NOTULEN RAPAT DIVISI BULANAN

JANUARI 2012

Rapat divisi bulanan manager dilaksanakanan pada :

Hari / Tanggal : Senin / 2 Januari 2012

Waktu : 10.00 14.30 WIB
Tempat : Ruang Rapat
Jenis Rapat : Rapat Koordinasi
Pemimpin :
Peserta : Semua Manager Divisi
Notulensi :
Agenda Rapat : 1. Evaluasi kegiatan bulan Desember 2011 dan Rencana
kegiatan bulan Januari 2012 dari setiap divisi
2. Diskusi permasalahan lembaga

Isi Rapat :

1. Evaluasi Kegiatan bulan Desember 2011 dan Rencana Kegiatan bulan Januari
2012

Divisi MIS

Kegiatan di bulan Desember 2011

- Kegiatan MIS lebih banyak dilakukan di kantor pusat
- Support software untuk kantor cabang Takengon dan Keutapang. Berkaitan dengan
fix asset dan deliquency
- Pembekalan staf MIS Regional di kantor pusat
- Inventarisasi smart card yang berkaitan dengan permintaan smart card baru, hilang
dan rusak kepada SAI, agar tidak ada yang dobel smart card
- Support instalasi windows untuk cabang dan pusat
- Melakukan support ke caban untuk pembetulan data cabang yangbermasalah seperti
klien, aset, dan jasa tabungan

Rencana kegiatan di bulan Januari 2012

- Menyelesaikan laporan bulan Desember 2011 untuk semua cabang khususnya
cabang-cabang yang bermasalah atau revisi.
- Training basic pemrograman MIS dengan diikuti 6 MIS (3 MIS pusat dan 3 dari
regional)
- Rapat semua Divisi untuk pembahasan Sofware persiapan Mdis On-Line, akan
dilaksanakan tanggal 20 Januari 2012
Divisi Operasional

Kegiatan di bulan Desember 2011

- Minggu pertama dan kedua di regional Aceh, agenda yang dilakukan antara lain :
Memperkenalkan/sosialisasi ke seluruh cabang mengenai Rgm Aceh yang baru
Selain itu mengecek PAR di Keutapang dan Lhong Raya dan memilah manakah
yang bisa ditarik dan mana yang bisa di WO.
Menyelesaikan masalah Kota Juang, dimana 1 staf FO melarikan diri ke
Malaysia pada tanggal 2 Desember 2011 dengan membawa uang kurang lebih
26 juta rupiah .
Melaksanakan keputusan manajemen pusat dimana ada beberapa staf yang tidak
diperpanjang kontraknya lagi per Januari 2012 sebanyak 6 orang
- Melakukan perekapan WO
Ada 10 cabang yang mengajukan WO yaitu Darussalam, Beureuneun, Takengon,
Keutapang, Kota Juang, Cikalong, Kalitidu, Ngasem, Bantul, Polman. Dengan total
kurang lebih Rp.308.107.250,- untuk 479 anggota
Rencana minggu pertama bulan Januari pengajuan ACC ke Bpk Slamet Riyadi.
- Launching/pencairan Pinjaman Pendidikan di Cabang Cariu sebanyak 3 orang
Karena Software MDIS belum bisa support untuk produk pinjaman ini maka
pelaporan dan input data masih menggunakan excel ,samapi saat inibelum di
lakukan upload ke website Vittana dan direnvanakan minggu pertama ulan januari
2011 akan dilakukan upload data tersebut.

Rencana kegiatan di bulan Januari 2012

- Pembukaan satu cabang baru di daerah Rajamanggala, Bandung Barat dan
koordinasi degan ..... karena bulan Januari ..... bekerjasama dengan Sari Project
untuk pembukaan cabang di Cirebon
- Kunjungan dan monitoring di Regional C (Jawa tengah, Jawa timur dan Jogja).

Divisi umum

Kegiatan di bulan Desember 2011

- Kantor Bojongpicung pindah, tidak terlalu jauh dari kantor lama.
- Pengadaan Inventaris kendaran untuk PO, dan pergantian Inventaris kendaraan
cabang Cikalong dan Mande.
- Kegiatan rutin mengadaan kartu dan cetakan untuk cabang

Rencana kegiatan di bulan Januari 2012

- Mencari kontrakan untuk kantor cabang Mega Mendung
- Meminta cabang untuk memberikan informasi masa kontrak kantor.
- Mencatat laptop inventaris
- Memperpanjang kantor cabang Cileungsi
- Asuransi mobil
- Membuat kalender
- Buat stok tas dan jaket
Divisi Accounting

Kegiatan di bulan Desember 2011

- Tanggal 1 10 Desember 2011 kegiatan rutin laporan bulanan (bulan November
2011)
- Tanggal 11 13 Desember 2011 di Grobogan, Jawa Tengah berkaitan dengan
masalah Plan, memeriksa bukti kas
- Tanggal 22 Desember 2011 melakukan tutup buku audit dengan Plan untuk daerah
Grobogan, Jawa Tengah. Dan melakukan sosialisasi cara tutup buku dari cabang
Rencana kegiatan di bulan Januari 2012
- Menyelesaikan permasalahan data inventaris Lhong Raya karena ada selisih
- Kegiatan rutin laporan bulanan (bulan Desember 2011)
- Tutup buku
- Menyelesaikan hasil audit Plan.

Divisi Internal Audit

Kegiatan di bulan Desember 2011

- Audit khusus di Takengon
- Audit tahunan di Cipanas, Kulonprogo, Bantul dan Blora
- Tanggal 14 16 Desember 2011 Rapat evaluasi dan penyusunan cash flow divisi
internal audit
- Rapat tahunan dan penyusunan cash flow Kantor Pusat di Megamendung, Bogor
- Audit tahunan di Tegalwaru tidak terlaksana
Rencana kegiatan di bulan Januari 2012
- Audit tahunan di Regional A ada 1 cabang
- Audit tahunan di Regional B ada 2 cabang
- Audit tahunan di Regional C ada 3 cabang di Regional B
- Audit surprise di 1 cabang

Divisi Training & Reporting

Kegiatan di bulan Desember 2011

- Pembuatan narasi dari training bulan November 2011
- Rutinitas PPI
Rencana kegiatan di bulan januari 2012
- Workshop dengan TDH dan launching buku pada tanggal 18 Januari 2012
- Training dengan GT pada tanggal 24 26 Januari 2012 di Puncak
- Training untuk anggota di wilayah Bojonegoro, terutama cabang Dander, Palang
dan Soko.
- Pembuatan naratif untuk PKM dan TDH
- Meminta update data terbaru karyawan yang lepas masa magang untuk
diikutsertakan training GB
Divisi HRD

Kegiatan di bulan Desember 2011

- Tes seleksi dan interview staf dilaksanakan sebanyak 6 kali, dengan total
penerimaan staf sebanyak 18 orang.
- Update data karyawan
- Evaluasi tahunan seluruh staf cabang dan regional. Mulai pelaksanaan dari bulan
November 2011. Evaluasi paling akhir masuk pada tanggal 26 Desember 2011
- Pembuatan Surat Perjanjian Kerja
Total yang dibuatkan SPK sebanyak 198 orang dan total yang ditangguhkan
sebanyak 156 orang.
Rencana kegiatan di bulan Januari 2012
- Tanggal 2 Januari 2012 dilaksanakan Rapat Kerja Divisi Bulan Januari
- Mengaktifkan kembali Monday Morning Briefing setiap hari Senin Jam 8.00
- Pelaksanaan interview dilakukan secara berkala minggu ke 2 dan minggu ke3.
Target untuk memenuhi kebutuhan penambahan staf di tiap cabangnya dan
kebutuhan penambahan staf karena akan dibukanya 15 cabang
- Serah terima jabatan antara ..... dan ........ di minggu kedua
- Membuat checklist kelengkapan surat lamaran dari cabang sebelum dikirimkan ke
kantor pusat
- Membuat checklist standarisasi kelengkapan isi dari map gantung di filing cabinet
- Sosialisasi form exit interview dan checklist kelengkapan surat lamaran, ke seluruh
cabang.
- Menyelesaikan pembuatan SPK

2. Diskusi Permasalahan Lembaga

Pihak HRD memberikan update data karyawan terutama lepas masa magang.
Karena hal ini diperlukan oleh
- Divisi Umum untuk membuat name tag. (perlu dilengkapi pula foto)
- Divisi Training & Reporting untuk mengetahui staf yang akan mengikuti
training GB
- Divisi Keuangan & Akunting untuk laporan keuangan
- Divisi Internal Audit untuk pengecekan audit
Termasuk juga update staf yang tidak diperpanjang kontrak maupun staf yang keluar
mendadak
Pelaksanaan interview staf hendaknya melibatkan manajer yang bersangkutan
- Staf MIS melibatkan manajer MIS
- Staf Internal Audit melibatkan manajer IA ataupun Accounting
Masukan dari Divisi Umum : Setiap melakukan tes perekrutan staf, HRD juga
meminta foto calon staff.
Update staf cabang secara keseluruhan.
Dilakukan dengan membuat format baru di setiap alamat email cabang. Setiap
cabang hendaknya mencantumkan
- Alamat kantor
- Nomor telepon kantor
- Nomor telepon seluruh staf mulai dari BM, Adm, MIS dan seluruh FO
 Divisi Training & Reporting membutuhkan 1 staf
Divisi Internal Audit membutuhkan 1 staf, dan target bulan Maret sudah bisa
dilepas.
Rencana RAT akan dilaksanakan bulan Maret 2012
Untuk persiapan calon BM di cabang baru
- Tes seleksi (tes tertulis, tes grafis, tes kepribadian) dan interview dengan HRD
dan Operasional
- Progres Audit (kelengkapan pekerjaan)
- Pendidikan calon BM
- Interview dengan Direksi
Untuk pendidikan calon BM
- Pendidikan akan dilaksanakan di training centre Cikalongkulon
- Materi yang akan diberikan berkaitan dengan software, akuntansi, leadership
dan operasional lapang
- Diberikan post test dengan sistem passing grade
- Minimal 70 untuk nilai kumulatif
- Minimal 50 untuk per paket
Masukan dari semua Divisi:
- Setiap calon karyawan, setelah selesai masa magang menyerahkan Ijazah ke
lembaga.
Salah satu syarat menjadi karyawan (Ijazah di tahan oleh lembaga selama
menjadi staf).

KESIMPULAN :

Agenda Rapat Divisi Bulan Januari 2012 membahas:

1. Divisi MIS akan melakukan persiapan online
2. Divisi Training & Reporting akan melakukan training berkala dan pembuatan
naratif PPI
3. Divisi Audit akan melakukan audit tahunan di Regional A, B dan C
4. Divisi Umum akan melakukan pencarian rumah untuk kantor cabang
5. Divisi Operasional akan melakukan persiapan pembukaan cabang baru
6. Divisi Accounting akan melakukan pengecekan laporan bulanan dan penutupan
akhir tahun
7. Divisi HRD akan melakukan perekrutan staf secara marathon
8. Untuk persiapan calon BM akan dilakukan penyaringan secara bertahap dan akan
diberikan pendidikan calon BM

Mengetahui Jakarta, 3 Januari 2012

Pimpinan rapat Notulensi
Lampiran
Peserta :

No. Nama Jabatan

1. Staff HRD
2. Manager Training
3. Manager Umum
4. Manager Audit
5. Manager Operasional
6. Manager Keuangan
7. Manager MIS
8. Notulen