Professional Documents
Culture Documents
Prirucnik Za Nevladine Organiyacije PDF
Prirucnik Za Nevladine Organiyacije PDF
Autori:
Jasna Dragani
Inka ehovi
Enisa Puli
UPRAVLJANJE PROJEKTOM
PRIPREMILI:
JASNA DRAGANI
INKA EHOVI
ENISA PULI
REC BIH
SARAJEVO, JUNI/LIPANJ 2005
Predgovor 2
Uvod 3
Kratak osvrt na finansiranje bh. NVO-a koji se bave zatitom
okolia/ivotne sredine 4
1. Priprema i pisanje projektnog prijedloga 5
Projektni ciklus 7
Analiza problema 8
Komponente prijedloga projekta 11
Popratno pismo 12
Naslovna strana 12
Saetak projeta 12
Reference NVO-a i biografija koordinatora projekta 12
Opis problema/potreba 13
Ciljevi 13
Indikatori 14
Ciljne grupe 16
Aktivnosti 16
Oekivani rezultati 17
Logiki radni okvir (tzv. Log-Okvir) 18
Evaluacija 19
Prilozi 20
2. Priprema finansijskog projektnog prorauna (budeta projekta) 21
3. Upravljanje projektom (projekt menadment) 26
REC program finansijske podrke bh. nevladinim organizacijama 28
REC obrasci/forme za apliciranje projektnih prijedloga 33
Pojmovnik 40
Literatura 42
Jasna Dragani
REC BiH , Senior projekt menader
Sve ove informacije je potrebno imati prije nego se pristupi pisanju projekta.
Samoodrivost NVO sektora u BiH je zasigurno tema o kojoj se esto i dosta govori. Iako u BiH
postoji inicijativa za izradu strategije odrivog razvoja nevladinog sektora, jo uvijek je teko govoriti o
realnim mogunostima samofinansiranja i samoodrivosti NVO-a.
Postoji velika raznolikost u organizacijskoj strukturi i finansijskom stanju NVO-a. Njihovi budeti
variraju od iznosa manjih od 2.000 KM do iznosa od preko 50.000 KM, to zavisi, kako od "starosti
NVO" tako i njihove unutranje organizacije, strukture i kvalifikacije lanova i uposlenog osoblja.
Sigurno je da bi razvojem jae horizontalne uvezanosti NVO-a, sve organizacije (novonastale i stare)
mogle biti ravnopravni partneri u procesu demokratizacije druva. Starije i iskusnije organizacije trebale
bi pruiti pomo mlaim organizacijama u pronalaenju izvora finansiranja.
Prijedlog projekta predstavlja detaljan opis aktivnosti koje treba poduzeti sa ciljem rjeavanja
odreenog problema. Pisanjem prijedloga projekta, nevladine organizacije pokuavaju obezbijediti
finansijska sredstva koja su im potrebna za provoenje projekta i pruanje usluga odreenoj ciljnoj
grupi. To je pisani dokument koji se prezentira vanjskom svijetu, u formatu koji je prepoznatljiv i
prihvatljiv. Prijedlog projekta treba da predstavi svrsishodnost ideje i stajalite organizacije vezano za
odreeni problem, kao i da uvjeri institucije i pojedince da dodijele finansijsku i drugu podrku
provoenju opisanih aktivnosti.
Prije pisanja prijedloga projekta, vano je da sami sebi razjasnimo ta u stvari elimo raditi u
okviru odreenog projekta. Veoma esto se deava da se mnogi projekti odbijaju sa sljedeim
obrazloenjem: Ideja projekta je dobra, ali nije dobro obrazloena ili je nejasna itd.
- Osnovni elementi -
Elementi koji se trebaju uzeti u obzir da bismo napravili kvalitetan i uspjean prijedlog projekta su:
Problem ili potreba za projektom - projekat je uspjean kada ljudi, koji ga razvijaju, u
potpunosti razumiju probleme krajnjih korisnika, kao i obim njihovih potreba;
Ideja i vizija - nakon odabira odgovarajuih ideja, za daljnje razvijanje projekta potrebna je
jasna vizija koja e povezati ciljeve projekta sa konkretnim aktivnostima koje se planiraju
provesti;
Prilika - projekat mora imati odgovarajui "prostor" u kojem e djelovati; potrebno je osigurati
podrku unutar same organizacije kao i krajnjih korisnika;
Kapaciteti - projekat zahtijeva uspjean spoj odgovarajuih vjetina, resursa i sistematinosti u
organizaciji koja provodi projekat kako bi se osiguralo postignue eljenih rezultata.
Organizacija koja razmatra projekat na ovaj nain prije svega osigurava temelje za strateko razvijanje
projekta, njegove odrivosti, kako sadrajne tako i finansijske.
Oportunistiki pristup
Nasuprot planskom, nevladine organizacije esto koriste "oportunistiki" pristup prilikom pripremanja
prijedloga projekata. Projekat se kreira vie zbog pojave novih donatora, odnosno novog kruga
natjeaja postojeih donatora, a manje zbog pravih programskih prioriteta.
7
projektnom ciklusu (tj. pri programiranju).
Vratimo se sada korak unazad. Iz grafikona projektog ciklusa, vidljivo je da pisanju prijedloga projekta
treba prethoditi priprema, tj. faza projektnog ciklusa identificiranje (sa ili bez programiranja). Tek tada
treba pristupiti pisanju prema standardnoj strukturi i na kraju prilagoavanju projekta zahtjevima
donatora, tj. fazi projektnog ciklusa formuliranje (dijelom i procjena potreba).
Trajanje i temeljitost pripremnih radnji u svakoj od faza projektnog ciklusa zavisit e prije svega o
veliini i kompleksnosti projekta, odnosno prijedloga projekta, te svakako i o resursima i vremenu koje
organizacija ima na raspolaganju prije dobivanja finansijskih sredstava za projekat.
Iako su sve pobrojane tehnike podjednako vaan preduslov za uinkovito pisanje prijedloga projekta,
preporuljivo je u pripremi koristiti analizu problema i analizu ciljeva, bez obzira na sloenost projekta.
Dobro sastavljeni elementi standardne strukture prijedloga projekta pod nazivom opis problema, ciljevi
(opti i specifini) i aktivnosti predstavljaju "kimu" jednog kvalitetnog prijedloga projekta, na koji se
onda nadovezuju i ostali elementi. Upravo ove dvije analize omoguit e i jasnije identificiranje istih, te
kasnije njihovo narativno uobliavanje (logiko organiziranje misli u pismenom obliku) i povezivanje s
drugim elementima u jednu cjelinu.
Za kvalitetnu pripremu prijedloga projekta od velike vanosti je analiza problema i potreba ciljne
grupe.
- Analiza problema -
U pripremi projektnog prijedloga veoma vano je izvriti analizu problema na koji se projekat odnosi.
Analiza problema je od velike vanosti za planiranje projekta, jer ima jak uticaj na kreiranje istih. To je
osnova i opravdanje za kreiranje projekta.
Analiza problema ukljuuje:
Provjeru predmeta analize;
8
Identifikaciju problema vezanih za predmet; popis svih problema opaanih od strane svih
uesnika projekta;
Uspostavljanje uzrono-posljedine hijerarhije izmeu problema;
Ilustracija uzrono posljedinih relacija u dijagramu.
Veoma je vano odrediti da li razliite grupe ljudi opaaju problem na isti nain. Svi uesnici treba da
dobiju istu ansu da izraze probleme sa kojima se susreu. Problem nikada nije izolovana negativna
situacija. U stablu problema izraeni su odnosi i hijerarhija izmeu svih identifikovanih problema.
Svakom navedenom problemu, prethodi problem koji ga prouzrokuje i praen je problemom koji sam
prouzrokuje.
Na primjer: proizvodnja rie je smanjena usljed slabog navodnjavanja zemljita i usljed injenice da je
prisutna neregularna nabavka sredstava za proizvodnju rie. Problem smanjene prizvodnje rie izaziva
problem nedostatka hrane itd.
9
PISANJE PRIJEDLOGA PROJEKTA
Pisanje prijedloga projekta, ini se, nije teak posao, no, pisanje uspjenih prijedloga je vjetina
za sebe. Postoje neka opta pravila za pisanje uspjenog prijedloga projekta. Ta pravila treba prihvatiti
vie kao vodi u osmiljavanju projekta, a ne kao univerzalno "zlatno pravilo".
Planiranje je dugotrajan i sloen proces. Prieljkujete li uspjeh? Isplanirajte ga! Prije poetka pisanja
projekta, potrebno je slijediti dole navedene korake:
a) Odrediti sadraj projekta znai definisati problem, navesti cilj projekta, isplanirati aktivnosti, odrediti
metodologiju, navesti indikatore i oekivane rezultate.
b) Ako ste odluili da e proces pripreme prijedloga projekta voditi skupina ljudi, bitno je razjasniti na
samom poetku ko je odgovoran za odreene dijelove procesa. Vano je dobro planirati i razmisliti o
najracionalnijoj podjeli odgovornosti u odnosu na vrijeme i kvalitetu. Potrebno je odrediti koordinatora
projekta koji e biti upoznat sa kompletnim procesom pripreme prijedloga projekata i koji e adekvatno
raspodijeliti zadatke unutar projektnog tima. Dobra raspodjela zadataka nee rezultirati nedoraenim
projektom ili dvostruko uloenim trudom.
c) Upoznajte se sa svim aktivnostima koje je potrebno poduzeti da biste ispunili uslove za podnoenje
zahtjeva, te osigurajte da su one obavljene kvalitetno i pravovremeno. Vremenski raspored aktivnosti
pomae praenju izvravanja preuzetih obaveza svakog lana projektnog tima. Vie je nego vjerovatno
da e NVO-i koji nemaju puno iskustva u pisanju projekta podcijeniti vrijeme koje je potrebno. Sjetite
se Murphyjeva zakona Sve to moe ii krivo, ii e. To je vrlo tano to se tie pripreme, naroito
ako niste uzeli u obzir dogaaje koji vas mogu sprijeiti u podnoenju projekata prije isteka roka. to je
krai rok, to se neobinije stvari dogaaju. Dobro je razmisliti o njima i planirati ih. Razliite
nepotrebne nezgode unitile su stotine dobrih projekata.
d) Prije nego to zaponete proces podnoenja zahtjeva, provjerite imate li osoblje koje je sposobno
obaviti zadatak na zadovoljavajui nain, kao i finansijska sredstva (primjerice ako proces prikupljanja
sredstava zahtijeva putovanje, kopiranje, prevoenje i dr. trokove).
10
Prije samog poetka pisanja projektnog prijedloga, razmislite posjedujete li sljedee:
11
POPRATNO PISMO
Sadri slijedee elemente: zaglavlje (memorandum organizacije), datum slanja, referentni broj, adresu
primaoca, predmet pisma, kratki sadraj i potpis odgovorne osobe. Popratno pismo treba da:
bude upueno (adresirano) odreenoj osobi/organizaciji;
objasni razlog obraanja donatoru;
sadri traeni iznos za realizaciju projekta;
sadri kratki opis o kojoj vrsti projekta se radi i ta je cilj projekta;
objasni zato je ovaj projekat prioritetan za organizaciju;
sadri ime osobe za budue kontakte.
Dodatni savjeti: pismo ne bi trebalo biti due od jedne A4 stranice, trebalo bi biti potpisano od strane
osobe ovlatene za potpisivanje, ne treba pretjerano naglaavati poznavanje misije i ciljeva donatora i
potrebno je izbjegavati patetine reenice i sl.
NASLOVNA STRANA
Ovaj dio treba da sadrava sljedee informacije:
Naziv projekta
Informacija o NVO/Aplikantu (naziv NVO-a, registracioni broj, adresa, broj telefona, broj
faksa i e-mail)
Ime koordinatora/voditelja projekta
Vrijeme trajanja projekta (poetni i zavrni datum)
Posebnu panju treba obratiti na naziv projekta. Poeljno je da naziv projekta bude to krai i lako
pamtljiv, jer se na taj nain ve u poetku moe pridobiti panja donatora/osobe koja procjenjuje
vrijednost projekta.
SAETAK PROJETA
Ima veoma vanu ulogu, jer predstavlja sr prijedloga projekta. To je naroito vano kod donatora koji
zaprimaju veliki broj prijedloga projekta i koji nakon itanja saetka vre prvi krug odabira.
Preporuuje se napisati ne vie od jedne stranice A4 formata (ako donator nije drugaije odredio) i
ukratko dati kljune informacije o slijedeem:
Opis problema/potrebe zato?, gdje?
Ciljevi ta?
Ciljne grupe za koga?
Aktivnosti kako?, (do) kada?
Ukupni trokovi projekta (uz prikaz ve dobivenih finansijskih sredstava i navoenje drugih
eventualnih donatora od koji bi se mogla traiti podrka koliko?)
Napomena: Iako se saetak nalazi na samom poetku prijedloga projekta, treba ga napisati tek nakon
to su uraeni svi drugi elementi standardne strukture projekta.
Opte je pravilo: piite ovo poglavlje tako, kao da donator nita ne zna o vaoj organizaciji i obavezno
ukljuite i sljedee podatke:
misija i svrha postojanja organizacije;
datum osnivanja organizacije;
12
nagrade i ostala priznanja u dosadanjem radu;
projekti i programi koji su uspjeno realizovani;
izvori finansiranja;
visina budeta za prethodne godine (1-3 god.);
neto po emu je NVO jedinstvena ili po emu se razlikuje od ostalih.
Uz ovaj dio, potrebno je priloiti i biografiju koordinatora projekta i drugih osoba ukljuenih u
projekat. Kratke biografije trebaju sadravati: ime i prezime; kljune kvalifikacije (relevantne za
projekat); opis dosadanjeg iskustva i sl.
OPIS PROBLEMA/POTREBA
U ovom poglavlju potrebno je odgovoriti na dva kljuna pitanja:
ta je to to se deava u vaem okruenju?
Ko je identifikovao (utvrdio) problem (potrebu) i kako je to uradio?
Takoer biste trebali ukljuiti detaljne demografske i statistike podatke koji e itaocima jasno
predstaviti obim i veliinu problema. Moete ukljuiti sljedee:
- opis ciljne grupe;
- statistike podatke koji e dokumentovati postojanje problema (navesti i izvore podataka) ako
isti postoje;
- rezultate istraivanja, evaluacija, studija;
- citate ili izvode iz zvaninih dokumenata (UN, ministarstva itd.);
- metode koje su koritene za utvrivanje potreba/problema;
- urgentnost problema i ta e se desiti ako se nita ne preduzme;
- ostale organizacije koje se trenutno bave rjeavanjem ovih potreba/problema.
Projekat ne smije rjeavati probleme same organizacije koja trai sredstva; organizacija ne smije biti
subjekat projekta ve se mora govoriti o problemima/potrebama zajednice, odnosno ciljnih grupa koje
su korisnici usluga organizacije.
Pored toga to ukazujete na znaaj problema, treba da ukaete i na potrebu za vaim odreenim
projektom. Drugim rijeima, iz analize problema, italac treba da razumije vae metode i strategije za
rjeavanje problema. Vano je da zapamtite i sljedee: izbjegavajte iskaze o problemu koji su napisani
suvie uopteno, uz koritenje fraza kao to su " malo se zna o... ", ili "nedostaju informacije o ... ", ili
"opte je poznato", "svi znaju" itd.
CILJEVI
Prilikom definisanja ciljeva bitno je odgovoriti na dva kljuna pitanja:
1. ta organizacija eli postii projektom?
2. Do kakvih promjena e doi?
Veoma esto se ciljevi mijeaju sa aktivnostima. Osnovna karakteristika ciljeva, i ujedno razlika u
odnosu na aktivnosti, je u tome to reenica kojom se definie cilj poinje infinitivom, npr.: unaprijediti,
poveati, poboljati, ojaati, pridonijeti, smanjiti ili poticati i dr.
Opti/dugoroni ciljevi
Ukazuju na situaciju koja se ostvaruje kroz dugorono razdoblje i kojem e projekat samo djelomino
doprinijeti. Ovi ciljevi se ne mogu okarakterisati kao precizna korist za ciljne grupe u projektu, nego
vie kao dio jednog dugoronijeg programa neke zajednice.
13
Npr: Ovim projektom se tei uticati na svijest javnosti o pravilnom odlaganju i selektiranju otpada
grada Jablanice i okolnih mjesta; ili poveanje svijesti lokalnih poljoprivrednika, putem edukacije o
pravilnom koritenju pesticida.
Iz ovog proizilazi da se poveanje svijesti javnosti u Jablanici ili poveanje svijesti lokalnih
poljoprivrednika ne moe ostvariti samo jednim projektom limitiranog trajanja 1 2 godine.
Osnovno je pravilo da svaki projekt ima najvie 2-3 opta cilja, ovisno o veliini projekta.
Specifini/kratkoroni ciljevi
To su ciljevi koji se moraju ostvariti neposredno nakon to projekat zavri ili nakon kraeg vremenskog
roka od zavretka projekta. Pri odreivanju specifinih ciljeva od velike pomoi je koritenje SMART
metode, to u prevodu znai da ciljevi moraju biti:
Specific to specifiniji tj. odrediti podruje djelovanja
Measurable mjerljivi tj. brojano iskazani
Achievable ostvarivi
Realistic realni, izvodljivi
Time bounded vremenski odreeni, ogranieni
Poeljno je da svaki specifini cilj zadovolji barem tri od ovih pet kriterija, prije svega da je ostvariv i da
ima jasno podruje djelovanja. Zadovoljavanje ovih kriterija omoguava uinkovit monitoring i
evaluaciju realizacije projekta.
Mjerljivost, realnost i vremensko ogranienje ovih ciljeva moe se izraziti putem dole navedenih
indikatora:
Kvantitativni indikatori (mjerljivi/direktni indikatori - varijabla je jasna i laka za izmjeriti), npr:
- Broj primljenih komentara i sugestija
- Broj odranih sastanaka
- Broj lanaka objavljenih u medijima
- Broj objavljenih publikacija
- Broj primljenih poziva na skupove
- Broj uesnika u projektu
- Broj odranih konsultacija
- Broj potpisanih ugovora
Kvalitativni indikatori (nemjerljivi/opisni/ indirektni indikatori - kod kojih je mnogo tee opisati
promjene varijable), npr:
- Razumijevanje znaaja zatite biodiverziteta
- Ostvareno znanje o relevantnim programima zatite biodiverziteta
- Nivo primjenjivosti provedenih aktivnosti
- Unapreenje kvaliteta rada
- Uspostavljanje mrea, koordinacijskih tijela, unapreena saradnja
- Otvorenost za saradnju i diskusiju
- Komentari na odabrane teme i sl.
Pri formulisanju indikatora treba imati jasnu sliku trenutne situacije i napraviti realan opis eljene
situacije u budunosti. Neophodno je provjeriti da li indikator precizno opisuje cilj, svrhu ili rezultat.
Ako ne, onda je potrebno dodati druge indikatore ili pronai nove. Mogue je imati vie od jednog
indikatora za jedan cilj. Pri procjeni da li indikatori za svrhu projekta ukljuuju "odrive koristi za ciljne
grupe", treba provjeriti da li su ukljueni sljedei elementi:
jasan opis "proizvoda" ili "usluga" namjenjenih korisnicima;
odreeni korisnici (pol, godina, etnika pripadnost, klasa) koji e imati koristi;
odgovornosti pri odravanju ovih usluga i proizvoda;
14
vremenski period u kojem e ciljne grupe ostvariti dobiti.
Prilikom formalisanja indikatora, bitno je navesti svrhu projekta, svaki rezultat i opte ciljeve kao to je
prikazano u tabeli:
Za opis ovog koraka, kao primjer navedena je svrha projekta "poveana proizvodnja rie":
Koliko? 240
Mjesto Gdje? Brko, BiH
Vrijeme Kada? 2005 - 2008
15
CILJNE GRUPE
Ciljne grupe su zasebna cjelina koju treba definirati u prijedlogu projekta. Iako postoji velika
vjerovatnost da su mnoge karakteristike pojedinih ciljnih grupa projekta ve izraene u Opisu problema
ili u Specifinim ciljevima, ovdje ih je potrebno sistematino razluiti u par reenica, tj. jasno istaknuti
njihove meusobne odnose. Poeljno je to specifinije opisati ciljne grupe (ovisno o vrsti projekta,
npr. dob, spol, nivo obrazovanja, radno iskustvo, psiho-socijalne karakteristike, sposobnosti, vjetine i
druge razne socijalne, sektorske, geografske karakteristike). Kada se govori o ciljnim grupama jednog
projekta, treba razlikovati vie nivoa:
- primarna ciljna grupa ili krajnji korisnici - pojedinci, skupine ili organizacije koji ostvaruju
direktnu korist kroz projekat; najee lino koriste usluge/proizvode koji su predvieni
projektom.
- sekundarna ciljna grupa - sve one zainteresovane strane koje ostvaruju indirektnu korist kroz
projekat i najee ne uestvuju direktno u projektnim aktivnostima;
- tercijarna ciljna grupa - ovdje se misli na najiri kontekst pa se tako esto koriste fraze kao
"civilno drutvo u BiH", "mediji", "ira javnost", "porezni obaveznici" i dr.
AKTIVNOSTI
Aktivnosti podrazumjevaju konkretnu radnju na postizanju postavljenih specifinih ciljeva. Dvije
osnovne komponente aktivnosti su:
Ko e provoditi pojedinu aktivnost (organizacioni aspekt)
Kada e se provoditi pojedine aktivnosti (vremenski plan)
U okviru pojedinih aktivnosti definiemo zadatke kao zbir vie radnji koje je potrebno
poduzeti da bi se provela odreena aktivnost.
Npr.:
Aktivnost 1. Oranizacija radionice
Zadatak 1.1. Unajmljivanje konferencijske sale
Zadtak 1.2. Priprema i slanje pozivnica
Zadatak 1.3. Priprema materijala
Zadatak 1.4. Unajmljivanje potrebne opreme
Zadatak 1.5. Sve ostale neophodne radnje...
Plan aktivnosti bi trebao da ukljui odreene informacije i objanjenja za svaku planiranu projektnu
aktivnost. Trajanje projekta se treba jasno naznaiti i treba jasno definisati zadatke koji su ukljueni u
pripremanje plana aktivnosti.
Izuzetno je vana preglednost, koritenje grafike, ilustracija, ema i dijagrama. Plan aktivnosti moe se
izraziti sljedeim tehnikama:
1. Gantogram ili GANTT tabela to je odnos izmeu aktivnosti/zadataka i jedinice vremena,
odnosno vremena potrebnog za provoenje svake aktivnosti/zadataka.
16
2. PLANNET (Planning Network) tehnika ukazuje na povezanost pojednih aktivnosti i zadataka sa
vremenom potrebnim za provoenje, u smislu da zavretak pojedine aktivnosti ini preduslov za
narednu aktivnost.
3. PERT tehnika (Programm Evaluation and Review Technique) ili tehnika mrenog planiranja prikazuje
se kroz tri osnovna elementa: dogaaji, aktivnosti i mogue prepreke. Pored toga, potrebno je
izraziti i oekivane rezultate, odnosno konkretne proizvode koji su mjerljivi indikatorima.
Najbolje je plan aktivnosti izraziti kroz jednostavnu tabelu sa opisanim aktivnostima, zadacima,
vrememskim rasporedom i odgovornostima, kao to je pokazano u sljedeoj GANTT tabeli.
Primjer GANTTograma:
2. Edukativne aktivnosti
2.1. tampanje i raspodjela materijala PM,VS
2.2. Grupni sastanci APM
2.3. Prezentacije za medije APM
2.4. Identificiranje i priprema PM
facilitatora
OEKIVANI REZULTATI
Oekivani rezultati su konkretni proizvodi koji sumiraju konkretne aktivnosti i koji su mjerljivi
kvantitativnim (brojanim) indikatorima.
Npr. Aktivnost radionica > oekivani rezultat: odrana radionica za 50 uesnika
Zadatak: tampanje i podjela radnih materijala > oekivani rezultat : odtampano i podijeljeno 50
radnih materijala.
17
U grafikonu je prikazana hijerarhija cilja, zadataka, rezultata i aktivnosti.
18
FORMA LOG-OKVIRA
EVALUACIJA/OCJENJIVANJE PROJEKTA
Svaki prijedlog projekta mora da sadri i poglavlje o evaluaciji, koje e opisati kako e se utvrditi uspjeh
ili neuspjeh u postizanju planiranih ciljeva i zadataka. Ako su vai ciljevi dobro formulisani, a vai zadaci
specifini i mjerljivi, onda je lako napisati ovo poglavlje, jer tano znate ta treba ocijeniti.
19
Tehnike koje se najee koriste kod ocjenjivanja uspjenosti projekta su: upitnici, ankete, testovi,
procjene, promatranja, intervjui, izvjetaji, zapisnici, ugovori, akcioni planovi, diskusione grupe itd.
Nakon odabira tehnike za ocjenjivanje potrebno je:
- Ukratko objasniti svaku od tehnika, ko e je osmisliti, ko e je provoditi;
- Navesti kriterije za provoenje (prethodno definisani indikatori/rezultati i izvor verifikacije za
iste);
- Opisati kakvi e izvjeatji nastati kao rezultat ocjenjivanja.
PRILOZI (ANEKSI)
Bez obzira na veliinu projekta, nemogue je sve informacije o projektu i organizaciji koja priprema isti,
dati u prijedlogu projekta. Zbog toga postoji dio Prilozi/Aneksi u kojem organizacija, uz prijedlog
projekta prilae sve ono to moe dodatno doprinijeti kredibilitetu i ukazati na svrhu projekta.
Pored obavezne popratne dokumentacije (kopija statuta i dr.), sve ono to bi donatora interesovalo, a
ne treba da se nalazi u prijedlogu projekta , treba priloiti u prilogu.
U aneksu/prilogu najee se nalazi:
Organizaciona ema vae NVO,
Spisak lanova upravnog odbora,
Pismo podrke od partnera u projektu (ukoliko postoje),
Finansijski izvetaj o reviziji vaeg poslovanja,
Novinski lanci, programi, broure itd.,
Biografije kljunih saradnika u projektu, i
Pismo/a preporuke.
20
2. BUDET (PRORAUN PROJEKTA)
Izrada budeta/prorauna trokova je posljednja faza u pisanju prijedloga projekta zbog toga
to se isti radi na osnovu predhodno opisanih aktivnosti koje se planiraju poduzeti. Budet projekta, s
jedne strane, predstavlja ukupni iznos koji je potreban za provedbu zacrtanih aktivnosti, a sa druge
strane, planske/procijenjene trokove istih. Prilikom procjene trokova, bilo da se radi o kupovini
odreenih stvari/sredstava ili plaanja odreenih usluga, u obzir treba uzeti trenutne trine cijene.
Realno procijenjen proraun (koji je u potpunosti u skladu sa navedenim projektnim aktivnostima)
prilikom ocjenjivanja projekta od strane donatora, donosi neophodne "bodove", koji su esto presudni
u odluci da li taj projekt finansirati ili ne. Takoer, to se vie truda uloi da bi se uradio realan i detaljan
proraun trokova, time sami sebi olakavamo praenje utroka sredstava kao i izvjetavanje
(periodino i zavrno) prema davaocu finansijskih sredstava.
Dakle, proraun je: plan aktivnosti > novano izraen > u specifinim kategorijama trokova >
za odreeno vremensko razdoblje > sa mehanizmima za kontrolu (rauni, ugovori, potvrde,
uplatnice, priznanice/potvrde o isplati, izvodi itd.)
Osnov svakog prorauna ine specifine kategorije trokova koje se mogu podijeliti na:
- Trokovi osoblja
- Direktni trokovi
- Indirektni trokovi
- Ostali trokovi
21
trokovi, osiguranje prostora, odravanje kompjutera u drugih uredskih maina, usluge ienja
ureda itd.
Zbog razlika u definisanju i primjeni indirektnih trokova, esti su nesporazumi izmeu onih
koji daju sredstva i onih koja ih trae. Dosadanja iskustva pokazuju da donatori esto, ne
predviaju finansiranje ove vrste trokova ili to graniavaju samo na pojedine trokove, zato je
potrebno naglasiti da se odreeni trokovi mogu iskazati i kao direktni i kao indirektni.
Indirektni trokovi koji se mogu prikazati i kao direktni: telefon, fax, potarina i dostava,
potroni materijal, koritenje kompjutera, pomono osoblje itd.-onda kada su direktno povezani
sa aktivnostima odreenog projekta. Ovi trokovi se esto ne mogu iskazati putem zasebnih
rauna, ali se mogu procentualno obraunati. Npr: telefon za mjesec maj iznosi 200 KM.
Koritenje telefona za xy projekt mjeseno se obraunava u procentu 30%, to iznosi 60 KM.
Zbog toga je veoma vano narativno obrazloiti pojedine trokove i iskazati ih prema jasno
definisanim kvantitativnim pokazateljima tj. izraziti ih u jedinicama mjere, jer se time poveava
mogunost da e donator odobriti sredstva za iste.
Indirektni trokovi koji se nikako ne mogu svrstati u kategoriju direktnih: zakup uredskog
prostora, zakup opreme, struja, voda, odvoz smea, odravanje kompjutera u drugih uredskih
maina, ienja ureda, administrativno osoblje, osiguranje prostora, itd.
Osnovno pitanje je kako razvrstati indirektne trokove. Dvije metode koje se najee koriste
su:
1. Sluaj po sluaj predstavlja slobodnu procjenu udjela svakog pojedinog projekta u
ukupnim indirektnim trokovima organizacije svaki projekt pokriva odreeni dio trokova
organizacije;
2. pro rata osigurava da svaki projekt uestvuje u pokrivanju trokova srazmjerno trokovim
koji e nastati po osnovu projektnih aktivnosti.
Primjer: svi indirektni trokovi organizacije ukljuujui i trokove projekta za koji traimo
sredstva iznose 20.000 KM godinje. Direktni trokovi za sve projekte ukljuujui i ovaj koji
pripremamo, iznose 230.000 KM. U projektu za koji traimo sredstva, predvien je iznos
od 73.600 KM za direktne trokove to ini 32% svih direktnih trokova. U skladu s tim
pripada mu i 32% indirektnih trokova. tj. 6.400 KM.
22
Pored toga, tabelu moemo nadopuniti dodatnim kolonama kao to su: obrazloenje troka, udio
drugog/drugih donatora, kao i eventualni doprinos NVO-a.
Opis mora biti detaljno i jasno definisan u kojem e se vidjeti koja je to kategorija trokova i koji su to
trokovi unutar svake pojedine kategorije.
Jedinica mjere se odreuje stvarnim nainom plaanja odreenog troka. Preduslov za odreivanje
jedinice mjere je tano definisanje stavki u koloni opis, kao i jasno razvrstavanje trokova po
kategorijama.
Npr: ako je troak telefona definisan kao direktni troak, onda jedinica mjere moe biti mjesec ili
impuls, a ako je definisan kao indirektni troak, jedinica mjere moe biti paual.
Udio drugih donatora ili doprinos NVO-a u financiranju projekta dodatna kolona za
prikazivanje drugih izvora sredstava za realizaciju projekta, u sluaju da postoje drugi donatori koji e
sufinansirati projekat ili da se navede doprinos NVO-a da, bez naknade za potrebe projekta, ustupa
koritenje postojee opreme, koritenje uredskog prostora, volonterski rad itd. Da bi se takav doprinos
NVO-a mogao proraunati, isti se izraava u trinim cijenama.
23
Primjer strukture prorauna u sluaju kada forma/obrazac prorauna nije propisan
Indirektni trokovi
-potroni materijal Paual 12 80 960 Nije mogue
odrediti koliinu
-telefon/fax mjesec 12 150 1800 -22% od ukupnih
trokova tel/faxa
Ostali trokovi
-kupovina foto aparata Komad 1 350 350 -za potrebe
-anketni listii Komad 600 0,30 180 projekta
-upitnici Komad 150 0,50 75 -za evaluaciju
projekta
24
Primjer obrasca za proraun projekta REC propisane forme
Ukupno (Total)
REC pored ove osnovne tabele zahtijeva i dodatno detaljno objanenje svih stavki prorauna
koje moe biti u obliku tabele ili narativni opis.
25
3. UPRAVLJANJE PROJEKTOM
(PROJEKT MENADMENT)
Upravljanje projektom je sredstvo, skup metoda i tehnika koji nam moe pomoi da efikasno
doemo do ciljeva i rezultata. Naizgled to je teak zadatak koji zahtijeva ekspertizu, znanje i praksu, te
se moe uiniti tekim za razumijevanje, praenje ili ostvarivanje. Meutim, svako je na mnoge naine
projekt menader u svakodnevnom ivotu. Npr: kupovina; ienje stana; organiziranje fudbalskog
mea; pripremanje ispita; planiranje odmora itd.
Svaka nevladina organizacija bi trebala odrediti jednu osobu, odnosno koordinatora/menadera koji bi
bio zaduen za upravjanje projektom i odgovoran za planiranje i nadgledanje realizacije aktivnosti,
raspodjelu posla unutar projektnog tima, ocjenu realizacije projekta, izvjetavanje itd.
Funkcija planiranja zahtijeva od menadera da donese odluke o vanim elementima projekta kao to su
ciljevi, aktivnosti, izvori i implementacija, te razradi detaljan plan upravljanja projektom. Planiranje je
podjednako vano kao i organizacija i nadgledanje realizacije projekta.
Pod realizacijom projekta podrazumijevamo realizaciju odreenog plana, odnosno zacrtanih aktivnosti.
Nadgledanje zacrtanih aktivnosti/zadataka zahtijeva vjetinu i posveenost. Iako poznati citat tvrdi da
"samo budale kontroliu stvari po redu, genij nadgleda haos", uistinu, dranje stvari pod kontrolom
zahtijeva talenat, naroito kada je vie ljudi ukljueno i kada se informacije moraju razmjenjivati.
Raspodjela posla je najizazovniji i najtei zadatak za menadera. Podrazumijeva proces postizanja ciljeva
projekta sticanjem, zadravanjem, razvijanjem i ispravnim koritenjem ljudskih resursa unutar
organizacije. Kroz posmatranja i prouavanje, menaderi moraju identifikovati vjetine koje su im na
raspolaganju unutar organizacije. Ukoliko one nedostaju, menaderi bi trebali razraditi program
aktivnog razvoja, ukljuujui obuku, edukaciju i optu pripremu projektnog tima za sadanji i budui
rad.
Kada se bez problema dospije do sredine implementacije projekta, to znai da su menaderi dobro
postavili planove, projektni tim radi dobro i svi su zadovoljni postignutim rezultatima. Meutim,
suoavanje sa kriznim situacijama i iznalaenje kreativnih rjeenja je znaajna vjetina upravljanja. Kada
nastupi kriza, svi u projektnom timu bi se trebali ukljuiti u rjeavanje problema. Meusobna saradnja i
komunikacija unutar projektnog tima je od izuzetne vanosti. Takoer je vana komunikacija i sa
predstavnicima donatora, jer ukoliko problemi utiu na implementaciju i uspjeh projekta, bolje je
donatora informisati na vrijeme. Donatori su vai partneri, ne neprijatelji.
26
Mnoge organizacije uglavnom vjeruju da se projekat zavrava odmah nakon to se izvede posljednja
predviena aktivnost; ali projekat nije gotov sve dok se ne izvri ocjena realizacije, pripreme izvjetaji,
dostave donatoru, donator odobri iste i arhiva se ne zatvori.
Poeljno je ocjenu realizacije obavljati u toku provoenja projekta, kada su jo uvijek mogue ispravke i
prilagoavanja, kao i na kraju projekta.
Nakon ocjene realizacije projekta, pristupa se izradi izvjetaja (narativnih i finansijskih). Veina
donatora zahtijeva da se tokom realizacije projekta dostavljaju izvjetaji o napretku projekta, kao i
finalni izvjetaj. Izvjetaj se sastoji iz dva dijela: 1) narativnog i 2) finansijskog.
Uz narativni dio potrebno je priloiti i finansijski izvjetaj. Finansijski izvjetaj treba jasno i tano da
prikazuje koritenje svih fondova. Svi trokovi vezani za projekat moraju biti predstavljeni i popraeni
kopijama rauna, ugovora, priznanica i dr. Najlaki nain pripreme finansijskog izvjetaja jeste
jednostavna uporedba planiranog i odobrenog budeta sa stvarnim trokovima nastalim u projektu.
Jako je vano da je finansijski izvjetaj dosljedan i meusobno povezan sa narativnim
izvjetajem.
27
REC PROGRAM FINANSIJSKE PODRKE
NEVLADINIM ORGANIZACIJAMA
Regionalni centar za okoli za Srednju i Istonu Evropu (REC) je nepolitika,
nestranaka, neprofitna, projektno usmjerena meunarodna organizacija ija je misija da pomogne u
rjeavanju okolinske problematike u Srednjoj i Istonoj Evropi (SIE).
REC takoer:
promovira saradnju izmeu nevladinih organizacija, vlada, poslovnog sektora i ostalih
institucija/pojedinaca koji se bave okolinskom problematikom;
podrava slobodnu razmjenu informacija i promovira uee javnosti u donoenju odluka iz
oblasti okolia.
REC su 1990. godine formirale Sjedinjene Amerike Drave, Evropska Komisija i Maarska. Danas
REC ima svoju pravnu osnovu u povelji koju su potpisale vlade 28 zemalja i Evropska Komisija, kao i u
meunarodnom sporazumu, potpisanom sa Vladom Republike Maarske. Glavni Ured REC-a
smjeten je u mjestu Szentendre u Maarskoj, sa podrunicama i terenskim uredima u 16 zemalja
korisnica: Albaniji, Bosni i Herzegovini, Bugarskoj, Hrvatskoj, ekoj, Estoniji, Maarskoj, Latviji,
Litvaniji, Makedoniji, Poljskoj, Rumuniji, Srbiji i Crnoj Gori, Slovakoj, Sloveniji i Turskoj.
Ured REC-a za BiH (REC Country Office BiH) osnovan je u martu 1997. godine s ciljem
da prui podrku unapreenju zatite i ouvanja okolia u BiH. U dosadanjem radu, Ured za BiH radio
je na promovisanju dijaloga meu razliitim zainteresiranim stranama (vladama, nauno-istraivakim
organizacijama, privredi, NVO-ima, medijima i dr.) koje uestvuju u ovoj oblasti. Imajui na umu
politiku neusmjerenost, sve aktivnosti REC-a se odnose na oba BiH entiteta (Federaciju Bosne i
Hercegovine, Republiku Srpsku, kao i na Brko Distrikt), te podrku svakom napretku u domenu
okolia. S obzirom na veoma specifinu situaciju u BiH, decentralizaciju i odnos izmeu dva entiteta,
REC je uspostavio terenske urede u Banjoj Luci (1998. godine) i Mostaru (2000. godine).
U dosadanjem radu Ured za BiH je ostvario dobre kontakte sa svim sektorima koji uestvuju u ovoj
oblasti, a naroito je uspjean program finansijske podrke (grantova) za ekoloke nevladine
organizacije koje su registrovane kao udruenja graana ili fondacije.
1 Nevladine organizacije registrovane kao udruenje graana ili fondacije FBiH i RS.
28
mogu saraivati2 s nevladinim organizacijama u projektima, ali podnosilac zahtjeva za podrku mora biti
nevladina organizacija.
Finansijske podrke osiguravaju kratkoronu podrku za:
nacionalne projekte koji pridonose podizanju opte svijesti u odnosu na problematiku zatite
okolia, u skladu su sa nacionalnim strategijama (NEAP i dr.), ukljuuju vei broj aktera u
projektu (vie NVO-a, kola, medija i dr.), te se implementiraju na irem podruju (npr.
podruje cijelog kantona, meuentitetski projekti, itd.)
lokalne projekte koji pridonose podizanju opte svijesti u odnosu na problematiku zatite
okolia i implementiraju se u odreenoj zajednici (saradnja sa lokalnim vlastima, kolama i dr.
zainteresovanim nije obavezna ukoliko nije uslovljena konkursom).
29
Kada podnijeti zahtjev
Lokalni ured REC-a objavljuje natjeaj/konkurs za apliciranje prijedloga projekata u svom
tromjesenom Biltenu, putem sredstava javnog informisanja, na svojoj web stranici i putem REC-ove
e-mail liste. Krajnji rok za zaprimanje prijedloga projekata obino je 2-3 sedmice prije sastanka
Lokalnog savjetodavnog odbora (nezavisne komisije koja ocjenjuje projekte), kako bi se osiguralo
dovoljno vremena za sve eventualne nadopune i ispravke. Lokalni savjetodavni odbor odluuje o
prihvatanju ili odbijanju pojedinog projekta, a lokalni ured REC-a obavjetava podnosioca prijedloga o
odluci Odbora.
S obzirom da REC nema stalnih fondova za dodjeljivanje NVO-ima, zahtjevi tj. projektni
prijedlozi se iskljuivo dostavljaju po objavi konkursa slijedei tano definirane korake.
Postupak ocjenjivanja
Pri ocjenjivanju prijedloga projekata i odreivanja visine finansijske podrke na nacionalnom/lokalnom
nivou uzimaju se u obzir sljedei kriteriji:
realne potrebe NVO za pomo u uspostavljanju i razvoju ustrojstva i mogunost da REC-ova
podrka doprinese trajnoj uravnoteenosti i stabilnosti organizacije;
stepen do kojeg predloena aktivnost promovira uee javnosti i podizanje opte svijesti u
odnosu na problematiku zatite okolia;
izvodljivost (feasibility) i odnos trokova i uinka (cost-effectiveness) prijedloga;
mogunost da NVO provede projekat.
Zahtjeve ocjenjuje Lokalni savjetodavni odbor (LAB) osnovan pri svakom lokalnom uredu REC-a.
Sastav odbora ine nezavisni strunjaci koji poznaju NVO zajednicu i probleme okolia ili su ak i sami
predstavnici NVO-a. Formiranje LAB-a se takoer uslovljava u zavisnosti od teme konkursa (npr.
otpad, vode i dr.), kada se odabiru strunjaci iz ovih podruja. Odluke o prihvaanju ili odbijanju
zahtjeva, tj. projektnog prijedloga obino se donose konsenzusom. U sluaju kada to nije mogue
odluke se donose veinom glasova.
lanovi / predstavnici NVO-a iji projekat je apliciran na grant program ili ako uestvuju kao partneri
NEMAJU PRAVO evaluacije/ocjenjivanja istog.
30
Isplata finansijske podrke
Nevladina organizacija mora imati otvoren raun u banci. Finansijska podrka obino se prenosi u
ratama/tranama s rauna REC-ovog lokalnog ureda na raun NVO. Isplata se vri u lokalnoj valuti.
Isplata finansijske podrke ne moe biti izvrena u gotovini ili ekom. Prva isplata se izvri nakon
primanja potpisanog sporazuma o dodjeli sredstava. Sljedee isplate slijede nakon zaprimanja i
odobravanja izvjetaja.
Izvjetaji
U sporazumu o dodjeli sredstava opisano je koje izvjetaje je potrebno dostaviti. To su:
Izvjetaj o napretku: Taj izvjetaj se dostavlja nakon utroene prve rate. Na jednoj stranici
opisuje se kako se projekat provodio do tog roka.
Izvjetaj treba da obuhvata informaciju o dovrenim aktivnostima, problemima koji su se
pojavili, kako se troio novac do tog datuma, te informaciju o bilo kojoj promjeni nastaloj
tokom provedbe projekta. Uz narativni dio potrebno je priloiti i finansijski izvjetaj, te kopije
rauna, ugovora, priznanica i dr. Lokalni predstavnici REC-a ocijenjuju izvjetaj i ako je
zadovoljavajui, odobrava se sljedea isplata.
Zavrni ili konani izvjetaj: Zavrni izvjetaj se obavezno dostavlja u roku od mjesec dana
od zavretka projekta. U tom izvjetaju opisuje se uspjeh projekta u postizanju zadanih ciljeva.
U njemu se objanjava to je dovreno, koji su se problemi pojavili tokom implementacije
projekta, koje su informacije pogodne za javno objavljivanje, te vrijednost projekta kao modela.
U sluaju kupovine opreme potrebno je objasniti razloge njenog koritenja (npr. Digitalna
kamera /fotodokumentacija divljih deponija/ itd.).
Zavrni izvjetaj takoer mora sadravati detaljan pregled troenja finansijskih sredstava. Za
svaku stavku budeta/prorauna usporeuju se stvarni trokovi s trokovima odobrenim
budetom/proraunom. Svi trokovi, ukljuujui plate i stipendije, pravdaju se kopijom rauna
ili priznanice.
Zavrni izvjetaj podnosi se na predvienim REC obrascima. Detaljnije upute za pripremu
izvjetaja dostavljaju se koordinatoru projekta poslije uplate druge rate/trane.
Pristup informacijama
Svi projekti koji su dobili podrku smatraju se javnim i bilo koji podatak koji je rezultat takvog projekta
mora biti dostupan javnosti. Ako je rezultat projekta publikacija, plakat ili sl. korisnik podrke treba
osigurati za REC besplatne primjerke (minimalno 3 primjerka).
31
Objavljivanje dobivanja finansijske podrke
Oekuje se da NVO - korisnik podrke objavi da je realizaciju projekta potpuno (ili djelimino)
omoguio REC. Nevladina organizacija, korisnik podrke, mora na plakatu, u biltenu ili brouri navesti
obavijest kao npr.: "Realizaciju ovog projekta omoguio je Regionalni centar za okoli/ivotnu sredinu
za Srednju i Istonu Europu - Ured u BiH".
Za svaki grant program, REC obezbijedi tekst i logo koji treba biti objavljen na promotivnim
materijalima.
32
DODATAK I OBRAZAC ZA KONCEPT PROJEKTNIH
PRIJEDLOGA
Vodea NVO je odgovorna za dostavljenje originala koncepta projektnih prijedloga sa svim popratnim
dokumentima Uredu REC-a u Sarajevu. Prijave koncepta projektnih prijedloga trebaju biti dostavljene
potom do (tano navedenog datum). Prijave pristigle putem faks-a ili e-mail-a se nee uzeti u razmatranje.
Koncept projektnog prijedloga mora biti napisan na lokalnom jeziku i biti u potpunosti kompletiran
ukljuujui sljedee:
A. Administrativne informacije
B. Opis projekta
C. Popratni dokumenti
A. Administrativne informacije
Naziv projekta:
Adresa:
Koordinator projekta:
33
Dodatak A
PRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNI
PRIJEDLOG)
NAZIV PROJEKTA:
34
Dodatak B
PRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNI
PRIJEDLOG)
a. Cilj projekta (sveobuhvatni ta je cilj kojem e projekat ta su kljuni indikatori koji Koja dugorona partnerstva e
cilj) doprinijeti? su povezani sa sveobuhvatnim donijeti ovaj projekat?
ciljem?
Ko su dugoroni korisnici ovog
projekta?
35
Dodatak C
PRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNI
PRIJEDLOG)
NAZIV PROJEKTA:
Aktivnosti/Vremenski okvir:
Planirani produetak:
3.c. Interesne
strane/partneri (ukoliko
postoje)
Interesna strana 1 Organizacija
Ime kontakt osobe i njena pozicija
Adresa (ukljuite ime zemlje):
Telefon i fax:
E-mail:
Opis uloge:
36
Dodatak D
PRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNI
PRIJEDLOG)
NAZIV PROJEKTA:
Informacija o vodeoj NVO
Naziv NVO-a
Registracioni broj: E-mail:
Broj telefona: Fax:
Adresa (ukljuite ime
zemlje):
Koordinator projekta
Datumi projektnog Poetni dan - mjesec - godina Zavrni dan - mjesec - godina
perioda datum: datum:
Sveukupni budet
Budetske stavke Faza I Faza II Budet u
1.1.1. Plate
Oprema
Putovanja
Smjetaj i hrana
Kancelarijski materijal
Trokovi publikacija
Usluge prevoenja
Trokovi (tele)komunikacije
Ostali direktni trokovi (molimo
specificirajte)
Ukupan iznos koji se trai od REC-a:
**Molimo Vas da potpiete i ovjerite peatom ovaj pregled budeta. Potpis e initi dokument
vaeim.
37
Dodatak E
PRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNI
PRIJEDLOG)
Faza:
Aktivnost:
Vremenski okvir:
Cijena po Broj Zahtjevano Ostala
Budetska stavka Opis jedinici/ jedinica/ od podrka/
REC-a cijena Radno REC-a in-kind
osoblja vrijeme doprinos
Plata
Oprema
Putovanja
Smjetaj i hrana
Kancelarijski
materijal
Trokovi publikacija
Usluge prevoenja
Trokovi
(tele)komunikacije
Ostali direktni
trokovi
UKUPNO
Aktivnost
Napomena:
Ova forma se treba umnoiti i ispuniti za svaku projektnu aktivnost i za svaku fazu. Ukoliko aktivnost povezuje
dvije faze, onda se trokovi trebaju odvojiti shodno tome, i pripremiti dvije ovakve forme.
Molimo da pod opisom navedete detaljno objanjenje o budetiranom iznosu. Primjer: (1) Za putovanja navedite
ime osobe koja putuje, odredite i prevozna sredstva.
38
Dodatak F
PRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNI
PRIJEDLOG)
Izjava o saradnji
Ovo je zatien dokument. Ne moete modifikovati forme, ali moete ukucati odgovarajue podatke u
ve obezbjeena polja. Molimo da umnoite ovaj dokument u skladu sa brojem interesnih strana koje
su ukljuene u projekat.
Izjava:
Potpisivanjem ove izjave o saradnji, mi se slaemo da radimo zajedno na implementaciji ovog projekta ukoliko je
prijedlog izabran u skladu sa radnim planom koji je obezbjeen u punom prijedlogu.
Svi se slaemo da je koordinator projekta vodee NVO zaduen za koordinaciju svih interesnih strana,
odravanje komunikacije sa REC-om i ispunjavanje zahtjeva izvjetavanja.
Interesne strane/partneri su duni dati svoj doprinos projektu u skladu sa opisom i vremenskim okvirom
izloenim u prijedlogu, obezbjeujui informacije o aktivnostima na vrijeme, kao i odravanjem bliske saradnje
sa drugim interesnim stranama i korisnicima.
Adresa:
Napomena: Interesne strane mogu biti vladine institucije (ministarstva, instituti, optine), edukativne
ustanove (kole, fakulteti, edukacijski centri), druge nevladine organizacije, poslovni sektor (firme,
preduzea, agencije), mediji i druge organizacije/institucije.
39
POJMOVNIK
U zagradi su pojmovi na engleskom jeziku (sinonimi koje koriste razliiti donatori)
40
Opis problema / potrebe (problem definition, problem analysis, description of needs,
background)
Ovaj dio prijedloga projekta predstavlja sve razloge zbog kojih bi trebalo provesti odreeni projekat i
njime ostvariti eljenu promjenu u zajednici.
Plan aktivnosti (activity schedule)
Grafika prezentacija projektnih zadataka uz pomo razliitih tabelarnih orua/tehnika (gantogram,
PLANNETtehnika, PERTtehnika itd.).
Problemsko stablo (problem tree)
Dijagramsko predstavljanje negativnih aspekata problema; predstavlja vezu izmeu uzroka i posljedica.
Procjena potreba u zajednici (community needs assessment)
Osnova za razvijanje projekta, proces koji istovremeno identificira sadanje i eljeno stanje, te klju za
kasniju uinkovitu implementaciju projekta.
Projekt (project)
planirano provoenje aktivnosti osmiljenih kako bi se ostvarili odreeni ciIjevi i posljedino odreena
promjena, sve u okviru zadanih vremenskih i proraunskih okvira.
Projektna logika (project/intervention logic)
Logiko povezivanje aktivnosti, rezultata/uticaja i ciljeva koje odreuje osnovnu strategiju djelovanja
jednog projekta.
Specifini cilj (objectives, specific objectives, project purpose)
Specifini ciljevi ukazuju na situaciju i status unutar ueg okruenja i oni se specifino moraju ostvariti
neposredno nakon sto projekat zavri ili nakon kraeg vremenskog roka od zavretka projekta.
Stablo ciljeva (objective tree)
Dijagramsko predstavljanje predloene interventne logike projekta, nastalo na temelju preoblikovanja
izjava u problemskom stablu (negativne u pozitivne); predstavlja vezu izmeu sredstava i svrhe
projekta.
Standardna struktura prijedloga projekta (standard structure of project proposal)
Stuktura koja predstavlja presjek struktura prijedloga projekta razliitih donatora.
Studija izvodljivosti (feasibility study)
Studija koja verificira da li je predloeni projekat zasnovan na dobrim pretpostavkama i hoe Ii projekat
zadovoljiti potrebe krajnjih korisnika/ciljanih skupina; uzimaju se u obzir svi tehniki, ekonomski,
financijski, institucionalni, menaderski, socijalno-kulturoloki i drugi aspekti.
SWOT analiza (Strengths Weakness Opportunities Threats analysis)
Analiza jakosti, slabosti, prilika i prijetnji u kontekstu organizacije i/ili odreene situacije; ime nastalo
od akronima engleskih rijei.
Menadment projektnog ciklusa (project management cycle)
Menaderska disciplina za pripremu, provedbu i evaluaciju projekata/programa zasnovana na
integriranom pristupu te standardiziranim tehnikama i dokumentima.
Popratno pismo (Cover letter)
Sadri slijedee elemente: zaglavlje (memorandum organizacije), datum slanja, referentni broj, adresu
primaoca, predmet pisma, kratki sadraj i potpis odgovorne osobe.
Naslovna strana (Cover page)
Sadri sljedee informacije: naziv projekta; informacija o NVO/Aplikantu (naziv NVO-a, registracioni
broj, adresa, broj telefona, broj faksa i e-mail); ime koordinatora/voditelja projekta i vrijeme trajanja
projekta (poetni i zavrni datum).
Saetak projeta (Project summary)
Predstavlja sr prijedloga projekta i ukratko opisuje problem; ciljeve; ciljne grupe; aktivnosti; ukupne
trokove projekta.
SMART metode (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time bounded)
Uglavnom se odnose na indikatore koji moraju biti to specifiniji, mjerljivi tj. brojano iskazani,
ostvarivi, realni, izvodljivi i vremenski odreeni tj. ogranieni.
41
LITERATURA
- Nenad Vakanjac, Korak po korak do uspjenog prijedloga projekta, SMART, Zagreb, lipanj
2003
- Chad T.Green, Yvette Castro-Green, Pisanje projekta korak po korak, NGO Centrs- Riga,
[s.a.] [s.l.]
- Peter Gutafk, Duan Ondruek, Hanka Zemanov, Finansiranje neprofitnih organizacija,
PDCS, Beogard, januar 2003.
- Besim Nebiu, Pisanje projeknih prijedloga, REC, Szentendre, 2002
- Manual on Project Cycling Management, EU EuropeAid Cooperation Office, MDF, Sarajevo,
March 2001
- Manual on Basic Considerations for Environmental Approximation for the Non-governmental
Sector in Bosnia and Herzegovina, REC BiH, Sarajevo, July 2003.
- National grants program policies and procedures manual, REC CEE, [s.a.] [s.l.]
- Local grants program policies and procedures manual, REC CEE, [s.a.] [s.l.]
42