ANALISIS STRATEGIS SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

DENGAN PENDEKATAN ANALISIS SWOT UNTUK

MENINGKATKAN DAYA SAING
(STUDI KASUS : PT. WXY)
Willy Angga O Silitonga1 , Tjahjanto2
1
Mahasiswa , 2Dosen
Magister Ilmu Komputer
Universitas Budi Luhur, Jakarta, 12260
Telp : (021) 5853753, Fax (021) 5853752
Email : 1wlysilitonga@gmail.com , 2cahyanto2000@yahoo.com

Abstract
At the present time, every company tries to implement a system or information technology in order to
improve efficiency and effectiveness in business processes, also to be able to provide added value in the
business competition. The application of information technology systems will be useful if the application in
accordance with the objectives, vision and mission of the company to adopt a strategy that is already built.
On the above issues as well as the phenomenon found in the field will be analyzed using SWOT method to
look at the position of the strategy for the company PT. WXY and then provide recommendations to the
company.
The next is to define the needs of the company through the Balanced Scorecard analysis is viewed from four
perspectives by taking the basis of SWOT analysis. The goal is to balance the four perspectives in its
application in the enterprise. From these results will be used for identifying the need for data and information
to get potential applications in line with its business strategy.

Keywords : Analysis, Fishbone Diagram, Information, System, SWOT

Abstrak
Pada masa sekarang ini, setiap perusahaan mencoba untuk menerapkan sistem atau teknologi informasi agar
dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam proses bisnisnya, juga agar mampu memberikan nilai
tambah dalam persaingan bisnis. Penerapan sistem teknologi informasi akan bermanfaat jika penerapannya
sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan dengan menetapkan strategi yang sudah dibangun. Atas
permasalahan di atas serta fenomena - fenomena yang ditemukan di lapangan akan dianalisis dengan
menggunakan metode SWOT untuk melihat posisi strategi bagi PT. WXY untuk kemudian memberikan
rekomendasi bagi pihak perusahaan. Selanjutnya adalah mendfinisikan kebutuhan perusahaan melalui
analisis Balanced Scorecard yang melihat dari empat perspektif dengan mengambil dasar dari analisis SWOT.
Tujuannya adalah untuk menyeimbangkan keempat perspektif tersebut dalam penerapannya dalam
perusahaan. Dari hasil tersebut akan digunakan untuk melakukan identifikasi terhadap kebutuhan data dan
informasi untuk mendapatkan aplikasi potensial yang sejalan dengan strategi bisnis perusahaan.

Kata Kunci : Analisis, Diagram Fishbone, Informasi, Sistem, SWOT

1. PENDAHULUAN

Dalam era digital saat ini, perusahaan perlu melakukan inovasi dalam meningkatkan kinerja, dengan
memakai teknologi internet sebagai sarana dalam mendukung proses bisnis. Dengan semakin banyaknya
pelaku bisnis yang menyadari betapa pentingnya penggunaan internet sebagai kesempatan untuk mengubah
pola bisnis yang konvensional ke dalam bisnis berbasis elektronik (e-business). dalam perkembangannya,
banyak contoh usaha yang menjadi lebih efisien dengan penggunaan TI.
 PT. WXY, merupakan usaha bisnis yang bergerak dibidang Jasa Usaha Perdagangan. Perkembangan
skala bisnis WXY yang pesat tidak disertai dengan penataan dan pengelolaan proses bisnis yang memadai.
Sehingga banyak muncul keluhan dari stakeholder, yaitu dari client, bahkan dari internal perusahaan itu
sendiri yang mengeluhkan tidak adanya struktur organisasi, prosedur standar kerja dan job desc yang tidak
jelas mengakibatkan kebingungan serta menyebabkan pelemparan tanggung jawab bila ada masalah
kehilangan barang
Keluhan tersebut menunjukkan bahwa terdapat permasalahan dalam proses bisnis yang selama ini
dilakukan oleh PT WXY. Proses bisnis merupakan suatu hal yang sangat penting bagi berlangsungnya
operasional perusahaan. Identifikasi proses bisnis merupakan bentuk observasi awal untuk mengetahui faktor
- faktor apa yang menyebabkan kurang optimalnya kinerja proses bisnis selama ini.
Atas permasalahan di atas serta fenomena - fenomena yang ditemukan di lapangan akan dianalisis
dengan menggunakan metode SWOT untuk melihat posisi strategi bagi PT. WXY untuk kemudian
memberikan rekomendasi bagi pihak perusahaan. Selanjutnya adalah mendfinisikan kebutuhan perusahaan
melalui analisis Balanced Scorecard yang melihat dari empat perspektif dengan mengambil dasar dari
analisis SWOT. Tujuannya adalah untuk menyeimbangkan keempat perspektif tersebut dalam penerapannya
dalam perusahaan. Dari hasil tersebut akan digunakan untuk melakukan identifikasi terhadap kebutuhan data
dan informasi untuk mendapatkan aplikasi potensial yang sejalan dengan strategi bisnis perusahaan.

2. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Perencanaan Strategis Sistem Informasi

Strategi adalah pola tindakan utama yang dipilih untuk mewujudkan visi perusahaan, melalui misi.
Dalam perkemabangannya, konsep mengenai strategi terus berkembang. Definisi strategi menurut Chandler
[1] menyebutkan bahwa Strategi merupakan alat untuk mencapai tujuan perusahaan dalam kaitannya
dengan tujuan jangka panjang, program tindak lanjut, serta prioritas alokasi sumber daya. dilain pihak
strategi dirumuskan untuk menggalang berbagai sumber daya perusahaan dan mengarahkannya ke
pencapaian visi perusahaan. Tanpa strategi yang tepat, sumber daya perusahaan akan terhambur
konsumsinya, sehingga akan berakibat pada kegagalan perusahaan dalam mewujudkan visinya.

2.2 Analisis SWOT

Secara konsep manajemn strategi dimulai dengan penyesuaian perusahaannya dengan lingkungan
kepada kekuatan (Strength), kelemahan (Weakness), peluang (Opportunities), dan ancaman (Threats) dari
perusahaan tersebut atau yang dikenal sebagai analisis SWOT. Analisis SWOT mengidentifikasikan faktor
internal perusahaan sebagai kekuatan dan kelemahan, sedangkan faktor eksternal perusahaan sebagai
peluang dan ancaman.
Beberapa pendapat para ahli mengenai analisis SWOT yang menjadi dasar penjelasan antara lain :
a. George S. Odiorne dari Eckerd College, berpendapat bahwa agar suatu perusahaan berfungsi efektif
manajemen memerlukan tiga langkah esensial yang harus dipertimbangkan [2] antara lain :
1. Sasaran strategi hendaknya dinyatakan mendahului keputusan anggaran.
2. Sasaran strategi hendaknya mendefinisikan kekuatan, kelemahan masalah, ancaman, resiko dan
kesempatan.
3. Sasaran strategi hendaknya memperhatikan trend, misi dan mendefinisikan pilihan strategi yang
mencakup akibat pilihan.
b. We Chow Hou dan Khai Lee Sheang berpendapat bahwa : Analisis SWOT merupakan analisis
perbandingan yang dilakukan perusahaan sebelum memulai merancang strategi perusahaan [3].
c. Menurut Freddy Rangkuti, analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk
merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada hubungan atau interaksi antara unsur
unsur internal, yaitu kekuatan dan kelemahan terhadap unsur unsur eksternal, yaitu peluang dan
ancaman [1].

2.2.1 Analisis Kekuatan dan Kelemahan

Analisis ini menitikberatkan pada bagian internal perusahaan. Pengidentifikasian terhadap kekuatan dan
kelemahan yang terdapat dalam perusahaan harus dilakukan, karena dengan mengetahui setiap kekuatan dan
kelemahan tersebut maka tingkat kekuatan persaingan perusahaan dapat diketahui.
Kekuatan merupakan dasar bagi pelaksanaan kegiatan perusahaan, sedangkan kelemahan muncul
sebagai faktor yang membatasi serta mencegah manajeman untuk merealisasikan potensi yang sesungguhnya.
Kelemahan ini kadang-kadang tidak disadari keberadaannya, oleh karena itu kelemahan bukan saja harus
diidentifikasi tetapi harus diikuti oleh kesiapan pihak manajemen untuk menerima kenyataan bahwa
perusahaannya memiliki kelemahan.
Penelitian kelemahan dan kekuatan secara objektif akan timbul disebabkan oleh banyaknya kasus
kegagalan serta keberhasilan, berarti keberhasilan dalam melakukan kebijaksanaan, prosedur, implementasi,
strategi dan teknik yang pernah dilakukan oleh perusahaan.

2.2.2 Analisis Peluang dan Ancaman

Peluang dan ancaman merupakan faktor-faktor yang datang dari lingkungan eksternal perusahaan,
dalam kenyataannya kita akan mengalami kesukaran untuk membedakan kekuatan dari peluang dan
kelemahan dari ancaman. Kesukaran itu mungkin disebabkan batas antara perusahaan dan lingkungannya
tidak selalu tajam dan ketara dengan jelas. Peluang menunjukan kondisi lingkungan yang kita harapkan
mempunyai dampak yang menguntungkan bagi manajemen, sedangkan ancaman menunjukan kekuatan yang
datang dari lingkungan eksternal yang menimbulkan kerugian bagi manajemen seperti merugikan dalam
pelaksanaan program kerja, mencegah pencapaian sasaran atau merusak strategi yang telah ditetapkan
sebelumnya.

3. METEODE PENELITIAN

Langkah - langkah yang dilakukan untuk menganalisis strategi pada penelitian sebagai berikut :
Pertama, strategi SO (Strength - Opportunities) adalah strategi yang digunakan perusahaan dengan
memanfaatkan atau mengoptimalkan kekuatan yang dimiliki untuk memnfaatkan berbagai peluang.
Kedua, strategi WO (Weakness - Opportunities) adalah stratgei yang digunakan dengan seoptimal
mungkin meminimalisisr kelemahan yang ada untuk memanfaatkan berbagai peluang.
Ketiga, strategi ST (Strength - Threats) adalah strategi yang digunakan perusahaan dengan
memanfaatkan atau mengoptimalkan kekuatan untuk mengurangi berbagai ancaman.
Keempat, strategi (Weakness- Threats) adalah strategi yang digunakan untuk mengurangi kelemahan
dalam rangka meinimalisir atau menghindari ancaman [4].

4. HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada umumnya, dalam mengidentifikasi atau menganalisa masalah dapat dilakukan dengan beberapa
metode, salah satunya dengan menggunakan diagram tulang ikan atau fishbone diagram. Dari hasil penelitian
yang telah dilakukan, masalah yang dihadapi dalam perusahaan ini dapat digambarkan dalam diagram tulang
ikan (fishbone diagram) [5].
Diagram Fishbone menjelaskan bahwa masalah utama pada perusahaan ini terletak pada proses bisnis
yang kurang efektif dan efisien. Faktor-faktor tersebut berasal dari beberapa aspek diantaranya adalah Man,
Money, Machine, Material, Dokumen, dan Method. Penjelasan diagram di atas dapat dilihat pada tabel 1
berikut :

Tabel 1. Penjabaran Diagram Fishbone Current Condition

Aspek Sebab Akibat

Kurangnya pengawasan, kesalahan Kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan data

Man dalam pencatatan, dan kurang dan terkadang adanya data yang sama. Dibutuhkan sistem
teliti yang dapat menunjang karyawan dalam pencatatan
 Money Anggaran belum disetujui Terhambatnya pengembangan infrastruktur

Terlalu banyak management yang terlibat, sehingga sulit

Machine Sulitnya mengajukan aproval
untuk pengembangan

Tools belum mendukung (sarana Masalah penanganan material yang belum sesuai standar
Material
dan prasarana) akan menyebabkan semua operasional menjadi lambat

Data terkadang tidak tercatat/mungkin tercatat, namun

Dokumen Beberapa data tidak tercatat/miss
dokumen hardcopy sering terselip

Proses yang menunggu persetujuan (approval)

Metode Proses bisnis masih manual
membutuhkan waktu yang cukup lama

Setelah mengetahui sebab akibat dengan menggunakan fishbone diagram, selanjutnya adalah
penyusunan menggunakan analisis SWOT dimana data dianalisa di dalam perusahaan (lingkungan internal).
Hal tersebut sangat mempengaruhi dan menentukan perencanaan strategi yang akan diformulasikan di luar
perusahaan (lingkungan eksternal). Karena faktor eksternal sangat berpengaruh terhadap kondisi perusahaan
baik secara langsung maupun tidak langsung, maka kondisi eksternal harus dipertimbangkan dalam
penentuan strategi perusahaan maupun pada proses pengembangannya.
Dari hasil pengamatan yang telah dilakukan, dapat diidentifikasikan faktor-faktor internal dan eksternal
yang dapat terlihat pada tabel 2 dan tabel 3.

Tabel 2. IFAS (Internal Factor Analysis Strategi)

Bobot *
Faktor Strategis Internal Bobot Rating
Rating
Strength
Adanya dukungan dari pihak manajemen untuk pengembangan teknologi
1 0.07 4 0.28
informasi
2 Tersedianya fasilitas IT yang memadai 0.08 2 0.16
3 Perusahaan sudah mempunyai pasar yang jelas 0.08 1 0.08
4 Jenis dan kualitas produk yang bersaing 0.06 3 0.18
5 Sistem pendistribusian yang jelas dan bersaing 0.06 2 0.12
6 Kepuasan konsumen menjadi yang utama bagi perusahaan 0.07 4 0.28
7 Brand produk yang semakin dikenal dan dipercaya 0.03 1 0,03
8 Mengedepankan pelayanan terhadap customer 0.05 3 0,15
Menawarkan maintenance produk yang berbeda dengan perusahaan
9 0.03 2 0,06
sejenis
10 Fleksibel dalam pembuatan produk 0.03 1 0,03
11 Menawarkan produk sesuai kebutuhan customer 0.03 2 0,06
Weakness
1 Akses jaringan masih terbatas 0.08 2 0.16
2 SDM yang berbasis kompetensi TI yang masih minim 0.05 2 0.1
3 Tidak adanya penerapan sistem informasi yang jelas dan terarah 0.07 2 0.14
4 Sangat bergantung pada 'karyawan senior' perusahaan 0.03 2 0.06
5 Tidak adanya strategi teknologi informasi yang terarah 0.05 2 0.1
6 Tingginya turnover karyawan 0.05 3 0.15
Lead time yang dibutuhkan dalam penyediaan barang masih tergolong
7 0.05 3 0.15
lama
8 Tidak memiliki stock dalam jumlah banyak dan continue 0.03 2 0.06
Total 1 2.35
 Tabel 3. EFAS (External Factor Analysis Strategi)

Bobot *
Faktor Strategis Eksternal Bobot Rating
Rating

Opportunity

Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat memungkinkan

1 0.1 2 0.2
untuk mengembangkan IT sebagai sarana proses bisnis

Adanya software open source memungkinkan investasi dana yang tidak

2 0.1 2 0.2
terlalu besar

3 Kemudahan untuk menerapkan teknologi informasi 0.1 1 0.1

4 Adanya kemungkinan menjalin kerja sama baru 0.2 4 0.8
5 Memungkinkan untuk memperluas area pemasaran 0.2 4 0.8
Threats

Semakin banyaknya perusahaan sejenis yang proses bisnisnya lebih efektif

1 0.1 2 0.2
dan efisien

Tuntutan client terhadap mutu produk serta pengiriman yang cepat dan
2 0.2 3 0.6
tepat

Total 1 2.9

Setelah faktor IFAS dan EFAS diidentifikasi selanjutnya disusun matrik SWOT. Matrik SWOT adalah
identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan
pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strength) dan peluang (Opportunities), namun secara
bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weakness) dan ancaman (Threats).
Matrik SWOT terlihat pada gambar 1.

Strength Weakness
Adanya dukungan dari
pihak manajemen untuk Akses jaringan masih
1 1
pengembangan teknologi terbatas
informasi
SDM yang berbasis
Tersedianya fasilitas IT
2 2 kompetensi TI yang
yang memadai
masih minim

Tidak adanya
Perusahaan sudah
penerapan sistem
3 mempunyai pasar yang 3
informasi yang jelas
jelas
dan terarah

Sangat bergantung
Jenis dan kualitas produk
4 4 pada 'karyawan senior'
yang bersaing
perusahaan

Tidak adanya strategi

Sistem pendistribusian
5 5 teknologi informasi
yang jelas dan bersaing
yang terarah
Kepuasan konsumen
Tingginya turnover
6 menjadi yang utama bagi 6
karyawan
perusahaan
 Lead time yang
Brand produk yang 7 dibutuhkan dalam
7
semakin dikenal dan penyediaan barang
dipercaya masih tergolong lama

8 Mengedepankan 8 Tidak memiliki stock

pelayanan terhadap dalam jumlah banyak
customer dan continue

9 Menawarkan maintenance
produk yang berbeda
dengan perusahaan sejenis

10 Fleksibel dalam
pembuatan produk

Menawarkan produk
11 sesuai kebutuhan
customer
Strategi SO : Strategi WO :

Perkembangan teknologi Meningkatkan

informasi yang semakin produktivitas dengan
pesat memungkinkan meminimalkan biaya Meningkatkan
1 1 1
untuk mengembangkan operasional kehandalan operasional
IT sebagai sarana proses pengembangan teknologi
bisnis informasi

Adanya software open

Meningkatkan kepuasan Peningkatan kualitas
source memungkinkan
2 2 kepada user dalam 2 dan kapasitas
investasi dana yang tidak
penggunaan aplikasi infrasrtuktur
terlalu besar
Opportunity
Kemudahan untuk Pemanfaatan sistem
Meningkatkan SDM lebih
3 menerapkan teknologi 3 3 informasi yang
produktif
informasi berkelanjutan

Adanya kemungkinan
4 4
menjalin kerja sama baru
Peningkatan dan
Peningkatan revenue 4 pemberdayaan SDM
yang berkualitas

Memungkinkan untuk Peningkatan dan

5 memperluas area 5 pemberdayaan SDM
pemasaran yang berkualitas

Strategi ST : Strategi WT :
Semakin banyaknya
perusahaan sejenis yang Peningkatan sistem Peningkatan citra
1 1 1
proses bisnisnya lebih distribusi yang tepat guna produk
efektif dan efisien
Threats
Tuntutan client terhadap
mutu produk serta Meningkatkan kehandalan Peningkatan sistem
2 2 2
pengiriman yang cepat operasional pemasaran
dan tepat

Gambar 1. Matrik SWOT

5. KESIMPULAN
 Analisis SWOT dipakai untuk menganalisis kondisi internal perusahaan dan lingkungan eksternal
perusahaan, mengetahui posisi perusahaan diantara perusahaan - perusahaan lain yang sejenis dan
mengetahui kemampuan sebuah perusahaan dalam menjalankan bisnisnya dihadapakan dengan para
pesaingnya.
Setelah dilakukan proses pengolahan data dan analisa terhadap hasil penelitian dapat ditarik kesimpulan
bahwa TI berada pada strategi pertumbuhan, artinya dapat melakukan suatu kegiatan meningkatkan jenis
pelayanan kepada pengguna, meningkatkan fasilitas dan teknologi informasi melalui pengmbangan internal
maupun eksternal melalui kolaborasi dengan instansi lain baik dalam industri tang sama maupun dengan
industri yang mendukung kelancaran pelayanan yang diberikan.

6. DAFTAR PUSTAKA
[1] Freddly Rangkuti, Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis PT. Gramedia Pustaka Utama,
2015 Jakarta.
[2] https://books.google.co.id/books?id=1Ah7qtAehZAC&pg Odiorne, George S. The Human Side of
Management Lexington Books, 1990.
[3] Wee Chow Hou, dkk, Sun Tzu Perang & Manajemen 2002.
[4] Purwanto, Iwan. Managemen Strategi, Bandung : Yiama Widya. 2006.
[5] King, JR. Et al. Method, System and Tools for Performing Business-Related Planning, Patent
Application Publication Apr.11, 2002 Sheet 20, No.: US 2002/0042731 A1.