PROCEDIMIENTO Elaboracién, Modificacién y Control de Documentos y Registros. BUN codigo Fecha de Emision [—Niimero de RevisiGn | — Pagina —PocbyRE ‘Octubre de 2010 05 [140 10 | 1. Objetivo: Definic y establecer los lineamientos para la elaboracién de procedimientos, asi como la identificacién, aprobacién, distribucién y control de cambios de todos los documentos y registros del Sistema de Gestion de la Calidad. 2. Alcance: Todos los Responsables de Area, 3. Definiciones: ‘SGC: Sistema de Gestion de la Calidad. Proceso: Conjunto de actividades coordinadas y controladas, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisites, incluyenco las limitaciones de tiempo, costos y recursos. Procedimiento Obligatorio: Forma especiticada para llevar a cabo un proceso que exige la Norma ISO 9001 en dicho formato, Procedimiento o Instructivo de Trabajo: Documento que describe un proceso particular de la UNO 0 que se requiere Para descnbir el cumplimiento con algtin requisito especifico de la Norma ISO 9001 Lista Maestra: Documento que indica o describe el total de manuales, procedimientos, instrucciones de trabajo, formatos y registros que contiene el Sistema de Gestién de la Calidad. Asi mismo indica el nivel de revision de cada Uno de elios, con el objetivo de utlizer siempre la titima versién, Formato: Hoja impresa en la cual se registran datos o informacién, dependiendo de la informacion contenida se Convierte en documento o registro. Plan_de Calidad: Tipo de documento que especifica por cada etapa, los insumos, productos, especificaciones, Ccontroles y recursos asociados que deben aplicarse, quién debe aplicarios y cudndo deben aplicarse a un proceso. Documento Gontrolado: Es aquél que cuando se modifica cambia su nivel de revisién y se encuentra en formato POF en ia red de la UNO. Documento Obsoleto: Son los documentos que perdieron vigencia al cambiar de revision o darse de baja. Documento Extemo: Son documentos que emiten entidades externas a UNO, que por ley 0 de forma voluntaria ‘sirven de consutta para la correcta implementacién de los procesos. Documento No Controlado: Las copias de los documentos que solicitan personas 0 entidades fuora del alcance del ‘SGC, se entregan con la autorizacién de! Representante de la Direccién, s6lo para informacién y no requieren ser actualizadas. Registro: Es la evidencia de la realizacién de una actividad controtada 4. Referencias: Norma ISO 9001:2008, Requislios 4.2.2, 4.2.3 4.2.4 Revis6 y Aprobé: Ri nte de la Direccién Juan, Pool NohfH PROCEDIMIENTO QUIN -oonccics noarrcactony Conran boca - =| Elaboracién, Modificacion y Control de Documentos y Registros. Codigo Fecha de Emisién Numero de Revision POCDYRE Octubre de 2010 05, 5. Descripcién de Actividades Pore oor) faerie 1. | Coortinadorde | Estructura Documental, Calidad Los tipos de documentos y cédigos que se utilizan en el ‘SGC de la UNO son’ [Tipo de Documento Manual de Calidad Manual de Organizacion Provedimiento| | Obigatorio (1) Procedimiento de | Trabajo (2) instricivo Plan de Calidad — a Formato (3) Documentos Evierios | — Obligatorio Control de Documentos y Registro Control de Corres Producto No Conforme ‘Auditoria intema ‘Acciones Correctvas y (i) Procedimiento RHU [Rectoria REC XX, [Adminstacien ADM |XX Coordinacién COR XX ‘Académica ACA xX | @)Alos tormatos se les agrega el cédigo del procedimiento al que pertenecen y un numero consecutive de dos digits. | Ejempio: FRPTREC-01 (Formato 01 del Procedimiento de | Trabajo de Rectoria) Elaboré: de Calidad Revis6 y Aprobé: te de la Direccién Ju Pool Noh Juan,Cédigo Fecha de Emision _ PROCEDIMIENTO Elaboracién, Modificacién y Control de Documentos y Registros. POCDYRE Octubre de 2010 3de 10 Las revisiones inician a partir del “01” Reglas Generales. La creacién 0 modificacién de un documento (excepto formatos) se leva a cabo conforme a criterios: Tipografia: El numero consecuvo de procedimientos de trabajo y formatos lo asigna el Coordinador de Calidad segin el orden de la Lista Maestra de Documentos o Registros. cent los siguientes Pagina Letra Arial 10 de preferencia. Encabezado para Manuales, Planes y Procedimientos (no es obligatorio para Formatos): Logotise Gédigo Revision Titulo del documento Paginacién Los procedimientos e instructivos contienen la cece he ae Eneabezaos x rane Objetivo (Propesito x | = ‘cance (hea 9 xX a Cones (=p) a Drsrgin do x Paes, ee Aeonehs Reterla (sctiais Socom Regs ‘tse Cabin x = Los formatos son flexibles en cuanto al tipo de letra y ‘encabezado. La descripcién de los cambios se reflejaré enel jento al que pertenece. Elabor6: C Juan de Calidad Pool Noh Revisé y Aprobé: ua Pool Noh inte de la Direccién6UNd——. PROCEDIMIENTO laboracién, Modificacion y Control de Documentos y Registros. Los perfiles y descriociones de puestos estén contenidos ‘en el Manual de Organizacién y bajo resguardo de la Oficina de Pianeacién Insttucional. ______Cédigo Fecha de Emision Nimero de Revision | Pagina POcDYRE | Octubre de 2010 05 4de10 | Responsable eee Cee er Referenc erin 2 | Coorsnadorde | Emisién, Modiicacién y Baja do un Documento Borrador al Responsables : de Area Los puestos responsabies de la documentacién (emisién © modificacién) y de la autorizacién o baja se muestran a continuacién: aif ‘Aprueba | [ies de Departaments opreseranie Coordeadores dela Dreceen [Diesen admntava : Rector instAal eee) Una vez que el documento ha sido elaborado y revisado, solicitan la aprobacidn de la Direccién de Planeacion Institucional 0 de Rectoria segun corresponda Realizados todos los ajustes que consideren necesarios lo envian por correo electrénico al Coordinador de Calidad para que actualice la carpeta de originales y revise lo siguiente + Revisar la estructura y legibilidad del documento, | + Asignar consecutivo y niimero de revisién del Documento. + Revisar el Historial de Cambios y la fecha de cemision. | + Solictar las firmas de elaboracién, revision y ‘aprobacion en la primera hoja Gnicamente. = Guardar el archivo en su PC en formato PDF y lo protege como “solo lactura’ en esta ruta: | Documentacién ISO 9000 / Documentos Vigentes. Cada archivo se va a nombrar asi: c6digo (espacio) titulo del documento (espacio) R (numero de revision), | ejemplo: FRPTREC-01 Listado Maestro de Documentos Rot Si se requiere dar de baja el documento, lo borra de ta ruta anterior y lo traspasa a la carpeta de documentos Listado Maestro de Documentos Listado Maestro de Registros Elabor6: Cy jor de Calidad Revisé y Aprobé nte de la Direocién Juan. iz Pool Noh Juan Pool NohcS oO) digo ~POCDYRE UNO Octubre de 2010 _____ Fecha de Emision_ t ‘obsoletos (paso 3), ademas de: + Actualizar el Listado Maestro de Documentos 0 Registros, + Notiicar la emisién, modificacién 0 baja del documento al personal involucrado a través del correo electrénico. Coordinador de Calidad conserva una carpeta con los documentos originales impresos y fimados y conserva los archivos en su computadora, asegurandose de respaldarlos semestraimente. Siun documento es modificado, repite los mismos pasos. y describe el motivo del cambio de una revision a otra en al Historial de Cambios. Nota 4: La revision de documentos para asegurar su vigencia es responsabilidad de la Direccién, Jefatura 0 Coordinacién que emite el documento y se garantizara esta practica a través de los resultados que arrojen las auditorias internas, Nota 2: Los formatos van relacionados en el Listado Maestro de Registros Nota 3: Las modificaciones a los documentos pueden originarse por: ‘© Cambios en la normatividad. Resultado de auditorias intemas y extemas Planificacién de acciones correctivas. 0 preventivas ‘= Resultados de revisiones por la direccién Recomendaciones de mojora de parte de los usuarios, Nota 4: Tanto la Lista Maestra de Documentos como la Lista Maestra de Registros se revisan i mestralmente para asegurar que contengan todos los documentos y formatos con sus versiones vigentes y datos de control ‘como responsable de su resguardo, tiempo de retencién y disposicion. En dichos formatos queda la evidencia de dicha revisi6n Pagina 5.de 10 Poor ferme 3. | Coordinador de Distribucién y difusién de documentos Lista Maestra Correos Calidad Documentos | electrénicos a Actualgo/@s archivos POF de a documentaciin del S64//” ‘con > G Elaboré: C for de Calidad Revis6 y Aprobé: tante de la Direccién Juan zz Pool Noh ‘Juan #@/E Cz Pool Noh__ Fecha de Emisién PROCEDIMIENTO Elaboraci6n, Modificacién y Control de Documentos y Registros. ~|_Nimero de Revisién | T =I Octubre de 2010 05, uta: Jwnww.uno, edu, mx/index.php?0a Notiica por comeo electrénico a los Responsables de Area la emisién o actualizacién de documentos utilizando la opcién de confimacién de entrega y lectura para ‘evidenciar su distribucién Nota 1: El Coordinador de Calidad conserva los correos ‘lectrénicos que sirvan como evidencia de la distribucién y difusion. Nota 2: Para las areas que lo solicten, imprime una sta de copia que sella a color como documento controlado y Distribucién de solicita su firma en acuse de recibo. Cuando dicho Documentos documento sea modificado lo retia y sustituye con la Controiados nueva version, destruyendo la copia obsoleta impresos Soporte Legibilidad Técnico Los documentos originales se mantienen protegidos con | micas en una carpeta bianca de argollas identificada ‘como “Documentos Originales del SGC” Los archivos electrénicos en red estén protegidos contra virus y se respaldan cada cuatrimestre por parte del rea de Soporte Técnico. Coordinador de | Control de Documentos Obsoletos Archivo Calidad electrénico en Se conserva en medio electrénico como minimo la carpeta de revision anterior de cada documento del SGC en la PC “Documentos del Coordinador de Calidad identificada con la siguiente ‘Obsoletos" ruta Documentacién ISO 9000 \ Documentos Obsoletos. Coordinador de | Control de Documentos Externos vigentes y Listado Maestro Calidady Jefes | opsoleto: de Documentos de Area | Cuando apique a determinado proceso, el Jefe de Area | debe estar al pendiente do la documentacién extema que ____| requignan Zorn apoyo para la implementacin de EE Elabor6: 6 r de Calidad Revis6 y Aprobé: fante de la Direccién ‘Juan de’té Crt Poo! Noh "Juan 614 Cité Pool NohPROCEDIMIENTO UN Elaboracién, Modificacion y Control de Documentos y Registros. Cédigo FechadeEmision __| _ Numero de Revision Pagina POCDYRi Octubre TUTE] ;procesos y los debe referenciar en los documentos del SGC. La referencia se identiicaré preferentemente con un "ink" de la pagina web, asegurando de esta forma su actualizacién permanente, Si el documento no esta disponible en este medio, deberd mantenerse una copia vigente en medio impreso Estos documentos estén relacionados en el Listado Maestro de Documentos. Los documentos externos impresos se conservan en un lugar plenemente identificado y al alcance del personal que requiere consultario, no se distribuyen copias adicionaies. Los documentos extemos impresos obsoletos (si se requiere) se archivan e identifican en un lugar especial ccon la leyenda en la primera pagina de "Documento ___| Obsoieto” E — 7 | Coordinador ée | Control de Registros Listed Nessa. Calidad de Registros |_| Respersebies La Lista Maestra de. Regisos contene las caves, Fehartamento | Ombres y nimeros de revisién de fos formatos, asi ‘como algunos controles que se mencionan en este | procedimiento, Responsable: Puesto encargado de proteger, clasificar y archivar los registros del sistema de calidad. electrénico o impreso, | El medio de almacenamiento puede ser en medio | En medio impreso deben estar identficados y archivados en: = Capeta; = Cajén (con o sin lavey; | + Folder; = Archivero En medio electiénico deben estar identificados y ordenados de forma clara en carpetas y contenidos en: | y PE (Disco Duro! Elaboré: r de Calidad Revis6 y Aprobs, ntante de la Direccién Juan 6 fe @rtz Poo! Noh Ju fuz Pool NohUN PROCEDIMIENTO oO Elaboracién, Modificacién y Control de Documentos y Registros. T Codigo Fecha de Emisin _Numero de Revision Pagina POCDYRE Octubre de 2010, 05, Bde 10 aa Cee ener) Pee Referenci + CD. | Los registros en medio electrénicos que tengan que ver directamente con el servicio al cliente deben protegerse con claves de seguridad o llave si estén en medio Impresos. Ordenamiento: Los registros se pueden ordenar de la siguiente forma Cronolégico ascendente o descendente; A\fabético (por cliente); Consecutivo, 0; ‘Seguin lo defina el responsable de su resguardo, siempre y cuando respete el orden y sea consistente. Registro ier 8 RD! Responsables por departamento Elaboré: ‘Juan de la Cruz Pool Nob Controles aplicables a todos los registros. * Legibitidad: EI llenado de los formatos podra realizarse @ mano o en computadora y deben conlener la informacién clara para su lectura, sin tachaduras. + Tiempo de Retencién: Todos los registros se conservaran por un afio, salvo los que correspondan a contabilidad 0 expedientes de alumnos que deberén resguardarse por cinco afios y los que comesponden a la competencia del personal indefinidamente mientras estén activos. © Disposicién Final: Al término del tiempo de retencién el responsable de su resguardo podré | destruirios o resguardarios en un medio electrénico 0 impreso debidamente identificado. de Calidad Revis6 y Aprobé; Si Juande la Cruz Pool Noh Listado Maestro de Registros tante de la DirecciénPROCEDIMIENTO Elaboracion, Modificacién y Control de Documentos y Registros. Fecha de Emisién Namero de Revision Pagina ‘Octubre de 2010 05, Sde 10 Elaboré: de Calidad Revis6 y Aprobé: de la Direccién, Juan d€'la Cruz Pool Noh Juan Pool NohGUNG Elaboracién, Modificacién y Control de Documentos y Registros. Cédigo Fecha de Emisién PROCEDIMIENTO Pagina POCDYRE Octubre de 2010 10 de 10 7. Historial de Cambios: bri de 2016 Revision Fecha Resumen del cambio con respecto a la revisi6n anterior a1 Octubre de 2010 | Ata de documento oy Junio de 2011 | Modificacin en la actividad 2 de la aprobacién y por cambio de frmas 03 Febrero de 2013 _| Se incluye una nota en la seccin de distribucion para permitir la impresion y distribucién de copias controladas impresas de procedimientos, Se anexa flujograma ‘Se Incluye una nota en la Actividad 4 indicando que se evard a cabo una revisién trimestral para cotejar las listas maestras de documentos y registros con las versiones vigentes aprobadas en el SGC 05 Mayo de 2017 ‘Actualizacién de responsabies, de la ruta de resguardo y consulta de la Informacion, asi como la omision de la descripci6n 9. Elabor6: Coy de Calidad Juan Pool Noh Revis6 y Aprobé: lante de la Direccién ‘Juan ée fa Cz Pool Noh