Santiago de Cali, Febrero de 2012.

Seor
EMPLEADOR
Ciudad

Asunto: Procedimiento de Radicacin, Liquidacin y Pago de Prestaciones

Econmicas de Incapacidad por Enfermedad General y Licencias.
Cordial saludo:

De conformidad con el Artculo 121 del Decreto Ley 19 del 10 de Enero del 2012,
donde se expresa que el reconocimiento de incapacidades por enfermedad
general y licencias de maternidad y / o paternidad a cargo del Sistema General
de Seguridad Social en Salud, deber ser adelantado directamente por el
empleador ante la EPS, La Entidad Promotora de Salud, Servicio Occidental de
Salud - SA, ha definido el procedimiento para el trmite de radicacin,
liquidacin y pago de la prestacin econmica de las solicitudes de incapacidad
por enfermedad general y licencias de maternidad y / o paternidad a cargo del
Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Ley Antitrmite: El trmite para el reconocimiento de incapacidades por

enfermedad general y licencias de maternidad o paternidad a cargo del
Sistema General de Seguridad Social en Salud, deber ser adelantado, de
manera directa, por el empleador ante las entidades promotoras de salud, EPS.
En consecuencia, en ningn caso puede ser trasladado al afiliado el trmite
para la obtencin de dicho reconocimiento.
Para efectos laborales, ser obligacin de los afiliados informar al empleador
sobre la expedicin de una incapacidad o licencia.
De acuerdo a la norma el trmite para el reconocimiento de incapacidades por
enfermedad general y licencias de maternidad o paternidad deber ser
adelantado por el empleador ante la EPS, razn por la cual nos permitimos
presentarle la incorporacin de la disposicin legal al proceso que corresponde
entre Empleador y EPS para cumplimiento de la norma, as:
I. Procedimiento de Radicacin y Liquidacin de Prestaciones
econmicas
Relacionar en el Formato de Radicacin de Incapacidades y / o Licencias (1)
(original y copia), las Incapacidades con origen Enfermedad general, Accidente
de Trabajo, Enfermedad Profesional, y Licencias de Maternidad y/o Paternidad
de sus colaboradores afiliados a SOS EPS.
 Adjuntar al formato y en orden cronolgico, los certificados originales de
Incapacidad con origen Enfermedad General, Accidente de Trabajo,
Enfermedad Profesional y/o Licencias de Maternidad (2) y Paternidad emitidos
por el mdico tratante.
Para su recepcin la EPS SOS S.A. ha dispuesto recibir la anterior
documentacin slo en la segunda semana de cada mes en los puntos de
atencin a nivel nacional en horario hbil. (3, 4 ,5)
La EPS realizar las validaciones administrativas y la auditora de pertinencia
de las solicitudes presentadas.
En la primera semana del mes siguiente a la recepcin de las solicitudes, en el
punto de atencin donde se realiz la entrega de la documentacin y en
horario hbil, se entregarn los certificados o comunicados de las prestaciones
econmicas autorizadas o negadas, con su respectiva justificacin.

II. Documentos Requisitos para la Radicacin

Incapacidad por Enfermedad General:

1. Certificado de incapacidad original expedido por el mdico tratante.

2. Copia de la historia clnica que corresponda con la fecha de la atencin mdica
que dio origen a la emisin del certificado de incapacidad.

Licencia de Maternidad (6, 7, 8):

1. Certificado original de solicitud de Licencia de maternidad expedido por el

mdico tratante.
2. Fotocopia del Certificado de Nacido Vivo.
3. Copia de la Historia clnica de la atencin del parto donde conste la edad
gestacional.

Licencia de Maternidad por Anticipo:

1. Certificado original de solicitud de Licencia de maternidad por anticipo expedido

por el mdico tratante, donde se especifique la fecha de inicio, fecha de
posible parto y si fue tomada por una (1) o dos (2) semanas,
2. Copia de la Historia clnica donde se certifique la edad gestacional.

Licencia de Maternidad por Parto Mltiple:

1. Certificado original de solicitud de Licencia de maternidad expedido por el

mdico tratante.
2. Fotocopias de los Certificados de Nacido Vivo de cada uno de los Recin
Nacidos.
3. Copia de la Historia clnica de la atencin del parto donde conste la edad
gestacional.

Licencia de Paternidad (9,10):

1. Fotocopia de Registro Civil de Nacimiento del hijo

2. Presentar dentro de los 30 das siguientes al nacimiento del hijo (8).

Licencia de Adopcin Maternidad y Paternidad:

1. Carta de solicitud emitida por los padres del menor.

 2. Fotocopia del acta de entrega del nio, nia o adolescente por parte del Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) o institucin autorizada por el mismo.

3. Registro Civil del menor adoptado

Incapacidad por Accidente de Trabajo o Enfermedad profesional (11,12):

1. Fotocopia del certificado de solicitud de Incapacidad expedido por el Mdico u

Odontlogo tratante donde se marque el origen de la patologa.
2. Copia legible del reporte de accidente de trabajo o del dictamen de calificacin
emitido por la ARP.
3. Copia de la historia clnica que corresponda con la fecha de la atencin mdica
que dio origen a la emisin del certificado de incapacidad.

III. Consideraciones a tener en cuenta

Es requisito para el proceso de radicacin adjuntar los documentos soportes de

cada certificado original de Incapacidad y Licencia de maternidad y/o
Paternidad, en sobre adjunto y debidamente cerrado.
Recuerde que el plazo mximo para que la empresa realice el trmite de
radicacin es de un (01) ao a partir de la fecha de inicio de la Incapacidad y/o
Licencia de Maternidad (4).

La EPS SOS S.A. no recibe y por tanto no dar trmite a los copias de
certificados de Incapacidad por enfermedad General, Licencias de Maternidad
(a excepcin de aquellos casos donde se tenga concurrencia de contratos) (2)
as como a las resaltadas, con borrones, tachones, enmendaduras,
modificadas y/o que no cumplan con los documentos soportes requeridos para
la radicacin.

Cualquier inquietud que se tenga frente al proceso, con gusto ser atendida a
travs de nuestra lnea telefnica 4898686 Ext. 3885, 3400, 3119,3163, 3216
Medicina del Trabajo o en el email vperez@sos.com.co

IV. Pago de la Prestacin Econmica Reconocida

El valor correspondiente a las prestaciones econmicas autorizadas de
incapacidad por Enfermedad General y/o Licencias, deben ser
descontados a travs de la planilla de autoliquidacin de aportes.

A partir del 1. de mayo de 2012, el valor correspondiente a las

prestaciones econmicas autorizadas de incapacidad por Enfermedad
General y/o Licencias se deben pagar al empleador a travs
Transferencia Electrnica de Fondos a su cuenta corriente o de ahorros,
en cualquiera de las entidades adscritas a la Red ACH.

Por lo anterior, requerimos de su especial colaboracin en el

diligenciamiento completo del formato adjunto Autorizacin para pago
por Dispersin Electrnica de Fondos (13), debidamente firmado por el
representante legal, anexando la certificacin bancaria de la entidad
donde tiene la cuenta.
Esta documentacin debe ser remitida al rea de Tesorera, en nuestra
sede principal ubicada en la ciudad de Cali, Avenida de las Amricas No.
23N-55; antes del 1. de abril de 2012. Cualquier inquietud, con gusto
se atender en nuestra lnea 4898686 ext. 411, o en el e-mail
mfuentes@sos.com.co.

Estamos convencidos de que la implementacin de estrategias como

estas, aportan al cumplimiento de los objetivos organizacionales de la
empresa que usted lidera, pues su colaborador ser el directo
beneficiado al disminuirle desplazamientos que representan mayor
productividad y rendimiento para su organizacin.

Atentamente

Alvaro Esteban Castro

Jefe de Medicina del Trabajo
1. Formato planilla de radicacin de Incapacidades y/o Licencias de Maternidad y Paternidad.
2. El Certificado de incapacidad temporal o de licencia por maternidad es el documento que expide el mdico u
odontlogo tratante, en el cual se hace constar la inhabilidad, el riesgo que la origina y el tiempo de duracin
de la incapacidad temporal o de la licencia del afiliado.Art.8. Resolucin 2266 de 1998.
3. Para acceder a las prestaciones econmicas generadas por incapacidad por enfermedad general, los
trabajadores dependientes e independientes debern haber cotizado, un mnimo de cuatro (4) semanas en
forma ininterrumpida y completa, sin perjuicio de las normas previstas para el reconocimiento de
prestaciones econmicas, conforme las reglas de control a la evasin." Art. 9 Decreto 783 de 2000.
4. El pago lo har directamente el patrono a los afiliados cotizantes que disfrutan de la licencia, con la misma
periodicidad de su nmina y por la parte causada; los valores as reconocidos se descontarn a ms tardar
en las dos siguientes liquidaciones del pago de cotizaciones a la EPS donde este afiliado el cotizante.
Circular externa N 011 de 1995 superintendencia nacional de salud
5. De los trminos para la transcripcin y cobro de incapacidades o licencias por maternidad. El afiliado dispone
de un ao a partir de la fecha de ocurrencia del evento que origin la incapacidad o la licencia por maternidad
para solicitar la transcripcin del certificado, siempre y cuando haya cumplido los perodos de cotizacin
respectivos para tener derecho a ste. Art. 23 Decreto 770 de 1975.
6. Toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de catorce (14) semanas en la poca
de parto, remunerada con el salario que devengue al entrar a disfrutar del descanso. Para los efectos de la
licencia de que trata este artculo, la trabajadora debe presentar al empleador un certificado mdico, en el
cual debe constar: a) El estado de embarazo de la trabajadora; b) La indicacin del da probable del parto, y
c) La indicacin del da desde el cual debe empezar la licencia, teniendo en cuenta que, por lo menos, ha de
iniciarse dos semanas antes del parto. Art. 236. Pargrafo 1. CST. Art 1. Ley 1468 de 2011
7. Para acceder a las prestaciones econmicas derivadas de la licencia de maternidad la trabajadora deber,
en calidad de afiliada cotizante, haber cotizado ininterrumpidamente al sistema durante todo su perodo de
gestacin en curso, sin perjuicio de los dems requisitos previstos para el reconocimiento de prestaciones
econmicas, conforme las reglas de control a la evasin. Lo previsto en este numeral se entiende sin
perjuicio del deber del empleador de cancelar la correspondiente licencia cuando exista relacin laboral y se
cotice un perodo inferior al de la gestacin en curso o no se cumplan con las condiciones previstas dentro
del rgimen de control a la evasin para el pago de las prestaciones econmicas con cargo a los recursos del
Sistema General de Seguridad Social en Salud. Art. 3. Decreto 047 de 2000
8. La licencia de maternidad para las mujeres cotizantes independientes con ingreso igual o inferior a un salario
mnimo legal mensual vigente, se liquidar por la EPS o EOC proporcionalmente a los das cotizados que
correspondan al perodo real de gestacin de cada trabajadora. Art. 4 Acuerdo 414 de 2009
9. La licencia remunerada de paternidad opera por los hijos nacidos del cnyuge o de la compaera.
10. El nico soporte vlido para el otorgamiento de licencia remunerada de paternidad es el Registro Civil de
Nacimiento, el cual deber presentarse a la EPS a ms tardar dentro de los 30 das siguientes a la fecha del
nacimiento del menor.Pargrafo1. Art. 1. Ley 1468 de 2011.
11. Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasin del trabajo, y que
produzca en el trabajador una lesin orgnica, una perturbacin funcional, una invalidez o la muerte. Es
tambin accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecucin de rdenes del empleador, o durante
la ejecucin de una labor bajo su autoridad, aun fuera del lugar y horas de trabajo. Las legislaciones de cada
pas podrn definir lo que se considere accidente de trabajo respecto al que se produzca durante el traslado
de los trabajadores desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa. Art. 1. Literal n. Decisin CAN
No 584.
12. Enfermedad Profesional: Todo estado patolgico que sobrevenga como consecuencia obligada de la clase
de trabajo que desempea el trabajador o del medio en que se ha visto obligado a trabajar. Art. 200 numeral
1 CST. Decreto 2566 de 2009
13. Autorizacin para pago por Dispersin Electrnica de Fondos.