LA

COMUNICACIN
LA PREPARACIN DE UNA REUNIN:

Los aspectos principales en la preparacin son los siguientes:

Elaboracin de la Agenda. La elaboracin oportuna de la agenda de reunin,

puede determinar el xito o fracaso en la ejecucin de la reunin. Tener claro
cul ser el objetivo, conocer los resultados deseados, y saber cul es el rol de
cada participante dentro de la misma; son aspectos determinantes para realizar
una reunin exitosa.

Los participantes. Es recomendable invitar nicamente a las personas que

sean necesarias; aquellas que le ayudarn a lograr los objetivos y le brindarn
una variedad de perspectivas sobre los temas a tratar. Estos podran ser:
Tomadores de decisiones clave para los asuntos planteados; personas con
informacin o conocimiento de los temas; aquellos que necesiten conocer la
informacin para poder realizar su trabajo; personas que se requieran para
poner en prctica las decisiones tomadas.

Preparacin de la Gua para Facilitar la Reunin. Se disear considerando el

objetivo de la Reunin, la apertura o inicio (actividades rompe hielo), los
puntos a tratar, el tiempo requerido para bajar la informacin, las
preguntas claves, tiempo para la discusin (toma de Decisiones) y el cierre
de la reunin

Logstica. En la preparacin de la Reunin se debe considerar todos los

elementos requeridos para el desarrollo de la reunin, desde los
materiales de apoyo a utilizar hasta el local donde se realizara la reunin. El
no darle la debida importancia, puede ocasionar que la reunin tenga hasta
que cancelarse debido a la falta de algunos elementos como: audio, luz,
suficiente espacio, sillas etc.

Tome decisiones junto con el grupo. Tomar decisiones junto con el grupo
puede resultar algo difcil, por lo tanto debe estar preparado para el evento. Es
recomendable, seguir una serie de pasos como: Asegurarse que todos los
participantes entienden que el propsito de la reunin es tomar una decisin;
explicar cul ser el proceso de toma de decisiones que ser utilizado;
recolectar y distribuir todas las opiniones de expertos y antecedentes, para que
 el grupo tome una decisin informada; notifique a todos los participantes sobre
la necesidad de revisar la informacin previo al inicio de la reunin.

Maneje los asuntos finales. Si considera que es momento oportuno de finalizar

la reunin, realice los siguientes pasos:

1. Resuma brevemente lo que ha sido logrado.

2. Establezca las acciones a seguir: Determine responsables, comunique el
plan de accin, y resalte las fechas importantes.
3. Si es necesario programe otra reunin.
4. Solicite al grupo una evaluacin de la reunin.

Desarrolle un plan de comunicacin y accin. Un plan de comunicacin y

accin de cierre incentiva a los interesados de las decisiones clave, y ayuda a
asegurar que todos han percibido la misma informacin. El mismo debe tener
tres elementos:

1. Resultados y decisiones especficas producto de la reunin.

2. Responsables de realizar las tareas.
3. Estimaciones sobre la duracin y la conclusin de las tareas

LA CONDUCTA DE REUNIN: DIFICULTADES, LDER, LOS PARTICIPANTES.

El hombre por naturaleza es un ser inminentemente social y el cual tiende a

relacionarse con otras personas estableciendo grupos en la escuela, en su zona
donde vive y por supuesto en su trabajo los grupos son espacios donde
interactan dos o ms personas que trazan objetivos particulares. Se denominan
grupos formales a aquellos que se forman dentro de un empleo que tienen
trabajos especficos a realizar y grupos informales al grupo de amigos por ejemplo
con que cada quien prefiere juntarse aqu en la escuela que solo nos liga el hecho
de tener cosas afines. El comportamiento de los grupos es un problema que los
gerentes han buscado estudiar se ha establecido una serie de pasos donde se
explica el desarrollo del grupo.
As es que primero tenemos la formacin, la tormenta (situacin de conflicto
debido a las restricciones de cada grupo), la normatividad (cuando se establecen
correctamente las formas de actuar dentro de este conjunto), el desempeo (es
cuando ya te pones a realizar el objetivo de haberse juntado con esa persona), y
en algunos casos est el movimiento (que se refiere a que hay que estar
conscientes de que el grupo puede deshacerse ya que el objetivo principal ha sido
resuelto y resulta poco llamativo para los dems).
NIVELES DE OBSERVACIN DE UN GRUPO:

Observacin de los miembros.

La observacin cientfica se denomina sistematizada y continua o constante o
tambin de acuerdo a un plan, y esta sistematizacin ha de estar planificada de
antemano.
Veremos la observacin como una tcnica de recogida de datos.

El lder y el grupo.
Liderazgo
Segn Pichn Rivire, los roles no son fijos o estereotipados, sino funcionales y
rotativos. Un individuo tomar tal o cual rol segn su situacin individual, y la
situacin generada en el aqu y ahora grupal. En el inter juego de roles
propiamente dicho, destaca especialmente tres roles que se podran presentar
como prototipos: el portavoz, el chivo emisario, y el Lder, agregando un cuarto
que es el Saboteador, que ser aquel que en determinado momento asuma el
liderazgo de la resistencia al cambio.

La produccin
Tamao del Grupo
Es un conjunto de personas, a partir de tres, que unidas por u objetivo en comn,
pueden interaccionar entre s, aceptando ciertas normas y compartiendo
emociones pero, sobre todo, participando de un sentimiento comn: el "nosotros"
grupal.
Pueden clasificarse en:
Pequeos: Hasta 12 personas;
Medianos: Hasta 40 personas;
Grandes: Ms de 40 personas.

Relacin con el exterior.

Es necesario constatar el funcionamiento de un grupo para tomar decisiones que
incidan sobre sus dinmicas y sobre su propio funcionamiento (por ejemplo a
travs del cambio de normas grupales). Una de las tcnicas ms importantes de
la evaluacin es la observacin sistemtica, que requiere una concretizacin de
lo que se quiere observar, para ser llevada a cabo de una forma efectiva. Para
realizar una observacin grupal (que no tiene por qu ser sistemtica) podemos
utilizar los siguientes instrumentos de evaluacin: el diario de sesiones (una vez
terminada la sesin se recogen los datos ms interesantes de la misma), los
protocolos de observacin (seguir un pequeo guin de aspectos que se quieren
observar), los registros de observacin sistemtica (es un registro muy
estructurado en el que se recoge la informacin en el momento en que se
produce, lo observable est explicitado en el registro) y los anecdotarios (se
recoge la informacin en el mismo momento en que acontece el hecho). Los
datos obtenidos deben originar un informe que contenga un anlisis de la
situacin y una propuesta de mejora.

Tenemos que ver que los grupos en cuestin de tamao tambin son afectados
no es lo mismo un grupo de 3 personas entre las cuales quiz existe mayor
comunicacin y acercamiento entre los individuos que lo conforman pero sus
 limitaciones y la fuerza real que ellos tienen no es tan grande, en cambio un grupo
de 15 personas puede lograr un buen desempeo si logra establecer una serie de
divisiones que le permitan obtener resultados de forma ms eficiente aunque se
puede caer en que solo algunos de esas personas tengan un rol de mando y otras
se vean como parte de un grupo donde no trabajan.

El hecho de que un individuo trabaje solo a que se le establezca en un grupo

donde socializa, comparte con los dems, confronta sus diferencias y a veces
deja de lado sus propios inters buscando uno solo comn es un cambio que se
ha dado y que resulta de inters para todas las personas.

El trabajo de los gerentes no termina cuando un grupo es capaz de interactuar

bien y de ser maduros con las responsabilidades que tienen. Porque si los dejan
se pueden volver complacientes se debe de seguir asesorando, guiando de vez
en cuando, buscar que se desarrollen ms y que busquen el cumplimiento de
objetivos ms altos claro que esto tiene que ser remunerado de otra forma para
que el grupo siga respondiendo.

CONFLICTOS AL INTERIOR DE UN GRUPO Y LA GESTIN DE LOS MISMOS.

- Por ejemplo, se inscriben las disputas por el liderazgo y otros roles que se dan
en el seno de casi todos los grupos, solo como ejemplo sealamos desde las
desavenencias, hasta las peleas, por el papel que cada integrante juega en el
seno de la familia.

- Tambin referimos a los antagonismos, que tambin suelen ser circunstanciales,

como son dos grupos de jvenes que tienen una disputa puntual, en mbito no
habitual para ninguna de las dos partes, en general son de baja intensidad, no
son permanentes.
 REFERENCIAS:

Garca M. (2011). Comunicacin Humana. Los Reyes, la Paz, Edo de Mxico.

Michael Doyle and David Strauss. (1993). Cmo hacer reuniones de trabajo.
New York: Berkeley Publishing Group.

Robert B. Nelson and Peter Economy. (1994). Mejorando las reuniones de

negocios. Chicago: Irwin Professional Publishers.