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DEFINICIONES
Un Crculo de Calidad es un pequeo grupo de personas que se renen
voluntariamente y en forma peridica, para detectar, analizar y buscar soluciones a
los problemas que se suscitan en su rea de trabajo.
Un Crculo de Calidad est formado por pequeos grupos de empleados que se
renen e intervienen a intervalos fijos con su dirigente, para identificar y solucionar
problemas relacionados con sus labores cotidianas.
Un Crculo de Calidad est integrado por un reducido nmero de empleados de la
misma rea de trabajo y su supervisor, que se renen voluntaria y regularmente para
estudiar tcnicas de mejoramiento de control de calidad y de productividad, con el
fin de aplicarlas en la identificacin y solucin de dificultades relacionadas con
problemas vinculados a sus trabajos.
El Crculo de Calidad es un grupo pequeo que desarrolla actividades de control de
calidad voluntariamente dentro de un mismo taller. Este pequeo grupo lleva a cabo
continuamente, como parte de las actividades de control de calidad en toda la
empresa, autodesarrollo y desarrollo, mutuo control y mejoramiento dentro del
taller, utilizando tcnicas de control de calidad con participacin de todos los
miembros.
Un grupo pequeo de empleados que realizan tareas similares y que
voluntariamente se renen con regularidad, en horas de trabajo, para identificar las
causas de los problemas de sus trabajos y proponer soluciones a la gerencia.
En otras palabras los Crculos de Calidad se dan cuenta de todo lo errneo que ocurre
dentro de una empresa, dan la seal de alarma y crean la exigencia de buscar soluciones en
conjunto.
Los empleados de cada Crculo forman un grupo natural de trabajo, donde las actividades
de sus integrantes estn de alguna forma relacionadas como parte de un proceso o trabajo.
La tarea de cada uno de ellos, encabezada por un supervisor, consiste en estudiar cualquier
problema de produccin o de servicio que se encuentre dentro del mbito de su
competencia. En la mayora de los casos, un Crculo comprende un proyecto de estudio que
puede solucionarse en tres meses aproximadamente y que no tomar arriba de un semestre.
El trmino Crculo de Calidad tiene dos significados. Se refiere tanto a una estructura y a
un proceso como a un grupo de personas y a las actividades que realizan. Por consiguiente,
es posible hablar de un proceso de Crculo de Calidad al igual que de la estructura del
mismo.
Por consenso se elige el problema de mayor importancia, el cual pasar a ser el proyecto.
Posteriormente, se recopilan todos los datos para precisar el problema con orientacin hacia
su solucin. Esta informacin se analiza y discute. Habiendo elegido la mejor solucin o en
su caso la primera y segunda alternativa, se elabora un plan de accin correctiva o de
mejoramiento.
El plan de trabajo aprobado es puesto en marcha por los integrantes del Crculo de Calidad
con el respaldo y la asesora de los niveles superiores y en su caso de las reas
involucradas.
Esta parte es muy importante ya que permite constatar aciertos y errores y en consecuencia
instrumentar adecuaciones de mejora.
Los Crculos deben recibir asistencia o asesora para analizar un problema y decidir
al respecto.
La Direccin General y los expertos tcnicos deben comprometerse a brindar su
ayuda a los Crculos de Calidad.
Los Crculos habrn de recibir el apoyo de un Asesor (interno o externo), que
asistir a todas las reuniones, pero que no es miembro del Crculo.
Las exposiciones preparadas para la Direccin sern previamente presentadas a los
gerentes y los expertos tcnicos quienes normalmente tienen la autoridad para tomar
una decisin acerca de la viabilidad de la propuesta.
La empresa debe efectuar evaluaciones peridicas para comprobar si se proporciona
lo necesario para la operacin de los Crculos de Calidad, as como para la
ejecucin de las propuestas que de stos se deriven.
Los Crculos de Calidad no son para sostenerlos durante un tiempo y luego
abandonarlos, sino que hay que mantenerlos permanentemente en operacin,
procurando siempre su mejoramiento.
ESTABLECIMIENTO DE LOS CRCULOS DE CALIDAD
Para la introduccin de los Crculos de Calidad en una empresa se requiere
fundamentalmente de llevar a cabo las siguientes fases o etapas:
Al vender la idea de los Crculos de Calidad, es necesario proceder de arriba hacia abajo.
Primero se debe de involucrar a los ejecutivos y al sindicato, despus a los gerentes de nivel
medio y, finalmente, a los empleados.
Despus se debe capacitar a los supervisores de primera lnea como jefes de los Crculos de
Calidad. Finalmente se debe ensear a los empleados las tcnicas para solucionar
problemas en grupo y los mtodos para la toma de decisiones en conjunto.
Segunda Etapa.- Se realiza a nivel gerencial, al ser stos quienes escuchen las propuestas
emanadas de los Crculos de Calidad, las evalan y deciden -por lo general despus de dos
o tres reuniones- si puede ser puesta en prctica o no. Si la decisin es favorable, elaboran
un plan para ejecutar la propuesta y lo ponen en marcha a la mayor brevedad posible.
Posteriormente el ciclo del proceso regresa a su punto de partida, ya que los empleados
tienen la responsabilidad de controlar el buen resultado de sus propuestas de vuelta a su
rea de trabajo.
El Comit de Direccin.
La Oficina de los Crculos de Calidad.
Comit de Direccin del Proceso.- Se forma por los niveles superiores de la organizacin.
Su propsito es coordinar las actividades necesarias para la introduccin y mantenimiento
en operacin de los Crculos de Calidad. Asimismo, decide acerca de la viabilidad de las
propuestas que surjan de los propios Crculos de Calidad, y en su caso vigila su
instrumentacin. Se recomienda que sus integrantes no sean ms de 13 personas.
Cuando llega el momento de comenzar la capacitacin, es necesario contar con otra persona
que quiz puede actuar a la vez como instructor y asesor. Con el tiempo, a medida que
aumenta el nmero de crculos, se requerir de ms personal.
Por otra parte, existen personajes encargados del desarrollo de los Crculos de Calidad:
El Facilitador.
El Lder del Crculo de Calidad.
El instructor.
El experto.
El Facilitador.- El o ella, es el responsable para dirigir las actividades de los Crculos y
atender sus juntas. Siendo tambin miembro de la Oficina de los Crculos de Calidad sirve
como un enlace o va entre los Crculos y el resto de la compaa y reporta a una alta
autoridad que apoya la idea de los crculos de control de calidad.
El Lder del Crculo de Calidad.- El supervisor es el jefe natural del grupo de trabajo y a
la vez el smbolo del respaldo de la gerencia. Su ausencia de los Crculos de Calidad, de
una u otra forma, es siempre perjudicial para el proceso. Con el tiempo, los integrantes del
Crculo de Calidad elegirn al lder que mas prefieran segn sus acuerdos; mientras tanto y
hasta que esto suceda, el supervisor ser el generalmente elegido.
Asesor.- Aconseja a los Crculos y en particular a los lderes, sobre la manera como deben
de manejarse las reuniones, solucionar los problemas y hacer la presentacin de los casos a
la gerencia. El asesor asiste a todas las reuniones de los Crculos que le han sido asignados,
se rene en privado con sus lderes antes y despus de cada reunin con el propsito de
ayudarles a organizar y evaluar su progreso, y brinda su apoyo en lo que se refiere a
material de estudio.
El asesor lleva registro minucioso sobre el progreso de cada uno de los Crculos y sirve
tambin como mediador para tratar de solucionar cualquier problema que pueda surgir
dentro de ellos, o entre ellos y el resto de la empresa. En otras palabras, el asesor es el eje
de accin dentro del proceso de introduccin de los Crculos de calidad. Un asesor puede
trabajar aproximadamente con un mximo de quince Crculos.
El asesor cumple con tres funciones esenciales:
Vela por que los miembros pongan en prctica lo que han aprendido durante su
capacitacin y porque reciban la instruccin necesaria "dentro del Crculo" para
poder solucionar los diferentes problemas. Esto conlleva igualmente la deteccin de
necesidades de capacitacin.
Controla las actividades del Crculo con el fin de garantizar que los miembros
cumplan con las reglas del proceso y no distorsionen su propsito.
Garantiza que el supervisor no domine y reprima a los dems miembros del Crculo.
En cierto sentido, acta como rbitro dispuesto a intervenir si el supervisor trata de
dirigir al grupo en forma tradicional y autoritaria. Por otra parte, acta como
contrapeso, como otro jefe que en trminos de estructura, representa otra autoridad,
evitando as que el supervisor o lder del Crculo llegue a monopolizar al grupo.
El experto.- Es aqul que por su conocimiento cientfico o tcnico est facultado para
dictaminar la factibilidad de la solucin o medida propuesta por el Crculo de Calidad.
El Jefe de la Oficina de los Crculos de Calidad est orientado hacia las relaciones con el
"Alto Mando" a travs del Comit de Direccin; tambin debe cuidar que la Oficina cuente
con fondos suficientes para operar. Por su parte, el Asesor debe tener un estrecho vnculo
con los lderes y miembros de los Crculos. Su funcin est dirigida a mantenerse en
contacto directo con los empleados.
CAPACITACIN
Las primeras acciones de capacitacin deben dirigirse al facilitador y los gerentes. El
facilitador a su vez entrena a los lderes, quienes a su vez entrenarn a los miembros del
Crculo.
Los temas en los cuales los miembros son instruidos incluyen principios de tcnicas de
solucin de problemas, tormenta de ideas, anlisis de problemas, toma de decisiones,
diagramas de Ishikawa, diagramas de Pareto, histogramas, cartas de control de procesos,
hojas de revisin, tcnicas de muestreo, presentacin de resultados y casos de estudio, entre
otras.
Objetivos de la Capacitacin:
10 hrs. Una vez a la semana durante las sesiones ordinarias, o una sola sesin en mismo da
fuera del sitio de trabajo. Dictado por el asesor y el jefe del Crculo (supervisor).
1. Motivacin inicial.
2. Concepto de los Crculos de Calidad. Estructura y proceso.
3. Breve historia de la expansin de los Crculos de Calidad.
4. Conocimientos bsicos para llevar a cabo una reunin:
Otros Elementos
Para la adecuada operacin del trabajo en grupo es conveniente enfatizar en el uso correcto
de los siguientes elementos:
TRABAJO EN EQUIPO
DEFINICIN DE EQUIPO DE TRABAJO:
Dos o ms personas que interactan e influyen en otros para lograr un propsito comn.
OJO: No son los talentos individuales loque importa ms, sino la comunicacin que se
genere en los equipos.
Comunicacin Asertiva
Respeto
Sociabilidad, afabilidad
Empata
Capacidad de Compromiso
Responsabilidad
Capacidad de Genuidad
Adecuado control deimpulsos ante situaciones generadoras de tensin dentro
de un Equipo de Trabajo.
Flexibilidad
Coordinacin y Organizacin
Canales de Comunicacin apropiados
Formas adecuadas de bsqueda de consenso
Planteamiento de metas claras y realistas
Eficiencia yEficacia
Equidad
Colaboracin recproca
Confianza mutua
Compartir xitos y fracasos como Equipo
Cohesin
La meta de los grupos de trabajo es compartir informacin, mientras que las de los
equipos es el desempeo colectivo. La responsabilidad en los grupos es individual, mientras
que en los equipos es individual y colectiva. En cuanto a las habilidades, en los grupos ests
son aleatorias (es decir, casuales) y variables, mientras que en los equipos son
complementarias. La diferencia principal que seala es que un equipo de trabajo genera
una sinergia positiva a travs del esfuerzo coordinado mientras que un grupo se limita a
lograr determinados objetivos.
Cuando hablamos de grupos y equipos, nos referimos a dos modelos que sirven para
distintos proyectos organizacionales. No es que uno sea mejor que el otro. Cada modelo
sirve para determinados propsitos y segn determinados recursos que posea la
organizacin.
Un grupo de trabajo son dos o ms individuos que trabajan en forma independiente para
alcanzar un objetivo global y pueden o no trabajar uno al lado del otro en el mismo
departamento. Los comportamientos, formas de trabajar, responsabilidad y liderazgo en un
grupo son muy diferentes a los de un equipo.
Equipo Grupo
Liderazgo compartido Hay un slo lder
El equipo decide, discute y realiza un El lder decide, discute y delega
verdadero trabajo en conjunto La finalidad del grupo es la misma
La finalidad del equipo la decide el que la misin de la organizacin
mismo equipo
Responsabilidad individual
Responsabilidad individual y grupal
compartida El producto del trabajo es individual
El producto del trabajo es grupal Se mide la efectividad
La medicin de la performance es indirectamente (por ej. impacto
directa por la evaluacin del producto sobre el negocio de c/individuo,
del trabajo etc.)
El equipo discute y realiza reuniones Las reuniones son propuestas por el
para resolver problemas lder
Circulo de calidad Trabajo en equipo