IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La Administracin Documental ensea el tratamiento administrativo que se le debe

dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilizacin y
conservacin. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo,
tratamiento y organizacin de documentos, desde su origen hasta el destino final
con el objeto de acelerar su bsquela, facilitacin y conservacin. La importancia
de la administracin documental en una empresa es fundamental ya que nos
permite planificar, manejar y organizar toda clase de documentos que se
recepcionan provenientes de entidades y empresas. Esto nos ayuda a tener un
adecuado control de los archivos ejecutando procedimientos para darles un mejor
manejo en la creacin, proceso y archivo de los mismos y as en el momento de
alguna consulta sea fcil y eficaz su bsqueda. Esta bsqueda se puede hacer
segn como se tenga organizado el archivo estas pueden ser por fechas, por
dependencias, por ciudades, por orden alfabtico, por asunto o por importancia del
documento, esta clasificacin la maneja cada empresa segn sus necesidades. En
una de las definiciones entenda que la Administracin Documental es el manejo
que se le debe dar a los documentos con la finalidad de facilitar su utilizacin y
conservacin, pasando por su manejo, tratamiento y organizacin tratando
siempre de reducir costos y espacio. En este tema es muy complejo ya que existe
una normativa para este fin y ah especifica que determinacin hay que darle a
cada uno de los documentos, puesto que no es lo mismo para documentos
contables que para documentos relacionados con gestin humana. Tambin
existes tablas de retencin documental con sus correspondientes subseries y tipos
de documentos donde se asigna el tiempo del ciclo vital de cada documento.

Cmo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

La finalidad de La administracin documental se refleja en las empresas en su

grado de eficiencia y efectividad ya que el hecho de llevar a cabo una buena
planeacin , produccin , gestin y tramite ,organizacin ,transferencia , decisin
de documentos y preservacin a largo plazo hace que la empresa sea ms
confiable y tenga una transformacin ,debido a que la administracin documental
le aporta una solucin organizada , fcil y adems le brinda tecnologas
avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imgenes,
archivndolos de forma digital y ofreciendo a los empleados autorizados la
posibilidad de acceder on-line a contratos, estados de cuenta, reportes y facturas,
de manera simple y segura.
5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya
identificado en la empresa que labora o que conoce.

Ley 594 de 2000

1. Capacitacin para los funcionarios de archivo. Se capacita y actualiza a los

funcionarios de archivo, en programas y reas relacionadas con su labor.

2. se elaboran programas de gestin documental teniendo en cuenta las nuevas

tecnologas

3. Formacin de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los

archivos se clasifican en: a) Archivo de gestin. Comprende toda la
documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa
por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se
realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados; b) Archivo central. En
el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de
la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
c) Archivo histrico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservacin permanente.

4. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Se elaboran y adoptan las

respectivas tablas de retencin documental.

5. Inventario documental. Se elabora inventarios de los documentos que se

producen en ejercicio de las funciones, de manera que se asegura el control de
los documentos en sus diferentes fases.

Acuerdo 027 de 2006

Este cuerdo nos habla de varios conceptos que maneja la gestin

documental diariamente en las empresas

1. Nos recuerda que gestin documental es Conjunto de actividades

administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y
organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilizacin y conservacin.
 2. Archivo central :Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestin y rene los documentos
transferidos por los mismos una vez finalizado su trmite y cuando su
consulta es constante.

3. Archivo histrico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del

archivo de gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente
Comit de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere

4. Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la

informacin contenida en el original en caso de prdida o destruccin del
mismo.

5. Radicacin de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual

las entidades asignan un nmero consecutivo a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o
de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los
trminos de vencimiento que establezca la ley.