PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian : IK.4.3.2.

BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Terbitan/Revisi : 1/0

UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Tanggal : April 2015
Halaman : 1 dari 9
INSTRUKSI KERJA
TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN

1. TUJUAN
Instruksi Kerja ini dibuat untuk memberikan panduan bagi Manajer Mutu untuk melaksanakan
kaji ulang terhadap dokumen.

2. RUANG LINGKUP
Tata cara kaji ulang dokumen berguna sebagai acuan dalam melaksanakan kaji ulang dokumen
bila ada revisi yang akan dilakukan dalam dokumen.

3. ACUAN
PM. 4.3. Pengendalian Dokumen

4. PROSEDUR
4.1. Manajer Mutu sebagai penanggung jawab kaji ulang manajemen dapat melakukan
perubahan dokumen minimal 1 kali setahun dalam rapat kaji ulang manajemen.
4.2. Manajer mutu membuat jadwal pelaksanaan kaji ulang manajemen sesuai formulir
(FR.4.3.2.6.) dan melaporkan kepada Manajer Puncak sebagai pemimpin rapat untuk
tanggal pelaksanaannya.
4.3. Manajer mutu membuat undangan rapat yang ditandatangani oleh Manajer Puncak dan
ditujukan kepada semua personel sistem manajemen mutu.
4.4. Rapat dipimpin oleh Manajer puncak dan Manajer mutu sebagai penanggung jawab
menyiapkan agenda rapat. Rapat kaji ulang manajemen harus dihadiri oleh seluruh
personel sistem manajemen mutu
4.5. Manajer mutu membuat laporan hasil rapat kaji ulang manajemen sesuai formulir
(FR.4.3.2.5.) yang berisi ringkasan hasil rapat dan rekomendasi hasil rapat.
4.6. Rekomendasi hasil rapat disosialisasikan kepada seluruh personel.
4.7. Bila terdapat revisi terhadap suatu dokumen harus segera di lakukan sesuai instruksi kerja
tatacara merubah dokumen dalam komputer. (IK 4.3.3.).
4.8. Dokumen yang telah direvisi disahkan dan didistribusikan sesuai daftar distribusi.
Dokumen yang telah direvisi dimasukkan kedalam master list dokumen dan dokumen
kadaluarsa ditarik dan disimpan oleh manajer mutu.

4.9. Manajer Mutu mensosialisasi perubahan dokumen yang telah direvisi kepada semua
personil terutama personil yang berkompeten terhadap dokumen yang direvisi.
5. DOKUMEN TERKAIT :

IK .4.3.3. Tata cara merubah dokumen dalam komputer

FR.4.3.2.5. Formulir Laporan Kaji Ulang Manajemen
FR.4.3.2.6. Formulir Jadwal kaji ulang Manajemen
 PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian : IK.4.3.2.
BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Terbitan/Revisi : 1/0
UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Tanggal : April 2015
Halaman : 2 dari 9
INSTRUKSI KERJA
TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN

1.1.6. Struktur Organisasi UPT Laboratorium Lingkungan Badan Lingkungan Hidup Daerah
Provinsi Nusa Tenggara Timur adalah sebagai berikut :

KEPALA
UPT LABORATORIUM
LINGKUNGAN KEPALA SUB BAGIAN
JABATAN TATA USAHA
FUNGSIONAL

KEPALA SEKSI KEPALA SEKSI

PELAYANAN TEKNIS MUTU DATA KUALITAS
LINGKUNGAN
 PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian : IK.4.3.2.
BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Terbitan/Revisi : 1/0
UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Tanggal : April 2015
Halaman : 3 dari 9
INSTRUKSI KERJA
TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN

MANAJER PUNCAK

PENGENDALI PENGENDALI PENGENDALI

1.1.7. Stuktur Organisasi Sistem Manajemen Mutu UPT.Laboratorium Lingkungan Badan

Lingkungan Hidup Daerah Provinsi
MANAJER Nusa Tenggara Timur adalah
MANAJER sebagai berikut :
MANAJER
MUTU TEKNIS ADMINISTRASI
STRUKTUR ORGANISASI LABORATORIUM
BERDASARKAN SNI ISO/IEC 17025:2008

PENERIMA PENGOLAH PENANGUNG PENANGUNGJA

CONTOH UJI DATA DAN JAWAB ALAT WAB BAHAN
PELAPORAN

PENYELIA PENYELIA PENANGGUNG PENANGGUNG STERILISATOR

LABORATORIUM JAWAB LIMBAH JAWAB K3
PENGAMBIL
CONTOH UJI

PENGAMBIL ANALIS
CONTOH UJI
PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian : IK.4.3.2.
BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Terbitan/Revisi : 1/0
UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Tanggal : April 2015
Halaman : 4 dari 9
INSTRUKSI KERJA
TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN

1. Manajer Puncak :

a. Tanggung jawab :
Manajer puncak merupakan pucuk pimpinan laboratorium yang mempunyai
tanggung jawab penuh terhadap semua kegiatan laboratorium serta memimpin
organisasi.
PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian : IK.4.3.2.
BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Terbitan/Revisi : 1/0
UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Tanggal : April 2015
Halaman : 5 dari 9
INSTRUKSI KERJA
TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN

b. Wewenang :
Manajer puncak mempunyai wewenang membuat keputusan terhadap kebijakan
maupun sumberdaya laboratorium untuk mencapai data pengujian sesuai
kebutuhan dan kepuasan pelanggan.

c. Tugas dan fungsi :

- Mengesahkan panduan mutu laboratorium;
- Menyelenggarakan kaji ulang sistem manajemen mutu laboratorium minimal
12 bulan sekali;
- Menetapkan dan memelihara kebijakan dan sasaran mutu laboratorium;
- Mempromosikan kebijakan mutu dan sasaran mutu di seluruh bagian
organisasi laboratorium untuk meningkatkan kesadaran, motivasi dan
partisipasi;
- Memastikan fokus perhatian pada persyaratan pelanggan di seluruh bagian
organisasi laboratorium;
- Memastikan bahwa suatu sistem manajemen mutu yang efektif dan efisien
telah ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara untuk mencapai sasaran
mutu;
- Memastikan tersedianya sumberdaya yang diperlukan;
- Meninjau sistem manajemen mutu secara periodik;
- Memutuskan tindakan berkenaan dengan kebijakan mutu dan sasaran mutu;
- Memutuskan tindakan bagi perbaikan sistem manajemen mutu; dan
- Memberikan delegasi kepada Kepala Sub Bagian Tata Usaha/Kepala Seksi,
apabila berhalangan.

2. Manajer Administrasi :

a. Tanggung jawab :
Bertanggung jawab kepada manajer puncak dalam hal merencanakan,
menerapkan dan mengevaluasi semua aspek yang berkaitan dengan administrasi
dan pengembangan personel laboratorium.

b. Tugas dan fungsi :

- Menyelesaikan semua aspek administrasi yang dibutuhkan antara
laboratorium dan pihak lain serta memelihara dokumen administrasinya;
- Mengkoordinir penerimaan contoh uji, pemindahan data hasil pengujian ke
dalam format laporan atau sertifikat serta menyampaikannya kepada
pelanggan;
- Menerima pengaduan/keluhan termasuk umpan balik pelanggan dan
berkoordinasi dengan manajer terkait untuk menyelesaikannya;
- Merencanakan pengadaan peralatan, instrumentasi, bahan habis pakai, serta
perlengkapan laboratorium lainnya;
- Melakukan verifikasi secara administrasi terhadap barang atau peralatan
yang telah dibeli sebelum digunakan;
PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian : IK.4.3.2.
BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Terbitan/Revisi : 1/0
UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Tanggal : April 2015
Halaman : 6 dari 9
INSTRUKSI KERJA
TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN

- Mengevaluasi dan memelihara rekaman pemasok yang digunakan;

- Memelihara rekaman kualifikasi seluruh personel laboratorium; dan
- Memberikan delegasi kepada manajer mutu/teknis, apabila berhalangan.

3. Penangung Jawab Alat :

a. Tanggung Jawab :
Penanggung jawab alat bertanggung jawab kepada manajer administrasi dalam
hal merencanakan, memelihara , mengusulkan kalibrasi alat laboratorium,
perbaikan, dan kebutuhan peralatan teknis laboratorium.

b. Tugas dan Fungsi :

- Merekapitulasi kebutuhan peralatan teknis laboratorium;
- Mengendalikan buku inventaris peralatan;
- Memelihara dan mengecek fungsi peralatan laboratorium secara rutin;
- Mengusulkan perbaikan peralatan laboratorium;
- Mengusulkan kalibrasi peralatan laboratorium;
- Memberikan delegasi kepada personel terkait, apabila berhalangan.

4. Penanggung Jawab Bahan

a. Tanggung Jawab :
Penanggungjawab bahan bertanggung jawab kepada Manajer Administrasi
dalam hal merencanakan, memelihara , mengelola bahan- bahan kimia yang
kadaluarsa dan mengusulkan kebutuhan bahan kimia maupun bahan penunjang
laboratorium.

b. Tugas dan Fungsi :

- Merekapitulasi kebutuhan bahan kimia maupun bahan penunjang
laboratorium.
- Mengendalikan buku inventaris bahan kimia maupun bahan penunjang.
- Memelihara sertifikat bahan kimia dan mengecek bahan kimia secara
rutin.
- Mengelola bahan kimia yang sudah kadaluarsa .
- Mengusulkan pengadaan bahan kimia dan bahan penunjang laboratorium.
- Menyiapkan bahan kimia dan membuat reagent untuk kebutuhan analisa
- Memberikan delegasi kepada personel terkait, apabila berhalangan.

5. Manajer Mutu :

a. Tanggung jawab :
Bertanggung jawab kepada manajer puncak untuk memastikan bahwa sistem
manajemen mutu yang sesuai dengan ruang lingkup kegiatan laboratorium
PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian : IK.4.3.2.
BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Terbitan/Revisi : 1/0
UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Tanggal : April 2015
Halaman : 7 dari 9
INSTRUKSI KERJA
TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN

dikomunikasikan, dimengerti, diterapkan, dan dipelihara oleh seluruh personel

pada semua tingkatan organisasi laboratorium pada setiap waktu.

b. Tugas dan fungsi :

- Merencanakan, mengkoordinir, dan mengevaluasi penyusunan serta
melakukan kaji ulang dokumentasi sistem manajemen mutu laboratorium;
- Merencanakan, mengorganisasikan, dan mengevaluasi pelaksanaan program
audit internal laboratorium terhadap semua elemen sistem manajemen mutu
termasuk kegiatan pengujian;
- Menyiapkan dokumen yang berhubungan dengan pelaksanaan audit internal;
- Apabila diperlukan, melaksanakan kaji ulang terhadap temuan
ketidaksesuaian dan rekomendasi tindakan perbaikan yang dilakukan oleh
tim audit internal dalam pelaksanaan program audit internal;
- Melaksanakan audit tindak lanjut untuk memverifikasi penerapan dan
efektifitas tindakan perbaikan yang dilakukan oleh auditor, apabila
diperlukan;
- Mengesahkan dokumen sistem manajemen mutu yang meliputi prosedur,
instruksi kerja, dokumen pendukung dan formulir;
- Berkoordinasi dengan personel terkait di laboratorium untuk menentukan
jenis pelatihan bagi seluruh personel laboratorium; dan
- Memberikan delegasi kepada manajer adminitrasi/teknis, apabila
berhalangan.

6. Manajer Teknis :
a. Tanggung jawab :
Bertanggung jawab kepada manajer puncak atas semua aspek operasional teknis
dan kelengkapan sumberdaya yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa mutu
data hasil pengujian tercapai sesuai kebutuhan dan kepuasan pelanggan.

b. Tugas dan fungsi :

- Merencanakan, mengkoordinir, dan mengevaluasi kegiatan pengambilan
contoh uji;
- Merencanakan, mengkoordinir, dan mengevaluasi kegiatan pengujian baik di
lapangan maupun di laboratorium;
- Mengkoordinasikan penerapan jaminan mutu (QA) dan pengendalian mutu
(QC) untuk semua jenis pengujian;
- Merencanakan, mengorganisasikan dan mengevaluasi partisipasi uji
profisiensi dan/atau program uji banding antar laboratorium;
- Memilih dan menentukan laboratorium subkontraktor yang kompeten;
- Melakukan verifikasi lembaran kerja (work sheet) hasil pengujian;
- Melakukan penelusuran terhadap pengaduan/keluhan dari pelanggan yang
berkaitan dengan mutu data hasil pengujian;
- Memberikan pendapat dan interpretasi hasil pengujian apabila diperlukan;
PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian : IK.4.3.2.
BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Terbitan/Revisi : 1/0
UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Tanggal : April 2015
Halaman : 8 dari 9
INSTRUKSI KERJA
TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN

- Meminimalisasi penyimpangan yang dapat mengakibatkan menurunnya

mutu data hasil pengujian serta melakukan tindakan perbaikan apabila
ditemukan ketidaksesuaian;
- Melaksanakan pengujian ulang terhadap arsip contoh uji (retained sample),
apabila diperlukan;
- Melakukan penyeliaan yang memadai kepada analis yang menjadi tanggung
jawabnya;
- Meningkatkan profesionalisme analis laboratorium yang menjadi tanggung
jawabnya sehingga mempunyai kompetensi untuk melaksanakan tugas sesuai
uraian kerjanya;
- Menunjuk salah satu analis pengganti yang menjadi tanggung jawabnya,
apabila berhalangan;
- Memberikan delegasi kepada manajer mutu/administrasi, apabila
berhalangan.

7. Penyelia Pengambil Contoh Uji :

a. Tanggung jawab :
Bertanggung jawab kepada manajer teknis dalam melaksanakan kegiatan
pengambilan contoh uji.

b. Tugas dan fungsi :

- Membuat perencanaan pengambilan contoh uji dan melaksanakan Good
Sampling Practice;
- Mengkoordinasikan dan mengawasi penerapan jaminan mutu (QA) dan
pengendalian mutu (QC) di lapangan;
- Melakukan verifikasi terhadap data hasil pengukuran di lapangan;
- Meminimalisasi penyimpangan yang dapat mengakibatkan menurunnya
mutu data hasil pengukuran di lapangan serta melakukan tindakan perbaikan
apabila ditemukan ketidaksesuaian;
- Melakukan penyeliaan yang memadai kepada petugas pengambil contoh uji;
- Meningkatkan profesionalisme petugas pengambil contoh uji sehingga
mempunyai kompetensi untuk melaksanakan tugas sesuai uraian kerjanya;
- Menunjuk salah satu petugas pengambil contoh uji yang menjadi tanggung
jawabnya, apabila berhalangan;
- Memberikan delegasi kepada personil yang lain, apabila berhalangan.

8. Petugas Pengambil Contoh uji

a. Tanggung jawab :
Bertanggung jawab kepada Penyelia pengambil contoh uji dalam melaksanakan
pengambilan contoh uji.

b. Tugas dan fungsi :

PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian : IK.4.3.2.
BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Terbitan/Revisi : 1/0
UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Tanggal : April 2015
Halaman : 9 dari 9
INSTRUKSI KERJA
TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN

- Melaksanakan pengambilan contoh uji yang baik dan benar sesuai SNI
(Good Sampling Practice);
- Menerapkan jaminan mutu (QA) dan pengendalian mutu (QC) di lapangan;
- Melakukan verifikasi terhadap data hasil pengukuran di lapangan;
- Meminimalisasi penyimpangan yang dapat mengakibatkan menurunnya
mutu data hasil pengukuran di lapangan serta melakukan tindakan perbaikan
apabila ditemukan ketidaksesuaian.

9. Penerima Contoh uji :

a. Tanggung Jawab :
Penerima contoh uji bertanggung jawab kepada manajer administrasi terhadap
penerimaan contoh uji dari pelanggan.

b. Tugas dan Fungsi :

- Menerima, mencocokkan keterangan identitas contoh uji dengan isinya,
memeriksa kualitas dan kuantitas contoh uji;
- Mengkomunikasikan contoh uji yang akan diuji dengan manajer teknis dan
pelanggan` sehubungan dengan pengujian yang diminta;
- Mengisi formulir-formulir dan buku terkait penerimaan contoh uji;
- Melakukan pengkodean pada contoh uji dan mendistribusikan contoh uji ke
penyelia laboratorium.

10. Penyelia Laboratorium :

a. Tanggung jawab :
Bertanggung jawab kepada manajer teknis dalam melaksanakan kegiatan
pengujian di laboratorium.

b. Tugas dan fungsi :

- Mengkoordinasikan dan mengawasi penerapan jaminan mutu (QA) dan
pengendalian mutu (QC) sesuai metode yang digunakan untuk semua jenis
pengujian yang dilakukan di laboratorium;
- Melaksanakan pengembangan dan validasi metode pengujian;
- Melakukan verifikasi terhadap data hasil pengujian;
- Meminimalisasi penyimpangan yang dapat mengakibatkan menurunnya
mutu data hasil pengujian serta melakukan tindakan perbaikan apabila
ditemukan ketidaksesuaian;
- Melaksanakan pengujian ulang terhadap retained sample, apabila
memungkinkan, jika ada keluhan dari pelanggan;
- Melakukan penyeliaan yang memadai kepada analis yang menjadi tanggung
jawabnya;
PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian : IK.4.3.2.
BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Terbitan/Revisi : 1/0
UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Tanggal : April 2015
Halaman : 10 dari 9
INSTRUKSI KERJA
TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN

- Meningkatkan profesionalisme staf laboratorium yang menjadi tanggung

jawabnya sehingga mempunyai kompetensi untuk melaksanakan tugas sesuai
uraian kerjanya; dan
- Menunjuk analis atau staf senior yang menjadi tanggung jawabnya, apabila
berhalangan.

11. Analis

a. Tanggung Jawab :
Analis bertanggung jawab kepada manajer teknis terhadap pelaksanaan pengujian
dan hasil pengujian.
b. Tugas dan Fungsi :
- Menyiapkan contoh uji yang diperiksa untuk kegiatan pengujian;
- Mengisi kode contoh uji pada formulir lembar kerja pengujian;
- Melaksanakan pengujian sesuai dengan prosedur pengujian standar sehingga
didapatkan hasil pengujian dengan tingkat keabsahan yang tinggi;
- Melakukan penelusuran terhadap hasil uji apabila terjadi pengaduan harus
dapat melaksanakan pengujian kembali terhadap arsip contoh uji yang
disimpan;
- Memeriksa, menulis dan memaraf lembaran kerja hasil pengujian;
- Melakukan pengawasan terhadap semua peralatan dan bahan laboratorium
yang digunakan.

12. Sterilisator

a. Tanggung Jawab :
Sterilisator bertanggung jawab kepada Manajer Teknis terhadap pelaksanaan
pencucian dan sterilisasi peralatan laboratorium.

b. Tugas dan Fungsi :

- Mencuci dan melakukan sterilisasi peralatan analisa dan wadah contoh uji.
- Menyimpan dan merapikan semua peralatan dan wadah.

13. Penanggung Jawab Keselamatan dan Kesehatan Kerja ( K3 )

a. Tanggung Jawab :
Bertanggung jawab kepada manajer teknis dalam menerapkan keselamatan dan
kesehatan kerja (K3) pada saat melaksanakan aktifitas di laboratorium.

b. Tugas dan Fungsi :

- Membuat perencanaan dan pemeliharaan K3.
- Melakukan simulasi dan pelatihan penerapan K3.
- Merencanakan pemeriksaan kesehatan terhadap personel laboratorium secara
rutin.
PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian : IK.4.3.2.
BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Terbitan/Revisi : 1/0
UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Tanggal : April 2015
Halaman : 11 dari 9
INSTRUKSI KERJA
TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN

- Melakukan informasi dan komunikasi K3 antara lain; mengenai informasi

bahaya dan komunikasi bahaya kepada personel laboratorium.
- Menetapkan peraturan umum bekerja di laboratorium
- Melaksanakan prosedur K3

14. Penanggung Jawab Limbah

a. Tanggung Jawab :
Bertanggung jawab kepada manajer teknis dalam menangani limbah laboratorium
dalam melaksanakan aktifitas di laboratorium.

b. Tugas dan Fungsi :

- Melakukan pemilahan limbah berdasarkan karakteristiknya.
- Melakukan pewadahan dan penyimpanan limbah pada tempatnya.
- Melaksanakan prosedur penanganan limbah

15. Pengolah Data dan Pelaporan :

a. Tanggung Jawab :
Pengolah data dan pelaporan bertanggung jawab kepada manajer administrasi
terhadap pengolah data dan pelaporan.
b. Tugas dan Fungsi :
- Menerima data contoh uji pelanggan dari penerima contoh uji dan
memasukan dalam komputer.
- Menerima hasil pengujian laboratorium dari manajer teknis.
- Mengetik laporan hasil pengujian,
- Menyampaikan laporan hasil pengujian ke sub bagian tata usaha untuk
disampaikan kepada pelanggan.
- Merekapitulasi dan membuat laporan data hasil uji setiap bulan untuk
disampaikan kepada manajer administrasi.
- Bertanggung jawab terhadap seluruh rekaman data hasil contoh uji.
PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian : IK.4.3.2.
BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Terbitan/Revisi : 1/0
UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Tanggal : April 2015
Halaman : 12 dari 9
INSTRUKSI KERJA
TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN