Contraloria General de la Republica SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Cédigo: GU-GESC-01 Versién: 00 Vigencia: {0 96/2015 ©. LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS D. LEG.1017 Planeamiento Estrategico NOMBRE CARGO FECHA Eapeciiat del - Elaborado por: ‘Aydoe Luna Lezema | Depertemento de Gestion 2110512015 do Preauctoe Erika Rocio Carers. Gerente del Departamento) — 2015 Reviondo por ores de Gestion de Productos 28 1051215 ‘Aprobado por: tus loo robes | evr Canta i 04 102015QQ LAgoMTTALONA 1. OBJETIVO. 2. ALCANCE GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS D.LEG. N° 1017 Invice 3. SIGLAS Y DEFINICIONES 3.4 SIGLAS 3.2 DEFINICIONES 4. MARCO CONTEXTUAL 5. RESPONSABILIDADES 6 DESARROLLO 6.1 PROCEDIMIENTOS CLASICOS DE CONTRATACION Gédigo: GU-GESC-01 Version: 00 Pagina 2 de 83 6.2 AMBITO DE APLICACION DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO.....7 63 PRINCIPIOS DE LAS CONTRATACIONES PUBLICAS. 8 64 LAS CONTRATACIONES PUBLICAS BAJO EL ENFOQUE DE PROCESOS, 9 6.4.1 SUB PROCESO: NECESIDAD DE CONTRATAR 10 6 4.2 SUB PROCESO: ORGANIZACION DE LAS CONTRATACIONES. "1 6.4.3 SUB PROCESO: ELABORACION DE BASES Y CONVOCATORIA. 13 6.4.4 SUB PROCESO: EVALUACION DE PROPUESTAS Y OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO. 4 6.4.5 SUB PROCESO: SUSCRIPCION DE CONTRATO. 15 6.4.6 SUB PROCESO: EJECUCION DEL CONTRATO. 16 6.4.7 SUB PROCESO: CONFORMIDAD DE LA PRESTACION 7 “Cualquier impresién no es valida para el SGC’ Fo4(PR-SG0-02)00“ICY: GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS 1A CONTRALORIA. D.LEG.1017 Cédigo: GU-GESC.01 Version: 00 Pagina 3 de 83 10. REFERENCIAS DOCUMENTALES. REGISTROS CONTROL DE CAMBIOS ANEXOS, 18 18 18 18 ‘Anexo N° 01: Marco conceptual del proceso de seleccién para la contratacién de bienes y servicios. 19 ‘Anexo N° 02: Matriz de Procedimientos para el control gubernamental a la contratacion de bienes y servicios, “Cualquier impresion no es valida para el SGC’ 46 Fos(PR-S6c-02)00 LeD GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 ALACONTRATAGION DE BIENES Y SERVICIOS —_Versién: 00 1A CONTRALORIA D.LEG.1017 Pe 1a 4 de 83 1. OBJETIVO La presente guia tiene como objetivo orientar el desarrollo del control gubernamental mediante la revision y evaluacién de los procesos que se llevan a cabo en la contratacién de bienes y servicios en el marco de la normativa de contratacién publica vigente. 2. ALCANCE La aplicacién de la presente guia es de cardcter orientador y de uso intemo para las unidades organicas de la Contraloria General de la Republica y los Organos de Control Institucional que supervisan la legalidad de la contratacion de bienes y servicios en las entidades bajo el Ambito det Sistema Nacional de Control El contenido de la presente guia no limita, sino complementa los procedimientos que se aplican en el marco del control gubemamenta! a los procesos de contratacion de bienes y servicios. 3. SIGLAS Y DEFINICIONES 3.4 SIGLAS ADP ‘Adjudicacion Directa Publica ADS ‘Adjudicacion Directa Selectiva AMC Adjudicacién de Menor Cuantia y BCR Banco Central de Reserva CGR Contraloria General de la Republica cp Concurso Poblico INEI Instituto Nacional de Estadistica e Informatica LCE Ley de Contrataciones del Estado LP. Licitacion Publica MEF Ministerio de Economia y Finanzas oc! ‘Organo de Control Institucional OSCE Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado OEC ‘Organo Encargado de las Contrataciones PAC Plan Anual de Contrataciones PIA Presupuesto Institucional de Apertura PEI Plan Estratégico Institucional PO Plan Operativo institucional Ruc Registro Unico de Contribuyente RLCE Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado RNP. Registro Nacional de Proveedores SEACE Sistema Electronico de Contrataciones del Estado SUNARP ‘Superintendencia Nacional de los Registros Publicos. 3.2 DEFINICIONES Bienes: Son objetos que requiere una entidad para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus fines, "Cualquier impresin no es valida para el SGC” Fo4(pR-sGC-02)00Ae GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 Q_ ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Version: 00 LA CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 Pagina § de 83 Contratacién: Es la accion que deben realizar las entidades para proveerse de bienes 0 servicios, asumiendo el pago del precio 0 de la retribucion correspondiente con fondos publicos, y demas obligaciones derivadas de la condicién del contratante. Contratista: El proveedor que celebre un contrato con una entidad, de conformidad con las disposiciones de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, Contrato: Es el acuerdo para crear, regular, modificar 0 extinguir una relacién juridica dentro de los alcances de la Ley y del Reglamento. Participante: El proveedor que puede intervenir en el proceso de seleccién, por haberse registrado conforme a las reglas establecidas en las Bases. Postor: La persona natural o juridica legalmente capacitada que participa en un proceso de seleccién desde el momento en que presenta su propuesta 0 su sobre para la calificacion previa, segun corresponda. Prestacion: La prestacién del servicio o la entrega del bien cuya contratacion se regula en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, Proceso de seleccién: Es un procedimiento administrativo especial conformado por un conjunto de actos administrativos, de administracion 0 hechos administrativos que tiene por abjeto la seleccién de la persona natural o Juridica con la cual las entidades del Estado van a celebrar un contrato para la contratacin de bienes o servicios Proveedor: La persona natural o juridica que vende o arrienda bienes, presta servicios generales © de consultoria. Servicio en general: La actividad 0 labor que realiza una persona natural o juridica para atender una necesidad de la entidad, pudiendo estar sujeta a resultados para considerar terminadas sus prestaciones. 4, MARCO CONTEXTUAL, Constitucion Politica del Perti de 1993 Ley N° 27785, Ley Organica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloria General de la Republica y sus modificatorias Decreto Legislativo N° 1017, Ley de Contrataciones del Estado y sus modificatorias. Decreto Supremo N° 184-2008-EF, que aprueba el Regiamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus modificatorias. + Directiva N° 006-2008-OSCEICD, "Lineamientos para la aplicacién de la modalidad especial de seleccién por Subasta Inversa” + Decreto Supremo N° 154-2010-EF, Modificacion del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en el cual se establecen las regias para la realizacion y ejecucién de Convenio Marco. “Cualquier impresién no es valida para el SGC* Fo4(PR-SGC-02)00k b Wh ie GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL —Cédigo: GU-GESC-61 SS ALACONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS —_Versién: 00 1A CONTRALORIA, D.LEG. N° 1017 Pagina 6 de €3 + Decreto Legislative N° 1071, Decreto Legisiativo que norma el Arbitraje y sus modificatorias, + Ley N° 29158, Ley Organica del Poder Ejecutivo + Normas Generales de Control Gubemamental, aprobadas con Resolucion de Contraloria N° 273-2014-CG. * Reglamento de Organizacién y Funciones de la Contraloria. 5. RESPONSABILIDADES La correcta utiizaci6n de esta guia es responsabilidad de las unidades organicas de la CGR y de los OCI que se encuentran comprendidos en el alcance de! presente documento. 6. DESARROLLO La normativa de contratacién pablica ha desartoltado el precepto constitucional eslablecido en el articulo 76° que dispone que las obras, asi como la adquisicion, enajenacién y suministro de bienes con utiizacion de fondos 0 recursos publicos se eecuten obligatoriamente por contrata y Licitacién Publica, mientras que la contratacion de semicios y proyectos se hace por Concurso Publico. Asi, ha desarrollado disposiciones y lineamientos que deben observar las entidades del Sector Piblico bajo el alcance de la normativa de contrataci6n publica, en los procesos de contratacion de bienes, servicios y obras. Todo proceso de contratacién regulado por la normativa de contrataciones del Estado, tradicionalmente se desarrolla en tres fases, que mostramos a continuacién: Grafico N° ot Fases del proceso de contratacién clasico betemincén dea Pedeconamiente de + hide Elaborado por. Departamento de Gestion de Productos de a CGR 6.1 PROCEDIMIENTOS CLASICOS DE CONTRATACION Los procedimientos cldsicos de contratacién que regula la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, se diferencian entre si por el valor referencial que representan, los plazos en los cuales incurren y los requisitos que se requieren para participar. A'continuacién, presentamos estos procesos de contratacion’ “Cualquier impresion no es valida para el SGC" Fo4PR-scC-02}00OS GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL : GU-GESC-01 ALACONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Version: 00 LA CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 Pagina 7 de 83 Grafico N° 02 Procesos de selecci6n Mare Contataciones por montos ine eae Elaborado por: Departamento de Gestién de Productos dela CGR 6.2 AMBITO DE APLICACION DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO La Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento tiene alcance a nivel nacional regional y local; y estén comprendidas bajo el ambito de estas disposiciones con el termino genérico de entidades las siguientes Grafico N° 03 Entidades bajo el ambito de la Ley de Contrataciones del Estado enolasind, Snosage Soporte, “Emma, ca,“ ie” ees ee i “ita peaks "Eee seme rgmamugye : Set, se EASE ous ae ta ac Per vty Gea Pea de itera, iS on ee seen Anotns Elaborado por: Departamento de Gestion de Productos dela CGR, *Cualquier impresion no es valida para el SGC” Fos(PR-SGC-02)00Lo LA CONTRALORIA GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 ALA GONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS : DLEG. N° 1017 Con relacién a los proyectos, programas, érganos desconcentrados, organismos publicos y/o unidad ejecutora ylu operativa, no basta con que estos se denominen ominaimente entidad, sino que a luz de la normativa de contratacién publica, debe analizarse sus normas de organizacién interna a efectos de determinar si cuentan con autonomia administrativa, econémica y presupuestal que les permitan adquirir bienes 0 servicios por su propia cuenta, sin necesidad de recurrir a la autorizacion de un funcionario 0 autoridad superior fuera del propio ente u organismo. A continuacion presentamos una breve definicion Proyectos Especiales: Conjunto articulado y coherente de actividades orientadas a alcanzer uno o varios objetivos en un period limitadot Programas: Estructuras funcionales creadas para atender un problema o situacion critica, 0 implementar una politica publica especifica, en el Ambito de competencia de fa entidad a la que pertenecen?, ‘Organo Desconcentrado: Se entlende que los organos administrativos pueden transferir competencias a 6rganos jerarquicamente dependientes, con el objeto de aproximar a los administrados las facultades administrativas que conciernan a sus intereses* Organismos Publicos: Son entidades desconcentradas del Poder Ejecutivo, con personerta juridica de Derecho con competencia de alcance nacional, son de dos tipos: ejecutores y especializados* Unidad Ejecutora: Constituye el nivel descentralizado u operativo en las entidades y organismos del Sector Publico® 6.3 PRINCIPIOS DE LAS CONTRATACIONES PUBLICAS Los procesos de contratacién se rigen por los siguientes principios: Promocién del desarrollo humano: Las compras del Estado deben promover e! desarrollo humano de la sociedad peruana, acorde con los estandares internacionales, Moralidad: Los procesos deben sujetarse a reglas de honradez, veracidad intangiblidad, justicia y probidad ibre concurrencia: Debe promoverse la participacién amplia e imparcial, asegurando la pluralidad y participacion de postores. Imparcialidad: Los procesos deben llevarse en estricta aplicacion de la normativa dispuesta, atendiendo a criterios técnicos que permitan el tratamiento objetivo de proveedores y contratistas. Razonabilidad: El objeto de los contratos debe ser razonable en términos cualitativos y cuantitativos Eficiencia: Los contratos deben efectuarse bajo las mejores condiciones de calidad, precio y plazos, con el mejor uso de los recursos materiales y humanos. Publicidad: Las convocatorias y los actos de los procesos de seleccion deben ser objeto de publicidad suficiente para asegurar la concurrencia de potenciales postores. Transparencia: Las contrataciones deben realizarse bajo criterios objetivos que aseguren el libre acceso de los postores a la documentacién correspondiente, salve las excepciones previstas Economia: Los procesos deben ser simples, austeros y debe procurarse ei ahorro 4e recursos evitando exigir formalidades costosas e innecesarias en las bases ‘Numeral 38,3 dela Ley N* 29188, Ley Orgénica del Poder Ejecutvo, 2 Numeral 38.2 de Ia Ley N° 29188, 2 Numeral 74.3 dela Ley N' 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General 4 Aaticula 28 dela Ley N' 29158, © Numeral 6.1 de la Ley N" 28112, Ley Marco de a Administracion Financiers del Sector Publco. *Cualquier impresién no es valida para el SSC” Fos(pR-s6c-02}00> GUIAPARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 Co ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS_| Version: 00 LA CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 Pagina 9 de 83 + Vigencia tecnolégica: Los bienes y servicios deben reunir condiciones de calidad y modernidad tecnologica para cumplir efectivamente los fines para los cuales fueron requeridos y tener la posibilidad de repotenciarse de ser necesario. + rato justo e igualitario: Todo postor debe tener iguales condiciones para partcipar y acceder a contratos con las entidades, se prohibe la existencia de privilegios, ventajas o prerrogativas. + Equidad: Las prestaciones y derechos de las partes deberan guardar una razonable relacién de equivalencia y proporcionalidad, sin perjuicio de las facultades que corresponden al Estado en la gestion del interés general. + Sostenibilidad ambiental: En los procesos se debe usar criterios que garanticen la sostenibiidad ambiental, evitando impactos negativos 6.4 LAS CONTRATACIONES PUBLICAS BAJO EL ENFOQUE DE PROCESOS El proceso de contratacién esté integrado por diversas operaciones que en el nuevo enfoque del control gubernamental, se evaluan mediante los servicios de control y servicios relacionados bajo el enfoque de procesos. Siendo asi, para el desarrollo de la presente guia y con fines metodolagicos presentamos el proceso de contratacion de bienes y servicios bajo el enfoque de procesos. E| macro proceso esta representado por el Sistema de Adquisiciones o Abastecimiento, el cual comprende, entre otros, el proceso técnico de Obtencién®; y, este proceso a su vvez esta conformado por siete (7) sub procesos, que son ios siguientes Nevesidad de contratar. Organizacion de las contrataciones. Elaboracion de bases y convocatoria Evaluacion de propuestas y otorgamiento de la buena pro Suscripcién del contrat. Ejecucion det contrato. Conformidad de la prestacion " Decito Ley N* 22058. Arco 2 Conesporde al Sisnma de Abastcirento asequar lauded, ronald, ecenciay efcacia de as ooests de Abesleinenn de bienes_y seicos no pesondes en Adminstacon Pibea, a avis de prozesos teocas de calabganbn, ‘egisto de proveesores,prgramacen,acqusicanes, arraceamion y soquad,dsribon, eis y conto, marerimiet,recsperecbn debenes yaisoosicion fra.” “Cualquier impresién no es valida para el SGC" Fo4(PR-SGC-02}00K s wD GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 Q_ ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Versién: 00 CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 Pagina 10 de 83 Grafico N° 04 Enfoque de procesos en las contrataciones publicas once) Sn Clo eae Peseta e er Elaborado por: Departamento de Gestion de Productos dela CGR En funcion @ estos sub procesos, y con el propésito de orientar al auditor en el ejercicio del control guberamental, la guia desarrolla por cada sub proceso una matriz de procedimientos, los cuales sin ser limitativos son de cardcter orientador. En esta matriz de procedimientos se muestra las actividades, procedimientos, tareas, documentos técnicos y normativos a revisar asi como algunos riesgos relevantes, mas no os Unicos, que podrian ser identificados en aplicacion de los criterios normativos que regulan la materia. Asimismo, la guia contiene el Anexo N°01: Marco conceptual del proceso de contratacién de bienes y servicios, en aplicacién de la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Legisiativo N° 1017 y su Reglamento. ‘A continuacién, presentamos cada uno de los sub procesos, que forman parte del Proceso Técnico de Obtencién de bienes y servicios, las actividades que se desarrolian en estos, y la formulacion de algunas interrogantes claves respecto a la actividad. 6.4.1 SUB PROCESO: NECESIDAD DE CONTRATAR En este sub proceso las actividades a cargo de la entidad estén relacionadas con la oportunidad en la que el area usuaria identifica las necesidades de bienes o servicios que requiere para el logro de sus objetivos y metas, necesidades que pretenden ser atendidas con determinada contratacién, las cuales deben estar sustentadas y documentadas. El objetivo especifico del control gubernamental en este sub proceso es establecer si la contratacién del bien o servicio fue requerido por el area usuaria, si cuenta con disponibilidad presupuestal, asi como si el bien o servicio se encuentra consignado en ‘Cualquier impresién no es valida para el SGC Fos{PR-S6C-02)00GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 ALA CONTRATAGION DE BIENES Y SERVICIOS | Version: 00 D.LEG. N° 1017 Pagina 11 de 63 Qo LA CONTRALORIA @! PAC y si el mismo contribuye al logro de los fines institucionales, en concordancia con la normativa vigente. Este subproceso, consta de las siguientes actividades: (i) Planificacién de las contrataciones; (ii) Identificacion de necesidades; ii) Aprobacién y difusién del PAC; y, Iv) Disposicion de recursos presupuestales, como se muestra a continuacion: Grafico N° 05 ‘Sub proceso: Necesidad de contratar Necesidad de contratar La contrataciin de bien o servi fue requerda por el res usuarla? 1 Planificacion elas contrataciones 2: Identifcacion de necesidades 2. dL planiieacon de las contrataciones se ajustan a ‘1 odjetves y prondages dl Pian Operatwo y Pian EstategicoInsituconal? eBisten requerimientos fomales Susteriados de las areas usuarias para Ia Contratacin de los bees y servicios? b. Glos requermientos de las eas usuanas fe realzan con erence de eccnomia ‘igencla tecnoldgica? 3: Aprobacion ydifusion del PAC : Disposicion de recursos presupuestales existe disponibiidad departs 2. 2Los procesos de contralaciones de bienes y a bresupuestates para la contatacén de bene Servicios requeridos por as areas usuarios tstin meludos en el PAC? b. GE PAC y.eus. modicatonae han sido Sprovados oportunamante por el funcionario Yserdcos inctudos en 8! PAC? (Las. paridas presupuesiales cubson los Fequecmiontos del PAC? competent? € GEIPAC esta publicado en el SEACE? La matriz de procedimientos para el control gubernamental aplicable a este sub proceso. esta desarrollada en el Anexo N° 02. 6.4.2. SUB PROCESO: ORGANIZACION DE LAS CONTRATACIONES, Este sub proceso comprende las actividades desarrolladas por la entidad que estan orientadas propiamente a la organizacién de las contrataciones, mediante la asignacién clara de responsabilidades al 6rgano encargado de las contrataciones que tiene a su cargo las actividades relativas a la gestién del abastecimiento al interior de una entidad, asi como del comité especial, érgano facultado para elaborar las bases administrativas y conducir el proceso de seleccién, desde su convocatoria hasta su culminacién con el consentimiento de la buena pro 0 su deciaracion de desierto, ‘Cualquier impresién no es valida para el SGC” Fo4(PR-SGC-02)00o~ x GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Versién: 00 UA CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 Pagina 12 de 83 La participacion del organo encargado de las contrataciones juega un papel preponderante en la contratacién estatal, pues junto con el area usuaria y e! comite especial serdn las responsables de llevar adelante una contratacion eficiente dentro del marco normative aplicable, El objetivo especifico del control gubernamental en el sub proceso de organizacién de las contrataciones, es establecer si la designacion del comité especial, la formulacién del cronograma del proceso de seleccién, la determinacion del valor referencial, asi ‘come la elaboracién del expediente de contratacion, se realizaron de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. En este sub proceso, se han identificado las siguientes actividades: i) Asignacién de responsabilidades; (ii) Organizacién y coordinacién de los procesos de seleccion; y, (i) Registro de los procesos de seleccién; como se muestra a continuacion Grafico N°06 Sub proceso: Organizacién de las contrataciones COrganizacién de las contrataciones La ergariacin de las cetataciones se enewents decum susertada? 2 Organizacon y coordinacion de os procesos de selecclon 1: Asignacion 6 responsabiligages 4 {El eonograms de los procesos de seleccin ‘anda concord on el PAC? a YEstin desigraas las dependencis ». {Elevonograma ha sige oaborado sonsierando feepansables “de. plaice procotoe de fas plazas minimos esabecidos er" l8 Conatecen? LH somstvar® cesta” probed “por ot ‘Comte » {Se designd ai Comte Especial par la Especat? Sxnavccn ae proceso de seicctn pars la © {Elva elerenct ha sido deteminaso, como Conratecen de ienes y secon? ‘ino, en base a dos Westes? 4 Tl eroedente do contalacin ha sido Sprebade por el luscoran competeniey fenigo el Cont Especia 53: Reglato dels procesos de seleccton 2. gL& Enidad cuenta con el sro de acias ara el Teale oe os procasoe de elect? La matriz de procedimientos para el control gubernamental aplicable a este sub proceso esta desarroliada en el Anexo N° 02. "Cualquier impresion no es valida para ol SGC” Fo4(PR-SGC-02)00OD GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 W_ ALACONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Versién: 00 1A CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 Pagina 13 de 83 6.4.3 SUB PROCESO: ELABORACION DE BASES Y CONVOCATORIA Este sub proceso esta relacionado con las actividades desarrolladas por el comité especial en el proceso de contratacién e inician con la elaboracién de las bases administrativas de! proceso de seleccién, su aprobacién e integracién, asi como la oportuna convocatoria con el objetivo de llevar a cabo el proceso de seleccién El objetivo especifico del control gubemnamental en este sub proceso es determinar si las bases administrativas del proceso de seleccién fueron elaboradas e integradas por el Comité Especial, aprobadas por el érgano competente, y que la convocatoria al proceso de seleccién se realiz6 en la fecha establecida en el cronograma; en el marco de la normativa de contrataciones del Estado. Este sub proceso, est integrado por las siguientes actividades: i) Elaboracion y aprobacion de las bases administrativas, (ji) Difusion de la convocatoria; e, (il) Integracion de las bases administrativas; como se muestra a continuacién: Grafico N° 07 Sub proceso: Elaboracién de bases y convocatoria Bases y Convocaton La elabocacin, aprobacién, ditusion de las bases administra, y la convecatoria fue realzada o gestionada de manera oportna por el Comite Especial y funeonarios competertos? Elaboracbn yaprobacién de las bates dranitatvas 2: ituston de a convocatora Las bases han sito elboradescumpenso las condones estasaraadas estalecdes 2. sLaconvocataria del proces ce sleecion se porelOsce? fal en eee execs b GLa coca y ls bases del proceso de Selecciones poicadas en el SEACE? Las especticacones técricas de la bases Correspondents defincas por el area ZLas bases fueron aprobadas por el funeionario competente? 3 Intogracién de tas bases administrativas 2 {Las bases integadas hen incorporado ia ‘bsolucién a las consulas y abservaciones formuladas por los paticipanies, ati como 1s pronuncamientos y medticacones. detnidas por el OSCE? b. dLas bases inegratas se publearon ‘portunamente en e! SEACE? La matriz de procedimientos para el control gubernamental plicable a este sub proceso esta desarrollada en el Anexo N° 02. ‘Cualquier impresion no es valida para el SGC" FOPR-SGC-02)00GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL —_Cédigo: GU-GESC-01 ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS —_Versién: 00 DLEG. N° 1017 gina 14 de 83 x LA CONTRALORIA 6.4.4 SUB PROCESO: EVALUACION DE PROPUESTAS Y OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO Este sub proceso esta relacionado con las actividades que desarrolla el comité ‘especial, desde la recepcién y evaluacién de las propuestas técnica y econdmica hasta el otorgamiento de la buena pro. Esta evaluacion se realiza en funcicn a las bases administrativas, las cuales definen el método que se utilizar para calificar y evaluar las propuestas, ios documentos de presentacién obligatoria y de presentacién facultativa, Jos puntajes que se otorgaran y la documentacion que se debe presentar para acreditar los factores de evaluacion El objetivo especifico del control gubernamental en este sub proceso es establecer sila recepcidn, evaluacion de propuestas, otorgamiento de la buena pro, declaracién de desierto del proceso de seleccion o la exoneracion del mismo, cuando corresponda, se realizaron en cumplimiento de la normativa de contrataciones del Estado. En este sub proceso, se tienen las siguientes actividades: i) Evaluacién de propuestas, (ii) Adjudicacién de la buena pro; y, (il) Exoneracién de procesos; como se muestra continuacién’ Grafico N° 08 ‘Sub proceso: Evaluacién de propuestas y otorgamiento de la buena pro Evaluacion de aropuestas y otorgamlento de ia buena pro 2ETproceso de evaluacién de las propuesias técnica y econémica se ha ‘esarroad en funciona los crterios de evahuacion extableidos en las bases administawvas? 1 Evaluacion de propuestas| 2: Adjudicacién de la buena pro Lm recepeién de propuestas se reid en la cla tena pro fue etowada al poster que Techa y nora establecise en el crenograma el proceso de selecciin? UEstuvo presente el Notri Publco 0 el uez {e Paz en el acto pidico de recepcién de propuestas? 21a propuesta wWenicaincuyd la ocumentanin fecutatva y toda la ocumeniaclin obigatoria exigita en las bases adminstatvas? resent la mejor propuesia en funcién de los facloes yertris de evaluaciénestablecdos en las bases administratvas? ela decoracin de nuidad del proceso se Sustertaen alguna de las caussles prevtas en "a pormativa yha sido pubicada en el SEACE? dla declaraciin de desiero del proceso de Seleccén cuenta con austente y ha sido publcada en el SEACE? {la propossia econémica incuye todos lot concopios exisdos ce acuerdo a la legisiacién vigente? {a cancelacisn del proceso de selecciin fue omalzada por el fuseonario competente y ha ‘do publesda en el SEACE? ‘3: Exonoracién del proceso de seleccién 8. Ela exoneracion del proceso do seleccién esta Sustentada en alguna de las cavssles previsas por Ia normativa vigente? {Se han emliaa los informes tcnico y legal prevos 8 Ia aprobacién de la exoneracién por Ia autridad competente? {La exonaracién ha sido aprobada por autoridad competonte? ‘Cualquier impresién no es valida para el SGC FoAPR-Sc02)00© LA CONTRALORIA GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAi. ‘ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS D.LEG. N° 1017 Cédigo: GU-GESC-01 Version: 00) Pagina 15 de 83 La matriz de procedimientos para el control gubernamental aplicable a este sub proceso esta desarrollada en el Anexo N° 02. 6.4.5 SUB PROCESO: SUSCRIPCION DE CONTRATO En este sub proceso se encuentran las actividades desarrolladas para la suscripcién de contrato entre la entidad y el contratista ganador de la buena pro con el propésito de dar initio a su ejecucion. La obligaci6n de contratar se origina cuando el otorgamiento de la buena pro ha quedado consentido 0 administrativamente firme. La suscripcién del contrato debe ser realizada en los plazos y previo cumplimiento de los requisitos establecidos en las bases administrativas. El contrato se perfecciona con la firma del documento que lo contiene; sin embargo, en el caso de las AMC para la contratacién de bienes y servicios, el contrato se podra perfeccionar con la recepcién de la orden de compra o de servicio, El objetivo especifico de! control gubernamental en este sub proceso es determinar si para la suscripcién de contrato, $2 ha cumplido con recabar los documentos previstos en las bases, y si el contrato récoge los términos, condiciones y clausulas obligatorias establecidas en la normativa aplicable. En este sub proceso, se ha dentificado las siguientes actividades: i) Verificacién previa del adjudicatario: (il) Definioén de los términos del contrato; (il) Verificacion de garantias; y, iv) Firma del contrato; como se muestra a continuacién’ Grafico N° 09 ‘Sub proceso: Suscripcién de contrato ‘Suscripcién del Contrato Los documentos presentedos pala suscripcén del contrato corresponden a os etablecidos en la Eases del proceso de seleccién y Ta norma que i equa? 8 ¢Los térmings del contato son concordanies on el modelo de contralo contenido en las bases de. proceso de selecclén as! como fa propuesta tecnica y economies? ‘3: Verificacion de garantias “Firma del contrato 1 postr ganador presets ta garantia dete! ‘cumpimiento antes dota firma del contate? 2E! postr ganador present la garania por e ‘manto diferencal de propuesta, cuando corresponda? {Las garaniag nan sido envtias por una empresa sutorizada y sujta al ambilo oe la ‘SBS o est4 considerada en la ita lsta de Dances extaneros de primera categoria que petiaieamente puolca el BCR de! Peru? 1. gEI conrato fue suserto con el postor onador fn el plaza. esiabieado en las bases ‘dministratvasy a normalva viene? b. Gel contrato a sido suserto pot fa entiad a fraves de un funconario competente y por contratsta.diectamente 22 aves” desu ‘poderado, en caso de persone natural y mediante reprecentan’e legal, en ‘caso. de persona urea? “Cualquier impresion no es valida para el SGC” Fo4(PR-SGC-02)00wm GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 K ALACONTRATAGION DE BIENES Y SERVICIOS Version: 00 1A CONTRALORIA, Pagina 16 de 83 D.LEG. N° 1017 La matriz de procedimientos para el control gubemamental aplicable @ este sub proceso std desarrollada en el Anexo N° 02. 6.4.6 SUB PROCESO: EJECUCION CONTRACTUAL, Este sub proceso comprende las actividades vinculadas a la ejecucion contractual para la prestacion dei bien o del servicio, etapa en la cual la entidad debe cautelar el cumplimiento de los plazos y condiciones establecidas, asi como la vigencia de ias garantias de cargo del contratista durante la ejecucion del contrato, aplicando las Penalidades, que correspondan, en caso de incumplimiento de las obligaciones estipuladas, 0 implementando los mecanismos de solucion de controversias que sean necesarios frente a controversias que surjan con el contratista durante esta etapa El objetivo especifico de! control gubernamental en este sub proceso, es establecer si en la ejecucion contractual del bien 0 del servicio, se cumplié los términos, piazos y condiciones establecidas en el contrato suscrito con el contratista, en el marco de la normativa aplicable, Este sub proceso, tiene las siguientes actividades: i) Inicio de la ejecucién contractual; (i) Adelantos y control de garantias; (ii) Incumplimiento del contrato; iv) Prestaciones adicionales, complementarias y ampliaciones del plazo contractual, y, v) Administracion de las controversias; como se muestra a continuacion’ Grafico N° 10 ‘Sub proceso: Ejecucién del contrato Ejecucién del Contrato Se cumplé con os plazos y condones pactadas en el contrato? “Inicio de Ia eecucion contractual 2: Adelantoa y control do garantine 8, gla ejecucién del contrato se na inciado a partic a. GE! contratsta solcté adelantos en los Plat Es la fase de programacién y formulacién dei presupuesto institucional, en la cual cada una de las dependencias de la entidad determinaré, dentro del plazo sefialado por la normativa correspondiente, sus requetimientos de bienes y servicios en funcion de sus metas presupvestarias establecidas, seftalando la programacion de acuerdo a sus prioridades, El desarrollo de los procesos de seleccién dentro del olazo previsto es determinante para el apoyo en el avance de las metas institucionales, en términos de oportunidad Area Usuaria: Es la dependencia de la entidad cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratacién de bien o servicio, o que, dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias, Corresponde al area usuaria definir cuales son sus necesidades reales, por lo que la norma pone énfasis en el hecho de que es esta dependencia la que elabora los requisitos tecnicos minimos. > Plan Anual de Contrataciones (PAC): Es el documento de gestion que sirve para programar, difundir y evaluar la atencion de las nevesidades de bienes, servicios y obras que una entidad requiere para el cumplimiento de sus fines. Tiene por objetivo asegurar el cumplimiento de las metas y objetivos previstos en e! PIA PO! y PEI, en funcion de sus metas presupuestarias y prioridades. *Cualguier impresion no es valida para el SG" Fos(PR-SGC-02)00See DR GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL_ | Cédigo: GU-GESC.01 ‘ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Versién: 00 LA CONTRALORIA D.LEG. N° 1017 Pagina 22 de 83 Grdfico N° 02 Procedimiento de elaboracién y aprobacién del PAC com. Ts Emiten requerimientos Etaborado por; Departamento de Gestion de Productos de la CGR. La elaboracién y aprobacién del PAC da inicio a la fase de programacién y actos preparatorios, bajo sancion de nulidad EI PAC debe ser aprobado por el Titular de la Entided dentro de los 15 dias 1habiles siguientes a la aprobacién del Presupuesto Institucional. Debe ser publicado por cada Entidad en el SEACE a7 un plazo no mayor de 5 dias ‘nabiles de aprobado, incluido e! documento que fo aprueba. Puede ser modificado de acuerdo a la asignacién presupuestal y en caso de reprogramacién de las metas institucionales. ~ La descripcién def objeto de contratacion y el correspondiente codigo asignado en el Catalogo. PEM PMTRIEE - EI tivo de proceso que corresponde al objelo y su valor estimado, asi coma fa NEG modalidad de selecci6n °, - Eltino de moneda. «La fecha prevista de la convocatoria “No es obligatorio incluir en 61 PAC las AMC no progremables. Modificacion del PAC La normativa de contrataciones contempla dos supuestos para la madificacion del PAC: i) La variacion en la asignacion presupuestal que influya en la cantidad de procesos de seleccion a financiar y, il) Cuando el valor referencial varle en mas del 25% el valor estimado y cambie el tipo de proceso de seleccién En el transcurso del afio, el PAC puede ser modificado de acuerdo con la asignacion presupuestal. En todos los casos se debe seguir el procedimiento establecido para su aprobacién y contenido, *“Cualquier impresion no es valida para el SGC" Fou(pR-scc-02)00) GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC.01 ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS _| Versién: 00 LA CONTRALORIA. D.LEG. N° 1017 Pagina 23 de 83 3.2Sub proceso; Organizacién de las contrataciones En este sub proceso, el objetivo es establecer si la designacion del comité especial, formulacién del cronograma del proceso, determinacién del valor referencial, as{ como la elaboracién del expediente de contratacién, se realizaron de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Comprende las siguientes actividades: CC Meee CEES gee Laat Ae ee Pee ed ee ee aE > El drgano encargado de las contrataciones de la entidad (OEC) Es el organo o unidad organica que realiza las actividades relativas a la gestion del abastecimiento al interior de una entidad, conocida como "Logistica’ 0 “Abastecimiento", y tiene un papel preponderante en la contratacion estatal, ya que junto con el area usuaria y el comité especial seran los responsables de llevar adelante una contratacion eficiente dentro del marco normativo aplicable. > Designacién del Comité Especial: El Comité Especial es el responsable de conducir el proceso teniendo a su cargo la organizacion, conduccion y ejecucién desde la preparacién de las bases hasta la ‘culminacién del proceso con la adjudicacion de la buena pro Corresponde al Titular de la entidad o al funcionario a quien se haya delegado esta atribucién, designar por escrito, a los miembros titulares y suplentes del comité especial, y ‘a quien actuaré como presidente. La designacion se notifica a cada uno de los riembros. be ]]_[ecomte expec actin en toma colpiada y es aténomo en sus decisions. Sus integrantes son solidariamente responsables por su actuacién, salvo e! caso de aquellos {que hayan sefalado en el acto correspondiente su voto discropante. Integrantes del Comité Especial El Comite Especial est integrado por tres (3) miembros, de los cuales uno deberd pertenecer al area usuaria, y otfo al érgano encargado de ias contrataciones de la entidad, alguno de los integrantes de! Comité debe tener conocimiento técnico en el objeto de la contratacién, De ser necesario, cuando se trate de bienes sofisticados, servicios especializados, obras 0 ‘cuando la entidad no cuente con un especialista, podran integrar el Comité Especial uno 0 mas expertos independienies, ya Sean personas naturales o juridicas que no laboren en la centidad contratante o funcionarios que laboran en otras entidades. *Cualquier impresién no es valida para el SGC* Foa(PR-SGC-02}002 GUIA PARAEL CONTROL GUBERNAMENTAL —_Cédigo: GU-GESC-01 ALACONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS _ Version: 00 1A CONTRALORIA D.LEG. Ne 1017, Pagina 24 de 83 2 Se ea eran eens near = Elaborar las Bases = Convoear el proceso. - _Absolver las consultas y observaciones ~ (ntegrar las Bases ~ _Evaluar las propuestas + Adjudicar la Buena Pro + _Declarar desierto el proceso = Todo acto necesario para el desarrollo del proceso de seleccién hasta el __consentimiento de la Suena Pro. - Cualquier modificacién requiere contar previamente con 1a conformidad del area usuarie y/o del 6rgano encaraads de las contrataciones, segin corresponda, La modificacién implica una nueva ‘aprobacisn del Expediente de Contratacion. Los acuerdos que adopte el comité especial deben constar en actas, cuyas copias deberan incorporarse al expediente de contratacion Toda entidad debe contar con un libro de actas de Licitaciones Publicas, Concursos Publicos y Adjudicaciones Directas, 0 con un libro de actas por cada tipo de proceso de seleccién, debidamente foliado y legalizado, el mismo que podra ser llevado en hojas ‘mecanizadas. Facultativamente, también podra incluir las actas de las Adjudicaciones de Menor Cuantia 0 contar con un libro de actas para este tine de procesos de seleocién. El 6rgano encargado de las contrataciones sera ef responsable de la custodia de los indicadas libros. > Expediente de Contratacién: Se inicia con el requerimiento del area usuaria hasta la culminacion del contrato, y contiene todas las actuaciones referidas a la contratacién, incluyendo las ofertas no ganadoras. Es ‘aprobado por el Titular de la entidad o el funcionario competente, de acuerdo a las normas de organizacién interna. = Caracteristicas técnicas de lo que se va a contratar = Estudio de posibilidades que ofrece el mercado ~Dieponbiidedprespuestl PEO) <__1P2.2° proceso ae soeccon ESHEARIMI - Modoidad de seoccon ereraaienigg— Novotiod oe eleccin = Meriaidad de elcuctn contac Formula de resus, do sro aso Resumen Ejecutivo. © Con 61 Estudio de posibilidades se determina ol valor referencial, la existencia de pluralidad de ‘marcas y/o postores, la posibilidad de distnibuir la buena pro, los factores de evaluacién, de ser el caso ¥ otros aspectos que incidan en Ie effclencis de Ia contratacién. “Cualquier impresion no es valida para el SGC" Fo4(PR-SGC-02)00,Ta GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 ALLA CONTRATAGION DE BIENES Y SERVICIOS | Versi6n: 00 D.LEG. N° 1017 Pagina 25 de 83 1A CONTR CSN ‘Cuando un proceso de seleccién se deciara desierto, la nueva convocatonia debera contar con una nueva aprobacién del expediente de contratacién solo si se ha modificado en algun extremo. En caso no se haya producido modificacién alguna, no seré necesario una nueva aprobacién del expediente de contratacién, > Estudio de posibilidades que ofrece el mercado: El estudio de posibiidades que ofrece el mercado para la determinacién del valor referencial, se va a realizar cuando nos encontremos frente a la contratacién de bienes ylo servicios, incluidos los de consultoria y de consultoria de obra; y no sdlo se restringe @ determinar cual serd el valor referencial de! proceso de seleccién que convoque Ia entidad, sina que tiene como propésito identificar otros aspectos como: - Laexistencia de pluralidad de marcas y postores, en el marco de la libre competencia y concurrencia - La posibilidad de distribuir Ja Buena Pro, cuando no hay proveedores que puedan atender al 100% el requerimiento de la entidad - Obtener informacion que pueda servir para establecer factores de evaluacién, Analizar y evaluar la pertinencia de hacer ajustes a las caracteristicas o las condiciones de lo ‘que se va contratar. La Ley de Contrataciones y su Reglamento, sefiala el uso mirimo de dos (02) fuentes de informacion distintas para la elaboracién del estudio de posibilidades. a efectos de poder determinar el valor referencial de un proceso de seleccién. Excepcionaimente y siempre que ne exista la posibilidad de consultar mas de una fuente, la entidad podra consultar una sola fuente para determinar el valor referencial; sin embargo, ello debe ser sustentado, cuya informacién sera plasmada en el documento denominado resumen ejecutivo ! incumplimiento de contar can un minimo dos (02) fuentes para determinar el valor referoncial, y al no exislir sustento alguno para valerse de una sola fuente, podria generar una causal de nulidad. Grafico N° 03 Elaboracién del estudio de posibilidades que ofrece el mercado Procios histéricos one Procios SEACE enced de WI) estrectura do contatationes costos (OEC) cy Cotizaciones a = Elaborade por: Departamento de Gestion de Productos de la CGR. Precios histéricos, viene a ser el pago que la entidad efectia o ha efectuado por la contratacién de un bien © servicio, de igual o similares caracteristicas al que requiere contratar “Gualquier impresion no es valida para el SGC™ Fos(PR-SGC-02)00DO GUIA PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL | Cédigo: GU-GESC-01 ALA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS | Versién: 00 LA CONTRALORIA, D.LEG. N° 1017 Pagina 26 de 83 Precios SEACE, es decir ls informacion contenida en el portal web del SEACE (www seace.aab pel, que le permite a la entidad realizar la busqueda de algun proceso de sseiecoiOn con buena pro para la contratacion de bienes y servicios, de iquales © similares caracteristicas a las que requiere. Estructura de costos, que es establecida por la entidad en virtud de los costos de cada componente o partida del objeto de contratacién, que incluye los conceptos por utlidades, tributos y todo costo que incida en el precio, Cotizaciones, son las consultas y/o solicitudes de informacion a los proveedores del Estado y tienen como finalidad que los proveedores puedan indicar cual es ef monto al cual ascenderia la contratacién del bien 0 servicio que la entidad quiere realizar. + Las solicitudes de cotizacién deben estar dirigitas a alferentes personas naturales 0 juridicas. ~ "No existe un numero minimo ni méximo de proveedores @ los que se solicite cotizaciones. Sin importar e! numero do cotizaciones (1, 2.0 més), estas constituyen una sola fuente, >» El Valor Referencial Como ya hemos sefialado, el valor referencial es el resultado del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, y para su determinacién se debe utlizar como minimo dos (02) fuentes, salvo que sea imposible conseguirias, en cuyo caso esta situacién debe ser sustentada. Uno de los criterios para la discriminacion de precios es su antiguedad, dado que el valor referencial debe reflejar el valor del mercado, por lo que no puede ser muy antiguo. El Reglamento de la Ley de Contrataciones establece los parametros de antiguedad, dependiendo del objeto de contratacion. El procedimiento empleado por la entidad para determinar el valor referencial debe ser objetivo, conforme a ia metodologia que la entidad haya escogido para hallar el valor referencial, por ejemplo sobre la base del promedio, el menor valor, etc., que deberé estar debidamente sustentado. Cuadro N° 02 Antigiiedad del valor referencial mr Bienes aeiieiee Nomayora meses. | A Partirde in aprobacion del mxpediente do Consultoria de obras () La antiguedad de! valor referencia! influye en la convocatoria del proceso de seleccién > Resumen ejecutivo del estudio de posibilidades que ofrece el mercado Es el documento que contiene los criterios y procedimientos empleados para determinar el valor referencial a partir de las fuentes validas empleadas por el 6rgano encargado de las, contrataciones, y debe ser formulado de manera obligatoria en los procesos de Licitaciones Publicas, Concursos Publicos y Adjudicaciones Directas, incluida las Adjudicaciones de Menor Cuantia Derivadas, sean procesos tradicionales 0 bajo la modalidad de subasta "Cualquier impresion no es valida para el SGC” FouPR-S6C-02)00