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Você aprenderá neste capítulo as diferentes maneiras de iniciar o Outlook 2000 e verá
seus principais elementos.
O que é o Outlook?
• Usar o Outlook com a Internet para exibir páginas da Web, enviar hyperlinks e
páginas da Web em correio eletrônico e compartilhar informações de calendário e
contato.
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Quando você está trabalhando fora da empresa utilizando um notebook, neste caso, assim que o
notebook for conectado a rede da empresa, é possivel fazer um sincronismo entre os dados do
notebook e os dados da empresa.
O Outlook 2000 pode ser iniciado de diversas maneiras, a mais comum é através do
botão Iniciar, seguindo os passos a seguir:
• Clique no menu e em
Outra maneira de executar o Outlook 2000 é através da Barra Barra de atalhos do Office
2000.
2. Barra de Menu – Exibe as opções do menu, essas opções podem ser personalizadas,
ou seja, o usuário poderá alterar os itens do menu, como também, incluir novas
opções e excluir as existentes.
4. Faixa de pastas – Exibe a tarefa que você está executando no momento, por exemplo:
Caixa de Entrada, Calendário, Tarefas, Anotações.
6. Botões de Grupo – Permite alternar de um módulo para outro, por exemplo: da Caixa
de Entrada para o Calendário.
7. Outros Grupos – Você pode criar novos grupos de trabalho ou atalhos para as
aplicações do Outlook.
Você pode se mover no Microsoft Outlook usando o mouse ou as teclas de atalho. Alguns
modos de exibição2 no Outlook possuem combinações de teclas ou funções do mouse
específicas que só funcionam em determinado modo de exibição, enquanto outras
combinações de teclas ou funções do mouse funcionam em todos os modos de exibição.
Veja como é simples controlar todo o trabalho utilizando a Barra do Outlook 2000.
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Os modos de exibição fornecem formas diferentes de examinar a mesma informação em uma
pasta, colocando-as em diferentes disposições e formatos.
A página Outlook hoje oferece uma visualização do seu dia. Usando o Microsoft Outlook
hoje, você pode exibir um resumo dos compromissos e uma lista das tarefas, além do
número de novas mensagens de correio eletrônico que você possui. Você pode definir
essa página como a primeira a ser aberta quando o Outlook for iniciado e alterar a
aparência de Outlook hoje.
Para acessar o Outlook Hoje basta clicar com o mouse sobre o Ícone Outllook Hoje
disponível na janela principal do Outlook 2000, ou selecionar a opção Exibir- Ir para –
Outlook Hoje.
O Outlook 2000 permite que o Outlook Hoje seja definido como tela de abertura padrão, e
esse recurso pode ser alterado através da própria janela do Outlook Hoje, como mostra a
seqüência abaixo:
Com o Outlook Hoje, você pode exibir um resumo dos compromissos e uma lista das
tarefas, além do número de novas mensagens de correio eletrônico que você possui.
O Outlook permite que você trabalhe de maneira eficiente com mensagens eletrônicas,
utilizando a Caixa de Entrada. Esse recurso pode ser acessado de diversas maneiras,
através do menu ou pelas teclas de atalhos. Neste módulo você aprenderá a trabalhar
com mensagens eletrônicas (e-mail) e a organizá-las em pastas.
O Microsoft Outlook 2000 oferece vários recursos , entre eles enviar e receber os mais
diferentes tipos de arquivos, tais como: documentos do Word, imagens, planilhas
eletrônicas. Esse recurso veremos mais adiante.
Um dos principais recursos do Outlook 2000, é o seu correio eletrônico. Com ele, você
poderá gerenciar todos as suas mensagens enviadas e recebidas em sua caixa de
correspondência.
Podem-se enviar mensagens para endereços de internet ou para endereços de uma rede
local, para isso recomendamos a utilização de Servidores com Microsoft Exchange Server
5.5 ou superior.
2. Clique no Menu e em
5. O campo , fornece um espaço para você digitar os e-mails das pessoas para
as quais deseja enviar uma cópia da mensagem.
Note que, o Outlook 2000, enviou a sua mensagem para o endereço desejado.
Uma outra maneira de enviar anexo através do Micosoft Outlook é utilizar a opção
Arquivos – Enviar para – Destinatário da Mensagem como (Anexo), como mostra a
figura abaixo.
Esse recurso pode ser utilizado por qualquer aplicativo baseado em Windows.
Com Microsoft Outlook você pode ser bastante criativo, podendo inclusive enviar
mensagens personalizadas, utilizando papéis de carta do Outlook 2000.
2. Clique no menu .
3. Aponte para .
Para responder um e-mail recebido, não é preciso abrir uma nova caixa de mensagem,
basta utilizar a barra de ferramentas
2. Assim que você receber uma mensagem, ela aparecerá automaticamente na caixa de
entrada.
Note que o Outlook enviou a sua resposta, sem que você precisasse digitar novamente o
endereço da pessoa que enviou a mensagem para você.
Caso a mensagem tenha sido endereçada para mais de uma pessoa, você pode
responder a todas elas de uma só vez clicando no botão Responder a todos, da Barra
de ferramentas Padrão.
Para excluir uma mensagem é muito simples, basta utilizar o ícone na caixa de
ferramenta.
6. Clique no menu e em .
11. Na opção Selecionar onde colocar a pasta, escolha um local. Por exemplo: "Caixa
de entrada".
Note que o Outlook 2000 inseriu automaticamente a sua pasta dentro da pasta Caixa de
entrada.
Ao excluir uma pasta, tome cuidado, pois você estará excluindo também todas as
informações contidas nela.
1. Com o Outlook aberto do tópico anterior, crie uma nova pasta com um nome
desejado. Por exemplo: "Pastas excluídas".
Note que a pasta foi excluída da pasta da Caixa de entrada. As pastas excluídas ficam
guardadas na pasta Itens excluídos. Para recuperá-la, basta clicar sobre ela e movê-la
para o seu local de origem, ou pode apagá-la definitivamente, selecionando-a e excluindo-
a novamente.
Com Outlook 2000 você pode organizar a Caixa de entrada, alterar as pastas, atribuir
cores, alternar os modos de exibição e os tipos de mensagens.
Alterando as pastas
O Outlook permite que você organize suas mensagens e suas pastas particulares.
5. Clique na opção .
6. Na opção Mover a(s) mensagem (ns) selecionada(s) abaixo para, clique na seta de
lista suspensa e selecione a pasta desejada. Por exemplo: "Minha pasta particular".
7. Na opção Criar uma regra para mover novas mensagens, clique na opção de.
9. Na opção Para, selecione uma pasta de destino para as novas mensagens recebidas.
Note que você organizou para que as suas mensagens selecionadas fiquem organizadas
em suas pastas particulares.
Alterando as cores
O Outlook permite que você edite as cores das mensagens recebidas, em sua Caixa de
entrada, possibilitando a identificação das mensagens através de cores, esse recurso é
interessante, pois você poderá atribuir uma determinada cor a uma mensagem ou a um
determinado endereço de e-mail.
2. Clique na opção .
2. Ao aparecer a caixa Alterar o modo de exibição:, clique nas setas de rolagem para
escolher o modo de exibição desejado.
3. Para que o Outlook aceite a opção escolhida, basta clicar sobre o modo escolhido
para selecioná-lo.
3. Clique no botão .
5. Clique no botão .
Note que, todas as mensagens recebidas que contenham conteúdos restritos, estarão
coloridas com a cor escolhida.
O Microsoft Outlook inclui uma verdadeira agenda eletrônica entre seus recursos. Com
ela você pode facilmente marcar compormissos e reuniões, planejar o tempo e registrar
eventos importantes. Pode também trabalhar com várias agendas ao mesmo tempo.
Neste capítulo você aprenderá a alterar e personalizar um Calendário, como inserir e
excluir um texto em um Calendário e como agendar um compromisso e uma reunião.
O Calendário é uma excelente ferramenta para criar e gerenciar as tarefas do seu dia a
dia. Com ele, você pode agendar facilmente qualquer tipo de compromisso.
Personalizando o calendário
2. Clique no menu e em .
11. Na opção Opções de calendário, clique na seta de lista suspensa Cor de fundo.
Após ter configurado e personalizado seu calendário, aprenda como agendar suas tarefas
e compromissos no Outlook 2000.
4. Selecione a opção .
8. Nas opções Início e Término, selecione a data e a hora para o início e o término de
seu compromisso.
9. Marque a caixinha Lembrete para que apareça um aviso no dia de seu compromisso.
Você será informado no dia e na hora exata os compromissos agendados, por meio de
um lembrete que aparecerá em sua tela.
4. Selecione a opção .
8. Na Caixa de texto em branco, digite a frase: "Hoje estaremos falando sobre um novo
produto a ser lançado e seus diferenciais".
9. Clique no botão .
Note que o Outlook 2000 automaticamente enviou a mensagem para a pessoa que
deverá comparecer à reunião.
O Microsoft Outlook permite que você trabalhe com um banco de dados de contatos, onde
você poderá criar contatos e listas de distribuição.
Um contato é uma pessoa ou empresa com a qual você se relaciona. O Outlook é uma
excelente ferramenta para gerenciar todos os seus contatos e tudo mais que se relacione
com ele.
3. Clique na opção .
10. Para que o Outlook aceite os dados do novo contato, clique no botão .
2. Insira vários contatos, para que o Outlook 2000 crie uma lista de contatos.
4. Esta guia permite que você encontre todos os contatos inseridos em sua lista.
Referência Bibliográfica
• Colaboradora:
Alexandra Ap. Marcelino Toscaro