mohd Zin, Zuraida Hassan dan etc.
(2006). Pengurusan Sumber Manusia di Malaysia. McGraw-Hill (Malaysia) Sdn
Bhd ISBN 983-3219-62-4
3. Maimunah Aminuddin. (2008). Human Resource Management. Oxford Fajar
Sdn.Bhd. ISBN 978 983 47 1192 4
4. Sarimah Hanim Aman Shah (2006). Pengurusan Sumber Manusia (Teks
Politeknik). Penerbitan Fajar Bakti.ISBN 13:978 967 65 9483 9
5. Shanti Subramaniam & Mah Boon Kiet. (2015).Pra-U Teks STPM Pengajian
Perniagaan Penggal 1. Penerbitan Pelangi Sdn Bhd. ISBN 978-983-00-7069-8
6. Http://www.pts.com.my, Time Management, 28 Jun 2016, 14:23
7. HTTP://HR.UTK.EDU/PERFORMANCE-EVALUATION/, The University of
Tennessee, Knoxville, 28 Jun 2016, 14:23
8. Http://pendaftar.uitm.edu.my/v1/index.php/en/soalan-lazim-bpppk, Pejabat
Pendaftar, Universiti Teknologi MARA, UiTM Shah Alam, Selangor Darul Ehsan,
Malaysia, 1 Julai 2016, 07:30