LA GESTIN DE RESTAURANTES:

MODELOS, COMPETENCIAS Y
CLAVES PARA SU XITO
 La gestin de restaurantes Enero 2017

NDICE

1. Las 3 principales formas de gestionar un restaurante 3

2. Competencias necesarias para la gestin 6

3. Claves para gestionar ptimamente tu restaurante 8

4. Cuatro errores a evitar (por desgracia demasiado habituales) 10

5. La tecnologa a tu servicio. El mejor software de gestin de restaurantes 11

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1. Las 3
principales
formas de
gestionar un
restaurante

En la correcta gestin de un restaurante se encuentra

la principal clave de su rentabilidad y, por tanto, de la
continuidad del negocio a largo plazo. Dicha gestin es
compleja al intervenir en ella muchos y heterogneos factores.
Adems, la forma de gestin es distinta segn quin la
dirija: negocio administrado por el mismo dueo, modelo
de franquicia o externalizacin de la gestin a un tercero,
como veremos a lo largo de este ebook.

En la actualidad, las personas encargadas de la gestin de

negocios de restauracin deben contar con unas competencias
muy especficas y exigentes, las cuales se adquieren mediante
la combinacin de una formacin acadmica slida y especfica
con la experiencia prctica, para as poder afrontar con
garantas las tareas y problemas del da a da.
Cundo se considera que la gestin
de un restaurante es ptima?
Como cualquier negocio, un restaurante funciona cuando
es rentable. Pero ser rentable no significa nicamente
hacer mucha caja. La hostelera es un sector complejo, en
el que es muy importante conocer el estado de las finanzas
en cada momento y hacer previsiones a medio y largo
plazo. Esto implica analizar y calcular los costes fijos,
los variables y tener en cuenta que pueden surgir gastos
extraordinarios imprevistos, as como tener perfectamente
calculados los mrgenes de ganancias de cada plato y un
sinfn de variables ms.
Para que un restaurante tenga una rentabilidad sostenida
en el tiempo debe combinar una buena gestin con la
calidad de sus productos y servicios. De lo contrario, dada
la gran competencia existente en el sector y el creciente
nivel de exigencia de los clientes, es muy probable que las
ganancias vayan menguando progresivamente hasta impedir
la continuidad del negocio.

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Cules son las principales opciones de
gestin
La administracin de un restaurante incluye la gestin de todos
los departamentos y actividades del mismo: cocina, servicio al
cliente de comidas y bebidas, contabilidad, gestin de recursos
humanos, marketing...
Actualmente, las formas ms comunes de gestin o administracin
de un restaurante o cualquier otro establecimiento hotelero son:
1. Administrado por el mismo dueo.
2. Franquicia.
3. Gestin por terceros.
1) Gestin por el mismo dueo
Es la forma ms comn de gestin y administracin de los
restaurantes medianos o pequeos, cuya titularidad suele ser de
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una sola persona o de dos, siendo muchas veces sus familiares
(hijos, hermanos y otros parientes) los que constituyen la base del
personal y, en algunos casos, apoyados por algn contratado externo.
Histricamente, este tipo de gestin se ha caracterizado por
una forma de trabajar basada en la experiencia, ya que muchos
de estos negocios se constituan principalmente por tradicin
familiar, pasando de padres a hijos.
No obstante, cada vez ms algn miembro de la familia se
especializa en gestin hotelera, muchas veces a travs de estudios
medios o superiores, incorporando as sistemas novedosos de
gestin de personal, stock o poltica de precios basados en la
utilizacin de la tecnologa ms avanzada. Dicha tecnologa
incluye software de ltima generacin para gestionar todos los
elementos del negocio, realizar anlisis de datos, determinar el
perfil de nuestros clientes o usar las redes sociales para poner
en marcha campaas de marketing.
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2) Franquicias

Muy comunes en los hoteles, las franquicias se estn imponiendo como vemos resumido en la siguiente tabla:
tambin en los restaurantes. En este tipo de gestin, el mximo
responsable del restaurante cambia su status de dueo por el de Como hemos comentado, la enorme competencia existente
franquiciado, lo cual le supone una serie de ventajas y desventajas,

GESTIN DE UN RESTAURANTE POR FRANQUICIA

Ventajas de una franquicia Desventajas de una franquicia

La franquicia es una marca registrada, normalmente

El franquiciado pierde parte de su autonoma y capaci-
conocida y apreciada por el pblico, lo que le asegura un
dad de decisin en el negocio, puesto que firma un con-
buen nmero de clientes. Por lo tanto, permite aprove-
trato de derechos y deberes con la marca de la franquicia
charse de una imagen de marca ya creada y asentada.

Es necesario pagar una cuota inicial por pertenecer a

Pertenecer a una franquicia supone obtener una licen-
la franquicia, lo que puede implicar limitaciones en las
cia de marca registrada.
ganancias.

El franquiciado se aprovecha de la logstica e

infraestructura de la franquicia, muchas veces muy Hay que adaptarse a unas normas y directrices impuestas.
potentes y bien organizadas.

Permite obtener los beneficios de las estrategias y

El margen de actuacin y de rentabilidad se encuentra
acciones de marketing y publicidad generales de la
ms limitado.
franquicia.

El xito del negocio est supeditado al del franquiciador

y los dems franquiciados.

Existen determinadas condiciones o limitaciones para la

venta o traspaso del negocio.

3) Gestin por terceros

En este caso, mediante un contrato de administracin, el dueo
de un restaurante contrata a una compaa especializada en
gestin de hostelera para operar en el establecimiento.
Esta compaa externa se hace cargo de toda la gestin a cambio
de presentar reportes financieros peridicos a los dueos del
restaurante o grupo de restaurantes (por lo general, quienes
recurren a este tipo de gestin suelen ostentar la titularidad
de varios locales).
En el contrato se especifican las directrices bsicas del fun-
cionamiento del restaurante, los objetivos de rentabilidad y
crecimiento a seguir y las polticas de inversiones e incluso de
recursos humanos.

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2. Competencias
necesarias
para la gestin

en el sector de la restauracin y la dificultad para satisfacer a

un cliente cada vez ms informado (gracias a Internet y a las
redes sociales), hace imprescindible la optimizacin de una
gestin ya de por s complicada por la necesidad de combinar
adecuadamente una gran cantidad de factores y acciones.

Es por todo ello que, para poder hacer bien su trabajo, los ges-
tores de un restaurante precisan de una formacin acadmica
Legislacin y normativa en restauracin.
muy especializada y de alto nivel, preferentemente universita-
Gestin del stock.
rio o formacin profesional superior. Para ser efectiva, dicha
formacin debe tener una base terica muy completa y un Logstica.

enfoque prctico, con simulaciones de los problemas que se va Idiomas.

a encontrar en su da a da laboral. Atencin al cliente.
Gestin corporativa.
A continuacin vamos a describir los contenidos y objetivos
Sistemas de informacin y gestin aplicadas a la hostelera.
de las principales opciones de estudios relacionados con la
Nuevas tecnologas en la gestin de restaurantes.
hostelera, tanto universitarios como de formacin profesional.
Otros.

Grado en Direccin Hotelera
Los estudios universitarios especficos para la direccin de
restaurantes y hoteles combinan asignaturas tericas de
administracin y direccin de empresas hoteleras (restaurantes,
bares, hoteles) con prcticas en este tipo de establecimientos.
Permiten al alumno adquirir las competencias necesarias en
reas bsicas como:
Gastronoma y enologa.
Administracin, contabilidad y finanzas.
Un grado universitario de este tipo se puede complementar con
la amplia oferta de msteres de hostelera, con los que adquirir
conocimientos muy especficos en cuestiones tcnicas como,
por ejemplo, el Revenue Management o Artes Culinarias
y Direccin de Cocina .
Ciclos Formativos
Otra va para formarse en gestin de restaurantes son los
ciclos formativos. La oferta es muy amplia y variada, as como

Gestin de recursos humanos. tambin las asignaturas y contenidos impartidos y los contenidos
enseados.

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Veamos con ms detalle algunos de estos ciclos:

Tcnico Superior en Direccin de Servicios de

Restauracin

Estos estudios, que pueden ser muy interesantes para profesionales

que ya estn en activo en un restaurante y pretendan ampliar
conocimientos y desarrollarse profesionalmente, suelen tener
un enfoque ms prctico con los siguientes objetivos:

Proporcionar un conocimiento amplio del sector de

la restauracin, en especial produccin y servicio de
alimentos y bebidas.

Control del aprovisionamiento.

Cumplir los objetivos previstos de rentabilidad.

Establecer protocolos de calidad.

La buena gestin de
Conocer y hacer cumplir normas de higiene, pre-
un restaurante es todo
vencin de riesgos laborales y proteccin ambiental un arte que requiere
relacionados con el sector.
de competencias,
habilidades y algo de
Tcnico superior en Direccin de Cocina
intuicin.
Adems de proporcionar un conocimiento global e integral del
sector de la restauracin, estos estudios se caracterizan por un
enfoque muy claro en los siguientes aspectos: Tcnico en Cocina-Gastronoma y Servicios
de Restauracin
Direccin culinaria y gastronmica de un establecimiento.
Este ciclo de grado medio tiene un carcter eminentemente
Direccin de los procesos de produccin y servicios de
prctico donde el alumno, tras establecer un primer contacto con
cocina.
la profesin e iniciarse en las operativas propias de la cocina y de
Establecimiento de los protocolos de calidad y de higiene. los servicios de restauracin, ir poco a poco profundizando en
Prevencin de riesgos laborales y proteccin ambiental las tcnicas profesionales, siguiendo parmetros empresariales,
del rea de cocina. de servicio y de calidad.

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Las principales salidas profesionales de estos estudios son:

Chef.
3. Claves para
gestionar
Jefe de partida.
Cocinero.
Matre. ptimamente


Jefe de sector.
Camarero.
tu restaurante
Barman.
Ayudante de sumiller.
Tcnico de economato. La buena gestin de un restaurante es todo un arte que requiere
de competencias, habilidades y algo de intuicin.
Competencias de un buen gestor de restaurantes
Estas 6 claves te pueden ayudar a conseguir esta difcil tarea:
Independientemente de la formacin que escoja, un buen
profesional de la gestin en hostelera debe poder acreditar un 1. El producto no lo es todo.
nivel de competencia suficiente en las siguientes reas:
Aunque indispensable, la calidad en la comida y la bebida no
Comprensin y conocimiento de los principios de la es suficiente para conseguir nuevos clientes, ni tampoco para
actividad de los restaurantes y de los establecimientos fidelizarlos. Tambin es necesario crear experiencias nicas,
de hostelera en general. ofrecer un servicio excelente y el cuidar de cuestiones como la

Ser capaz de aplicar los conocimientos tericos a decoracin, el mobiliario y otros detalles como la iluminacin

la gestin de un restaurante concreto, tanto a nivel o la decoracin de los platos.

estratgico como operativo, tctico y funcional.

2. Conseguir el mejor equipo.
Ser proactivo y tener iniciativa para proponer soluciones
eficaces e innovadoras ante los mltiples problemas del
En la hostelera, como en cualquier otra actividad, no todo el
da a da de un restaurante.
mundo tiene el mismo nivel. Existen profesionales capaces de
Conocer las nuevas tendencias en hostelera y ser capaz dar ese toque diferente y distintivo que permite dar el salto de
de identificar y evaluar los elementos del entorno que la calidad a la excelencia. Dentro de la gestin de un restaurante
pueden afectar al sector. tambin se incluye la gestin del talento, su deteccin, desarrollo,
incentivacin y retencin.
Conocimientos suficientes de al menos dos idiomas
extranjeros.

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3. Controlar los costes. 6. Estar atentos a las nuevas tendencias.

Desafortunadamente, la obtencin de nuevos clientes e incluso
la fidelizacin no depende totalmente de nosotros. Existen
cuestiones externas, como la situacin macroeconmica, en la
que no podemos influir y que puede hacernos perder clientes
en un corto espacio de tiempo.
Pero hay algo que s podemos controlar muy bien: los costes.
Es importante calcular muy bien (sin olvidarnos de los gastos
indirectos) cunto nos cuesta cada plato o servicio de nuestro
restaurante, para lograr una cierta ganancia en cada uno que
Para dedicarse al mundo de la restauracin, es muy importante
estar al tanto de las preocupaciones sociales, las modas y las
propuestas novedosas. Algunas de las ms actuales seran:
La revolucin verde. Una creciente preocupacin de
los clientes de restaurantes por la comida saludable,
con un mayor protagonismo de las frutas y verduras y
de los productos naturales y de proximidad.
El monoproducto. Los restaurantes especializados

nos permita llegar a una rentabilidad general, que es la base en uno o dos productos estn funcionando muy bien

de todo negocio. en varios pases, por lo que puede ser un modelo de

servicio y gestin a considerar.

4. Utilizar las nuevas tecnologas. Experiencia complementaria. Consiste en incluir una

cafetera o un restaurante en establecimientos cuya
Hoy en da existen aplicaciones informticas de gestin de actividad principal no es la comida, como una tienda
restaurantes, algunas gratuitas y otras a un coste asequible, de ropa o un gimnasio.
fciles de usar y excelentes para agilizar y optimizar todos los
aspectos de un restaurante. Captulo aparte merece el software
de anlisis de datos (big data) que nos puede servir para rea-
lizar acciones imprescindibles para una buena gestin: hacer
previsiones del nmero de clientes que vamos a tener en una
fecha determinada para organizar plantillas y stock, determinar
nuestro target, segmentar el mercado y, en definitiva, tomar las
decisiones ms adecuadas para nuestro establecimiento.

5. Definir estrategias de marketing y

publicidad.

Internet y sobre todo las redes sociales, han democratizado las

acciones de marketing y publicidad, hacindolas muy asequibles
a pequeos bares o restaurantes que, hasta hace muy poco, no
se podan plantear hacer ningn tipo de publicidad. No hay
que dejar perder esta oportunidad.

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4. Cuatro
errores a evitar
(por desgracia
demasiado
habituales)
1. Fijarse nicamente en los aspectos
tangibles
O dicho de otro modo: no darle la importancia que realmente
tienen los factores intangibles.
La mayora de gestores entienden que la administracin de un
restaurante implica tener en cuenta muchos gastos, tanto directos
(materias primas) como indirectos (sueldos de la plantillas, alquiler
del local, posibles reformas). Sin embargo, no acaban de prestarle
la debida atencin a aspectos como la motivacin del personal o el
cuidado de la reputacin de la marca: son los aspectos intangibles.
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La gestin de los recursos humanos tiene que ir mucho ms all
de gestionar las nminas y hace cuadrantes. Aspectos como la
motivacin constante del personal o el cuidado de su bienestar
y seguridad son tambin fundamentales para la buena marcha
de un negocio de hostelera.
Captulo aparte merece la cuestin de la reputacin e imagen
de marca, hoy en da muy ligado a la proyeccin de nuestro
local en el mundo digital.
2. Subestimar la importancia de las re-
des sociales.
Prcticamente todo el mundo tiene al menos un perfil abierto
en las redes sociales, muchas personas las usan con asiduidad
y los clientes de nuestro restaurante no son, lgicamente, nin-
guna excepcin. Por ese motivo las campaas promocionales
en Facebook, Twitter y otras redes o plataformas de Internet
suelen funcionar muy bien y debemos hacer uso de ellas.
3. Hacer lo que todo el mundo hace
Existe una tendencia a gestionar todos los restaurantes de forma
parecida, ofreciendo productos y servicios de carcter genera-
lista, con el objeto de intentar contentar al mximo nmero de
potenciales clientes posibles. Sin embargo, muchas veces el xito
de un restaurante se encuentra en diferenciarse de los dems,
por ejemplo con la especializacin en productos o servicios.
4. Dejar escapar los mejores talentos
Los mejores profesionales, como un gran cocinero o un
excelente gestor, son los ms difciles de retener, ya que suelen
ser personas inquietas que reciben interesantes ofertas de la
competencia. Suele ser un error no tratar de retenerlos a travs
de la incentivacin constante y tratando de crear en el restaurante
un buen ambiente de trabajo.
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5. La tecnologa
a tu servicio. El
mejor software
de gestin de
restaurantes
La complejidad de la gestin en hostelera hace necesaria la
utilizacin de herramientas informticas que permitan una
gestin integral de todas las variables para configurar un negocio
de hostelera: contabilidad, gestin de stocks, organizacin de
las mesas, reservas y un largo etctera.
* Los TPV para hostelera
Los TPV son un conjunto integrado de software y hardware
con los que se puede hacer prcticamente de todo en lo que
a gestin de un restaurante se refiere. Por ejemplo, se pueden
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calcular presupuestos a travs de un escandallo muy fiable,
lo que ayuda a conseguir rentabilidad en nuestro negocio o
gestionar el stock, agrupando los alimentos por familias y crear
plantillas predefinidas, lo que permite ahorrar mucho tiempo
y minimizar los errores.
Algunos TPV son especialmente eficaces e incluyen grandes
funcionalidades como el anlisis de datos, la generacin de
informes o la gestin del personal. Ejemplos de empresas
proveedoras de este tipo de programas de gestin:
Abantime. Consultora de informtica especializada en
todo tipo de software de TPV para hostelera. Cuenta
con programas especficos para catering, pizzeras,
fast foods, cafeteras, discotecas y restaurantes.
Con este software es posible optimizar todos los
procesos de venta, cobro y cierre de caja, agilizar el
trabajo en la cocina con la visualizacin de los platos
pendientes de preparar y servir, aumentar la rotacin
de las terrazas con un servicio ms rpido, gestionar
el rendimiento del establecimiento desde el mvil o
la tablet y planificar el personal.
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Hosteltctil. Con este software los restauradores
pueden tener un completo programa para su TPV sin
consumir muchos recursos. Dispone adems de una
interfaz muy sencilla de utilizar que soporta cuatro
idiomas: castellano, cataln, ingls y francs. Facilita
el acceso a productos directos para encontrar ms
fcilmente aquellos que son ms demandados por los
consumidores del local. Posibilita, adems, la gestin de
descuentos y ofertas especiales, del stock del almacn,
de las mesas y los salones, de las reservas, de los pedidos
desde la cocina y todo lo relacionado con la gestin
empresarial y los recursos humanos.
* Plataformas on line
Existen plataformas online, como Restaurantes.com o El Te-
nedor, con opciones gratuitas y automticas de promocin y
gestin de reservas desde pginas web y desde las redes sociales.
* Programas de gestin de reservas
Otro tipo de software bsico para la gestin de un restaurante
son los programas especficos de gestin de reservas, siendo
CoverManager uno de los ejemplos ms significativos. Estos
programas, muy flexibles y personalizables, permiten no
solamente gestionar eficazmente las reservas y centralizarlas
con independencia de su origen (webs, redes sociales, telfono,
en persona..), sino que tambin incluyen funciones como anlisis
de resultados o seguimiento de clientes.
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* Software ERP para hostelera
Las soluciones ERP (Enterprise Resource Planning -
Planificacin de Recursos Empresariales) permiten la integracin
de prcticamente todas las operaciones de una empresa, desde
la produccin a la contabilidad, pasando por la logstica o el
inventario.
Los software ERP de hostelera, como por ejemplo Galdon,
permiten gestionar todas las reas de un restaurante, bar o
cafetera: caja, reservas, stock. Adems, incluyen herramientas
avanzadas de prediccin y anlisis de estados contables y ne-
cesidades a nivel de logstica, as como de gestin de RRHH y
documental, entre otras interesantes funcionalidades.
Su potencia y capacidad de integracin con sistemas informticos
externos, hacen que este tipo de software sea especialmente til
para la gestin integral de cadenas y franquicias de hostelera.
* Programa de creacin de mens
Finalmente, queremos destacar los programas de creacin de
cartas y mens. Suelen funcionar con plantillas predefinidas
que, una vez descargadas, pueden personalizarse con textos e
imgenes de nuestros propios platos.
Su gran calidad de diseo y facilidad de uso hace que, en muy
poco tiempo, puedas crear cartas impactantes, originales y
atrayentes para tu restaurante. Stocklayouts o Canva son dos
buenos ejemplos de este tipo de programas.
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