Per rerrasne pensero} PROSEDUR wu) pees fev ines Deemer ~ KOMUNIKASI DAN = ‘TUB-PR-00-003-04 KORESPONDENSI —Nenor Halaman UU 8 der wo fe Ol & PEMBERI KERJA : PT. PERTAMINA (PERSERO) KONTRAKTOR : PT. WIJAYA KARYA (PERSERO) TBK NAMA PROYEK : PENGGANTIAN PIPANISASI CB-I TTASIKMALAYA — UJUNG BERUNG LOKASI TASIKMALAYA — UJUNG BERUNG NOMOR SPB : 02/F30000/2010-S5 Vv 1 | 05/10/10 15 ' rR | MKH ERS Myo o | xno | ou | aR con | bom mo rer = HAL | URAIAN |. DIBUAT OLEH | DIPERIKSA OLEH | DISETUDUI OLEH PT. WDAYA KARYA (Persero) Tbka WiHA) JT PERTAMINA (PERSERO) PROSEDUR ee Famer Posner KOMUNIKASI DAN [| —_Rev.: | Tussnooa0 a4 KORESPONDENSL = SEJARAH PERUBAHAN | I No | Revisi Tanggal | Perubahan | 1 | Rev.1 | 05/03/2010 | Penggantian nama proyek dan penambahan nomor kontrak 2 | Rev.1 | 05/03/2010 Penambahan jadwal rapat untuk masing-masing rapat yang dilakukan di lapanganarrrerrama rexsexo) | PROSEDUR | (Wir) BIMaya nanya Temata KORESPONDENST fer taanon DAFTAR ISI | No ~ URATAN | 1. | Ruang Lingkup | | 4 [2] Umum rT 4 | 2.4. Bahasa 4 2.2. Akronim Bagian/Bagian 4 ~~ | 2.3. Judul Proyek dah Nomor Pekerjaan 4 3. | Komunikasi a la | ~ 3:4. Kemunikasi Tertlis 4 "3.1.1 Komunikabi Tertulis 5 3.1.2. Komunikagi Verbal 5 3.2, Jalur Komunikas| fos | | | 3.2.1 Rapat | 5 3.2.2. Rapat Rutin 7 3.2.1 Komunikasi Telepon dan Verbal Lainnya 7 4. Korespondensi | 7 5. Penomoran Dokumen | 8 lacs Review dan Persetujuan Pertamina “9 l 61. Review/Persetujyan - 9 6.2. Review/Persetujuan Tidak Langsung 9 7. | Laporan Bulanan Proyek - 9 8. | Laporan Mingguan Prdyek 3 | 9. | Lampiran | i 10= | FA Tr rearamna (penseno) | PROSEDUR A A ARYA Nomor Dokumen KOMUNIKASI DAN -— = TUB-PR-00-003-A4 KORESPONDENST aie 1. _RUANG LINGKUP | Prosedur Komunikasi dan korespondensi ini meliputi prosedur umum untuk koordinasi komunikasi dan korespondensi dalam pelaksanaan_ Proyek Penggantian Pipanisasi CB-I Tasikmalaya - Ujung Berung. uMuM 2.1, Bahasa Semua korespondensi, informasi, dokumen lain dan komunikasi menggunakan Bahasa Indonesia, tetapi dapat juga menggunakan Bahasa Inggris. 2.2. Akronim Bagian-Bagiah Pertamina : PT. Pertamina (Persero) Pemerintah : Pemerintah Republik Indonesia Kontraktor : PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk. Pemasok : Semjua Pemasok Barang dan Jasa 2.3. Nama Proyek dan Nomor Kontrak | Nama Proyek : Proyek Penggantian Pipanisasi CB-I ‘Tasikmalaya — Ujung Berung Nomor Kontrak _: 002/F30000/2010-S5 KOMUNIKASI 3.1. Definisi Komunikasi | Komunikasi antara PT. Pertai (Persero) Tbk yang dilakukan untuk proyek sebagai berikut : mina (Persero) dan PT. Wijaya Karyax Parrrerima pensene) | PROSEDUR | fired) 27WaYa kanya Nomor Dokumen TUB-PR-00-003-A4 KOMUNIKASI DAN |-——-_Rew. 1 KORESPONDENSI | None: Halaman. 3.1.1. Komunikasi Tertulis Surat Menyurat Dokumen Teknis Laporan dan Notulen Rapat Komunikasi Jaringan (misal : e-mail) 3.1.2. Komunikasi Verbal 1. ay 3. Rapat Komunikasi orang per orang Komunikasi Telepon 3.2. Jalur Komunikasi Melalui persetujuan antara Pertamina dan kontraktor, semua komunikasi melalui jalur khusus seperti pada Lampiran I. Tanpa terkecuali, semua korespondensi harus diberikan langsung pada Pertamina. 3.2.1.Rapat 1. Untuk mengurangi waktu terbuang dalam rapat, agenda harus dipersiapkan dengan baik. . Rapat harus diadakan secara periodik agar semua bagian dapat menjaga target progres kerja dan untuk mendiskusikan permasalahan yang ada. }. Hasil rapat Harus digabung dan disebarkan untuk mendapat persetujuan lima (5) hari setelah rapat dilakukan. . Hasil rapat yang disetujui harus dibuat dua (2) hari kerja setelah diperoleh dari originatora GA Mrvenvamna (renseno) | PROSEDUR ET AWLAVA KARYA | Honor betunes | oydunnkast Dan | BREE TUB-PR-00-003-84 KORESPONDENS! | ———Mamertaeman 5. Hasil rapat diipformasikan pada form standar (Lampiran | mm) | 6. Jadwal rapat kdordinasi sebagai berikut : | a. Rapat Kodrdinasi Manajemen Proyek di Kantor Pertamina Jakarta atau di lokasi proyek. Hari: Kamis, minggu terakhir tiap bulannya Waktu: Pukul 09.00 s.d. selesai WIB Anggota_: Jim Manajemen Pertamina dan WIKA | Hari: Jum/at Waktu — : Pukul 08.00 s.d. selesai WIB Anggota_: Tim Enjiniring Pertamina dan WIKA c. Rapat Koordinasi Teknik di Kantor Pertamina. Hari j | Waktu: Pukul 08.00 s.d. selesai WIB Anggota_: Tim Enjiniring Pertamina dan WIKA 7. Jadwal Rapat Lapangan sebagai berikut : a. Rapat a Konstruksi di lokasi proyek. Hari : Kamis | Waktu: Pukul 10.00 s.d. selesai WIB | Anggota : m Konstruksi Pertamina dan WIKA b. Rapat QA/QE Mingguan Hari: Selasa Waktu: Pukul 20.00 sd. selesai WIB Anggota_ : Tim QA/QC Pertamina dan WIKA :JumvatPrT rer essere; | PROSEDUR (ira sana nana —Nomor Dokumen KOMUNIKASI DAN |} Revi —_| ‘TUB-PR-00-003-A4 KORESPONDENSI [7 garis c. Rapat Tim Keselamatan Mingguan Hari : Selasa | Waktu: Pukul 21.00 s.d. selesai WIB im HSE Pertamina dan WIKA Anggota 3.2.2. Rapat Rutin Rapat rutin diadakpn setiap : - Mingguan - Bulanan 3.2.3. Komunikasi Telepon atau Verbal Lainnya Bila diperlukan ingtruksi telepon atau instruksi verbal lainnya dari Pertamina, kontraktor segera membuat surat permintaan | ersetujuan kepadp Pertamina dengan menuliskan nama-nama dan bagian yang ikut serta dalam memberikan instruksi. 4. KORESPONDENSI Korespondensi yang akan diguhakan sebagai berikut : Korespondensi Akronim 1. Surat SR 2. Fax FX 3. Surat Elektronik —M Khususnya untuk electronic| mail, penomoran korespondensi tidak diaplikasikan namun diberi format sebagai berikut : From > Nama “tse pengirim To : Nama dap bagian terkirim Cc : Nama dah bagian terkirim5. a Dokumen Transmittal digunakan sebagai surat pengantar dokumen yang tidak membutuhkan surat |penjelasan. Satu (1) salinan dokumen Transmittal, yang telah ditahda tangani penerima, harus dikembalikan kepada pengirim sebagai bukt} penerimaan. Contoh mengacu kepada form standard Lampiran V. Alamat yang digunakan dalam) korespondensi meliputi : 4.1. Semua Korespondensi dari/kepada Pertamina, dari/kepada Kontraktor harus dialamatkan kepada daftar alamat pada Lampiran II. 4.2. Pihak yang telah dikirim korespondensi harus bertanggung jawab untuk seluruh distribusi Korespondensi intemal dan dokumen lainnya kecuali secara khusus disbdiakan untuk ini. 4.3. Ttem = item untuk. korespondensi Korespondensi harus tetap, tetapi tidak terbatas, identifkasinya antara lain : 1. Tanggal 2. Subjek 3. Nomor Korespondensi) 4, Referensi pada koresppndensi sebelumnya pada subjek, jika ada. PENOMORAN DOKUMEN Semua dokumen teknik, melaporkan dan mencatat penomoran mengacu pada Prosedur Penomoran Dokumen Teknik No. TUB-PR-00-001-A4. t (7 TT PERTAMINA (PERSERO) PROSEDUR ere Nomor Dokuren KOMUNIKASI DAN me ——| “TUB-PR-00-003-44 KORESPONDENSI ee dar 13 SubjectFAT retain (PERSERO) PROSEDUR i) ETWISAYA KARYA Nomor Dokumen _ Ree KOMUNIKASI DAN Z TUB-PR.00-003-A4 |___ KORESPONDENSI = eee 6. REVIEW DAN PERSETUJUAN PERTAMINA 6.1. Review/Persetujuan Dokumen yang diajukan kepada Pertamina untuk review/persetujuan harus dikembalikan kepada kontraktor dengan waktu sepuluh (10) hari kerja setelah penerimaan dokumen dari kontraktor, hal ini untuk menunjukkan setuju atau tidak setuju terhadap kebutuhan kontrak. Hasilnya harus diberi tanda dan diberi tanggal oleh Korpel Proyek I — Distribusi atau perwakilannya. Untuk revisi dokumen, akan diajukan kembali oleh kontraktor dalam waktu 5 hari kerja. 6.2. Peninjauan/Persetujuan Tidak Langsung Jika jawaban Pertamina| tidak diperoleh hingga sepuluh (10) hari kerja dokumen otomatis dianggap disetujui dan kontraktor dapat melakukan pekerjaan yang disetujui, kecuali ada kesepakatan oleh kedua belah pihak untuk tambahan tenggang waktu. LAPORAN BULANAN PROYEK Laporan bulanan proyek tercantum dalam Laporan Bulanan Proyek No. ‘TUB-LB-00-0XX-A4. Laporan Hulanan proyek dikirim setiap bulan ke PT. Pertamina (Persero) paling lambat tanggal 1 pada awal bulan berikutnya. LAPORAN MINGGUAN PROYEK Laporan Mingguan Proyek dikirim setiap minggu ke PT. Pertamina (Persero).x | FT Fr ventamna renseno) | PROSEDUR wid PT WIJAYA LKARYA | Rev =i ‘Nomar Dokumen TUB-PR-00-003-A4 KOMUNIKASI DAN — KORESPONDENSI “TO dan 15 Pihak Pemberi Kerja Perihal Jabatan Nama Alamat Telepon/Fax Pihak Kontraktor Perihal Jabatan Alamat Telepon/Fax : PT. Pertamina (Persero) : Semua Rermasalahan Mmeliputi enjiniring, pengadaan, : Korpel Ptoyek I - Distribusi : Muller Hutagaol : Jalan Kramat Raya No. 59 Jakarta | : an : PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk : Semua permasalahan meliputi enjiniring, pengadaan, : Manajer Proyek : Mulyadi Jalan “t Malangbong Kampung Cinangka + 0262-421622 / 0262-421626 LAMPIRAN - I ‘AR ALAMAT masalahlenjiniring, dan konstruksi, komunikasi dan masalah|operasional lapangan 2321 / 021-39834363 masalah fenjiniring, dan konstruksi, komunikasi dan masalah loperasional lapangan RT 002 RW 001 Desa Sukamanah, tconare Malangbong, Kabupaten Garut[Pr rrvercuuna rexser) | PROSEDUR (Wirt) RIMLAYA Kanya Nomor Dokumen KOMUNIKASI DAN os ‘TUB-PR-00-003-A4 KORESPONDENSI ~~ 1 dari 15. LAMPIRAN - II | DISTRIBUSI DOKUMEN Semua dokumen akan dikirim ke| Pertamina. Daftar dokumen berikut untuk kontraktor sebagai penentuan jumiah total dokumen yang diperlukan. 1. KORESPONDENSI a. Korespondensi dari kontraktor, dokumen asii diberikan pada Pertamina dan salinan dokumen diberikan pada kontraktor. b. Korespondensi dari Pertamina, dokumen asli diberikan pada kontraktor dan salinan dokumen diberikan pada Pertamina, 2. DOKUMEN SELAIN KORESPONDENSI Dokumen selain untuk korespondensi dijelaskan dalam Deliverable List Engineering.T PROSEDUR _|{Wirca) BI,MArA anya a4 AF Peatamin (PERSERO) Nomor Dokumen J ~ KOHUNIKASL DAN Bev TUB-PR-00-03-A4 KORESPONDENSI.— |— Denis PIRAN - IIT | FORMAT MINUTES OF MEETINGpet Pr PT PERTAMINA (PERSERO) PROSEDUR PT AWIJAYA KARYA Nomor Dokumen KOMUNIKASI DAN aa “TUB-PR-0-003-6 KORESPONDENSI 13 denis |PIRAN — IIT BAGAN KOORDINASI PERTAMINA DAN WIKA DIREKSI PENGAWAS MANAJER DIVISI PERTAMINA WIKA MANAJER PROYEK MANAJER PROYEK KOORDINATOR PELAKSANA. MANAJER PROYEK, PROYEK. WIKA PERTAMINA PROJECT TEAM PROJECT TEAM PERTAMINA. WIKAprime rersero) | PROSEDUR ae { Nomor Dekumen KOMUNIKASI DAN feet “TUB-PR-00-003-A4 |___KORESPONDENSI Tada 15 LAMPIRAN — IV BAGAN ORGANISASI WIKA— i prim (PERSERO) | PROSEDUR (ira) mara anya Revit Nomor Dokomen —— | KOMUNIKASI DAN a “TUB-PR-00-003-A4 | KORESPONDENSI nse LAMPIRAN - VI | PERSONIL INTI WIKA DOMINICUS ADHITYA C.W | 0813-33311032 | dominicus@wika.co.kd ENSINIRING | KASIE. ERWIN SISWANTO 0612-81458896 | erwin@wika.co.id