Una vez que nos hemos dado de alta como autnomo nacen ciertas obligaciones fiscales y

contables con las que tenemos que cumplir s o s. Lamentablemente este es uno de los
aspectos ms descuidados por parte de aquellos que deciden emprender una actividad
econmica. Y despus vienen los quebraderos de cabeza.

Por otra parte, tal y como mencionamos en este otro post es un error considerar a los registros
contables como un inconveniente que cualquier empresario autnomo tiene que asumir. Si no
que es una gran fuente de informacin de nuestro negocio. O si no, Cmo se explica que
exista la contabilidad B? Si no fuese importante aquellos que defraudan porque se molestaran
en hacer dos diferentes. Y, es ms, porque dejar un rastro a la Agencia Tributaria? Pero bueno
ese no es nuestro caso. As que vamos a conocer que datos contienen y como rellenar nuestros
libros de registro.

Si nosotros somos autnomos que realizamos una actividad empresarial en estimacin directa
simplificada, hacienda nos pide que llevemos:

Libro de ventas e ingresos

Libro de compras y gastos
Libro de Bienes de Inversin

Si somos autnomos dados de alta en uno de los epgrafes relativos a las actividades
profesionales (notarios, arquitectos, diseadores) a parte de los libros ya mencionados
tendremos que rellenar, adems:

Libro de provisiones y suplidos

Antes estos libros se compraban en la delegacin de Hacienda y se rellenaban a manos. Cosa

mucho ms latosa y sucia, ya que si te confundas cumplimentando alguno de sus datospues
ya te puedes imaginar. Existir an existen y todava se pueden comprar, pero sinceramente no
conozco a nadie que hoy no realice estas operaciones con un ordenador. Mucho ms sencillo
tambin por que las operaciones aritmticas nos las hace directamente sin tener que echar
mano nosotros de la calculadora.

Los libros contables en cuestin eran estos.

Hoy existe multitud de software para autnomos. Gratuitos y de pago. Pero tampoco te lleves
engaos. No hay ninguno que realice todo el trabajo por ti.

Para ilustrar este post nos serviremos de la hoja de clculo ya que es ms comn encontrarla
en cualquier equipo. Adems, esta es una copia exacta de los libros contables que despachaba
hacienda solo que pasado todo a la hoja de clculo.

El libro de compras y gastos

Como es lgico, en el libro de compras y gastos no ordenaremos las facturas que recibimos por
su nmero de factura, ya que cada una de ellas puede pertenecer a un proveedor diferente y
obviamente estas no sern correlativas. Nos fijaremos por tanto en la fecha de la factura y este
ser el criterio en base al cul la anotaremos en el libro de compras y gastos.

En el apartado dedicado al nmero de factura indicaremos el correspondiente. Es importante

destacar que no todos los gastos a los que tenemos que hacer frente durante el desarrollo de
nuestra actividad empresarial vendrn recogidos mediante una factura y por tanto estos no
tendrn el correspondiente nmero. Por ejemplo, en las cantidades abonadas a la seguridad
social por la cuota de autnomos la seguridad social no expide una factura por tal concepto,
sino que nicamente dispondremos del recibo bancario. En estos casos la casilla del libro de
compras y gastos quedar vaca.

El siguiente dato se refiere al perceptor del gasto, es decir, aquella empresa o entidad que
expide la factura. Aqu incluiremos el NIF y el nombre. En este caso, nos ocurre algo parecido al
caso anterior. Existirn ocasiones en que no disponemos de un NIF como en los gastos
relativos a la seguridad social. En ese caso lo dejaremos en blanco. En el resto de gastos
siempre debemos poner el NIF o el CIF que figura en la factura.

En cuanto al concepto o tipo de operacin indicaremos brevemente de que se trata este gasto.
Indicando el producto o servicio adquirido tal y como figura en la factura o bien una anotacin
genrica que comprenda de manera general el gasto realizado. Por ejemplo, si en el concepto
de una factura figura la compra de papel, tner para la impresora, bolgrafos, una destructora
de papel y un archivador, bastar con anotar en el concepto del libro de compras y gastos;
material de oficina.

En las casillas siguientes ser el lugar donde indicaremos las cantidades pagadas por dichas
operaciones. Para cada tipo de operacin tenemos disponible una casilla. Nos encontramos
entre otros: compras, sueldos y salarios, seguridad social y autnomos o suministros. Anotar
cada uno de estos gastos en su lugar correspondiente te servir lo largo del ao o del
trimestre. Si no tienes muy claro a en qu lugar anotar uno de ellos, siempre tienes la
posibilidad de utilizar la casilla de otros gastos como cajn de sastre. Recuerda que a la hora
de anotar las cantidades de cada una de las facturas que recibes en el libro de compras y
gastos debes utilizar la base imponible y no poner el importe total de la factura con iva incluido
ya que el iva lo desgranaremos en el siguiente apartado.

La siguiente seccin de libro es la relativa al impuesto del valor aadido. Primeramente

indicamos el tipo de iva (4% , 10%, 21%) o el que sea en cada momento. Este dato lo
encontrars en la factura que te enve tu proveedor. Justo al lado tenemos dos columnas
denominadas: Deducible y No deducible. Por termino general las cantidades de Iva
soportado que aparecen en tus facturas podrs deducrteles en las declaraciones de Iva que
tienes que realizar trimestralmente.

El siguiente grupo de columnas de nuestro libro de compras y gastos es el relativo a las

retenciones. Ser nuestro proveedor el que indique en sus facturas si tenemos que practicarle
alguna retencin y a que tipo. No todos nuestros proveedores practicarn retenciones en sus
facturas, as que no siempre tendremos que anotar algo en este apartado. Si en la factura
recibida aparecen las retenciones a practicar, anotaremos el porcentaje de retencin
correspondiente y en la columna de al lado la cantidad a retener.

Por ltimo, en la ltima columna del libro de compras y gastos se indicar el importe total de la
factura. El resultado de sumar la base imponible ms el importe correspondiente de Iva menos
las retenciones practicadas si es el caso. Utilizando la hoja de clculo el proceso de anotacin
resulta menos laborioso al servirnos de las frmulas que podemos incluir en la misma para que
calcule los resultados directamente.

A continuacin, te dejamos un pequeo video tutorial sobre como cumplimentar el libro de

compras y gastos.

Puedes utilizar los comentarios para dejar tus impresiones o consultas.