CURSO TALLER:

GESTIN DE REUNIONES

Dr. Ral Surez lvarez

Mdico - Administrador de Salud

suarezrp@yahoo.es

Mayo del 2009

Presentndonos
 Algunos Acuerdos de Conducta

Respetar el En silencio Participacin

tiempo o apagado activa
Conocimientos y Expectativas
 Ejercicio Cerebral:
Las tres Enfermeras
Contenido general
1. Habilidades Directivas ms valoradas.
2. Ejercicio de Brainstorming - Reuniones.
3. Aspectos bsicos en Gestin de reuniones.
Ejercicio: Asistencia a reuniones
4. Antes de una reunin. Ejercicio
Convocatoria
5. Durante una reunin. Ejercicio
Identificando conductas difciles.
6. Despus de una reunin. Ejercicio
Evaluacin de reuniones.
Habilidades Directivas ms valoradas
Liderazgo y
estilos de
direccin
Manejo de Comunicacin
estrs efectiva

Gestin Gestin
de reuniones del cambio

Uso eficaz Negociacin

del tiempo y conflictos
Ejercicio - Brainstorming
REUNIONES
De nosotros depende cambiar esto:

Si usted, pudiera elegir:

DNDE QUISIERA MORIR ?

Un escritor argentino contest:

Si fuera a morir, quisiera que sea durante una reunin.
All, el paso entre la vida y la muerte, es casi imperceptible

Usted, piensa lo mismo?

 Investigando:
?
Qu siente cuando es
convocado a una
reunin de trabajo?

Por qu convocara o Sabe cmo hacer

asistira a una reunin? una reunin efectiva?

Es posible gerenciar
sin reuniones?
 Las Reuniones

QU ES UNA REUNIN ?

CMO SON LAS REUNIONES

EN SU INSTITUCIN ?
 La Reunin

La reunin es la accin de
trabajar 3 o ms personas frente a
frente.

Una reunin debera ser la forma

ms efectiva de lograr la
interaccin y compromiso de
personas hacia un objetivo
determinado.
 Sin embargo, en la mayora de reuniones ...

Ese punto no se
A que hora sirven agot la Seguro que lo que va
Qu hago yo ac? las galletas? semana pasada? a decir es incorrecto
Si tengo
mucho trabajo
 Importante

Si las reuniones funcionan bien,

son una fuente de energa,
motivacin y realizacin tanto para
el grupo como para las personas

Si las reuniones funcionan mal

son una prdida de energa,
tiempo y dinero.
 Ejercicio Grupal:
Asistencia a Reuniones
Siendo Meser@s o Moz@s
Tipos de reuniones

1. De informacin
2. De solucin de problemas.
3. Creativa
4. Instructiva o formacin
5. Toma de decisiones
6. De recogida de informacin.
7. De negociacin
 Los cuatro tipos de reuniones de Lencioni

Claves
Tipo de reunin Duracin Finalidad
del xito
Compartir No cancelarla
planes y aunque no
Noticiero actividades estn
Repaso diario 5 minutos
relmpago diarias disponibles
todos los
participantes
Analizar las Posponer los
Tctica Serie 45 a 90 actividades debates
semanal semanal minutos semanales y estratgicos
datos. Resolver
 Los cuatro tipos de reuniones de Lencioni

Claves
Tipo de reunin Duracin Finalidad
del xito
Debatir, analizar, Limitarse a uno o dos
realizar tormenta de temas.
Estrategia ideas, decidir Prepararse e investigar.
Pelcula 2 a 4 horas cuestiones crticas
mensual Implicarse en conflictos
que inciden en el positivos
xito a largo plazo.

Salir de la oficina
Analizar la estrategia,
Centrarse en trabajo y
las tendencias del
Repaso 6 horas o ms limitar actividades
Miniserie sector, personal
Trimestral 1 a 2 das sociales.
clave, desarrollo de
equipo No cargar el horario en
exceso
 Reuniones Efectivas

Para tener reuniones efectivas,

slo hay dos opciones generales:

Eliminar todas las reuniones

1 innecesarias

2 Aumentar la efectividad de
las reuniones sobrevivientes
 Eliminar todas las reuniones
1 innecesarias

5P 1. Es necesaria esta reunin?

2. Qu estoy intentando conseguir?
3. Es esa razn suficiente para convocar
una reunin?
4. Se puede eliminar la reunin mediante
el uso de otros medios?
5. Puede eliminar su asistencia?
 Aumentar la efectividad de
2 las reuniones sobrevivientes

TODA REUNIN TIENE:

ANTES DURANTE DESPUES

 1
ANTES DE LA REUNIN
La madre de Marcela
Planificacin de la reunin

No existe una buena reunin

sin una buena planificacin

El 97% de los fracasos de

las reuniones se deben a falta de
planificacin y preparacin. No
por la mala relacin interpersonal
de los participantes
 Ejercicio Grupal:
Convocatoria a una reunin
 Planificando:
Aspectos claves a tener en cuenta:

2 3
CONTENIDO COLECTIVO

1 4
FINALIDAD MATERIAL

6 5
LUGAR, ORGANIZAR
FECHA Y HORA CONTENIDOS
 Aspectos claves:

Preguntas Comentario

Por qu? Saber cul es el objetivo de la

Finalidad reunin y que beneficios se
Para qu? obtendrn.
Se tiene que definir los temas a
tratar en funcin de los objetivos.
Contenido Qu?
Saber que mensajes se han de
trasmitir.
A quin va Reflexionar sobre los asistentes.
Colectivo dirigida la Pensar en posibles objeciones.
reunin? Preparar en posibles respuestas.
 Aspectos claves:

Preguntas Comentario
Qu documentacin Reflexionar sobre la
Material se va a repartir a los logstica de la reunin. Que
asistentes? material se distribuir.
Pensar cmo se van a
Organizacin
Cmo se van a organizar los temas y que
de
organizar los temas? tiempo se asignar por
contenidos
cada uno de ellos.
Dnde? Pensar en lugar, da y
Lugar, fecha horario ms adecuado.
Cundo?
y hora
Horario?
 Convocatoria a una reunin

1. Fecha de la reunin
2. Hora de inicio y hora de trmino
3. Lugar donde se realizar la reunin
4. Quines adems del convocado, participarn?
5. Objetivo de la reunin
6. Agenda de temas a tratar, con tiempo por tema
7. Envo de informacin previa
8. Sugerir llevar alguna informacin particular
 Ejercicio Grupal:
Convocatoria a una reunin (2)
 Debemos considerar la:

LEY DE LA BANALIDAD de Parkinson. En toda

reunin el tiempo dedicado a un asunto est en relacin
inversa a su importancia

LEY DE LA EFECTIVIDAD. La efectividad de la
reunin es inversamente proporcional al nmero de las
personas que asisten
Actividades previas al desarrollo de la reunin

1. Seleccin de un local adecuado.

Verificacin
2. Formacin e integracin de la mesa
principal
3. Ratificacin de invitaciones a
personalidades
4. Designacin de lugares a ocupar
5. Instalacin de equipo de sonido y
prueba previa
 Actividades previas

6. Instalacin de grabadora
7. Colocacin de proyector u otros
8. Verificacin de material
audiovisual
9. Instalacin del servicio de
cafetera
10. Preparacin de servicio de
expositores
 2
DURANTE LA REUNIN
 Estructura de una reunin

1. Introduccin
2. Clarificacin de expectativas
3. Normas o reglas de juego
4. Mecnica y metodologa a utilizar
5. Iniciar el desarrollo de los puntos de agenda
6. Mantenimiento del proceso y chequeo de
procedimientos
7. Cierre formal y prximos pasos
8. Evaluacin de la reunin
Recomendaciones durante la reunin (1)
A. Tomar medidas para evitar
interrupciones del exterior de la
sala.

B. Comenzar y terminar a la hora

establecida.

C. Permitir que un participante acuda

cuando se le necesite o se vaya al
terminar su aportacin.
 Recomendaciones durante la reunin (2)
D. Ceirse a la agenda y evitar
prdida de tiempo.

E. Disposicin de la personas en el
lugar de la reunin.

F. Empleo de elementos
audiovisuales.
Recomendaciones durante la reunin (3)

G. Est alerta de la interaccin que se

est llevando a cabo.

H. Mantener el ritmo.

I. Saque conclusiones, tome

decisiones; no vuelva atrs.
 Recomendaciones durante la reunin (4)
J. Confi a una secretaria (o) la
anotacin de acuerdos y tareas: el
acta de la reunin.
K. Lea los acuerdos adoptados:
Aprobacin informal del acta.
L. Cierre la reunin con un
comentario positivo.
Malas Prcticas en una reunin

Celulares PDA Laptop

Llegar tarde
Los roles en una reunin efectiva

Moderador

Lder Participante

Redactor
 Conductas y situaciones difciles

Los impuntuales Los atacantes

Los que se van temprano Los intrpretes
Los desmemoriados Los chismosos
Los dudosos Los sabelotodo
Los que mueven la cabeza Los apuntadores
Los desertores Los ocupados
Los susurradores Los que interrumpen
Los conversadores Los chistosos
 Ejercicio Grupal:
Identificando conductas difciles
Ideas para mejorar reuniones

No de aqu a la Reuniones de
eternidad 45 minutos

PepsiCo Robert Kriegel

No siempre es consenso
 Otras ideas para mejorar reuniones:

Reuniones Los Uso de

verticales Reunimetros Tecngrafo

IBM, Instituto Bernie

Johnson & Johnson DeKoven
Otras ideas para mejorar reuniones:

Canicas o cartas
en la mesa

Apagando a los
apaga ideas
 3
DESPUS DE LA REUNIN
Recomendaciones despus de la reunin

A. Revise cuidadosamente el acta:

Concisa, tareas, responsabilidades,
fechas lmites, acuerdos.
B. Difundir el acta lo antes posible;
mejor en 24 que en 48 horas.
C. Evaluar la reunin. Difundir
resultados.
D. Seguimiento de acuerdos.
 Ejercicio Grupal:
Evaluacin de una reunin de trabajo
 Matriz de Evaluacin de Reuniones (MER)
Hora inicio:
Fecha: Duracin: minutos Citada por: N de asistentes:
Hora fin:
TIPO DE REUNIN
Informativa ____ Instructiva_____ Creativa ____ Decisoria____ Consulta ____
MEDICIN DE EFECTIVIDAD DE LA REUNIN
BAJA EFECTIVIDAD BAJA NEUTRO ALTA ALTA EFECTIVIDAD
Falta de objetivos 1 2 3 4 5 Objetivos claros y especficos
Falta de agenda 1 2 3 4 5 Agenda completa
Inicio y fin a destiempo 1 2 3 4 5 Inicio y fin a tiempo
Interrupciones constantes 1 2 3 4 5 Sin interrupciones
Salirse de los puntos de agenda 1 2 3 4 5 Todo el tiempo se dedica a la agenda
No hacer resumen o conclusiones 1 2 3 4 5 Resumen de cada punto tratado
Falta de Acta 1 2 3 4 5 Actas completas
Poca participacin de los asistentes y sin creatividad 1 2 3 4 5 Alta participacin de los asistentes con creatividad
Poca satisfaccin personal de participar en reunin 1 2 3 4 5 Alta satisfaccin personal de haber asistido
No se cumplen los objetivos de la reunin 1 2 3 4 5 Cumplimiento de los objetivos de la reunin
Carta, memo,
SI Telf Tomando la decisin sin reunin Juntndola con otra
email
SE HUBIERA PODIDO ELIMINAR LA REUNION:
NO

SE HUBIERA PODIDO EVITAR MI ASISTENCIA: SI Leyendo la agenda y el acta Enviando un representante o un informe
NO
COMENTARIOS:
 Algunos libros interesantes:

Ttulo del libro Autor Editorial

Gestin de reuniones Oscar Elvira Gestin 2002

Empresa
Reuniones que matan Patrick Lencioni
Activa
De las vacas sagradas se
Editorial
hacen las mejores Robert Kriegel
Norma
hamburguesas
Uso eficaz del tiempo Jos Mara Acosta Deusto
Un grupo de mentes que piensen juntas, con
respeto y consideracin, lograr mejores
resultados que una persona que piense sola,
se trate de quien se trate.

Dr. Ral Surez lvarez

suarezrp@yahoo.es Cel. 998885369