Ao de la Inversin para el Desarrollo Rural y la Seguridad

Alimentaria

Facultad:
NEGOCIOS.
Carrera Profesional:
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS.
Materia:
PRESUPUESTOS.
Docente:
CARDENAS RAMREZ, Julio Csar.
Tema:
PRESUPUESTOS, PLANIFICACIN Y

CONTROL/CAP. 2
Autores:
CHICLOTE FERNANDEZ, Dante Brayan Jordy,

ESCOBEDO VILLACORTA, Angela Leonela,

MALCA TAFUR, Martn Abihail.
PEREZ CENTURIN, Markin Alexis,

ROJAS FIGUEROA, Cristhian.

Presupuestos, planificacin y control

Cajamarca, 13 de setiembre del 2013

TEMAS DE DISCUSIN:

PREGUNTA N 2

sta es una pregunta de estudio que pide identificar los doce conceptos
fundamentales de la planificacin y control de utilidades que se explican en
el captulo. Relacione las descripciones con los trminos clave anotando, en
los espacios respectivos, las letras maysculas que les corresponda.

F
I
G
E
J
K
H
B
L
C

A
D

PREGUNTA N 6

sta es una pregunta de estudio. Relacione los principales participantes

con las actividades respectivas, anotando las letras que correspondan en
los espacios en blanco.

D
B
A
Presupuestos, planificacin y control

PREGUNTA N 10

Enumere y explique las cuatro caractersticas esenciales de un informe de

desempeo de PCU.

Segn WELSCH, GLENN A. y Cols. definen las cuatro caractersticas

esenciales de un informe de desempeo de PCU de la siguiente manera:

El desempeo se clasifica por las responsabilidades que se

asignan (WELSCH, GLENN A. y Cols., 2005, pg. 24)

La informacin que se desarrolla y se comunica en cada una de las

diversas reas de la organizacin debe estar vinculada de acuerdo a la
presente estructura organizacional o llamada organigrama; de esta forma
se podr tomar decisiones tanto operativas como estratgicas, puesto que
ayuda a concretar responsabilidades por rea y colaborador, adems de un
mejor control de quin supervisa que se las cumpla.

Se designan los conceptos que son controlables y los que

no lo son (WELSCH, GLENN A. y Cols., 2005, pg. 24)

Para que la organizacin sea competitiva tiene que precisarse con claridad
estas dos variables. Para la toma de decisiones ms que todo gerencial o
estratgica se puede proyectar y crear una planificacin para ver cules son
sus efectos y as poder tomar decisiones de acuerdo a la informacin esto
para las variables no controlables (exteriores). En cambio en las variables
controlables existe un mayor acceso a informacin primaria, confiable y
oportuna; es ms cmodo operar con dichas variables puesto que se
pueden moldear de acuerdo de la situacin deseada.

Se formulan informes oportunos (WELSCH, GLENN A. y

Cols., 2005, pg. 24)

Para que el control sea eficaz, los informes de desempeo deben emitirse
por periodos secundarios o provisionales esto es, sobre una base
mensual, semanal o, en algunos casos, diaria; lo recomendable es a menor
tiempo puesto que mientras ms sea el tiempo de demora en brindar
informacin mayor ser el efecto financiero desfavorable. Una efectiva
presentacin de reportes ayuda a que fluya mejor la informacin entre las
diversas reas y colaboradores (subordinado -> jefe inmediato), permitiendo
Presupuestos, planificacin y control

as acciones de control, identificaciones de problemas y planificacin de

mejora continua.

Se concede importancia a la comparacin de los resultados

reales con los resultados planificados (WELSCH, GLENN A.
y Cols., 2005, pg. 25)

Se realiza las comparaciones para la toma de decisiones tanto operativas

como estratgicas. La informacin de los resultados nos aclara en que
magnitud hemos alcanzado nuestras metas y objetivos trazados de acuerdo
al desempeo proyectado; esto a su vez obliga a que la alta administracin
consigne en cifras lo que considera necesario para un desempeo
satisfactorio.

PREGUNTA N 15

Por qu es importante la flexibilidad en la aplicacin de la planificacin de

utilidades?

El presupuesto es algo que no debe dominar el negocio, no

es una camisa de fuerza y debe siempre existir una
flexibilidad en su aplicacin para aprovechar las
oportunidades favorables que se presenten y que no estn
consideradas en el presupuesto, as mismo cuando no se
cumpla algo que se tena previamente establecido no debe
considerarse como un error en la elaboracin, ya que
siempre existirn situaciones que pueden ser imprevisibles
(FRANCO CUARTAS, Fernando De Jess, pg. 34)

Es muy importante, ya que permite mayor libertad en todos los niveles de la

administracin, de tal modo que se comprometen en el proceso de la toma
de decisiones al desarrollarse los planes. Asiente realizar planes de
contingencia producto de que las decisiones contempladas no son slidas
como que se pensaba respecto a sucesos imprevistos, proyectando as
beneficios econmicos en relacin a situaciones espontaneas en un mundo
cambiante como lo es actualmente.

PREGUNTA N 20

Puede la planificacin y control de utilidades aplicarse en los negocios

pequeos?

la planificacin y control de utilidades puede adaptarse a

cualquier organizacin (lucrativa o no lucrativa, de servicios
o manufacturera), independientemente del tamao, de las
circunstancias o de condiciones especiales. El hecho de que
una compaa tenga rasgos peculiares o problemas crticos
Presupuestos, planificacin y control

a menudo constituye una buena razn para adoptar ciertos

procedimientos de planificacin y control de utilidades
(WELSCH, GLENN A. y Cols., 2005, pgs. 38-39)

La PCU se puede aplicar a negocios pequeos, medianos y grandes; de tal

modo que se obtendrn beneficios econmicos (rentabilidad y liquidez),
maximizar el valor para los accionistas, as tambin como competitividad,
un mejor control en el desempeo de funciones y logro de metas,
crecimiento continuo y la sostenibilidad en el tiempo. Sin embargo hay que
tomar en consideracin que cada PCU se realizar en funcin a lo que
quiere lograr la organizacin y el diseo organizacional de la misma; cada
organizacin es diferente por lo tanto para cada organizacin hay una
especifica planificacin y control de utilidades.

PREGUNTA N 22

Haga sus comentarios respecto a esta declaracin: Una administracin

zigzagueante seguramente ser una administracin ineficiente.

CASO 2-1 Un recorte de 10% en todos los gastos

Manufacturas Daisy, S.A., fabrica y vende cinco productos. Los esfuerzos
de ventas cubren un rea de diez estados. La compaa es de tamao
mediano en relacin con otras compaas de la industria. Durante los
ltimos cuatro aos, ha aumentado la competencia de empresas
extranjeras. La compaa emplea aproximadamente a quinientos obreros y
empleados y tiene treinta y dos departamentos y distritos de ventas.
Durante los ltimos tres aos, la compaa ha experimentado un descenso
gradual, pero importante, en las utilidades. Carece de un programa de
planeacin y control de utilidades, aunque, como lo declar el
vicepresidente ejecutivo: Hacemos un enorme trabajo de planificacin y
control.
Recientemente, el presidente envi un memorando a todos los
gerentes de departamento y de distrito de ventas que contena la siguiente
orden: Se espera que cada departamento lleve a cabo un recorte general
del 10 por ciento, con base en los resultados del ao pasado, en todos los
gastos para el ao entrante. Los estados financieros trimestrales se
evaluarn para determinar la eficacia con la que es emprendida esta
orden.

SE PIDE
Presupuestos, planificacin y control

1 Evale el enfoque adoptado por el presidente para aumentar la utilidad de

la compaa.

Es un mtodo efectivo para aumentar el margen de utilidad. Uno de los

modos ms efectivos de enfrentarse a la crisis o, al menos, de sufrir menos
las consecuencias, es aprender a reducir los gastos. Una buena gestin de
los recursos y el control de los gastos de una organizacin, son una gran
responsabilidad y, con toda probabilidad, pueden salvar a la organizacin
en tiempos de crisis

2 Suponga que algunos gastos fueran efectivamente demasiado altos. D

algunas ideas, en cuanto a un enfoque general, que pudieran ayudar a
aumentar las utilidades.

FORMAS (EFICACES) DE REDUCIR GASTOS

El Instituto Pyme considera que la clave es reducir y priorizar los riesgos,

averiguar qu seguros de tus clientes protegen a tus productos, evitar
duplicar coberturas y considerar las que son para asociaciones
comerciales.

Analizar los Costes Energticos

Las facturas de luz, gas o agua de las oficinas pueden representar un
gasto mensual importante. Por este motivo podra ser interesante estudiar
la posibilidad de adoptar medidas que permitan ahorrar gastos como
cambiar las bombillas por modelos que permitan ahorrar energa; evitar los
salvapantallas que, aunque no lo parezca, aumentan increblemente el
consumo de energa de nuestros equipos informticos; limitar los procesos
de impresin de documentos que, no slo son de los ms caros sino que
adems generan muchos residuos como el tner o los cartucho, muy
costosos.

Renegociar el alquiler de sus oficinas

El alquiler de un local o de la oficina de una empresa suele ser uno de
los principales gastos que ha de afrontar un emprendedor cada mes.
En poca de crisis, no se debe descartar la posibilidad de negociar una
rebaja del precio de alquiler con el propietario para reducir gastos. Esta es
una opcin que muchos emprendedores ni siquiera contemplan y, sin
embargo, es muy factible ya que, en momentos de dificultad el propietario
preferir seguramente cobrar menos por un alquiler que arriesgarse a tener
un local vaco.

Optimizar la publicidad off line

La publicidad off line, con trpticos, anuncios en peridicos, etc.puede ser
muy interesante y necesaria para la organizacin (depende del tipo de
Presupuestos, planificacin y control

negocio) pero no todos los canales o campaas son igualmente rentables.

Se debe hacer un correcto estudio de cules son los tipos de campaas de
marketing que realmente le ofrecen resultados y eliminar todas las dems.
De este modo se concentrar todos sus recursos en comunicacin que
le ofrece resultados y no se perder dinero. Por otro lado, si no lo se est
haciendo, se debe apostar por la publicidad online. Existen muchas formas
de hacer publicidad gratuita para un negocio y, en cualquier caso, ser
mucho ms econmica que la publicidad tradicional

Buscar mejores planes de comunicaciones

Si se trabaja en una empresa en la que los trabajadores disponen de
telfonos mviles, se debe buscar los mejores planes y tarifas para
empresas. Tambin es necesario transmitir a los colaboradores la
importancia de utilizar el telfono cuando sea estrictamente necesario y
slo por motivos de trabajo.
Lo mismo vale en el caso de coches de empresa, desplazamientos por
trabajo, etc..se necesita controlar todo este tipo de procesos si se quiere
reducir costes.

Ajustar los sueldos al volumen de trabajo

S que es una medida que puede resultar desagradable, sobre todo cuando
se trata de pequeas empresas en los que la relacin entre emprendedores
y colaboradores suele ser estrecha. Sin embargo, esta puede ser una
medida indispensable, no es momento de sueldos generosos y, estoy
completamente seguro de que, tras el impacto inicial, todos los trabajadores
entendern la conveniencia de asumir algunas rebajas en el sueldo que
tener que despedir a alguno de ellos.

Mejorar la calidad
Uno de los ms grandes secretos para garantizar la supervivencia y
crecimiento de una empresa, tanto en momentos de crisis como en tiempos
de abundancia, es aumentar el nivel de calidad de su producto o servicio.
Este aumento en la calidad ofrecer una mayor satisfaccin de los
potenciales clientes que se transformar automticamente en una mayor
fidelidad = ms ventas.

Mejorar la productividad
Una mayor productividad significa un mejor aprovechamiento de los
recursos de su empresa, por tanto, una reduccin de gastos. Para mejorar
la productividad es necesario el establecimiento de nuevos objetivos y la
definicin de nuevas estrategias. Se deben implementar tecnologas de
avanzada para mejorar procesos y mejorar toma de decisiones gerenciales,
pero antes de ser implementadas se debe hacer una anlisis previo del
margen de gasto y ganancia.

Buscar siempre nuevas oportunidades

Presupuestos, planificacin y control

En un mercado global como el actual, para ser competitivo, es necesario

tener siempre los ojos bien abiertos en busca de nuevas oportunidades de
negocio o nuevos mercados que le puedan ayudar a incrementar sus
ganancias con los mismos gastos. La llegada de Internet al mundo del
business, aunque usted se dedique a los negocios tradicionales, representa
una oportunidad de oro para ampliar su capacidad de mercado y de ventas.
No descuidar este aspecto y adaptarse a las nuevas tecnologas y al mundo
de la red.

CASO 2-2 Cul fue el distrito de ventas que tuvo el mejor desempeo?
La compaa Ventas Metropolitanas vende unidades de aire acondicionado
residenciales e industriales en un rea de veinte condados de los estados
del medio oeste. Las unidades se compran a tres fabricantes diferentes y se
venden directamente a contratistas y a los usuarios. Los vendedores de la
compaa visitan a los compradores potenciales; el territorio est dividido
en cinco distritos de ventas.
El 31 de mayo de 20B se distribuy a los gerentes distritales el
siguiente informe de desempeo, apegndose al formato que se utiliz en
aos anteriores:

INFORME DE DESEMPEO EN VENTAS

Mayo 31 de 20 B

VENTAS REALES VARIACIONES*

EN EL AO A LA FECHA
EN EL AO
DISTRITO MAYO 20A MAYO 20B 20A 20B EN EL MES
FECHA
1 $43,000.00 $47,000.00 $130,000.00 $135,000.00 $4,000.00 $5,000.00
2 $56,000.00 $57,000.00 $165,000.00 $164,000.00 $1,000.00 -$1,000.00
3 $37,000.00 $35,000.00 $113,000.00 $110,000.00 -$2,000.00 -$3,000.00
4 $76,000.00 $79,000.00 $220,000.00 $227,000.00 $3,000.00 $7,000.00
5 $62,000.00 $60,000.00 $190,000.00 $191,000.00 -$2,000.00 $1,000.00

INFORME DE GASTO DE VENTA

GASTOS REALES VARIACIONES*

EN EL AO A LA FECHA
Presupuestos, planificacin y control

EN EL AO
DISTRITO MAYO 20A MAYO 20B 20A 20B EN EL MES
FECHA
1 $4,500.00 $4,800.00 $15,000.00 $18,000.00 $300.00 $3,000.00
2 $5,400.00 $5,600.00 $16,000.00 $17,000.00 $200.00 $1,000.00
3 $3,800.00 $3,500.00 $14,000.00 $11,000.00 -$300.00 -$3,000.00
4 $7,200.00 $7,400.00 $19,000.00 $20,000.00 $200.00 $1,000.00
5 $6,100.00 $5,800.00 $21,000.00 $22,000.00 -$300.00 $1,000.00

SE PIDE

1 Critique los informes anteriores de desempeo.

En el presente informe de desempeo de ventas de la compaa Ventas

Metropolitanas, se logra apreciar que para las variaciones en el mes Mayo
20B, en relacin a los 5 distritos donde se realiza dichas ventas y en el mes
Mayo 20A; los distritos ms competitivos han sido el 1, 2 y 4, logrando el
mayor ndice de ventas. Para las variaciones en el ao fecha, ocurre que
los sectores ms competitivos son el: 1, 4 y 5. Se puede interpretar que el
sector ms competitivo dentro de los 5 es el 4 y seguidamente el 1
puesto que para el Mes y para el ao Fecha no han asumido dficit
monetario alguno en las variaciones. La Compaa Ventas metropolitanas
debe tomar medidas correctivas para mejorar el nivel de ventas puesto que
las variaciones en sectores como el 2, 5 y principalmente el 3 son
desfavorables, asumiendo de esta manera que los sectores de 20A son
ms efectivos en sus ventas con lo que respecta a los sectores
anteriormente mencionados; por lo contrario se obtiene que en el sector 5
para la variacin del ao fecha obtiene un mejor desempeo, producto
posiblemente de la accin estratgica a largo plazo; para el sector 2 ocurre
lo contrario en el mes Mayo produce competitividad concorde a las
decisiones de corto plazo, pero para el ao fecha 20A logra incrementar
ventas y produce una variacin desfavorable. Analizando el informe de
gasto de venta, en relacin a los 5 distritos donde se realiza dichas ventas y
a mayo 20A y al ao fecha; existe un alto indicador del porque la
competitividad del sector 1 anteriormente mencionado; como se muestra
en el informe es uno de los sectores (conjuntamente con el 4) que ms
gastos de ventas (salidas de dinero) realiza, estos gastos que realiza
producen un mayor nivel de ventas, se deduce que mientras ms es la
inversin necesaria para administrar el negocio en ese sector es mayor la
contribucin en ventas, pero por lo contrario en el excepcional caso el
sector 4 no utiliza tanto el gasto como herramienta de obtencin de
ingresos, este sector gasta corto pero obtiene mayores ventas. Como se
observa el sector 3 es el menos competitivo, razn conjuntamente del no
realizar gastos como medio de consumo para obtencin de ingresos.
Compaa Ventas metropolitanas tiene 2 sectores en 20B (1 y 4) muy
competitivos frente a 20A. Debe mejorar el tema de replanificacin de
metas y objetivos tanto a corto como largo plazo, utilizar una adecuada
Presupuestos, planificacin y control

administracin de costos y gastos respecto a los dems sectores (2, 5 y

principalmente el 3), planificar sus recursos humanos para ser ms
efectivos y realizar planes de seguimiento a las diversas funciones que se
dan en el rea de ventas de cada regin, as de esta manera contribuir
cuantificablemente con el beneficio econmico para la organizacin.
2 Ahora suponga que en vez de stos, Ventas Metropolitanas prepara,
sobre una base participativa, el siguiente plan tctico de utilidades para 20B
(simplificado para los fines de presentacin del caso):

PLAN TACTICO (CORTO PLAZO)

VENTAS PRESUPUESTADAS GASTOS PRESUPUESTADOS

EN EL AO A MAYO EN EL AO A LA
DISTRITO MAYO 20B
LA FECHA 20B FECHA
1 $46,000.00 $133,000.00 $4,900.00 $17,000.00
2 $60,000.00 $170,000.00 $5,700.00 $18,000.00
3 $32,000.00 $105,000.00 $3,200.00 $10,000.00
4 $82,000.00 $230,000.00 $7,000.00 $18,000.00
5 $60,000.00 $190,000.00 $5,700.00 $23,000.00

HACER EL ANALISIS COMO EL DE LA ANTERIOR PAGINA

 Presupuestos, planificacin y control

INFORME DE DESEMPEO
Mayo 31 de 20B

MES DE MAYO 20 B ACUMULADO A LA FECHA

RESULTADOS RESULTADOS VARIACIN RESULTADOS RESULTADOS VARIACIN

CONCEPTOS
REALES PLANIFICADOS (DESFAVORABLE) REALES PLANIFICADOS (DESFAVORABLE)

VENTAS
1 $47,000.00 $46,000.00 -$1,000.00 $135,000.00 $133,000.00 -$2,000.00
2 $57,000.00 $60,000.00 $3,000.00 $164,000.00 $170,000.00 $6,000.00
3 $35,000.00 $32,000.00 -$3,000.00 $110,000.00 $105,000.00 -$5,000.00
4 $79,000.00 $82,000.00 $3,000.00 $227,000.00 $230,000.00 $3,000.00
5 $60,000.00 $60,000.00 $0.00 $191,000.00 $190,000.00 -$1,000.00
TOTAL VENTAS $278,000.00 $280,000.00 $2,000.00 $827,000.00 $828,000.00 $1,000.00

GASTOS
1 $4,800.00 $4,900.00 $100.00 $18,000.00 $17,000.00 -$1,000.00
2 $5,600.00 $5,700.00 $100.00 $17,000.00 $18,000.00 $1,000.00
3 $3,500.00 $3,200.00 -$300.00 $11,000.00 $10,000.00 -$1,000.00
4 $7,400.00 $7,000.00 -$400.00 $20,000.00 $18,000.00 -$2,000.00
5 $5,800.00 $5,700.00 -$100.00 $22,000.00 $23,000.00 $1,000.00
TOTAL GASTOS $27,100.00 $26,500.00 -$600.00 $88,000.00 $86,000.00 -$2,000.00

CONTRIBUCIN
DE LA REGION
1 $42,200.00 $41,100.00 -$1,100.00 $117,000.00 $116,000.00 -$1,000.00
2 $51,400.00 $54,300.00 $2,900.00 $147,000.00 $152,000.00 $5,000.00
3 $31,500.00 $28,800.00 -$2,700.00 $99,000.00 $95,000.00 -$4,000.00
4 $71,600.00 $75,000.00 $3,400.00 $207,000.00 $212,000.00 $5,000.00
5 $54,200.00 $54,300.00 $100.00 $169,000.00 $167,000.00 -$2,000.00
TOTAL
$250,900.00 $253,500.00 $2,600.00 $739,000.00 $742,000.00 $3,000.00
CONTRIBUCIN
Presupuestos, planificacin y control

BIBLIOGRAFA

FRANCO CUARTAS, Fernando De Jess,

Planeacin Y Presupuestos,
Expositor nacional e internacional. Especialista en Finanzas universidad EAFIT
Medellin. Candidato a MBA. MSc. HEC Canada. Consultor Especialista del Banco
Interamericano de Desarrollo BID. Estudios actuales Magister en Economa
Internacional. Universidad Nacional de Colombia.
www.gacetafinanciera.com

WELSCH, GLENN A. y Cols.

2005, Presupuestos, Planificacin y control
PEARSON EDUCACIN, Mxico S.A. de C.V.