Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

BAB I PENDAHULUAN
1.1 PENGANTAR
1.1.1 Microsoft Project
Microsoft Project atau Ms. Project adalah suatu alat project management yang handal dalam mengerjakan
tugas sehari-hari bagi seorang project manager. Ms. Project memberikan keseimbangan antara
penggunaan, keunggulan, dan fleksibilitas, sehingga kita bisa mengerjakan tugas dengan lebih efisien dan
efektif.
Dengan Ms. Project, kita bisa lebih memegang kendali bagian finance melalui fitur budget tracking
(anggaran monitoring), sehinggakita bisa menetapkan anggaran ke berbagai project dan program. Cost
resource type telah mengimprovasi estimasi cost dengan memberikan kemampuan untuk melihat peta
finansial yang telah disesuaikan dengan project sistem akutansi.
Dengan menggunakan Ms. Project pula kita dapat membuat jadwal, alokasi resource, dan mengatur
anggaran. Memahami jadwal (schedule) dengan menggunakan fitur seperti task drivers untuk mengetahui
kenapa suatu tugas (task) berjalan pada tanggal tertentu, multiple level undo dibuat untuk membalikkan
perubahan langkah-langkah yang telah dibuat, dan merubah hal-hal penting untuk menunjukkan anda data
mana saja yang telah berubah sebagai hasil dari pembaharuan yang telah anda lakukan pada project plan.
Dengan mudah anda bisa export berbagai jenis data project ke Micfosoft Office Word untuk membuat
suatu dokumentasi yang formal, atau ke Microsoft Office Excel untuk memperlihatkan chart atau
spreadsheet, atau ke Microsoft Office PowerPoint untuk presentasi yang dinamis, ataupun ke Microsoft
Ofice Visio Profesional untuk memperlihatkan diagram.

1.1.1 Istilah Dalam Microsoft Project

Task (tugas)
Tingkatan proyek setelah organisasi, proyek, aktivitas, operasi, dan proses
Arrow pada CPM, node pada PDM
Duration
Penentuan durasi membutuhkan informasi volume dan produktivitas
Start
Waktu dimulainya pekerjaan
Finish
Waktu selesainya pekerjaan

Predecessor
Kegiatan pendahulu dari kegiatan yang dimaksud
Resource
Segala sumber daya yang diperlukan agar kegiatan dapat terlaksana
Cost
Komponen biaya yang terdapat pada penyelesaian pekerjaan
Baseline
Ketetapan jadwal dan biaya proyek
Gantt Chart
Tampilan perencanaan proyek dengan tabulasi dan diagram batang
Tracking
Evaluasi pelaksanaan terhadap perencanaan pekerjaan
Milestone
Kejadian yang dijadikan acuan dalam pelaksanaan pekerjaan. durasi = 0
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.2 MEMULAI PEKERJAAN

1.2.1 Memulai program Microsoft Project 2007

Penentuan acuan waktu dimulai atau selesainya proyek pada Project information
Pemilihan acuan waktu mulai atau selesai proyek
Penentuan tanggal acuan proyek

Keterangan Proyek
Project project information statistics
-* -*

File Properties
-*

1.2.2 Keterangan Daftar Pekerjaan

Information
Task name : daftar pekerjaan
Duration : default 1 days
Start : automatic from project information
Finish : start + duration
Predecessor : membaca nomor cell
Resource name : daftar resource
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.2.3 Menuliskan Daftar Pekerjaan

No Jenis Pekerjaan
1 Pekerjaan Persiapan
2 Pembersihan Lokasi
3 Dst.

1.2.4 Mengganti Nama Pekerjaan

Sama seperti program excel, dapat menggunakan tombol F2, mengedit di baris input, ataupun melalui
project task information
-*

1.2.5 Menyisipkan Pekerjaan

Arahkan pointer mouse pada kolom nomor cell, klik kanan dan pilih New Task

1.2.6 Save Dan Protection File

File Save As Tools General Opti on
-* -* -*

1.2.7 Mengelompokkan Sub-task ke Dalam Summary task

Menggunakan aplikasi indent dan outdent
Project outline Indent/Outdent
-* -*
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.2.8 Hide dan Show Subtask

Project Outline Show/Hide Subtask
-* -*

1.2.9 Penomoran Pekerjaan

Tools Opti on View Show outline number
-* -* -*

1.3 ENTRI DURASI

1.3.1 Durasi Pekerjaan
Menginputkan durasi
No Jenis Pekerjaan Durasi
1 Pekerjaan Persiapan 6 days
2 Pembersihan Lokasi 1 day
3 Dst.

1.3.2 Pengembangan Jadwal

Teknik yang biasa dipakai untuk pengembangan jadwal proyek konstruksi adalah :
Bar Chart/Gantt Chart
Critical Path Method (CPM)
Precedence Diagram Method (PDM)

1.3.3 Logika Ketergantungan

 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

Finish to Start (FS)

Start to Start (SS)
Finish to Finish (FF)
Start to Finish (SF)
1.3.4 Menginputkan Hubungan Tiap Pekerjaan
No Jenis Pekerjaan Durasi Predecessor
1 Pekerjaan Persiapan 6 days
2 Pembersihan Lokasi 1 day
3 Dst. 1 day 2
1.4 CALENDAR
1.4.1Base Calendar
Base calendar adalah kalender yang dapat dipakai sebagai kalender kerja proyek dan kalender yang waktu
kerja dan waktu libur resource-nya dapat diatur pada nilai default untuk masing-masing resource.
o Standard
Standar jam kerja adalah jam 08.00AM sampai dengan jam 5.00PM, dengan istirahat selama 1 jam
dimulai jam 12.00PM hingga jam 1.00PM dalam 5 hari kerja (senin jumat) di tiap minggunya.
o 24 hours
Jam kerja 24 jam selama satu hari penuh
o Night shift
Shift malam untuk pekerjaan yang dikerjakan pada malam hari
o Project Calendar
Ialah kalender yang digunakan sebagai acuan jadwal kerja secara default untuk semua pekerjaan
dalam proyek
o Resource Calendar
Kalender kerja untuk masing-masing resource dapat diatur melalui resource calendar
o Task Calendar
Jika terdapat task yang tidak tergantung kepada resource, dapat menggunakan task calendar untuk
memodifikasi jam kerja dari project calendar. Task calendar khususnya dipakai untuk peralatan yang
menjalankan pekerjaan sepenuhnya pada malam hari atau akhir pekan, yang ditetapkan sebagai
waktu libur pada project calendar.
Project melakukan perhitungan pada saat resource dan task telah dijadwalkan untuk melakukan
pekerjaan dengan memakai kalender kerja sesuai dengan ketentuan berikut: project calendar, resource
calendar, dan task calendar. Jika task tidak mempunyai resource dan task calendar sendiri, maka akan
dijadwalkan berdasarkan project calendar. Jika task memiliki resource yang telah ditetapkan dan tidak
memiliki task calendar, maka akan dijadwalkan berdasarkan resource calendar.
1.4.2 Calendar View
View Calendar
-*

1.4.3 Mengedit Pekerjaan

Mengedit pekerjaan pada tampilan calendar hanya dapat dilakukan melalui menu task information.
Mengubah tampilan bar maupun text dapat dilakukan dengan masuk ke menu format lalu pilih bar style
ataupun text style.
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.4.4 Mengubah Tampilan Calendar Format timescale -*

1.4.5 Daftar Pekerjaan Dalam Satu Hari

Klik kanan di tanggal tertentu, lalu pilih pilihan go to

1.4.6 Menyembunyikan Pekerjaan Dan Memunculkannya Kembali

Task information hide task bar
-*

1.4.7 Menyusun Jadwal Kerja

Tools Change Working Time work weeks details
-* -* -*

Dibuat jadwal kerja proyek. Diubah dari default yang sebelumnya dari senin jumat jam 08.00AM
12:00PM dan 1:00PM 5:00PM menjadi senin-kamis jam 08.00AM - 12.00PM dan 1.00PM - 5.00PM, jumat
08.00AM - 11.00AM dan 2.00PM-5.00PM, dan sabtu 08.00AM - 12.00PM.
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.4.8 Membuat Hari Libur Khusus

Tools Change Working Time Exepti on details
-* -* -*

1.5 ENTRI RESOURCE

1.5.1 Membuat Jadwal Kerja Resource
Jadwal kerja untuk arsitek dan mandor diubah dari default menjadi,
Arsitek : senin, rabu, dan jumat 08.00AM -12.00PM Mandor :
senin jumat, sabtu 08.00AM 12.00PM Resource sheet -*

resource information change working time

-*
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.5.2 Mengenal Resource Sheet

1.5.3 Mengubah Satuan Harga

Tools opti on view currency
-* -* -*

1.5.4 Mengubah Satuan Unit Work Resource

Tools option schedule show assignment unit as a (ubah dari percentage menjadi decimal)
-* -* -*
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.5.5 Menyusun Daftar Resource

1.5.6 Mengisikan Resource Pada Tiap Task

Membuat setiap pekerjaan menjadi fixed duration
Task information advanced task type fixed duration
-* -* -*

1.5.7 Melalui Task Information

 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.5.8 Melalui Assign Resource

Tools Assign Resources (Alt + F10)
-*

1.5.9 Melalui Pengetikkan Langsung

No Jenis Pekerjaan Resources
1 Pekerjaan Persiapan
2 Pembersihan Lokasi Kepala Tukang,Pekerja[4]
3 Pemagaran Kepala Tukang,Pekerja[2]
4 Dst.
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.6 ENTRI COST

1.6.1 Mengenal Cost Table
Ketika view berada pada posisi Gantt Chart, View Table Cost
-* -*

1.6.2 Biaya Tiap Pekerjaan

Cost pada gantt chart
1.7 BIAYA PADA RESOURCE
Cost pada resource sheet, ketika view berada pada posisi Resource Sheet, View Table Cost
-* -*
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.7.1 Biaya Resource Per Pekerjaan

Cost pada task usage

1.7.2 Biaya Pekerjaan Per Resource

Cost pada resource usage
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.8 PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN PEKERJAAN

1.8.1 Menampilkan Pekerjaan Yang Kritis Pada Gannt Chart
Format Text Style
-*

1.8.2 Mengetahui Float Tiap Pekerjaan

View Table Schedule
-* -*
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.8.3 Mengetahui Resource Conflict

Melalui resource sheet
Melalui resource usage

Melalui resource graph

1.8.4 Menampilkan Toolbar Resource Management

Mengetahui resource allocation
Mengetahui task entry
Mengetahui overlocation

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 14

FTSL ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.8.5 Mengatasi Konflik

Mengurangi jumlah resource pada task
Mengganti resource
Menggeser jadwal pekerjaan
Mengubah keterkaitan pekerjaan
Lembur / crash program
1.8.6 Levelling
Menggeser task yang mengalami overlap akibat beberapa task yang bertabrakan
Tools level resource
-*

1.8.7 Baseline
Tools tracking set baseline
-* -*

1.8.8 Penentuan Target

Tracking, Memperbarui start/finish date Tools tracking
4 4

update task
1.8.9 Presentase Pekerjaan
Project task informati on general
4 4

Grafis dengan barchart

1.8.10 Beragam Bentuk Tampilan Table

1.8.11 Mengatur Tampilan Grafik Pada Resource Graph

Format ti mescale
-*
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.8.12 Beragam Grafik Proyek

o Peak unit
o Work
o Cummulative work
o Over allocation
o Percent allocation
o Remaining availability
o Cummulative cost
o Work availability
o Unit availability

1.8.13 Beragam Tipe Report

Report report select
-* -*

o Overview
o Current activities
o Cost
o Assignment
o Workload
o custom
1.8.14 Custom Report
o Resource
o Resource (work)
o Resource (material)
o Crosstab

1.8.15 Format Text Report

o Edit properti Report
o Mengganti header, footer, dan keterangan
o Mengeset halaman
1.8.16 Kemajuan Proyek
o Project Information
o Property File
1.8.17 Optimalisasi Proyek
o Mengoptimalkan durasi
o Mengoptimalkan hubungan antar pekerjaan
o Lembur
o Lag and Lead Time
1.8.18 Export
o From MS. Project to MS. Word
o From MS. Project to MS. Excel
1.8.19 Import
o From MS. Excel to MS. Project
Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

FTSL ITB 2011

 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

TUGAS MICROSOFT PROJECT KELAS KARYAWAN

Anda diminta untuk membangun sebuah septic tank baru di halaman rumah anda dengan dimensi
3m x 1m x 1m, sebagaimana dapat dilihat pada gambar 1 dan 2. Asumsikan bahwa tebal lapisan
beton dari septic tank tersebut adalah sebesar 5 cm dan septic tank berada di atas lantai kerja yang
terbuat dari beton setebal 10 cm.

Gambar 1 DENAH SEPTIC TANK Gambar 2 Potongan A A Septic Tank

Tahapan pekerjaan yang ada pada pekerjaan konstruksi septic tank ini dapat dibagi menjadi tiga (3),
yaitu :

1. Pekerjaan penggalian
2. Pekerjaan beton
3. Pekerjaan pemipaan
4. Proyek Management
Adapun tahapan pekerjaan tersebut dalam bentuk work breakdown structure (WBS) dapat dilihat
pada gambar 2. Selain dalam bentuk WBS, tahapan pekerjaan yang harus dilakukan dalam konstruksi
septic tank tersebut juga dapat disajikan dalam bentuk diagram urutan dan ketergantungan antara
tiap tahapan pekerjaan. Terdapat tiga (3) bentuk diagram urutan dan ketergantungan tahapan
pekerjaan yang umum digunakan dalam suatu proyek konstruksi yaitu critical path method (CPM),
precedence diagram method (PDM) dan yang paling sederhana yaitu barchart. Dalam contoh kasus
ini, akan digunakan bentuk diagram critical path method (CPM) sebagaimana dapat dilihat pada
gambar 3.

Gambar 3 WBS Pekerjaan Konstruksi Septic Tank

Gambar 4 CPM Pekerjaan Konstruksi Septic Tank 5.00

Dalam melaksanakan pekerjaan tersebut, anda akan membutuhkan beberapa sumber daya
(resources) baik berupa barang maupun orang. Contoh dari sumber daya (resources) yang anda
butuhkan untuk pekerjaan ini antara lain adalah sebagai berikut,
Agregat
Pasir
Semen
Air
Tukang batu (tersedia 1 orang)
Pekerja (tersedia 1 orang)
Mandor (tersedia 1 orang)
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

TUGAS MAHASISWA KELAS LANJUTAN

Sebuah perusahaan farmasi bermaksud membuat 4 buah ruang laboratorium baru berlantai 2.
Berikut ini adalah daftar pekerjaan/aktivitas yang akan dilakukan berikut waktu dan aktivitas yang
mendahuluinya.

7. Hitung CPI dan SPI dari proyek

 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007
8. Material apa yang constraint

OUTPUT YANG DIHARAPKAN

1. Diagram bar-chart-nya

2. Diagram resource conflict

3. Diagram resource graph dan ada over resource dan cara mengatasinya ...??

4. Diagram lintasan kritisnya yang berwarna merah

5. Diagram S-CURVE dari cost dan resource