Curso de Access XP

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Importar y vincular tablas

Una operacin muy interesante para quienes antes de trabajar con Access tienen la
informacin introducida y organizada en forma de tabla pero en otros entornos de trabajo
como Excel, Word, Dbase, ... es la de poder importar convirtiendo de formato a formato
Access dicha informacin.

Microsoft Access permite importar o vincular una tabla de datos contenida en otra base de
datos de Access (de la versin que se est empleando o de versiones anteriores), e incluso
datos de otros programas y formatos de archivo, como pueden ser los de Microsoft Excel,
dBASE, Microsoft FoxPro o Paradox.

Qu diferencias existen entre importar y vincular?

Si se importan los datos se crea una copia de la informacin en una tabla nueva de la base de datos.
En este caso la tabla o archivo de origen no se modificar. Tras realizar esta operacin de importar,
la tabla creada en Access no depende en absoluto de la original, no existe nexo de unin entre
ambas.
Si se vinculan los datos se establece una conexin a los datos de otra aplicacin de modo que los
datos se puedan ver y modificar tanto en la aplicacin original como en Microsoft Access. Es por ello
que el formato del origen de datos externo no se modifica, pero se pueden agregar, eliminar o
editar sus datos utilizando Microsoft Access. La vinculacin o conexin entre el archivo de datos de
la otra aplicacin y la tabla vinculada de Access es bidireccional, es decir, si modificamos los datos
en Access, quedan modificados en el archivo original, y si se modifican en el archivo original,
tambin repercute dicha modificacin en Access.

Microsoft Access utiliza iconos diferentes para representar las tablas que estn guardadas en la base de datos
actual y las tablas vinculadas, siendo el de estas ltimas distinto en funcin del tipo de archivo vinculado.

Hay que tener en cuenta que al eliminar el icono que representa a una tabla vinculada se elimina el vnculo
con la tabla pero no la tabla externa, mantenindose el archivo original intacto. Se rompe "el cordn
umbilical" que existe entre ambas fuentes de datos.

Cundo importar y cundo vincular?

Se importarn los datos cuando stos slo se vayan a utilizar desde Microsoft Access, de este modo se agiliza
el trabajo con el programa ya que sus propias tablas las gestiona ms rpidamente.

Si los datos que desea utilizar los actualiza otro programa diferente de Microsoft Access, es mejor vincularlos.
Si utiliza esta opcin, puede conservar los mtodos actuales de actualizar, administrar y compartir los datos y
puede al mismo tiempo, utilizar Microsoft Access para trabajar con los datos. Por ejemplo, puede crear
consultas, formularios e informes que utilicen los datos externos, combinen datos externos con los datos de
tablas Microsoft Access e incluso presentar y editar los datos mientras otros los estn utilizando en el
programa original.
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Importar o vincular datos

El proceso para importar datos es muy similar al de vincularlos siendo los pasos a seguir los que se indican a
continuacin:

1. Hacer clic sobre el men Archivo y a continuacin sobre la opcin Obtener datos externos.
2. Si se quieren importar los datos hacer clic sobre la opcin Importar y si se quieren vincular sobre
Vincular tablas. La siguiente imagen muestra el aspecto del cuadro de dilogo que se presenta.

3. En la lista desplegable Buscar en seleccionar la carpeta en la cual se encuentra el archivo que se

quiere importar o vincular y en la lista Tipo de archivo (abajo) seleccionar la extensin
correspondiente a dicho archivo (desplegando del triangulito de la derecha, aparecen todos los
formatos contemplados por Access para importar). Finalmente seleccionar el archivo y hacer clic
sobre el botn Importar o Vincular.
4. En funcin del tipo de archivo seleccionado se presentar un Asistente que guiar el proceso de
importacin. En el ejemplo se van a importar los datos contenidos en una hoja de clculo de Excel,
en este caso se presenta en primer lugar el siguiente cuadro de dilogo en el cual se deber indicar
 la hoja del libro de Excel que contiene los datos (Hoja1, Hoja2... o el nombre que tuviera).

5. Tras seleccionar la hoja y pulsar el botn Siguiente, en el cuadro de dilogo que se muestra
indicar si la primera fila de la tabla corresponde a los ttulos de la misma o no
(generalmente la primera fila de una tabla de datos suele contener los rtulos o nombres
de campos, no siendo por lo tanto datos).
6. Tras pulsar el botn Siguiente seleccionar la opcin En una nueva tabla para que los datos
importados se localicen o ubiquen en una tabla nueva (tabla que crea el propio proceso de
importacin).
 7. Seguir las indicaciones del Asistente, el cual permite establecer ciertas caractersticas para
cada uno de los campos de la tabla que se va a crear (el nombre que va a tener cada
campo, si van a ser indexados o no...Pensar que una vez importada, la tabla va a poder ver
modificado su diseo de estructura entrando a la pantalla de Vista Diseo como para
cualquier tabla existente en la base de datos actual).
8. En el ltimo cuadro de dilogo indicar el nombre de la tabla que se va a crear y para
finalizar, hacer clic sobre el botn Terminar.

Las tablas importadas presentan el icono tpico de una tabla de Access mientras que las
vinculadas presentan un icono relacionado con el tipo de archivo al cual est vinculada la
tabla. En la siguiente imagen se observan los dos, siendo la tabla Listn una tabla importada
y la tabla Listin2 una vinculada (el icono, en este caso representa una tabla vinculada con
datos provenientes de Excel).

Importar y vincular tablas