PROCESO DE PLANIFICACIN

1. Concepto de planificacin

La planificacin es un proceso racional de toma de decisiones, que incluye la

seleccin de los cursos de accin que debe seguir una empresa y cada unidad de la

misma. Planificar es decidir con antelacin qu se desea conseguir, qu debe hacerse

para lograrlo, cmo, dnde, quin y cundo se har. Por tanto, la planificacin

consiste en establecer un puente entre una situacin actual y otra futura deseable.

La planificacin comporta el establecimiento de objetivos, la decisin sobre las

estrategias y las tareas necesarias para alcanzar esos objetivos.

2. Proceso de planificacin

El proceso implica la realizacin de las siguientes fases:

A. Anlisis de las condiciones iniciales y reconocimiento de las oportunidades

existentes. Se debe conocer la situacin tanto de la empresa por dentro como del

entorno en que desarrolla su actividad. Las preguntas a responder seran las

siguientes: Qu elementos de la empresa (personas, cualidades, equipo) pueden

dificultar el logro de los objetivos (debilidades), o ayudar a conseguirlos (fortalezas)?;

Qu factores de fuera de la empresa (econmicos, tecnolgicos, clientes,

 proveedores, competidores, entidades financieras, etc) podran perjudicar a la

empresa (amenazas), o podran favorecerla (oportunidades)?.

Una de las tcnicas que se emplea es el anlisis DAFO (debilidades, amenazas,

fortalezas y oportunidades de una empresa).

B. Seleccin de los objetivos del plan. El directivo debe establecer unos objetivos que

expresen sus deseos en cuestiones como cuota de mercado, rentabilidad, volumen de

ventas, etc, para el horizonte temporal de la planificacin.

C. Establecimiento de supuestos o premisas. Las premisas son suposiciones de hechos

y comportamientos que se producirn a lo largo del periodo de planificacin, porque

planificar es en buena medida prever el futuro. ste es desconocido, por lo que habr

que pronosticar la evolucin de hechos y comportamientos de la manera ms

cientfica y razonada posible. Por ejemplo:

Cmo evolucionar la demanda futura que puede tener un producto o el tipo de

inters al que se podr obtener un prstamo en un banco?, Qu cambios se esperan

en las normas legales que afectan a la actividad de la empresa? Cmo pueden

cambiar las preferencias de los consumidores?, etc.

D. Evaluacin de las alternativas (diferentes planes). Generalmente existen varias

maneras diferentes (planes alternativos) de alcanzar un objetivo. Debe realizarse un

estudio cuidadoso de las ventajas e inconvenientes de cada una de ellas. Ha de

estudiarse los ingresos, los costes y los resultados esperados, la disponibilidad de

recursos suficientes para llevarla a cabo, el tiempo que requerir, etc.

E. Seleccin de una alternativa: elegir la que sea ms adecuada. Habr que elegir la

que se considere ms adecuada respecto a la situacin actual, los objetivos y los

supuestos establecidos.

F. Seguimiento del plan.Cuando el plan se lleva a la prctica, pueden darse

circunstancias no previstas que impliquen la alteracin de partes del plan, como por

ejemplo la redefinicin de los objetivos del plan.

Ejemplo:

LA CUERDA FLOJA S.A.C. es una empresa que produce y

comercializa material deportivo, con una clara orientacin

estratgica hacia los deportes de aventura, un sector en el que es

muy conocida. Roco del Monte, una empleada de la empresa que es

aficionada a este tipo de deportes, constata que se est

desarrollando un nuevo deporte, el abeting, consistente en la

escalada libre de pinos y abetos de gran altura que existen en

algunos bosques de Espaa. Sus practicantes tienen a menudo

problemas de araazos en las manos y la cara causados por las

ramas de los rboles.

Anlisis de las condiciones iniciales: en poco tiempo, se ha

multiplicado el nmero de aficionados. Incluso se ha creado una

empresa, LA BELLOTA VOLADORA S.L., que organiza viajes. En la

actualidad, no existe en el mercado material adecuado, a causa de la

novedad de este deporte. La empresa, por otra parte, dispone de los

recursos econmicos y humanos adecuados para la confeccin de

ropa deportiva.

Seleccin de los objetivos del plan: la empresa establece como

objetivos incrementar en un 15% su volumen de ventas y conseguir

 una cuota de mercado del 40% , gracias a la venta de los productos

necesarios para la prctica de este nuevo deporte.

Establecimiento de supuestos: parece que, de cara al futuro, no

disminuir el nmero de aficionados. Ms bien todo hace prever que

ir en aumento debido a la promocin que se est haciendo en

revistas especializadas. El nico riesgo se podra derivar de las

protestas de algunos grupos ecologistas, que piden que se regule y

controle el nuevo deporte. Su prctica intensiva podra llegar a

comprometer las zonas de nidificacin de algunas aves rapaces.

Evaluacin de las alternativas: se plantean diferentes posibilidades

o alternativas: produccin de cascos de fibra de vidrio con visera de

metacrilato transparente, confeccin de ropa especial reforzada en

la parte interior y fabricacin de guantes adherentes especiales. Se

definen las necesidades de materias primas, componentes y

maquinaria, y los cambios organizativos que comportar la

produccin para cada posible producto, tambin se estima la

inversin necesaria para la compra de mquinas y material. Adems,

se tiene en cuenta la posibilidad de que las protestas de los

ecologistas prosperen y se limite el nuevo deporte, con lo que habra

menos compradores potenciales.

 Seleccin de una alternativa: como la empresa no dispone de

capacidad financiera suficiente para hacer frente a todo, se

considera que lo ms aconsejable ser comenzar por la fabricacin

de guantes adherentes especiales.

Seguimiento del plan: se definen los mecanismos que permitirn

llevar a cabo un seguimiento adecuado del plan durante su ejecucin.

3. Elementos de los planes

Un plan es un medio o instrumento para conseguir los objetivos, es decir, un

esquema que indica de qu manera pretende la empresa alcanzar los objetivos que ha

establecido. En general, un plan consta de los siguientes elementos:

3.1 Objetivos. Constituyen el resultado final que se espera alcanzar con el plan.

Como ejemplos de objetivos podemos citar la obtencin de beneficios, el crecimiento

de la empresa a travs del aumento del volumen de ventas y de la cuota de mercado,

la eficiencia, el valor de las acciones de la empresa, el servicio al cliente, etc.

Unos objetivos bien definidos permiten a los directivos establecer prioridades,

disponer de unos estndares con los que luego poder comparar los resultados

efectivamente obtenidos, y unificar los esfuerzos en torno a esos objetivos. Los

estndares son mediciones realizadas a priori de los resultados que se esperan obtener.

Para ser eficaces los objetivos deben cumplir varios requisitos:

 Ser establecidos en trminos especficos y cuantificables y estar

referidos a un perodo de tiempo.

Suponer un reto, pero ser realistas, o sea, que sean alcanzables.

Estar muy apoyados por los superiores

Ser capaces de generar entusiasmo en los subordinados

Ser puestos por escrito y comunicarlos a todos los subordinados

involucrados en su consecucin

Existen objetivos de distinto nivel que entre s forman una red que abarca a toda la

empresa; los de mayor rango son ms generales que los correspondientes a unidades

de la empresa, estos ltimos concretan y desglosan los primeros.

3.2 Polticas. Son enunciados genricos que guan las decisiones que toman los

directivos, es decir, las lneas generales que orientan su pensamiento y sus acciones.

Consecuentemente, las personas, al aplicarlas, ejercern algn grado de

discrecionalidad. Las polticas abarcan todas las reas funcionales. Por ejemplo, una

poltica de marketing sera productos de gran calidad y elevado precio. Una poltica

como sta mantenida durante un perodo de tiempo suficiente llega a crear una cierta

imagen de la empresa y de sus productos muy diferente de la que puede llegar a tener

otra empresa que sigue la poltica de "productos de calidad suficiente y precios tan

bajos como sea posible.

Una poltica de personal sera cuando se produzcan vacantes en la empresa, se

cubrirn preferentemente con empleados de la empresa.

Una poltica financiera sera: "No endeudarse ms que cuando sea imprescindible o

nos ofrezcan condiciones muy ventajosas"

3.3 Procedimientos. Son guas especficas de actuacin. Estn formados por un

conjunto de pasos sucesivos que han de seguirse al realizar una actividad concreta,

como por ejemplo, la contratacin de personal, la adquisicin de una maquinaria, la

devolucin de mercancas, la realizacin de inventarios.

3.4 Reglas. Son ms estrictas que los procedimientos. Sealan lo que se debe y lo que

no se debe hacer en situaciones o momentos muy definidos. Una regla no permite

interpretarla. Dice de forma imperativa la manera de actuar cuando se d una

determinada circunstancia.

3.5 Presupuestos. Son la cuantificacin de los planes, es decir, la expresin en

trminos numricos de planes literarios: ingresos, gastos y resultados (beneficios o

prdidas) previstos, coste del personal, horas de funcionamiento de las mquinas,

unidades de producto, etc. Lo que convierte a los planes en presupuestos es que stos

se expresan en cifras.
4. Tipos de planificacin

4.1 Planificacin estratgica. Consiste en la elaboracin de planes que afectan a

toda la empresa, contiene objetivos generales que sirven de orientacin para toda la

organizacin, tratan de situar a la empresa en el entorno en las mejores condiciones

posibles, son por lo general a largo plazo y con un reducido nivel de concrecin.

Para poder formular adecuadamente las estrategias, es necesario definir previamente

varios conceptos, que pueden ser englobados dentro de los llamados "supuestos

organizacionales". Ellos son:

Visin. La visin es la expresin explcita de un futuro deseado, difcil pero

no imposible, basado en valores compartidos y dentro de las tendencias

probables, que la organizacin trata de contribuir a crear.

Misin. La misin es el propsito de la existencia de la organizacin. Es su

aporte especfico a la realizacin de la visin. Es lo que la distingue de la

labor de otras organizaciones.

4.2 Planificacin tctica u operacional. Una vez fijados los objetivos que quiere

conseguir la empresa, sta ha de poner los medios para su logro. Los planes

operacionales, pues, son aquellos que especifican los detalles sobre cmo se deben

lograr los objetivos generales. Descompone los objetivos generales en objetivos ms

especficos y desarrolla programas y procedimientos de trabajo a corto plazo. Los

planes a corto plazo deben contribuir a la consecucin de los planes a largo plazo.

Esto requiere coherencia entre ellos y por tanto, coordinacin.

4.3 Diferencias entre planificacin estratgica y operativa

a. La Planificacin Estratgica se orienta a la eficacia, es decir a maximizar

los resultados y el impacto en direccin al cumplimiento de la misin

institucional. Se ocupa mayormente del objeto, y de los resultados.

b. La Planificacin Operativa se orienta a la eficiencia, es decir a organizar

adecuadamente los recursos de la organizacin. Trata de maximizar la

relacin resultado / recursos. Pero no se pregunta si los resultados a alcanzar

c. eficientemente son resultados estratgicamente concebidos, es decir,

orientados a cumplir la misin. Se ocupa mayormente del sujeto, es decir

de los recursos de la organizacin.

Es posible organizar eficientemente un proyecto, es decir, organizar adecuadamente

los recursos para realizarlo, sin que esto signifique que se haya sido eficaz, si el

proyecto no conduce al cumplimiento de la misin.

El proceso de planificacin debe contemplar tanto la eficacia (P. Estratgica) como

la eficiencia (P. Operativa).

CONCLUSIN