Plan Van Aanpak Waterland

COLOFON
PLAN VAN AANPAK
PROJECT INVOERING OMGEVINGSVERGUNNING

Opdrachtgever Gemeente Oostzaan, Landsmeer en Wormerland en Milieudienst
Opdracht W0378.01.01 - PvA Invoering omgevingsvergunning
Rapport Plan van Aanpak
Auteur(s) Projectleiderskring Waterland
Versie Concept 21-01-2008
INHOUDSOPGAVE pagina
1. VOORWOORD.................................................................................................................................4
2. INLEIDING........................................................................................................................................4
2.1 Achtergrond.....................................................................................................................................4
2.2 Projectopdracht...............................................................................................................................5
2.3 Projectdoel......................................................................................................................................5
2.4 Uitgangspunten en randvoorwaarden.............................................................................................5
2.5 Externe partners..............................................................................................................................6
3. GEFASEERDE AANPAK..................................................................................................................6
3.1 Fase 1: Situatieschets en vraagstelling...........................................................................................7
3.2 Fase 2: Inventarisatie nulsituatie.....................................................................................................7
3.3 Fase 3: Gewenste situatie...............................................................................................................8
3.4 Fase 4: Veranderplan......................................................................................................................9
3.5 Fase 5: Implementatie..................................................................................................................10
3.6 Betrokkenheid bestuur en management........................................................................................10
4. PROJECTBEHEERSING................................................................................................................10
4.1 Kwaliteit.........................................................................................................................................10
4.2 Organisatie....................................................................................................................................10
4.3 Volledige samenwerking................................................................................................................11
4.4 Afstemming externe partijen..........................................................................................................14
4.5 Communicatie...............................................................................................................................14
4.6 Personele gevolgen......................................................................................................................15
4.7 Planning........................................................................................................................................15
4.8 Financiën.......................................................................................................................................16
4.9 Risicofactoren...............................................................................................................................18
5. BIJLAGEN......................................................................................................................................21
5.1 Bijlage 1: opsomming van alle vergunningen die onder de Wabo vallen.......................................21
5.2 Bijlage 2: actielijst voor inventarisatie fase....................................................................................22
5.3 Bijlage 3: Organisatie modellen project “omgevingsvergunningen” ..............................................24
1. VOORWOORD
Naar verwachting zal de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (Wabo) per 1 januari
2009 ingevoerd worden. Dit Plan van Aanpak gaat over het traject om te komen tot invoering
van deze wet bij de gemeenten Landsmeer, Oostzaan en Wormerland en de samenwerking
hierover met de milieudienst Waterland. De betreffende gemeenten en de milieudienst
hebben zich verenigd in een projectleiderskring. Het Ministerie van VROM heeft 75
adviesuren beschikbaar gesteld aan de kring, die geleverd worden door PRC (divisie
Bouwcentrum). Het document is geschreven voor de directies van de genoemde gemeenten
en de milieudienst. Zij dienen hun goedkeuring te verlenen aan dit document. Het is in
gezamenlijkheid geschreven door de leden van de projectleiderskring van de gemeenten en
de milieudienst. Gezien de verregaande samenwerkingsinitiatieven wordt het gezamenlijk
schrijven van het Plan van Aanpak als voordeel voor de toekomst gezien. In de keuze voor
de projectorganisatie is ook rekening gehouden met deze samenwerkingsinitiatieven.
Aangezien de gemeente Waterland ook deelneemt aan de Milieudienst Waterland, heeft
deze gemeente deelgenomen aan de bijeenkomsten die tot dit plan van aanpak hebben
geleid.
2. INLEIDING
2.1 Achtergrond
In het kader van “Andere Overheid” zet het Ministerie van VROM onder andere in op het
verlichten van de administratieve lastendruk voor het bedrijfsleden (haar klanten) en het
verbeteren van de dienstverlening. De invoering van de omgevingsvergunning is één van de
belangrijke instrumenten in dit kader.
Op dit moment staat het product, in plaats van de klant, te veel centraal bij
overheidsdiensten. Het idee is om meer aandacht te besteden aan de beleving van de klant.
Communicatie naar de klant speelt daardoor een belangrijke rol. De omgevingsvergunning
houdt in dat de klant een aanvraag kan indienen om toestemming voor alle activiteiten voor
zijn plan die van invloed zijn op de fysieke leefomgeving. De gemeente dient haar
dienstverleningsproces af te stemmen volgens de logica van haar klant. De aanvrager
bepaalt of hij een integrale aanvraag indient of slechts een deel daarvan.
Er is in deze nieuwe situatie één bevoegd gezag, die het integrale besluit neemt over de
aanvraag en over eventuele handhaving, en er is één overzichtelijke procedure bij de
aanvraag van toepassing. Een belangrijk communicatieonderdeel bij het invoeren van de
omgevingsvergunning is het opzetten en inrichten van een digitaal omgevingsloket, waar de
klant bij één loket digitaal informatie over de omgevingsvergunning en bijbehorende wet- en
regelgeving kan krijgen, digitaal een omgevingsvergunning kan aanvragen en informatie over
de vergunning kan raadplegen.
De wet kent twee vormen van integratie, een volledige en incidentele integratie. Volledige
integratie zijn toestemmingen die altijd onder de omgevingsvergunning vallen. Een
incidentele integratie zijn toestemmingen die soms wel en soms niet plaatsgebonden zijn.
Indien er sprake is van een samenloop met een plaatsgebonden activiteit (een bouwplan)
maakt het onderdeel uit van de omgevingvergunning.
RdH/TvD/W0378.01.01 Pagina 4
De meest voorkomende vergunningen die altijd onder een omgevingsvergunning vallen zijn:
de bouw-, sloop-, monumenten- en milieuvergunning en de planologische vrijstelling. Een
overzicht van alle vergunningen is als bijlage 1 toegevoegd.
2.2 Projectopdracht
De directies geven opdracht aan de projectorganisatie om per 1 januari 2009 Wabo-proof te
zijn. Organisatorische maatregelen zijn dan getroffen om de aanvraag via één loket te
ontvangen en via gestroomlijnde processen (in- en externe adviezen) wordt tijdig een besluit
genomen. Voor de gemeenten Wormerland en Landsmeer worden de financiële aspecten
geacht deel uit te maken van het EGEM-i traject.
2.3 Projectdoel
Het doel is om uiterlijk december 2008 gereed te zijn voor de invoering per 1 januari 2009
van de omgevingsvergunning bij de gemeente; dit houdt in dat de omgevingsvergunning
binnen de wettelijke gestelde eisen wordt verstrekt. Hiervoor moeten duidelijke afspraken zijn
gemaakt over in te winnen adviezen bij derden (o.a. de milieudienst) en andere overheden
(bijv. Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier.).
Om er voor te zorgen dat de aanvraag voor een omgevingsvergunning binnen de wettelijke

termijnen wordt afgehandeld zullen binnen de betrokken organisaties werkprocessen
opnieuw worden afgestemd. De nieuwe rol van medewerkers in integrale behandeling krijgt
gestalte. Voorts wordt het primaire proces ondersteund met een vakapplicatie voor
vergunningen. Tevens is er workflow management (WFM) beschikbaar, een document
management systeem (DMS) en koppeling met andere backoffice applicaties
(basisregistraties-BAG, financiën, enz.).
2.4 Uitgangspunten en randvoorwaarden

- In de gemeenten functioneert een professioneel front office die voldoende is toegerust
met kennis en digitale ondersteuning om een initiatiefnemer op een goede wijze te
kunnen bedienen;
- Voor de verstrekking van de omgevingsvergunning wordt de coördinatie zo veel mogelijk
geautomatiseerd uitgevoerd en de voortgang is voor een ieder digitaal inzichtelijk;
- De back office wordt zoveel mogelijk geautomatiseerd uitgevoerd;
- De gemeente hanteert een toezichtplan; het toezicht wordt zo veel als mogelijk
geïntegreerd uitgevoerd;
- Intern dient er zoveel mogelijk aansluiting te worden gezocht bij andere ontwikkelingen
zoals EGEM-I en BAG;
- Uitvoering van het project “omgevingsvergunning” wordt gezamenlijk uitgevoerd door de
WOL gemeenten;
- Het project “omgevingsvergunning” is speerpunt in het samenwerkingsverband van de
WOL gemeenten;
- De te formuleren doelstellingen op het gebied van dienstverlening en de
omgevingsvergunning zullen zo nodig trapsgewijs worden gerealiseerd.
- Afhankelijk van de ontwikkeling van de samenwerking van de WOL gemeenten zal de
gemeente Waterland zoveel mogelijk participeren.
2.5 Externe partners

De keuzes die de gemeenten gaan maken met betrekking tot de Wabo zijn essentieel om
een concreet PvA te maken. Waar leg je welke taken neer en wie krijgt welke rol? Taken en
bevoegdheden die nu bij provincie, gemeenten en waterschap zijn ondergebracht zullen dan
onder verantwoordelijkheid van één bevoegd gezag in een vergunning worden vastgelegd.
De samenwerkingspartners zijn:
- Provincie Noord-Holland;
- Hoogheemraadschap Hollands Noorder Kwartier.
Met deze partners zullen afspraken gemaakt moeten worden over de voortgangsbewaking en
het ambitieniveau. Het is raadzaam deze partners hierover op korte termijn te raadplegen.
3. GEFASEERDE AANPAK
Voor de invoering van de omgevingsvergunning stellen wij een gefaseerde aanpak voor,
zoals die schematisch is weergegeven in onderstaande figuur. Er is voor gekozen om geen
aparte tijdsplanning te geven voor de aanschaf en implementatie van de benodigde ICT
software. De reden hierachter is dat er pas gekozen kan worden voor een ICT pakket op het
moment dat ook de ambities duidelijk zijn. Het gevolg van deze keuze kan (gelet op de
termijnen bij aanbesteding) zijn dat het ICT pakket, wat nodig is om de gewenste ambities
ook daadwerkelijk te realiseren, nog niet beschikbaar is op 1 januari 2009. Ook zonder deze
software is het echter mogelijk om vanaf 1 januari 2009 gewoon Wabo-proof te werken
(paperclip vergunning).
Huidige situatie Gewenste situatie Veranderplan
intern
Situatieschets
Situatieschets
Situatieschets Afweging
Afweging Implementatie
Implementatie
Implementatie
&& Analyse
Analyse Opties
Opties en
en keuze
keuze
Vraagstelling
Vraagstelling
extern
Interviews Workshop
Documentonderzoek Verwerken feedback
Knelpuntenonderzoek
Knelpuntenonde Eindrapportage
Tussenrapportage Evaluatie
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5
02/08 04/08 08/08 10/08
RdH/TvD/W0378.01.01
02/08
Pagina 6
Deze aanpak omvat 5 fases:
− Fase 1: Situatieschets en vraagstelling;

o oprichten projectorganisatie;
o opstellen en vaststellen Plan van Aanpak Wabo.
− Fase 2: Inventarisatie nulsituatie;

o de huidige situatie wordt intern en extern geanalyseerd en een nulmeting
wordt ontwikkeld.
− Fase 3: Gewenste situatie;

o de ambities worden bepaald voor beleid en organisatie;
o de capaciteit wordt geprogrammeerd;
o er worden checklists en werkprocedures ontwikkeld.
− Fase 4: Veranderplan;
o opstellen veranderplan.
− Fase 5: Implementatie.
o het veranderplan wordt uitgevoerd.
3.1 Fase 1: Situatieschets en vraagstelling

In deze eerste fase wordt de projectorganisatie opgericht. De projectorganisatie bestaat uit
een stuurgroep en een projectgroep. Gestart wordt met de formatie van de stuurgroep. Bij de
opstartbijeenkomst van de stuurgroep worden de samenstelling van de project- en
werkgroepen en de globale opdrachtformulering aan de projectgroep vastgesteld.
Daarbij wordt in deze fase ook het Plan van Aanpak door de projectgroep nader uitgewerkt.
In het Plan van Aanpak worden onder meer de verantwoordelijkheden en bevoegdheden en
samenstelling van de stuurgroep en projectgroep duidelijk vastgelegd. De beslispunten in het
kader van het Plan van Aanpak worden door de projectgroep voorbereid en ter
besluitvorming aan de stuurgroep voorgelegd. Op basis van de besluiten wordt dit Plan van
Aanpak nader uitgediept en gedetailleerd.
3.2 Fase 2: Inventarisatie nulsituatie

Fase 2 omvat een nulmeting van het vergunningverlenings- en handhavingsproces van de
verschillende gemeenten en de milieudienst. Er wordt gekeken naar verschillende aspecten
van het loket en de vergunningen, de handhaving en bezwaar & beroep. ICT wordt ook
meegenomen in de nulmeting. Door de nulsituatie in kaart te brengen kan later bepaald
worden wat de gewenste situatie is.
In de nulmeting wordt ingegaan op de volgende vragen:
− Wat is de werkwijze bij het loket, bij de vergunningverlening en de handhaving? Is

er een bepaald beleidsplan en zijn er bijvoorbeeld checklists?
− Welke producten/diensten worden er geleverd (soorten/aantallen)?
− Wat is de huidige capaciteit van de verschillende afdelingen en bestuursorganen?
− Wat is het aanwezige kennisniveau bij de verschillende afdelingen?
− Wat is de bereikbaarheid van het loket (fysiek en digitaal) en wat is de relatie met
de back office?
− Wat zijn de sterke en zwakke punten van de verschillende taakvelden?
− Bestaan er afspraken tussen afdelingen (intern) en/of overige partijen (extern)?
− Bestaan er combinaties van vergunningaanvragen (bijvoorbeeld sloop-, bouwen
milieuvergunning)? Welke combinaties in welke hoeveelheden zijn er?
− Welke ondersteunde systemen worden er gebruikt binnen de verschillende
afdelingen? Hoe ver is de digitalisering?
In bijlage 2 is een lijst te vinden van de acties die bij de verschillende taakvelden horen en
wie deze acties uitvoert.
De informatie die wordt verzameld is afkomstig uit afdelings- en beleidsplannen,

handhavingsnota’s, workflow- en andere registratie- en beheersystemen en interviews met
bestuurder(s), medewerkers en leidinggevenden. Op basis van de verzamelde informatie
kunnen aan het einde van de tweede fase de volgende vragen worden beantwoord:
− Wat is het ambitieniveau van de verschillende gemeenten en de milieudienst, in

welke mate worden de vergunningverlenings- en handhavingactiviteiten over de
verschillende onderwerpen geïntegreerd (Bouwen, Gebruik, Milieu en APV)?
− In welke mate worden aanpassingen gedaan in de vergunningenregistratie- en
beheersystemen en andere ICT applicaties van de diverse afdelingen en
bestuursorganen?
− Welke opdrachten kunnen worden geformuleerd voor de afzonderlijke
werkgroepen (ICT, Loket, vergunningen, toezicht, handhaving)?
3.3 Fase 3: Gewenste situatie

In deze fase wordt de nieuwe werkwijze voor de omgevingsvergunning ontworpen. Er wordt
bepaald wat de ambities zijn voor de verschillende taakvelden in beleid en organisatie, de
capaciteit en de werkprocessen.
Vragen die in dit gedeelte beantwoord zullen worden:
− Hoe wordt het front office en back office ingericht? Wie heeft welke rol in de twee
offices en hoe wordt er samengewerkt?
− Wat zijn de gewenste kwaliteiten van de medewerkers?
− Is er genoeg capaciteit? Is er uitbreiding mogelijk en/of nodig?
− Wat zijn de beleidsuitgangspunten voor het vergunningverlenings- en
handhavingsproces?
− Hoe ga je om met het coördineren van meervoudige vergunningen?
− Hoe kunnen verschillende activiteiten ten opzichte van elkaar worden
geprioriteerd?
− Hoe zullen de werkprocessen in kaart worden gebracht?
− Welke afspraken dienen er gemaakt te worden met externe partijen zoals
provincie, waterschappen, regionale milieudienst, etc.?
− Wat is het programma van eisen voor een nieuw systeem?
− Is het wenselijk om een aantal bevoegdheden te mandateren?
− Wordt er direct gestart met de digitalisering van het bouw/milieuarchief?
− Is de werkwijze en de onderliggende ondersteuning en informatiestromen
(bestemmingsplannen) adequaat?
− Hoe zal de juridische component worden ingevuld (met name op het gebied van
bezwaar en beroep)?
− Wat zijn de mogelijkheden en onmogelijkheden bij het uitvoeren van taken op het
gebied van digitale uitwisseling ruimtelijke plannen en Wet kenbaarheid publieke
beperkingen en Basisadministratie adressen en gebouwen?
Het resultaat van de onderzoeken in deze fase is dat er in beeld gebracht is en dat er een
programma is opgesteld waarin de gewenste werksituatie en capaciteitsbehoefte staan
beschreven. Dit heeft tot doel de gemaakte keuzes die nodig zijn voor de implementatie vast
te leggen.
3.4 Fase 4: Veranderplan

De resultaten van fase 3 geven input voor een veranderplan dat gebruikt zal worden om te
komen van de huidige situatie naar de gewenste situatie. Het veranderplan is de basis voor
de volgende fase: de implementatie van de verandering.
In het implementatieplan worden de volgende vragen beantwoord:
− Wat is de planning?
− Welke capaciteit is benodigd voor de invoering van de omgevingsvergunning (het
doorvoeren van de verandering)?
− Welk budget is er benodigd voor de invoering van de omgevingsvergunning (het
doorvoeren van de verandering)?
− Welke capaciteit is benodigd, op welke plaats in de organisatie, voor de uitvoering
van de Wabo?
− Welke kosten zijn er verbonden aan de uitvoering van de Wabo?
− Welke legesinkomsten gerelateerd aan de omgevingsvergunningen worden
verwacht?
− Hoe liggen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden tijdens het proces van de
verandering?
− Hoe wordt omgegaan met weerstand binnen de gemeentelijke organisatie?
− Wat is de rol van het management bij de implementatie?
− Moeten er trainingen/opleidingen worden georganiseerd en/of gevolgd?
3.5 Fase 5: Implementatie
In deze fase begint de uitvoering van het veranderplan. In de voorliggende periode is gewerkt
aan het maken en vastleggen van de juiste keuzes voor een passende invoering van de
omgevingsvergunning.
Deze stap is in grote mate afhankelijk van de resultaten van de voorgaande stappen. De
ervaring leert dat deze stap erg intensief is. Werkprocessen worden aangepast en op elkaar
afgestemd, kwaliteitsafspraken worden ingevoerd, nieuwe werkzaamheden moeten worden
opgepakt, oude gebruiken moeten worden losgelaten. Dat vereist veel energie en inspanning
van management en medewerkers.
De verwachting is dat het daadwerkelijk invoeren van de nieuwe werkwijze circa drie
maanden in beslag zal nemen en in januari 2009 kan worden afgerond.
3.6 Betrokkenheid bestuur en management

Om op succesvolle wijze de omgevingsvergunning in te voeren binnen de organisaties is het
essentieel dat het bestuur en management voldoende wordt betrokken bij het proces.
Deze betrokkenheid zal worden gerealiseerd door het project als vast agendapunt op te
nemen in het MT-overleg van de verschillende deelnemende organisaties.
4. PROJECTBEHEERSING
4.1 Kwaliteit
Het is van groot belang dat de kwaliteit van het hele project gewaarborgd wordt. Er dienen
duidelijke afspraken gemaakt te worden over de organisatie, communicatie, mogelijke
personele gevolgen, planning, financiën en risico’s. Om de kwaliteit te waarborgen wordt in
dit Plan van Aanpak een aantal maatregelen genomen:
− Gezamenlijke aanpak door gemeenten en milieudienst;

− Betrokkenheid MT/directie en bestuur;
− Aanwijzing van projectleiders.
4.2 Organisatie
De organisatie zal sterk afhankelijk zijn van de mate van samenwerking tussen de
gemeenten. De Wabo raakt verschillende afdelingen en disciplines in de organisatie. Daarom
is het van belang dat al deze organisatieonderdelen bij de implementatie van de Wabo
worden betrokken. De projectorganisatie dient derhalve duidelijk vastgesteld te worden. Van
belang is dat de betrokken afdelingen zich ook vertegenwoordigd voelen in de
projectorganisatie.
Er kan een onderscheid gemaakt worden in 3 organisatie modellen; volledige samenwerking,

gedeeltelijke samenwerking en geen samenwerking. Gezien de huidige initiatieven tussen de
deelnemende gemeenten is er in dit Plan van Aanpak voor gekozen om het organisatie
model volledige samenwerking aan te houden. Mocht hier anders over worden beslist dan
zijn de overige samenwerkingsvormen opgenomen in de bijlage.
4.3 Volledige samenwerking
In dit model wordt er één Plan van Aanpak gemaakt dat in alle gemeenten wordt uitgevoerd.
De organisatie zal in dit model bestaan uit drie lagen; een stuurgroep, een projectgroep
(inclusief informanten) en werkgroepen.
De projectorganisatie ziet er als volgt uit:
De drie lagen worden als volgt ingevuld:
Stuurgroep
De stuurgroep draagt de verantwoording voor het vaststellen van de projectkaders en de

besluitvorming gedurende het proces. De stuurgroep wordt geïnformeerd en voorbereid door
de projectgroep. De stuurgroep informeert het college.
Leden stuurgroep (6 leden):
− Bestuurder gemeente Wormerland;

− Bestuurder gemeente Oostzaan;
− Bestuurder gemeente Landsmeer;
− MT lid gemeente Wormerland;
− MT lid gemeente Oostzaan;
− MT lid gemeente Landsmeer .
Vergaderfrequentie: eens per 2 maanden en dit wordt afgestemd met de fasering.
Projectgroep
De projectgroep rapporteert aan de stuurgroep en is verantwoordelijk voor de algehele

coördinatie, de voortgang van de projectwerkzaamheden en de afstemming tussen de
verschillende afdelingen en gemeenten. De projectgroep heeft als doelstelling besluitvorming
binnen de kaders en voorbereiden van de kader overschrijdende issues, zodat de
besluitvorming hieromtrent door de stuurgroep kan plaatsvinden.
Leden projectgroep (5 leden):
− Projectleider
MT lid deelnemende gemeente;
− Assistent-projectleider Projectleider interne of extern geworven
;
− Deelprojectleider Loket & Vergunningen
;
− Deelprojectleider Handhaving en bezwaar&beroep;
− Deelprojectleider ICT-voorzieningen .
Tijdens de invulling van de projectgroep zal er voor worden gezorgd dat alle deelnemende
gemeenten vertegenwoordigd zijn.
Ondersteuning:
− Communicatie advies;
− Secretariaat Omgevingsvergunning;
− Personeel en organisatie.
Informanten
De rol van de informant is tweeledig, enerzijds het doorgeven van kennis aan de projectgroep
en anderzijds kennis nemen van de voortgang van het project. De redenen voor het
benoemen van informanten is dat hierdoor het draagvlak en de betrokkenheid binnen de
organisatie voor de omgevingsvergunning wordt vergroot. Ook wordt op deze wijze optimaal
gebruik gemaakt van de aanwezige kennis binnen onze eigen organisatie.
Vergaderfrequentie: eens per 3 weken en dit wordt afgestemd met de fasering
Werkgroepen
Gedurende het project zullen drie werkgroepen door de deelprojectleiders worden
geformeerd, namelijk een werkgroep Loket&Vergunningen, Handhaving en Bezwaar&Beroep
en ICT-Voorzieningen. De werkgroepen dienen te bestaan uit de specialisten van gemeente
en milieudienst op het desbetreffende vakgebied.
4.4 Afstemming externe partijen

Er wordt op dit moment geen externe projectorganisatie opgezet. Wel moet worden
vastgesteld dat met een aantal partijen in ieder geval overleg moet worden gevoerd en dat er
met die partijen ook afstemming moet worden bereikt over de nieuwe werkwijze na 1 januari
2009. Deze partijen zijn op grond van hun rol als bevoegd gezag:
− Hoogheemraadschap Hollands Noorder Kwartier;
− Provincie.
Partijen waarmee overlegd dient te worden op grond van hun adviesrol zijn:
− Brandweer;
− Rijksdienst voor Archeologie, Cultuurlandschap en Monumenten.
Kernpunten van het overleg betreffen onder meer:

− Afstemming procedures en werkwijzen;
− Afstemming ICT/automatisering;
− Waar noodzakelijk inhoudelijke afstemming;
− Eventueel afstemming over de plaats waar de werkzaamheden worden uitgevoerd
en op welke wijze de werkafspraken (bestuurlijk) worden verankerd;
− Afstemming planningen om de implementatie voor te bereiden en uit te voeren.
Uiteraard zal per overlegpartner de agenda nader afgesproken worden.
4.5 Communicatie
In de volgende tabel is een eerste ruwe versie gegeven van de communicatiestrategie. Er zal
een communicatieplan opgesteld moeten worden. In dit plan dient onderstaande tabel nader
uitgewerkt te worden. Voordat het College dit plan van aanpak zal behandelen dient er een
presentatie van dit plan van aanpak gegeven te worden.
De projectgroep is belast met de verdere uitwerking van de communicatiestrategie.
Met wie Door wie Inhoud Frequentie/ Vorm/medium
Communicatie-
momenten/
Raad College Voorkomende Raadsformats

gevallen en directe informatie
desgewenst naar de
Commissie(s)
College Opdrachtgevers/ Voorkomende Schriftelijk via
projectleider gevallen gebruikelijke
formats
Portefeuillehouder Projectleider Inhoudelijke Minimaal schriftelijk,

voortgang zo mogelijk overleg
bestuurlijke
aandachtspunten
Opdrachtgevers Projectleider Totale voortgang 1 maal per maand notities

knelpunten
ambtelijke en
bestuurlijke
aandachtspunten
Externe Projectleider Nog te plannen Overleg

overlegpartners overleg documenten
Interne Voortgang inhoud
overlegpartners
Overige Project als totaal
medewerkers
Externe Voor
belanghebbenden buitenstaanders
relevante
informatie
4.6 Personele gevolgen

De invoering van de Wabo heeft gevolgen voor medewerkers binnen de organisatie.
Onderzocht dient te worden of de huidige bezetting voldoende is om ook in de nieuwe
situatie goed te kunnen functioneren. Los van de uitkomst van het onderzoek is wel duidelijk
dat de huidige medewerkers opgeleid dienen te worden om te werken met de Wabo. Het is
hierbij van belang om in een vroegtijdig stadium de OR en P&O (HRM) te betrekken. Het is
mogelijk dat er of nieuwe functies gecreëerd dienen te worden of dat huidige functies
aangepast worden.
4.7 Planning
Hieronder volgt een globale planning. Deze globale planning dient door de projectgroep
uitgewerkt worden in een gedetailleerde planning. Voor de globale planning wordt
aangesloten bij de fasen zoals benoemd in hoofdstuk 3.
wanneer fase
Januari/februari 2008 1. vaststellen Plan van Aanpak
februari 2008 tot april 2008 2. inventarisatiefase
3. gewenste situatie/afwegingen en keuzen
april 2008 tot juni 2008 -beleid en organisatie
juni 2008 -capaciteit
juli 2008 -werkprocessen
augustus 2008 tot oktober 2008 4. veranderplan
oktober 2008 tot december 2008 5. implementatiefase
4.8 Financiën
De financiën dienen in 2 soorten kosten onderverdeeld te worden: investeringskosten en
exploitatiekosten.
Investeringskosten:
− Inzet eigen uren;
− Inzet derden;
− Inkoop cursussen;
− Bijkomende kosten;
− ICT/Automatisering;
− Stelpost en overig.
Exploitatiekosten:
− Bemensen van het loket;
Indicatie gezamenlijke projectkosten
Aantal personen Aantal uren Aantal vergaderingen Kosten

Bestuurder gemeente 1 4 6 2.160,-
Wormerland
Oostzaan
Landsmeer
MT lid gemeente 1 4 6 2.160,-
Wormerland
Oostzaan
Landsmeer
Totaal kosten 12.960,-
stuurgroep
Stuurgroep
Projectleider MT 1 4 12 4.320,-
Assistentprojectleider 1 4 12 4.320,-
Deelprojectleider 1 4 12 4.320,-
Totaal kosten 21.160
projectgroep
Projectgroep
Deelprojectgroep
Specialist Landsmeer 1 4 12 4.320,-
Specialist Oostzaan 1 4 12 4.320,-
Specialist Wormerland 1 4 12 4.320,-
deelprojectgroep
Kosten
Deelprojectgroep loket en vergunningen 21.160,-
Deelprojectgroep Handhaving en Bezwaar&Beroep 21.160,-
Deelprojectgroep ICT 21.160,-
Totaal kosten deelprojectgroepen 64.800,-
Informantengroep
Specialist gemeente 1 1 12 1.080,-
informanten 4 1 12 4.320,-
informantengroep
Kosten
Informantengroep Loket en vergunningen 5.400,-
Informantengroep Handhaving bezwaar en beroep 5.400,-
Informantengroep ICT 5.400,-
Totaal kosten informantengroep per gemeente 16.200,-
Kosten
Landsmeer 16.200,-
Oostzaan 16.200,-
Wormerland 16.200,-
Totaal gezamenlijke kosten informantengroep 48.600,-
Overleg algemeen
uren kosten
Projectleider 72 6.480,-
Assistent projectleider 622 55.980,-
deelprojectleider 24 2.160,-
Totale kosten overleg 64.620,-
algemeen
Ondersteuning
Aantal gemeenten Uren kosten
P&O 3 40 10.800,-
Secretariaat 1 144 12.960,-
Communicatie 3 55 14.850,-
Totaal gezamenlijke 38.610,-
ondersteuning
Totaal gezamenlijke projectkosten

Kosten
Stuurgroep 12.960,-
Projectgroep 21.160,-
Deelprojectgroep 64.800,-
Informantengroep 48.600,-
Overleg algemeen 64.620,-
Ondersteuning 38.610,-
Opleidingen 25.000,-
ICT software (1 organisatie eenheid) 100.000,-*
ICT hardware 25.000,-
Communicatiemiddelen (brochures, e.d.) 10.000,-
Huisvesting ten laste van organisatie verandering n.b.t.
Totaal gezamenlijke projectkosten 420.750,- *
*) De kosten voor aanschaf van de ICT software is afhankelijk van het ambitie niveau voor digitalisering van de Wabo. De hier
gehanteerde prijs is dan ook alleen richtinggevend, de werkelijke kosten kunnen uiteenlopen van €30.000,- tot €150.000,-.
*) Bij bovenstaande berekeningen is uitgegaan van een standaardtarief voor een interne medewerker van € 90,-. De keuze kan
gemaakt worden om voor de assistent-projectleider een externe kracht in te huren. De totale gezamenlijke projectkosten,
uitgegaan van een extern tarief van € 120,-, zullen dan uitkomen op € 490.850,-.
4.9 Risicofactoren
De kwaliteit kan onder druk komen te staan door de aanwezige risico’s bij dit project. Dit kan
ondervangen worden door gebruik te maken van risicoanalyse en risicomanagement. De
risicoanalyses dienen niet alleen vooraf uitgevoerd te worden maar ook tijdens het project.
De omstandigheden en dus ook de risico’s kunnen immers veranderen. Als de risico analyse
verandert dan moet ook het risicomanagement hierop aangepast te worden.
De belangrijkste risicofactoren bij invoering van de Wabo zijn:

− Financiële risico’s;
− Juridische risico’s;
− Tijdsrisico’s
− ICT risico’s;
− Overige risico’s.
Financiële risico’s
De financiële risico’s kunnen onderverdeeld worden in 2 groepen, risico’s voor
inwerkingtreding en implementatie en risico’s na inwerkingtreding en implementatie (m.a.w.
tijdens de beheerfase).
− Risico’ s voor inwerkingtreding
De kostenraming voor het begin van het project zal gebaseerd zijn op een aantal
aannames. Voorbeelden hiervan zijn de hoeveelheid eigen uren en de inzet van
derden. Het is van belang deze aannames zo goed mogelijk vooraf vast te stellen.
− Risico’s tijdens beheerfase

De belangrijkste risico’s hebben betrekking op de vraag in hoeverre de kosten
daadwerkelijk kunnen worden doorberekend aan de aanvragers. Het is onduidelijk
in hoeverre dit het geval zal zijn.
Juridische risico’s
− De gemeente is verplicht mee te werken aan het uitvoeren van de wettelijke
bepalingen zoals die worden vastgelegd in de Wabo. In die zin heeft de gemeente
geen mogelijkheid om een eigen koers te varen.
− Aangenomen wordt dat de wetgever straks een aantal sancties kan opleggen voor
die situaties waar gemeente aantoonbaar en verwijtbaar in gebreke blijven.
Hierover is nog geen informatie beschikbaar.
− Een andere kant aan dit risico is de kant van de aanvrager zelf. Bij een
eenvoudige aanvraag bijvoorbeeld kan termijnoverschrijding ongewenste
juridische gevolgen hebben.
Tijdsrisico’s
Voor het project gelden een tweetal belangrijke tijdsrisico’s. Ten eerste is de planning tot eind
2008 krap en is er weinig ruimte voor vertraging. Ten tweede zal snel moeten worden gestart
met de aanbesteding op ICT gebied, dit heeft te maken met de doorlooptijd van
aanbestedingen (Europese wetgeving) Als dit niet gebeurd kan er voor eind 2008 eventueel
geen nieuw systeem worden geïmplementeerd.
ICT-risico’s
VROM zorgt voor een belangrijk deel van de benodigde software en het functioneren van de
landelijke server voor het indienen van vergunningsaanvragen. Deze voorzieningen evenals
de installatie van de software en eventuele aanpassingen van onze eigen ICT vormen een
risico.
Overige risico’s
Als overige risico’s kunnen afstemming met de provincie en scholing van de medewerkers
genoemd worden.
− Afstemming provincie;
Met de provincie zullen goede en duidelijke afspraken moeten worden gemaakt
met betrekking tot die gevallen waarin de provincie het bevoegde gezag is en de
gemeente een adviserende rol heeft; daarbij gaat het ook om praktische zaken als
ter inzage legging, hoorzittingen, communicatie en leges.
− Scholing medewerkers;
De betrokken medewerkers moeten tijdig en voldoende geschoold zijn om
uitvoering aan de Wabo te kunnen geven. Ook hierin schuilt een risico.
5. BIJLAGEN
5.1 Bijlage 1: opsomming van alle vergunningen die onder de Wabo vallen
Toestemmingen die altijd onder een omgevingsvergunning vallen zijn (volledige integratie):
- krachtens de Woningwet: de ontheffing van het Bouwbesluit 2003 en de
bouwvergunning;
- krachtens nieuwe Wet ruimtelijke ordening: de sloop- en aanlegvergunning,
binnenplanse ontheffing, projectbesluit, tijdelijke ontheffing van het bestemmingsplan,
ontheffing van het bestemmingsplan in bij AmvB aangegeven gevallen en de
buitenwerkingstelling van een beheersverordening ten behoeve van een project;
- krachtens de Wet milieubeheer: de milieuvergunning en milieumelding;
- krachtens de Mijnbouwwet: de mijnbouwmilieuvergunning;
- krachtens de Monumentenwet 1998: de monumenten- en sloopvergunning;
- krachtens de Wet verontreiniging oppervlaktewateren: de vergunning voor indirecte
lozingen;
- krachtens de Bouwverordening: de ontheffing van een voorschrift, gebruiksvergunning
en sloopvergunning;
- krachtens Gemeentelijke verordeningen: de inritvergunning, uitritvergunning,
kapvergunning, sloopvergunning, alarminstallatievergunning, aanlegvergunning,
reclamevergunning en de monumentenvergunning.
Toestemmingen die alleen onder een Omgevingsvergunning vallen als deze samenlopen
met de plaatsgebonden activiteit, zijn een aantal specifieke toestemmingen op grond van:
- krachtens de Wet milieugevaarlijke stoffen: grondslag voor vergunning;

- krachtens de Wet inzake luchtverontreiniging: grondslag voor vergunning t.a.v.
handelingen;
- krachtens de Wet bodembescherming: ontheffing;
- krachtens de Wet geluidhinder: vergunning voor bij AmvB aangegeven toestellen en
besluit tot vaststelling hogere grenswaarden;
- krachtens de Flora- en faunawet: kennisgeving en ontheffing;
- krachtens de Natuurbeschermingswet 1988: vergunning tot handeling in een beschermd
natuurgebieden de vergunning tot handelingen met gevolgen voor habitats en soorten
- provinciale verordeningen;
- gemeentelijke verordeningen.
De wetgever heeft de drank en horecawet er buiten gehouden. De horecavergunning, de

exploitatievergunning en de terrasvergunning maken geen onderdeel uit van de
Omgevingsvergunning.
Ook is er de mogelijkheid om toestemmingen en vergunningen op basis van gemeentelijke

en provinciale verordeningen aan te haken bij de Omgevingsvergunning. De gemeente is
hierin dus vrij, maar moet als ze dit doet hier wel de verordening voor aanpassen.
5.2 Bijlage 2: actielijst voor inventarisatie fase
Algemeen
Aktie Door wie (niveau) Betrokkenen Termijn
1 1. Analyseren beschikbare basisbestanden (milieu, Vergunningverlenende afdelingen
bouwen, gebruik, kappen, monumenten etc.). &
Inventariseer hiermee het jaarlijkse aantal verleende Publiekscontacten
vergunningen en het totale aantal vergunde situaties.
2 2. Bepaal meest kritische elementen bij Vergunningverlenende afdeling

&
Publiekscontacten
Front/back office
1 1. Vaststellen gewenst serviceniveau MT / B&W/MDW
2 2. Eisen aan de organisatie: MT / B&W/MDW

 Eisen aan faciliteiten
 Profiel medewerkers Publiekscontacten
Vergunningverlening
Aktie Door wie (beslissen) Betrokkenen Termijn
1. Keuze maken welk serviceniveau de organisatie wil MT/B&W/MDW
bieden in termen van snelheid, kwaliteit en
dienstbaarheid?
Er moet, gelet op de korte doorlooptijd van 8 weken,
worden vastgelegd waar de nadruk op komt te liggen.
2. Bepaal welk type werkprocessen in welke aantallen MT/MDW
worden verwacht.
3. Maak op hoofdlijnen inzichtelijk welke consequenties Werkgroep/ Extern (VROM en

het serviceniveau heeft voor de stappen in het andere gemeenten)
vergunningproces, de contact-momenten met de
aanvragers en de rol van de medewerker.
Hierbij gaat het met name om de vergunningmanager,
frontofficemedewerker, toetsers van aanvragen, maar
ook de portefeuillehouder
4. Ga op basis van het aantal werkprocessen en het Werkgroep/ Extern
gewenste serviceniveau na welke competenties van (VROM en andere gemeenten)
medewerkers vereist zijn.
Bepaal tevens het verschil tussen beschikbare en
vereiste competenties. En stel vast welke
mogelijkheden er zijn om het verschil, de eventuele
competentiekloof, op te vullen.
5. Behalve inzicht in de ‘grote massa’ van type Werkgroep/ Extern
aanvragen en hierbij behorende werkprocessen, is
afstemming met de provincie, en het waterschap van
belang. Wanneer adviezen of verklaringen van geen
bedenkingen tussen organisaties uitgewisseld dienen
te worden, moeten deze partijen procesafspraken
maken.
Opm:Eerst intern organiseren, daarna buiten de
organisatie kijken. breng wel je externe partners in
beeld (welstand, provincie, waterschap, brandweer
etc.)
6. Mandatering beslissing Omgevingsvergunning MT/MDW
regelen
Handhaving
1 1. Inzicht in aantallen en typen van totaal aantal Vergunningverlenende
vergunde situaties waarbij sprake is van samenloop afdelingen
(gebruiksvergunning, milieuvergunning/melding)
(geeft inzicht in structurele handhavingopgave
(toezicht)) en aantallen te verlenen vergunningen
waarbij sprake is van samenloop (geen inzicht in
nieuwe handhavingactiviteiten (inspectie))
2 2. Nader uitwerken van het geïntegreerde Opstelling door handhavende
handhavingprogramma van de gevallen van afdelingen
samenloop in de handhaving waarbij aandacht moet Vaststelling door college
worden besteed aan:
o Analyse van de handhavingopgave voor de
afdelingen van samenloop (op welke momenten
controle / frequenties? Onderscheid in realisatiefase,
oplevering, exploitatie, sloop, verbouw en renovatie)
o Bepaling welke inhoudelijke expertise
leidend is; gaan we:
- met elkaar controleren;
- na elkaar controleren;
- voor elkaar controleren;
- voor elkaar signaleren.
3 3. Analyse wat gevolgen zijn voor de gemeenten voor Handhavende afdelingen
de afdelingen en de samenloopgevallen bij een meer
geïntegreerde aanpak
Gevolgen op strategisch (beleid) niveau, tactisch
niveau (planning, programmering, verslaglegging) en
operationeel niveau.
Bezwaar & Beroep

1 1. Inzicht in aantallen en typen van totaal aantal Vergunningverlenende
vergunde situaties waarbij sprake is van samenloop afdelingen
(gebruiksvergunning, milieuvergunning/melding)
(geeft inzicht in structurele handhavingopgave
(toezicht)) en aantallen te verlenen vergunningen
waarbij sprake is van samenloop.
2 2. Bepaling mate van integratie van juristen; Afdelingen waar juristen belast
Gaan we met meerdere specifieke juristen naar zijn met bezwaar en beroep bij
commissie, rechtbank en Raad van State of vergunningen, die onder de
integreren we (gedeeltelijk) elkaars werkzaamheden? WABO vallen.
4 3. Analyse wat de gevolgen zijn voor de gemeenten MT/MDW
voor de afdelingen waar juristen werken op tactisch
en operationeel niveau
ICT
1 1. Workflowmanagement systeem introduceren MT/afdeling/MDW
2 2. Keuze maken of aanvraag moet worden geprint MT/MDW
waarna behandeling plaatsvindt of digitale
3 3. Als gekozen wordt voor digitale verwerking dan ICT/MDW
vraagt dit ook om een volledige digitalisering van alle
(bestaande) documenten. Informatie per pand, per
object en per activiteit op perceelsniveau bundelen.
Opm: denk hierbij om archiefwet, papieren archief.
4 4. Digitalisering frontoffice, keuze maken welke MT/MDW
functionaliteiten we via de website willen laten lopen.
5 5. Voor optimale dienstverlening en efficiënte werkwijze MT/MDW
moeten dossiers aangaande omgevingsvergunning
op perceelsniveau worden gearchiveerd.
5.3 Bijlage 3: Organisatie modellen project “omgevingsvergunningen”
Gedeeltelijke samenwerking
In dit model wordt er één basis Plan van Aanpak gemaakt dat als raamwerk zal dienen voor
de individuele plannen van aanpak. De samenwerking zal bestaan uit gezamenlijke
afspraken maken met externe partijen. De organisatie zal in dit model bestaan uit vier lagen;
één regiegroep en in iedere gemeente een stuurgroep, een projectgroep (inclusief
informanten) en werkgroepen.
De vier lagen worden als volgt ingevuld:
Regiegroep
De taak van de regiegroep is het coördineren van de gezamenlijk uit te voeren acties, zoals
afspraken maken met externe partijen.
Leden regiegroep:
− Projectleider Gemeente Wormerland;

− Projectleider Gemeente Oostzaan;
− Projectleider Gemeente Landsmeer;
− Projectleider Milieudienst.
Stuurgroep

de projectgroep.
Leden stuurgroep:
− Management team desbetreffende gemeente
Projectgroep
De projectgroep rapporteert aan de opdrachtgevers en is verantwoordelijk voor de algehele

Leden projectgroep:
− Voorzitter (Afdelingshoofd VROM);

− Projectleider;
− Deelprojectleider Loket & Vergunningen ;
− Deelprojectleider ICT-voorzieningen .
Ondersteuning:
Informanten
De rol van de informant is tweeledig enerzijds het doorgeven van kennis aan de projectgroep
Werkgroepen
en ICT-Voorzieningen. De werkgroepen dienen te bestaan uit de specialisten van de
gemeente en milieudienst op het desbetreffende vakgebied.
Geen samenwerking
In dit model wordt het Plan van Aanpak samen vastgesteld maar daarna gaat ieder zijn eigen
weg. De projectorganisatie in dit model bestaat uit drie lagen; een stuurgroep, een
projectgroep (inclusief informanten) en werkgroepen.
De drie lagen:
Stuurgroep

de projectgroep.
Leden stuurgroep:
− Management team desbetreffende gemeente.
Projectgroep
De projectgroep rapporteert aan de opdrachtgevers en is verantwoordelijk voor de algehele

Leden projectgroep:
− Voorzitter (Afdelingshoofd VROM);

− Projectleider;
− Deelprojectleider Loket & Vergunningen ;
− Deelprojectleider ICT-voorzieningen.
Ondersteuning:
Informanten
De rol van de informant is tweeledig enerzijds het doorgeven van kennis aan de projectgroep
Werkgroepen
en ICT-Voorzieningen. De werkgroepen dienen te bestaan uit de specialisten van de
gemeente en milieudienst op het desbetreffende vakgebied.

Plan Van Aanpak Waterland

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Plan Van Aanpak Waterland

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

COLOFON

PLAN VAN AANPAK

PROJECT INVOERING OMGEVINGSVERGUNNING

Om er voor te zorgen dat de aanvraag voor een omgevingsvergunning binnen de wettelijke

2.4 Uitgangspunten en randvoorwaarden

2.5 Externe partners

Huidige situatie Gewenste situatie Veranderplan

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5

02/08 04/08 08/08 10/08

− Fase 1: Situatieschets en vraagstelling;

− Fase 2: Inventarisatie nulsituatie;

− Fase 3: Gewenste situatie;

3.1 Fase 1: Situatieschets en vraagstelling

3.2 Fase 2: Inventarisatie nulsituatie

In de nulmeting wordt ingegaan op de volgende vragen:

− Wat is de werkwijze bij het loket, bij de vergunningverlening en de handhaving? Is

De informatie die wordt verzameld is afkomstig uit afdelings- en beleidsplannen,

− Wat is het ambitieniveau van de verschillende gemeenten en de milieudienst, in

3.3 Fase 3: Gewenste situatie

Vragen die in dit gedeelte beantwoord zullen worden:

3.4 Fase 4: Veranderplan

In het implementatieplan worden de volgende vragen beantwoord:

3.6 Betrokkenheid bestuur en management

− Gezamenlijke aanpak door gemeenten en milieudienst;

Er kan een onderscheid gemaakt worden in 3 organisatie modellen; volledige samenwerking,

De projectorganisatie ziet er als volgt uit:

De drie lagen worden als volgt ingevuld:

De stuurgroep draagt de verantwoording voor het vaststellen van de projectkaders en de

− Bestuurder gemeente Wormerland;

Vergaderfrequentie: eens per 2 maanden en dit wordt afgestemd met de fasering.

De projectgroep rapporteert aan de stuurgroep en is verantwoordelijk voor de algehele

Leden projectgroep (5 leden):

Vergaderfrequentie: eens per 3 weken en dit wordt afgestemd met de fasering

4.4 Afstemming externe partijen

Kernpunten van het overleg betreffen onder meer:

Uiteraard zal per overlegpartner de agenda nader afgesproken worden.

Raad College Voorkomende Raadsformats

Portefeuillehouder Projectleider Inhoudelijke Minimaal schriftelijk,

Opdrachtgevers Projectleider Totale voortgang 1 maal per maand notities

Externe Projectleider Nog te plannen Overleg

4.6 Personele gevolgen

Indicatie gezamenlijke projectkosten

Aantal personen Aantal uren Aantal vergaderingen Kosten

Totaal gezamenlijke projectkosten

De belangrijkste risicofactoren bij invoering van de Wabo zijn:

− Risico’s tijdens beheerfase

- krachtens de Wet milieugevaarlijke stoffen: grondslag voor vergunning;

De wetgever heeft de drank en horecawet er buiten gehouden. De horecavergunning, de

Ook is er de mogelijkheid om toestemmingen en vergunningen op basis van gemeentelijke

2 2. Bepaal meest kritische elementen bij Vergunningverlenende afdeling

2 2. Eisen aan de organisatie: MT / B&W/MDW

3. Maak op hoofdlijnen inzichtelijk welke consequenties Werkgroep/ Extern (VROM en

Bezwaar & Beroep

5.3 Bijlage 3: Organisatie modellen project “omgevingsvergunningen”

De vier lagen worden als volgt ingevuld:

− Projectleider Gemeente Wormerland;

De stuurgroep draagt de verantwoording voor het vaststellen van de projectkaders en de

− Management team desbetreffende gemeente

Vergaderfrequentie: eens per 2 maanden en dit wordt afgestemd met de fasering.

De projectgroep rapporteert aan de opdrachtgevers en is verantwoordelijk voor de algehele

− Voorzitter (Afdelingshoofd VROM);

Vergaderfrequentie: eens per 3 weken en dit wordt afgestemd met de fasering

De stuurgroep draagt de verantwoording voor het vaststellen van de projectkaders en de