Professional Documents
Culture Documents
AKREDITASI PUSKESMAS/FKTP
I. Pengertian
Istilah prosedur ada beberapa pengertian, diantaranya:
Walaupun banyak istilah tentang pengertian prosedur tidak menjadikan salah tapsir maka
yang dipergunakan didalam dokumen akreditasi Puskesmas dan Fasilitas Kesehatan
Tingkat Pertama didalam pembahasan ini adalah "Standar Prosedur Operasional
(SPO)". Sedangkan pengertian SPO adalah Suatu perangkat instruksi/langkah-langkah
yang di bakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu.
II. Tujuan Penyusunan SPO
Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/seragam dan
aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang
berlaku.
1. Format SPO dibakukan agar tidak terjadi banyak format yang digunakan;
2. Format yang dibahas disini merupakan format minimal, oleh karena itu format ini
dapat diberi tambahan materi kolom misalnya, nama penyusun SPO, unit yang
memeriksa SPO. Untuk SPO tindakan agar memudahkan didalam melihat langkah-
langkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan lain-lain, namun tidak
boleh mengurangi ite-item yang ada di SPO.
3. Contoh format SPO sebagai berikut:
Format SPO
Penjelasan: Penulisan SPO yang harus tetap didalam tabel kotak adalah: nama puskesmas
dan logo, judul SPO, nomor dokumen, tanggal diterbitkan, dan tandatangan kepala
puskesmas, sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur/langkah-langkah,
dan unit terkait boleh tidak diberi kotak/tabel.
V. Petunjuk Pengisian SPO
1. Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/kota, nama organisasi adalah
nama Puskesmas, atau logo dan nama dari Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama.
2. Kotak Heading: masing-masing kotak (Puskesmas, judul SPO, No. Dokumen, Nomor
Revisi, Halaman SPO, Tanggal Terbit, ditetapkan Kepala Puskesmas) diisi sebagai
berikut:
Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama kotak
heading harus lengkap, untuk halaman-halaman berikutnya kotak heading dapat
hanya memuat: kotak nama puskesmas, judul SPO, No. Dokumen, Nomor Revisi
dan Halaman.
No. Revisi: diisi dengan status revisi, dapat menggunakan huruf. Contoh:
dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi pertama diberi huruf B dan
seterusnya. Tetapi dapat juga dengan angka, misalnya untuk dokumen baru dapat
diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi pertama diberi 1, dan seterusnya.
Halaman: diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk
SPO tersebut. misalnya: halaman pertama: 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman
terakhir 5/5, ini jika SPO ada memiliki 5 halaman.
1. Pengertian: yang paling awal diisi adalah Judul SPO adalah, dan berisi penjelasan dan
atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah
pengertian/menimbulkan multi persepsi;
2. Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan secara spesifik. Kata kunci: "Sebagai acuan
penerapan langkah-langkah untuk ....".
3. Kebijakan: berisi kebijakan Kepala Puskesmas/FKTP yang menjadi dasar dibuatnya
SPO tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SPO tersebut, contoh untuk
SPO imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas
No. 005/2014 tentang Pelayanan Imunisasi.
4. Referensi: berisikan dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SPO, bisa
berbentuk buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan
pustaka.
5. Langkah-langkah prosedur: bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan
langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.
6. Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja
tersebut.
Dari keenam isi SPO sebagaimana diuraikan diatas, dapat ditambahkan antara lain: bagan
alir, dokumen terkait, dan sebagainya menyesuaikan dengan format SPO yang ditentukan
oleh Pemerintah Daerah, yang penting dalam satu organisasi menggunakan satu format
yang seragam.
Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses
yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu simbol yaitu simbol blok:
Simbol Blok
Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram
makro, bentuk simbol sebagai berikut:
Awal kegiatan:
Awal Kegiatan
Akhir kegiatan:
Akhir Kegiatan
Simbol keputusan:
Simbol Keputusan
Penghubung:
Simbol Penghubung
Dokumen:
Simbol Dokumen
Arsip:
Simbol Arsip
1. Identifikasi kebutuhan, yakni mengidentifikasi apakah kegiatan yang dilakukan saat ini
sudah memiliki SPO atau belum, dan bila sudah agar diidentifikasi apakah SPO masih
efektif atau tidak, jika belum apakah kegiatan tersebut perlu disusun prosedurnya.
2. Perlu ditekankan bahwa SPO harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan
tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk oleh kepala
Puskesmas/FKTP hanya untuk menanggapi dan mengoreksi SPO tersebut. Hal tersebut
sangatlah penting, karena komitmen terhadap pelaksanaan SPO hanya diperoleh dengan
adanya keterlibatan personel/unit kerja dalam penyusunan SPO.
3. SPO harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja agar
mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim Mutu diminta
memberikan tanggapan.
4. Di dalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan
dan mengapa.
5. SPO jangan menggunakan kalimat majemuk. Subjek, predikat dan ojek harus jelas.
6. SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa yang dikenal
pemakai;
7. SPO harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SPO pelayanan pasien maka
harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk
SPO profesi harus mengacu kepada standar professi, standar pelayanan, mengikuti
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) kesehatan, dan memperhatikan
aspek keselamatan pasien.
1. Pelaksana atau unit kerja/upaya menyusun SPO dengan melibatkan unit terkait;
2. SPO yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke tim mutu/tim
akreditasi;
3. Fungsi tim mutu/tim akreditasi Puskesmas didalam penyusunan adalah:
Memberikan tanggapan, mengkoordinir dan memperbaiki SPO yang telah
disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi bahasa maupun penulisan;
Mengingat SPO merupakan flow charting dari proses kegiatan maka untuk
memperoleh pengertian yang jelas bagi subyek, penulisan SPO adalah dimulai
dengan membuat flow chart dari kegiatan yang dilaksanakan. Caranya adalah
membuat diagram kotak sederhana yang menggambarkan langkah penting dari
seluruh proses. Setelah dibuatkan diagram kotak maka diuraikan kegiatan
masing-masing kotak dan dibuat alurnya.
Agar SPO dapat dikenali oleh pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi SPO-
SPO tersebut dan bila SPO tersebut rumit maka untuk melaksanakan SPO
tersebut perlu dilakukan pelatihan.
1. Distribusi adalah kegiatan atau usaha menampaikan SPO kepada unit upaya atau
pelaksana yang memerlukan SPO tersebut agar dapat digunakan sebagaimana panduan
dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh tim mutu atau bagian
Tata Usaha Puskesmas/FKTP sesuai pedoman tata naskah.
2. Distribusi harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima.
3. Distribusii SPO bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit
kerja lainnya.
4. Bagi Puskesmas/Klinik yang sudah menggunakan e-file maka distribusi SPO bisa
melalui jejaring area local, dan diatur kewenangan otoritasi disetiap unit kerja,
sehingga unit kerja dapat mengetahui batas kewenangan dalam membuka SPO.
Evaluasi SPO dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal sekali dalam dua tahun
yang dilakukan oleh masing-masing unit kerja.
Hasil evaluasi: SPO masih tetap bisa dipergunakan, atau SPO tersebut perlu
diperbaiki/direvisi. Perbaikan/Revisi isi SPO bisa dilakukan sebagian atau
seluruhnya.
Perbaikan/revisi perlu dilakukan bila:
1. Alur SPO sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada;
2. Adanya perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) pelayanan
kesehatan;
3. Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru;
4. Adanya perubahan fasilitas.
Sumber:
Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama
Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan
Direktorat Bina Upaya Kesehatan Dasar
Tahun 2014