19/10/2017 Los cinco pasos para analizar correctamente los informes y la informacin | Friendly Business

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correctamente los informes y la informacin

Los cinco pasos para analizar correctamente los

informes y la informacin
septiembre 27, 2009 fbusiness Deja un comentario Go to comments

por scar Fajardo

La aparicin de entornos turbulentos y con mltiples cambios y el desarrollo de nuevas

tecnologas de informacin y comunicacin estn provocando, por una parte, una
necesidad de obtener datos que permitan superar la incertidumbre de dichas
turbulencias; y por otra, un exceso de informacin que requiere de la capacidad de
seleccionar bien lo que se necesita y de ser capaz de interpretarla.

En los ltimos tiempos, se ha hecho bastante hincapi en el primer punto, apareciendo

muchas entidades y agentes que producen una gran cantidad de informacin para
afrontar la situacin de incertidumbre; sin embargo, el excedente de informacin est
provocando una alarmante incapacidad de asumir todo lo que se recibe, comprenderlo
y asimilarlo. Y este punto es vital, ya que si no podemos comprender aquello que
estamos viendo y leyendo, seleccionar lo relevante e interiorizarlo, nunca seremos
capaces de mejorar como profesionales y personas y convertir la informacin en
verdadero conocimiento.

Tanto para los directivos que reciben informes de forma constante, como para todas
aquellas personas que necesitan formarse e informarse de manera permanente, es
necesario tener claro cmo abordar la lectura de los contenidos de manera que el
tiempo sea mejor aprovechado y la lectura sea provechosa.

Los cinco pasos para el anlisis de informes y contenido

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Para analizar y comprender correctamente un contenido, recomiendo seguir estos

cinco pasos que expongo a continuacin; no sin antes remarcar dos cuestiones previas
sin las cuales estos pasos no tienen sentido. La primera es que las personas debemos
asumir que siempre vamos a tener que priorizar y que nunca vamos a poder contar
con toda la informacin que nos proporcione seguridad para tomar decisiones. Esto es
importante porque si no lo cumplimos, nos puede llevar o a la parlisis por el anlisis
o a desarrollar una inseguridad en nosotros mismos que nos lleva a no tomar
decisiones porque cualquier informacin nos parece insuficiente.

La segunda cuestin que debe cumplirse es que todos debemos esforzarnos por
desarrollar un criterio personal y propio hecho de nuestro conocimiento, habilidad,
talento y experiencia que nos permita siempre priorizar la informacin a analizar e
imaginar previamente a su lectura si ese contenido puede ser til y en qu manera
puede serlo.

Una vez expuesto este preludio, veamos los cinco pasos.

*Reconocimiento y anticipacin: al igual que hacen los grandes estrategas en las

guerras, lo primero que ha de hacerse es reconocer el terreno. Para ello, debemos
tomar distancia y mirar desde arriba todo el informe o contenido. Esto supone
generalmente analizar en ndice de los libros, trabajos o informes para intentar
establecer un orden interno propio de lo que vamos a estudiar. De esta forma vamos
preparando nuestra mente para la asimilacin. En este paso, acta de forma
importante nuestro criterio, ya que vamos a remarcar mentalmente las partes que nos
parecen relevantes y vamos a adaptar ese esquema tambin mentalmente a nuestra
estructura de pensamiento y a nuestra necesidad.

Por ltimo, en esta etapa nos preguntamos las cuestiones bsicas del informe que
pueden ser de inters para nosotros, el qu podemos encontrar all. Estas preguntas
sirven de gua para abordar toda la lectura y seleccionar lo importante.

*Lectura: una vez que hemos realizado bien la etapa del reconocimiento y la
anticipacin, la lectura del informe se har con detenimiento y concentracin, pero
veremos que al haber efectuado el reconocimiento y la anticipacin, nuestra mente ir
colocando la informacin obtenida en el esquema mental previamente diseado. Sin
darnos cuenta, la etapa previa nos va a ayudar a realizar un ejercicio de priorizacin.
Anotaremos o subrayaremos los hechos ms relevantes que vayamos encontrando y
que se ajusten a nuestra idea ya configurada en el reconocimiento y anticipacin.

*Revisin: finalizada la lectura del informe, es el momento de revisar los puntos

sealados en la lectura en profundidad. En este caso, ser una relectura por encima y
solo de lo que hemos considerado prioritario. En esta etapa nuestra mente ya dibujar
un esquema claro y relevante para nuestra necesidad, obviando todo aquello que no
es importante.

*Redaccin: con las notas sealadas y el esquema final realizado en la etapa de

revisin, es bsico y fundamental escribir estas conclusiones en un documento
accesible.

*Archivo y repaso: este documento con la informacin debidamente priorizada,

ordenada y asimilada debe ser archivada en un lugar accesible para su consulta y
repaso, ya que la nica forma de retener la informacin y convertirla en conocimiento
es repasando. El repaso nos permitir luego conectar esta informacin con otras
posteriores e ir construyendo ms conocimiento y desarrollando un criterio.

Estos cinco pasos vistos en este artculo estn comprobados en mi experiencia y en la

de otras muchas personas y su empleo nos convierte en mejores profesionales y nos
ayuda a mejorar la gestin del tiempo y a ampliar nuestro conocimiento.

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