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Ir ms all del
Modelamiento de
Procesos
Parte 1: Por qu Gestionamos Procesos?
Febrero 2015

Kemsley Design Ltd

Copyright 2002-2015 Bizagi. Todos los Derechos Reservados.

2 Ir ms all del Modelamiento de Procesos

Visin general
El modelamiento de procesos de negocio - creacin de una
descripcin grfica de un proceso de negocio es una prctica
reconocida por describir, analizar y mejorar las operaciones de
negocio. En muchas organizaciones, el modelo en s, es el producto
final que comunica el proceso de negocio a todas las partes
interesadas. Sin embargo, importantes beneficios pueden ser
obtenidos al dar un paso ms all del modelamiento de procesos
hasta la automatizacin de procesos.

Este documento, el primero de una serie de dos, proporciona una

visin general del estado actual del modelamiento de procesos,
prcticas de automatizacin y tecnologas, planteando los
conductores y beneficios de ir ms all del modelamiento de
procesos hacia una automatizacin y gestin integral.

El segundo documento de esta serie, ofrece consejos prcticos

sobre cmo iniciar el viaje desde el modelamiento de procesos
hasta la gestin de procesos de negocio para el mejoramiento
continuo.

Por qu Modelamos Procesos?

Casi todas las organizaciones crean descripciones de sus procesos ms importantes: Por ejemplo, cmo
gestionar un envo a un cliente o el procedimiento para la presentacin de informes financieros de fin de
mes. En muchos casos pasan de ser descripciones de texto a modelos grficos de procesos, por lo general
en un formato de diagrama de flujo que muestra cmo las actividades estn relacionadas entre s.

Los modelos de procesos pueden ser creados utilizando herramientas de dibujo ad hoc o aplicaciones de
modelamiento ms sofisticadas que hacen cumplir la integridad del modelo y proporcionan capacidades
analticas para el mejoramiento de procesos. Por lo general utilizan la notacin de modelamiento
estndar de la industria BPMN, o una notacin grfica especfica para y probablemente slo comprendida
por la organizacin o incluso slo por el analista individual.

Una vez creados, los modelos de procesos son valiosos como documentacin operativa; pueden orientar
a los trabajadores a travs de los pasos de los procesos, asegurar que se lleven a cabo de una manera
estandarizada, y proporcionar a todos los interesados un entendimiento comn de los mismos. La
documentacin de los procesos hace que sea posible aplicar tcnicas analticas, ya sea manualmente o
utilizando un software de modelamiento y anlisis, para detectar ineficiencia, cuellos de botella, y simular
procesos antes de ponerlos en prctica.

En resumen, el modelamiento de procesos proporciona valor a las organizaciones a travs de la

documentacin y mejores prcticas para el mejoramiento operativo. Pero, cunto valor adicional se
podra obtener a travs de la digitalizacin y la gestin de procesos?

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 3 Ir ms all del Modelamiento de Procesos
BPM: El Mundo ms all del Modelamiento
La gestin de procesos de negocio (BPM) incluye una amplia
variedad de metodologas y herramientas enfocadas a
mejorar la manera en que los procesos funcionan. Los
trminos utilizados para describir el BPM pueden variar, pero
en general incluyen lo siguiente:
Modelamiento de procesos es la creacin de una
descripcin grfica de un proceso de negocio, por lo
general en notacin de diagrama de flujo.
Anlisis de procesos (BPA) es un superconjunto del
modelamiento de procesos, que adiciona tcnicas
analticas para la deteccin de problemas y
mejoramiento de los procesos, tales como Lean Six
Sigma y simulacin de procesos.
Automatizacin de procesos es la digitalizacin de un
proceso de negocio dentro un software. Puede incluir la
transferencia de tareas humanas a operadores para que
estas sean terminadas, as como actividades totalmente
automatizadas, incluyendo la integracin y orquestacin
de otros sistemas. Esto puede ser implementado con
una Suite de BPM (BPMS) o codificada dentro de otras
aplicaciones.
Gestin de procesos es un superconjunto de la
automatizacin de procesos, que utiliza un BPMS para
la automatizacin, monitoreo, gestin del trabajo y
mejoramiento de los procesos. Esto puede incluir
funciones como la asignacin de tareas, equilibrio en
las cargas de trabajo, tableros de control, medicin de
indicadores claves de desempeo (KPI), anlisis
predictivo en tiempo real, y definiciones dinmicas de
los procesos.
Ir ms all del modelamiento de procesos, por lo tanto,
requiere pasar desde el tiempo de diseo, actividades de
modelamiento y anlisis que documentan y proponen
mejores prcticas para los procesos, pero que no ejecutan
los procesos, al tiempo de ejecucin, actividades de
automatizacin y gestin que controlan y supervisan los
procesos mientras estn sucediendo.
Por qu Gestionamos Procesos?
Como mencionamos anteriormente, el modelamiento y
anlisis de procesos se lleva a cabo en la mayora de las
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organizaciones. La gestin de procesos ocurre con mucho
menos frecuencia que el anlisis de procesos de negocio
(BPA), debido al costo y la complejidad de la implementacin
de un BPMS adicional.
Qu beneficios podemos esperar al ir
ms all del modelamiento de procesos?
En primer lugar, se obtienen una serie de beneficios en la
eficiencia operativa gracias a la automatizacin de procesos
y el enrutamiento de tareas:
Capturar informacin al comienzo del proceso y
enrutamiento de forma electrnica, lo que reduce la
manipulacin del papel
Automatizar la toma de decisiones utilizando reglas de
negocio
Automatizar la integracin entre los sistemas para
reducir el ingreso manual de datos y errores
Estandarizar procesos y asegurar el cumplimiento de la
normatividad
Asignar las tareas manuales a la persona correcta en el
momento adecuado
La gestin de procesos proporciona beneficios adicionales
ms all de la automatizacin, muchos de estos beneficios
estn dirigidos a mejorar la satisfaccin del cliente:
Proporcionar un contexto informativo completo para
mejorar la toma de decisiones y centrarse en la
experiencia del cliente
Permitir modelos dirigidos, procesos giles que puedan
ser cambiados fcilmente en pro del mejoramiento
continuo y la innovacin
Permitir la colaboracin dentro de los procesos para
lograr una resolucin de problemas ms rpida
Monitorear y administrar los trabajos en proceso,
incluyendo la reasignacin de tareas y el equilibrio de
cargas de trabajo, para optimizar la utilizacin de la
mano de obra
Predecir y alertar de forma proactiva el incumplimiento
de plazos de entrega y KPIs
Aunque los beneficios de costos siguen siendo importantes
para la utilidad, estos ltimos beneficios muestran cmo el
BPM puede incrementar la diferenciacin competitiva y la
generacin de altos ingresos.
4 Ir ms all del Modelamiento de Procesos

Beneficios del BPM: Aplicacin en

diferentes industrias
En cualquier organizacin, la decisin de ir ms all del modelamiento de
procesos hacia el BPM, generalmente est motivada por la combinacin
de algunos de los beneficios mencionados anteriormente. Los factores
decisivos pueden ser muy diferentes dependiendo del tiempo de existencia
y la cultura corporativa de la empresa, as como la industria a la que
pertenece y la competencia. Los siguientes ejemplos describen tpicos
escenarios de implementacin y beneficios del BPM.

Institucin Financiera Back Office:

Orquestacin de Procesos

Una institucin financiera tiene una operacin back office que procesa transacciones, busca mejorar
la eficiencia y reducir los costos, en lugar de considerar la contratacin externa. Un BPMS se
implementa para orquestar e integrar mltiples sistemas de lnea de negocio, eliminando la necesidad
a los trabajadores de volver a introducir la informacin de un sistema a otro, reduciendo as el margen
de error. El BPMS es tambin utilizado para gestionar las excepciones que requieren intervencin
manual, enrutando y permitiendo la colaboracin entre trabajadores, proporcionando al mismo
tiempo un contexto rico en informacin. El BPMS realiza el seguimiento de todo el trabajo, tanto de
las tareas totalmente automatizadas como las humanas, y proporciona alertas de posibles fallas en
los acuerdos de niveles de servicio que pueden incurrir en sanciones regulatorias.

Aunque los principales beneficios son una mayor eficiencia y reduccin del riesgo operativo, estos a
su vez permiten una mayor satisfaccin del cliente mediante la reduccin del tiempo de ciclo de
transaccin, el aumento de la velocidad y la calidad en la resolucin de problemas a travs de la
colaboracin.

Back office Integracin de Mltiples Satisfaccin

Sistemas de Lnea de Negocio del Cliente

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5 Ir ms all del Modelamiento de Procesos

Cadena de Suministro de Manufactura:

Integracin gil

Un fabricante de bienes de consumo cuenta con un complejo proceso de desarrollo de producto y

cadena de suministro en mercados altamente cambiantes. El BPMS es implementado para
reemplazar varios sistemas de planificacin y control basados en hojas de clculo, y para ser
integrado con un sistema de planificacin de recursos empresariales (ERP) para proporcionar un
proceso de cadena de suministro controlado. El modelo del proceso al interior del BPMS puede ser
modificado directamente por los analistas dentro de las unidades de negocio de desarrollo de
producto, permitiendo cambios inmediatos en el tiempo y orden de las operaciones, lo que reduce
el time to market de los nuevos productos. Las capacidades de monitoreo del BPMS proporcionan
visibilidad y control sobre los procesos operativos, y retroalimentacin en el modelamiento y
anlisis del proceso para el mejoramiento continuo.

El principal beneficio es un mejor time to market, y el beneficio secundario es la disminucin de la

dependencia en los recursos de TI y costos asociados.

Mercados altamente El BPMS puede ser modificado

cambiantes directamente por analistas Visibilidad & Control

Transporte Logstico:
Informacin para la toma de decisiones

Una empresa de transporte logstico se dedica al envo de carga para despachos puntuales y
contratos a largo plazo en un mercado impulsado por precios competitivos. Un BPMS es
implementado para gestionar cotizaciones a travs del enrutamiento de solicitudes e informacin
entre el vendedor, el director de fijacin de precios y opcionalmente el cliente. El BPMS se integra
con un sistema de gestin de reglas que proporciona recomendaciones basadas en costos
comparativos y datos de precios de envos similares y las condiciones actuales del mercado,
capturando el precio final directamente en el sistema de facturacin.

El principal beneficio es el incremento de las ganancias debido a unas decisiones de precios ms

rpidas y mejor informadas, y un beneficio secundario es la reduccin de errores y tiempo en
procedimientos manuales.

Compaa de Informacin para la Captura del precio final

Transporte Logstico toma de decisiones directamente en el
sistema de facturacin

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6 Ir ms all del Modelamiento de Procesos

Crdito de Consumo:
Captura Inteligente de Documentos

Un banco ofrece prstamos a particulares y pequeas empresas, lo cual requiere de la recopilacin

de una serie de documentos e informacin de apoyo antes de aprobar un prstamo. Un BPMS es
implementado para gestionar el proceso de iniciacin del prstamo, utilizando las capacidades de
gestin integradas al sistema de manejo de contenido empresarial (ECM) y captura de documentos.
Los documentos son adicionados por los oficiales de crdito quienes utilizan escneres en las
sucursales bancarias, o a travs de la captura directa realizada por el cliente mediante una aplicacin
mvil. El BPMS utiliza reglas de negocio para determinar la informacin necesaria de acuerdo a los
parmetros especficos de los prstamos y enva alertas a la oficina de crdito y al cliente sobre
informacin faltante. Los directivos del banco pueden controlar el estado de la iniciacin del
prstamo y determinar qu funcionarios y/o clientes podran delinquir en el suministro de
informacin antes de ser emitido.

El principal beneficio es un mejor cumplimiento de la normatividad, debido a que los requisitos de

documentacin estn basados en reglas de negocio, y mejores tasas de emisin de prestamos
debido a los recordatorios acerca de la documentacin faltante.

Captura Inteligente ECM & Sistema de Mejor Cumplimiento

de Documentos Captura de Documentos de la Normatividad

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7 Ir ms all del Modelamiento de Procesos

Resumen
La mayora de organizaciones modelan procesos, pero pocas van ms all del modelamiento de
procesos para obtener el mximo beneficio de la automatizacin y gestin de procesos, mejorando
as la satisfaccin del cliente y aumentando la eficiencia operativa.

En este documento, el primero de la serie ms all del modelamiento de procesos, nos hemos
centrado en las razones por las cuales usted debe considerar ir ms all del modelamiento de
procesos hacia un programa ms completo de gestin de procesos de negocio, incluyendo varios
ejemplos de aplicacin en diferentes industrias para ilustrar los beneficios.

En el segundo documento de la serie, abordaremos el tema de cmo realizar los primeros pasos
para ir ms all de modelamiento de procesos y as aprovechar al mximo la gestin de procesos
dentro de su organizacin.

Sobre el Autor
Sandy Kemsley es una analista independiente y arquitecta de
procesos, especializada en la gestin de procesos de negocio (BPM).
Ella consulta usuarios finales de organizaciones y proveedores de
BPM a nivel mundial, escribe el popular blog de BPM en
www.column2.com y es una destacada conferencista en BPM y
temas relacionados.

Kemsley Design
http://www.kemsleydesign.com

Column 2
http://column2.com/

Sponsor Este documento fue patrocinado por

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Ir ms all del Modelamiento de Procesos con Bizagi

Usted ya ha modelado sus procesos de negocio, incrementando la visibilidad y transparencia de las
tareas en la que usted y su equipo estn trabajando. Sus roles estn claramente definidos; sus tareas
y actividades estn alineadas. Pero esto es slo el comienzo. La realidad es que para ir en el camino
hacia el mejoramiento continuo, usted todava necesita ejecutar sus procesos de forma manual,
enviar muchos correos electrnicos y hojas de clculo todos los das para hacer que sus procesos
funcionen.

El modelamiento de procesos es esencial en las organizaciones complejas para obtener visibilidad

de cmo funcionan las cosas a travs de equipos multi-funcionales. Es un requisito previo para la
automatizacin de procesos. La automatizacin de procesos es simplemente la digitalizacin de un
proceso de negocio. Una vez que digitaliza y agiliza el proceso dentro de su organizacin, se puede
sentir el efecto en su estado de resultados los beneficios reales de negocio.

La automatizacin es clave para determinar las ineficiencias y cuellos de botella en un proceso. Le

ayuda a aceptar el cambio. Ayuda a los equipos a soportar la colaboracin y el trabajo de una
manera mucho ms controlada y medible garantizar una mayor eficiencia, agilidad y un mejor time
to market.

Por qu gestionamos procesos?

Bizagi es un proveedor de una plataforma de software. Nuestra solucin integrada, soporta el ciclo
de vida completo de BPM, desde el modelamiento hasta la automatizacin y el despliegue resumido
fcilmente como: model-build-run.

Disee mapas Construya aplicaciones Ejecute Bizagi en

de procesos de procesos toda la empresa

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9 Ir ms all del Modelamiento de Procesos

Somos un disruptor innovador en el mercado de BPM y fuimos los primeros en el espacio de

aplicaciones empresariales en ofrecer software freemium. Con Bizagi, existe muy poca codificacin
ya que el proceso modelado es la misma aplicacin. La gente de negocios trabaja al lado de TI en la
definicin de los requisitos, la construccin y la automatizacin de procesos, lo que produce
resultados ms rpidos.

Nuestro software es intuitivo y utiliza una interfaz de arrastrar y soltar para adaptar y digitalizar
fcilmente los procesos, mientras soporta la reutilizacin de todos los objetos de negocio, datos y
formularios acelerando su time to market. Con Bizagi, los usuarios se mueven fcilmente desde el
modelamiento de procesos hasta la ejecucin, sin necesidad de conocimientos tcnicos, haciendo
que esta sea una transicin transparente y sin dolor.

RPIDO FLEXIBLE GRATUITO

Nuestro software gratuito contiene grupos activos de soporte BPM, grupos de social media
dedicados y entrenamiento en lnea para proporcionarle una va rpida en su viaje BPM.

Usted puede utilizar nuestras aplicaciones de procesos predeterminadas y reutilizables de Process

Xchange o tomar ventaja de nuestros bloques de Lego predeterminados de Widget Xchange.
Otras dos grandes razones para automatizar sus procesos con Bizagi!

Y no se olvide que al descargar nuestro software gratuito, usted se convierte en parte de la Comunidad
Bizagi. Con 200.000 miembros alrededor del mundo, nunca le faltarn consejos, ideas y personas
con ideas afines para interactuar.

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10 Ir ms all del Modelamiento de Procesos

Automatizacin con Bizagi - Beneficios para el cliente:

Nuestros clientes han obtenido mltiples ventajas competitivas mediante la automatizacin de
procesos complejos (multifuncionales y globales) y sus operaciones diarias como por ejemplo:

adidas se conecta con 500 unidades de
ventas y 400 fbricas para gestionar 5.000
cambios en rdenes de compra por mes.
Colpensiones, entidad pblica del gobierno
colombiano, automatiza las pensiones
estatales, realizando 28 millones de
actividades al mes y sirviendo a 6.5 millones
de ciudadanos.
400 procesos de Abengoa conectan 149
compaas y 14.000 empleados que hablan
diferentes idiomas.
ICO (Banco Virtual SME) gestiona 80.000
aplicaciones de crdito en un entorno
altamente regulado.

reas problemticas claves abordadas por Bizagi:

Time to Market. Anida (BBVA) automatiz completa auditabilidad y trazabilidad en el

la admisin de activos de bienes races en
19 semanas, 5 semanas antes de lo previsto.
El Time to Market de Mars mejor siete
veces.
Baja productividad y calidad. El proceso
de registro de pacientes del Hospital de
Arabia Saudita increment la eficiencia del
personal en un 60% y redujo el margen de
error humano en un 80%.
Bajo cumplimiento de la normatividad.
Los procesos estndar, la transparencia y
mejores controles, proporcionan una
hospital de Arabia Saudita (PSMMC), Anida
y la entidad de pensiones del gobierno
colombiano, Colpensiones.
Falta de colaboracin. Conectamos silos y
cerramos la brecha entre el negocio y TI,
como se demostr en adidas, Generali,
Audi, y Abengoa
Altos costos de desarrollo. En promedio,
nuestros proyectos cuestan el 30% del
costo de un desarrollo a la medida, y menos
del 50% de otros sistemas competitivos.

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