PROCESO CONTABLE

Se entiende por proceso o ciclo contable el conjunto de fases vinculadas a una con la otra
de tal manera que permiten alcanzar el correcto control econmico y financiero de un ente
contable.

ELEMENTOS DEL PROCESO CONTABLE

En los elementos del proceso contable se procede a analizar los diferentes aspectos del
proceso que toda empresa debe tomar en cuenta. Se analiza el papel de la contabilidad en
la empresa, y el desarrollo de esta, se han incluido conceptos ya estudiados, pretendiendo
retomarlos y analizarlos desde otra ptica, como base para el desarrollo de la empresa.

Los elementos del proceso contable son:

DOCUMENTOS DE SOPORTE

Son aquellos documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales
de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de
elaborarlos. Todas las operaciones econmicas que realizan las empresas deben ser
registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros
sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas,
es por ello que a continuacin se presentan los siguientes:

COMPROBANTES DE INGRESOS: Son documentos que se usan para registrar las

entradas de dinero de una empresa, tales como: Crditos recibidos, Ventas, Cuotas
sociales, Aportes de capital, Subsidios, etc.

COMPROBANTES DE EGRESO: Son documentos que se usan para registrar las

salidas de dinero de la organizacin, como ser: Compras de materiales e insumos, Pagos,
Cobranzas, Crditos, Reparaciones, Pago de sueldos u honorarios, Viticos, etc.

DEPOSITO: Accin mediante la cual una persona fsica o jurdica deja en una institucin
financiera, para su custodia y administracin, una serie de valores. Lo ms general son
los depsitos de efectivo o cheques. En contraprestacin, los bancos le brindan al
interesado intereses a la tasa pasiva (que es menor a la activa, que es la que cobran por
prstamos y crditos).

GUIA DE REMISION: Es un documento con el fin de sustentar el traslado de

mercaderas dentro de la nacin. De esta forma habr constancia de que es un traslado
legal. La funcin de este documento, es identificar actividades que se puedan estar
realizando fuera del marco legal y adems tener un control tributario, que garantiza que
no se evadan los tributos.

FACTURAS: La factura es un documento legal que constituye y autentifica que se ha

prestado o recibido un servicio o se ha comprado o vendido un producto. Emitir una
factura tiene carcter obligatorio para dejar constancia y poder comprobar la realizacin
de la operacin comercial.

a) Factura de compra: Es un documento que refleja toda la informacin de una

operacin de compraventa porque muestra o detalla el producto comprado o
vendido.

b) Factura de venta: Es el documento soporte donde se transfiere los derechos de

dominio y propiedad de la mercanca o servicio al cliente, las cuentas que se
debitan son: Clientes, no importa que las ventas sean en efectivo o crdito porque
en ese momento est causando las ventas, el IVA, las retenciones a su favor a
ttulo de renta, IVA, e ICA, porque la empresa siempre emitir una factura con la
cual se afecta el sistema, y un recibo de caja que tendr como registro el efectivo
y el abono a clientes cuando se reciba el dinero, porque al momento de hacer el
recibo de caja no se van a causar retenciones, IVA, ni a causar las ventas, etc.

c) Factura de devoluciones: Es un documento que detalla alguna correccin en la

factura ordinaria o bien la devolucin de la mercanca. Esta factura se debe emitir
en caso de que la factura original no cumpla con los requisitos establecidos por la
ley vigente. Asimismo, tambin se debe emitir una factura rectificativa en caso
que se produzca algn error con la mercanca, ya sean errores en el precio,
descuentos, devoluciones, etc.

IMPORTACIONES: La importacin es el transporte legtimo de bienes y servicios

nacionales exportados por un pas, pretendidos para el uso o consumo interno de otro pas.
Las importaciones pueden ser cualquier producto o servicio recibido dentro de la frontera
de un Estado con propsitos comerciales.

a) La factura de importacin: Es aquel documento de venta que nos expide un

vendedor que no es nacional ni intracomunitario. Su caracterstica principal es que
la factura no tiene IVA, puesto que este impuesto se paga al estado a travs de un
 transitorio mediante un documento llamado DUA (Documento nico
Administrativo)

EXPORTACIONES: Se define como el envo de un producto o servicio a un pas

extranjero con fines comerciales. Estos envos se encuentran regulados por una serie de
disposiciones legales y controles impositivos que actan como marco contextual de las
relaciones comerciales entre pases.

a) Factura de exportacin: Es el documento que requiere todo exportador para

concretar la operacin de exportacin y sacar legalmente la mercanca del pas.
Es confeccionada por el mismo exportador y el agente de Aduana la utiliza para
ingresar la mercanca a Zona Primaria.

IMPUESTOS: Los impuestos son los tributos ms importantes, a travs de los cuales, se
obtiene la mayora de los ingresos pblicos. Con ellos, el Estado obtiene los recursos
suficientes para llevar a cabo sus actuaciones

a) Impuesto a la renta: Grava la renta global proveniente del trabajo y/o del capital
que obtengan las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades
nacionales o extranjeras.

El Impuesto a la Renta comprende desde 1 de enero al 31 de diciembre de cada ao,

el valor a pagar se debe cancelar en el mes de marzo del siguiente ao en que fue
calculado.

b) Impuesto al valor agregado (IVA): Grava el valor de la transferencia de dominio

o a la importacin de bienes en todas sus etapas de comercializacin, as como los
derechos de autor, de propiedad industrial y derechos conexos; y al valor de los
servicios prestados, en la forma y en las condiciones que prev la LRTI.

Todo consumo o transferencia de bienes o servicios est gravado con 12% de IVA,
excepto las que tienen tarifa 0% o no estn sujetas al impuesto, segn lo especificado en
la ley.

NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACION FINANCIERA (NIIF)

Las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF) son las normas contables
emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB, por sus siglas
en ingls) con el propsito de uniformizar la aplicacin de normas contables en el mundo,
de manera que sean globalmente aceptadas, comprensibles y de alta calidad. Las NIIF
permiten que la informacin de los estados financieros sea comparable y transparente, lo
que ayuda a los inversores y participantes de los mercados de capitales de todo el mundo
a tomar sus decisiones.

PLAN DE CUENTAS

Es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos contables. Se
trata de una ordenacin sistemtica de todas las cuentas que forman parte de un sistema
contable.
El catlogo de cuentas se establece de acuerdo con el tipo de operaciones que realice la
empresa, as como a las necesidades de informacin que requiera. El cdigo de cuentas o
catlogo, por lo general es numrico, estableciendo un orden que generalmente es el
siguiente:
a) Activo.
b) Pasivo.
c) Capital.
d) Ingresos.
e) Gastos.
LIBRO DIARIO

Es un documento que registra de forma cronolgica las transacciones econmicas que

una empresa realiza. Estas transacciones estn relacionadas con la actividad principal de
la firma. Las operaciones se contabilizan mediante asientos contables, segn se vayan
produciendo.

LIBRO MAYOR

Es un libro se lo utiliza para llevar el control individual de cada una de las cuentas que
intervienen en el proceso de manera cronolgica su informacin proviene de los asientos
almacenados en el libro diario.

BALANCE DE COMPROBACION SUMAS Y SALDOS

Es un documento que sirve para que el empresario obtenga datos fieles que garanticen
que el registro de los hechos econmicos producidos durante todo el ejercicio econmico
de la empresa se haya hecho de forma correcta.
Su objetivo es informar si se encuentran debidamente cuadradas todas las cuentas
utilizadas en el libro diario al registrar los asientos durante el ejercicio econmico de la
empresa mostrando los saldos resultantes de cada una de las cuentas.

En el balance de sumas y saldos aparecen todas las cuentas utilizadas en el ejercicio de la

empresa y al lado de cada una de ellas la suma del debe, del haber y el saldo resultante ya
sea Deudor o Acreedor. Si el importe del debe es mayor que el del haber, diremos que
tiene saldo deudor y si el importe del haber es mayor que el del debe, diremos que tiene
saldo acreedor.

DIARIO DE AJUSTES

Los ajustes contables son una transaccin u operacin contable, conocidos tambin como
transacciones internas, y las utilizamos bsicamente para realizar cuatro tipos de
operaciones:

a) Ajustes para contabilizacin de gastos pagados por anticipado

b) Ajustes para contabilizacin de provisiones
c) Ajustes para contabilizacin de ingresos financieros (Intereses devengados sobre
cuentas en bancos)
d) Ajustes para correccin de errores

Los ajustes contables, en la contabilidad, los realizamos por dos razones:

a) Al cierre del ejercicio contable (Cada vez que elaboramos los estados
financieros) debemos hacer los respectivos asientos de ajustes, para las cuentas
mencionadas anteriormente.
b) Cuando en los registros del libro diario o libro mayor cometemos errores,
utilizamos los ajustes para revertir la operacin que hayamos registrado de forma
incorrecta.

BALANCE DE SALDOS AJUSTADOS

Despus de haber realizado los asientos de ajuste del balance de saldos, surge otro balance
denominado de saldos ajustados. ste se obtiene sumando o restando, segn sea el caso,
las cantidades de los asientos de ajuste con los saldos de la balanza inicial u ordinaria. El
objetivo final del balance de saldos es mostrar si existe algn error en los libros mayores
contables de alguna cuenta del libro diario.
El balance de saldos se elabora teniendo en cuenta los movimientos que se han producido
en las cuentas de la empresa. Tenemos que comprobar si las anotaciones se han realizado
en l Debe o en el Haber y la diferencia entre ambos nos dar el resultado de cada una de
las cuentas.

ESTADOS FINANCIEROS

ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA INTEGRAL: El balance de situacin

financiera integral sirve para informar sobre la situacin econmica de la empresa en
cualquier momento del ejercicio en que se halle. Refleja y agrupa todos los bienes,
derechos y obligaciones que tiene la empresa y muestra sus saldos reales agrupados,
representando la situacin patrimonial de la misma en cualquier momento y as poder
compararla con la de ejercicios anteriores.

BALANCE GENERAL: Es el estado financiero de una empresa en un momento

determinado. Es el estado financiero ms importante para revisar la situacin financiera
de una empresa. Para poder reflejar dicho estado, el balance muestra contablemente los
activos, los pasivos y la diferencia entre estos (el patrimonio neto). En cuanto a su
elaboracin el balance general se realiza cada ao al finalizar el ejercicio econmico de
la empresa, aunque tambin se suelen elaborar balances al inicio del ejercicio.

FLUJO DE EFECTIVO: es uno de los estados financieros ms complejos de realizar y

que exigen un conocimiento profundo de la contabilidad de la empresa para poderlo
desarrollar, y que a su vez es una herramienta elemental para el anlisis financiero. El
objetivo del flujo de efectivo es bsicamente determinar la capacidad de la empresa para
generar efectivo, con el cual pueda cumplir con sus obligaciones y con sus proyectos de
inversin y expansin.

CAMBIO EN EL PATRIMONIO: El estado de cambios en el patrimonio tiene como

finalidad mostrar las variaciones que sufran los diferentes elementos que componen el
patrimonio en un periodo determinado. Adems de mostrar esas variaciones, el estado de
cambios en el patrimonio busca explicar y analizar cada una de las variaciones, sus causas
y consecuencias dentro de la estructura financiera de la empresa. La elaboracin del
estado de cambios en el patrimonio es relativamente sencilla puesto que son pocos los
elementos que lo conforman y todo se reduce a determinar una simple variacin. Para
elaborar el estado de cambios en la situacin financiera se requiere del estado de
resultados y del balance general.
 IMPORTANCIA DE LA INFORMACION FINANCIERA

La informacin financiera de una empresa es importante porque formula las conclusiones

e informacin de la entidad, de cmo se encuentra. Para que con esta informacin en
general se podr evaluar el futuro de la empresa y tomar decisiones, con el cual se
beneficie la empresa. Para que la informacin financiera cumpla fcilmente su cometido
debe reunirse las caractersticas de utilidad confiable y provisionalidad. Es til siempre y
cuando el contenido informativo que proporciona sea significativo, relevante, veraz y
comparable. La informacin financiera es confiable cuando dicha informacin es estable,
objetiva y verificable. La provisionalidad constituye una limitacin a la precisin de la
informacin y significa que esta no representa hechos consumidos.

FASES DEL PROCESO CONTABLE

Desde nuestro punto de vista las fases del proceso contable son:

FASE DE ANALISIS: Considerada como la fase esencial para el eficiente control

econmico. Esta fase consiste en el anlisis que realice la persona al documento fuente
que contiene la informacin que ingresa a un sistema manual o computarizado.

En esta fase se debe definir si la informacin que ingresa al sistema es correcta o no, para
ello se recomienda efectuar el anlisis del documento en base a lo siguiente:

a) Si se trata de comprar de bienes y servicios, debe existir la factura autorizada por

el SRI, la misma que debe ser ntida, sin borrones o enmendaduras y los datos
deben corresponder a la entidad contable.
b) Todo pago que genere salida de dinero, debe estar respaldado en el respectivo
comprobante de egreso o de pago, en donde conste el nmero del cheque con el
que se realiz dicho pago debidamente legalizado por quien recibi el dinero.
c) Las ventas de bienes o servicios deben estar respaldadas en las respectivas facturas
emitidas.
d) Los ingresos de dinero, deben estar respaldados en los comprobantes de ingreso.
e) En el caso de transacciones en donde no exista ni la entrada ni la salida de dinero
se hara usos de los comprobantes de diario, siempre con el respaldo del documento
soporte de la transaccin que es la factura

Es en esta fase en que luego de aceptar el documento soporte se procede a ingresar la

informacin al sistema mediante la frmula del asiento que consta como parte del
comprobante contable.
FASE DE REGISTRO: Esta fase consiste en el almacenamiento o archivo de todos los
asientos contables que se generen en las diferentes actividades que realiza la entidad.

Para el cumplimiento de esta fase, entonces hacemos uso del principal registro contable
como es el libro diario. Si estamos frente a un proceso manual, significa que el asiento
contable que ya se lo hizo en el comprobante contable se lo vuelve a realizar en el libro
diario. Pero cuando se haya pasado la parte bsica del aprendizaje de la contabilidad y se
ingrese a un proceso computarizado, esta accin es automtica.

FASE DE CONTROL: Esta fase del proceso contable est identificada con el
seguimiento de los movimientos que se hacen cada una de las cuentas que han tenido
participacin en los diferentes asientos realizados. Para efectuar este control nos valemos
de un nuevo registro que se llama libro mayor.

En esta fase se traslada el movimiento que ha tenido cada cuenta contable en el libro
diario a travs de los diferentes asientos, a su respectiva tarjeta de control. Se puede decir
que la fase de control permite el vnculo directo entre los dos registros contables bsicos:
El libro diario y el libro mayor. Esto nos permite conocer en cualquier momento el saldo
del que disponemos en cada una de las cuentas.

FASE DE VERIFICACION: Esta fase consiste en la comprobacin de la correcta

aplicacin del principio de la partida doble. Para ello tomamos los saldos de todas las
cuentas participantes, en donde se encontrara que algunos tienen saldo deudor, mientras
otras saldo acreedor.

Enlistamos separadamente cada grupo y los dos resultados obtenidos deben presentar la
igualdad que representa la partida doble. Cuando esta igualdad se cumple, significa que
el proceso hasta esta etapa es correcto, siempre y cuando se hayan reconocidos bien las
cuentas y sus valores al momento de formular el asiento contable. Esta fase queda
demostrada con la formulacin del reporte denominado balance de comprobacin.

FASE DE PRESENTACION DE RESULTADOS: La ltima fase del proceso contable

es la presentacin de los resultados alcanzados por la entidad en un determinado periodo
contable. Para presentar los resultados nos valemos de los conceptos ya estudiados con
respecto a la clasificacin de las cuentas en cuentas de balance y cuentas de resultados.

a) Las cuentas de balance corresponden a las cuentas de activo, pasivo y patrimonio

o sea las que empiezan con los dgitos 1, 2,3.
 b) Las cuentas de resultados son las que corresponden a las cuentas de ingresos y
egresos o sea las que empiezan con los dgitos 4 y 5.

Ya sealamos antes tambin que las cuentas de resultados nos permiten determinar la
rentabilidad del ente contable; mientras que las cuentas de balance nos permiten
determinar la solvencia.

ANLISIS DEL PROCESO CONTABLE

El objetivo perseguido por el anlisis proceso contable es examinar la gestin empresarial

que se traduce en la evaluacin de la solvencia, eficacia y rentabilidad, ya que son
aspectos enlazados de una misma realidad, donde la solvencia es necesaria para que la
empresa pueda desarrollar su actividad, la eficiencia, en trminos econmicos, debe
determinar el ptimo resultante e la mejor combinacin de factores productivos y por
ltimo la rentabilidad estar constituida para la remuneracin resultante del proceso
econmico para el empresario.

Si bien el objetivo del anlisis del proceso contable es el estudio de la gestin empresarial
en su conjunto, metodolgicamente conviene parcelar su contenido. As puede observarse
que la actividad econmica abarca una serie de mbitos y aspectos que pueden dar lugar
a distintos anlisis. De esta forma, se ha venido distinguiendo una visin patrimonial,
econmica y financiera a la que se le puede unir la formal de la informacin contable y
el anlisis social de la empresa.

IMPORTANCIA DEL PROCESO CONTABLE

Es importante destacar que en el proceso contable se refiere al proceso de registro que

va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales.
Adems de registrar las transacciones explicitas conforme van ocurriendo el proceso
contable incluye los ajustes para las transacciones implcitas.

Ya que el proceso contable comienza con el anlisis de las operaciones registradas en los
documentos bsicos tales como facturas y cheques, y termina con la realizacin de un
balance de comprobacin posterior al cierre