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Requisitos de la norma OHSAS 18001:2007

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Requisitos de la norma OHSAS 18001:2007
Contenido

Objetivo .................................................................................................................................................................. 3

4. Requisitos del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional................................. 4

4.1. Requisitos generales ............................................................................................................................ 4

4.2. Poltica de seguridad y salud ocupacional ................................................................................... 5

4.3. Planificacin ............................................................................................................................................ 6

4.3.1. Identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controles ...... 6

4.3.2. Requisitos legales y otros ............................................................................................................ 12

4.3.3. Objetivos y programas ................................................................................................................. 14

4.4. Implementacin y operacin .......................................................................................................... 16

4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad, rendicin de cuentas y autoridad.................. 16

4.4.2. Competencia, formacin y toma de conciencia .................................................................. 18

4.4.3. Comunicacin, participacin y consulta ................................................................................. 18

4.4.4. Documentacin ............................................................................................................................... 20

4.4.5. Control de documentos ............................................................................................................... 20

4.4.6. Control operacional ....................................................................................................................... 21

4.4.7. Preparacin y respuesta a emergencias ................................................................................. 23

4.5. Verificacin ............................................................................................................................................ 24

4.5.1. Medicin y seguimiento del desempeo .............................................................................. 24

4.5.2. Evaluacin del cumplimiento legal y otros ........................................................................... 26

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4.5.3. Investigacin de incidentes. No conformidades y acciones correctivas y
preventivas .......................................................................................................................................................... 27

4.5.3.1. Investigacin de incidentes......................................................................................................... 28

4.5.3.2. No conformidad, accin correctiva y accin preventiva .................................................. 29

4.5.4. Control de registros ....................................................................................................................... 31

4.5.5. Auditora interna ............................................................................................................................. 32

4.6. Revisin por la direccin .................................................................................................................. 33

Registro Unificado de Contratistas (RUC) ................................................................................................ 35

Objetivo ........................................................................................................................................................... 35
Instrumentos .................................................................................................................................................. 35

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Objetivo

El objetivo de esta clase consiste en explicar en forma detallada los requisitos de la norma
OHSAS 18001:2007 para que el lector pueda determinar la documentacin que es
necesario establecer e implementar en una organizacin.

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4. Requisitos del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional

4.1. Requisitos generales

"La organizacin debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar en forma


continua un sistema de gestin en S Y SO de acuerdo a los requisitos de esta norma
OHSAS y debe determinar cmo cumplir estos requisitos.

La organizacin debe definir y documentar el alcance de su sistema de gestin en SISO."

En esta seccin la norma establece la aplicacin para todo tipo de organizacin y da en


cierta forma la libertad de definir qu tan amplio y detallado se quiere documentar el
sistema.

Algo muy importante es la definicin de alcance para el sistema de gestin en S Y SO se


deben tener presente los siguientes aspectos:

Actividad econmica razn de ser de la compaa


Procesos a certificar ( Si es gestin por procesos)
Lugares o sedes de la organizacin
Partes interesadas

Veamos la estructura de desarrollo de esta norma, a travs del siguiente grafico podemos
reconocer su estructura de forma rpida:

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4.2. Poltica de seguridad y salud ocupacional

Es indispensable que la poltica en seguridad y salud en el trabajo, contenga los siguientes


elementos:

Sea apropiada a la organizacin y a sus peligros


Compromiso gerencial
Establecer el compromiso con la prevencin de lesiones y enfermedades laborales
Compromisos con cumplimiento requisitos legales y otros requisitos
Cumplimiento de objetivos y directrices
Infiera en la evaluacin del desempeo en el sistema de gestin de la seguridad y
la salud en el trabajo.
Poltica debe ser documentada

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Poltica debe ser divulgada a todas las partes
Debe estar disponible a todas las partes interesadas

Estos elementos son vital para un sistema en seguridad y salud ocupacional y cuando me
refiero a vital es debido a la comparacin con los rganos vitales para un ser un humano,
ya que el simple hecho de tener una poltica no es garanta para alcanzar los resultados
esperados, pero permite establecer un marco, un contexto a las creencias.

Este elemento puede hacer la diferencia entre un sistema que funciona y tiene vida y un
sistema solo de papel, es fundamental la congruencia entre lo que se escribe y lo que se
hace, especialmente en la alta gerencia, un buen ejemplo siempre ser la mejor forma de
mostrar las convicciones y valores.

Una poltica es un consenso sobre las ideas que constituyen el fundamento de la accin
Labont.

Apliquemos los anteriores elementos en la siguiente poltica, sin olvidar que debe ser
peridicamente revisada y evaluada en cuanto a su pertinencia para la organizacin.

4.3. Planificacin

4.3.1.Identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controles

Este elemento de la norma OHSAS18001:2007, es el mapa de ruta para un sistema de


seguridad y salud ocupacional, una adecuada identificacin de peligros, valoracin de
riesgos y determinacin de controles en una organizacin permite el desarrollo de los
dems elementos en forma ordenada y dirigida al cumplimiento interpretando y
respetando la naturaleza de la organizacin.

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Segn los parmetros que la norma La organizacin debe establecer, implementar, y
mantener un (s) procedimiento(s) para la continua identificacin de peligros para la
continua identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controles
necesarios.

Se complementa con el hecho de que deben tener presente en los procedimientos que la
organizacin establezca anlisis para:

Actividades Rutinarias y No Rutinarias. Es importante decir que cada organizacin


determina que es o no rutinario de acuerdo a sus procesos y actividades, a la frecuencia,
duracin y constancia de las actividades.

Actividades de todas las personas que tienen acceso al sitio de trabajo (incluso
contratistas y visitantes) se puede realizar con una misma metodologa toda la
identificacin de los peligros y riesgos. Tambin se pueden aplicar metodologas
diferentes de acuerdo a la complejidad necesaria en cada caso especfico.

Comportamiento, aptitudes y otros factores humanos. Ya sea incluir en las metodologas


convencionales como matrices de riesgo, anlisis de riesgo por actividad o tarea, o a
travs de otros mecanismos como reportes de observacin, auto reportes, o mecanismos
alternos que cada organizacin determina es primordial que sin importar el cmo se
visualice claramente por qu y para qu, por lo cual debe tener un resultado claro,
establecer los controles y priorizar al igual que garantizar el anlisis de los datos para que
sea insumo o entrada para otros procesos o actividades de prevencin o mitigacin de los
posibles riesgos.

Los peligros identificados que se originan fuera del lugar de trabajo con capacidad de
afectar adversamente la salud y la seguridad de las personas que estn bajo el control de
la organizacin en el lugar de trabajo.

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En este elemento se caracteriza por realizarlo a travs de encuestas que permiten a los
trabajadores donde se pueda identificar peligros y generar controles. Algunos ejemplo
son campaas preventivas de no consumo alcohol y drogas, prueba antes de ingreso a las
instalaciones de alcoholemia, algunas verificaciones y algunas organizaciones incluso
hacen listas de chequeo para diligenciar antes de ingreso donde los trabajadores declaran
estar en ptimas condiciones fsicas y metales.

Los peligros generados en la vecindad del lugar de trabajo por actividades relacionadas
con los trabajos controlados por la organizacin.

Generalmente este tipo de identificacin de peligros y valoracin de riesgos est asociado


a los planes de emergencia y contingencia, en donde se realiza el anlisis de
vulnerabilidad y adicional el anlisis de situaciones especficas internas y externas
(entorno).

Infraestructura, equipo y materiales en el lugar de trabajo, ya sean suministrados por la


organizacin o por otros.

Se hace referencia a la realizacin de trabajo en misin o ejecucin en calidad de


contratistas, equipos y herramienta fundamental en la identificacin de peligros y de
condiciones que nos permiten implementar controles con mayor eficiencia.

Cambios realizados o propuestos en la organizacin, sus actividades o materiales.

Aqu refiere al trmino continuamente, demostrar la constante y activa identificacin en


la organizacin y nfasis en los cambios realizados o propuestos permite la planificacin
de la gestin a futuro y el anlisis de impacto en el presente. Y lo denominado gestin del
cambio.

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Modificaciones al sistema de gestin de la seguridad y la salud en el trabajo, incluidos los
cambios temporales y sus impactos sobre las operaciones, procesos y actividades.

Cualquier obligacin legal aplicable relacionada con la valoracin del riesgo y la


implementacin de los controles necesarios.

El diseo de reas de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria, equipos,


procedimientos de operacin y organizacin del trabajo incluida su adaptacin a las
aptitudes humanas.

Es este elemento la norma nos trae la validacin y la razn de ser de un sistema de


gestin proactivo y no reactivo; es as como la esencia del sistema se hace evidente y nos
proporciona la razn de ser de un sistema de gestin en seguridad y salud ocupacional.

A continuacin podemos observar en la grfica el paso a paso de esta norma a gran


escala, y la aplicacin de la jerarqua de controles. Es importante conocer antes que
contiene cada una de las escalas:

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Eliminacin: Modificar un diseo para eliminar el peligro, por ejemplo introducir
dispositivos de elevacin mecnica para eliminar el peligro de la manipulacin
manual de un piso a otro de una construccin. La eliminacin conlleva a realizar un
segundo anlisis sobre el posible surgimiento de nuevos peligros no
contemplados en el anlisis inicial.

Sustitucin: Sustituir un material menos peligroso o reducir la energa de un


sistema por ejemplo: reducir la fuerza, reducir el amperaje, presin o temperatura
de un equipo. En la industria qumica representa modificar las concentraciones de
las sustancias peligrosas, reemplazar un producto qumico muy voltil y que afecta
la salud de los trabajadores expuestos, por un producto con propiedades similares,
pero menos peligroso para la salud humana.

Controles de ingeniera: Instalar sistemas de ventilacin, proteccin de mquinas,


engranajes, insonorizacin y todos los nuevos sistemas electrnicos disponibles
para poder parar maquinas en caso de emergencias, corregir desviaciones de
calidad de los productos durante un proceso productivo, en forma automtica sin
la intervencin de un operario que puede quedar atrapado entre las partes en
movimiento.

Sealizacin, advertencias y / o controles administrativos: seales de seguridad,


marcado de rea peligrosa, seales fotoluminisentes, marcas para caminos
peatonales, sirenas/luces de alarma, alarmas, procedimientos de seguridad,
inspeccin de equipos, controles de acceso, sistemas seguros de trabajo, permisos
de trabajo, y etiquetado. Tambin en este grupo se cuenta con los habladores
que son instructivos grficos pegados en la pared y recuerdan las condiciones de
seguridad que debe seguir un operario en todo momento para evitar un accidente.

Equipos de proteccin Individual (EPI): Gafas de seguridad, protectores auditivos,

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pantallas faciales, arneses, eslingas, respiradores y guantes, en este mismo nivel
aunque se comparte con cualquiera de los anteriores se puede ubicar las buenas
practicas (aplicacin). Los elementos de proteccin personal estn disponibles en
los sitios de trabajo y el personal ha sido informado sobre la importancia de
emplearlos y disponerlos cuando pierdan sus propiedades. Los elementos de
proteccin personal tienen una vida til que debe ser muy clara para los usuarios
de tal manera que los reemplacen cuando las condiciones lo ameritan. NO se debe
confundir los implementos de proteccin personal con las dotaciones que
suministran las empresas a sus empleados y que tienen unas fechas legales de
entrega a lo largo del ao y segn antigedad de los trabajadores.

Muchos operarios hoy en da no tienen un vnculo laboral con la empresa, es decir que se
desempean como contratistas, en cuyo caso, ellos deben traer sus propios elementos de
proteccin personal a los sitios de trabajo. Si se daan durante la jornada, la empresa
suministra el reemplazo pero lo descuenta de los pagos para evitar que se convierta la
relacin con el trabajador como patronal.

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Al aplicar la jerarqua de controles se debe tener presente los costos, fiabilidad de
opciones y la reduccin de riesgos, es posible usar la jerarqua de forma combinada para
lograr eficiencia en el proceso y lograr la mxima reduccin de riesgo, por ejemplo usar
controles administrativos y controles de ingeniera, sin embargo para esto es importante
realizar un anlisis de factibilidad del resultado.

Elegir controles que ofrezcan el control primero en la fuente y el medio por ultimo en el
individuo.

4.3.2. Requisitos legales y otros

Lo esencial de este elemento es el anlisis que cada organizacin debe realizar para
determinar la pertinencia de la legislatura aplicable en seguridad y salud ocupacional, al
igual que la aplicacin de estos requisitos en la organizacin. Para cada instalacin que
tenga una empresa, en diferentes pases, debe existir el procedimiento de identificacin
de requisitos legales que permita en forma peridica revisar la emisin de nuevas leyes en
el pas en el cual opera, su recopilacin, almacenamiento, interpretacin y aplicacin
prctica.

Algunas de las formas ms conocidas en la realizacin de la identificacin de requisitos


legales y otros son las matrices que permiten identificar un aparte de cada norma
obligatoria o voluntaria que tiene relacin directa con la organizacin, es decir, que afecta
directamente el funcionamiento. La matriz se conoce como matriz legal o Normograma.

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La identificacin de requisitos legales permite la perfecta acomodacin para implementar
una gestin de riesgos y puede venir de varias fuentes:

Consulta directa de las pginas de los entes gubernamentales, el diario oficial y


oficinas como la funcin pblica que emiten o recopilan requisitos para grupos
de empleados oficinales.

Contar con un contrato con asesor jurdico que permita consultar dudas sobre la
aplicabilidad o interpretacin de las leyes en el sector en el cual se desenvuelve el
negocio.

Contar con una suscripcin a un proveedor que actualiza las leyes de un pas a
travs de sistemas mensuales de boletines. Estos sistemas constituyen un buen
servicio, pero en algunas ocasiones puede llegar la nueva ley en forma tarda a la
empresa, razn por la cual la consulta a los entes estatales es necesaria. Pero esta
actividad es una redundancia necesaria para garantizar el cumplimiento legal en
esta actividad tan crtica de identificar los requisitos legales que se deben cumplir.

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Algunos de los compromisos (otros requisitos) se deben incluir y tratar, siempre que estn
relacionados con peligros identificados por la organizacin.

Es importante identificar las fuentes de consulta, las cuales deben ser confiables y
actualizadas, permitiendo a la organizacin tener una continua verificacin y una
oportunidad respecto a nueva legislacin.

4.3.3. Objetivos y programas

Estos objetivos debern ser: Especficos, medibles, alcanzables, relevantes y con


plazos o tiempos estimados.
Asegurar su conformidad con la poltica SISO establecida
Estar orientados a la gestin de los riesgos priorizados como significativos

Los programas se deben establecer para que se permitan alcanzar los objetivos,
especificando su prioridad, sus indicadores, responsables, tiempo definido y recursos.

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Se debe tener presente que los objetivos y programas deben estar preparados para
cambios en la identificacin y valoracin de riesgos, ya sea por cambio en su calificacin o
por identificacin de nuevos peligros para ser fcilmente adaptados o modificados dando
continuidad a la gestin en el sistema de gestin de la seguridad y la salud en el trabajo.

Algunos pases su legislacin est basada en el informe de la OIT, razn por la cual exigen
un sistema de gestin de la seguridad y la salud para el trabajo que incluya los programas
de:

Programa de salud ocupacional que permite administrar las enfermedades


ocupacionales identificadas en la epidemiologa de la empresa y los informes de
salud pblica emitidos por entes de control de salud.

Programa de seguridad industrial que permite administrar los riesgos detectados


en las matrices de peligros y controles establecidas por la empresa y su
metodologa empleada para poder administrar el trabajo no rutinario, como por
ejemplo el diligenciamiento de anlisis de trabajo seguro.

Programa preventivo que permite analizar niveles de ruido en zonas de trabajo,


tiempos de exposicin de los trabajadores, niveles de iluminacin, ergonoma de
oficina para solo mencionar algunos

Programa de higiene que garantiza control sobre limpieza diaria de baos,


concinas, control de plagas mediante fumigaciones peridicas y lavado de tanques
de agua potable.

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4.4. Implementacin y operacin

4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad, rendicin de cuentas y autoridad

El concepto de responsabilidad en el sistema de gestin en salud y seguridad industrial


debe estar presente en todos los niveles de la organizacin, es importante resaltar la
definicin de responsabilidad segn la OHSAS18002, en donde dice que: Responsabilidad
no incluye solo la cualidad de estar encargado de hacer algo, sino tambin la de rendir
cuentas y responder ante otros si esa tarea no se hace, no funciona o no, logra su
objetivo.-

Por lo cual, la direccin o gerencia debe asegurar los recursos necesarios y definir quin
hace qu, y que de acuerdo al nivel y funciones, tenga la autoridad necesaria para cumplir
las funciones, logrando que sea eficaz el sistema de gestin sin dejar de lado la clara

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separacin de funciones y las interrelaciones que existen entre reas, cargos y personas,
segn los parmetros definidos.

OHSAS18001: 2007 ...se deben documentar, y comunicar las funciones, las


responsabilidades, la rendicin de cuentas y la autoridad. En todos los niveles de la
organizacin de los cargos que tiene influencia en el sistema de SISO.

El delegado por la direccin como representante del sistema debe conocer el sistema,
demostrar compromiso con el mejoramiento continuo y la coherencia, e informar a la alta
direccin del desempeo del sistema de gestin de la seguridad y la salud en el trabajo.

Nota: Contar con un delegado o representante por la direccin, no ser requisito a partir
de la nueva norma.

Respecto a los recursos, se debe asegurar que son los necesarios para ejecutar las
actividades de control y los programas, es decir, verificar su suficiencia respecto a las
planeacin, ejecucin, verificacin y por su supuesto, estar en constante revisin e
incluirse para validarse en la revisin por la direccin.

Adicional a esto, cuando se presentan cambios o nuevas actividades, contratos o


proyectos, se debe estimar los recursos requeridos.

Es importante mencionar que aunque la norma exige que sea documentada, la


organizacin es la que define el cmo se declara a cada funcionario competente dentro de
sus actividades que desarrolla. Entre los ejemplos ms usuales estn los procedimientos,
fichas, perfiles, cursos de formacin, entre otros.

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4.4.2.Competencia, formacin y toma de conciencia

Todas las personas que laboren para la organizacin deber ser competentes, para lo cual
se requiere identificar las necesidades de formacin en materia de riesgos laborales,
ejecutar dicha formacin, evaluar y retroalimentar.

Es fundamental la formacin en la identificacin de peligros, valoracin de riesgos y


controles, en las funciones especficas en el sistema de gestin en seguridad y salud
ocupacional, en las funciones del representante por la direccin establecida a todas las
personas de la organizacin.
Algunos de los temas en los cuales la organizacin debe desarrollar la toma de conciencia
son:

Disposiciones y lineamientos de seguridad y salud ocupacional

Funciones y responsabilidades

Necesidades de formacin

Riesgos, controles y normas presentes en su actividad laboral.

En las funciones y responsabilidades en sistema de gestin de SISO

Formacin prctica por ejemplo en manejo de sustancias qumicas.

4.4.3. Comunicacin, participacin y consulta

La organizacin debe establecer procedimientos para garantizar la comunicacin


interna y externa.

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La comunicacin y la participacin se debe hacer en todos los niveles de la
organizacin y entre todos los niveles.

La comunicacin en el sistema de gestin de la seguridad y la salud en el trabajo,


debe llegar a contratistas, visitantes y partes externas interesadas.

La organizacin debe permitir la participacin de los trabajadores, a travs de su


implicacin en la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos, determinacin de
controles, investigacin de incidentes y revisin de polticas y objetivos en seguridad y
salud ocupacional. Normalmente se realiza a travs de las reuniones de COPASST en
Colombia o las Juntas de salud ocupacional en otros pases de la regin.

Adems, los trabajadores debern ser consultados sobre cualquier cambio que afecte a su
seguridad y debern contar con la representacin adecuada. La consulta se extender a
los contratistas cuando haya cambios que afecten a su seguridad y salud en el trabajo, o
incluso a las partes interesadas externas cuando sea apropiado.

En concreto, la organizacin debe documentar e implicar a los trabajadores en la:

Consulta sobre el desarrollo y revisin de polticas y objetivos de seguridad y salud


ocupacional, as como decisiones sobre procesos para gestionar los riesgos de sus
actividades.
Consultas sobre los cambios que afecten a la seguridad y salud en el lugar de
trabajo.

Adems, los empleados deben estar representados en los asuntos de seguridad y salud en
el trabajo y conocer a sus representantes.

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En este elemento, no se debe dejar al lado que la organizacin tiene que establecer los
procedimientos necesarios para recibir, documentar y responder a las comunicaciones
externas relevantes y referentes a salud y seguridad.

4.4.4.Documentacin

En este elemento OHSAS requiere documentar: el alcance, poltica SISO, objetivos,


descripcin de los principales elementos del sistema y sus interacciones; y adicionalmente
los documentos que exige y los registros.

Sin embargo, es claro que la norma indica y los dems documentos y registros que la
organizacin determine como necesarios para la eficacia del sistema de gestin de la
seguridad y la salud en el trabajo.

4.4.5. Control de documentos

La organizacin debe establecer un procedimiento de control de documentos que tiene


que describir los mtodos usados por la organizacin para controlar los documentos
requeridos por el sistema de gestin de la seguridad y salud en el trabajo. De acuerdo al
elemento anterior, es importante que todos los documentos que aporten al cumplimiento
de la norma y al desempeo de la organizacin estn identificados, y se estipule la forma
de su identificacin, la cual debe ser uniforme, entendible y comunicada a todos los
miembros de la organizacin, facilitando su consulta y uso. Adems, deber explicar la
forma de emisin, aprobacin y eliminacin.

Es importante desarrollar o utilizar herramientas que permitan que la documentacin sea


de fcil consulta, permanezca actualizada y en la versin vigente cuando se requiera. Es
importante prever este uso en situaciones normales de funcionamiento y en situaciones

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de emergencia, lo cual permite una trascendencia del sistema de gestin en seguridad y
salud ocupacional y aporte en la toma de decisiones.

Las herramientas ms comunes son matrices donde se encuentra el numeral de la norma,


el nombre del documento, los documentos y registros asociados; su identificacin, tiempo
de retencin, y versin. Existen ndices donde se citan los cambios y en algunos casos tan
solo se identifican en el mismo documento o registro.

4.4.6. Control operacional

Ya identificados sus peligros, es decir, ya conociendo a qu se est expuesto cada grupo


de trabajadores, se debe establecer los controles operacionales con el fin de gestionar los
riesgos, cumplir con los requisitos legales y los otros requisitos, y las propias normas
establecidas por la organizacin, las cuales deben dar cubrimiento a empleados,
contratistas y visitantes mediante el establecimiento de POES (procedimientos de
operacin estandarizados).

Los controles operacionales deben ser documentados cuando su ausencia pueda llevar a
desviaciones de poltica de sistema de gestin de la seguridad y la salud en el trabajo, y
los objetivos esto quiere decir, que cuando estos puedan generar incidentes u otras
desviaciones; en otras palabras, se deben documentar todos aquellos procesos de control
de riesgo mediante instructivos de trabajo, cursos de formacin o POES.

Los controles operacionales debern implementarse segn sea necesario para gestionar
los riesgos a un nivel aceptable. Esto significa que la organizacin debe contar con un
programa de inspecciones anual que permite en todo momento asegurar el cumplimiento
de las buenas prcticas de industria establecidas mediante los POES o los instructivos de
trabajo.

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Los POES son documentos secuenciales que siguen el ciclo PHVA para garantizar la
seguridad en todos los momentos de una operacin: se inicia con las prcticas que se
deben aplicar antes de iniciar la operacin, es decir la fase de planeacin: por ejemplo
hacer la revisin de un vehculo antes de prenderlo y empezar a prestar el servicio para
asegurar que no tiene fugas, sus documentos se encuentran al da, sus llantas estn
infladas y se cuenta con el combustible necesario. La fase dos corresponde a la operacin
en la cual se describe la forma de realizar la produccin manufacturera, la forma de
prestar el servicio en las entidades del sector de servicios y finalmente, la manera de
realizar el trabajo seguro en los proyectos de ingeniera. Contina la documentacin
explicando la forma de llevar a cabo la medicin de cumplimiento legal, sectorial y de
conformidad con la norma, es decir los datos, registros, mediciones o monitoreos que es
necesario registrar para demostrar conformidad. Por ejemplo en el caso de vehculo, un
registro GPSS o una planilla pueden demostrar la conformidad del servicio. Finalmente,
esos documentos tratan el actuar (A) que corresponde a la manera mediante la cual se
deben atender situaciones especiales. En nuestro ejemplo del vehculo, corresponde a la
actuacin frente a daos mecnicos durante la prestacin del servicio, varadas, retenes de
la polica, pasajeros que se pueden enfermar y dems situaciones anormales. Estos
documentos son revisados por los trabajadores al regreso de vacaciones, antes de volver a
incorporarse a la produccin y sin son trabajadores nuevos, forma parte de su induccin
operativa a cargo del jefe de proceso. Se produce un registro.

Los instructivos de trabajo para prevenir accidentes son ms puntuales, no cubren tanta
informacin y son ms visuales, es decir grficos. Las personas por ejemplo, para ingresar
a un rea de trabajo deben de colocarse una serie de elementos de proteccin personal,
no sin antes haberse baado. Toda esa informacin de coloca en un diagrama con fotos,
generalmente ubicado en la pared de los vistieres en los cuales todo el personal en forma
obligatoria tiene que pasar, antes de ingresar a las zonas de produccin. Ese hablador
permite recordar los elementos de proteccin personal que se debe colocar el empleado o
contratistas, la forma de emplearlos, la manera de evaluar su estado para solicitar cambio

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y finalmente la disposicin de final de esos elementos de proteccin personal una vez que
termine su trabajo. Sobre esos instructivos grficos por lo general existe una breve charla
de seguridad realizada por el jefe de proceso antes de iniciar el turno, mnimo una vez a la
semana, lo cual permite que todo el personal interiorice la prevencin.

Gracias a este tipo de documentos y a las inspecciones sorpresa peridicas programadas a


lo largo de todo el ao, se garantiza el cumplimiento de los controles establecidos en el
sistema de gestin de la seguridad y la salud en el trabajo, evitando riesgos y haciendo
que las personas adquieran conciencia de la importancia del uso de elementos de
proteccin personal por conviccin, para garantizar su integridad.

4.4.7. Preparacin y respuesta a emergencias

La grfica anterior es un ejemplo de implementacin del elemento de la norma, sin


embargo, la norma exige que se lleven a cabo los procedimientos necesarios para

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identificar situaciones de emergencia en seguridad y salud ocupacional y que se tomen las
acciones necesarias para comprobar su aplicacin mediante escenarios que sean lo ms
reales posibles, realizando as, la evaluacin y medicin de qu tan eficaces pueden ser.

Es importante que tanto la identificacin y valoracin (Anlisis de vulnerabilidad), los


procedimientos operativos derivados como resultado sean apropiados y adecuados a la
organizacin, es importante no confundir dichas medidas de control con las medidas
tomadas en el aspecto ambiental de la organizacin o limitarlas solo a riesgo de seguridad
de incendio. Se debe por esta razn contar con los planes de emergencia que permite
volver operativa la reaccin ante el evento adverso detectado. Finalmente, la organizacin
debe de contar con un programa anual de simulacros, el registro de los mismos y la
evaluacin de resultados alcanzados para poder establecer las mejoras en los planes de
manejo de emergencias correspondientes. Un registro fotogrfico o una pelcula pueden
ser suficientes para cubrir un simulacro y demostrar el cumplimiento. Se debe incluir en el
anlisis del riesgo las situaciones de peligro que puedan afectar a los visitantes y
contratistas.

4.5. Verificacin

4.5.1. Medicin y seguimiento del desempeo

La organizacin debe medir en forma usual el desempeo del sistema de gestin de la


seguridad y la salud en el trabajo para realizar un seguimiento del grado de cumplimiento
de los objetivos y la eficacia de los controles, para el cumplimiento de los compromisos de
la poltica del sistema de gestin de la seguridad y la salud en el trabajo y para conseguir
los objetivos, las metas y la mejora continua; para ello se puede utilizar medidas
cualitativas y cuantitativas necesarias, las cuales pueden ser proactivas o reactivas, en todo
caso se registrarn los datos y el resultado del seguimiento.

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El seguimiento implica la recopilacin de informacin como observaciones en el tiempo,
uso de equipos y herramientas, con el fin de verificar la conformidad del sistema de
gestin de la seguridad y la salud en el trabajo, y registrar las posibles oportunidades de
mejora que se puedan derivar del anlisis de datos. Dichos equipos de medida deben
estar registrados, tener a su vez un control que ratifique su condicin, buen
funcionamiento y precisin. Es imprescindible que el control incluya datos de calibracin,
mantenimiento, y qu hacer en caso que est fuera de rango, las acciones que se deben
tomar: repetir mediciones, enviar a calibracin equipos y dems actividades requeridas en
el actuar.

Es fundamental, que la organizacin determine los procesos a medir de acuerdo a la


relevancia para la seguridad y salud de los trabajadores y adicional, que se verifique la
competencia de las personas que realizan la medicin, bien sea idnea y adecuada.

Algunos ejemplos de mediciones proactivas son:

La evaluacin de cumplimiento de requisitos legales y otros.


El anlisis y uso de resultado de inspecciones de seguridad en el trabajo, resultado
de evaluaciones mdicas ocupacionales, evaluacin de puestos de trabajo,
resultados de las auditoras internas y externas.
La evaluacin de la capacitacin (eficacia).
Evaluacin de comportamiento (generalmente basado en reportes de
observaciones) en donde queden determinados la cantidad de actos inseguros
tratados en una semana, en mes, en un trimestre.
Encuestas de percepcin de riesgo, realizadas a los trabajadores referentes al
sistema de seguridad y salud ocupacional, enfocada en funcin de los controles.
El funcionamiento de las buenas prcticas en los sitios de trabajo en con los
grupos de exposicin similar.
El funcionamiento de nuevos controles o procedimientos establecidos.

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Requisitos de la norma OHSAS 18001:2007
Algunos ejemplos de Mediciones Reactivas son:

Seguimiento a los indicadores de accidentalidad, ausentismo, enfermedad


profesional.
Seguimiento al deterioro de la salud.
Seguimiento segn las tasas de tiempo perdido en incidentes.
Seguimiento a acciones por sanciones o inspecciones de entes de verificacin de
regulaciones.
Acciones tomadas despus de reportes o llamados de atencin por las partes
interesadas.

Todas las acciones de medicin nos llevan a realizar los ajustes o cambios necesarios en el
proceso, los responsables, los registros, los mtodos de medicin para tomar decisiones
ya sea para incrementar exigencias, para mantenerlas por considerarse aceptable y la
opcin de ver nuevos peligros o riesgos que requieren atencin y mayor control, es decir,
que se han convertido en prioritarios; es as como se ve reflejada la mejora continua y el
proceso cclico de gestin.

4.5.2.Evaluacin del cumplimiento legal y otros

La organizacin debe disponer de los procedimientos adecuados para evaluar


peridicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y otros requisitos que
suscriba. Dichas evaluaciones debern quedar registradas.

Es de resaltar que cada organizacin determina segn su naturaleza la frecuencia y


mtodo de evaluacin, se puede realizar una revisin completa o por partes, sin embargo
el quin es parte fundamental del xito debido a la necesidad de la competencia para
realizar dicha evaluacin, en este caso la persona competente es recomendable conozca la

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Requisitos de la norma OHSAS 18001:2007
actividad econmica y sus regulaciones, el entorno o sector econmico donde la
organizacin se desempea, tenga amplia experiencia y conocimiento de la aplicacin de
los requisitos legales en SISO.

4.5.3. Investigacin de incidentes. No conformidades y acciones correctivas y


preventivas

Recordemos algunas definiciones:

Incidente. Evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el (los) que ocurri o pudo haber
ocurrido lesin o enfermedad (3.8) (independiente de su severidad), o vctima mortal.

NOTA 1: Un accidente es un incidente que da lugar a lesin, enfermedad o vctima mortal.

NOTA 2: Un incidente en el que no hay lesin, enfermedad ni vctima mortal tambin se


puede denominar como casi-accidente (situacin en la que casi ocurre un accidente)

NOTA 3 Una situacin de emergencia (4.4.7) es un tipo particular de incidente

No conformidad. Incumplimiento de un requisito. [ISO 9000:2005, 3.6.2; ISO 14001, 3.15]

NOTA: Una no conformidad puede ser una desviacin de:

Estndares, prcticas, procedimientos de trabajo y requisitos legales pertinentes,


entre otros.
Requisitos del sistema de gestin de SISO (3.13).

Accin correctiva. Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad (3.11)
detectada u otra situacin no deseable.

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Requisitos de la norma OHSAS 18001:2007
NOTA 1: Puede haber ms de una causa de una no conformidad.
NOTA 2: La accin correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse,
mientras que la accin preventiva (3.18) se toma para impedir que algo suceda. [ISO
9000:2005, 3.6.5]

4.5.3.1. Investigacin de incidentes

Es necesario que la organizacin cuente con un procedimiento de investigacin de


incidentes, los elementos a tener en cuenta para el procedimiento son:

Definir roles, responsabilidades, y competencias para reportar e investigar los


incidentes, as como para establecer la verdadera causa que lo produjo.
Realizar las acciones correctivas / preventivas, aplicando la metodologa descrita
en los procedimientos obligatorios acciones correctivas y acciones preventivas.

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Requisitos de la norma OHSAS 18001:2007
Definir cmo Informar las lecciones aprendidas luego de culminar las
investigaciones de los incidentes a todos los trabajadores y contratistas
involucrados con la labor en la cual se present el incidente.
Definir el proceder en caso de incidente y determinar la forma de comunicar a
todos los integrantes de la organizacin los resultados de la investigacin y las
lecciones aprendidas derivadas.
Sealar los eventos a investigarse y el fin de la investigacin.
Definir la metodologa de investigacin (recomendable para garantizar un proceso
adecuado)
Establecer los lineamientos para la elaboracin de informes de la investigacin

Los resultados de la investigacin proporcionan los insumos para identificar e


implementar las acciones correctivas o preventivas necesarias para evitar la ocurrencia de
las no conformidades detectadas, accidentes, incidentes y la posterior evaluacin; realizar
los cambios necesarios como resultado del anlisis de causas, y el seguimiento a la
implementacin de los mismos.

Es recomendable establecer una clasificacin de los incidentes de acuerdo a su gravedad


de las lesiones, la frecuencia, tipo de lesin, parte del cuerpo, actividad implicada, lugar,
hora, da de la semana, causas bsicas y fundamentales, con el fin de ayudar al anlisis de
los datos y la posterior implementacin de las acciones, generando una fluida
comunicacin a la organizacin y ayudando el proceso de toma de conciencia para
aprender sobre lo ocurrido, permitiendo la visualizacin de la mejora continua.

4.5.3.2. No conformidad, accin correctiva y accin preventiva

Como vimos anteriormente, los elementos son comunes a la investigacin de incidentes;


sin embargo, la organizacin debe establecer claridad de las entradas para la correcta
identificacin de no conformidades, acciones correctivas y preventivas, su medicin y

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Requisitos de la norma OHSAS 18001:2007
seguimiento. Las entradas para las acciones correctivas y preventivas se pueden
determinar a partir de los resultados de: Auditoras internas y externas, resultados de
inspecciones de seguridad, investigacin de incidentes, pruebas de procedimientos de
emergencias. Evaluaciones de cumplimiento y desempeo, encuestas a empleados y
contratistas.

Este elemento busca prevenir los problemas, es decir, actuar antes de que ocurran o se
materialicen.

Se tendr en cuenta los siguientes elementos en el procedimiento:

Determinar cmo informar las no conformidades.


Establecer la metodologa de reporte, registro y seguimiento de acciones reales y
potenciales.
Definir las responsabilidades.
Definir los lineamientos para el anlisis de causas.

Una vez identificada la no conformidad, la organizacin debe considerar acciones que


es necesario tomar para tratar el problema y / o los cambios que es necesario llevar a
cabo para corregir la situacin. La respuesta y oportuna coordinacin de las acciones
debera ser apropiada a la naturaleza y escala de la no conformidad y del riesgo.

La no conformidad es el incumplimiento a un requisito, bien sea del sistema de gestin


en seguridad y salud ocupacional, o en trminos de desempeo del sistema de gestin.
Algunos ejemplos son:

Para el desempeo del sistema de gestin de la seguridad y la salud en el trabajo: fallo de


la alta direccin al demostrar su compromiso gerencial con sus empleados y contratistas.
Fallo al establecer los objetivos del sistema de gestin en seguridad y salud ocupacional,

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Requisitos de la norma OHSAS 18001:2007
fallo al definir las responsabilidades que requiere le sistema de gestin como las
responsabilidades para lograr los objetivos, fallos al evaluar peridicamente los requisitos
legales, fallo en el cumplimiento de las necesidades de formacin, documentacin no
actualizada o inapropiada, fallo al llevar a cabo las comunicaciones internas o externas.

Para el desempeo de la seguridad y salud ocupacional: fallo al implementar un programa


planificado para lograr los objetivos de la mejora, fallo constante en el logro de los
objetivos de mejora de desempeo, fallo en el cumplimiento de los requisito legales y
otros requisitos, fallo al registrar los incidentes, fallo en la implementacin adecuada de
las acciones correctivas, altas tasas constantes de enfermedad o daos que no son
tratados, desviacin en los procedimientos establecidos, introduccin de nuevos procesos,
proyectos o productos sin realizar la evaluacin de riesgos.

4.5.4. Control de registros

Las organizaciones deben mantener los registros necesarios para mostrar la conformidad
del sistema de gestin referente a OHSAS18001:2007, los requisitos legales, otros
requisitos y los requisitos o parmetros que establezca en su sistema de gestin, la alta
direccin.

Debe estimar tener procedimiento(s) para la identificacin, almacenamiento, proteccin,


recuperacin y disposicin de los registros establecidos. Este procedimiento se conoce
como procedimiento de control de registros.

Los registros deben ser legibles, confiables en los casos donde aplique confidencialidad se
debe demostrar la custodia de dichos registros. El manejo de los registros se debe
respetar lo establecido en estos aspectos por la legislacin adicional a los de la norma de
salud ocupacional y seguridad industrial.

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Requisitos de la norma OHSAS 18001:2007
Normalmente, se establecer un solo procedimiento de control de registros y se crea un
formato llamado matriz de control de registros que al ser poblado se conoce como
matriz de control de registros en los sistemas de gestin y permite determinar los
responsables de emitir un formato, diligenciar el registro y posteriormente conservarlo en
custodia mientras cumple su tiempo de vida establecido. Finalmente, en esa matriz est
establecida la disposicin final del registro: destruccin, conservacin en un archivo
inactivo o envo a un archivo histrico.

4.5.5. Auditora interna

La organizacin debe realizar un programa anual de auditoras, las cuales deben ser
programadas y se pueden realizar al sistema completo o por elemento, permitiendo
realizarlas en forma continua, el personal que se seleccione debe ser competente y se
debe asegurar la objetividad e imparcialidad, se programar de acuerdo con los riesgos a
fallos del sistema de gestin sistema de gestin de la seguridad y la salud en el trabajo,
datos de desempeo, resultados de revisiones por la direccin, alcance del sistema de
gestin de la seguridad y la salud en el trabajo, y cambios en la organizacin.

Los principios para la realizacin de auditoras estn descritos en la norma ISO19011.

El procedimiento debe definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y


realizar auditoras, criterios de auditora, su alcance, frecuencia y mtodo.

Como resultado de las auditoras se debe obtener el grado de cumplimiento, verificacin


de la eficacia del sistema de seguridad y salud ocupacional de la organizacin y las
acciones correctivas correspondientes.

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Requisitos de la norma OHSAS 18001:2007
Se debe realizar seguimiento a los hallazgos resultantes de la auditora y asegurarse de
qu se tratan en el menor tiempo posible, aplicando los procedimientos de acciones
correctivas y preventivas descritos anteriormente.

4.6. Revisin por la direccin

La alta direccin debe revisar el sistema de gestin de la salud y la seguridad en el trabajo


a intervalos especificados. El objetivo de la revisin para la organizacin consiste en
asegurarse de su conveniencia, adecuacin y eficacia continua.

Los resultados de la revisin debern ser coherentes con los compromisos de mejora
continua y estar siempre disponibles para su comunicacin y consulta.

La direccin debe realizar la revisin, no delegable, teniendo en cuenta los temas a tratar
en el orden del da y definiendo los cargos que deben asistir, las responsabilidades de
cada participante en esa revisin, y la informacin que se debe aportar para poder tomar
las decisiones.

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Requisitos de la norma OHSAS 18001:2007
Se debe comprobar que la poltica de SISO, en el momento de la revisin por la direccin,
contina siendo adecuada, lo cual debe quedar registrado en las conclusiones del acta. En
caso contrario, se presenta la nueva poltica de SISO y su programa de divulgacin. Una
situacin similar debe de presentarse con los objetivos, que pueden continuar siendo
vlidos, modificarse o eliminarse segn sea del caso, luego de realizar el anlisis de la
eficacia de los procesos y del sistema. Todo queda consignado en el acta.

Finalmente, se asignan recursos para el sistema de gestin de SISO que garantizan el


funcionamiento del sistema de gestin de la salud y la seguridad en el trabajo.

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Requisitos de la norma OHSAS 18001:2007
Registro Unificado de Contratistas (RUC)

Objetivo

El RUC es el registro unificado de contratistas elaborado por el Consejo Nacional de


Seguridad y que permite evaluar posibles organizaciones contratistas para el sector de
hidrocarburos y transporte. El objetivo de los compradores consiste en contratar con
empresas seguras, es decir entidades que tienen un sistema de gestin integral que
cumple con las normas legales y mantienen un nivel se seguridad en su operacin
elevado, evitando prdidas humanas o accidentes incapacitantes.

Instrumentos

El RUC es un instrumento desarrollado por un comit dentro del Consejo Nacional de


Seguridad de Colombia y registrado como propiedad intelectual de esa entidad. La
finalidad consiste en establecer una lista de chequeo denominada autoevaluacin que
permite catalogar a una empresa como segura si cumple con las buenas prcticas de
industria exigidas en la gua RUC, un documento de 80 hojas que describe las buenas
prcticas que tiene que cumplir la empresa aspirante a ser evaluada. La gua es un archivo
en formato PDF que explica las buenas prcticas de industria que debe aplicar el posible
proveedor de servicios que va a ser evaluado y que se encuentra interesado en ingresar al
sector hidrocarburos. Este archivo se modifica anualmente y tiene requisitos adicionales
en color azul para manejar los cambios, las adiciones que se realizan anualmente. El
formato de autoevaluacin es un archivo en Excel que permite cuantificar el grado de
cumplimiento del sistema de gestin integral del proveedor, pues a medida que se va

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Requisitos de la norma OHSAS 18001:2007
diligenciando, permite calificar al proveedor. Los archivos se encuentran en la pgina de
Internet del Consejo Nacional de Seguridad de Colombia y son documentos de dominio
pbico que se pueden bajar y aplicar en cualquier empresa interesada.

La evaluacin oficial, solamente la pueden realizar los auditores registrados en el Consejo


Nacional de Seguridad de Colombia y se puede nicamente realizar una vez al ao para
una organizacin en particular. Es decir que si una empresa queda calificada como
proveedor poco seguro, requiere esperar al ao siguiente para poder tener una nueva
clasificacin. Durante ese tiempo es poco probable que logre con esa baja calificacin ser
proveedora del sector hidrocarburos, pues siempre para poder cotizar se solicita copia del
informe RUC emitido por el Consejo Nacional de Seguridad. Por ello es necesario
establecer e implementar todas las buenas prcticas de industria en la empresa y asegurar
el sistema de gestin integral con auditoras internas para cumplir y lograr una buena
calificacin en el momento de la visita de auditora. Esta auditora no sigue la metodologa
IRCA (www.irca.org) aplicada por las organizaciones internacionales. Es una auditora
realizada empleando el procedimiento del Consejo Nacional de Seguridad y el
entrenamiento suministrado por ellos en forma directa a los auditores.

La evaluacin RUC es exigida por las empresas del sector hidrocarburos como un
requisito para poder registrarse como proveedor y estar en capacidad de licitar para los
numerosos trabajos exigidos anualmente por las operaciones petroleras. Solo se
seleccionan proveedores con altos puntajes, para limitar prdidas de tiempo por
accidentes laborales y por incapacidades reconocidas por la ARL. Hoy en da se acepta que
el posible proveedor presente certificacin Norsok S06 norma internacional de evaluacin
de contratistas para sector de hidrocarburos, muy conocida a nivel internacional; o la
certificacin de OHSAS18001 en lugar de evaluacin RUC. La certificacin debe ser
emitida por cualquier organizacin acreditada ante el gobierno colombiano. Para la norma
Norsok puede solicitar ms informacin en www.onac.org.co.

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La gua RUC solamente se concentra en salud y seguridad en el trabajo, tiene unas
pocas exigencias ambientales y de responsabilidad social dentro de sus requisitos. No
aplica a calidad o atencin al cliente final. Los requisitos son compatibles con la norma
OHSAS18001 y la nueva norma ISO45001 en materia de gestin del riesgo, identificacin
de peligros y controles, manejo de emergencias e investigacin de incidentes. Se
caracteriza por tener exigencias menores como contenido de los botiquines de primeros
auxilios y otros detalles que no exigen las normas internacionales debido a la variedad de
leyes y porque son detalles que tienen que ser atendidos en forma directa por el
departamento de HSEQ.

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