Manual de organizacin y funciones

Un manual de funciones es un documento que se prepara en una organizacin con la

finalidad de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una
institucin. El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las
actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los
cargos de la organizacin. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades
compartidas que no solo redundan en prdidas de tiempo sino tambin en la dilucin
de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor an, de una misma
rea o seccin.

Importancia
Facilita el proceso de induccin del personal y permite el perfeccionamiento
y/o orientacin de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido
asignados, as como aplicar programas de capacitacin.

Determina las funciones especficas, responsabilidad y autoridad de los cargos

dentro de la estructura orgnica de cada dependencia

Proporciona informacin a los funcionarios y servidores sobre sus funciones

especficas, su dependencia jerrquica y coordinacin para el cumplimiento de
sus funciones.

Criterios para la elaboracin del MOF

Las entidades debern tomar en cuenta los siguientes criterios para la elaboracin del
MOF:

1. En el MOF no se deber crear nuevas unidades orgnicas distintas a las

contenidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones, ni modificarlos.

2. En el MOF no se deber crear cargos o puestos de trabajo adicionales, ni

modificar los establecidos oficialmente en el Cuadro para Asignacin de
Personal.
3. El MOF ser elaborado en forma independiente en las unidades orgnicas del
segundo nivel organizacional de las entidades.

4. En la redaccin de las funciones de los cargos o puestos de trabajo se deben

tener en cuenta lo siguiente:
a. El lenguaje a utilizar debe ser claro, sencillo y breve.

b. La accin a realizar debe ser expresada en verbo infinitivo, al inicio de

cada funcin, a continuacin debe indicarse el asunto sobre el que trata
 la accin, de ser necesario para una mejor comprensin de la funcin, el
mbito formal del asunto y por ltimo el propsito, fin u objeto de la
funcin.
Ejemplo: "Absolver (accin) consultas en materia legal (asunto) de las
diversas dependencias del Ministerio de Salud (mbito formal del
asunto) para lograr la correcta aplicacin de las normas."

c. Si en una unidad orgnica existen varios cargos o puestos de trabajo con

igual denominacin y que desempean funciones similares, se deber
describir en el MOF una sola vez y efectuar la indicacin del nmero de
los cargos considerados.

5. Para la especificacin de los requisitos mnimos exigibles de los cargos o

puestos de trabajo se deber tener en cuenta lo establecido en el Manual
Normativo de Clasificacin de Cargos y de ser necesario, los directivos de las
unidades orgnicas podrn especificar los requisitos deseables sobre ttulos y
grados, estudios complementarios o de especializacin y experiencia laboral,
as como los referidos a capacidades, habilidades y actitudes necesarias para
que se cumplan las funciones asignadas al cargo .

Elaboracin de un MOF
Primero se creara un equipo tcnico para la elaboracin del MOF

Constitucin del equipo tcnico

Entre todos revisan y verifican conclusiones del anlisis de los puestos con respecto a
sus actividades y deberes. Por tanto la elaboracin del MOF suele implicar un esfuerzo
comn entre el equipo tcnico, los trabajadores y sus jefes inmediatos.
El perfil del Puesto y los pasos para hacerlo:
Es un proceso mediante el cual se busca determinar las actitudes, cualidades y
capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupacin.

Para la elaboracin del perfil es conveniente tomar en cuenta la experiencia laboral el

nivel de formacin adquirida y las condiciones de trabajo.

1 PASO

Anlisis de Jerarquizacin
Luego de reunir la informacin requerida se revisa la estructura orgnica para
determinar la dependencia jerrquica del puesto y con qu unidades orgnicas
mantiene una relacin directa de coordinacin.

2 PASO

Anlisis desde los objetivos institucionales

A partir de la informacin recogida e revisara si el anlisis de cargos realizado
corresponde realmente al perfil que la institucin desea y necesita para mejorar el
desarrollo de sus funciones: se revisara la conducta requerida a los empleados, las
condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.

Es el perfil del trabajador para el puesto?. Si no lo es Cul es el adecuado?

Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?

3 PASO

Elaborar la descripcin del puesto:

Con la informacin y el anlisis realizado se elabora una descripcin y especificacin
del puesto:

La descripcin del puesto incluye las responsabilidades inherentes al mismo as

como las caractersticas importantes y las condiciones de trabajo

La especificacin del puesto resume las cualidades personales necesarias para

el desempeo del puesto.

4 PASO

Revisin del anlisis con los participantes:

El anlisis realizado debe ser verificado con el trabajador
Esta verificacin ayudara si la descripcin realizada es correcta, esta completa y es fcil
de entender para todos los involucrados.

5 PASO

Llenar los formatos del MOF

CONTENIDO DEL MOF (ESQUEMA GENERAL)

Cartula de identificacin

ndice

Captulo I Objetivo y alcance del MOF

Captulo II Base legal

Captulo III Criterios del Diseo

Captulo IV Estructura Orgnica y Organigramas estructural y funcional

Captulo V Cuadro Orgnico de cargos

Captulo VI Descripcin de Funciones de los cargos

A continuacin se describe el contenido de cada una de las partes del esquema del
MOF:

1. Cartula de Identificacin: Deber contener el nombre de la Unidad organlca

de segundo nivel organizacional, la denominacin del manual, lugar y fecha de
aprobacin y el nmero de la resolucin aprobatoria. Tambin se podr incluir
la fecha de actualizacin cuando fuera el caso.

2. ndice: Describe la relacin clasificada de captulos que contiene el manual,

sealando su respectiva ubicacin por el nmero de pgina.

3. Objetivo del Manual: Se debe especificar lo que se pretende alcanzar a travs

de la aplicacin del contenido del manual.

4. Alcance: Se define el campo de aplicacin del MOF.

5. Base Legal: Se sealan los dispositivos legales que aprueban los documentos de
gestin referidos a la organizacin.
 6. Criterios del diseo Se describen en forma resumida los criterios de la
administracin y de las normas sobre modernizacin del estado que son
aplicables en la elaboracin de MOF, cmo son: efectividad, eficiencia, calidad,
unidad de mando, sistematizacin, especializacin, integracin, interrelacin de
los cargos y de sus funciones con los procedimientos y criterios de medicin y
evaluacin.

7. Estructura orgnica y organigramas estructural y funcional: Se describe la

conformacin de la unidad orgnica del segundo nivel organizacional segn el
ROF aprobado, que debe ser acompaado de un organigrama de tipo
estructural, que lo represente grficamente, considerando el nivel de direccin
del cual depende y las unidades orgnicas hasta el tercer nivel organizacional
sobre las que tiene mando o direccin, a efectos de tener una visin general
sobre la ubicacin del rgano dentro de la estructura general de la entidad.
Tambin se podr incluir un organigrama de tipo funcional donde se podrn
graficar los equipos de trabajo que siempre son de naturaleza temporal, salvo
en los casos que se hayan conformado equipos de trabajo permanente.

8. Cuadro Orgnico de Cargos Trascripcin del cuadro de asignacin de personal

aprobado y vigente de la unidad orgnica de segundo nivel organizacional o del
tercer nivel que depende directamente del rgano de direccin de la entidad
indicando el cdigo, la denominacin del cargo, y los cargos de cada unidad
orgnica que conforma el citado rgano.

9. Descripcin de funciones de los cargos: En este captulo se describen las

funciones especficas de los cargos.

RELACION CON OTROS INSTRUMENTOS DE GESTION

El MOF se elabora a partir del cuadro de asignacin de personal (CAP) y del
Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF).No puede haber un MOF que no tenga
relacin causal con estos instrumentos.

El organigrama
El organigrama se define como la representacin grfica de la estructura orgnica de
una institucin o de una de sus reas y debe reflejar en forma esquemtica
la descripcin de las unidades que la integran, su respectiva relacin, niveles
jerrquicos y canales formales de comunicacin

Por ello la funcionalidad de sta, recae en la buena estructuracin del organigrama, el

cual indica la lnea de autoridad y responsabilidad, as como tambin los canales
de comunicacin y supervisin que acoplan las diversas partes de un componente
organizacional. Por tal razn, se especificaran en el presente trabajo, diversos tpicos
que estn referidos al organigrama y su funcin en la organizacin de una empresa, lo
que permitir conocer la correcta elaboracin del mismo, para posteriores ocasiones.

Claro est que el organigrama no va solo, se debe acompaar por el Manual de

Organizacin y Funciones (MOF) la necesidad de esto radica en que no podemos
sealar en un pliego todo lo que cada departamento o seccin debe hacer; es decir, el
organigrama te muestra las funciones generales (primarias) de los departamentos y
secciones, mientras que el MOF, las funciones especficas de dichas generales e incluso
los procedimientos ms adecuados y eficientes.

CLASES DE ORGANIGRAMAS

POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro:

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se disean

con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico, es decir, como
informacin accesible a personas no especializadas .Por ello, solo deben
expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de lneas y unidades
asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de
ciertas dimensiones.

Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de

determinados aspectos del comportamiento organizacional, como tambin de
cierto tipo de informacin que presentada en un organigrama permite la
ventaja de la visin macro o global de la misma, tales son los casos de anlisis
de un presupuesto, de la distribucin de la planta de personal, de determinadas
partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus
destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos
instrumentos y sus aplicaciones.

Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento

planificado o formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito
de su aprobacin. As por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Annima se
considerar formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la
S.A.

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado

no cuenta todava con el instrumento escrito de su aprobacin.

POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos:

Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin

hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En
el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su
 equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel
de departamento u oficina.

Ejemplo:

Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea de la

organizacin.

Ejemplo:

POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres:

Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades

administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o
dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales
e integrales son equivalentes.

Ejemplo:
 Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems
de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de
gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en forma
general.

Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el

nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada.
Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
 POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA: Este grupo se divide en
cuatro:

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del

titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos
en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin,
por lo cual, los manuales de organizacin recomiendan su empleo.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al

titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de
columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas
dispuestas horizontalmente.
 Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y
horizontales para ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda
utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la
base

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de

integrar un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su
cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los ltimos niveles
jerrquicos.
 Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor
jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos concntricos, cada uno
de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el
centro hacia los extremos, y el ltimo crculo, es decir el ms extenso, indica el
menor nivel de jerarqua de autoridad. Las unidades de igual jerarqua se
ubican sobre un mismo crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas por
las lneas que unen las figuras.
VENTAJAS
* Obliga a sus autores a aclarar las ideas.

* Puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la

compaa mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin.

* Muestra quien depende de quin.

* Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa,

sus partes. Fuertes y dbiles.

* Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de

informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa.

* Se utiliza como gua para planear una expansin, al estudiar los cambios que se
proponga en la reorganizacin, al hacer planes de corto y largo plazo, y al formular
al plan ideal.

DESVENTAJAS:
* No muestra ms que las relaciones formales.

*Indica que relaciones se supone que existen y no necesariamente las relaciones

reales.

* No muestra la legin de relaciones informales que existe entre los jefes, que suelen
ser numerosas y a menudo ms importante que las relaciones formales (las relaciones
informales pueden ser tales que por ejemplo, un hombre tenga ms de un superior o
que la supervisin no la ejerza al superior, inmediato, sino de personal Staff del
Depto.).