Archivo De Gestin

Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y

consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
Ley 594 de 2000.
El archivo de gestin mantiene valores primario, es decir, tienen un carcter
Administrativo Legal, fiscal, Contable o Tcnico.
Los jefes de las oficinas son los responsables de velar por la organizacin, consulta,
conservacin y custodia del archivo de gestin de su dependencia, en virtud de lo
establecido en el artculo 3 del acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la
Nacin
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN
Clasificacin: fase del proceso de organizacin documental en la cual se
establecen series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin,
subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad.
Ordenacin: fase del proceso archivstico que consiste en establecer
secuencias dentro de las agrupaciones documentales. Dentro de las carpetas los
documentos deben cumplir el principio de orden original, el cual establece que se
debe respetar las secuencias de los tramites que los produjo.
Descripcin: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para
su gestin o la investigacin.

Catlogos e ndices
COMIT DE ARCHIVO:
El Comit de Archivo es un rgano interno de la entidad legalizado mediante un acto
administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta direccin, de
carcter asesor en todos los aspectos relacionados con la organizacin, manejo y
control de los documentos, es responsable de definir las polticas, los programas de
trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los
archivos. Este se establece segn el artculo 15 del decreto 2578 de 2012 del
Ministerio de Cultura.
TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL
el conjunto de la documentacin
producida antes de la aprobacin y
aplicacin de la Tablas de Retencin
Documental (TRD) en los Archivos de
Gestin, se denomina, tcnicamente,
fondo acumulado y ser sometido a
un proceso de organizacin. Su
resultado ser la Tabla de Valoracin
Documental (TVD). Son creadas
producto del anlisis y organizacin
de un fondo acumulado
 TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Instrumento archivstico esencial que permite la racionalizacin de la
produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestin, central, e histrico de las entidades.
Estas, deben ser elaboradas y adoptadas para la implementacin del Programa
de Gestin documental, siguiendo las etapas y dems aspectos contemplados
en el Acuerdo AGN 039 de 2002.
. la Tabla de retencin Documental que debe ser presentada al Archivo general
de la Nacin para su aprobacin antes de ser aplicada. Podrn tenerse en
cuenta en la elaboracin de las tablas de retencin documental los procesos
de la entidad, siguiendo en todo caso la estructura orgnico- funcional, sus
manuales de funciones, procesos y procedimientos, y el principio de orden
original, en la organizacin del archivo institucional y el desarrollo del
programa de gestin documental.
 CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL
es un instrumento de descripcin del
archivo, y el nico que permite una
visualizacin conjunta de los fondos,
las relaciones jerrquicas de los
grupos, as como de la institucin y la
actividad que desarrolla; en ellos son
registrados jerrquicamente las
secciones, subsecciones, las series y
las subseries documentales. Para una
entidad son elaborados tantos
cuadros de clasificacin como
cambios de estructura se presenten y
su utilidad est dada por reflejar las
dependencias y establecer el lugar
que han ocupado y ocupan en
formacin, evolucin y gestin de la
entidad.
INVENTARIO DOCUMENTAL
El inventario documental, permite controlar la produccin documental, existencia
fsica y transferencias en cada fase del archivo (Gestin, Central e Histrico) para que
en el evento de presentarse novedades administrativas como traslados, retiros,
fusin de dependencias o supresin de la entidad, se cuente con la documentacin
debidamente organizada e inventariada facilitando as las entregas oportunas. Esto
se hace a travs del Formulario nico de Inventario Documental (FUID) conforme al
Acuerdo 042 del AGN.
En atencin del artculo 2 del acuerdo 038 del 2002, del AGN, toda persona al ser
vinculada, trasladada o desvinculada de un cargo, recibir o entregar segn sea el
caso los documentos y archivos debidamente inventariadas para garantizar la
continuidad de la gestin pblica
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este al
histrico de conformidad con las tablas de retencin documental
adoptadas. Las transferencias primarias debern efectuarse de
conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retencin Documental, para
ello se elaborar un plan de transferencias y se seguir la metodologa y
recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central,
diligenciando el formato nico de inventario, regulado por el Archivo
General de la Nacin.
Todas las reas del Departamento debern preparar los documentos a
transferir, de conformidad con los plazos establecidos en las Tablas de
Retencin Documental
CONSULTA Y PRSTAMO DE DOCUMENTOS
La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de funcionarios de
otras dependencias o de los ciudadanos, es un derecho fundamental; por ello se
debe facilitar el acceso a los mismos, con los controles correspondientes.
Cuando el interesado desee que se le expidan copias, estas debern ser autorizadas
por el jefe de la dependencia respectiva y solo se permitir cuando la informacin no
sea de carcter reservado.
Con el fin de tener control de la consulta y prstamo de documentos, el funcionario
responsable del archivo debe garantizar el diligenciamiento completo del formato
Control y prstamo de documentos y registros. El diligenciamiento del formato se
debe realizar cada vez que se consulte y/o se preste un expediente y se debe hacer
seguimiento a la devolucin de los expedientes en prstamo.
Normativa General
Ley General de Archivos 594 de 2000.
El archivo General de la Nacin. Acuerdo 39 de 2002.Por el cual se regula el
procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin
Documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley 594 de 2000.
Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se establecen los criterios para la
organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que
cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se
desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000