Excel para Trabajar

Microsoft Office Excel 2013 cuenta con herramientas poderosas que permiten a los usuarios organizar, analizar,
gestionar y compartir informacin fcilmente. La base de Excel y las ubicaciones en las cuales puede trabajar son
celdas, filas y columnas dentro de una hoja de clculo y las hojas de clculo como parte de un libro. Las herramientas
que utilizar con estas ubicaciones estn dentro de una banda ancha, llamada Cinta de opciones, localizada en la
parte superior de la ventana. La Cinta de opciones est organizada en pestaas de comandos. Cada pestaa est
dividida en grupos de comandos especficos de tareas apropiadas para el tipo de trabajo que el usuario est
realizando. Las pestaas y grupos presentados en Excel 2010 remplazan los mens y las herramientas que fueron
presentadas en Excel 2007 y en versiones anteriores. Debido a que se puede personalizar la Cinta de opciones y que
dependiendo de su configuracin pueden aparecer nuevas opciones, como las pestaas Desarrollador, Complementos
y Powerpivot, su pantalla podra ser diferente a la Figura 1-1
 Nivel I
1. Conceptos Bsicos
Qu sabr o qu podr hacer al finalizar esta seccin?

Abrir una aplicacin de hoja de clculo.

Abrir una hoja de clculo existente.
Abrir varias hojas de clculo.
Reconocer conceptos bsicos de Excel (celdas, columnas, filas, etc.)
Cerrar la aplicacin de hoja de clculo.

Introduccin
Excel es un programa de hoja de clculo, es decir, una aplicacin diseada para trabajar con datos y nmeros. Este
poderoso programa es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de frmulas qumicas complejas o
manipulaciones y representaciones de estadsticas en forma grfica.

2. Conceptos Bsicos

Al abrir la aplicacin de Excel, encontraremos una hoja de clculo en blanco y en la parte superior de la pantalla, una
cinta de opciones.

Si hacemos clic sobre cada una de estas pestaas, se nos abrir un men diferente. Cada men nos ofrece una seleccin
distinta de posibles acciones.

Debajo de la barra de men encontraremos las herramientas de cada pestaa:

Esta barra presenta varios conos, correspondientes a funciones diferentes. Aunque en algunos casos, stas son las
mismas a las que se accede a travs de la barra de men.

Debajo de la barra de herramientas encontrar una casilla larga y a la izquierda de sta, el smbolo =. sta se llama la
barra de frmulas.

Debajo de estas barras hay una cuadrcula que, en el borde superior est identificado con letras y, en el lado izquierdo,
con nmeros. Este es el espacio de trabajo de Excel. Cada uno de los cuadritos en la cuadrcula se llama celda y todas las
celdas en una lnea vertical forman parte de una columna, y todas las celdas en una lnea horizontal forman parte de una
fila. La interseccin de una fila y una columna se llama Celda
 FILA

COLUMNA

CELDA

Cada columna o fila se denomina por la letra o el nmero correspondiente.

Las filas estn numeradas de 1 a 1,048,576

Las 16,384 columnas estn marcadas, cada una, con letras (A, B, CH, CI, DE, etc.)

Las letras y los nmeros tambin se usan para determinar el nombre de cada una de las celdas. Por ejemplo, la
primera celda en la esquina izquierda del lado superior de la cuadrcula, que est formando parte de la columna A y
de la fila 1, se llama A1.

Si hacemos clic sobre una de las letras, se selecciona la columna correspondiente a la letra. De igual manera se
seleccionan las filas mediante un clic sobre el nmero que corresponda.

Para seleccionar una de las celdas solo tenemos que hacer clic sobre ella y aparecer el nombre correspondiente en
una casilla pequea a la izquierda de la barra de frmulas (en el crculo rojo de la figura siguiente).

Rango: es la seleccin de un conjunto o grupo de celdas.

Cuando una columna o fila est seleccionada por completo, el espacio que est adentro cambia de color blanco a celeste
rodeado por un borde grueso. Cuando una celda est seleccionada, no cambia de color, pero el borde s se engrosa.

El objetivo de seleccionar una parte de la hoja de clculo es modificar, copiar o, de alguna manera, trabajar con la
informacin contenida dentro de esos parmetros.

En Excel, la cuadrcula entera tiene el nombre de hoja de clculo. Los

archivos de Excel se conocen como libros de trabajo, y cada uno
de estos puede tener varias hojas de clculo.

Para navegar de una hoja de clculo a otra, se utilizan las pestaas que se encuentran al extremo inferior izquierdo de la
hoja de clculo del ejemplo. Las pestaas dicen Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3 y, como la hoja de clculo est ahora abierta en la
hoja Hoja 2, aparece escrito en una letra ms oscura que las de las otras dos pestaas.
Funciones
Como todava no hemos escrito dentro de ninguna de las hojas, no es muy evidente la diferencia entre ellas. Pero
podemos notarlo seleccionando celdas distintas en cada una de las hojas.

A continuacin se presentan las funciones ms bsicas en la hoja de clculo no solo del programa Excel, sino tambin de
la mayora de ellos como por ejemplo el que tienes gratis en Google Drive.

En concreto estas son las funciones que te voy a explicar:

Suma

Mximo y Mnimo

Promedio

Funciones Bsicas en Excel:

Suma: Con esta funcin lo que calculamos es la suma de todos los nmeros de un conjunto de datos (tambin
denominado rango) Se representa en la hoja de Excel:

=SUMA(celda(s):celda(s))

Mximo y Mnimo: Con esta funcin Excel nos va a indicar el valor mximo y mnimo de un conjunto de valores. As:

=MAX(rango) y=MIN(rango)

Promedio: Devuelve la media aritmtica de una serie de valores. Con la expresin:

=PROMEDIO(rango)

Cambiar la fuente

De manera predeterminada, Excel 2013 utiliza el tipo de fuente Calibri de tamao 11. Nosotros podemos utilizar una
fuente y tamao diferentes para resaltar un texto o el encabezado de alguna tabla. Este cambio lo podemos hacer desde
tres ubicaciones diferentes:

En la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, encontramos la lista desplegable de tipos de fuente de los cuales
podremos elegir la ms adecuada. Adems, justo al lado derecho de la lista de fuentes encontramos la lista
desplegable con el tamao de fuente.

La mini barra muestra estas mismas listas desplegables.

El cuadro de dilogo Formato de celdas tiene una seccin llamada Fuente donde encontramos las mismas
opciones de configuracin.
Alineacin de celdas

De manera predeterminada Excel alinea los valores numricos a la derecha y el texto a la izquierda pero es posible
modificar esta alineacin utilizando los comandos de la ficha Inicio > Alineacin.

1. Alineacin vertical: Con estos tres botones podemos alinear el contenido de una celda verticalmente ya sea en
la parte superior, inferior o media de la celda.

2. Alineacin horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al centro de la misma.

3. Orientacin: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ngulo especfico lo cual es de utilidad cuando
necesitamos cambiar la orientacin del ttulo de una columna muy estrecha.

4. Sangra: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su contenido.

5. Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro de una celda, este comando ajustar
el texto en varias lneas para mostrar todo el contenido.

6. Combinar y centrar: Combinar las celdas seleccionadas para hacer una sola celda y adems centrar el
contenido. Al pulsar en la flecha del men desplegable se mostrarn algunas opciones adicionales como la de
volver a separar las celdas.

Estos mismos comandos de alineacin los podemos encontrar en el cuadro de dilogo Formato de celdasdentro de la
seccin Alineacin.

Relleno de una celda

Podemos establecer un relleno para una celda utilizando un color especfico o una trama. Para indicar el color de fondo
de una celda podemos utilizar el comando Color de relleno que se encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

Este comando tambin lo puedes encontrar en la mini barra y se mostrar la misma paleta de colores a seleccionar. Por
otro lado, si quieres establecer como relleno una trama entonces es necesario abrir el cuadro de dilogo Formato de
celdas y en la seccin Relleno podrs elegir tanto el estilo de la trama como su color.

Bordes de una celda

La cuadrcula que delimita cada una de las celdas de una hoja es solo una ayuda visual ya que dichas lneas no se
imprimen de manera predeterminada en cambio los bordes si son impresos y de gran utilidad para agrupar un rango de
celdas y distinguirlas de las dems. Existen diferentes estilos y grosores de bordes y podrs seleccionar la configuracin
deseada desde el comando Bordes que se encuentra en la ficha Inicio > Fuente:

Este comando tambin est disponibles desde la mini barra. Por otro lado el cuadro de dilogo Formato de celdas tiene
una seccin llamada Borde que es donde podrs hacer todas las configuraciones necesarias a los bordes de una celda.