Professional Documents
Culture Documents
S O L U T I O N S
Keberhasilan dalam mengimplementasikan Sistem ERP merupakan hasil kerja keras para pengguna sistem(user) yang
memiliki loyalitas tinggi, smart dan mampu bekerja bersama secara team-work. Hal ini membutuhkan komitmen dari
perusahaan, keterbukaan dalam menyerap perubahan, perencanaan yang matang dengan pengalaman sebagai acuan.
Terdapat 3 kriteria utama dalam menentukan Return of Investment atas sistem ERP. Dengan menggunakan kriteria –
kriteria ini sebagai acuan dalam proses pemilihan sistem berikut model implementasinya akan menjamin sistem
tersebut dalam memberikan perbaikan bisnis seperti yang diharapkan.
Pendahuluan
Pemilihan sistem ERP tanpa mempertimbangkan secara seksama pada metodologi implementasi sama halnya
dengan memilih rumah sakit untuk operasi jantung berdasarkan hanya pada arsitektur gedung tetapi mengabaikan
pengalaman ahli bedahnya.
Hampir tidak ada seorangpun yang memilih operasi jantung hanya berdasarkan pada rumah sakit, sebaliknya
banyak perusahaan yang memilih menggunakan sistem ERP hanya berdasarkan sistem arsitektur dan fungsinya.
Hasilnya dapat ditebak, sistem ERP baru diinstal, terjadi transaksi order masuk, produk dikirim dan tagihan
terbayar. Selanjutnya apa yang terjadi ? tidak ada seorangpun yang benar – benar puas dengan hasil ini. Kepuasan
pelanggan tidak mengalami perubahan, keuntungan tidak bertambah, kualitas kerja menurun sementara karyawan
berputar – putar untuk mempelajari sistem tersebut. Akhirnya, perusahaan melanjutkan perjuangan dalam
menghadapi persaingan yang semakin ketat dan keras.
Apa sebenarnya yang terjadi ? konsultan/software provider sudah terseleksi dengan produk yang canggih tetapi
tidak memiliki tim yang solid dalam mengimplementasikannya karena tidak mempunyai metodologi implementasi
yang teruji secara nyata.
Implementasi dan instalasi adalah dua hal yang berbeda. Tujuan dari instalasi adalah berpindah dari satu produk
software ke software lain dengan tingkat kerusakan yang lebih kecil. Sedangkan tujuan implementasi adalah
mendorong perusahan dalam mencapai tujuan utama bisnis dengan perencanaan yang matang dalam melakukan
transformasi proses bisnis yang didukung oleh software serta teknologi yang sesuai.
Keberhasilan implementasi tidak diawali dengan pemilihan software provider, tetapi diawali dengan
mendifinisikan sasaran bisnis. Apabila sasarannya telah teridentifikasi dengan jelas selanjutnya perencanaan dalam
mencapai target tersebut harus dibangun. Jika perencanaan tersebut mengidentifikasikan kebutuhan akan sebuah
aplikasi tetapi teknologi belum tersedia, barulah dibutuhkan bantuan software provider. Software provider harus
dievaluasi baik dari segi fungsionalitas aplikasinya maupun kemampuan mereka dalam membantu
mentransformasikan proses bisnis dalam mencapai sasaran perusahaan.
Bagaimana menilai kemampuan software provider dalam membantu melakukan transformasi bisnis ? Terdapat 3
kunci penting. Pertama, melakukan evaluasi bagaimana pendekatan penjualan dan keseriusan mereka dalam
membantu mencapai sasaran perusahaan. Kedua, telitilah referensi pekerjaan secara cermat, dan terakhir, bagaimana
model metodologi implementasi mereka.
-1-
Software provider yang telah terseleksi harus siap dengan pemikiran solusi tentang kemudahan dan cara paling
efisien dalam mengimplementasikan sistem sesuai dengan kapasitas yang dibutuhkan. Software provider harus dapat
memberikan rencana awal implementasi meskipun kontrak belum ditandatangani.
-2-
6. Apakah model implementasinya sesuai dengan biaya yang diestimasikan ? Dan sasaran dalam memenuhi
deadline apakah masih dalam jadwal yang direncanakan ?
7. Bagaimana efektifitas software provider dalam merespon problem selama proses implementasi berlangsung ?
8. Apakah proses implementasi berjalan dengan mulus atau gagal karena terdapat beberapa kasus yang belum
diantisipasi ?
Selain proses formal dengan beberapa pertanyaan seperti diatas, ada baiknya untuk bergabung dalam diskusi –
diskusi on-line, berkonsultasi dengan analis dan mencari cara dalam berkomunikasi dengan user yang telah
menerapkan sistem yang ditawarkan oleh software provider. Hal ini dapat dimaklumi akan menyita waktu dan
menghabiskan biaya. Tetapi hal ini harus dilakukan sehingga keputusan yang matang dalam pemilihan software
provider tidak hanya didasarkan pada web site software provider.
Dengan parameter tersebut kemudian dibuat sebuah ukuran dengan dukungan data yang ada untuk menyusun
target perbaikan dengan sistem yang baru.
Manajemen Proyek
Setelah pemilihan solusi ERP langkah selanjutnya adalah perencanaan dan pengaturan proyek implementasi yang
merupakan bagian penting pengembangan sistem.
Pada beberapa perusahaan, implementasi software biasanya dilakukan hanya sekali atau mungkin dua kali
tergantung pada kesiapan sumber daya perusahaan. Perusahaan sering mengalami kendala pada permasalahan
sumber daya karena kurangnya pengalaman dalam mengimplementasikan sistem software yang terintegrasi.
Keberhasilan sebuah proyek implementasi ditentukan oleh beberapa faktor penting seperti koordinator project,
project planning, organisasi tim dan model kepemimpinan, proses re-engineering, penyelesaian masalah dan
komunikasi. Manajemen proyek yang efektif adalah kunci utama dalam menyelesaikan proyek secara tepat waktu
serta sesuai dengan biaya yang dianggarkan. Hal ini dapat mengurangi isu – isu yang muncul yang tidak diinginkan
pada saat go-live yang mengakibatkan membengkaknya biaya. Metodologi implementasi yang dikembangkan software
provider harus sangat fleksibel menyesuaikan kebutuhan perusahaan.
Model BPR ini membutuhkan tools standar seperti Microsoft, Open atau Star Office supaya pembuatan
dokumentasi, analisa dan review proses bisnis menjadi lebih efektif. Dibutuhkan juga sebuah struktur diagram semua
langkah dan fungsi – fungsi yang berlaku pada suatu perusahaan. Setiap bagian informasi ini baik yang
formal/informal, sumber informasi yang digunakan, dan siapa yang menyiapkan proses tersebut akan tergambar pada
dokumen diagram alur (flowchart) tersebut.
Customer – Support
Pertanyaan dan bantuan yang dibutuhkan oleh customer perusahaan baik selama atau setelah implementasi, harus
dilayani oleh software provider. Dalam memberikan solusi dan bantuan, software provider harus memiliki sebuah call
center yang terdiri atas staf yang pengalaman, trainer, konsultan, teknisi instalasi atau bagian pengembangan software.
Konversi Database
Proses migrasi data dari satu atau lebih database lama menjadi database baru merupakan bagian yang tidak
terpisahkan pada setiap proyek implementasi. Provider software harus mampu bekerja sama dengan staf teknis
perusahaan klien dalam mengembangkan strategi yang solid untuk mengkonversi data yang akan diterapkan pada
sistem yang baru. Beberapa pertanyaan perlu diajukan seperti contoh diagram alur proses data konversi, data
mapping spreadsheet dan contoh susunan model konversi data. Tools ini akan membantu mengidentifikasi bagian –
bagian penting dari proses konversi data secara aman.
-4-
Pendidikan dan Pelatihan
Elemen utama yang seringkali diabaikan dalam proses implementasi yang bersifat “Fast-Track” atau “Template
Driven” adalah elemen pendidikan. Dengan pelatihan sebagai driving force akan memacu perusahaan dalam mencapai
Return on Investment yang jelas. Dengan Pelatihan, SDM perusahaan akan memiliki kemampuan serta pengetahuan
yang cukup yang dibutuhkan untuk mendorong sistem ERP dalam meningkatkan bisnis menuju level yang lebih
tinggi. Dengan pendidikan, user akan belajar bagaimana menggunakan sistem dalam mengolah order atau tracking
inventory. Mereka akan mendapatkan pemahaman baru tentang bagaimana menggunakan sistem untuk
mempersingkat siklus kerja, memperbaiki cash flow, memprakarsai ecommerce dan meningkatkan produktifitas serta
keuntungan.
Perlu dilakukan evaluasi atas metodologi implementasi pada calon software provider dalam melakukan proses
pelatihan dan pendidikan, seperti :
1. Apakah perencanaan model pendidikan dan pelatihan terbagi dalam bebarapa level ? Sebagai contoh,
pelatihan untuk para eksekutif dilakukan secara summary training, sedangkan untuk level user pada
departemen dilakukan pelatihan secara detail trainning.
2. Apakah user akan memperoleh pengetahuan dan skill yang dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja dan
produktifitas mereka ?
3. Apakah terdapat checklist dalam mengukur kemampuan dan skil user sebelum software dilakukan go-live ?
4. Apakah sistem dilengkapi dengan tahap - tahap instruksi bagi user yang ingin belajar sendiri ?
-5-
Kesimpulan
ERP adalah sebuah investasi lebih dari sekedar teknologi. Yaitu investasi dalam bisnis dan sumber daya yang
mendukung bisnis tersebut. Sangatlah mudah untuk menempatkan sistem dalam suatu perusahaan dan melatih
mereka untuk menggunakannya dengan metode “How – To”. Tantangannya adalah mengimplementasikan sistem
pada suatu perusahaan dimana budaya kerja merupakan bagian yang tak terpisahkan dari pengembangan bisnis itu
sendiri dalam memenuhi visi perusahaan.
Software provider dengan janji – janji yang mampu mempersingkat jadwal implementasi dapat menjebak proses
implementasi itu sendiri. Dengan evaluasi yang cermat terhadap model perencanaan yang ditawarkan oleh software
provider akan dapat diketahui apakah mereka sebenarnya hanya melakukan instalasi atau memang benar – benar
mengimplementasikannya. Model kerjasama yang ditawarkan kepada software provider harus memiliki komitmen
dalam keberhasilan implementasi sistem dan software provider harus memiliki pengalaman serta metodologi untuk
membantu mencapai keberhasilan tersebut, sehingga manfaat investasi teknologi dapat dirasakan.
-6-