LOS SERVICIOS DE ACCESO AL DOCUMENTO. PRSTAMO.

PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO. LOS SERVICIOS DE

INFORMACIN BIBLIOTECARIA

1. LA BIBLIOTECA COMO SERVICIO

El fin ltimo de cualquier tipo de biblioteca es el servicio que presta a sus
usuaria/os. No importa el lugar en el que se encuentre la informacin, lo que importa es
la facilidad con la que se puede acceder a ella. Este servicio puede adquirir distintas
formas segn sea el tipo de biblioteca -pblica, universitaria, de investigacin, etc.-,
pero todas ellas, independientemente del tipo de fondo y usuario/as, deben cumplir unos
mnimos requisitos que garanticen:
- el acceso a la biblioteca
- el acceso a los fondos y los servicios mnimos de lectura en sala
- el prstamo a domicilio,
- el prstamo interbibliotecario
- los servicios de informacin bibliogrfica y referencia
El Acceso al documento estara constituido por: lectura en sala, prstamo a
domicilio, prstamo interbibliotecario y reprografa.
El xito de una biblioteca consiste en hacer posible y fcil la comunicacin del
conocimiento social, y la medida de su eficacia es la del aprovechamiento rpido y
cmodo de sus fondos, conjugando con la seguridad de los mismos, para garantizar a
todo usuario la respuesta a la informacin que busca. El fin ltimo del quehacer
bibliotecario es conseguir que el libro llegue al/a lector/a, asegurando que todo/a
lector/a -tambin quien vendr despus- encuentre la informacin que necesita. Tiene,
por tanto, una doble vertiente: difundir y conservar, a veces difcil de aunar. De ah, que
toda biblioteca deba desarrollar una normativa de funcionamiento, dependiendo de su
funcin y de la/os usuaria/os que la frecuentan.
1.1 El acceso a la biblioteca y a sus fondos
El acceso a la biblioteca es el primer problema que hay que resolver. Toda
persona debe tener derecho a acceder a la biblioteca que necesita. El carn o tarjeta de
lector/a materializa la necesidad de identificar al/a usuario/a sin tener que acudir a otro
tipo de documento personal, que la biblioteca no tiene derecho a exigir. El carn es
imprescindible en las bibliotecas sin libre acceso y en los servicios de prstamo.
Supone la existencia de un registro de usuaria/os, nmero y/o alfabtico, en el que
consten los datos personales.
Toda biblioteca debe contar con un reglamento, que tiene que resolver el
problema de la gratuidad de los servicios bsicos (consulta en sala, prstamo,
informacin y referencia) y el del horario. Respecto a este ltimo, es aconsejable la
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apertura de treinta y seis horas semanales, incluyendo los sbados por la maana. En el
caso de las bibliotecas pblicas, su horario no debe coincidir, por completo, con el
horario laboral ni con el docente.
Por lo que respecta a los modos de difusin de los documentos: en las
modalidades de prstamo se difunden, fundamentalmente, los documentos primarios; y
desde los servicios de informacin y referencia, los documentos secundarios. El libre
acceso a los fondos es una conquista bibliotecaria del siglo pasado. La biblioteca se
convierte en escaparate de s misma, haciendo posible que el/a lector/a establezca
contacto directo con los libros, ordenados sistemticamente, sin necesidad de consultar
los catlogos. Este sistema resulta cmodo y estimulante: evita cumplimentar papeletas,
y ayuda a descubrir libros de inters, que no se iban buscando. En las bibliotecas
pblicas actuales se completa con los centros de inters.
El libre acceso debe ser la forma normal de acceso en todas aquellas bibliotecas
(o parte de las mismas), que no tienen misin conservadora. No obstante, tambin
existen inconvenientes en el libre acceso: mayor deterioro de los libros, desorden en las
estanteras, facilidad de hurto, y dificultad para llevar una estadstica de lecturas.
Otra modalidad la constituye el acceso controlado, utilizado en centros con
carcter de depsito (Bibliotecas Nacionales, de tipo histrico, etc.), en los que es
necesario rellenar una papeleta de solicitud del documento. Por ltimo, el acceso
indirecto, utilizado para los materiales audiovisuales, en el que tenemos expuesta la
caja o envoltorio del disco compacto, vdeo, etc.
1.2 La lectura en sala
La lectura en sala es el sistema normal de uso de las colecciones en algunas
bibliotecas y en secciones especiales (manuscritos, publicaciones peridicas, referencia,
audiovisuales, etc.), cuyos fondos no pueden llevarse en prstamo a domicilio. Requiere
un mobiliario adecuado (mesas individuales, luz, conexin a la red informtica; mesas
de grupo, etc.).
El tipo de lectura en sala es el utilizado, normalmente, en la Hemeroteca, en la
que los fondos ms recientes se encuentran en libre acceso (preferiblemente en
expositores), y los antiguos en depsito. En esta sala es conveniente la existencia de
fotocopiadora. Tambin es la forma en que se utiliza la Sala de Referencia, en la que
tampoco se contempla el prstamo domiciliario. Tendr que existir la posibilidad de
consultar las obras de referencia multimedia.
2. EL SERVICIO DE PRSTAMO
Se ha convertido en uno de los principales servicios ofrecidos por la biblioteca.
El prstamo de documentos puede efectuarse para que el ejemplar sea consultado en la
sala de lectura (prstamo en sala) o bien para que pueda ser sacado de la biblioteca
(prstamo a domicilio).
En la actualidad el prstamo de documentos en las bibliotecas pblicas viene
regido por la Orden de 13 de junio de 1972 (BOE 23-VI-1972), cuya nota a destacar es
que, por primera vez, el prstamo individual es obligatorio en la biblioteca y se normaliza
el colectivo. Por otra parte, segn el Capt. III, art. 19.1 de la Ley de Bibliotecas de Castilla
y Len, se consideran servicios bsicos de la biblioteca pblica la consulta... el prstamo
a domicilio y el prstamo interbibliotecario.
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 Tambin el Reglamento de Bibliotecas Pblicas del Estado y del Sistema Espaol
de Bibliotecas (Real Decreto 582 /1989 de 19 de mayo) define en su Captulo I, art. 1.1,
que las bibliotecas pblicas del estado son las bibliotecas [...] destinadas esencialmente
a la difusin y fomento de la lectura en salas pblicas o mediante prstamos
temporales.
El prstamo personal es, posiblemente, el medio ms eficaz de fomento de la
lectura y de ayuda a estudiantes mal dotados de medios en sus centros docentes. Este
servicio necesita una reglamentacin muy precisa, que determine:
- qu clases de fondos pueden ser o no prestados
- qu plazos y condiciones
- qu categoras de usuaria/os pueden llevarlos
- prrroga y reserva de documentos
- qu responsabilidades lleva aparejado su uso.
En Espaa, el primer Reglamento de Prstamo data de 1869 y especifica que
los libros de las bibliotecas populares podrn servirse al pblico, en la escuela y en el
domicilio. Pero es a partir de 1972 (Orden 13 de junio) cuando el prstamo individual
se hace obligatorio, por considerarlo uno de los servicios ms eficaces que puede
prestar una biblioteca, y se normaliza el prstamo colectivo.
2.1 Caractersticas del servicio
Un sistema de prstamo debe cumplir las siguientes condiciones:
- Conjugar libertad de acceso y control de la transaccin
- Armonizar datos estadsticos suficientes y confidencialidad
- Rapidez en la operacin
- Equilibrar gratuidad y garantas de conservacin
- Posibilidad de reclamacin
- Posibilidad de prrrogas y reservas.
En la transaccin del prstamo es necesario recoger una serie de datos, que
permitan responder a tres preguntas fundamentales:
1 Qu libros tiene un/a lector/a?
2 Qu lector/a tiene un libro?
3 Hasta cundo tiene el/a lector/a un libro?
El control ideal, por tanto, supone un triple fichero:
- Fichero de lectora/es (numrico o alfabtico)
- Fichero de libros prestados (topogrfico)
- Fichero de transacciones (cronolgico)
2.2 Sistemas manuales y automatizados
Sistemas manuales: requieren fichas o papeletas, complementadas o no por la
tarjeta del lector. En ellas se contienen los datos necesarios para el control y gestin del
prstamo: identidad del libro, identidad del lector y fecha de transaccin.
Los sistemas manuales obligan a la gestin manual de los ficheros de lectora/es,
ttulos y transacciones. Esto es posible siempre y cuando el nmero de transacciones no
sea excesivamente elevado. Cuando el servicio de prstamo supera un determinado
nmero de prstamos diarios, es imposible gestionarlo de forma manual, por lo que se
recurre a los automatizados.
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 Sistemas automatizados: Se han impuesto rpidamente porque sus ventajas son
mltiples: permiten obtener gran nmero de datos estadsticos, el control de las
reclamaciones es automtico, y hay gran rapidez y seguridad en las operaciones.
Adems, facilitan al mximo las estadsticas y las tareas de expurgo y mantenimiento de
la coleccin. Vienen incorporados en los SIGB. En el caso del prstamo
interbibliotecario, pueden adoptarse programas especiales, elaborados para el mismo,
caso del SOD, o como ARIEL.

2.3 Gestin del prstamo automatizado

Los primeros sistemas de prstamo automatizado fueron desarrollados en
sistema fuera de lnea, a finales de los aos sesenta. Realmente, la nica finalidad era
una mejor gestin, ya que con ellos era ms fiable el control que se deba llevar del
servicio.
Paulatinamente, los sistemas fueron evolucionando hasta llegar, en los aos
ochenta, al desarrollo del prstamo integrado en lnea y en tiempo real. Ello supuso un
cambio radical en el servicio de prstamo, ya que mejor tanto la propia gestin interna
del servicio como la informacin que recibe el/a usuario/a.
La puesta en funcionamiento del prstamo automatizado supone la existencia de
dos ficheros fundamentales:
- Fichero de registro de usuaria/os, con los datos personales de cada una/o
de ella/os, as como la categora de usuaria/o que se les ha asignado dentro
del sistema, cuando las haya (infantil-adulta/o, alumno/a-profesor/a, etc.)
- Fichero de registro de ejemplares, que debe contener toda la informacin
referente al ejemplar que se va a prestar, incluida la condicin de prstamo a
la que est sometido el documento.
A travs de lectores pticos se realiza la transaccin de prstamo de forma
instantnea. De esta forma, se ahorra una gran cantidad de tiempo a quien utiliza el
servicio, mejorando la calidad de este, ya que a travs de un sistema de prstamos
automatizado se consigue:
- Conocer los ttulos disponibles y su localizacin
- Saber la condicin de prstamo de cada ejemplar
- Generar automticamente los avisos y las reclamaciones
- Tener un exhaustivo control de la situacin de cada usuaria/o: documentos
que tiene prestados, sanciones, etc.
- Posibilidad de reservar libros
- Generar todo tipo de estadsticas que permitan un mejor control del servicio
Para poner en funcionamiento el mdulo de prstamo en un sistema de gestin
de bibliotecas se recomienda tener, al menos un 60% del fondo que normalmente
circula, introducido en la base de datos.
El prstamo se realiza leyendo el cdigo de barras del/a lector/a y el del libro u
otro documento. Para la devolucin es suficiente con leer el del ejemplar. La biblioteca
puede controlar de forma muy flexible las condiciones de prstamo para cada

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combinacin de material (condicin de prstamo del ejemplar), categora de usuaria/o y
biblioteca sucursal.
Adems, estn definidos tres niveles de aviso para controlar los retrasos: el de
informacin, que permite seguir adelante con el prstamo a un/a usuario/a; el de
advertencia, que deja el prstamo a discrecin del/a bibliotecario/a; el de prohibicin,
que impide que el sistema realice nuevos prstamos a dicho/a usuario/a. Lo niveles son
controlados automticamente por el sistema, que tambin permite la sancin manual.

3. EL PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO
Es el intercambio entre bibliotecas de parte de sus fondos, la forma ms
elemental y antigua de cooperacin bibliotecaria, utilizada con libros, que llevaba
connotacin de gratuidad. Permite acceder a fondos, cuya consulta no es posible de otra
forma, ya sea por razones de distancia o por no pertenecer al grupo de usuaria/os de una
biblioteca determinada. Es, pues, una de las modalidades de acceso al documento. En
este sentido, se habla de Acceso al Documento, cuando: existe reciprocidad en el
servicio (solicitud/suministro de documentos); existe variedad del material al que se
accede (libros/revistas). Se habla de Servicio de Obtencin de Documentos, cuando es
un Centro que nicamente solicita documentos. Se habla de Servicio de Suministro de
Documentos, cuando es un Centro que solo los proporciona (BLDSC)
3.1 El principio del Prstamo Interbibliotecario
Las variantes de prstamo dependen, habitualmente, de su alcance y
usuario. As, hay un prstamo individual, colectivo, interbibliotecario, internacional y
una variante de prstamo para aquellos fondos que por determinadas circunstancias
quedan exentos de la poltica de prstamo (obras de referencia, publicaciones
peridicas, documentos valiosos, etc.).
El prstamo interbibliotecario puede establecerse: local, regional o
nacionalmente. Es un servicio que debe ser organizado con meticulosidad, porque
resulta caro, lento y con cierto riesgo para las colecciones.
El DUP (Disponibilidad Universal de Publicaciones) era un programa elaborado
por la UNESCO/FIAB (cerrado en marzo de 2003), cuyo objetivo era asegurar el mayor
acceso a las publicaciones mismas: proporcionar la mayor disponibilidad posible del
material publicado a lo/as usuario/as, dnde y cundo lo soliciten.
Los catlogos colectivos, as como los de las propias bibliotecas en Internet,
constituyen un instrumento imprescindible del prstamo interbibliotecario, pues
permiten tener los datos bibliogrficos precisos para las peticiones del prstamo.
El prstamo interbibliotecario se ve favorecido: a) por la puesta en
funcionamiento de los catlogos en lnea de acceso pblico, los cuales indican: situacin
y disponibilidad de los fondos; b) as como por los sistemas de gestin de bibliotecas,
uno de cuyos mdulos es el que gestiona, de forma automatizada, el prstamo
interbibliotecario.

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 Debido a que ninguna biblioteca puede mostrarse autosuficiente a la hora de
ofrecer al usuario toda la informacin que necesita y que ni tan siquiera un sistema
bibliotecario nacional puede cumplir esta misin de manera global, se hace necesario
abrir las puertas al exterior y apoyarse en el prstamo internacional. Este actuar slo
como apoyo del sistema nacional y nunca como sistema principal, ya que no hay que
supeditarse a que la ayuda provenga de fuera.
La FIAB (IFLA), en Prstamo internacional: principios y normas de
procedimiento (1978), recomienda la creacin de un servicio nacional centralizado, con
las siguientes funciones:
- Crear una coleccin nacional de prstamo
- Crear una coleccin de materiales de difcil adquisicin
- Simplificar los procedimientos de procesado de las publicaciones
- Disponer de medios rpidos de reprografa
- Redactar un manual de normas de procedimiento para el prstamo nacional
Como modelo de sistema centralizado puede presentarse la Lending Divisin, de
la British Library, encuadrada en la British Library Document Supply Center (BLDSC).
3.2 Organizacin del Prstamo Interbibliotecario
Aun con las dificultades que conlleva, se habla de establecer una poltica de
descentralizacin planificada, sistema que debe contar, en primer lugar, con el
establecimiento de una cabecera encargada de la planificacin y coordinacin de todo
el sistema de prstamo, y de asumir las siguientes funciones:
- Elaboracin, mantenimiento, actualizacin y accesibilidad de los catlogos
colectivos
- Realizar campaas de difusin del sistema, dando a conocer la estructura de
su red
- Normalizar los formatos de transacciones, tarifas, etc.
- Garantizar tiempos mnimos de respuesta
- Elaborar estudios estadsticos, a partir de informes que aporten las
bibliotecas integradas en la red
- Asumir la disponibilidad de la literatura gris, incluso procurando formar un
fondo especial que garantice su suministro
- Emprender acciones para motivar a las bibliotecas y centros participantes en
la red, para que colaboren cada vez mejor en el proyecto.
En segundo lugar, debe contar tambin con una red de bibliotecas o centros,
elegidos para formar la red de prstamo en funcin de determinadas caractersticas:
- Calidad y cantidad de sus fondos
- Infraestructura de personal y medios
- Relevancia y garanta institucional
- Ubicacin, etc.
Por ltimo, el sistema debe intentar completar los fondos de cada centro
participante independientemente. De esta forma, podr garantizar el aprovechamiento
de los recursos existentes, la disponibilidad de las publicaciones nacionales, y el hacer
accesibles a la/os usuaria/os del pas los recursos bibliogrficos mundiales.
Existen normas ISO que han dado lugar al protocolo de prstamo
interbibliotecario ILL (Interlibrary Loan), que tiene como objetivo regular las
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transacciones electrnicas de las peticiones de prstamo interbibliotecario entre la
bibliotecas. Este protocolo es una aplicacin ms del modelo OSI.
Como variante del servicio de prstamo se va a establecer el servicio de
reproduccin para aquellas obras que, por unas determinadas caractersticas, no puedan
prestarse. Este servicio podemos definirlo como un servicio que ofrece la biblioteca como
sustituto del servicio de prstamo con fines de estudio e investigacin y no comerciales.
Los medios que se emplean para llevar a cabo este servicio sern: la fotocopia de
parte de una publicacin, y el microfilm para aquellos materiales que por su excesiva
fragilidad no puedan ser fotocopiados. Existen, en la actualidad, proyectos como ARIEL
(de la red Rechearch Libraries Group), que digitaliza los documentos (artculos de
revistas, captulos de libros, etc.) a travs del escner, los almacena en un fichero
comprimido, y los enviar por correo electrnico a cualquier biblioteca, donde se entregar
al/a peticionario/a, teniendo una calidad superior al fax. Dicho sistema est siendo
implantado en varias bibliotecas (CINDOC, UAB, etc.)
Los problemas que plantea este servicio son de dos tipos: tcnico, por la compra
y mantenimiento de las mquinas; y jurdico, derivado de los derechos de propiedad
intelectual.

3.3 El Prstamo Interbibliotecario en Espaa

En Espaa, El Prstamo Interbibliotecario se caracteriza por la escasez de
legislacin existente. El RD 565/85, de 24 de abril, crea la Biblioteca Nacional de
Prstamo, pero es suprimida por la 3 disposicin adicional del RD 834/1989, de 7 de
julio (BOE, 12-VII-1989). Puede considerarse que en Espaa el prstamo
interbibliotecario es un recurso secundario, sin organizacin sistemtica en el mbito
nacional. Solo las bibliotecas universitarias tienen organizado este servicio, a travs del
cdigo de prstamo interuniversitario, elaborado por REBIUN (Red de Bibliotecas
Universitarias), que regula tarifas y procedimientos.
La III Conferencia de Directores de Bibliotecas Universitarias y Cientficas
espaolas, celebrada en la Universidad de La Laguna los das 18 y 19 de mayo de 1995,
elabor una propuesta de acuerdo en materia de prstamo interbibliotecario, para
facilitar la disponibilidad universal de los documentos existentes en sus bibliotecas.
Estableci como objetivos: la reduccin de costes econmicos, la disminucin de
tiempos de respuesta, la simplificacin de los trmites bibliotecarios y administrativos,
y la capacitacin para aplicar y desarrollar las nuevas tecnologas de acceso al
documento.
Todos los programas de gestin automatizada de bibliotecas incluyen un mdulo
para el Prstamo Interbibliotecario. El programa automatizado de prstamo
interbibliotecario ms adoptado por las bibliotecas universitarias es el programa SOD.
4. LOS SERVICIOS DE INFORMACIN BIBLIOGRFICA
Estos servicios han comenzado a cobrar sentido y a ofrecerse a lo/as usuario/as,
cuando la biblioteca ha dejado de ser un lugar donde se conservan los conocimientos de
la humanidad, para transformarse en la puerta hacia su acceso. La ALA la define como
aquella parte de la tarea bibliotecaria que se ocupa de la asistencia a los lectores en
las bsquedas de informacin y en el uso de las fuentes de la biblioteca para el estudio
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y la investigacin. Desde ellos, por lo general, difundiremos documentos secundarios
a travs de los servicios de alerta y de la difusin selectiva de la informacin. Para ser
un servicio completo, debe orientarse hacia tres actividades distintas, aunque
complementarias:
- Informar: dar una respuesta especfica a una pregunta determinada, ya sea
sencilla o compleja.
- Orientar: debe dirigir a quien lo utiliza hacia las obras ms adecuadas para
que pueda alcanzar sus objetivos de manera rpida, eficaz y pertinente.
- Formar: debe ensear al/a usuario/a la utilizacin de su coleccin y de los
recursos a los que tiene acceso.
Estar diferenciado del resto de los servicios, en zona propia, junto a la
coleccin de referencia, atendido por personal referencista. Es, pues, un servicio
personalizado, que responde a preguntas nicas, de tipo:
- Preguntas de carcter general: por ej., saber los horarios de la biblioteca. Es
una demanda que puede contestarse de manera inmediata.
- Preguntas ms especficas: una direccin o una fecha. Son las llamadas
preguntas de respuesta rpida (ready referente). Se necesita para ello la
consulta de la coleccin de referencia y se tardar algo ms en responderlas.
- Preguntas de informacin bibliogrfica: exigen una respuesta muy elaborada
y que, para ser satisfecha, son necesarios complejos anlisis documentales.
Suelen ser preguntas por materias.
Tanto en unas como en otras, el objetivo del servicio es anticiparse a ellas: con
una correcta sealizacin interna; con elaboracin de folletos, grficos, carteles, etc.;
con la produccin de ndices, boletines, bibliografas, etc. Las pginas web de los
centros tienen que contener buena parte de esta informacin. La complejidad de las
preguntas depende de la de sus usuaria/os, por lo que este servicio es ms importante en
bibliotecas universitarias, las especializadas y en los centros de documentacin. Ello
exige capacitacin del personal.
La tendencia actual es la de intentar que quien utiliza el servicio sea quien
realice la bsqueda de informacin que necesita. Ello exige, por su parte, que se oferten
actividades formativas para usuario/as, en especial para la utilizacin de Internet y sus
posibilidades.
De todo lo anterior, se deduce que el servicio se caracteriza por:
- Poseer una coleccin especfica, adaptada a las necesidades informativas de
lo/as usuario/as. Es la coleccin de referencia
- Llevar a cabo unas acciones determinadas: indizacin, elaboracin de
resmenes, y DSI, entre otras.
- Una formacin de usuaria/os dirigida a dotarla/os de los conocimientos
requeridos para encontrar la informacin que necesitan.
Servicios de alerta
El servicio de informacin, adems, tiene que elaborar instrumentos con los que
difundir los recursos con los que cuenta la biblioteca. Es lo que denominamos Servicios
de Alerta, en los que se informa a la comunidad en la que est ubicada la biblioteca de
las novedades que llegan. Entre los mismos se hallan:

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 - Alerta editorial, con las informaciones enviadas por las editoriales, segn el
perfil del centro
- Nuevas adquisiciones (boletn, portadas, publicacin en pgina web, etc.)
- Boletn de sumarios de publicaciones peridicas
- Boletines de ndices
Servicio de difusin selectiva de la informacin (DSI)
Para que sea operativa la difusin selectiva de la informacin, es necesario haber
elaborado un perfil de usuaria/o, en el que se hallan especificadas las necesidades
informativas de quien est realizando una investigacin. Estas necesidades se concretan
en una palabras clave o descriptores. Con ellos, desde el Servicio de Informacin se
rastrean peridicamente las bases de datos, segn se van actualizando, y cuando se
hallan nuevas aportaciones sobre el tema de inters del perfil, se avisa a la persona
investigadora de los nuevos documentos encontrados.
Este perfil puede ser: personal, cuando est adaptado a las necesidades de una
persona concreta; colectivo, cuando satisface las necesidades bibliogrficas de un
grupo; estandarizado, cuando responde a unos temas planteados por la biblioteca.
4.1 La coleccin de referencia
Esta coleccin sirve para responder a las demandas que el servicio deba
satisfacer. La cuestin, hoy en da, es que, dada la existencia de distintos soportes, la
coleccin est atravesando un cambio muy profundo, pero que ha motivado una
duplicidad de documentos, pues se hallan en distintos soportes, lo cual confunde al/a
usuario/a. Ah entra la labor orientadora del personal referencista, mostrando el tacto
humano necesario.
Segn Jos Antonio Cordn, una obra de referencia est concebida para
facilitar informacin especfica y una fuente de referencia es una obra que , aunque
facilita informacin especfica, no ha sido creada para ello. Es el caso del Poema de
Gilgamesh, que nos informa del tiempo pasado, pero fue escrito con otro fin. Las obras
de referencia, pues, son aquellas que han sido concebidas par la consulta con fines de
informacin (directas), o las que remiten a otras obras para conocer o ampliar un tema
concreto (indirectas). Las obras de referencia concentran, en una sola unidad de
informacin, noticias cuyo conocimiento detallado o cientfico exigira la lectura de
muchas pginas. Entre las ms caractersticas, se hallan: las enciclopedias, los
diccionarios, los directorios, las cronologas, los anuarios, las bibliografas, los
catlogos, los repertorios biogrficos. Este tipo de obras requiere una actualizacin y
revisin constantes.
Las obras de referencia se dividen en:
- Obras de referencia de informacin directa. Son aquellas que proporcionan
directamente la informacin, y entre ellas encontramos: enciclopedias,
diccionarios, biografas, directorios, gua de archivos, etc. Hoy en da,
podemos encontrar la misma obra tanto en formato papel y como en formato
electrnico (Enciclopedia Britnica, etc.).
- Obras de referencia de informacin indirecta. Aquellas que facilitan, no la
informacin, sino la descripcin bibliogrfica de los documentos que las
contienen; entre ellas: catlogos, bibliografas, ndices de citas y repertorios
bibliogrficos (Index Medicus), bases de datos bibliogrficas, etc.
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 Todas estas obras, aunque no se prestan, deben encontrarse en libre acceso y
ordenadas sistemticamente, de manera que cualquier usuaria/o pueda acceder a ellas
sin ningn tipo de restricciones.
Especial mencin merecen las Bases de Datos, conjunto de referencias
bibliogrficas almacenadas en soporte electrnico y estructuradas de forma que
puedan ser recuperadas automticamente (Martnez de Sousa). Hoy en da son
imprescindibles en los Servicios de Informacin, pues agilizan las bsquedas. Cada vez
presentan interfaces ms amigables y son ms accesibles, debido a la capacidad de
almacenamiento del CD-ROM, y a su inclusin en redes, locales o Internet, lo que
abarata su coste de conexin, aunque su mantenimiento necesita de un buen
presupuesto, ya que se actualizan con frecuencia. Por lo general, cada especialidad
cientfica tiene sus propios repertorios.
4.2 La bsqueda de la informacin
Contra lo que pueda parecer, se trata de un proceso complejo, que requiere la
realizacin de varios pasos, los cuales enumeramos:
a) Recepcin de la consulta (por telfono, formulario o en persona)
b) Entrevista de referencia, en la que se tratar de eliminar las distorsiones de
la demanda. En ella, se tratar de conocer:
a. la finalidad de la bsqueda; el plazo en que desea obtener los
resultados; los conocimientos que tiene del tema
b. en qu forma se desea obtener la informacin (e-mail; impreso, etc.)
c. clarificacin del tema (descartar temas afines, etc.)
d. definicin del mismo en una frase
e. limitacin de documentos (cronolgica; idioma; tipologa)
c) Extraccin de palabras clave, que representan el tema, para lo que se utiliza:
diccionarios especializados, glosarios, lenguajes documentales
d) De ah, pasaremos a seleccionar las bases de datos en las que buscar.
e) Traduccin de los trminos a lenguaje documental
f) Elaboracin de la estrategia de bsqueda
g) Elaboracin de la ecuacin de bsqueda, utilizando:
a. operadores bolanos (de interseccin, de unin, de complementacin)
b. de truncamiento, en sufijos, prefijos o en el interior
(enmascaramiento). Se utiliza para palabras clave, no en tesauros
c. de ponderacin, otorgando un coeficiente a cada descriptor
d. de proximidad
e. de comparacin (lengua, tipos de documentos, fecha)
h) Interrogacin de la base de datos
i) Seleccin de documentos pertinentes
j) Evaluacin de los resultados de la bsqueda, comprobando la pertinencia
(precisin) de lo encontrado, y la relevancia (exhaustividad) del mismo, en la
que podemos tener ruido documental o silencio.
Lgicamente, es distinto un trabajo de curso acadmico ordinario, o de
informacin personal, que una investigacin de tesis doctoral. En este segundo caso,
habr que orientar a quien viene hacia la formacin de usuaria/os, pues necesita una
investigacin continuada. Ello ir apoyado por otras medidas, entre las que destaca la
Difusin Selectiva de la Informacin (DSI), ya mencionada.

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Burgos, abril 2003. Curso de Auxiliares de Bibliotecas y Centros de Documentacin.

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