SEKTOR PENGURUSAN MAKLUMAT & ICT

SENARAI TUGAS GURU DATA

Peringkat : Sekolah Menengah/Rendah

Jawatan : Guru Data Sekolah DG41/DGA32/DGA29
Waktu Bertugas : Mengikut waktu persekolahan (bagi sekolah dua sesi waktu
bertugas boleh disesuaikan merangkumi kedua-dua sesi)

1. Menjalankan tugas-tugas berkaitan dengan kurikulum dan kokurikulum seperti yang ditetapkan oleh Guru
Besar/Pengetua (PGB).

2. Merancang pengurusan data dan maklumat pendidikan peringkat sekolah yang diarahkan oleh Bahagian-
Bahagian di KPM, Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pendidikan Daerah (Gabungan) dan sekolah dan lain-
lain agensi kerajaan.

2.1 Bertanggungjawab bagi pengurusan data di bawah sistem aplikasi seperti EMIS, iaitu melaksanakan
pengumpulan, pemprosesan, penyimpanan, pengeluaran, pelaporan, pembekalan dan penyebaran data
dan maklumat pendidikan sekolah mengikut kaedah dan jadual yang ditetapkan yang berkaitan dengan:

2.1.1 Guru seperti biodata, opsyen dan pengalaman mengajar;

2.1.2 Pelajar seperti enrolmen, biasiswa dan bantuan lain;
2.1.3 Staf bukan guru;
2.1.4 Profil sekolah termasuk fizikal dan maklumat am sekolah;
2.1.5 Lain-lain yang ditetapkan dari semasa ke semasa.

2.2 Membantu guru dan staf sokongan dalam penyelarasan data dan maklumat pendidikan seperti HRMIS,
Sistem Maklumat Murid (SMM), Sistem Salah Laku Disiplin Murid (SSDM), KWAMP, Peperiksaan,
Asrama, Kokurikulum, Buku Teks dan Sistem Pangkalan Data Murid.

3 Membantu dalam penyelenggaraan dan rangkaian komputer; namun bagi sekolah Bestari tanggungjawab
teknikal dibuat oleh Penyelaras IT.

4 Membantu pihak pengurusan sekolah mengemas kini data dan maklumat peringkat sekolah bagi Sistem
Pangkalan Data Murid.

5 Memberi khidmat nasihat kepada guru berkenaan pengurusan data dan maklumat peringkat sekolah.

6 Menjadi Setiausaha Jawatankuasa Maklumat dan Pengkomputeran Sekolah (JMPS).

7 Melaksanakan tugas-tugas lain berkaitan pengurusan data yang diarahkan dari semasa ke semasa.

1
 SEKTOR PENGURUSAN MAKLUMAT & ICT

GARIS PANDUAN PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH

Adalah menjadi tanggungjawab Guru Data:

1. Mengemas kini data EMIS Online.

2. Mematuhi tarikh kutipan dan garis panduan penyelenggaraan yang telah ditetapkan.

3. Memastikan data disemak dan disahkan.

4. Menyediakan laporan atau catatan yang diperlukan contoh : catatan atau alasan bagi turun/naik (perubahan)
data enrolmen dan ditentu sah oleh GPK1 selaku Pengurus Maklumat Sekolah sebelum menghantar ke PPD.

5. Memastikan Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari aplikasi EMIS Online disemak dan
disahkan oleh PGB sebelum dihantar ke PPD.

6. Menyimpan dengan baik segala dokumen (bahan bercetak atau elektronik) berkaitan pengurusan data EMIS
Online.

7. Menyelenggara komputer yang digunakan untuk tujuan pengurusan maklumat sekolah dengan baik. Segala
kerosakan peralatan/perisian/talian internet hendaklah dilaporkan kepada Pegawai Maklumat, PPD dengan
segera supaya kutipan data tidak terganggu.

8. Membuat salinan backup data pada setiap kutipan melalui proses muat turun dan menyimpan thumb drive
backup dengan baik.

9. Jika berlaku kerosakan komputer / talian internet segala urusan kemas kini hendaklah dilakukan di sekolah
berhampiran/PKG/PPD/JPN/KPM.

10. Pihak pengurusan sekolah perlu memastikan data disimpan di tempat yang selamat kerana ia merupakan
bahan terkawal dan sulit

PROSEDUR PENYERAHAN DATA KUTIPAN SEKOLAH

1. Ralat data yang berkaitan yang dipapar dari aplikasi Utiliti Semak Ralat Data Online dibersihkan.

2. Pihak sekolah menyerahkan Cetakan Semak Ralat Data Online kepada Jurulatih Utama atau Pegawai
Maklumat Daerah yang telah disahkan PGB/PK1.

3. Pihak sekolah perlu mengesahkan data sekolah, catatan/alasan naik/turun (perubahan) data enrolmen, dan
Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari aplikasi EMIS Online.

2
 SEKTOR PENGURUSAN MAKLUMAT & ICT

SENARAI SEMAK EMIS

Berikut adalah senarai bahan berkaitan EMIS yang perlu ada di sekolah:

1. Fail EMIS sekolah

2. Cetakan Analisa data kutipan Januari, April, Jun dan Oktober tahun semasa.
3. Sistem Utiliti Semak Ralat Data Online terkini
4. Manual Pengguna Utiliti EMIS Online terkini
5. Buku Definisi Variabel EMIS Online terkini
6. Kemaskini data dari masa ke semasa.
7. Muat turun data EMIS Online sekolah setiap akhir bulan.
8. Koleksi disket arkib kutipan-kutipan terdahulu
9. Koleksi Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang terdahulu yang dicetak dari aplikasi EMIS .

TUGAS GURU DATA SEBAGAI SETIAUSAHA JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH

(JPMS)

1. Memastikan data dalam bentuk soft copy serta bercetak yang disediakan setelah disemak, dan ditentu sah
bagi menghasilkan data dan maklumat yang berkualiti, sahih dan menepati masa.

2. Bertindak sebagai Pegawai Perhubungan Maklumat Sekolah (pengantara) dalam rangkaian maklumat antara
sekolah, PPD, JPN dan KPM.

3. Menghasilkan laporan statistik dan maklumat pendidikan peringkat sekolah.

4. Memastikan mesyuarat JMPS dilakukan pada akhir bulan Januari, April, Jun dan Oktober (kutipan perdana)
iaitu sebelum data EMIS Online dimuat turun oleh PPD / JPN / KPM.

GARIS PANDUAN PENYELENGGARAAN EMIS PERINGKAT SEKOLAH

AKTIVITI PROSES TINDAKAN RUJUKAN

Taklimat/ Menghadiri taklimat berkaitan dengan EMIS Online Pengetua/ Surat arahan
Penjelasan Guru Besar

Kemasukan 1) memasukkan dan mengemas kini data Guru Data Manual Definisi Variabel EMIS
dan 2) membuat semakan menggunakan aplikasi Utiliti Online
pengemas dan Verifikasi Asas
kinian data 3) membetulkan ralat data yang berkaitan yang
sekolah dipapar
4) menyediakan catatan atau laporan ralat terutama
tentang turun/naik maklumat enrolmen untuk
dihantar ke PPD
5) memastikan data yang tersimpan dalam komputer
di sekolah adalah data terkini yang telah dikemas

3
 SEKTOR PENGURUSAN MAKLUMAT & ICT
kini dan diperbaiki selepas verifikasi terakhir
dijalankan

Maklumat Sekolah
Profil Am Dokumen berkaitan:
Pengurusan Sekolah - pelan sekolah: keluasan
Kedudukan Sekolah sekolah, bilangan dan,
Kawasan kegunaan bilik, bilangan blok,
Bangunan jenis padang/ gelanggang dll.
Bilik-bilik di sekolah - penubuhan sekolah
Kuarters Guru - penyerahan sekolah
Peralatan - geran tanah
Kemudahan Sukan - keadaan bangunan dari JKR
Tandas dll.
Kenderaan
Tempat letak kenderaan

Maklumat Asrama
Bangunan Asrama Pelan asrama
Bilik-bilik Asrama - bilangan dan kegunaan bilik
Peralatan - bilangan blok
- jenis padang/ gelanggang
dll.
Maklumat Staf (Guru & Bukan Guru) Guru Data
Maklumat Peribadi dan Fail Peribadi Guru dan staf
Perkhidmatan Pembantu Dokumen berkaitan:
Tugas Khas Tadbir - sijil akademik
Tarikh-tarikh - sijil ikhtisas
Kelulusan Akademik - jadual waktu peribadi
Kelulusan Ikhtisas dll.
AKTIVITI PROSES TINDAKAN RUJUKAN
Kokurikulum
Bukan Guru
Latihan Dalam Perkhidmatan/PTK
Elaun
Mata pelajaran Ajar
Sejarah Perkhidmatan

1) Menyediakan nota penerangan ringkas untuk

dilampirkan bersama borang pengisian/
pengemaskinian maklumat
2) Mengagihkan borang dan jadual yang berkaitan
kepada mereka yang berkenaan
3) Menjelaskan cara mengisi borang/jadual tersebut
dengan betul dan tepat
4) Memaklumkan tarikh mengumpul semula borang
tersebut
5) Memastikan borang-borang berkenaan telah

4
 SEKTOR PENGURUSAN MAKLUMAT & ICT
diterima dan diisi dengan lengkap
6) Memasukkan dan mengemaskinikan data dalam
EMIS Online.

Maklumat Enrolmen
Enrolmen Murid dan Bilangan Kelas Guru Data PK HEM
Bilangan Murid Yatim Penyelaras/Guru Tingkatan
Bilangan Murid Intervensi 3M Guru Panitia/Bidang MP
Maklumat Murid Thn. 1 dari Prasekolah Tahun Lepas
Bilangan Murid Khas Dokumen berkaitan:
Bilangan Murid dan Kelas Mengikut MP Elektif-KBSM/ - Rekod/Jadual Kehadiran
Tambahan KBSR Murid setiap Tahun/
Bilangan Murid POL Tingkatan
Bilangan Murid ke Tingkatan Peralihan/Tingkatan 1 - senarai murid contoh:
Enrolmen Murid Tahun 1 dari/tanpa Prasekolah menerima biasiswa, yatim,
Bilangan Murid Beragama Islam mengikut subjek elektif, Islam,
Bilangan Murid Mengulang mendaftar Tahun/Ting. 1,
Bilangan Pemegang Biasiswa warganegara asing dll.
Bilangan Penghuni Asrama
Bilangan Murid Mendaftar Tahun 1
Bilangan Murid Cicir (Berhenti sekolah dan tidak
meneruskan pelajaran)
Bilangan Murid Cicir (Berhenti sekolah dan
meneruskan dalam sistem lain)
Bilangan Warga Negara Asing
Kelas Cantum

AKTIVITI PROSES TINDAKAN RUJUKAN

1) Mengemaskini data berdasarkan dokumen yang
berkaitan.
2) Membuat semakan menggunakan aplikasi Utiliti
dan Verifikasi Asas.
3) Menganalisis naik/turun (perubahan) data seperti
yang terdapat dalam output kuiri Verifikasi Asas.
4) Menyediakan catatan/alasan bagi maklumat
dalam 3).

Penghantaran 1) Melakukan muat turun data ke dalam thumb Guru Data

data sekolah drive untuk keselamatan data.
ke PPD 2) Mencetak Laporan Pengesahan Maklumat
Sekolah.
3) Mendapatkan tandatangan pengesahan daripada
PK1 dan Pengetua/Guru Besar dalam Laporan
yang dicetak.
4) Melakukan proses muat turun dalam thumb
drive.

5
 SEKTOR PENGURUSAN MAKLUMAT & ICT
5) Melabelkan pada thumb drive serta tarikh kutipan
dan disimpan di tempat khas.
6) Menyerahkan data sekolah bersama Laporan
Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari
aplikasi EMIS serta catatan naik/turun enrolmen
ke PPD.
7) Melaporkan segala masalah berkaitan
Pengurusan data kepada Pegawai Maklumat
Daerah di PPD.

6
 SEKTOR PENGURUSAN MAKLUMAT & ICT
Carta Aliran
Pengurusan Data EMIS Mula

Guru Data sedia dan cetak borang/dokumen: Profil

sekolah, Guru dan Staf, Enrolmen, Asrama

Guru Data serah borang/dokumen kepada Pembantu

Tadbir berkaitan maklumat Guru/Bukan Guru

Guru Data edar borang/dokumen kepada AJK JPMS

yang berkenaan untuk dilengkapkan

Guru Data kumpulkan semula borang/dokumen yang

diedarkan dan semak

Lengkapkan/kemaskini Tidak
semula maklumat dalam lengkap Maklumat lengkap
sistem. Ya

Guru Data kemaskini maklumat dalam aplikasi

Guru Data semak data menggunakan Aplikasi Utiliti EMIS

dan Verifikasi Asas dan cetak laporan ralat

Tidak
Buat semakan/ pembetulan Maklumat tepat
dan cetak semula tepat
Ya
Guru Data dapatkan pengesahan PGB/PK1

Buat semakan/ pembetulan Tidak

dan cetak semula Lulus
lulus

Guru Data cetak Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah

dan dapatkan tandatangan pengesahan daripada PK1
serta Pengetua/Guru Besar.

Guru Data muat turun data ke dalam disket / tumb drive

dan buat backup dan serta disimpan

Guru Data hantar Laporan Pengesahan Maklumat

Sekolah dan catatan/alasan ke PPD

Tamat