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Requisitos de la norma OHSAS 18001:2007
Contenido
Objetivo .................................................................................................................................................................. 3
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4.5.3. Investigacin de incidentes. No conformidades y acciones correctivas y
preventivas .......................................................................................................................................................... 27
Objetivo ........................................................................................................................................................... 35
Instrumentos .................................................................................................................................................. 35
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Requisitos de la norma OHSAS 18001:2007
Objetivo
El objetivo de esta clase consiste en explicar en forma detallada los requisitos de la norma
OHSAS 18001:2007 para que el lector pueda determinar la documentacin que es
necesario establecer e implementar en una organizacin.
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4. Requisitos del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional
Veamos la estructura de desarrollo de esta norma, a travs del siguiente grafico podemos
reconocer su estructura de forma rpida:
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4.2. Poltica de seguridad y salud ocupacional
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Poltica debe ser divulgada a todas las partes
Debe estar disponible a todas las partes interesadas
Estos elementos son vital para un sistema en seguridad y salud ocupacional y cuando me
refiero a vital es debido a la comparacin con los rganos vitales para un ser un humano,
ya que el simple hecho de tener una poltica no es garanta para alcanzar los resultados
esperados, pero permite establecer un marco, un contexto a las creencias.
Este elemento puede hacer la diferencia entre un sistema que funciona y tiene vida y un
sistema solo de papel, es fundamental la congruencia entre lo que se escribe y lo que se
hace, especialmente en la alta gerencia, un buen ejemplo siempre ser la mejor forma de
mostrar las convicciones y valores.
Una poltica es un consenso sobre las ideas que constituyen el fundamento de la accin
Labont.
Apliquemos los anteriores elementos en la siguiente poltica, sin olvidar que debe ser
peridicamente revisada y evaluada en cuanto a su pertinencia para la organizacin.
4.3. Planificacin
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Segn los parmetros que la norma La organizacin debe establecer, implementar, y
mantener un (s) procedimiento(s) para la continua identificacin de peligros para la
continua identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controles
necesarios.
Se complementa con el hecho de que deben tener presente en los procedimientos que la
organizacin establezca anlisis para:
Actividades de todas las personas que tienen acceso al sitio de trabajo (incluso
contratistas y visitantes) se puede realizar con una misma metodologa toda la
identificacin de los peligros y riesgos. Tambin se pueden aplicar metodologas
diferentes de acuerdo a la complejidad necesaria en cada caso especfico.
Los peligros identificados que se originan fuera del lugar de trabajo con capacidad de
afectar adversamente la salud y la seguridad de las personas que estn bajo el control de
la organizacin en el lugar de trabajo.
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En este elemento se caracteriza por realizarlo a travs de encuestas que permiten a los
trabajadores donde se pueda identificar peligros y generar controles. Algunos ejemplo
son campaas preventivas de no consumo alcohol y drogas, prueba antes de ingreso a las
instalaciones de alcoholemia, algunas verificaciones y algunas organizaciones incluso
hacen listas de chequeo para diligenciar antes de ingreso donde los trabajadores declaran
estar en ptimas condiciones fsicas y metales.
Los peligros generados en la vecindad del lugar de trabajo por actividades relacionadas
con los trabajos controlados por la organizacin.
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Modificaciones al sistema de gestin de la seguridad y la salud en el trabajo, incluidos los
cambios temporales y sus impactos sobre las operaciones, procesos y actividades.
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Eliminacin: Modificar un diseo para eliminar el peligro, por ejemplo introducir
dispositivos de elevacin mecnica para eliminar el peligro de la manipulacin
manual de un piso a otro de una construccin. La eliminacin conlleva a realizar un
segundo anlisis sobre el posible surgimiento de nuevos peligros no
contemplados en el anlisis inicial.
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pantallas faciales, arneses, eslingas, respiradores y guantes, en este mismo nivel
aunque se comparte con cualquiera de los anteriores se puede ubicar las buenas
practicas (aplicacin). Los elementos de proteccin personal estn disponibles en
los sitios de trabajo y el personal ha sido informado sobre la importancia de
emplearlos y disponerlos cuando pierdan sus propiedades. Los elementos de
proteccin personal tienen una vida til que debe ser muy clara para los usuarios
de tal manera que los reemplacen cuando las condiciones lo ameritan. NO se debe
confundir los implementos de proteccin personal con las dotaciones que
suministran las empresas a sus empleados y que tienen unas fechas legales de
entrega a lo largo del ao y segn antigedad de los trabajadores.
Muchos operarios hoy en da no tienen un vnculo laboral con la empresa, es decir que se
desempean como contratistas, en cuyo caso, ellos deben traer sus propios elementos de
proteccin personal a los sitios de trabajo. Si se daan durante la jornada, la empresa
suministra el reemplazo pero lo descuenta de los pagos para evitar que se convierta la
relacin con el trabajador como patronal.
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Al aplicar la jerarqua de controles se debe tener presente los costos, fiabilidad de
opciones y la reduccin de riesgos, es posible usar la jerarqua de forma combinada para
lograr eficiencia en el proceso y lograr la mxima reduccin de riesgo, por ejemplo usar
controles administrativos y controles de ingeniera, sin embargo para esto es importante
realizar un anlisis de factibilidad del resultado.
Elegir controles que ofrezcan el control primero en la fuente y el medio por ultimo en el
individuo.
Lo esencial de este elemento es el anlisis que cada organizacin debe realizar para
determinar la pertinencia de la legislatura aplicable en seguridad y salud ocupacional, al
igual que la aplicacin de estos requisitos en la organizacin. Para cada instalacin que
tenga una empresa, en diferentes pases, debe existir el procedimiento de identificacin
de requisitos legales que permita en forma peridica revisar la emisin de nuevas leyes en
el pas en el cual opera, su recopilacin, almacenamiento, interpretacin y aplicacin
prctica.
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La identificacin de requisitos legales permite la perfecta acomodacin para implementar
una gestin de riesgos y puede venir de varias fuentes:
Contar con un contrato con asesor jurdico que permita consultar dudas sobre la
aplicabilidad o interpretacin de las leyes en el sector en el cual se desenvuelve el
negocio.
Contar con una suscripcin a un proveedor que actualiza las leyes de un pas a
travs de sistemas mensuales de boletines. Estos sistemas constituyen un buen
servicio, pero en algunas ocasiones puede llegar la nueva ley en forma tarda a la
empresa, razn por la cual la consulta a los entes estatales es necesaria. Pero esta
actividad es una redundancia necesaria para garantizar el cumplimiento legal en
esta actividad tan crtica de identificar los requisitos legales que se deben cumplir.
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Algunos de los compromisos (otros requisitos) se deben incluir y tratar, siempre que estn
relacionados con peligros identificados por la organizacin.
Es importante identificar las fuentes de consulta, las cuales deben ser confiables y
actualizadas, permitiendo a la organizacin tener una continua verificacin y una
oportunidad respecto a nueva legislacin.
Los programas se deben establecer para que se permitan alcanzar los objetivos,
especificando su prioridad, sus indicadores, responsables, tiempo definido y recursos.
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Se debe tener presente que los objetivos y programas deben estar preparados para
cambios en la identificacin y valoracin de riesgos, ya sea por cambio en su calificacin o
por identificacin de nuevos peligros para ser fcilmente adaptados o modificados dando
continuidad a la gestin en el sistema de gestin de la seguridad y la salud en el trabajo.
Algunos pases su legislacin est basada en el informe de la OIT, razn por la cual exigen
un sistema de gestin de la seguridad y la salud para el trabajo que incluya los programas
de:
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4.4. Implementacin y operacin
Por lo cual, la direccin o gerencia debe asegurar los recursos necesarios y definir quin
hace qu, y que de acuerdo al nivel y funciones, tenga la autoridad necesaria para cumplir
las funciones, logrando que sea eficaz el sistema de gestin sin dejar de lado la clara
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separacin de funciones y las interrelaciones que existen entre reas, cargos y personas,
segn los parmetros definidos.
El delegado por la direccin como representante del sistema debe conocer el sistema,
demostrar compromiso con el mejoramiento continuo y la coherencia, e informar a la alta
direccin del desempeo del sistema de gestin de la seguridad y la salud en el trabajo.
Nota: Contar con un delegado o representante por la direccin, no ser requisito a partir
de la nueva norma.
Respecto a los recursos, se debe asegurar que son los necesarios para ejecutar las
actividades de control y los programas, es decir, verificar su suficiencia respecto a las
planeacin, ejecucin, verificacin y por su supuesto, estar en constante revisin e
incluirse para validarse en la revisin por la direccin.
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4.4.2.Competencia, formacin y toma de conciencia
Todas las personas que laboren para la organizacin deber ser competentes, para lo cual
se requiere identificar las necesidades de formacin en materia de riesgos laborales,
ejecutar dicha formacin, evaluar y retroalimentar.
Funciones y responsabilidades
Necesidades de formacin
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La comunicacin y la participacin se debe hacer en todos los niveles de la
organizacin y entre todos los niveles.
Adems, los trabajadores debern ser consultados sobre cualquier cambio que afecte a su
seguridad y debern contar con la representacin adecuada. La consulta se extender a
los contratistas cuando haya cambios que afecten a su seguridad y salud en el trabajo, o
incluso a las partes interesadas externas cuando sea apropiado.
Adems, los empleados deben estar representados en los asuntos de seguridad y salud en
el trabajo y conocer a sus representantes.
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En este elemento, no se debe dejar al lado que la organizacin tiene que establecer los
procedimientos necesarios para recibir, documentar y responder a las comunicaciones
externas relevantes y referentes a salud y seguridad.
4.4.4.Documentacin
Sin embargo, es claro que la norma indica y los dems documentos y registros que la
organizacin determine como necesarios para la eficacia del sistema de gestin de la
seguridad y la salud en el trabajo.
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de emergencia, lo cual permite una trascendencia del sistema de gestin en seguridad y
salud ocupacional y aporte en la toma de decisiones.
Los controles operacionales deben ser documentados cuando su ausencia pueda llevar a
desviaciones de poltica de sistema de gestin de la seguridad y la salud en el trabajo, y
los objetivos esto quiere decir, que cuando estos puedan generar incidentes u otras
desviaciones; en otras palabras, se deben documentar todos aquellos procesos de control
de riesgo mediante instructivos de trabajo, cursos de formacin o POES.
Los controles operacionales debern implementarse segn sea necesario para gestionar
los riesgos a un nivel aceptable. Esto significa que la organizacin debe contar con un
programa de inspecciones anual que permite en todo momento asegurar el cumplimiento
de las buenas prcticas de industria establecidas mediante los POES o los instructivos de
trabajo.
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Los POES son documentos secuenciales que siguen el ciclo PHVA para garantizar la
seguridad en todos los momentos de una operacin: se inicia con las prcticas que se
deben aplicar antes de iniciar la operacin, es decir la fase de planeacin: por ejemplo
hacer la revisin de un vehculo antes de prenderlo y empezar a prestar el servicio para
asegurar que no tiene fugas, sus documentos se encuentran al da, sus llantas estn
infladas y se cuenta con el combustible necesario. La fase dos corresponde a la operacin
en la cual se describe la forma de realizar la produccin manufacturera, la forma de
prestar el servicio en las entidades del sector de servicios y finalmente, la manera de
realizar el trabajo seguro en los proyectos de ingeniera. Contina la documentacin
explicando la forma de llevar a cabo la medicin de cumplimiento legal, sectorial y de
conformidad con la norma, es decir los datos, registros, mediciones o monitoreos que es
necesario registrar para demostrar conformidad. Por ejemplo en el caso de vehculo, un
registro GPSS o una planilla pueden demostrar la conformidad del servicio. Finalmente,
esos documentos tratan el actuar (A) que corresponde a la manera mediante la cual se
deben atender situaciones especiales. En nuestro ejemplo del vehculo, corresponde a la
actuacin frente a daos mecnicos durante la prestacin del servicio, varadas, retenes de
la polica, pasajeros que se pueden enfermar y dems situaciones anormales. Estos
documentos son revisados por los trabajadores al regreso de vacaciones, antes de volver a
incorporarse a la produccin y sin son trabajadores nuevos, forma parte de su induccin
operativa a cargo del jefe de proceso. Se produce un registro.
Los instructivos de trabajo para prevenir accidentes son ms puntuales, no cubren tanta
informacin y son ms visuales, es decir grficos. Las personas por ejemplo, para ingresar
a un rea de trabajo deben de colocarse una serie de elementos de proteccin personal,
no sin antes haberse baado. Toda esa informacin de coloca en un diagrama con fotos,
generalmente ubicado en la pared de los vistieres en los cuales todo el personal en forma
obligatoria tiene que pasar, antes de ingresar a las zonas de produccin. Ese hablador
permite recordar los elementos de proteccin personal que se debe colocar el empleado o
contratistas, la forma de emplearlos, la manera de evaluar su estado para solicitar cambio
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y finalmente la disposicin de final de esos elementos de proteccin personal una vez que
termine su trabajo. Sobre esos instructivos grficos por lo general existe una breve charla
de seguridad realizada por el jefe de proceso antes de iniciar el turno, mnimo una vez a la
semana, lo cual permite que todo el personal interiorice la prevencin.
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identificar situaciones de emergencia en seguridad y salud ocupacional y que se tomen las
acciones necesarias para comprobar su aplicacin mediante escenarios que sean lo ms
reales posibles, realizando as, la evaluacin y medicin de qu tan eficaces pueden ser.
4.5. Verificacin
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El seguimiento implica la recopilacin de informacin como observaciones en el tiempo,
uso de equipos y herramientas, con el fin de verificar la conformidad del sistema de
gestin de la seguridad y la salud en el trabajo, y registrar las posibles oportunidades de
mejora que se puedan derivar del anlisis de datos. Dichos equipos de medida deben
estar registrados, tener a su vez un control que ratifique su condicin, buen
funcionamiento y precisin. Es imprescindible que el control incluya datos de calibracin,
mantenimiento, y qu hacer en caso que est fuera de rango, las acciones que se deben
tomar: repetir mediciones, enviar a calibracin equipos y dems actividades requeridas en
el actuar.
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Algunos ejemplos de Mediciones Reactivas son:
Todas las acciones de medicin nos llevan a realizar los ajustes o cambios necesarios en el
proceso, los responsables, los registros, los mtodos de medicin para tomar decisiones
ya sea para incrementar exigencias, para mantenerlas por considerarse aceptable y la
opcin de ver nuevos peligros o riesgos que requieren atencin y mayor control, es decir,
que se han convertido en prioritarios; es as como se ve reflejada la mejora continua y el
proceso cclico de gestin.
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actividad econmica y sus regulaciones, el entorno o sector econmico donde la
organizacin se desempea, tenga amplia experiencia y conocimiento de la aplicacin de
los requisitos legales en SISO.
Incidente. Evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el (los) que ocurri o pudo haber
ocurrido lesin o enfermedad (3.8) (independiente de su severidad), o vctima mortal.
Accin correctiva. Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad (3.11)
detectada u otra situacin no deseable.
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NOTA 1: Puede haber ms de una causa de una no conformidad.
NOTA 2: La accin correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse,
mientras que la accin preventiva (3.18) se toma para impedir que algo suceda. [ISO
9000:2005, 3.6.5]
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Definir cmo Informar las lecciones aprendidas luego de culminar las
investigaciones de los incidentes a todos los trabajadores y contratistas
involucrados con la labor en la cual se present el incidente.
Definir el proceder en caso de incidente y determinar la forma de comunicar a
todos los integrantes de la organizacin los resultados de la investigacin y las
lecciones aprendidas derivadas.
Sealar los eventos a investigarse y el fin de la investigacin.
Definir la metodologa de investigacin (recomendable para garantizar un proceso
adecuado)
Establecer los lineamientos para la elaboracin de informes de la investigacin
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seguimiento. Las entradas para las acciones correctivas y preventivas se pueden
determinar a partir de los resultados de: Auditoras internas y externas, resultados de
inspecciones de seguridad, investigacin de incidentes, pruebas de procedimientos de
emergencias. Evaluaciones de cumplimiento y desempeo, encuestas a empleados y
contratistas.
Este elemento busca prevenir los problemas, es decir, actuar antes de que ocurran o se
materialicen.
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fallo al definir las responsabilidades que requiere le sistema de gestin como las
responsabilidades para lograr los objetivos, fallos al evaluar peridicamente los requisitos
legales, fallo en el cumplimiento de las necesidades de formacin, documentacin no
actualizada o inapropiada, fallo al llevar a cabo las comunicaciones internas o externas.
Las organizaciones deben mantener los registros necesarios para mostrar la conformidad
del sistema de gestin referente a OHSAS18001:2007, los requisitos legales, otros
requisitos y los requisitos o parmetros que establezca en su sistema de gestin, la alta
direccin.
Los registros deben ser legibles, confiables en los casos donde aplique confidencialidad se
debe demostrar la custodia de dichos registros. El manejo de los registros se debe
respetar lo establecido en estos aspectos por la legislacin adicional a los de la norma de
salud ocupacional y seguridad industrial.
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Normalmente, se establecer un solo procedimiento de control de registros y se crea un
formato llamado matriz de control de registros que al ser poblado se conoce como
matriz de control de registros en los sistemas de gestin y permite determinar los
responsables de emitir un formato, diligenciar el registro y posteriormente conservarlo en
custodia mientras cumple su tiempo de vida establecido. Finalmente, en esa matriz est
establecida la disposicin final del registro: destruccin, conservacin en un archivo
inactivo o envo a un archivo histrico.
La organizacin debe realizar un programa anual de auditoras, las cuales deben ser
programadas y se pueden realizar al sistema completo o por elemento, permitiendo
realizarlas en forma continua, el personal que se seleccione debe ser competente y se
debe asegurar la objetividad e imparcialidad, se programar de acuerdo con los riesgos a
fallos del sistema de gestin sistema de gestin de la seguridad y la salud en el trabajo,
datos de desempeo, resultados de revisiones por la direccin, alcance del sistema de
gestin de la seguridad y la salud en el trabajo, y cambios en la organizacin.
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Se debe realizar seguimiento a los hallazgos resultantes de la auditora y asegurarse de
qu se tratan en el menor tiempo posible, aplicando los procedimientos de acciones
correctivas y preventivas descritos anteriormente.
Los resultados de la revisin debern ser coherentes con los compromisos de mejora
continua y estar siempre disponibles para su comunicacin y consulta.
La direccin debe realizar la revisin, no delegable, teniendo en cuenta los temas a tratar
en el orden del da y definiendo los cargos que deben asistir, las responsabilidades de
cada participante en esa revisin, y la informacin que se debe aportar para poder tomar
las decisiones.
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Se debe comprobar que la poltica de SISO, en el momento de la revisin por la direccin,
contina siendo adecuada, lo cual debe quedar registrado en las conclusiones del acta. En
caso contrario, se presenta la nueva poltica de SISO y su programa de divulgacin. Una
situacin similar debe de presentarse con los objetivos, que pueden continuar siendo
vlidos, modificarse o eliminarse segn sea del caso, luego de realizar el anlisis de la
eficacia de los procesos y del sistema. Todo queda consignado en el acta.
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Registro Unificado de Contratistas (RUC)
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diligenciando, permite calificar al proveedor. Los archivos se encuentran en la pgina de
Internet del Consejo Nacional de Seguridad de Colombia y son documentos de dominio
pbico que se pueden bajar y aplicar en cualquier empresa interesada.
La evaluacin RUC es exigida por las empresas del sector hidrocarburos como un
requisito para poder registrarse como proveedor y estar en capacidad de licitar para los
numerosos trabajos exigidos anualmente por las operaciones petroleras. Solo se
seleccionan proveedores con altos puntajes, para limitar prdidas de tiempo por
accidentes laborales y por incapacidades reconocidas por la ARL. Hoy en da se acepta que
el posible proveedor presente certificacin Norsok S06 norma internacional de evaluacin
de contratistas para sector de hidrocarburos, muy conocida a nivel internacional; o la
certificacin de OHSAS18001 en lugar de evaluacin RUC. La certificacin debe ser
emitida por cualquier organizacin acreditada ante el gobierno colombiano. Para la norma
Norsok puede solicitar ms informacin en www.onac.org.co.
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La gua RUC solamente se concentra en salud y seguridad en el trabajo, tiene unas
pocas exigencias ambientales y de responsabilidad social dentro de sus requisitos. No
aplica a calidad o atencin al cliente final. Los requisitos son compatibles con la norma
OHSAS18001 y la nueva norma ISO45001 en materia de gestin del riesgo, identificacin
de peligros y controles, manejo de emergencias e investigacin de incidentes. Se
caracteriza por tener exigencias menores como contenido de los botiquines de primeros
auxilios y otros detalles que no exigen las normas internacionales debido a la variedad de
leyes y porque son detalles que tienen que ser atendidos en forma directa por el
departamento de HSEQ.
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