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(Julio 14)
El Congreso de Colombia
DECRETA:
TITULOI
ARTCULO 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios
generales que regulan la funcin archivstica del Estado.
ARTCULO 3. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, as:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso
de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a
la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa,
la informacin, la investigacin y la cultura.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo
vital.
Documento de archivo. Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o
privada en razn de sus actividades o funciones.
Funcin archivstica. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que
comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin
permanente.
Tabla de retencin documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento original. Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
ARTCULO 4. Principios generales. Los principios generales que rigen la funcin archivstica son
los siguientes:
b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administracin y la cultura,
porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del
patrimonio cultural y de la identidad nacional;
i) Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una funcin
probatoria, garantizadora y perpetuadora;
T I T U L O II
b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin, los archivos de las
entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por
servicios.
Los archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del
Sistema actuarn de conformidad con las polticas y planes generales que para el efecto adopte
el Ministerio de la Cultura;
ARTCULO 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de
Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarn a cabo los procesos de planeacin y
programacin y desarrollarn acciones de asistencia tcnica, ejecucin, control, seguimiento y
coordinacin, as:
b) La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin, los consejos territoriales
de archivos, los comits tcnicos, las entidades de formacin de recurso humano, las
asociaciones y las entidades pblicas y privadas que presten este servicio;
c) La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo sern
responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas
directas e indirectas del Estado;
T I T U L O III
ARTCULO 7
Archivos desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia. Los archivos, desde el punto
de vista de su jurisdiccin y competencia, se clasifican en:
h) Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la ley los desarrolle.
ARTCULO 9. Los archivos segn la organizacin del Estado.
T I T U L O IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
ARTCULO 13. Instalaciones para los archivos. La administracin pblica deber garantizar los
espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los
casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo,
debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de archivos.
PARGRAFO 1 La administracin pblica podr contratar con personas naturales o jurdicas los
servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo.
ARTCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de las entidades
pblicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior
jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo carga estn los archivos pblicos,
tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la
informacin de los documentos de archivo y sern responsables de su organizacin y
conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos.
ARTCULO 18. Capacitacin para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligacin
de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y reas relacionadas con su
labor.
ARTCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de
avanzada en la administracin y conservacin de su archivos, empleando cualquier medio
tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los
siguientes requisitos:
b) Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos como
la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad
y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como el funcionamiento
razonable del sistema.
PARGRAFO 1 Los documentos reproducidos por los citados medios gozarn de la validez y
eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes
procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin.
PARGRAFO 2 Los documentos originales que posean valores histricos no podrn ser
destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
ARTCULO 20. Supresin, fusin o privatizacin de entidades pblicas. Las entidades pblicas
que se suprimen o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus
funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
PARGRAFO. Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin
histrica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
TITULOV
GESTION DE DOCUMENTOS
ARTCULO 21. Programas de gestin documental. Las entidades pblicas debern elaborar
programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y
soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos.
PARGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia
de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el
cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
ARTCULO 23. Formacin de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los
archivos se clasifican en:
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
c) Archivo histrico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de
archivo de conservacin permanente.
ARTCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin documental.
ARTCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a
travs del Archivo General de la Nacin y el del sector correspondiente, de conformidad con las
normas aplicables, reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin documental,
organizacin y conservacin de las historias clnicas, historias laborales, documentos contables y
documentos notariales. As mismo, se reglamentar lo atinente a los documentos producidos por
las entidades privadas que presten servicios pblicos.
T I T U L O VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
ARTCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a
consultar los documentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de los mismos,
siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o a la
ley.
ARTCULO 28. Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modifcase el inciso 2o. del artculo 13 de la
Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva legal sobre cualquier documento cesar a los
treinta aos de su expedicin. Cumplidos stos, el documento por este solo hecho no adquiere el
carcter histrico y podr ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su
posesin adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".
ARTCULO 29. Restricciones por razones de conservacin. Cuando los documentos histricos
presenten deterioro fsico manifiesto tal que su estado de conservacin impida su acceso directo,
las instituciones suministrarn la informacin contenida en estos mediante un sistema de
reproduccin que no afecte la conservacin del documento, certificando su autenticidad cuando
fuere del caso.
T I T U L O VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
ARTCULO 30. Documentos administrativos. Slo por motivos legales las entidades del Estado
podrn autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
ARTCULO 31. Documentos histricos. En los archivos pblicos de carcter histrico se podr
autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal
evento el jefe del archivo deber tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la
seguridad, la conservacin o el reintegro de los mismos. Proceder dicha autorizacin en los
siguientes trminos:
a) Motivos legales;
b) Procesos tcnicos;
c) Exposiciones culturales.
PARGRAFO. Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos legales, procesos
tcnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un
archivo fuera del territorio nacional.
T I T U L O VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
ARTCULO 32. Visitas de inspeccin. El Archivo General de la Nacin podr, de oficio o a
solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspeccin a los archivos de las
entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y
sus normas reglamentarias. Advertida alguna situacin irregular, requerir a la respectiva
entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dar traslado, segn el caso, a los
rganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las
medidas pertinentes.
ARTCULO 33. rgano competente. El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin,
ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos
propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado.
ARTCULO 35. Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de la
Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrn a
prevencin facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la
presente ley y sus normas reglamentarias, as:
a) Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que
amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las correspondientes
medidas preventivas y correctivas.
b) Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas cuando
fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25 de la Ley 200 de
1995;
c) Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio documental o por
su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los artculos 218 a 226, 349, 370,
371 y 372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere
flagrancia, poner inmediatamente el retenido a rdenes de la autoridad de polica ms cercana,
sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas;
T I T U L O IX
ARCHIVOS PRIVADOS
ARTCULO 38. Registro de archivos. Las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras
o tenedoras de documentos o archivos de cierta significacin histrica, debern inscribirlos en el
registro que para tal efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los propietarios, poseedores
o tenedores de los archivos privados declarados de inters cultural, continuarn con la
propiedad, posesin o tenencia de los mismos y debern facilitar las copias que el Archivo
General de la Nacin solicite.
ARTCULO 39. Declaracin de inters cultural de documentos privados. La Junta Directiva del
Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el
procedimiento que se establezca para el efecto, podr declarar de inters cultural los
documentos privados de carcter histrico. Estos formar parte del patrimonio documental
colombiano y en consecuencia sern de libre acceso.
ARTCULO 41. Prohibiciones. Se prohbe a los organismos privados y a las personas naturales o
jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de inters cultural:
a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del Archivo General de la
Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cien salarios mnimos legales
mensuales vigentes.
ARTCULO 43 Protocolos notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nacin. Los que
tengan ms de treinta aos debern ser transferidos por la correspondiente notara al Archivo
General Notarial del respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesora del
Archivo General de la Nacin, tomar las medidas pertinentes.
TITULOX
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
ARTCULO 44. Donaciones. El Archivo General de la Nacin y los archivos histricos pblicos
podrn recibir donaciones, depsitos y legados de documentos histricos.
ARTCULO 45. Adquisicin y/o expropiacin. Los archivos privados de carcter histrico
declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos por la Nacin cuando el propietario los
ofreciere en venta.
ARTCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias,
debern elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas
nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la
Nacin.
ARTCULO 49. Reproduccin de documentos. El pargrafo del artculo 2o. de la Ley 80 de 1989
quedar as: "En ningn caso los documentos de carcter histrico podrn ser destruidos,
aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".
T I T U L O XII
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL DE LA NACION
T I T U L O XIII
DISPOSICIONES FINALES
ARTCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicacin y
deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.