BAB 1 KOMUNIKASI DALAM BISNIS

PENDAHULUAN

Dalam kehidupan sehari-hari, seseorang berkomunikasi dengan sesamanya melalui

berbagai media komunikasi yang berbentuk media elektronik maupun media non-elektronik.
Media elektronik yang lazim dikenal adalah media audio-visual (televise), intercom, internet,
teleconference, videoconference, telepon biasa (fixed line), dan telepon genggam/selular
(mobile). Sedangkan media non-elektronik diantaranya adalah bahasa isyarat, surat-menyurat,
surat kabar (Koran), majalah, dan tabloid.

Dalam dunia bisnis, orang-orang yang ada dalam organisasi di dalamnya tidak dapat
lepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karena itu, komunikasi merupakan faktor yang sangat
penting untuk pencapaian tujuan suatu organisasi atau manajemen.

PEMBAHASAN

Manajemen adalah komunikasi. Setiap fungsi manajemen dan aktivitas pasti

melibatkan beberapa bentuk komunikasi baik langsung maupun tidak langsung. Apakah ketika
melakukan perencanaan dan pengorganisasian atau pengarahan dan kepemimpinan para
manajer mendapati diri mereka berkomunikasi dengan dan melalui orang lain. Keputusan
manajemen dan kebijakan organisasi tidak akan efektif kecuali jika dipahami dengan penuh
tanggungjawab oleh mereka yang akan melaksanakannya. Para ahli manajemen juga mengatasi
bahwa komunikasi yang efektif adalah landasan dari perilaku organisasi yang beretika.

Banyak orang berfikir bahwa komunikasi adalah hal yang sederhana, karena orang
berkomunikasi tanpa kesadaran berfikir dan upaya. Namun, biasanya komunikasi itu bersifat
kompleks, dan kesempatan (peluang) untuk mengirim dan menerima pesan yang salah yang
tidak terhitung.

Dua elemen umum dalam setiap situasi komunikasi adalah pengirim dan penerima.
Pengirim adalah seseorang yang bermaksud mengirim sebuah gagasan atau konsep kepada
orang lain, untuk mencari informasi atau untuk mengekspresikan suatu pemikiran atau emosi.
Penerima adalah orang yang dikirimi pesan.

Menurut William C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty, menyatakan bahwa

komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antarindividu melalui suatu system yang
biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan
(Komunikasi Bisnis, Erlangga, 2003, Drs. Djoko Purwanto, M.B.A.). Pengertian komunikasi
ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi
yang biasa dilakukan oleh seseorang dengan cara lisan maupun tulisan.

Komunikasi terbagi tiga (3), yaitu:

1. Komunikasi antarpribadi (interpersonal communications), merupakan bentuk

komunikasi yang lazim dijumpai dalam kehidupan sehari-hari antara dua orang atau lebih
untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Komunikasi lintas budaya (intercultural/cross-cultural communication), merupakan
bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing-masing
memiliki budaya yang berbeda,

3. Komunikasi bisnis, merupakan komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis.

Pada dasarnya, ada dua bentuk komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, yaitu
komunikasi verbal maupun komunikasi non verbal. Komunikasi Verbal (Verbal
Communications) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk
menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan maupun lisan yang
mempunyai struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik. Contoh komunikasi verbal
dalam dunia bisnis adalah membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada
pihak lain.

Pada umumnya, untuk mengirimkan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang berbicara
(speaking) daripada menulis (writing) suatu pesan. Alasannya, komunikasi lisan relatif lebih
mudah, praktis, dan cepat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Bagi para pelaku bisnis,
penyampaian pesan dengan tulisan relatif jarang. Penerima pesan berdasarkan alasan ini
menggunakan indera pendengaran. Mendengarkan (listening) melibatkan keterampilan
memahami baik fakta maupun perasaan untuk mengintrepertasikan arti pesan sesungguhnya.
Setelah mendengar, seseorang baru dapat memberi tanggapan yang benar. Meskipun demikian,
bukan berarti komunikasi lewat tulisan tidak penting. Hal ini karena tidak semua hal bisa
disampaikan secara lisan. Adapun bentuk-bentuk komunikasi tertulis dalam dunia bisnis
mencakup surat-surat bisnis, memo, dan laporan.

Orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka mencari atau
memperoleh informasi tetapi jarang menyampaikan informasi. Untuk melakukan hal tersebut,
memerlukan keterampilan mendengan (listening) dan membaca (reading).

Komunikasi Non Verbal mengacu kepada pesan yang dikirim melalui tindakan dan
perilaku yang manusiawi daripada sekedar kata-kata. Komunikasi Non Verbal (Non Verbal
Communications) merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi
bisnis adalah komunikasi nonverbal. Menurut teori antropologi, sebelum manusia
menggunakan kata-kata, manusia telah menggunakan gerakan tubuh, bahasa tubuh sebagai alat
untuk berkomunikasi dengan orang lain. Contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi
nonverbal adalah menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan.
Komunikasi nonverbal kebanyakan terjadi pada saat tatap muka.

Pendek kata, dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan
tentang berbagai macam perasaan orang lain, baik rasa senang, benci, cinta, rindu dan berbagai
macam perasaan lainnya. Pada umumnya, bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat yang
kurang terstruktur yang membuat komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari. Sebagai contoh,
seseorang akan mengalami kesulitan bila menyuruh orang lain untuk mengambil buku kerja di
suatu tempat yang terdapat beragam warna maupun judul bukunya dengan menggunakan
bahasa nonverbal.

Komunikasi nonverbal juga lebih bersifat spontan dibandingkan dengan komunikasi

verbal dalam hal penyampaian suatu pesan. Pada umumnya, sebelum menyampaikan sesuatu,
seseorang sudah memiliki suatu rencana tentang apa yang ingin dikatakan.
 Kebaikan dari komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas). Hal ini
berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang
disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Orang akan mudah menipu orang lain
dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan gerakan tubuh (bahasa isyarat).
Komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang
efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang, dan pihak
audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat.

Meskipun komunikasi nonverbal dapat berdiri sendiri, namun seringkali berkaitan

dengan ucapan (lisan). Komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan, yaitu:

1. menyediakan/memberikan informasi,

2. mengatur alur suatu percakapan,

3. mengekspresikan emosi,

4. memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal,

5. mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.

6. mempermudah tugas-tugas khusus.

Dalam dunia bisnis, komunikasi nonverbal dapat membantu menentukan kredibilitas

dan potensi kepemimpinan seseorang. Dengan kata lain, seorang manajer (pemimpin)
sekaligus harus dapat menjadi komunikator yang baik. Ia harus tahu bagaimana menyampaikan
pesan-pesan bisnis yang harus disampaikan.

Komunikasi memerlukan proses yang cukup panjang. Menurut Courtland L. Bovee dan
John V. Thil dalam Business Communication Today, proses komunikasi (communication
process) terdiri atas enam tahap, yaitu:

1. pengirim mempunyai ide atau gagasan,

Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, maka pengirim pesan harus
menyiapkan ide apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain (audiens). Pesan adalah
rumusan berwujud dari gagasan yang dikirim kepada penerima. Persepsi adalah hal yang unik,
ide yang disampaikan seseorang mungkin akan ditafsirkan secara berbeda oleh orang lain.
Seorang komunikator yang baik harus dapat menyaring hal-hal yang tidak penting atau tidak
relevan, dan memusatkan perhatian pada hal-hal yang memang penting dan relevan. Dalam
dunia komunikasi, proses tersebut dikenal sebagai abstraksi (abstraction).

2. pengirim mengubah ide tersebut menjadi sebuah pesan,

Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan
sempurna. Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna, pengirim pesa harus
memperhatikan beberapa hal, yaitu subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan),
audiens, gaya personal, dan latar belakang budaya.

3. pengirim menyampaikan pesan,

 Rantai saluran komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan terkadang
relative pendek, namun ada juga yang cukup panjang. Panjang-pendeknya rantai saluran
komunikasi yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian pesan. Bila
pesan yang panjang disampaiakn secara lisan, pesan tersebut bisa bertentangan dengan pesan
aslinya. Di samping itu, dalam menyampaikan suatu pesan, berbagai media komunikasi dapat
digunakan, media tulisan maupun lisan. Oleh karena itu, perlu diperhatikan jenis atau sifat
pesan yang akan disampaikan. Selain itu, pengirim juga harus memilih simbol yang digunakan
untuk mengirim pesan.

4. penerima menerima pesan,

Komunikasi antaraseseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim

mengirimkan suatu pesan dan penerima menrima pesan tersebut. Jika seseorang mengirim
sepucuk surat, komunikasi baru bisa terjalin bila penerima surat telah membaca dan memahami
isinya.

5. penerima menafsirkan pesan,

Setelah penerima menerima suatu pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat
manafsirkan pesan dan menerjemahkan simbol yang digunakan dalam pesan untuk
menginterpretasikan arti. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti
dan tersimpan di dalam benak pikiran si penerima pesan. Selanjutnya, suatu pesan baru dapat
ditafsirkan secara benar bila penerima pesan telah memahami isi pesan sebagaimana yang
dimaksud oleh pengirim pesan.

6. penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim.

Umpan balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu proses komunikasi.
Feedback merupakan tanggapan penerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai
efektivitas suatu pesan. Setelah menerima pesan, penerima akan memberi tanggapan dengan
cara tertentu terhadap pengirim pesan.

Umpan balik memegang peranan penting dalam proses komunikasi, karena

memberikan kemungkinan bagi pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Selain itu,
adanya umpan balik dapat menunjukkan adanya faktor-faktor penghambat komunikai,
misalnya perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran kata-kata, dan perbedaan reaksi
secara emosional.

Tidak semua proses komunikasi itu dapat berjalan dengan lancar. Salah satu
ketidaklancaran proses komunikasi yang dilakukan adalah munculnya kesalahpahaman. Hal
ini disebabkan oleh adanya faktor-faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan
penerima pesan. Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut dapat dikelompokkan ke
dalam empat masalah utama. Masalah tersebut adalah:

1. Masalah dalam mengembangkan pesan.

Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam

memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup
antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang
ada atau masih asing dengan audiens, adanay pertentangan emosional, atau kesulitan dalam
mengekspresikan ide atau gagasan.

2. Masalah dalam menyampaikan pesan.

Komunikasi dapat juaga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan

pesan dari pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah
faktor fisik. Misalnya, pada saat menggunakan sound system terdapat sambungan kabel yang
kurang baik (antara tersambung dan tidak, sehingga muncul suatu grak-grek), kualitas suara
sound system yang kurang baik, lampu penerangan tiba-tiba padam, audiens terhalang oleh
pilar (tiang bangunan), dan tidasan surat yang tak terbaca.

Jika anda sedang menyampaikan presentasi makalah atau kertas kerja, sebaiknya
memilih tempat yang memungkinkan audiens dapat melihat dan mendengar dengan jelas apa
yang disampaikan.

Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan
yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan atau bermakna ganda. Bila dua buah
pesan disampaikan melalui saluran penghubung yang cukup panjang. Orang terakhir yang
menerima pesan mungkin hanya dapat menangkap sebagian kecil saja dari orang yang pertama
atau bahkan pesan yang disampaikan bisa jadi bertentangan dengan pesan aslinya.

3. Masalah dalam menerima pesan.

Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan
antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang teran, dan
kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.

Dalam beberapa kasus, gangguan atau masalah penerimaan pesan dapat muncul
berkaitan dengan kesehatan si penerima pesan. Mislnya, pendengaran yang kurang baik,
penglihatan yang mulai kabur atau bahkan sakit kepala, juga dapat mengganggu penerima
dalam menerima suatu pesan. Meskipun hal tersebut tidak memblok (menghambat) jalur
komunikasi secara total, tetapi dapat mengurangi konsentrasi si penerima pesan. Barangkali
gangguan yang paling umum terjadi adalah kurangnya konsentrasi selama melakukan
komunikasi.

4. Masalah dalam menafsirkan pesan.

Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan terjadi,
namun masalah terbesar adalah pada mata rantai terakhir, di mana suatu pesan ditafsirkan oleh
penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional,
dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pengirim dan penerima pesan.

Seseorang berkomunikasi dengan orang lain yang memiliki pengalaman dan harapan
yang serupa, maka apa yang dia katakana secara otomatis cocok dengan kerangka berfikir
dirinya. Bila seseorang menghadapi orang yang memiliki latar belakang berbeda, apa yang dia
katakana mungkin akan ditafsirkan dari sudut pandang yang berbeda. Masalah dalam
memahami pesan-pesan sebenarnya terletak pada bahasa, yang menggunakan kata-kata sebagai
simbol untuk menggambarkan suatu kenyataan.

Suatu hal yang cukup menarik bahwa seseorang mungkin bereaksi secara berbeda
terhadap kata yang sama pada keadaan yang berbeda. Suatu pesan yang jelas dan dapat diterima
di suatu kondisi, namun dalam situasi yang berbeda suatu kata dapat membingungkan. Hal ini
tergantung pada hubungan emosional antara penerima dan pengirim pesan.

Dalam melakukan komunikasi, kadang-kadang hasilnya tidak sesuati dengan apa yang
kita harapkan. Dengan kata lain, komunikasi yang kita lakukan tidak bisa efektif, tidak
mencapai sasaran dengan baik. Untuk melakukan komunikasi yang efektif memerlukan
beberapa hal, yaitu:

- Persepsi,

Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan disampaikan

dapat diterima oleh penerima pesan. Bila prediksinya tepat, audiens akan membaca dan
menerima tanggapannya dengan benar. Audien sebagai penerima pesan, lalu akan
mengantisipasi reaksi mereka, dengan tetap melakukan penyesuaian untuk menghindari
kesalahpahaan dalam komunikasi yang dilakukan.

- Ketepatan,

Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir. Agar komunikasi yang
dilakukan mencapai sasaran, maka seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan
apa yang ada dalam kerangka berpikir mereka. Apabila hal itu diabaikan, maka yang muncul
adalah miscommunications.

- Kredibilitas,

Komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa para audiensnya adalah orang-
orang yang dapat dipercaya. Demikian juga sebaliknya, komunikator harus mempunyai suatu
keyakinan akan inti pesan dan maksud yang ingin mereka sampaikan.

- Pengendalian,

Audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang
disampaikan. Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa, menangis, bertindak,
mengubah pikiran, atau lemah lembut. Hal ini ditentukan oleh intensitas reaksi yang
dilontarkan audiens terhadap apa yang disampaikan oleh komunikator. Sebaliknya, reaksi
audiens tergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan audiensnya saat
melakukan komunikasi.

- Keharmonisan,

Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang
baik dengan audiens, sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapai tujuannay.
Seorang komunikator yang baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik
kepada audiensnya.

Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan
memperhatikan tiga hal sebagai berikut:

1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati,

Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi adalah memperhatikan

maksud dan tujuan berkomunikasi dan audiens yang dituju. Katakan apa yang dikehendaki
audiens, gunakan bahasa yang jelas, dan mudah dipahami, tidak bertele-tele, jelaskan poin yang
penting, dan jangan lupa tekankan dan telaah ulang poin-poin yang penting.

2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi

Melalui pemilihan saluran komunikasi yang hati-hati, komunikator dapat membuat

audiensnya lebih mudh memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan. Penyampaian
pesan dengan cara lisan (oral) akan efektif bila lokasi atau tempat penyampaian pesan memiliki
kondisi yang teratur, rapi dan nyaman, ruangan yang sejuk, dan sebagainya.

3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan.

Agar pemberian umpan balik tersebut memberikan suatu manfaat yang cukup berarti,
cara dan waktu penyampaiannya harus direncanakan dengan baik. Kalau komunikator
menghendaki umpan balik yang cepat, dapat dipilih sarana komunikasi yang cepat, misalnya
melalui tatap muka atau melalui telepon. Tetapi, bila mpan balik yang cepat terlalu
dipentingkan, sarana tulisan (surat) dapat menjadi alternatif yang baik untuk menyampaikan
pesan.
 Bab 2 Komunikasi Bisnis - Komunikasi Antarpribadi

Komunikasi antar pribadi

Setiap individu dalam suatu organisasi (bisnis maupun non bisnis) dalam kehidupan
sehari-harinya tidak dapat dilepaskan dengan dunia komunikasi. Salah satu jenis komunikasi
adalah komunikasi antarpribadi.
Apa yang dimaksud dengan pengertian komunikasi antarpribadi??
Komunikasi antarpribadi adalah komunikasi yang dilakukan seseorang dengan orang lain
dalam suatu masyarakat maupun organisasi (bisnis dan non bisnis) dengan menggunakan
media komunikasi tertentu dan bahasa yang mudah dipahami (informal) untuk mencapai
suatu tujuan tertentu.
Berdasarkan pengertian tersebut, paling tidak ada 4 hal tertentu yang perlu diperhatikan
dalam mencermati definisi Komunikasi antarpribadi yakni :
a. Komunikasi dilakukan oleh dua orang atau lebih.
b. Menggunakan media tertentu, misalnya telepon, telepon seluler, atau bertatap muka.
c. Bahasa yang digunakan biasanya bersifat informal (tidak baku) , kadang-kadag
menggunakan bahasa daerah, bahasa pergaulan atau bahasa campuran.
d. Tujuan yang ingin dicapai dapat bersifat personal atau pribadi bila komunikasi terjadi
dalam suatu masyarakat, dan untuk pelaksanaan tugas pekerjaan bila komunikasi terjadi
dalam suatu organisasi.
Di dalam suatu masyarakat, komunikasi antar pribadi merupakan bentuk komunikasi antara
seseorang dengan orang lain dalam suatu masyarakat untuk mencapai tujuan tertentu yang
bersifat pribadi.

Tujuan Komunikasi antar pribadi

Tujuan komunikasi antarpribadi antara lain sebagai berikut :
1. Menyampaikan informasi
Ketika berkomunikasi dengan orang lain , tentu saja seseorang memiliki berbagai macam
tujuan dan harapan. Salah satu diantaranya adalah untuk menyampaikan informasi kepada
orang lain agar orang lain tersebut dapat mengetahui informasi tersebut.
2. Berbagi pengalaman
Dengan komunikasi antarpribadi juga memiliki fungsi atau tujuan untuk berbagi pengalaman
baik itu pengalaman yang menyenangkan maupun yang tidak menyenangkan
3. Menumbuhkan simpati
4. Melakukan kerja sama
Tujuan komunikasi antarprbadi yang lainnya adalah untuk melakukan krjasama antara
seseorang dengan orang lain untuk mencapai tujuan tertentu atau untuk melakukan sesuatu
yang bermanfaat bagi kedua belah pihak.
5. Menceritakan kekecawaan atau kekesalan
Komunikasi antarpribadi juga dapat digunakan seseorang untuk menceritakan rasa kecewa
atau kekesalan pada orang lain. Dengan pengungkapan rasa hati itu, sedikit banyak akan
mengurangi beban pikiran. Kadang disebut dengan plong ketika telah bercerita apa yang
selama ini dipendam
6. Menumbuhkan motivasi
Melalui komunikasi antarpribadi, seseorang dapat memotivasi orang lain untuk melakukan
sesuatu yag baik dan positif. Motivasi adalah dorongan kuar dari dalam diri seseorang untuk
melakukan sesuatu. Pada dasarnya, seseorang cenderung untuk melakukan sesuatu karena
dimotivasi orang lain dengan cara-cara seperti pemberian insentif yang bersifat financial
maupun non financial, memberikan pengakuan atas kinerjanya ataupun memberikan
penghargaan kepada karyawan yang berprestasi.

Komunikasi Antar Pribadi

Komunikasi antarpribadi merupakan salah satu bentuk komunikasi yang dilakukan antara
individu yang satu dengan individu yang lain baik yang terjadi dalam suatu masyarakat
umum maupun dalam suatu organisasi bisnis maupun nonbisnis.

Komunikasi antarpribadi memiliki bermacam-macam tujuan antara lain :

1. Menyampaikan Informasi
2. Berbagi Pengalaman
3. Menumbuhkan Simpati
4. Melakukan Kerja Sama
5. Menceritakan Kekecewaan atau Kekesalan
6. Menumbuhkan Motivasi

Gaya Kepemimpinan

Dalam komunikasi antarpribadi suatu organisasi bisnis maupun non bisnis tidak dapat
dilepaskan dengan gaya kepemimpinan yang diterapkan oleh seorang manajer. Ada berbagai
macam gaya kepemimpinan yang dapat diterapkan dalam suatu organisasi, antara lain:

1. Teori X dan Y yang dikemukakan oleh Douglas McGregor.

2. Directinge, coaching,supporting,delegating yang dikemukakan oleh Ludlow dan
Panton.
3. Gaya kepemimpinan situasional dikemukakan oleh Harsey dan Blanchard, yang
meliputi:
1. Ketrampilan Analitis
2. Ketrampilan Fleksibilitas
3. Ketrampilan Komunikasi
4. Kepemimpinan Inti dikemukakan oleh Hellriegel dan Slocum meliputi:
1. Pemberdayaan
2. Intuisi
3. Pemahaman Diri
4. Visi
5. Kesesuaian Nilai

Kebutuhan Manusia

Setiap orang tentu saja memiliki berbagai macam kebutuhan hidup dan kehidupan yang
berbeda, mulai dari kebutuhan dasar manusia hingga kebutuhan yang tergolong kebutuhan
mewah. Oleh karena itu, muncullah berbagai macam teori yang mencoba mengupas secara
tuntas fenomena tentang aneka kebutuhan hidup manusia tersebut.

a.Teori Hierarki Kebutuhan

Abraham Maslow yang terkenal dengan Teori Hierarki menyatakan bahwa, manusia pada
dasarnya memiliki lima kebutuhan yang bertingkat-tingkat mulai dari kebutuhan yang paling
dasar sampai pada pada kebutuhan aktualisasi diri.

b. Teori Dua-Faktor

Teori Dua-Faktor yang dikemukakan oleh Frederick Herzberg pada dasarnya merupakan
pengembangan dari teori kebutuhan berjenjang
BAB 3 Komunikasi dalam Organisasi
08.06 | Posted by vanny yolanda |

Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu
tujuan tertentu. Dan komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut
secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik.

Komunikasi dalam organisasi adalah komunikasi dalam organisasi yaitu proses menciptakan
dan saling menukar pesan dalam hubungan jaringan yang saling bergantung satu sama lain untuk
mengatasi lingkungan yang selalu berubah-ubah. (Goldhaber,1986).

Proses komunikasi dalam organisasi

Sebelum komunikasi dapat terjadi dibutuhkan suatu tujuan yang terekspresikan sebagai pesan untuk
disampaikan antar seorang sumber dan penerimanya yang menghasilkan transfer dan pemahaman
data, proses komunikasi (communication process) sebagai berikut :

Pengirim Penyandian Pesan Saluran Penerjemah Sandi Penerimaan Gangguan

Umpan Balik.

Pengirim mengirimkan sebuah pesan dengan cara menyandikan pemikirannya. Pesan

tersebut adalah produk fisik aktual dari penyandian oleh pengirim. Saluran merupakan perantara
yang dipakai pesan dalam menempuh perjalanan. Saluran tersebut dipilih oleh pengirim, apakah ia
hendak menggunakan saluran yang formal atau informal. Saluran formal (formal channels) disediakan
oleh organisasi dan berfungsi sebagai penyampai pesan-pesan yang berhubungan dengan aktivitas
profesional dari para anggotanya. Saluran informal (informal channels) yaitu saluran komunikasi yang
diciptakan secara spontan dan muncul sebagai tanggapan terhadap pilihan-pilihan individual.
Penerima adalah objek yang menjadi sasaran dari pesan itu. Tetapi sebelum pesan tersebut dapat
diterima, simbol-simbol didalamnya harus diterjemahkan menjadi bentuk yang dapat dipahami oleh
penerima. Langkah ini disebut penerjemahan sandi dalam pesan. Gangguan mewakili berbagai
hambatan komunikasi yang mengacaukan kejelasan pesan. Mata rantai yang trakhir dalam proses
komunikasi adalah lingkaran umpan balik yaitu sarana pengecekan mengenai seberapa berhasil kita
telah menyampaikan pesan kita seperti yang dimaksudkan pada awalnya. Hal ini mementukan apakah
pemahaman telah tercapai.

Menurut Mintzberg, terdapat tiga peran manajerial yang dapat diterapkan oleh seorang
manajer dalam suatu organisasi. Yaitu: peran antarpribadi (interpersonal roles), peran informasional
(informational roles), dan peran keputusan (decisional roles). Jadi melalui masing-masing peran
tersebut seorang manajer harus mampu mengomunikasikan ide, gagasan atau informasi kepada
karyawannya, sehingga mereka dapat memahami pesan yang telah disampaikan dengan baik dan
efektif.

Peran manajerial dalam suatu organisasi dapat dijelaskan lebih rinci sebagai berikut:

Peran Antarpribadi menunjukkan bahwa seorang manajer harus mampu memerankan dirinya
sebagai seorang tokoh figur, manajer, penghubung.

Peran Informasional

Monitoring, peran yang harus dilakukan oleh seorang manajer untuk mengawasi bawahan agar
pekerjaan mereka sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Penyebar Informasi, peran manajer untuk menyebarluaskan atau menyampaikan informasi secara
menyeluruh kepada para karyawannya agar mereka dapat memahami dengan baik berbagai
kebijakan organisasi tersebut.

Juru Bicara, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang juru bicara yang
baik, khususnya yang berkaitan dengan penyampaian informasi tentang berbagai kebijakan penting
organisasinya kepada pihak lain (eksternal).

Paran Keputusan

Wirausaha, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang wirausaha yang
jujur, dinamis, ulet, kreatif, inovatif, responsif, bertanggung jawab, berani mengambil resiko, dan
berwawasan luas.

Pemecah Masalah, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai salah seorang yang
memiliki kemampuan dalam mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi

Pengalokasi Sumber Daya, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai orang yang
mampu mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki secara baik. Seperti sumber daya manusia,
sumber daya keuangan, sumber daya informasi, dan lain sebagainya.

Negosiator, kemampuan ini sangat diperlukan oleh seorang manajer ketika berhubungan dengan
pihak eksternal organisasi.

Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi merupakan aset penting bagi pencapaian
sasaran atau tujuan organisasi tersebut. Keberhasilan komunikasi yang tercermin dalam efektivitas
dan efisiensinya merupakan alat perekat organisasi yang juga mempengaruhi nama baik (goodwill)
organisasi yang bersangkutan.

Komunikasi dalam Organisasi

Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu
tujuan tertentu. Dan komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut
secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik.

Komunikasi dalam organisasi adalah komunikasi dalam organisasi yaitu proses menciptakan
dan saling menukar pesan dalam hubungan jaringan yang saling bergantung satu sama lain untuk
mengatasi lingkungan yang selalu berubah-ubah. (Goldhaber,1986).

Proses komunikasi dalam organisasi

Sebelum komunikasi dapat terjadi dibutuhkan suatu tujuan yang terekspresikan sebagai pesan untuk
disampaikan antar seorang sumber dan penerimanya yang menghasilkan transfer dan pemahaman
data, proses komunikasi (communication process) sebagai berikut :

Pengirim Penyandian Pesan Saluran Penerjemah Sandi Penerimaan Gangguan

Umpan Balik.

Pengirim mengirimkan sebuah pesan dengan cara menyandikan pemikirannya. Pesan

tersebut adalah produk fisik aktual dari penyandian oleh pengirim. Saluran merupakan perantara
yang dipakai pesan dalam menempuh perjalanan. Saluran tersebut dipilih oleh pengirim, apakah ia
hendak menggunakan saluran yang formal atau informal. Saluran formal (formal channels) disediakan
oleh organisasi dan berfungsi sebagai penyampai pesan-pesan yang berhubungan dengan aktivitas
profesional dari para anggotanya. Saluran informal (informal channels) yaitu saluran komunikasi yang
diciptakan secara spontan dan muncul sebagai tanggapan terhadap pilihan-pilihan individual.
Penerima adalah objek yang menjadi sasaran dari pesan itu. Tetapi sebelum pesan tersebut dapat
diterima, simbol-simbol didalamnya harus diterjemahkan menjadi bentuk yang dapat dipahami oleh
penerima. Langkah ini disebut penerjemahan sandi dalam pesan. Gangguan mewakili berbagai
hambatan komunikasi yang mengacaukan kejelasan pesan. Mata rantai yang trakhir dalam proses
komunikasi adalah lingkaran umpan balik yaitu sarana pengecekan mengenai seberapa berhasil kita
telah menyampaikan pesan kita seperti yang dimaksudkan pada awalnya. Hal ini mementukan apakah
pemahaman telah tercapai.

Menurut Mintzberg, terdapat tiga peran manajerial yang dapat diterapkan oleh seorang
manajer dalam suatu organisasi. Yaitu: peran antarpribadi (interpersonal roles), peran informasional
(informational roles), dan peran keputusan (decisional roles). Jadi melalui masing-masing peran
tersebut seorang manajer harus mampu mengomunikasikan ide, gagasan atau informasi kepada
karyawannya, sehingga mereka dapat memahami pesan yang telah disampaikan dengan baik dan
efektif.

Peran manajerial dalam suatu organisasi dapat dijelaskan lebih rinci sebagai berikut:

Peran Antarpribadi menunjukkan bahwa seorang manajer harus mampu memerankan dirinya
sebagai seorang tokoh figur, manajer, penghubung.

Peran Informasional

Monitoring, peran yang harus dilakukan oleh seorang manajer untuk mengawasi bawahan agar
pekerjaan mereka sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Penyebar Informasi, peran manajer untuk menyebarluaskan atau menyampaikan informasi secara
menyeluruh kepada para karyawannya agar mereka dapat memahami dengan baik berbagai
kebijakan organisasi tersebut.

Juru Bicara, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang juru bicara yang
baik, khususnya yang berkaitan dengan penyampaian informasi tentang berbagai kebijakan penting
organisasinya kepada pihak lain (eksternal).

Paran Keputusan

Wirausaha, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang wirausaha yang
jujur, dinamis, ulet, kreatif, inovatif, responsif, bertanggung jawab, berani mengambil resiko, dan
berwawasan luas.

Pemecah Masalah, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai salah seorang yang
memiliki kemampuan dalam mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi

Pengalokasi Sumber Daya, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai orang yang
mampu mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki secara baik. Seperti sumber daya manusia,
sumber daya keuangan, sumber daya informasi, dan lain sebagainya.

Negosiator, kemampuan ini sangat diperlukan oleh seorang manajer ketika berhubungan dengan
pihak eksternal organisasi.
 Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi merupakan aset penting bagi pencapaian
sasaran atau tujuan organisasi tersebut. Keberhasilan komunikasi yang tercermin dalam efektivitas
dan efisiensinya merupakan alat perekat organisasi yang juga mempengaruhi nama baik (goodwill)
organisasi yang bersangkutan.

Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi ( composition process ) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat

dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer.
Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan-pesan
bisnis meliputi tiga tahap :

1. Perencanaan
Dalam fase perencanaan ( planning phase ), dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti
maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-
pesan yang akan disampiakan, dan slauran atau media yang akan digunakan untuk
menyampaikan pesan.
2. Pengorganisasian
Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyususnan atau pengaturan kata-kata,
kalimat, dan paragraf. Oleh karena itu perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata,
kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si
penerima pesan.
3. Revisi
Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kaliamat , maupun paragraf perhatikan apakah
kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan benar. Kalau ternyata
belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya,
sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapaiseefektif mungkin.

B. PENETUAN TUJUAN PESAN BISNIS

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di

sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan.
Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas,
dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :
1. Memberi informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan
dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan
 membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di
kantor- kantor cabang yang ada.
2. Membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang
disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang
berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
3. Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis
antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat
dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun
perusahaan asing.

C. ANALISIS AUDIENS
Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa
individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas
pesan yang mereka terima.
a. Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa
harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada
orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
b. Mengenali penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang
berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
c. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya
kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.
d. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka
dianggap memiliki p[emahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.
e. Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan
dilakukan oleh penerima.
f. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan
informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang
perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :
1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens
Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi
yang tidak disadari oleh audiens.
3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H ( Who, What,
Why, When, Where, dan How).
4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuat
komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan matematika,atau keuangan
untuk memastikan keabsahannya.
5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
 Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling
menarik perhatian audiens.

g. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens

Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau
perilaku audiens. Hal pentingb yangb harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada
audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan
agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta
disusun dengan format yang menarik.

D. PENENTUAN IDE POKOK

Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema atau topic, pokok yaitu ide pokok
(main idea). Hal-hal lain selain ide pokok hanyalah ,merupakam ide-ide pendukung
(supporting idea).Topic dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topic adalah subjek
pesan yang lebih luas, sedangakan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic, yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topic tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiens.
Penentuan ide pokok memerlukan pengalaman dan kretifitas. Ada tiga teknik atau cara yang
dapat di perlukan untuk menentukan ide pokok :

1. Brainstorming
Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarka pikiran mencari bebrbagai kemungkinan ide
pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara tersebut akan lebih berfariatif, baru dan
orisinil.

2. Petunjuk atasan
Dalam organisasi yang menganut system senioritas, para pelaksana cenderung meminta
petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.

3. Kebiasaan
Untuk situasi yang relative sama atau kejadian yang berulang-ulang, biasanya dikembangkan
ide pokok tertentu yang relative sama. Penentuan ide pokok di lakukan berdasarkan kebiasaan.

E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan
melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau
menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua
saluran komunikasi tersebut.
Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis,
komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui
telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna
sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi
dalam memberikan umpan balik (feed back).

Saluran komunikasi tertulis

 Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo,
proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk
mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara
langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

Komunikasi lisan Komunikasi tertulis

Anda menginginkan umpan balik segera Anda tidak memerlukan unpan balik
dari audien. segera.
Pesan anda relative sederhana dan mudah Pesan anda sangat rinci, komplek, dan
di mengerti . memerlukan perencanaan yang hati-hati.
Anda tidak memerlukan catatan permanan Anda memerlukan catatan permanen.
Anda dapat mengumpulkan audiens lebih Anda ingin mencapai audiens yang luas
mudah atau ekonomis. Anda ingin mengurangi distorsi
Anda menginginkan interaksi dalam penyampaian pesan.
memecahkan masalah.

Media pada saluran lisan Media pada saluran

Percakapan tatap muka (pidato, rapat, Surat, memo, laporan, proposal

seminar, konferensi) Elektronik mail / email
Telpon, voice mail Telepon (sms)
Radio, televisi, Computer Computer
Pita audio dan video Faks
Teleconference Telegram
Video conference Pos biasa dan khusus

PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS

A. MENGORGANISASIAN PESAN BISNIS

Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi, pengelompokan,
dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik akan sulit dipahami
dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada penerima.

Hal-hal berikut bisa menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis :

1. Bagian awal terlalu panjang ( bertele-tele)
 Seringkali pesan pembuka terlalu panjang hingga beberapa paragraf. Bagian awal yang terlalu
panjang akan menyulitkan penerima dalam memahami ide pokoknya.
2. Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis
Hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis hanya akan memperpanjang pesan bisnis, membuang
waktu, dan mengaburkan pesan pokok.
3. Informasi penting terlupakan
Informasi penting sering terlupakan karena perhatian terpusat pada penyajian ide-ide
pendukung atau pelengkap.
4. Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukan satu kesatuan yang logis.
Butir-butir pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik dan tidak disajikan secara
kronologis bisa membingungkan penerima.

B. PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK

Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang
disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motifasi maupun praktis
bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu tantanngan bagi
komunikator. Untuk dapat meng organisasi pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu
diperhatikan, yaitu :
1. Subjek dan tujuan haruslah jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus di kelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah mencakup.

C. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUT LINE

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses
tahapan, yaitu anda mendefinisikan dan menggolaongkan ide-ide kemudian anda menetapkan
urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.

1. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendengar bagi setiap komunikator
yang harus di pecahkan. Jika materinya memang lemah, tidak memiliki suatu gaya yang
menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Apabila anda menyusun pesan yang panjang
dan koimplek, maka out line sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa
dengmikian ? hal ini karena dengan adanya aot line akan membantu anda memvusualisasikan
hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya.

Susunan suatu out line secara garis besar dapat di golongakan kedalam tiga golongan :
a. Mulailah dengan ide
Ide pokok akan membantu anda dalam menetapkan tujuan dab strategiu umum dari suatu
pesan. Ide pokok tersebut dapat dirangkum kedalam dua hal, yaitu : (1) apa yang anda inginkan
terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya. (2) alas an yang mendasar
mengapa mereka harus melakukan atau memikarkannya.ide pokok merupakan titik awal untuk
membuat out line.
b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Setelah menetapkan ide pokok pesa yang disampaikan, maka tahap kedua adalah menyusun
poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.
c. Ilustrasi dengan bukti-bukti
 Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan
bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan,
maka outline yang Anda buat akan menjadi semakin baik.
2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah anda mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide anda, anda siap untuk memutuskan
bagaimana urut-urutannya. Untuk dapat menetukan urutannya, ada dua pendekatan penting,
yaitu:

a. Pendekatan Langsung
Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, dimana ide pokok
muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini
bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.

b. Pendekatan Tak Langsung

Pendekatan Tak Langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, dimana
bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan
pendekatan ini, bila reaksi audiens cenderung negative atau tidak menyenangkan.

Berdasarkan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan bisnis, yaitu:
1. Direct Request
Direct Request atau permintaan langsung adalah pesan yang penyampaiannya langsung pada
poin yang dituju, dapat berbentuk surat dan memo. Misalnya, membuat surat penawaran
kepada audiens yang tertarik dan memiliki hasrat tinggi terhadap suatu produk. Permintan
langsung sebaiknya menggunakan pendekatan langsung.
2. Pesan Rutin, good news, atau good will
Pesan rutin adalah pesan atau informasi yang disampaikan secara rutin yang merupakan bagian
dari bisnis tetap. Penerima pesan rutin pada umumnya bersikap netral. Good news atau good
will adalah berita baik yang menimbulkan reaksi positif dari penerimanya.
3. Bad news
Bad news adalah pesan- pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan
kekecewaan. Misalnya, penolakan lamaran kerja, penolakan kredit, penurunan pangkat, dan
rasionalisasi pekerja. Pesan seperti itu sebaiknya menggunakan pendekatan tak langsung. Inti
pesan dibuat dengan bahasa yang halus dan tidak ditempakan dibagian awal.
4. Pesan Persuasif
Pesan Persuasif bertujuan membujuk dan penerima tidak tetarik pada pesan tersebut. Ada
kemungikanan penerima akan bereaksi negatif. Oleh karena itu, sebaiknya pesan disususn
dengan pendekatan tak langsung.

JUWITA DEPARTEMENT STORE

Kentingan Rt.04 Rw10 Jebres Surakarta-57126
 Telepon (0271) 65241

10 januari 2008
Sdr. Ridho Amiruddin
Jln. Slamet Riyadi No. 35
Surakarta 57126
Dengan hormat,
Terima kasih saya sampaikan atas kesediaan bapak menggunakan CD Player merk Tashika
yang bapak beli paga tanggal 31 Desember 2007. Merupakan suatu hal yang penting bahwa
kami mengatasi problem yang terjadi pada produk yang bapak beli.
Sebagaimana diketahui bahwa semua produk yang dibeli di Juwita Departement Store
memperoleh jaminan sampai batas waktu 30 hari setelah tanggal pembelian. Produk yang
bapak beli masih dalam batas garansi dari Tashika Corporation. Apabila bapak memerlukan
pelayanan purnajual, harap berkirim surat ke :
Sdr. Muhammad Rifal
Tashika Corporation, Bagian Produksi
PO Box 5555, Jakarta 10001
Menurut pengalaman, saya tahu bahwa para teknisi Tashika Corporation selalu
mengutamakan kepuasan bagi komsumen.
Tuan Ridho, jalinan kerja sama yang selama ini sangat berharga bagi kami. Oleh karena itu,
sebagai bentuk kepedulian kepada pelanggan, kami menyelenggarakan bulan promosi yang
menawarkan produk-produk baru dengan diskon hingga 50% pada bulan maret 2008.
Terimakasih atas perhatian Bapak.
Hormat kami

Rizki Nur Hidayanti

Bagian Pelayanan Konsumen
C. MEMFORMULASIKAN PESAN BISNIS

Ketika menyusun naskah pertama kali, hal-hal yang diperhatikan adalah nada dan
gaya. Walaupun dapat diperhalus dalam tahap revisi, gaya dan nada sebaiknya ditentukan sejak
awal untuk menghemat waktu penulisan ulang.

a. Mengendalikan gaya dan Nada

Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan secara keseluruhan.
Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang sesuai dengan peristiwa. Struktur
kalimat dan kosakata yang dipergunakan disesuaikan dengan sifat pesan dan hubungan dengan
penerima. Gaya dan nada yang sopan dan bersahabat memungkinkan jalur komun ikasi tetap
terbuka.

Komunikasi yang efektif memegang peranan penting dalam bisnis. Komunikasi

bisnis tertulis dikatalkan efektif apabila memenuhi karakteristik sebagai berikut :

1. Courtesy ( sopan santun )

Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai dan dihormati.
Penggunaan kata-kata berkonotasi positif, gender-neutrral ( penggunaan kata tidak
membedakan jenis kelamin ), dan permohonan maaf yang tulus akan meningkatkan citra
komunikator.
2. Correctness ( tepat/benar)
Tidak terdapat kesalahan dalam penulisan , format, tanda baca , pengunaan kata,
ejaan, dan tata bahasa. Penggunaan kata-kata dan istilah (jargon ) yangtidak familiar akan
membingungkan para audiens.
3. Conciseness ( ringkas )
Menggunakan kata, kalimat, dan paragraf yang relevan secra ringkas. Tidak menggunakan
kata-kata yang mubazir dan tidak mengulang kata-kata yang tidak perlu.

4. Clarity atau Clearness (jelas)

Kata-kata mudah dimengerti hanya dengan sekali baca dan tidak menimbulkan keraguan.
Kalimat-kalimat tidak terlalu panjang dan bertalian secara logis (coherence ).

5. Concreteness ( tepat )
Tidak menimbulkan kesalahan interprestasi karena disajikan secara spesifik dan tidak biasa.

6. Completeness (lengkap )
Memberikan informasi lerngkapo sesuai kebutuhan dan keinginan penerima.
Informasi yang tidak lengkap bisa mengakibatkan kerugian ( misalnya , gagalnya penjualan,
rugi waktu, pegembalian barang, dan kehilangan pelanggan potensial ).

b. Mengembangkan Paragraf yang logis

Paragraf adalah kumpulan dari kalimat yang berhubungan dengan satu topik
umum. Paragraf adalah satu kesatuan unit pemikiran. Setiap paragraf merupakan bagian
penting dari keseluruhan pesan.
Paragraf umumnya terdiri atas 3 unsur, yaitu kalimat topik, kalimat pendukung
topik, dan unsur peralihan.Kalimat topik mengungkapkan subjek dari paragraf dan bagaimana
subjek akan dikembangkan.
Paragraf bisa dikembangkan dengan banyak cara. Terdapat 5 tekhnik yang paling
umum dipergunakan untuk mengembangkan paragraf, yaitu :

1. Ilustrasi adalah mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi atau contoh-contoh yang

dapat memperjelas ide pokok.

2. Perbandingan atau kontras adalah mengembangkan paragraf dengan menguraikan persamaan

dan perbedaan.

3. Sebab-akibat adalah mengembangkan paragraf dengan tekhnik sebab-akibat dan memusatkan

uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu

4. Klasifikasi adalah mengembangkan paragraf dengan memecahkan ide umum menjadi

beberapa kategori spesifik.

5. Masalah dan penyelesaian adalah mengembangkan paragraf dengan menyajikan suatu masalah
dan kemudian menbahas penyelesaiannya.
 NADA FORMAL

Ibu Rika Yth.

Menunjuk surat permintaan penawaran harga dengan nomor

065/UM/X11/2004 tanggal 28 Desember 2004, bersama ini kami informasikan
harga dan spesifikasi computer notebook berbagai merek sesuai perincian terlampir.
Harga harga tersebut sudah termasuk pajak, pengiriman , dan pemasaran
serta garansi hardware selama 1 ( satu ) tahun sejak pemasangan. Disamping itu
selama garansi hardware, kami memberikan jaminan kelangsungan kerja dengan
memberikan pinjaman peralatan penggati selama peralatan yang dibeli pada masa
perbaikan.
Demikian penawaran harga ini kami sampaikan. Apabila Ibu memerlukan
penjelasan yang lebih lanjut, mohon segera menghubungi kami setiap hari kerja.

Hormat saya,

Yeni

NADA INFORMAL

Anna Yth.

Menyambung pembicaraab per-telepon, berikut ini saya kirinmkan daftar harga

berbagai merek computer notebook beserta spesifikasi-nya.
Harga harga tersebut sudah termasuk pajak, pengiriman dan pemasangan
serta garansi hardware selama 1(satu) tahun sejak pemasangan.
Pekerjaan akan terganggu atau terhenti bila terjadi kerusakan?? Anna tidak perlu
khawatir ! Pinjaman peralatan pengganti akan diberikan apabila peralatan yang
dibeli mengalami kerusakan. Saya jamin Anna tidak akan kecewa.
Jika perlu penjelasan lebih lanjut, hubungi saya dikantor setiap hari kerja.
Sampai Jumpa !

Salam ,
 Yeni

BAB 7 MEREVISI PESAN

Ketrampilan Merevisi

Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dengan dan tidaklah semudah menulis pesan-
pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara
sekandung, paman, atau kawan akrab. Penulisan surat-surat pribadi dapat ditulis tanpa konsep
atau draf dan dapat menggunakan bahasa apa pun termasuk bahasa gado-gado atau campuran
sesuai dengan tujuan surat tersebut. Oleh karena itu, menulis pesan-pesan bisnis tidak bisa
sekali jadi.

Dalam pembuatan pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga dan
waktu yang cukup. Berbahaya bila penyampaian pesan-pesan bisnis cendrung dilakukan
secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun format
penulisannya.
Pesan-pesan bisnis diketahui mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis
yang disampaikan secara lisan. Kedua bentuk pesan-pesan tersebut memiliki persamaan dan
perbedaan dari sisi format penulisan, gaya penulisan (writing style), maupun cara
penyampaiannya.

1. Pesan-pesan Bisnis Tertulis

Proses penulisan pesan bisnis tertulis dimulai dari penulisan draft, kemudian dilakukan
penelaahan lebih lanjut dari sudut substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya
(style) bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanik, format dan tata letak (layout)
penulisannya.

Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan

Untuk mengevaluasi efektifitas suatu pesan-pesan bisnis secara menyeluruh dokumen pelu
terlebih dahulu dibaca dengan cepat (Skimming). Saat melakukan evaluasi ada beberapa hal
yang pelu mendapatkan perhatian antara lain: substansi suatu pesan, pengorganisasian pesan,
dan gaya penulisannya.

Pada tahap awal pengeditan, perhatikan secara seksama pesan-pesan awal dan akhir, karena
pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh besar terhadap audiens. Perhatikan pembuka surat
atau memo, apakah sudah relevan menarik dan mengundang reaksi pembaca. Pada pesan
yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi
bahan.

Setelah yakin dengan isi dan pengorganisasian suatu pesan bisnis, perhatikan gaya
penulisannya. Apakah pesan-pesan yang dibuat telah mengandung kata atau frase yang
mampu menghidupkan suatu pesan sehingga semakin menarik bagi audiens. Kemudian disaat
yang sama pastikan bahwa pesan-pesan yang disampaikan sudah jelas, tidak
membingungkan, dan mudah dipahami. Di samping itu, agar audiens lebih mudah
menangkap pesan-pesan yang dibuat, perlu dibuat judul, sub-sub judul, identansi, huruf tebal,
garis bawah, huruf miring, huruf bewarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.

Mengedit Mekanik/Teknis Penulisan

Langkah yang dilakukan berikutnya adalah melakukan pemgeditan dari sudut mekanik atau
teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang mencakup antara lain:

Susunan kalimat yang digunakan, sesuai atau tidak dengan kaidah kebahasaan yang
ada, sehingga mudah dipahami.
Penggunaan kapitalisasi secara tepat.
Penulisan tanda baca secara benar.
Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna kalimat teresbut dapat
dipahami dengan mudah.
Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat.

Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis dapat mengganggu pemahan maksud
dan tujuan penulisan pesan-pesan bisnis tersebut, bahkan dapat berdampak pada memudarnya
kepercayaan dan citra suatu organisasi. Kesalahan Mekanis secara ekonomis berdampak pada
pemborosan waktu, tenaga, dan dana yang diperlukan untuk memperbaikinya.
 Mengedit Format dan Layout

Langkah terakhir dalam mengedit pesan bisnis adalah mengedit format dan layout secara
keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-
kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja.

1. Pesan-pesan Bisnis Lisan

Pesan-pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan pengecekan ulang,
perbaikan atau pengeditan seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami dengan
baik.

Meskipun pesan-pesan bisnis disampaikan secara lisan, namu diperlukan juga kerangka dasar
(outline) tentang substansi pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan. Kegiatan pengeditan
pesan-pesan bisnis lisan mencakup antara lain substansi pesan yang disampaikan,
pengorganisasiannya, dan gaya bahasa yang digunakan.

Substansi Pesan

Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing) pesan-pesan bisnis adalah
mengedit substansi pesan yang akan disampaikan pada audiens.

Apakah substansi (inti) pesan yang ingin disampaikan telah tercantum didalamnya?
Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah
tercantum di dalamnya?

Pengorganisasian Pesan

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan mencakup tiga poin
penting, yaitu:

Pembuka (Misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)

Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengantar pesan dilanjutkan dengan
substansi pesan)
Penutup (misalnya, kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi)

Gaya Bahasa

Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis secara lisan lebih menarik
dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai,
luwes, dan tidak monoton. Di samping itu, melalui penyajian secara lisan penerima pesan
akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan
penyampaian pesan-pesan secara langsung, pesan-pesan nonverbal yang didukung dengan
tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel dalam format animasi yang dinamis.

Pemilihan Katayang Tepat

Pemilihan kata yang tepat adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau
pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang
disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti, maka harus menggunakan
kata-kata dengan baik.

1. Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal, umum
dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah
yang nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat audiens bingung.

1. Pilihlah kata-kata yang singkat

Anda perlu juga memilih kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis.
Kata-kata yang singkat, selain efisisen, juga mudah dipahami oleh audiens. Meskipun
pemilihan kata yang disingkat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan
bahasa yang baik dan benar.

1. Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam penyampaian pesan-
pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang
bermacam-macam. Akibat selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud
penyampaian pesan-pesan bisnis.

Membuat Kalimat yang Efektif

Penyusunan kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi pesan. Ada tiga hal yang
perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan
kelogisan.

1. Tiga Jenis Kalimat

Kalimat Sederhana: Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan
predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek
baik langsung maupun tidak langsung
Kalimat Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan
tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat
berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen
adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang
utuh.
Kalimat Kompleks: Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu
atau lebih klausa dependen sebagian anak kalimat.

1. Cara Mengembangkan Paragraf

Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan paragraf
yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan yang akan Anda pilih sangat tergantung
pada subjek Anda, maksud audiens dan maksud suatu pesan.
 Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi atau contoh yang
dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum. Pemberian contoh terhadap
topik bahasan yang relevan akan memberikan gambar yang lebih jelas dan mudah dipahami
oleh audiens.

Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)

Mengembangkan suatu paragraf dapat dilakukan dengan cara membandingkan persaman atau
perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain. Cara pengembangan seperti
ini tentunya memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi penyampai pesan-pesan bisnis.

Pembahasan Sebab-Akibat

Ketika mengembangkan suatu paragraf, Anda harus memfokuskan perhatian pada sebab-
akibat suatu masalah.

Klasifikasi

Pengembangan paragraf dengan cara pengelompokan ide-ide umum kedalam ide-ide khusus
(klasifikasi) akan mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan.

Pembahasan Pemecahan Masalah

Maksud dari pembahasan pemecahan masalah adalah menyajikan masalah kemudian

menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut. Cara ini mampu memberikan latihan analitis
yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi
suatu organisasi.

Menulis Ulang Pesan

Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa tidak ada yang disebut menulis yang ada
hanya menulis ulang Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan
berikut:

1. Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-beanr memperbaikinya

2. Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu
3. Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.

Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi
berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen yang ditulis ulang umumnya lebih ringkas,
mantap dan kuat. Namun perhatian dan waktu yang digunakan untuk melakukan perbaikan
kata dan kalimat hendaknya disesuaikan dengan batasan waktu (dead line).

Ketika menulis ulang, perhatian ditunjukkan pada setiap kata yang memberikan kontribusi
pada kalimat yang efektif dan pengembangan kalimat agar menjadi paragraph yang
bertaliansecara logis. Banyak dokumen bisnis membengkak karena menggunakan kata-kata
dan ungkapan yang tidak perlu. Bagian-bagian yang mengganggu sebaiknya dihilangkan atau
dihapus, tentunya setelah terlebih dahulu menyimpan arsip versi sebelumnya. Setelah
penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi
berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.

Memproduksi Pesan

Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya, kemudahan dibaca, pilihan kata,
pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum selesai.
Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis. Pada masa
sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan computer. Berbagai
aplikasi bisa dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan lebih menarik. Misalnya Ms.
Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.

Desain pesan yang efektif akan member pedoman kepada pembaca dalam menyimak seluruh
isi dokumen. Desain yang menarik belum tentu efektif. Oleh karena itu, desain yang menarik
dan efektif menjadi sasaran penting dalam memproduksi pesan.

Agar desain pesan bisnis efektif, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

Konsistensi
Pemakaian desain yang konsisten dalam seluruh isi dokumen untuk elemen desain
yang muncul berulang-ulang. Misalnya, penggunaan margin, jenis huruf, besar huruf,
spasi dan garis.
Seimbang
Supaya desain terlihat menyenangkan,perlu dijaga keseimbangan ruang antara teks,
gambar dan ruang kosong.
Terkendali
Desain diusahakan sederhana. Terlalu banyak elemen desain atau terlalu banyak
sentuhan dekoratif akan menyebabkan dokumen terlihat kacau.
Rincian
Desain yang baik akan memberi kemudahan bagi pembaca untuk mencari rincian
pesan. Rincian pesan ingin ditampilkan akan mempengaruhi desan.

Mencetak Pesan

Setelah menyusun pesan dari awal sampai akhir, langkah terakhir adalah mencetak pesan.
Tekhnologi layar computer saat ini memang sudah WYSWYG (What you see is what you
get). Namun, mencetak dokumen diatas kertas perlu dilakukan untuk memastikan marjin,
penampilan, kebenaran nomor halaman, judul, gambar, dan rincian lainnya.

Mencetak dokumen yang belum final (Proof sheet) dengan printer dapat dilakukan
menggunakan pilihan print quality yagn lebih rendah (economode) untuk menghemat toner
atau tinta. Membaca cetakan percobaan (proof reading) dilakukan untuk memeriksa
kebenaran seluruh isi pesan, organisasi, penulisan, format, dan desain. Setelah puas, pesan
dicetak kembali dengan pilihan best quality dan selanjutnya didistribusikan kepada penerima.

STUDI KASUS PESAN BISNIS TERTULIS

Pada studi kasus berikut ini, Fakultas Teknik memberikan informasi terkait dengan
pengumuman wisuda ke 138 periode April 2015 kepada seluruh jurusan maupun program
studi. Namun surat tersebut tidak sekali membuat langsung jadi dan benar sepenuhnya.
Sehingga surat tersebut sebelum diedarkan perlu dikoreksi dan direvisi kemudian mengganti
dan mencetak ulang baru bisa disebarkan ke jurusan masing-masing.