DSQA Direco de Servios de Qualidade e Acreditao

Guio orientador
Manual de Qualidade da Actividade Formativa

I. INTRODUO

A orientao para a qualidade deve constituir um pressuposto fundamental na actividade das entidades
formadoras, traduzida na capacidade de mobilizarem, de forma eficiente, todos os recursos internos e externos,
satisfazendo as necessidades e expectativas dos clientes e partes interessadas, numa perspectiva de melhoria
contnua das prticas, produtos e servios disponibilizados. Neste mbito, considera-se pertinente que, em sede
de pedido de certificao, a entidade formadora apresente um Manual de Qualidade da Actividade Formativa
como principal evidncia ao nvel dos requisitos de processos no desenvolvimento da formao.

O presente documento pretende orientar as entidades para a construo ou adaptao do referido manual no
que respeita aos seus princpios, sua estrutura e parmetros de informao que devero ser contemplados.

II. MANUAL DE QUALIDADE DA ACTIVIDADE FORMATIVA

O foco na garantia de satisfao e na criao de valor para o cliente e a orientao para resultados, numa ptica
de alcance da eficcia e eficincia da sua actividade, constituem princpios norteadores da forma como as
entidades formadoras devem organizar e desenvolver as suas prticas internas para a prestao de um servio
de formao de qualidade.

O que o Manual de Qualidade da Actividade Formativa?

Documento que identifica e descreve todos os processos, metodologias, procedimentos, intervenientes e

recursos utilizados no mbito das diferentes fases do ciclo formativo, traduzindo as prticas existentes ou a
implementar pela entidade, devendo estar permanentemente actualizado.

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O Manual de Qualidade da Actividade Formativa permite:

Concentrar num nico documento os processos internos de desenvolvimento da formao, servindo de guia
orientador da actuao da entidade a esse nvel
Estruturar e uniformizar procedimentos, incorpor-los na actividade regular da entidade e divulg-los a toda
a equipa
Definir os processos numa perspectiva operacional (fases, procedimentos), mas tambm tcnica e
metodolgica (explicando critrios tcnicos e pedaggicos utilizados em cada fase)
Potenciar a avaliao permanente da actividade formativa, traduzida em indicadores que facilitem a
respectiva monitorizao, visando a melhoria contnua
Demonstrar o cumprimento dos requisitos de processos no desenvolvimento da formao, do referencial de
qualidade de certificao de entidades formadoras

III. ELABORAO E APRESENTAO DO MANUAL

A apresentao do Manual de Qualidade da Actividade Formativa obrigatria para todas as entidades que
solicitem a certificao como entidade formadora, constituindo a principal evidncia associada aos pedidos de
certificao. Antes da constituio do pedido e para efeitos da elaborao deste documento, a entidade dever
posicionar-se numa das seguintes situaes:

A. A entidade j dispe de processos e procedimentos de formao estruturados e documentados, e os

mesmos esto detalhados num documento que inclui todos ou parte dos elementos que o Sistema
considera pertinentes (abordados na parte IV):
apresenta o documento j existente ou procede s adaptaes e melhorias necessrias, de acordo
com as orientaes dadas

B. A entidade no dispe de processos e procedimentos estruturados e documentados ou os mesmos

encontram-se divididos por vrios documentos no uniformes e que no contemplam todos os elementos
pertinentes (abordados na parte IV):
elabora o Manual com base nas orientaes dadas e incorpora-o na sua actividade regular

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IV. ORIENTAES PARA A ELABORAO DO MANUAL

O Manual de Qualidade da Actividade Formativa a apresentar pela entidade formadora dever contemplar os
seguintes parmetros de informao:

1. Enquadramento do documento e caracterizao da entidade

2. Identificao dos processos da actividade formativa

3. Caracterizao dos processos da actividade formativa

4. Apresentao dos modelos dos documentos, instrumentos e registos referenciados em cada processo

1. ENQUADRAMENTO DO DOCUMENTO E CARACTERIZAO DA ENTIDADE

A parte inicial do Manual de Qualidade da Actividade Formativa tem como objectivo caracterizar de forma
genrica a entidade formadora, a sua actividade e estrutura e enquadrar a aplicao deste documento na sua
organizao interna, devendo ser caracterizados os seguintes aspectos:

Enquadramento e objectivos do manual

Caracterizao genrica da entidade (actividade principal, servios prestados, objectivos estratgicos,
etc.)

Misso e viso
Poltica e estratgia para a actividade formativa
Descrio genrica da actividade formativa (destinatrios preferenciais, reas de educao e formao
em que actua e em que se especializa, modalidades de formao, etc.)

Organograma geral
Descrio genrica das funes associadas actividade formativa
Descrio genrica de instalaes e recursos materiais
Informao explicativa sobre a organizao do documento
Reviso do documento (momentos de reviso e actualizao; responsvel pela actualizao e validao)

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Para alm dos aspectos identificados, a entidade pode integrar no seu documento elementos adicionais ou
complementares que possam constituir uma mais-valia para o enquadramento da sua actividade, como por
exemplo:

Poltica ou compromisso de qualidade (por exemplo, focalizao no cliente, desenvolvimento e

envolvimento das pessoas, desenvolvimento de parcerias visando gerar valor acrescentado para o
cliente)

Indicadores da qualidade

Factores crticos de sucesso

Anlise e caracterizao do contexto e partes interessadas (stakeholders)

Orientao para resultados e melhoria contnua

2. IDENTIFICAO DOS PROCESSOS DA ACTIVIDADE FORMATIVA

Neste ponto, a entidade deve proceder identificao de todos os processos adoptados no mbito da actividade
formativa, apresentando um ndice dos mesmos, antes da sua caracterizao e descrio, a qual constitui o
ponto seguinte do documento.

Os processos apresentados devem encontrar-se organizados na lgica do ciclo formativo, contemplando os

momentos principais de planeamento, desenvolvimento e avaliao da formao. No quadro seguinte
apresentam-se alguns exemplos de processos e actividades, organizados por fases do ciclo formativo:

PLANEAMENTO

Levantamento / diagnstico de necessidades de formao

Planificao de intervenes ou actividades formativas

Definio da cronologia global de realizao das intervenes

Estimativa dos meios necessrios (humanos, pedaggicos, materiais e financeiros)

DESENVOLVIMENTO

Concepo ou adaptao de programas

Concepo ou adaptao de metodologias e instrumentos

Concepo de suportes pedaggicos (planos de sesso, planos de estgios, instrumentos de avaliao, etc.)

Concepo ou adaptao da documentao de apoio

Seleco e afectao dos recursos humanos e entidades envolvidos no processo formativo

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Articulao dos diferentes intervenientes no processo formativo (coordenao pedaggica, formadores,

formandos, outros)

Seleco /afectao de espaos, equipamentos e materiais pedaggicos de apoio ao desenvolvimento das

intervenes

Promoo e divulgao das intervenes

Seleco dos formandos e constituio de grupos de formao

Processos e metodologias de despistagem vocacional e de orientao profissional

Organizao e gesto da informao relativa actividade formativa

Seleco de entidades para realizao de estgios

Gesto logstica e administrativa ao funcionamento das intervenes

AVALIAO

Acompanhamento e avaliao da formao, ao nvel de:

Satisfao dos formandos

Satisfao de formadores

Aprendizagem

Desempenho de formadores, coordenadores e outros colaboradores

Ocorrncias (desistncias, reclamaes, )

Acompanhamento ps-formao:

Insero profissional e/ou integrao social

Satisfao com as competncias adquiridas

Melhoria do desempenho profissional

Avaliao de entidades externas prestadoras de servios de formao

Anlise de resultados anuais da actividade

Avaliao dos objectivos contemplados em plano de actividades

Avaliao de indicadores de execuo fsica dos projectos

Avaliao de indicadores de desempenho

Orientao para resultados e melhoria contnua (auto-avaliao, auditorias internas e externas)

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3. CARACTERIZAO DOS PROCESSOS DA ACTIVIDADE FORMATIVA

Neste ponto, pretende-se que a entidade proceda caracterizao dos processos identificados no ponto
anterior. Para alm da descrio operacional de cada processo, deve ser desenvolvida a vertente metodolgica e
os critrios subjacentes sua aplicao (por exemplo, que metodologia e critrios para seleco de formadores,
formandos; que metodologia e critrios so aplicados avaliao da formao; etc.).

Em suma, para cada processo, a entidade deve:

Identificar o processo (designao) e mbito de aplicao

Identificar / descrever ligao a outros processos
Identificar o responsvel de cada processo
Identificar as funes / recursos humanos afectos a cada actividade
Identificar entradas de cada processo (por exemplo, sadas de processos anteriores)
Descrever as actividades principais associadas ao processo (por exemplo, atravs de diagrama de fluxo)
Descrever as metodologias e critrios utilizados
Identificar os documentos e/ou instrumentos associados a cada actividade
Identificar as sadas (resultados/produtos de cada processo)
Identificar o(s) indicador(es) de desempenho do processo monitorizao
Melhoria contnua: identificar os momentos de reviso e actualizao do processo

Apresentam-se ainda exemplos de parmetros de informao complementares que a entidade pode identificar
e/ou descrever para cada processo:

Definies
Abreviaturas
Referncias

Exemplo grfico da organizao sequencial dos parmetros de informao por processo:

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4. Apresentao dos modelos dos documentos e/ou instrumentos referenciados em cada processo

Neste ponto, pretende-se que a entidade integre os modelos dos documentos, instrumentos, registos e outros,
respeitantes a todas as actividades e processos identificados e caracterizados nos pontos anteriores, de forma a
completar e ilustrar a informao apresentada.

A normalizao dos documentos constitui um elemento essencial na estruturao e organizao internas da

entidade, permitindo entre outros aspectos, assegurar que todos os colaboradores utilizem o modelo adequado
a cada actividade ou processo. Neste sentido, a entidade deve proceder ao controlo da sua concepo,
distribuio e reviso, assegurando a permanente actualizao dos mesmos.

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