Guia de Aplicaciòn de La Norma OHSAS 18001

La Norma OHSAS 18001: UUlidad y aplioacién préctica 1) Objetivo Este requisito OHSAS pretende garantizar que todo el personal de la organizacién sea competente para realizar las funciones que le han sido asignadas en relacion con la prevencion de riesgos laborales. Ademas, el requisito especifica que para que esta garantia sea efectiva, la organiza cién deberé disponer de los procedimientos que fueran precisos. Pero el Gnico objetivo de la Norma no es ta competencia de los trabajadores en materia de prevencién de riesgos laborales; ademés, son tam- bién objetivos, a formacién y la sensibilizacién. Conviene sefialar que el requisito se centra principalmente en la sensibilizacion, pilar fundamental de la gestion preventiva en la empresa. El trabajador no sélo deber tener definidas sus competencias, ser competente para realizar las tareas que tiene encomendadas, y estar convenientemente formado. El trabajador ticne que ser “consciente” (sensibilizacion) de la importancia de su actuacién y de las consecuencias que €sta puede traer, asi como de los beneficios que supone hacerlo conforme a la politica y los procedimientos del sistema. 2) Como implantar el requisito A la hora de iniciar la implantacién dei presente requisito tendremos en cuenta los siguientes elementos de entrada: — La definicién de funciones y responsabilidades. — La descripcién de puestos. — Perfiles del puesto. — La evaluaci6n del personal. - La evaluaci6n de riesgos. - Los procedimientos del sistema de gestién. ~ Los objetivos y (a politica de Prevencién de Riesgos Laborales. Como podemos ver, el requisito comienza afirmando que el personal deber ser competente para realizar las tareas que puedan influir en ta 118Formaclon, concienciacién y competencia prevencion de riesgos laborales. A continuacién define esa competencia entres aspectos esenciales: educacion, formacion y/o experiencia. Por competencia debemos entender la pericia, aptitud o idoneidad para hacer algo o intervenir en un asunto determinado. En el caso que nos afecta, esta pericia, aptitud 0 idoneidad se refiere a los asuntos 0 ta- feas que tengan que ver con la prevencion de riesgos laborales. La competencia se conseguiré mediante una adecuada educaci6n, formacién y/o experiencia. Por consiguiente, para alcanzar la competencia, objetivo de este requisito, deberemos, por una parte, educar y, por otra, formar. El primer paso que deberemos adoptar es la definicién de funciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo en materia de prevenci6n de riesgos laborales. Una vez definidas y asignadas estas funciones y responsabilidades, a continuacion identificaremos la competencia y con- leisiclacion]auurelmevers cn]o tect) aber =tcele] oad a/euestaldentny de la organizacién. Habra que determinar, mediante los medios que se establezcan al efecto (entrevistas, encuestas, formularios, etc.), la competencia, forma- cién y concienciacion reales de cada trabajador, y compararias con la que hemos considerado necesaria. Una vez realizada esta identificacion, pro- cederemos a establecer los medios precisos para corregir las insuficien- cias encontradas. El principal instrumento a nuestro alcance es la implementaci6n de un. plan de formacién y concienciacién, en el que se tendran especialmente en cuenta las carencias educativas y formativas de los trabajadores. Una vez organizados e impartides las acciones formativas y de con- clenciacién que se hallan determinado en el plan de formaci6n, sera pre- tiso evaluar al personal para asegurarse que ha adquirido los conocimientos y competencia requeridos. Este plan de formacién y concienciaci6n se incluira en la planificacion de actividades preventivas. 119La Norma OHSAS 18001: Utfidad y aplicacién practica Sin embargo, no basta con una formacién inicial del trabajador; debe establecerse y mantenerse un plan de formacién y concienciaci6n per manente, que no sélo sirva para cubrir las necesidades formativas que puedan derivarse de situaciones concretas, como un cambio de puestoo introducci6n de nuevas tecnologias, sino que debe tener como objetivo prioritario el mantenimiento, actualizacién, perfeccionamiento y amptie cién de los conocimientos de todos tos trabajadores. Entre los aspectos que deben formar parte de este plan de formacién y concienciacién, deberemos como minimo incluir: a) Conocimients y entendimiento del plan de prevenciOn de ta organ- zacidn y de las funciones y responsabilidades de cada puesto, asi como de los distintos procedimientos e instrucciones de trabajo. b) Programas especificos para el personal trasladado a nuevos puestos de trabajo o por introduccién de nuevas tecnologjas. -c) Petigras 0 riesgos propios de cada puesto y medidas a seguir. d) Formacién especifica sobre identiticacién de peligros y evaluacion de riesgos. e) Formacién especifica a los responsables de la organizacion preventiva (trabajadores designados, miembros de servicio de prevencion, etc.) y a los representantes de los trabajadores (delegados de prevencion y miembros de Comités de Seguridad y Salud). f} Formaci6n a trabajadores temporates, trabajadores de contratas y subcontratas, etc. g) Formacion especifica a la alta direcci6n sobre el funcionamiento del sistema de gestién de la prevencién de riegos laboraies y sobre sus funciones y responsabilidades. h) Campafias de concienciacién para todo el personal, incluido el temporal o ajeno en el que se tengan en cuenta las siguientes cuestiones: * La importancia de actuar en todo momento de conformidad con, lo estipuiado en la politica de prevencién de riesgos laborales que tenga establecida la organizacion. 120Formacién, concienciaeién y competengia La importancia de cumplir con los procedimientos e instrucciones de trabajo del sistema de gestién de la prevenciOn de riesgos laborales. * Las consecuencias de los incumplimientos en materia de pre- vencién de riesgos laborales, para el propio trabajador, sus compafieros y la organizacion en su conjunto. * Los beneficios de la prevencién de riesgos laborales para mejora del rendimiento del personal. * Sus propias funciones y responsabilidades y el alcance de las mismas, asi como la importancia de éstas para lograr los objetivos de la politica y del sistema en su conjunto. Se tendra que evaluar la efectividad de la formacién impartida y el nivel competencia resultante. Esto se puede llevar a cabo mediante las evaluaciones oportunas como parte de las propias acciones formativas, o mediante verificaciones de campo (por ejemplo, observaciones del trabajo) para establecer si se ha aleanzado el nivel de competencia dese- ado y vigilar las consecuencias de posibles carencias formativas 0 apro- vechamientos insuficientes. Por supuesto, de todas las actividades formativas y de concienciacién que llevemos a cabo, estableceremos y mantendremos los correspondientes registros individuales de formacién y competencia. 3) Resultados Los resultados obtenidos con la implantacion de este requisito de la Norma son los siguientes: ~ Requisitos de competencia para cada puesto de trabajo. - Analisis de necesidades de concienciaci6n y formacion. - Campaifias de concienciaci6n para el personal. = Contenidos y materiales disponibles para realizar campanas de concienciacion. = Programas y planes de formacién. 124,La Norma OHSAS 18001: Utiidad y aplicacion practice - Cursos y materiales didacticos de formacién disponibles para su utilizaci6n dentro de la organizacion. — Registros de formacién y de evaluacion de la efectividad de ta fo maci6n. 4) Equivaiencias con la normativa legal La equivalencia mas clara de este requisito OHSAS es con el articulo 19 de la Ley de Prevencién de Riesgos Laborales. EI articulo en cuesti6n se titula, precisamente, “Formacion de los trabajadores”, Aunque Ia redaccién del articulo 19 difiere considerablemente de la del punto 4.4.2 de la OHSAS, éste cumple sobradamente con las deter- ™minaciones marcadas en la Ley. OHSAS no sélo habla de formaci6n, sine que va més alla y recoge en este precepto, junto a la formacién, la com petencia y la concienciacion. Ya hicimos referencia anteriormente a la importancia de incluir un aspecto como la concienciacién en este punto. No se trate de que el tre- bajador esté formado y sea competente; se trata de que ademas esté convencido de que actuar de conformidad con la politica de prevencién de la empresa y los procedimientos en la materia, es bueno para 6l, para sus compafieros y para la organizacién. Ademas, no estamos hablando de una simple declaracion de principios 0 de intenciones, incluida en los puntos introductorios de la Norma, sino de un precepto con contenide y sustancia, concreto, que nos dice qué debemos buscar con esa con cienciacién y como Ilevarla a cabo. Consideramos que no habria estado de mas que la Ley de Preven- cién hubiese recogido la concienciacién de los trabajadores en materia preventive, entre las obligaciones a garantizar por los empresarios y poderes pliblicos. No es facil cambiar la mentalidad de los trabajadores y de la sociedad en general, si Ja propia Norma basica en la materia, ni siquieva hace menci6én a esa concienciacién, tan necesaria, como primer paso, para edificar sobre la misma todo el edifico de la prevencién. 122Formacién, concienciacién y competencia Como podemos ver, el articulo 19 se centra exciusivamente en la for- macién de los trabajadores en materia preventiva. Determina que el empresario debe garantizar esta formacion, y que la misma debe ser “ted- fea y practica, suficiente y adecuada, y que se debe recibir, tanto en ef momento de a contratacién, como cuando se produzcan cambios en las funciones que desempefie o se introduzcan nuevas tecnologias 0 cambios en los equipos de trabajo”. Continda el articulo 19 concretando todavia més, al afirmar que la formacion se centrara “especificamente en el puesto de trabajo o funcion de cada trabajador, y ademas, debera adaptarse a la evolucion de los fiesgos y a la aparicion de otros nuevos y repetirse periédicamente”. Termina el articulo con una serie de consideraciones a tener en cuenta por el empresario sobre cuando se debe impartir esa formacién (dentro de la jornada de trabajo), cémo se impartira (con medios propios 0 con- certados) y la gratuidad de la misma para el trabajador. Sin duda, la regulacion que de la formacion en materia preventiva hace laLey es mucho més prolija y detallada que !a Norma OHSAS, ya que ésta s6lo nos dice que los “procedimientos de formacién deben tomar en cuenta diferentes niveles de responsabilidad, capacidad y escolarizacion yriesgo”. Es decir, propugna una formacién adaptada a cada trabajador, enfuncién de las responsabilidades que tenga asumidas en materia preventiva, sus aptitudes y capacidad, el nivel educativo y de formacién y los fiesgos existentes en su puesto de trabajo. Consideramos, por tanto, que este punto de 1a Norma es completamente compatible con el articulo 19 de la Ley. El articulo 9, en este caso del Reglamento de los Servicios de Pre- veneién, que hace menci6n a la formaci6n de los trabajadores en mate- tia preventiva, al afirmar que la misma deberé ser objeto de integracion en la planificacion de actividades preventivas. En cuanto a la competencia, debemos rebuscar en la Ley para encon- trar una referencia a la misma, aunque no utilizando el mismo término, con la que podamos establecer el correspondiente paralelismo. Se trata 123La Norma OHSAS 18001: Utitigad y aplicacién practica del articulo 15.2, en el que se dice que el “empresario tomaré en consi. deraci6n las capacidades profesionales de los trabajadores en materia de seguridad y de salud en el momento de encomendarles las tareas’. Como se observa, la similitud de este articulo con el primer parrafo del punto 4.4.2 de la OHSAS es importante (“EI personal debe ser compe tente para realizar las tareas que..."). En todo caso, debemos entender “capacidades” en el sentido de “competencia”, es decir, tener la aptitud y la pericia necesarias para hacer algo. 124CAPITULO 9 CONSULTA Y COMUNICACION EN MATERIA DE PRL (PUNTO 4.4.3 DE LA NORMA)Consulta y comunicacion en materia de PRL La consulta y comunicacién en materia de prevencién de riesgos laborales se establece como requisito en el punto 4.4.3 de la Norma. Di- cho punto dispone: * Requisito de OHSAS 18001 La organizacién debe contar con los procedimientos necesarios para asegurar que la informacién pertinente de prevencién de riesgos laborales llega a y desde los empleados y otras partes interesadas. Las medidas para [a implicaci6n y la consulta a los empleados deben estar documentadas y ser comunicadas a las partes interesadas. Los empleados deben: — Estar involucrados en el desarrollo y revisién de las politicas y procedimientos para /a gestion de riesgos. — Ser consultados con respecto a cualquier cambio que afecte a la prevenci6n de riesgos en el puesto de trabajo. - Estar representados en asuntos de seguridad y salud. - Estar informados de quién(es) es (son) su(s) representante(s) de Prevencién de Riesgos Laborales, asi como de la persona designada por la direcci6n. 1) Objetivo El principal objetivo de este requisito es que todos los trabajadores participen en el proceso de toma de decisiones de la empresa u organi- zacién relacionadas con la prevencion de riesgos laborales. Esto implica él establecimiento de canales de comunicaci6n, tanto interna como ex- tera, ya que también afecta a los terceros que puedan verse afectados (contratistas, por ejemplo). El espiritu de la OHSAS en este punto tal vez vaya mas alla de la simple consulta y comunicaci6n, y lo que busque, posiblemente, sea involucrar al trabajador, con todo lo que este término implica. De hecho, en el 127La Norma OHSAS 18001: Utilidad y aplicacién préctica texto de este punto se utilizan las palabras “implicacion” e “involucre dos”. Seguro que la intencién de OHSAS es la que estamos apuntando, es decir, la participacién de los trabajadores en la prevencién de riesgos laborales en la empresa desde un punto de vista completamente activo, interviniendo, en todo momento, en la toma de decisiones. 2) Cémo implantar el requisito Para poner en practica este requisito, consideraremos los siguientes elementos de entrada: - La politica y objetivos de prevencién de riesgos laborales de la or ganizacién. - Los procedimientos y toda la documentacién en su conjunto del Sistema de Gesti6n de la Prevencién de Riesgos Laborales. — Funciones y responsabilidades en materia de prevenci6n de riesgos laborales. — Resultado de las consultas formales !levadas a cabo con el personal sobre prevencidn de riesgos laborales a través de los cauces legales y de los establecidos en el propio sistema. ~ Informacién procedente de las consultas informales y de las sugerencias realizadas por el personal. — Los programas de la formacién en materia de prevencién de ries- g0s laborales recibida por el personal. Contando con estos elementos de partida podemos iniciar el proceso de implantaci6n de este requisito. Lo primero que nos dice este requisito es que la comunicacién y la informacién llega “a y desde” los empleados y “otras partes” interesadas. Es decir, el requisito nos esta hablando de co- municacién interna (“empleados”) y externa (“otras partes interesadas”) y, a la vez, de comunicacién descendente (“a") y ascendente (“desde”). Por tanto, el primer parrafo estabiece que la organizacién debera contar con los procedimientos necesarios que aseguren la informacion sobre prevenci6n de riesgos laborales, tanto en sentido descendente (de la di- reccién a los trabajadores) como ascendente (de los trabajadores a la 128Consulta y comunicacién en materia de PRL direcci6n), asi como interna (al personal de la organizaci6n) y externa (a terceros interesados, como contratistas, visitantes, etc.). Estos procedimientos que aseguren el flujo de la informacion y las co- municaciones deben estar documentados y ser conocidos por las partes interesadas. Con esta obligacion de documentar el los procedimientos que se establezcan al efecto, OHSAS esta dotando de una importancia especial a este requisito. La informacién y la comunicacién en esta materia van a ser fundamentales para lograrse la participacion real y la implicacion buscadas por la Norma. En definitiva, sin informacion sobre la materia y sin comunicacién entre las partes, es practicamente imposible involucrar a todo el personal en la gestion preventiva de la organizacién. La comunicacion ascendente puede lograrse por diversos mecanismos. Lo que debe buscarse es facilitar la aportacién de sugerencias, co- mentarios, propuestas de mejora, etc., por parte de los trabajadores. AL gunos de estos mecanismos son: tablones de anuncios, buzones de sugerencias, encuestas, reuniones informales, etc. Como podemos observar se trata de mecanismos que hacen que la participacion de los trabajadores en la gestion preventiva sea un proceso abierto y flexible, sin estar sometido a las rigideces de reuniones organizadas 0 de posibles organismos creados al efecto. Pero el flujo de informacién y de comunicacién propuesto por OHSAS no sdlo es interno, tanto ascendente como descendente, sino que ademas es externo también, ya que esta informacion debe llegar a terceros 0 ‘a otras partes interesadas”. Con esta afirmacién, OHSAS relaciona di- tectamente este punto de la Norma con otro ambito fundamental de la gestion preventiva, como es la coordinacién de actividades preventivas. Es fundamental para la seguridad y salud en los lugares de trabajo, que las “otras partes interesadas” que accedan a los mismos dispongan de la informacion precisa para que su estancia se desarrolle en condiciones 6ptimas de seguridad y para que la misma no suponga, tampoco, un peligro para los propios trabajadores del centro. Estas “partes interesadas” a las que se refiere OHSAS son principalmente los contratistas, subcontratistas y visitantes. La comunicacion e 129La Norma OHSAS 18001: Utlidad y aplicacion préctica informacién con contratistas y subcontratistas se llevaré a cabo me diante los oportunos mecanismos de coordinacién de actividades pre ventivas que se hayan establecido. Como veremos en el punto 4.4.6 de la Norma (Control de operaciones), la coordinacién con proveedores y contratistas se considera una actividad asociada con riesgos identifica dos que requieren la aplicacién de medidas de control especificas. Asi, €s preciso el establecimiento de un procedimiento al efecto. En cuanto a los visitantes sera preciso colocar los carteles y avisos necesarios sobre medidas de seguridad a seguir, o incluso, depen- diendo de la actividad que se desarrolle en el lugar de trabajo, entre- garles a la entrada las correspondientes normas de seguridad para visitantes 0 personal foraneo, Entre estas medidas de seguridad puede ser necesaria la entrega de equipos de protecci6n individual y su obligatoria utilizacion por los visitantes mientras transiten 0 permanezcan en determinadas zonas de las instalaciones. Ahora bien, Zqué cuestiones o aspectos de la gestion preventiva deben consultarse a los trabajadores? La Norma nos dice que se les debe consultar sobre: a) El desarrollo y revision de ta politica y objetivos de la organizacion en prevencién de riesgos laborales. b) La implantaci6n de procesos y procedimientos para la gestion del sistema de prevencién. ¢) La realizacion de la evaluacién de riesgos y posteriores revisiones de su propio puesto de trabajo. d) Modificaciones en los lugares de trabajo. €) Introduccion de nuevas tecnologjas, nuevos equipos de trabajo, uti- lizacién de nuevos materiales 0 productos quimicos. f) Adopcion de nuevos procedimientos de trabajo que afecten a la or- ganizaci6n del trabajo. Esta consulta a los trabajadores, ademas de Ilevarse a cabo a través de los organos de representacién de los propios trabajadores en materia de prevencién de riesgos laborales, obligacién establecida en el mismo punto de la Norma, se debe llevar a cabo por otros medios mas flexibles, 130Consulta y comunicacion en materia de PRL como ya deciamos anteriormente, para conseguir que se involucren real mente. Los mecanismos que ya hemos apuntado, como los tablones de anuncios, buzones de sugerencias, encuestas o reuniones informales, son medios mas que eficaces para lograr esa implicacion del personal. Las reuniones informales incluso pueden planificarse y, con la perio- ticidad que se estime pertinente, celebrar estos encuentros. Es recomendable que estas reuniones se celebren en el propio lugar de trabajo, yno en una sala de reuniones (lo que haria que se perdiese este caracter informal), que se pare la actividad durante unos minutos (no deben durar mas de media hora) y que algin directivo, acompariado del técnico otécnicos de prevencion de la empresa, proponga a los trabajadores los temas a tratar y les anime a hacer las sugerencias que estimen oportunas. El crear ese ambiente distendido y relajado anima a los trabajadores a expresarse con mucha mas libertad y naturalidad. El Gitimo parrafo de este punto sobre el que estamos tratando nos dice que los trabajadores estaran informados sobre quién 0 quiénes son gus representantes, asi como sobre quién es la persona designada por la direccion. Sobre la primera cuestion, !a mejor forma de que los trabajadores es- tén informados sobre quién o quiénes son sus representantes es eli- giéndolos ellos mismos. No obstante, si algun trabajador hubiese estado ausente 0 no hubiese participado en el proceso de eleccién, es conveniente que esta informacién esté disponible en un tablén de anuncios 0 avisos especifico para temas de prevencién de riesgos laborales. En cuanto al representante designado por la direccién, ademas de co- municarlo a los trabajadores a través del mismo tablén de anuncios, se {es informard oficialmente en el organo de representaci6n de los mismos en materia de prevencién. Ademas, seria conveniente que, una vez designado este representante, fuera presentado por la direcci6n a los tra: bajadores de una manera informal, en el mismo lugar de trabajo, y durante la jornada laboral, transmitiendo a todos la disposi ion a trabajar, codo con codo, para conseguir un lugar de trabajo mas seguro. 131La Norma OHSAS 18001: Utilidad y aplicacién préctica, 3) Resultados La implantaci6n de este requisito OHSAS nos va a dar como resultado: — Consultas formales en materia de prevencién a través del Comité de Seguridad y Salud u organismos equivalentes. - Participacién de los trabajadores en la evaluaci6n de riesgos de sus propios puestos de trabajo. — Eleccion de representantes de los trabajadores en materia de pre- venci6n de riesgos laborales. — Participacién de los representantes de los trabajadores en la investigacion de accidentes e incidentes, asi como en las inspecciones de seguridad y controles periédicos de tas condiciones de tra. bajo. - Mecanismos para implicar e involucrar al personal en la gestion de la prevencién de riesgos en la empresa. — Buzones de sugerencias, formularios, encuestas, tablones de anuncios, que permitan la comunicacién de ios trabajadores a la di- recci6n, principalmente mediante la propuesta de medidas de mejora. — Tablones de anuncios para comunicar, de la direccién a los traba- Jadores, cuestiones relacionadas con la prevencién de riesgos la borales. — Avisos y letreros informativos sobre medidas a adoptar por visitantes, contratistas, etc. — Reuniones, tanto formaies como informales, con trabajadores y otras partes interesadas (contratistas, visitantes, etc.), para informar sobre asuntos relacionados con la prevenci6n de riesgos laborales. - Hojas informativas o boletines de prevencion de riesgos laborales, tanto para el personal como para otras partes interesadas. 4) Equivalencias con la normativa legal Los articulos de la Ley de Prevencién de Riesgos Laborales con los que este requisito OHSAS guarda concomitancias son los siguientes: 132= Articulo 18. Informacién, consulta y participacién de los trabajadores. = Articulo 24. Coordinacion de actividades empresariales. - Articulo 33. Consulta de los trabajadores. = Articulo 34. Derechos de participaci6n y representacion. De éstos, los dos articulos en los que la equivalencia es mayor, son el 18 (Informacién, consulta y participacién de los trabajadores) y el 33 Consulta y comunicacién en materia de PRL 1 | | | _ {Consulta de los trabajadores). El articulo 18 se divide en dos apartados. E! primero de ellos trata sobre la informacién que debe suministrar el empresario a los trabajadores, y el segundo, sobre los derechos de consulta y participacion de los mismos. En cuanto a la informacion que necesariamente debe el empresario garantizar que es recibida por los trabajadores se encuentran: a) Los riesgos de la empresa en su conjunto y de cada puesto de trabajo. b) Las medidas de prevencién para evitar dichos riesgos. ©) Las medidas de emergencia. Esta informacion se hara llegar a los trabajadores directamente 0 bien, en caso de contar con representantes, a éstos. No obstante, la in- formaci6n relativa a los riesgos del puesto de trabajo propio y las medidas preventivas a aplicar se comunicaran directamente a cada trabajador. Esta regulaci6n del derecho a la informacién de los trabajadores en materia de prevencién de riesgos laborales es mucho mas amplia y detallada que la recogida por el punto 4.4.3 de la OHSAS, donde anica- mente se habla de “informacién pertinente en prevenci6n de riesgos !a- borales”. El segundo punto, en su primer parrafo, del articulo 18, comienza con una declaracion de intenciones en materia de consulta y participacién de los trabajadores sobre “todas las cuestiones que afecten a la seguridad yala salud en el trabajo”, remitiéndose a lo previsto en el capitulo V de la Ley. Termina el articulo, segundo parrafo del segundo punto, reflejando 133La Norma OHSAS 18001: Utlidad y aplicacién préctica, el derecho de los trabajadores a “efectuar propuestas al empresario (...) dirigidas a la mejora de los niveles de proteccién de la seguridad y salud en la empresa”. Aqui podemos ver esa informacién “desde los empiea dos” a que se refiere OHSAS, es decir, ese flujo de informacién ascendente. Aunque no se citan términos como “involucrados” o “implicacién’, la Ley pretende precisamente eso, que los trabajadores se involucren e impliquen, participando en la mejora de la prevencién de riesgos en la empresa, mediante la presentacién de propuestas, tanto al empresario como a los 6rganos de representaci6n. Siguiendo el orden de los articulos, el siguiente precepto de la Ley en el que debemos detenernos es el articulo 24, No obstante, lo haremos de pasada, ya que mas adelante, al hablar del Contro! de operaciones (punto 4.4.6 de la Norma), es cuando deberemos tratar en profundidad la equivalencia entre OHSAS y este articulo de la Ley. Ahora sdlo vamos @ mencionario por una sencilla raz6n: el punto 4.4.3, que ahora analiza mos, empiea la expresi6n “partes interesadas”. gEsto qué quiere decir? recogida en este punto, no sdlo es interna, sino que también debe llegar a esas “otras partes interesadas” (contratistas, visitantes, etc.). Sin embargo, el articulo 18 regula exclusivamente la informacion interna, tanto ascendente como descendente, sin mencionar, en ningGn momento, que esa informaci6n deba llegar, igualmente, a “otras partes interesadas”. Por consiguiente, debemos buscar un articulo en el que se establezca esa informacion del empresario con respecto a terceros, y ese articulo no es otro que el 24, sobre Coordinacién de actividades empresariales. Aunque el objeto de este articulo es mucho mas amplio, entre las medidas de coordinacién establecidas se encuentra la “informacion”. Asi, el punto 2 del articulo dice que “E/ empresario titular del centro de trabajo adoptaré las medidas necesarias para que aquellos otros empre- Sarios que desarrollen actividades en su centro de trabajo reciban fa in- formaci6n y las instrucciones adecuadas, en relacién con los riesgos existentes en el centro de trabajo y con las medidas de proteccién”. Continuando con el siguiente articulo, nos fijamos ahora en el 33, titulado Consulta de fos trabajadores. Se trata del primer articulo del 134Consulta y comunicacién en materia de PRL capitulo V de la Ley, denominado Consulta y participacion de los trabajadores. En este articulo se enumeran los supuestos en los que el empresario esta obligado a consultar a los trabajadores en temas relacionados con ta prevencion de riesgos laborales. Estos supuestos son los siguientes: a) Planificacion y organizacién del trabajo e introduccién de nuevas tecnologias, eleccion de equipos, determinacion y adecuacién de las condiciones de trabajo y el impacto de los factores ambientales. b) Organizacion y desarrollo de las actividades preventivas en la empresa, la designacin de trabajadores responsabies de dichas actividades y el recurso a servicios de prevencién externos. ¢) Designacién de trabajadores responsables de las medidas de emergencia. d) Procedimientos de informacién y documentaci6n. ) Proyecto y organizacién de la formacién en materia de prevencién de riesgos. f} Cualquier otra acci6n relacionada con la prevencion de riesgos laborales. Termina el articulo advirtiendo de que, si la empresa cuenta con representantes de los trabajadores, estas consultas se llevaran a cabo con fos mismos. Como vemos una vez mas, la regulaci6n legal vuelve a ser mucho mas prolija que la establecida por OHSAS. En el punto 4.4.3 se incluyen va- tios parrafos en los que la coincidencia con la Ley es absoluta. Asi, cuando dice que los trabajadores deben “ser consultados con respecto a cualquier cambio que afecte a la prevenci6n de riesgos en el puesto de trabajo” (equivalente con el apartado a)); 0 cuando afirma que deben “estar informados de quienes son sus representantes de prevencién de ries- 40s laborales, asi como la persona designada por la direccién” (equiva: lente al apartado 6). Por Gitimo, el articulo 34 de la Ley (Derechos de representaci6n y par ticipacién), regula detalladamente este aspecto. El articulo comienza 135La Norma OHSAS 18001: Utilidad y aplicacién préctica afirmando que “los trabajadores tienen derecho a participar en la em presa en las cuestiones relacionadas con la prevencién de riesgos en el trabajo”. Si volvemos al punto 4.4.3 de OHSAS, observamos que se establece la obligacion de que los empleados estén “representados en asuntos de seguridad y salud”. Si afinamos un poco, y aunque con alguna diferencia de matices, el “derecho a participar en la empresa en las cuestiones relacionadas con la prevencién de riesgos en el trabajo”, a que se refiere el articulo 34, esta directamente relacionado con ia expresién incluida en OHSAS, que dice que los empleados deben “estar involucrados en el desarrollo y revision de politicas y procedimientos para la gestion de riesgos”. Por una parte, la Ley establece un derecho que, ademas, lo enuncia con caracter general (“cuestiones relacionadas con la prevenci6n”); y, por otra, OHSAS, establece un deber (“los empleados deben”) que, al contrario que en la Ley, tiene un carécter mas especifico (“desarrollo y revision de politicas y procedimientos para la gestién de riesgos”). De cualquier manera, aun admitiendo estas diferencias, lo que no podemos negar es que esta frase incluida en el punto 4.4.3 de la Norma OHSAS no es sino la manifestacién del derecho de participacién conver. tido en deber. 136CAPITULO 10 DOCUMENTACION DE PRL DE LA EMPRESA (PUNTO 4.4.4 DE LA NORMA)Documentacién de PRL de la empresa En el punto 4.4.4 de OHSAS 18001 se incluye el requisito que dispone cOmo debe ser la documentacién de PRL que establezca y mantenga la empresa. * Requisito de OHSAS 18001 La organizacion debe establecer y mantener informacién en un medio adecuado, como, por ejemplo, papel o soporte electrénico, que: ) Describa los elementos principales del sistema de gesti6n y su in- teracci6n. b) Proporcione referencias sobre documentacién vinculada. NOTA: Es importante que la documentacién se reduzca al minimo necesario para garantizar efectividad y eficiencia. 4) Objetivo En este caso, el objetivo va implicito en el propio requisito. El propo- sito es que la organizacién documente el sistema de gestién de la prevencin de riesgos laborales y mantenga actualizada la citada documentacion, a la vez que se asegure de que la misma es comprendida y conocida por todos. Destacamos la nota a este requisito, segin la cual se busca la sim- plificacion como garantia de efectividad y eficiencia. La documentaci6n se debe reducir al minimo necesario, depreciando todo lo superfluo e inne- cesario. No olvidemos que la documentacién del sistema no es para los técnicos de prevencién de la empresa, sino para todos los trabajadores. Esto supone que la misma debe ser sencilla, clara y asequible. 2) Como implantar et requisito Los elementos de entrada a tener en cuenta para implantar este requisito son los que enumeramos a continuacién: 139La Norma OHSAS 18001: Utlidad y aplicacién préctica, - Funciones y responsabilidades de todo el personal en materia de prevenci6n de riesgos laborales. — Detalles de los sistemas de documentacién e informacion llevados a cabo por la organizacién para soportar su Sistema de Gestion de la Prevencién de Riesgos Laborales, asi como de las actividades desarrolladas para el cumplimiento de los requisitos impuestos por OHSAS 18001:1999. = Informacién detallada sobre los entornos locales en los que se hace uso de la documentacién y la informaci6n, asi como de las condiciones de acceso y posibles restricciones que se impondran a la documentacién y a la informacién, 0 al uso de los medios electronicos o telematicos. Con estos antecedentes, la organizacion tiene que comenzar por revisar la documentaci6n existente del sistema de gestién de la prevencién de riesgos laborales que ya tenga implantado, o en caso de no tener un sistema de gestién como tal, la documentacién relativa o relacionada con la prevenci6n de riesgos laborales. Una vez recopilada y revisada esta do- cumentacién, deberemos decidir si es necesario reemplazarla, si es suficiente con una adaptacién o, en Ultimo caso, si basta con un documento que relacione los procedimientos existentes con los requisitos OHSAS. OHSAS no exige que elaboremos una nueva documentacion con un formato particular, por lo que deberemos analizar detalladamente si el soporte documental con el que contamos de partida cumple con {a tote- lidad 0 con parte de los requisitos de la OHSAS. Si la empresa u organi zacién cuenta con un sistema documental compuesto por un manual, unos procedimientos y unas instrucciones de trabajo, puede ser sufi ciente con desarrollar un documento que interrelacione el sistema documental existente con los requisitos de OHSAS 18001. Por supuesto, aquellos requisitos de OHSAS que no queden cubiertos con la documen- taci6n existente deberan desarrollarse independientemente. Otro caso totalmente opuesto es el de una empresa que cuente con un sistema de gestidn de la prevencién que no cumpla con unos minimos para poder actuar como en el supuesto anterior, o bien que no cuente con 140Documentacion de PRL de la empresa un sistema como tal. En estos supuestos lo mejor sera desarrollar un sistema documental nuevo de acuerdo con la Norma OHSAS. Por ditimo, podemos encontrarnos con sistemas que se encuentren en un punto intermedio en lo que a equivalencia con los requisitos OHSAS se refiere. En este supuesto tendremos que adaptar aquellas partes del sistema documental que asi lo requieran, manteniendo las que satisfagan en su totalidad las exigencias OHSAS. En todos los casos, deberan tenerse en cuenta los siguientes aspectos en lo que a accesibilidad y seguridad de la documentaci6n se refiere: - Se estableceran las responsabilidades y autorizaciones correspondientes a los posibles usuarios de la documentaci6n e informaci6n, fo que determinara los distintos grados de seguridad y accesibilidad que se fijen, muy especialmente en lo que a la utilizacién de medios electronicos se refiere y al control de los cambios en la do- cumentaci6n. - La forma en la que la documentacion fisica es usada, y los dest natarios de la misma y el ambiente en que van a utilizarla, ya que esto determinara el formato mas aconsejable para su presenta: cién. Un documento cuyo uso va a ser exclusivamente en oficina puede presentarse perfectamente en formato informatico. No asi un documento consistente, por ejemplo, en una lista de chequeo de condiciones de seguridad en obras de construccién, en el que lo mas aconsejable es que se presente en formato papel. Tampoco sera igual la complejidad que pueda aleanzar un documento (par- tiendo de que la simplicidad, sencillez y claridad son el punto de partida de todo el sistema documental) destinado, por ejemplo, al responsable o director de recursos humanos, que el destinado a un peon de mantenimiento. Con estas premisas, y teniendo igualmente en cuenta Io previsto en el siguiente punto de la Norma, estaremos en disposicién de desarrollar el soporte documental de nuestro Sistema de Gestion de la Prevencion de Riesgos Laborales conforme a OHSAS. 144La Norma OHSAS 18001: Utilidad y apticacion practica 3) Resultados El resultado que obtendremos con |a implantacion de este requisito, que como ya hemos apuntado, va estrechamente ligado al siguiente, es la propia documentacién del sistema de gesti6n de la prevencién de ries 0s laborales. Esta documentaci6n estaré compuesta por: ‘ Documento principal de! sistema o manual. Procedimientos. Instrucciones de trabajo. Documentacién de registros, listados de formatos, indices. EI manual El manuai es el documento principal del Sistema de Gestion de la Pre venci6én de Riesgos Laborales de la empresa. Describe el propio sistema, define la politica de prevencién y establece las funciones y responsabilidades en la materia. La Ley de Prevenci6n no obliga a la organizacién a contar con un manual, al contrario de OHSAS, que si recoge esta ex- gencia. El manual debe ser lo ms simple posible. A continuacién relaciona mos los elementos que, como minimo, consideramos que deberia incluir: ~ El indice con la organizaci6n interna de! manual. - La politica preventiva de la empresa y los objetivos que persigue la organizacion en esta materia. - Una declaraci6n de ia direccién que incluya su compromiso con la prevenci6n, la intencién de revisar el sistema y la aplicacién de! principio de mejora continua (esta declaraci6én puede ir incluida en el mismo documento de Ia politica). ~ Una presentacién de !a empresa y la estructura organizativa de la misma. - Las funciones y responsabilidades en materia de prevencién de riesgos laborales de todos los sujetos implicados, asi como las in- terrelaciones entre éstos. 142Documentacién de PRL de la empresa - La forma y aleance con que afecta a la organizacién cada punto de la Norma, ~ La relacién de procedimientos preventivos, sus elementos y modo de elaboracién. - Larelacién de instrucciones de trabajo, sus elementos y modo de elaboractén. - Lacoleccién de formatos que serviran de soporte a los distintos registros resultantes de la aplicacién de los procedimientos e instrucciones que forman parte del sistema. Los procedimientos Son documentos que describen de forma detallada cémo se realizan determinadas funciones descritas en el manual, asignando al efecto los tesponsabies de su ejecuci6n. O sea, es la plasmacion por escrito de un proceso, que én este caso particular es preventivo. Asi como la Ley no indica qué procedimientos debe elaberar, como minimo, la empresa, si exceptuamos el de evaluacion de riesgos, OHSAS si 0s va enumerando los procedimientos con que debera contar e! Sistema de Gestion de la Prevencién de Riesgos Laborales. Asi, OHSAS exige, al menos, los siguientes procedimientos: Identificaci6n de peligros, evaluacién y control de riesgos. Identificacién y acceso a requisitos legales. Establecimiento de objetivos y programa de gestion. Formacién y sensibilizacion. Consulta y comunicaci6n. Gestion de la documentacion y registros. Contro! operacional. Gestion de emergencias. Seguimiento y medici6n, Accidentes, incidentes, no conformidades, acciones correctoras y preventivas. Auditorias. SCEMNDAPYNE b B r 143La Norma OHSAS 18001: Utildad y aplicacion préctice Hay otros elementos del sistema para los que OHSAS, aunque no exige un procedimiento, si obliga a que se documenten de alguna ma nera, son: — Estructura y responsabilidad (lo habitual es incluirlas en el manual). - Objetivos y programas (se puede elaborar un procedimiento espe Cifico que bien puede ser el de “Planificacién de actividades preventivas”). — Revisién por la direccién (se puede elaborar un procedimiento especifico 0 unirlo al de auditorias en un procedimiento de “Auditorias del sistema y revisi6n por la direccion’). Ademas, lo normal es que la empresa cuente con otros procedimientos, mas especificos, relacionados, bien con el control operacional, bien con el seguimiento y medicion. Todo procedimiento incluira, al menos, los siguientes apartados: — Objeto, 0 qué se pretende conseguir con el procedimiento. - Alcance, que nos indicaré qué actividades, procesos, personas y areas de la empresa van a verse afectadas por el mismo. — Responsabilidades. Se recogen en este apartado los cargos 0 puestos que van a verse implicados en el cumplimiento del procedimiento. - Desarrollo. Cuerpo basico del procedimiento que describe de forma detaliada y clara cada uno de los pasos que lo conforman. - Referencias. Aqui se incluye una relacion de todos los documentos internos y externos con los que se relaciona el procedimiento, como puede ser el manual, otros procedimientos, puntos de la Norma OHSAS, otras Normas de gestion, Leyes, Decretos, etc. Ademas, cada procedimiento tendra sus propios formatos, que figure ran al final de cada uno como anexos. Estos formatos tendran un disefio simple y sencillo, de manera que las anotaciones que tengan que llevar a cabo los usuarios sean las menos posibles. Una vez cumplimentados, se convierten en los registros del sistema. 144Documentacién de PRL de a empresa ' | © Instrucctones de trabajo Son documentos de menor rango que los procedimientos que describen y detallan cémo se realizan determinadas actividades que entrafan especiales riesgos para la salud y seguridad de los trabajadores. Su estructura es mas simple que la de los procedimientos. Por lo general, sera suficiente con que recojan el Objeto (a qué actividad va a afectar) y el Desarrollo, en el que se explica cémo realizar la actividad, qué medios de proteccion y medidas deberemos adoptar y como registrar los resultados cuando proceda. Lo importante de las instrucciones de trabajo 0 instrucciones técnicas (las dos denominaciones son adecuadas) es detectar !a necesidad de elaborarlas, tal y como establece el punto 4.4.6 de la Norma, como veremos mas adelante. Registros Los registros no son otra cosa que los formatos del sistema una vez cumplimentados. La gestién de la documentacién del sistema y de los registros tiene una doble funci6n: = Por una parte, servira para evidenciar la adecuacién y eficacia del sistema de gestion. = Por otra, sera la base para tomar las decisiones pertinentes para la mejora del sistema. 4) Equivalencias con la normativa legal El articulo de la Ley de Prevencién con el que se corresponde el punto de la Norma que estudiamos es el 23. Este articulo enuncia la obligacion del empresario de “elaborar y conservar a disposici6n de la autoridad la- poral” una serie de documentos preventivos que detalla y enumera; de en- viar dicha documentaci6n a la misma autoridad cuando cese fa actividad; comunicar “los dafios para la salud de /os trabajadores a su servicio que 145La Norma OHSAS 18001: Utilidad y aplicacién practica se hubieran producido con motivo del desarroiio de su trabajo”; y la ex gencia de puesta a disposicién de las autoridades sanitarias de la misma documentacion. Esta documentaci6n relacionada en el articulo 23, y sobre la que se establecen las obligaciones expuestas, esta formada por: ! 1. El plan de prevencién. 2. La evaluacién de riesgos y el resultado de los controles periddicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores, 3. Planificacién de la actividad preventiva, incluidas las medidas preventivas adoptadas y el material de proteccion. 4. Practica de los controles de salud de los trabajadores. 5. Relacion de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Es, como podemos observar, un texto muy diferente del recogido en el punto 4.4.4 de la OHSAS. aque no enumera documentos concretos, sino que Gnicamente se limita a hacer mencién a la documentacion que “describa los elementos principales del sistema de gestion (que coincide con la relacién de documentos del articulo 23) y su interacci6n, y proporcione referencias sobre documentacién vinculada”. Este punto se centra en la obligacién de establecer y mantener informacién en un medio adecuado, especificando incluso, que puede ser en soporte papel o eleo- trénico, Se destaca también, la importancia de que la documentaci6n se reduzca todo lo posible en aras de la efectividad y eficiencia. El articulo 23 tiene un caracter mas burocratico que otra cosa, ya que de su lectura se desprende que la elaboraci6n y conservacién de esa do- cumentaci6n tiene como objeto cumplir con los posibles requerimientos de las autoridades laboral y sanitaria, mas que coadyuvar al propio funcionamiento del sistema. No ocurre lo mismo con OHSAS, mucho mas Pragmatica, cuyo Unico fin es facilitar el funcionamiento del propio sistema de gestién, con un soporte documental sencillo y practico que ga rantice la eficacia y efectividad de aquél. 146CAPITULO 11. CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS (PUNTO 4.4.5 DE LA NORMA)Control de documentos y datos El punto 4.4.5 de OHSAS 18001 incluye e! requisito por el que se establece la forma en que la organizacién debe gestionar los documentos ydatos que exige la propia Norma. Este requisito dice: * Requisito de OHSAS 18001 La organizacion debe establecer y mantener procedimientos para con- volar todos jos documentos y datos requeridos por esta especificacién de prevencién de riesgos laborales, para asegurar que: a) Pueden ser localizados. b) Pueden ser revisados periédicamente, como sea necesario, y apro- bados como adecuados por personal autorizado. ¢) Las versiones actuales de los documentos y datos reievantes es- tén disponibles en todos fos lugares donde se desarrojien las ope- raciories esenciales para_el funcionamiento efectivo del sistema de gestién de la prevenci6n de riesgos laborales. d) Los documentos y datos obsoletos sean retirados de inmediato de todos los puntos de emisién y de fos lugares de uso, 0 en caso contrario, se asegurara que no se da un uso accidental. e) Los documentos y datos que se guarden con fines legates, de con- servaci6n def conocimiento 0 ambos, sean adecuadamente identificados. 1) Objetivo Ei presente punto de la Norma tiene por objeto que todos los documentos y datos del sistema de gestién de prevencion de riesgos labora les que contengan informacion critica sobre el funcionamiento del mismo y sobre el rendimiento de las actividades de prevenci6n dentro de la or- ganizacién, sean debidamente identificados y se lleven a cabo !as medidas de contro! necesarias para su Conservaci6n y tratamiento. El control de documentos y datos va a ser una de las principales he- framientas en manos de la organizaci6n para la revision y mejora del 149Le Norma OHSAS 18001: Uuilidad y aplicacion practica sistema de prevencién de riesgos iaborales, de ahi la importancia de con tar con procedimientos eficaces en esta materia. 2) Cémo implantar el requisito Para implantar este requisito tendremos en cuenta, principalmente, estos dos elementos de entrada: * En primer lugar, la documentacion y sistema de datos que la organizacion ha desarrollado y establecido para apoyar el sistema de ges- tién de la prevencién de riesgos laborales y las propias actividades Preventivas, asi como, por supuesto, cumplir con los requisitos esta blecidos en OHSAS 18001. * En segundo lugar, el detalie de las responsabilidades y autoridades en materia preventiva dentro de la organizacién. Con estas premisas, el requisito se cumplira desarrollando y estable- ciendo el procedimiento o procedimientos escritos que aseguren el cumplimiento de las siguientes exigencias: a) Localizacion e identificacion de fa documentacién requerida por el propio requisito OHSAS. b) Aprobacién de los documentos del sistema por el personal autorizado, asi como la revisién periédica de ios mismos, cuando esto sea necesario. ¢) La emisi6n de los documentos para que sus versiones actuales es- tén disponibles en todos los lugares en que asi se establezca para el perfecto desarrollo de las operaciones esenciaies del sistema de gestion de la prevenci6n de riesgos laborales. d) La eliminaci6n o retirada inmediata de aquellos documentos y datos obsoletos de todos ios puntos de emision y lugares de uso, asi como el establecimiento de los mecanismos que aseguren que no. se da un uso accidental a documentos 0 datos obsoletos que no se retiren. 150Control de documentos y datos e) Conservacion de documentos y datos sobre los que alguna Norma legal establezca esta obligatoriedad, los cuales seran debidamente identificados. f} Conservaci6n y control de datos sobre el funcionamiento del sistema, los cuales serén también adecuadamente identificados, cuyo conocimiento aporte referencias para la revision y mejora del sistema. Estos procedimientos deberan definir claramente las categorias de do- cumentacién y datos a los cuales se aplican. Los documentos y datos del sistema estaran disponibles y accesibles cuando se requiera bajo condiciones rutinarias y no rutinarias, incluyendo situaciones de emergencia. Es decir, el procedimiento de control de documentos y datos debe asegurar que los documentos estén disponibles en todo momento, y mas en supuestos extraordinarios, como puede ser una siluacion de emergencia, y ademas debe asegurar que esos documentos o datos estén actualizados, ya que pueden tener una importancia determinante en esas situaciones especiales. Pensemos en la importancia que pueden tener unos planos o unas instrucciones de actuaci6n en caso de emergencia, en un incendio o explosion. No se trata, por tanto, de un requisito burocrético, aunque una primera lectura pueda inducir a pensarlo. Es un requisito que pone de manifiesto laimportancia de un adecuado control de documentos y datos, asi como la utilidad que supone para la revision y mejora del sistema. 3) Resultados La implantacion de este requisito dara como resultado: = Un procedimiento de control de documentos y datos, en el que se recojan las responsabilidades y autoridades asignadas. — Documentaci6n de registros, listas maestras 0 indices. — Listas de documentos controlados y su localizacion. 154.La Norma OHSAS 18001: Utilidad y aplicacion préctica - Archivo de registros (algunos de los cuales se conservaran él tiempo establecido por los requisitos legales y otros). 4) Equivalencias con la normativa legal Como en el punto anterior de la Norma, el precepto equivalente de la Ley de Prevencion de Riesgos Laborales es el articulo 23. Ya vimos ar teriormente que este articulo se limita a establecer las obligaciones del empresario, en relacién con determinada documentacién del sistema, en cuanto a lo que su conservacién y puesta a disposici6n de las autoride des laboral y sanitaria se refiere. Ni este articulo, ni ninguno otro de la Ley, establece un sistema de control de documentos y datos a la manera que lo hace el punto 4.4.5 de la Norma. Lo cierto es que la Ley es excesivamente parca en este as pecto, y la experiencia esta demostrando que no hubiera estado de mas OHSAS establece un sistema documental similar al propuesto por las Normas ISO 9001:2000 e ISO 14001:2004. Es sin duda mucho més am- biciosa que la Ley de Prevencién que, al no estabiecer unas pautas mé nimas sobre el particular, deja al libre criterio de cada empresa, servicio de prevenci6n, técnico de prevencién, ete., la organizacién de toda la do- cumentacién del sistema, lo que ha desembocado, con algunas excep- ciones (empresas con experiencias anteriores en sistemas de gestion de calidad y/o medio ambiente, 0 que han implantado su sistema de gestion de prevencién de riesgos laborales conforme a OHSAS), en la de- cepcionante situaci6n actual. El nico apartado de! punto 4.4.5 de OHSAS que coincide plenamente con el articulo 23 de la Ley, es el e), cuando hace mencién a “los docu mentos y datos que se guarden con fines legales”. Lo cierto es que el Gnico sistema de control de documentos y datos a que obliga la Ley de Prevencin es el relativo a la conservacion de determinados documentos, exclusivamente con {a finalidad de estar a 152Control de documentos y datos disposicion de las autoridades laboral y sanitaria. Conceptos como “eva- vacién" y “revision” det sistema o “mejora continua” no son tenidos en cuenta por fa Ley como razones que justifican el estabtecimiento de un adecuado sistema de control de documentos y datos. 153CAPITULO 12 CONTROL DE OPERACIONES Y ACTIVIDADES QUE REQUIERAN MEDIDAS DE CONTROL DE RIESGOS (PUNTO 4.4.6 DE LA NORMA)Control de operaciones y actividades que tequieran medidas de control de riesgos El punto 4.4.6 dispone como la empresa debe controlar las operaciones y actividades asociadas con riesgos que precisen medidas especifi- | cas de control, indicando que: ' 4 Requisite de OHSAS 28002 ta organizaci6n debe identificar aquellas operaciones y actividades asociadas con riesgos identificados que requieran la aplicacién de medidas de control. La organizacién debe planear estas actividades, incly- yendo el mantenimiento, a fin de asegurar que sean llevadas a cabo bajo condiciones especificas mediante: a) El establecimiento y mantenimiento de procedimientos documentados para cubrir situaciones donde su ausencia pueda conducir a desviaciones de fa politica y objetivos de prevencién de riesgos laborales. 6) Criterios de operacion estipulados er tos procedimientos. ¢) El establecimiento y mantenimiento de precedimientos relativos a los riesgos identificados de seguridad y salud taboral, de articulos, equipamientos y servicios comprados y/o usados por fa organiza. ci6én, asi como de los procedimientos y requisitos pertinentes de comunicacién con proveedores y contratistas. d) El establecimiento y mantenimiento de procedimientos para e/ ai- sefo del lugar de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria, praceaimientos de operaci6n y organizacién del trabajo, incluyendo su adaptaci6n a las capacidades humanas, a fin de eliminar o reducir lo riesgos de seguridad y salud laboral desde su origen. 1) Objetivo Este requisito tiene por objeto identificar las operaciones y actividades. que, por los riesgos que entrafa su ejecucién, requieran de la aplicacion de medidas de control. Con esto se asegurara el cumplimiento de la politica y objetivos de prevencién de riesgos laborales y de les requisitos le- ales que sean de aplicacién. Para conseguir este objetivo, la organizaci6n 157La Norma OHSAS 18001: Utilidad y aplicacion préctica desarrollara los procedimientos e instrucciones de trabajo que regulen las actividades u operaciones indicadas. A nuestro entender, es uno de los requisitos clave de la Norma, ya que del mismo dependera que se logre y mantenga un nivel 6ptimo de seg tidad y salud en la empresa. 2) Cémo implantar el requisito Los elementos de entrada que vamos a tener en cuenta para implar- tar este requisito son: ~ La politica y objetivos de prevencién de riesgos laborales de la or ganizacion. — Los resultados de la evaluaci6n de riesgos. — Los requisitos legales y otros requisitos aplicables, una vez identi ficados. Los pasos a seguir para la implantaci6n de este requisito son, par tiendo de los elementos de entrada que acabamos de enumerar, este blecer los procedimientos y/o instrucciones de trabajo para controlar los riesgos identificados en la evaluacion, entre los que incluiremos los que puedan ser originados por los contratistas, subcontratistas y visitantes, Estos procedimientos tendran en cuenta todos los aspectos significativos en materia de seguridad y salud laboral, en los que un fallo pueda dar lugar a accidentes, incidentes u otras desviaciones de Ia politica y objetivos de prevencién de riesgos laborales de la empresa. Estos procedimientos de control de riesgos deben ser revisados regu larmente para que no pierdan su efectividad y adecuacion a las circunstancias de cada momento y a los cambios que puedan ser introducidos. Como ya hemos dicho, en estos procedimientos se tendra en cuenta a los contratistas y visitantes, pero también preveremos las situaciones de riesgo que se puedan originar fuera de nuestra organizaci6n. Asi, en 158Control de operaciones y actividades que requieran medidas de contro! de riesgos él caso de personal que preste sus servicios en instalaciones de un cliente. Aqui sera vital 1a coordinacién de actividades empresariales. Para comprender mejor este requisito, vamos a ir analizando los supuestos que consideramos que pueden dar lugar a la elaboraci6n de procedimientos o instrucciones de trabajo, en funcién de los riesgos que en- trian. 1, Gestién de subcontratistas y proveedores Evaluacién inicial y periédica de la capacidad de los contratistas y proveedores en ef cumplimiento de los requisitos de la normativa en pre- vencién de riesgos laborales. Tendremos también en cuenta la coordina- cién con los subcontratistas. 2, Compras Aprobacién de la compra o transferencia de productos quimicos, materiales y substancias peligrosas, asi como de equipos o maquinaria. Se velara por disponer de la documentacién para el manejo seguro de esos equipos 0 maquinaria, materiales y substancias quimicas o peligrosas en el momento de su compra. Con anterioridad a la adquisicién de equipos einstalaciones nuevas, la organizacién habré aprobado el disefo de las medidas de prevencién de riesgos laborales para evitar futuras situaciones peligrosas o inseguras. 3. Disefio, instalacién y modificacién de actividades criticas Las nuevas actividades, o instalacién de nuevos equipos, que se vayan a lievar @ cabo, y que entrafien unos riesgos de especial peligrosidad, y que, por tanto, podamos considerar criticas, requeriran de la adopcion de acciones preventivas consistentes en la elaboracién y puesta en practica de medidas de prevenci6n de riesgos laborales que eliminen 0, al menos, controlen las situaciones de peligro que dichas actividades puedan generar. 159La Norma OHSAS 18001: Utlidad y aplicacién prictica 4. Tareas peligrosas Las tareas especialmente peligrosas seran, en primer lugar, identit cadas para, posteriormente, elaborar y aprobar instrucciones o proced mientos de trabajo. El siguiente paso seré fijar los requisitos de cual cacién previa que se va exigir al personal para realizar dichas tareas, asi como el establecimiento de autorizaciones de trabajos peligrosos y los oportunos controles de entradas y salidas del personal a los lugares de trabajo que hayamos considerado como peligrosos. 1 5. Identificacién y control de productos y materiales peligrosos Los materiales y productos peligrosos seran identificados ¢ invents riados. Sera necesario establecer las correspondientes medidas par que el almacenamiento se lleve a cabo en condiciones de seguridad, cor trolando los accesos a estos almacenes, asi como la entrada y salida de los productos almacenados. 6. Gestion de almacén Los materiales y productos que son almacenados para la normal actividad de la empresa, 0 que pueden formar parte del proceso productivo, ya sea como materia prima o como producto final, requieren de un proceso de gestién que garantice las condiciones idéneas de aimacena- miento, manipulacién, conservaci6n y entrega. 7. Mantenimiento de instalaciones y equipos Este es unos de los aspectos fundamentales a tener en cuenta, ya que en el mismo deberemos incluir: = Control y mantenimiento de instalaciones, maquinas y equipos de trabajo. — Control y mantenimiento de equipos de proteccién colectiva e ind vidual. — Identificaci6n y controt de accesos. 160Control de operaciones y actividades que requieran medidas de controt de riesgos - Inspecciones de seguridad y controles periddicos de lugares y condiciones de trabajo y medios de protecci6n. 4) Resultados Los resultados de la implantacién de este requisito son los procedimientos de gestion y las instrucciones de trabajo que regulen los aspectos tratados en el punto anterior. 4) Equivatencias con la normativa legal Cuatro son los articulos de la Ley de Prevencién con los que podemos establecer las equivalencias con el Requisito OHSAS que nos ocupa. En conereto nos referimos a los articulos 15, 16, 17 y 24, El articulo 15, denominado “Principios de la accién preventiva”, coincide en varios apartados con lo dispuesto en el punto 4.4.6 de la OHSAS. Se trata de uno de los articulos clave de la normativa en materia de prevencion que, como bien indica su propio titulo, recoge los principios ba- sicos de la accién preventiva en la empresa. Desde este punto de vista, cualquiera de los citados principios puede bien identificarse con cualquiera de los apartados del requisito OHSAS. Sin embargo, vamos a cen- trarnos en aquellos puntos de! articulo en los que el paralelismo es bastante mas claro y estrecho. El punto 1.d), del articulo 15, establece como principio la obligacion del empresario de “adaptar el trabajo a la persona, en particular en lo que respecta a la concepcién de los puestos de trabajo, asi como a la eleccién de los equipos y fos métodos de trabajo y de produccién, con mi- fas, en particular, a atenuar el trabajo monétono y repetitivo y a reducir los efectos de! mismo en la salud”. Como podemos observar, la similitud con el dltimo parrafo del requisito OHSAS (apartado d)) es casi absoluta, ya que en este caso el mismo obliga a la organizacion a establecer y mantener “procedimientos para el diserio del lugar de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria, procedimientos de operacién y organizacién del trabajo incluyendo su 161La Norma OHSAS 18001: Utilidas y aplicacion préctica adaptacién a las capacidades humanas, a fin de eliminar o reducir as riesgos de seguridad y salud desde su origen”. Estas Gltimas palabras, también las podemos enlazar directamente con el apartado 1.c) del mismo articulo 15, en que se recoge el principio de “combatir los riesgos en su origen”. La diferencia esencial entre la Norma OHSAS y el articulo 15 de la Ley es que la primera establece la obligatoriedad de “estabtecer y mantener procedimientos” para conseguir los mismos objetivos. No son éstas las Gnicas coincidencias con el articulo 15. El apartado 1.) determina que e! empresario debe “dar las debidas instrucciones a los trabajadores”. En este caso, el punto 4.4.6 de la Norma hace men cin continua al establecimiento de procedimientos documentados, que podemos hacer extensivos a las instrucciones de trabajo. Igualmente, los puntos 2 y 3 del articulo 15 bien pueden Ilevarse a cabo mediante el establecimiento de procedimientos de control operacional. EI siguiente articulo de la Ley que debemos considerar es el 16 (plan de prevencién de riesgos laborales, evaluacién de los riesgos y planifica ci6n de la actividad preventiva). Aqui, de nuevo, las semejanzas entre ambos preceptos son numerosas. El apartado 1 del articulo 16 afirma que el plan de prevenci6n incluira, entre otras cosas, “los procedimientos y Jos procesos”. El apartado 2.a) determina que “cuando el resultado de Ja evaluaci6n lo hiciera necesario, el empresario estableceré los controles periédicos de las condiciones de trabajo y de fa actividad de los tra bajadores”. Esos controles periddicos los podemos identificar plene mente con las medidas de control a que hace referencia la OHSAS. Es, sin embargo, a pesar de las coincidencias que acabamos de re- flejar, el articulo 17 de la Ley el que podemos considerar como e! equi valente al punto 4.4.6 de la Norma. Este articulo, denominado “Equipos de trabajo y medios de protec- cién”, recoge la obligacion del empresario de adoptar “las medidas necesarias con el fin de que los equipos de trabajo sean adecuados para el tre bajo que deba realizarse y convenientemente adaptados a tal efecto, de 162Control de operaciones y actividades que requieran medidas de control de riesgos. forma que garanticen la seguridad y la salud de los trabajadores al utili- zarlos”. Continda el articulo con la prevision de que la “utilizacién de un equipo pueda presentar un riesgo especifico para la seguridad y salud de Jos trabajadores”, caso en el cual se establece la obligacion del empre- satio de “adoptar las medidas necesarias” para que la “utilizacién del equipo de trabajo quede reservada a los encargados de dicha utilizacion”, ‘ode que los “trabajos de reparaci6n, transformacién, mantenimiento o conservacién sean realizados por los trabajadores especificamente capa- citados para ello”. El paralelismo con los apartados ¢)y d) del punto 4.4.6 de la OHSAS es mas que evidente. En ambos casos se regula todo lo relativo a control de equipos, incluido el mantenimiento preventivo. El articulo 17 termina con la obligaci6n del empresario de dotar a los trabajadores de equipos de protecci6n individual, con la advertencia de que Su uso se limite a los casos en que los riesgos no puedan evitarse 0 limitarse por medios de proteccién colectiva, 0 métodos o procedimientos de organizaci6n de! trabajo. Si volvemos al apartado d) del requisito OHSAS, podremos ver la menci6n a los “procedimientos de ope- racin y organizacién del trabajo”. Por Ultimo, debemos detenernos en el articulo 24, sobre Coordinaci6n de actividades empresariales. Este articulo establece la necesidad de que, en el supuesto de que “en un mismo centro de trabajo desarrollen actividades trabajadores de dos 0 mas empresas”, éstas deberan establecer “los medios de coordinacién necesarios en cuanto a la protecci6n y prevencién de riesgos laborales y la informacién sobre los mismos a sus respectivos trabajadores”. Continua diciendo, que “el empresario titular del centro de trabajo adoptaré las medidas necesarias para que aquellos otros empresarios que desarrolien actividades en su centro de trabajo reciban la informacion y las instrucciones adecuadas”. En este caso, la equivalencia la encontramos en el apartado c) del punto 4.4.6: “...asi como de los procedimientos y requisitos pertinentes de comunicacién con proveedores y contratistas”. Es éste, sin duda, un ejemplo mas del gran paralelismo existente entre OHSAS y la Ley de Prevencién de Riesgos Laborales. 163CAPITULO 13 PREVENCION Y RESPUESTA EN CASO DE EMERGENCIAS (PUNTO 4.4.7 DE LA NORMA)Prevencién y respuesta en caso de emergencias La forma en que la empresa debe prevenir las emergencias, y como debe actuar en caso de que se produzcan, se regula mediante el requisito del punto 4.4.7: * Requisito de OHSAS 18001 La organizaci6n debe establecer y mantener planes y procedimientos documentados para identificar el potencial de, y la capacidad de respuesta ante, incidentes y situaciones de emergencia, asi como para prevenir y mitigar enfermedades y lesiones laborales que puedan asociarse adichos incidentes y situaciones de emergencia. La organizacion debe revisar sus planes y procedimientos de prevision yrespuesta ante situaciones de emergencia, particularmente tras la ocu- mencia de incidentes o situaciones de emergencia. La organizacién también debe poner a prueba periédicamente estos procesos siempre que ello sea posible. 1) Objetivo El objetivo de este requisito es que la organizacién esté preparada para eventuales incidentes y situaciones de emergencia y dar la debida respuesta en estos casos. Para que esto sea posible, se debe evaiuar previamente el riesgo potencial de que estos incidentes y situaciones de emergencias se produzcan, planificando en este caso las medidas de respuesta, mediante los correspondientes procedimientos. Evidentemente, estos procedimientos no sdlo se establecen para determinar la manera de actuar en el caso de que la situacion de emergencia se materialice, sino, 1o que es mas importante, para que no tle- guen a producirse. A tal efecto se establecerén las correspondientes medidas preventivas. 167La Norma OHSAS 18001: Uiilidad y aplicacién practica Es fundamental, como veremos posteriormente, que estos proced mientos o medidas de respuesta ante situaciones de emergencia estén siempre actualizados, que se revisen y que se compruebe periddice mente su eficacia. 2) Cémo implantar el requisito Como siempre, partiremos de los elementos de entrada, entre los que incluiremos los siguientes: - Evaluacion de riesgos. - Requisitos legales y regiamentarios. — Informes de accidentes, incidentes y situaciones emergencia previos. — Experiencias en organizaciones similares en accidentes, incidentes y situaciones de emergencia previos (lecciones aprendidas, mejores practicas). - Revisiones de sistemas de emergencia y practicas de simulacros. - Disponibilidad de servicios locales de emergencia. Con estas premisas, la organizacién debe elaborar planes de emergencia, implantarlos en los distintos centros de trabajo, contar con los equipos de emergencia necesarios, constituir los equipos de interven- cién, formar al personal de estos equipos adecuadamente, y con periodicidad, probar la eficacia de estos planes a través de la practica de simulacros. Lo ideal es que la organizacién cuente con un procedimiento que re- gule todo el sistema de respuesta ante las posibles situaciones de emer gencias. Destacaremos tres aspectos fundamentales: 1) Planes de emergencia La funci6n de los planes de emergencia es definir la respuesta o las acciones pertinentes a llevar a cabo en caso de que las situaciones de emergencia identificadas se materialicen. 168Prevencion y respuesta en caso de emergencias Los planes de emergencia deberan incluir los siguientes elementos: a. Identificacién de riesgos y situaciones consideradas de emergencia. b. \dentificacion del personal responsable de atencién de emergencias que constituira los equipos de intervencién. c. Detalle de las acciones que deben desarrollar los miembros de los equipos de intervencion durante la emergencia, incluyendo al personal externo (contratistas, visitantes, etc.) que esté en el lugar de la emergencia. d. Responsabilidades, autoridades y funciones del personal encargado de las emergencias (equipos de intervencién, brigadas de primeros auxilios, brigadas contra incendio, etc.). e. Procedimientos de evacuacién de todo el personal propio y externo. f. Identificacion y localizaci6n de materiales peligrosos y de las acciones de emergencia a tlevar a cabo con los mismos. &. Coordinacién con los servicios de emergencia externos (servicios sanitarios, policia, bomberos, etc.). fh. Comunicacién con organismos oficiales y con la comunidad. i, Protecci6n de registros y equipamiento vitales para la organizacion. j. Disponibilidad de informacién necesaria durante la emergencia, como planos, fichas informativas de productos peligrosos, procedimientos, instrucciones de trabajo, directorio telefonico de apoyos externos, etc. 2) Equipo de emergencias Formando parte del plan o como anexo al mismo, se identificaran las necesidades de equipos de emergencia, los cuales deberan ser proba- dos periédicamente para comprobar su perfecto funcionamiento. Entre estos equipos destacamos: a, Sistemas de alarma. b. Potencia y alumbrado de emergencia. ¢. Sefalizacién de emergencia. 169La Norma OHSAS 18001: Utllidad y aplicacién practica Salidas de emergencia. Equipos contra incendio. Equipos de primeros auxilios. Equipos de comunicacién, etc. Ras 3) Practica de simulacros La organizacion de simulacros tiene como objetivo comprobar la efectividad de las partes esenciales de tos planes de emergencia. Estos simulacros pueden consistir en ejercicios tedricos, como en el caso de formularios a cumplimentar por el personal en general y por los compo nentes de los equipos de intervencién en particular, aunque lo aconsejable es que sean tan reales como sea posible, ya que es la mejor manera de comprobar su eficacia. Los resultados obtenidos en los simulacros deben ser convenientemente evaluados, ya que esto nos permitiré incluir las modificaciones necesarias en los planes. La realizaci6n de simulacros debera planificarse detenidamente y, a ser posible, se contara con {a participacién de servicios de emergencia externos. Por tanto, una vez elaborado el plan de emergencia, deberemos proce: der a su implantaci6n, para lo que sera necesario darlo a conocer a todo el personal de la empresa, informando convenientemente a todos los trabajadores y personal de contratas. Es también fundamental la formacién del personal designado para constituir los equipos de intervenci6n. Por Gitimo, otro aspecto que deberemos tener en cuenta durante la im- plantacién, es la participacion de los apoyos externos, ya que en funcién de la magnitud, complejidad y/o caracteristicas particulares de las instalaciones, sera primordial la coordinacién con estos servicios externos, estableciéndose al efecto las vias de comunicacién y documentacién necesarias. 170Prevenci6n y respuesta en caso de emergencias 3) Resultados Los resultados de la implantaci6n de este requisito son los siguientes: Planes de emergencia y procedimientos documentados para la ela- boracién de los mismos. Designaci6n de los equipos de intervenci6n. - Programas de formacién del personal que constituye dichos equipos. Listado de equipos de emergencia. - Registros de comunicaci6n e informacién al personal y a las contratas. - Registros de practicas de simulacros. — Registros de pruebas y revisiones de equipos de emergencia. Registros de revisiones de practicas de simulacros. - Registros de las acciones recomendadas como consecuencia de las revisiones. 4) Equivalencias con la normativa legal Dos son los articulos de la Ley de Prevencién de Riegos Laborales con ios que podemos relacionar el punto 4.4.7 de la Norma OHSAS. En con- areto nos referimos a los articulos 20 (Medidas de emergencia) y 21 (Riesgo grave e inminente). De estos dos articulos, el 20 es similar al punto 4.4.7 de la OHSAS casi en su totalidad. Asi, en el mismo se establece la obligacién de “ana liar las posibles situaciones de emergencia y adoptar las medidas necesarias”. En el mismo sentido, OHSAS afirma que la organizacion esta- bleceré planes y procedimientos “para identificar el potencial de, y la capacidad de respuesta ante, incidentes y situaciones de emergencia”. Enel articulo 20 se recogen diferentes aspectos de estas medidas de emergencia que no se especifican en la Norma OHSAS, pero que consideramos implicitas. Por ejemplo la designacién del “personal encargado de poner en practica estas medidas y comprobar periédicamente, en su 171La Norma OHSAS 18001: Utilidad y aplicacion préctica caso, su correcto funcionamiento”. Se dice igualmente que este personal debera “poseer la formacién necesaria, ser suficiente en numero y disponer dei material adecuado”. La frase “comprobar periédicamente su correcto funcionamiento” se refiere a la practica de simulacros, tal y como hace e! tltimo parrafo de! punto 4.4.7 de OHSAS. Continia el articulo 20 con la coordinaci6n con los servicios externos de emergencias (primeros auxilios, lucha contra incendios, salvamento, etc.). Podemos, por tanto, concluir que la regulaci6n legal es bastante mas extensa y detaliada que la recogida en la Norma OHSAS. Ademas, a lo establecido en ei articulo 20 debemos sumar lo recogido en el articulo 21, sobre riesgo grave e inminente, tan estrechamente relacionado con las medidas de emergencias. Porque, aunque no podamos confundir el contenido de ambos articulos, las situaciones de riesgo grave e inminente siempre seran situaciones de emergencia. La particularidad del articulo 20 esta en que se trata de situaciones que todavia no se han ma- terializado, pero que pueden producirse en cualquier momento {inminente). El articulo detalla las obligaciones del empresario y los derechos de los trabajadores ante estas situaciones. Por altimo, hay un aspecto de! punto 4.4.7 no recogido en el articulo 20, y por supuesto tampoco en el 21, que es su parrafo segundo, el cual afirma que “la organizacion debe revisar sus planes y procedimientos de prevision y respuesta ante situaciones de emergencia, particularmente tras fa ocurrencia de incidentes o situaciones de emergencia”. No obstante, el apartado 3 del articulo 16 prevé este supuesto con caracter general para cualquier medida de prevenci6n adoptada, entre las. que, por supuesto, podemos incluir los planes de emergencia que, ademas, segiin el articulo 9.2 del Reglamento de los Servicios de Preven- cidn, debera integrarse en la planificacion de actividades preventivas. Resumiendo, podemos afirmar que la compatibilidad de este punto de la Norma con la normativa de prevencién es absoluta y, ademas, que, en 172Prevencidn y respuesta en caso de emergencias este caso concreto, la regulacién legal y reglamentaria es mucho mas completa que la propuesta por OHSAS. Hasta aqui llega e! desarrollo que OHSAS 18001 hace de la implan- taci6n y operacién del sistema de gestion preventiva. Una vez implantado, la empresa debera verificar y controlar el buen funcionamiento y rendimiento del sistema, con objeto de verificar que éste sirva realmente al fin para el que se crea y, en caso contrario, establecer las acciones correctoras que lo perfeccionen. El punto 4.5 de la Norma se dedica a regular este tema, subdividién- dose en los siguientes apartados: * Medicién y supervisién del rendimiento. * Accidentes, incidentes, no conformidades y accién correctora y preventiva. + Registros y gestion de registros. Auditorfa. En los capitulos siguientes desarrollaremos estos puntos. 473CAPITULO 14 MEDICION Y SUPERVISION DEL RENDIMIENTO DEL SISTEMA (PUNTO 4.5.1 DE LA NORMA)Medicién y supervision det rendimiento de! sistema Enel punto 4.5.1 se dispone cémo la organizacién tendra que contro- lary medir regularmente el rendimiento de la prevenci6n de riesgos laborales. * Requisito La organizacién debe establecer y mantener procedimientos para controlar y medir regularmente ef rendimiento de! sistema de prevencién de tlesgos laborates. Estos procedimientos deben proporcionar: - Medidas cualitativas y cuantitativas apropiadas a las necesidades de la organizacion. - Controlar ef grado de cumplimiento de los objetivos de prevencion de riesgos laborales de la organizacion. - Medidas activas de funcionamiento para controlar ta conformidad con ef programa de gestion de prevencién de riesgos taborales, criterios de operacién, requisitos de fa legislacion y reglamentos aplicables. - Medidas reactivas de funcionamiento para controlar accidentes, enfermedades, incidentes y otras evidencias hist6ricas de funcionamiento deficiente def sistema de gestién de la prevencién de ries- Bos laborales. - Registro de datos y resultados de controles y mediciones suficientes para facilitar el andlisis de acciones correctoras y preventivas subsecuentes. En caso de ser requerido equipo para la realizacion de la medicion y la supervisi6n del funcionamiento, la organizacion debe establecer y mantener procedimientos para la calibracién y mantenimiento de dicho equipo. Se deben conservar los registros de calibracion y de actividades de mantenimiento, asi como sus resultados. 1) Objetiv Este punto de la Norma OHSAS tiene un doble objetivo. E! primero y principal es establecer los sistemas de control que garanticen que el 477La Norma OHSAS 18001: Utilidad y aplicacién préctica funcionamiento dei sistema de gestién de la prevencién de riesgos labo rales es el adecuado. Es decir, la organizacién identificara y determinaré los parémetros claves del funcionamiento de! sistema de gestion de la Prevencion de riesgos laborales para controlar (tanto proactiva como reactivamente) y medir los resultados. Estos parametros deben determi nar, al menos: Que las politicas y objetivos en materia de prevencion de riesgos laborales se estan consiguiendo. Que se cumplen los requisitos legales en la materia. Que se han implantado y son efectivos los controles de riesgos. Que se han tomado las medidas oportunas como consecuencia de los fallos del sistema de gestion (accidentes, incidentes y enfer medades profesionales). Que estan dando resultados y son efectivos los programas de concienciacion, formacién, comunicacion y consulta al personal y par tes interesadas. Que la informacion obtenida esta siendo elaborada y estudiada para revisar y mejorar el sistema de gestion de la prevencién de riesgos laborales. Ademas, como deciamos, hay otro objetivo que debemos incluir como parte de este requisito. Se trata de que el sistema debe garantizar la ca- lipracién y mantenimiento de los equipos de medicién que se van a util: zar, precisamente, para llevar a cabo el seguimiento del propio sistema. 2) Como implantar el requisito Los elementos de entrada que deberemos considerar para implantar este requisito son: Evaluacién de riesgos. Requisitos legales y reglamentarios. La politica y objetivos de prevencién de riesgos laborales de la organizacion. Procedimiento de gestién de no conformidades. 178‘Medicion y supervisi6n del rendimiento del sistema - Registros de calibracion y pruebas de equipos, tanto propios como de contratistas. ~ Registros de formaci6n, incluidos los de los contratistas. Ei proceso de implantacién de este requisito, teniendo en cuenta la di- versidad de aspectos que abarca, va a requerir de la elaboracién e im- Plantacién de diversos procedimientos, por lo que para su estudio deta- lado vamos a dividirlo en dos apartados claramente diferenciados: los controles activos y reactivos o procesos para medir y controlar el com portamiento de la organizacion en materia de prevencién y, por otra parte, todo lo relativo a la calibracion y mantenimiento de equipos de me- dicién utilizados para realizar ese seguimiento, A) Controles activos y reactivos El sistema de gestion de la prevencién de la organizaci6n debe contar con los procedimientos precisos que regulen ambos controles, tanto los activos 0 proactivos como los reactivos. Por supuesto, no hace falta recordar que los controles verdaderamente importantes son los activos, los de caracter verdaderamente preventivo. No olvidemos que un control reactivo tiene una gran importancia por las conclusiones que pueden sacarse para que un determinado hecho (accidente, incidente, etc.) no vuelva a producirse, pero lo cierto es que éste ya ha tenido lugar. Por eso, pondremos todo nuestro empeno en potenciar los controles activos de nuestra organizaci6n. Con caracter general, e! control activo se lleva a cabo con el objetivo de verificar la conformidad de las actividades de la organizacion con la politica y objetivos de prevencién de riesgos laborales, con las determi- naciones del sistema de gestion de prevencion de riesgos laborales y, por supuesto, con la legislacion en la materia. Por su parte, el control reactivo tiene como mision investigar, analizar y registrar los fallos del sistema de gestion de la prevencion de riesgos 179La Norma OHSAS 18001: Liilidad y aplicacion practios laborales que dan lugar a accidentes, incidentes, enfermedades labora. les o darios materiales. Las principales técnicas de control activo son la supervisi6n, la ins- peccién y las observaciones del trabajo. Como ejemplos podemos citar las siguientes: — Las inspecciones sistematicas de lugares de trabajo y condiciones de trabajo. ~ Inspecciones periddicas de seguridad. — Inspecciones periédicas de equipos e instalaciones. - Mediciones periddicas higiénicas o ambientales (agentes quimicos, fisicos 0 biolégicos). - Observaciones planificadas del trabajo, para detectar practicas inseguras. — Analisis de documentacién y registros. — Encuestas entre el personal para determinar el grado de conocimiento y cumplimiento del sistema de gestion de la prevencién de tiesgos laborales. Esta labor de inspeccién y supervisién debe estar perfectamente pla nificada y basada en hechos objetivos. Al efecto, se disefiara e implan- tara un procedimiento en el que se recojan todos los tipos de inspecciones a desarrollar, la periodicidad y los responsables de Ilevarlas a cabo, las metodologias a emplear, la valoracion de los resultados y los mode- los de listas de chequeo, si proceden. La intensidad y periodicidad de estos controles activos va a venir determinada por diversos factores. El primero de ellos es la propia evalua cién de riesgos. A esto hay que sumar las estadisticas sobre accidentes, incidentes y enfermedades profesionales, al igual que el resultado de anteriores inspecciones y, por supuesto, las inspecciones oficiales exigidas por Norma legal o reglamentaria (para alguna de estas inspecciones puede ser necesario contar con la participacion de algin organismo ex terno acreditado). EI Ultimo parémetro a tener en cuenta seria el resultado de auditorias internas y externas del sistema de gestion de la prevencion de riesgos laborales de la organizacion. 180Medicién y supervision del rendimiento del sistema Un andlisis y valoracion detallados de los datos recogidos en estos documentos nos van a permitir adoptar las decisiones oportunas para pla- nficar adecuadamente la realizacién de estos controles activos, inci- dendo en aquellas secciones de la empresa 0 fases productivas en las que consideremos que existen mayores riesgos 0 que éstos no estan su- ficientemente controlados. Una vez que los controles activos y reactivos detecten fallos del sistema de gestion de la prevencién de riesgos laborales, debe iniciarse el proceso de revisi6n del sistema para corregir esas desviaciones 0 fallos detectados, continuando, de esta forma, con el ciclo de mejora continua de la organizacion. 8) Equipos de medicion Los equipos utilizados para medir determinados parametros con inci- dencia sobre las condiciones de trabajo de! personal de la organizacion deben estar sometidos a un procedimiento de control, mantenimiento y calibracion que garantice que los valores obtenidos tienen la exactitud requerida. Debemos tener en cuenta que una medicién puede suponer la adopcion de una medida correctora que puede tener un alto coste eco- nomico 0, por el contrario, la no adopcion de medidas correctoras por no considerarias necesarias a la vista de los resultados de la propia medi- tion, lo que puede tener consecuencias graves para la salud de uno 0 va- fios trabajadores si los resultados no son correctos. Es decir, un error importante en una medicién, por no estar el equipo convenientemente mantenido 0 calibrado, 0 incluso por un uso incorrecto, puede suponer la adopcién de una decisién que, a lo mejor, no era necesaria, y que va Ile- var aparejada la adopcién de medidas correctoras costosas para la empresa; 0, por el contrario, la creencia de que los valores obtenidos se encuentran dentro de los limites permitidos, cuando no es asi, y no llevar a cabo ninguna medida preventiva a pesar de ser necesaria, lo cual supone un riesgo para la salud de los trabajadores. Lo ideal es establecer en un procedimiento un sistema de control y mantenimiento de los equipos de medicién. En este procedimiento se 181La Norma OHSAS 18001: Utlided y aplicacién practice regularan aspectos como el listado e identificacion de equipos, plan de mantenimiento, almacenamiento, metodologias de medicion y calibracion de los equipos. Este Ultimo aspecto, la calibracién, es fundamental para garantizar la exactitud exigida en las mediciones. Es una garantia para la propia orga. nizaci6n, para los trabajadores y para terceros. Por tanto, la calibracién de equipos debe llevarse a cabo de forma planificada. El procedimiento de que hablamos establecera, segin los equipos, una frecuencia de ca libraci6n, la referencia a métodos de prueba, cuando sea aplicable, la identificacion de los equipos de calibracién, asi como las medidas a adoptar con los equipos que se encuentren fuera de calibraci6n. Igual mente, conviene que se recojan aspectos especificos como las condiciones en que las calibraciones deben llevarse a cabo 0 la forma de real: Zarlas en situaciones criticas o dificiles. Los calibradores estaran de acuerdo con las normas nacionales, y en ausencia de éstas se documentarén ias bases para los niveles utilizados. Todos los registros de calibraci6n y mantenimiento deberan conservarse. El usuario del equipo debe identificar en todo momento el estado de calibraci6n del equipo, ya que si éste esta fuera de calibracién no deberé ser usado. A tal efecto el procedimiento determinara la manera de mar car un equipo en esta situacion, asi como su retirada de uso si fuera necesario. Los equipos de medicion que utilicen los contratistas deben ser sometidos a los mismos controles que los de la propia organizacién, exi- giéndoles a éstos la garantia de cumplimiento de esos requisitos. 3) Resultados La implantacion de este requisito va a dar como resultado los si guientes documentos del sistema: 182Medicién y supervisién del rendimiento del sistema - Procedimiento 0 procedimientos de contro! de equipos, lugares y condiciones de trabajo y observaciones dei trabajo. Procedimiento de mediciones y mantenimiento de equipos de me- dicién. Programas de inspecciones y observaciones del trabajo. Estandares de condiciones de trabajo y de lugares de trabajo. Listas de verificacion. Listados de equipos criticos. Listados de equipos de medicién. Esquemas de calibracion y registros de calibracién. Registros de inspecciones de lugares y equipos. Informes de resultados de inspecciones. - Informes de no conformidades, etc. 1 ' 4) Equivalencias con ta normativa legal Son muchos fos articulos de la Ley de Prevencién de Riesgos Labora- les y normativa de desarrollo directamente relacionados con este requisito OHSAS. Asi, podemos citar los articulos 14.2, 16.2, 16.3, 22 y 23 ée la Ley de Prevencién de Riesgos Laborales; el articulo 3 del Regta- mento de tos Servicios de Prevencién; el articulo 12 del Texto Refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social; y, como ejemplo de normativa especifica, el Real Decreto 1316/1989, de 27 de octubre, por el que se establecen las medidas de protecci6n de los tra tajadores frente a los riesgos derivados de su exposici6n al ruido (ar tiulos 3 a 7, 9 y Anexos Ii, Ill y IV). Como se puede observar, es I6gico que un requisito de un contenido tan amplio encuentre equivalencias en tantos preceptos legales y reglamentarios. Vamos, por tanto, a comentar las similitudes de cada uno con el punto 4.5.1 de OHSAS. El primer articulo que relacionabamos es el 14.2 de la Ley de Preven- cién de Riesgos Laborales. En su segundo parrafo dice que “el empresa tio desarrollar una accién permanente de seguimiento de la actividad preventiva con el fin de perfeccionar de manera continua las actividades de 183La Norma OHSAS 18001: Utilidad y aplicacion préctica identificacién, evaluaci6n y contro! de riesgos". Podemos relacionar dire tamente este precepto con el primer parrafo del punto 4.5.1 de OHSAS: “La organizaci6n debe establecer y mantener procedimientos para conto lar y medir regularmente el rendimiento del sistema de gesti6n de la pre venci6n de riesgos laborales”. En ambos casos se vislumbra la idea de me jora continua del sistema. Aunque en la Ley se habla de seguimiento on el fin de perfeccionar, y en la OHSAS de controlar y medir el rendimiento, podemos concluir que el fin Gitimo es el mismo: mejorar el sistema. En el articulo 16.2.a) de la Ley de Prevencién de Riesgos Laborales se establece que “cuando el resultado de la evaluaci6n Io hiciera necesario, ef empresario realizard controles periédicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores”. Esto serian las “medidas activas de funcionamiento para controlar a conformidad con el programa de ges tién de prevenci6n de riesgos laborales, criterios de operacién, requisites de la legisiacin y reglamentos aplicables” a que se refiere OHSAS. Exac- tamente igual hace el articulo 3.1.b) del Reglamento de los Servicios de Prevencion, que sefiala la obligacién de “controlar periddicamente las condiciones de trabajo, la organizacion y los métodos de trabajo y el estado de salud de los trabajadores”. Acontinuacion, en el articulo 16.3 de la Ley nos encontramos con las “medidas reactivas” de que hace mencién OHSAS. El articulo dice que “cuando se haya producido un dafio para la salud de los trabajadores 0 cuando, con ocasién de Ia vigilancia de la salud prevista en el articulo 22, aparezcan indicios de que las medidas de prevenci6n resultan insuft cientes, el empresario llevaré a cabo una investigacién al respecto, a fin de detectar las causas de estos hechos”. En el mismo sentido, el punto 4.5.1 de OHSAS habla de “medidas reactivas de funcionamiento para controlar accidentes, enfermedades, incidentes y otras evidencias histé- ricas de funcionamiento deficiente del sistema de gestién de la preven- ci6n de riesgos laborales”. Como podemos observar, existe un enorme paralelismo entre los con troles activos y reactivos recogidos en el articulo 16 y en el punto 4.5.1 de OHSAS. Una vez mas comprobamos la compatibilidad entre ambas normas. 184Medicion y supervision del rendimiento del sistema Seguimos con ef articulo 22, sobre vigilancia de la salud de los tra- tajadores, que no es sino un control mas para comprobar el estado de salud de los trabajadores y asi sacar conclusiones sobre la adecuaci6n 0 10 de las medidas preventivas adoptadas. En el articulo 23 de la Ley se determina la obligacién de! empresa- fio de elaborar y conservar, a disposicién de la autoridad taboral, diversa documentacion del sistema de gestion de la prevencién de ries- 00s laborales, entre la que se encuentra la “evaluacion de los riesgos para la seguridad y salud en el trabajo, incluido el resultado de fos controles periédicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los tabajadores”. Si nos vamos al punto 4.5.1 de OHSAS, podemos leer que los procedimientos que debe establecer la organizacion deben proporcionar “registro de datos y resultados de controles y mediciones suficientes para facilitar el anélisis de acciones correctoras y preventivas consecuentes”. La equivalencia entre ambos preceptos es mas que evidente. Ahondando mas en esta linea, el articulo 12.1.b) del Real Decreto Le- {islativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprucba el Texto Refun- dido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, considera como infraccién grave “no llevar a cabo... los controles periédicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores...". Para terminar, el tltimo parrafo del punto 4.5.1 de OHSAS, relativo a equipos de medicion, su calibracién y mantenimiento, no tiene un articulo equivalente en la Ley de Prevencion de Riesgos Laborales. Tenemos que buscar ese paralelismo en normativa de desarrollo. Como ejemplo vamos acitar el Real Decreto 1316/1989, de 27 de octubre, por el que se establecen las medidas de proteccién de los trabajadores frente a los riesgos derivados de su exposici6n al ruido. Podemos sefialar los articulos 3 a7 y9 del citado Reglamento, en los que se recoge la obligacion de controles periddicos, la forma de realizar las mediciones y el deber de registro y archivo de los datos obtenidos. Por su parte, en el Anexo Il se regula la metodologia de medicién; en el Anexo Ill, los instrumentos de medicion y condiciones de aplicacion; y en el Anexo IV, el control de la funciOn auditiva de os trabajadores. 185La Norma ONSAS 18001: Utlidad y aplicacién préctica Concluyendo, vemos que, aunque de forma muy dispersa, el contenido del punto 4.5.1 de la Norma OHSAS 18001 viene integramente recogido por la normativa legal en materia de prevencién de riesgos laborales. La diferencia, una vez mas, es la obligacion que establece OHSAS de dese rrollar procedimientos de control y medicién, y que estos controles tienen como principal objetivo medir el rendimiento del sistema. Tal vez, en le Ley no quede tan clara esa intencién de medir el rendimiento del sistema y si de mantener unos registros a disposici6én de la autoridad laboral, Aun asi, en algunos de los articulos citados, persiste la idea de detectar los fallos del sistema para corregirlos y mejorar el mismo. 186CAPITULO 15 ACCIDENTES, INCIDENTES, NO CONFORMIDADES Y ACCION CORRECTORA PREVENTIVA (PUNTO 4.5.2 DE LA NORMA)Accidentes, incidentes, no conformidades y accién correctora y preventiva El punto 4.5.2 de OHSAS 18001 establece el requisito que regula to- ds estos elementos. + Requisito de OHSAS 18001 La organizacién debe establecer y mantener procedimientos para de- fir la responsabilidad y autoridad para: a) El manejo e investigacion de: ~ Accidentes - Incidentes - No conformidades b) Tomar acciones para mitigar cualquier consecuencia resultante de accidentes, incidentes, 0 no conformidades. ¢) La iniciacién y conclusién de acciones correctoras y preventivas. d) La confirmacién de la efectividad de las acciones correctoras y preventivas tomadas. Estos procedimientos requerirén que, antes de su implementaci6n, todas las acciones correctoras y preventivas propuestas deban ser revi- sadas mediante el proceso de evaluacién de riesgos. Cualquier accién correctora o preventiva tomada para eliminar las causas de no conformidades existentes y potenciales debe ser apropiada a a magnitud de los problemas y proporcional al riesgo encontrado. La organizacién debe implementar y registrar cualquier cambio en los procedimientos documentados, como resultado de la accién correctora y preventiva. 1) Objetivo Debemos tomar como premisa la identificacién que realiza OHSAS entre accidente e incidente y no conformidad. A partir de aqui, lo que OHSAS pretende con este requisito es prevenir la materializacién de no conformidades, ya se trate de simples incumplimientos de requisitos del 189La Norma OHSAS 18001: Utilidad y aplicactén préctica sistema 0, por el contrario, de accidentes 0 incidentes. Por supuesto, en el caso de que las no conformidades se produzcan, en primer \ugar si adoptaran las medidas necesarias para mitigar las consecuencias y, 4 continuacién, se investigaran las causas hasta llegar a la raiz u origen de las mismas para que éstas no vuelvan a repetirse (acciOn correctiva). — Ademas, se debe llevar a cabo un trabajo de investigacién que permita detectar, analizar y eliminar las causas potenciales de no conformidades (accion preventiva). 2) Cémo implantar el requisite Como siempre comenzamos con los elementos de entrada que nos permitiran posteriormente implantar el requisito. En este caso debemos considera — Procedimientos de gestion del sistema. — Plan de emergencia. - Evaluacién de riesgos. — Informes de auditorias del sistema. - Informes de no conformidades. - Informes de accidentes e incidentes. — Informes de inspecciones de mantenimiento y de controies perié- dicos. La implantacion de este requisito requiere del desarrollo y aplicacion de uno 0 varios procedimientos documentados que cubran los siguientes objetivos. Por una parte, que los accidentes, incidentes y no conformide des son investigados y, en funcién de los resultados obtenidos, se adop tan las acciones correctoras y/o preventivas requeridas. Por otra parte, hacer un seguimiento de esas acciones correctoras y preventivas adop tadas para controlar la efectividad de la mismas. Por tanto, lo primero es desarrollar el o los procedimientos documen tados, en los que deberemos tener en cuenta los siguientes aspectos: 190Accidentes, incidentes, no conformidades y accién correctora y preventive a) Que el procedimiento definiré las responsabilidades, funciones y aitoridad del personal implicado en la investigacion e informe de accidentes, incidentes y no conformidades, asi como en Ia implantacién, se- fuimiento y control de las acciones correctoras y preventivas. b) Que cualquier no conformidad, accidente, incidente y peligro sera comunicado al responsable correspondiente. ¢c) Que el procedimiento se aplicara no solamente a la totalidad del personal de la organizacién, sino también a contratistas, visitantes 0 cualquier otra persona que se halle en el area de trabajo. d) Que se debera tener en cuenta no sélo los dafios a las personas, sino también los dafios producidos a la propiedad. e) Que deberan establecerse las medidas necesarias para que nadie sufra ningdn contratiempo como resultado de una no conformidad, accidente o incidente que previamente ha sido comunicado oportunamente con antelacion. f) Que definira claramente Jas actuaciones a llevar a cabo para reali- zat un correcto seguimiento de las no conformidades identificadas en el sistema de gestién de la prevenci6n de riesgos laborales. 8) Que la accién adoptada una vez detectada una no conformidad, accidente, incidente o peligro, debe ser inmediatamente conocida por todos. Para ello se estableceré un proceso de notificacién que garantice este aspecto, y que prevea la coordinacién con planes y procedimientos de emergencia. h) Que los resultados de las investigaciones de no conformidades, accidentes e incidentes, ya se trate de las inmediatas o de las posteriores mas detalladas, asi como cualquier otra informacion relacionada con las mismas, debera ser debidamente registrada, definiéndose los lugares de registro y el o los responsables de esta tarea. i) En cuanto a la investigacion, que se identificara el tipo de hechos 0 eventos a investigar, el propésito de las investigaciones sobre ellos, los 194: Ublidad y aplicacién practica responsables de llevarlas a cabo y los requisitos que deben cumplir los mismos, las atribuciones y medios de que van a disponer, las caracte risticas de los informes, etc. J) Sobre las acciones correctoras, que los procedimientos deben ide tificar si éstas se deben implantar a corto, medio o largo plazo; la nece sidad de modificar y actualizar la evaluacién de riesgos; la influencia so bre otros procedimientos y la necesidad de incluir cambios en los mismos, el control sobre las mismas acciones para asegurar la efectividad, ete. k) Sobre las acciones preventivas que tendremos en cuenta las fuen tes de informacién para tomar la decision de llevarlas a cabo (tendenciat de incidentes sin pérdidas, informes de auditoria, informes de controle: periddicos, consejos de expertos, informacién y estudios sobre materia les y productos peligrosos, etc.); la identificacién de los problemas qu impliquen la adopcién de medidas preventivas; los controles para asegu rar su efectividad; su influencia sobre otros procedimientos; seguimient de las acciones preventivas para ascgurar su cfcctividad, ete. Después de relacionar los aspectos mas destacables a tener cuenta en la elaboracién de los procedimientos, pasamos a tratar el ant lisis y clasificacién de no conformidades, accidentes e incidentes, ¢ cual se debe llevar a cabo regularmente. Este analisis y clasificacién debe incluir, por los meno: a) indices de severidad o de frecuencia de tiempos perdidos por Ie siones 0 enfermedades de trabajo. b) Localizaci6n, tipo de lesion, parte del cuerpo lesionada, actividad rea de trabajo involucradas, dia y hora en que tiene lugar. ©) Clase de dafio causado a la propiedad y valoracién del mismo. d) Causas raiz y directas de la no conformidad, accidente 0 incidente Los datos relativos a accidentes y enfermedades laborales son de gra importancia, ya que van a ser indicadores directos de! funcionamiento de 192Accidentes, incidentes. no conformidades y accién correctora y preventiva sistema de gestion de la prevencién de riesgos laborales de la organiza- don. No obstante, a la hora de valorarios, debemos tener en cuenta diversos aspectos que pueden distorsionar las conclusiones a que podemos flegar. Asi, es dificil distinguir las tendencias reales de siniestralidad en cualquier empresa, con alguna excepcidn, ya que por lo general éstas, afor- tunadamente, tienen pocos accidentes con lesién o enfermedades profesionales. Situaciones concretas como perfodos punta, en los que un mayor né- mero de trabajadores realiza mas trabajo al mismo tiempo, con mayores cargas de trabajo, pueden dar lugar a un incremento puntual de la si- riestralidad. Algunas bajas laborales por accidente o enfermedad profesional pueden provocar ausencias del puesto de trabajo muy prolongadas por moti- ws distintos a la propia lesion o enfermedad, como pueden ser depre- siones, baja moral, trabajo mondtono y repetitivo, malas relaciones con compafieros © superiores, etc. Por dltimo, los informes de accidentes pueden estar incompletos y ca- tecer de informaci6n suficiente 0 datos importantes para valorarlos convenientemente y sacar las conclusiones acertadas. Por tanto, hay que hacer todo lo posible para que los datos que ob- tengamos sean los reales a fin de llegar a conclusiones validas y poder tomar las decisiones correctas y acertadas. Es conveniente que el analisis de los datos llegue a la alta direccién, al menos una vez al afio, para que se pueda incluir en la revision realizada por la direccién. En cuanto a los resultados del control y su comunicacion, debemos considerar como prioritario realizar una evaluaci6n objetiva de la efectividad de los informes e investigaciones llevados a cabo. Este trabajo de analisis e investigacién debe transformarse en mejoras para el sistema de gestion de la prevencion de riesgos laborales, en resultados consta- tables y cuantificables. 193La Norma OHSAS 18001: Utlidad y aplicacién practice Los resultados de la investigacién nos deben permitir identificar las causas raiz de las desviaciones 0 deficiencias del sistema de gestién de la prevencion de riesgos laborales en nuestra organizacion. Ademas, es tos resultados, junto con las recomendaciones que se estimen oportt nas, se deben comunicar a los directivos y partes interesadas corres pondientes. Como ya deciamos antes, los hallazgos y recomendaciones se inclit ran en el proceso de revision realizado por la direcci6n. Por supuesto, las medidas de mejora que se adopten deben contro- larse, tanto en su implantaci6n, como en sus resultados, ya que tenemos que comprobar su acierto y efectividad. De todo este proceso la organizacién debe sacar conclusiones positi- vas, y aprovechar los datos obtenidos y las lecciones aprendidas para aplicarlas en toda la organizaci6n y, que las acciones de mejora que se emprendan no se limiten a evitar que una no conformidad vuelva a repetirse en las mismas circunstancias y en la misma 4rea de trabajo, sino que la acci6én de mejora tenga un campo de aplicacion general, para que esa no conformidad no se repita con circunstancias distintas y en el resto de areas de la empresa. Para terminar llevaremos a cabo una gestién y mantenimiento de los registros obtenidos, ya se trate de accidentes o de incidentes. Ademés, los informes y recomendaciones, tras ser enviados a los responsables correspondientes, sern archivados por la persona designada en los procedimientos. 3) Resultados Los resultados 0 elementos de salida obtenidos como consecuencia de la implantacion de este requisito son los siguientes: - Procedimiento de investigacién de accidentes e incidentes. — Informes de no conformidades. 194Accidentes, incidentes, no conformidades y accién correctora y preventive - Registros de no conformidades. - Informes de investigacién de accidentes - Informes de actualizaciones de la evaluaci6n de riesgos. - Informacién para la revisi6n por la direccién. = Informes o registros de la evaluaci6n de la efectividad de las acciones correctivas y preventivas adoptadas. 4) Equivalencias con la normativa legal Son tres los articulos con los que podemos relacionar este requisito OHSAS. En concreto se trata de los articulos 16.3 y 23.1.e de la Ley de Prevencion de Riesgos Laborales, y el articuio 6.1 del Regiamento de los Servicios de Prevencion. Segin el articulo 16.3 de la Ley de Prevencién de Riesgos Laborales, elempresario esta obligado a llevar a cabo una investigacién “cuando se haya producido un datio para la salud de Jos trabajadores 0 cuando, con ocasion de Ia vigilancia de fa salud (...) aparezcan indicios de que las medidas de prevencion resultan insuficientes”, para detectar las causas de estos hechos. Como vimos en el requisito que estudiamos, la OHSAS establece la obligacion por parte de la organizacién de contar con “procedimientos para definir la responsabilidad y autoridad para el manejo e investigacién de accidentes, incidentes y no conformidades”. Como casi siempre, la diferencia entre ambas normas, la legal y la OHSAS, es que en el segundo caso se recoge en el mismo requisito el instrumento para cumplirlo: un procedimiento. En la Ley se dispone que se investiguen los accidentes, y en la OHSAS que se cuente con el procedimiento para poder investigar. La Ley nos dice qué hay que hacer, y la OHSAS qué y como. En el articulo 23.1.¢ de la Ley de Prevencin se establece el deber del empresario de elaborar y conservar a disposicién de la autoridad laboral diversa documentacion. En concreto, el apartado e) se refiere a la “rela- cién de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado af trabajador una incapacidad laboral superior a un aia de 195La Norma OHSAS 18001; Utilidad y aplicacién prdctica trabajo”. La equivalencia no esta tan clara, en este caso, con este re quisito OHSAS. Sin embargo, con el siguiente requisito, e! 5.4.3, la equi. valencia sera absoluta. No obstante, en el procedimiento para el manejo € Investigacion de accidentes, incidentes y no conformidades antes men cionado, podemos entender implicita la gestion de los registros obtenidos. Ei Gitimo articulo con el que hemos encontrado similitudes es el 6.1 del Reglamento de los Servicios de Prevenci6n. Este articulo trata sobre la revision de la evaluacién de riesgos y, aunque inicialmente pueda pa recer que no hay mucha relacién entre el mismo y el requisito OHSAS, lo clerto es que en éI se incluye la investigacién de los accidentes como fuente para tomar las decisiones relativas a la revisi6n de la evaluacion. 196CAPITULO 16 REGISTROS Y GESTION DE REGISTROS (PUNTO 4.5.3 DE LA NORMA)Registros y gestion de registros El funcionamiento de cualquier sistema de gestion genera registros. Los registros del sistema de gestiOn de la prevencién de riesgos taborales definido por OHSAS 18001 se regulan en el punto 4.5.3 de la Norma, que dispone: * Requisite de OHSAS 18001 La organizacion debe establecer y mantener procedimientos para la identificacion, ef mantenimiento y la disposicion de registros del sistema de gestion de Ia prevencin de riesgos laborales, asi como de los resul tados de auditorias y revisiones. Los registros del sistema de gestién de la prevencién de riesgos fa- borales deben ser legibles, identificables y estar relacionados con Jas actividades involucradas. Todos los registros del sistema de gesti6n de la prevencion de riesgos laborales deben ser almacenados y conservados en forma tal que puedan recuperarse facilmente y estar protegidos contra dafios, deterioro o pérdida. Se debe establecer y registrar el tiempo que deben conservarse dichos registros. Los registros deben ser mantenidos, como se considere apropiado para el sistema y la organizaci6n, con el fin de demostrar la conformidad con esta especificacién de OHSAS. 1) Objetivo EI primer objetivo de este requisito es precisamente demostrar que se cumple con los requisitos de la propia Norma. Luego, se da por sentado que si se cumple con la Norma, se consigue que la seguridad y salud de los trabajadores de la organizacion ha quedado a salvo. En este caso el paralelismo con las normas de calidad y medio ambiente es absoluto. Los registros del sistema van a ser la principal prueba del correcto funcionamiento del propio sistema. Por supuesto, ademas de medio probatorio, también es objetivo del tequisito que estos registros sean conservados de forma adecuada, 199La Norma OHSAS 18001: Utilidad y aplicacion préctica legibles, en buen estado y que puedan ser identificados y recuperados fé cilmente. 2) Cémo implantar el requisito En este caso, son muy numerosos los elementos de entrada que deberemos tener en cuenta y que, ademas, van a coincidir con los registros que tendremos que conservar: — Registros de formacion. — Informes de inspecciones de seguridad o controles periédicos. - Informes de auditorias del sistema de gestion de la prevenci6n de riesgos laborales. — Registros de informacién a los trabajadores. = Informes de accidentes e incidentes. ~ Informes del seguimiento de accidentes ¢ incidentes. — Informes de vigilancia de la salud e informes de aptitud. — Informes de consultas. ~ Actas de reuniones de los érganos de representacion en materia de prevencién de riesgos laborales. ~ Registros de mantenimiento de equipos e instalaciones. — Informes de simulacros de emergencias. — Revisiones por parte de la direcci6n. — Evaluaciones de riesgos. = Planificaciones de la actividad preventiva. — Registros de seguimiento de la planificacion de actividades preventivas. Conociendo ya los registros que debemos gestionar y controlar, la im plantaci6n del requisito OHSAS es bien sencilla. Como el propio requisito establece, la via para su implantacién es el establecimiento de un procedimiento “para la identificacién, e! mantenimiento y la disposicion de registros” del sistema de gestion de la prevencién de riesgos laborales. Teniendo en cuenta lo dispuesto en el propio requisito, este procedimiento debera establecer cémo seran los registros, sin perder de vista 200Registros y gesti6n de registros en este sentido, que dichos registros deben estar totalmente cumpii- mentados, 0 al menos en todos fos campos en que proceda y tienen que ser legibles y estar adecuadamente identificados. Se determinard ef tiempo de conservacion de los registros y la obligatoriedad de almacenarlos en lugar seguro, en el que sean facilmente recuperables y estén, a la vez, protegidos de cualquier deterioro 0 pér- dida, Ademas, aquellos registros que consideremos especialmente importantes 0 criticos, se protegeran también de posibles incendios u otros daiios de similar gravedad Pero aparte de estas consideraciones, el procedimiento de control y gestion de registros debe considerar otras cuestiones no menos importantes. En primer lugar, tendra en cuenta (os requisitos legales sobre conservacion de los registros del sistema de gestién de la prevenciOn de ries- fos laborales, asi como sobre su envio a las autoridades competentes en caso de cese de {a actividad. Se estableceran, si procede, niveles de acceso a los registros en fun- cién de (a autoridad de cada miembro de la organizaci6n, asi como del grado de confidencialidad de los mismos. Pensemos, por ejemplo, en los registros de vigilancia de la salud. Por ultimo, ser necesario establecer unas directrices sobre el uso de los registros electranicos 0 informaticos. 3) Resultados Los resultados de la implantacion de este requisito son el mencionado: procedimiento de control y gestion de registros, ast como ios propios registros del sistema de gestién de la prevencion de riesgos laborales, adecuadamente identificados, aimacenados y disponibles. 201La Norma OHSAS 18001: Utilidad y aplicacion practica 4) Equivalencias con la normativa legal El precepto legal con el que compararemos este requisito OHSAS ya lo hemos contemplado en numerosas ocasiones a lo largo de esta obra, Nos referimos al articulo 23 de la Ley de Prevencién de Riesgos Labo rales. Se trata de un articulo denominado “Documentacién”, que establece la obligacién del empresario de “elaborar y conservar” a disposici6n de las autoridades laborales y sanitarias, segin proceda, diversa documen taci6n relacionada en los parrafos posteriores. Tras enumerar esa doc mentaci6n (plan de prevencion, evaluacién de riesgos, controles periédt cos, planificacion de la actividad preventiva, controles de vigilancia de la salud, accidentes e incidentes), se recogen en los puntos siguientes una serie de obligaciones ante diversas situaciones concretas. En el punto 2, para el supuesto de cese de actividad, se establece la obligacion de remisi6n a la autoridad laboral de la documentacién sefta lado en el apartado primero. En el punto 3, se determina la obligacién de comunicar por escrito a la autoridad |aboral los dafos para la salud de los trabajadores conforme al procedimiento reglamentariamente dispuesto. Por Ultimo, en el punto 4, la obligacién de poner la documentacién an tes sefialada, en este caso, a disposici6n de la autoridad sanitaria. Como vemos, aunque los medios sean los mismos (elaborar y con. servar en el caso de la Ley; e identificar, mantener y disponer, en el caso de OHSAS), el fin es diferente. A esto ya nos hemos referido anterior mente. La Ley obliga a elaborar y conservar esos registros para que los mismos estén a disposici6n de la autoridad laboral y sanitaria, mientras que OHSAS Io hace para demostrar la conformidad de! sistema de ges tién de la prevencién de riesgos laborales respecto a la propia Norma. Ademas, OHSAS nos dice cémo hacerlo (elaborando un procedimiento) y la Ley sélo que hay que hacerlo. 202Registros y gestion de registros Percibimos un fin mas loable en la Norma OHSAS, ya que lo que pretende es facilitar la gestion de esos registros, asi como dotarlos de un grado de protecci6n suficientes. Ademas, como se determina en el ultimo parrafo del requisito, estos registros nos van a permitir “demostrar la conformidad con esta especificacion de OHSAS”. Por el contrario, la Ley de Prevencion de Riesgos Laborales tiene un objetivo mas “burocratico” que otra cosa. Se trata de elaborar y conser var esa Gocumentacin, no con el fin de que sea facilmente identificable yrecuperable, y de que esté dotada de una proteccién adecuada, sino para estar a “disposicion de a autoridad laboral”, por si se les ocurre venir a pedirnosla. Este es uno de los grandes males de Ia legislacion espafiola en materia de prevenci6n, el promover una “prevencién de papel el interesarse mas por que las organizaciones tengan la documentacion de prevencién en regia, que por que realmente esa documentacién esté bien elaborada y las medidas de prevenci6n recogidas en la misma se es- tén llevando a cabo efectivamente y de manera adecuada. Para terminar, por tanto, queremos destacar el espiritu de la Norma OHSAS en este aspecto, frente a la falta de amplitud de miras de la Ley de Prevencion, que se queda una vez mas en las cuestiones meramente burocraticas, sin buscar verdaderamente un objetivo de mejora del sistema. 203CAPITULO 17 AUDITORIA DEL SISTEMA DE GESTION DE PRL (PUNTO 4.5.4 DE LA NORMA)Auditorta del sistema de gestién de PRL La auditoria, como técnica que sirve para evaluar de modo sistema- tivo, independiente y objetivo, !a eficacia de! sistema, también es recogida por OHSAS, que, en su punto 4.5.4, dice: * Requisito de OHSAS 18001 La organizacién debe establecer y mantener un programa de audito- fas y procedimientos para llevar a cabo auditorias periédicas al sistema de gestion de la prevenci6n de riesgos laborales, con el objetivo de: a) Determinar si el sistema de gestion de la prevencién de riesgos laborales: 1) Es conforme con los acuerdos planeados en el sistema de gestion de fa prevencién de riesgos laborales, incluyendo los requisitos de esta especificacion. 2) Ha sido implementado y mantenido de manera apropiada. 3) Es efectivo y esté en conformidad con Ia politica y objetivos de Ja organizaci6n. b) Revisar los resultados de auditorias previas. ¢) Proporcionar a la direcci6n informacién sobre los resultados de auditorias. El programa de auditorias, incluyendo cualquier planificacion, debe basarse en los resultados de la evaluacion de riesgos de las actividades de fa organizacion y los resultados de auditorias previas. Los procedimientos de auditoria deben cubrir el alcance, la frecuencia, la metodologia y la competencia, asi como las responsabilidades y requisitos para conducir auditorias e informar de jos resultados. Siempre que sea posible, las auditorias deben llevarse a cabo por personal independiente, diferente de aquel que tiene responsabilidad directa sobre [a actividad que esta siendo examinada. NOTA: El término “independiente” aqui utilizado no necesariamente significa externo a la organizaci6n. 207La Norma OHSAS 18001: Utilidad y aplicacién practica 1) Objetivo EI objetivo principal de este requisito es revisar y evaluar la efectividad del sistema de gestién de la prevencion de riesgos laborales, asi como su conformidad con la propia Norma. Es, por tanto, una herramienta mas de gestion, pero sobre todo, una herramienta de mejora. Es una manera de evaluar el funcionamiento del sistema para proceder posteriormente a la consiguiente revision; es decir, es una de las fases del ciclo de mejora continua del sistema. Las auditorias del sistema de gestion de la prevencién de riesgos le borales deben considerar especialmente la politica y los procedimientos de prevencién de la empresa u organizacién, ya que como parte dei sistema, su cumplimiento 0 no, debe ser convenientemente evaluado. Este requisito establece la obligacién de contar con un programa de auditorias internas para que la organizacién pueda comprobar por si misma la adecuaci6n 0 la conformidad de su sistema de gestion de la Prevencion de riesgos laborales con OHSAS 18001. El personal que lleve a cabo estas auditorias, ya se trate de auditores internos y/o externos, sera imparcial y objetivo en todo momento. 2) Cémo implantar el requisito Son también en este caso muy numerosos los elementos de entrada @ considerar para lograr la correcta implantacion de este requisito. Asi, tendremos en cuenta los siguientes: - Politica y objetivos de prevenci6én de riesgos laborales. — Procedimientos del sistema de gestion de la prevenci6n de riesgos laborales, — Instrucciones de trabajo. - Evaluaci6n de riesgos. - Legislacién 0 normativa vigente y mejores practicas (si procede), — Informes de no conformidades. 208Auditoria det sistema de gestion de PRL - Procedimiento de auditorias del sistema de gestion de la preven- cién de riesgos laborales. ~ Auditores independientes y competentes, ya sean éstos internos 0 externos. - Procedimiento de no conformidades. Una vez mas, la mejor forma de implantar este requisito es estable- ciendo un procedimiento de auditorias del sistema de gestién de la pre- venci6n de riesgos laborales. Este procedimiento tendra en cuenta los siguientes aspectos: 1. Auditorias: Consistiran en una evaluacion sistematica, documentada y objetiva del cumplimiento de la organizaci6n con los procedimientos y practicas del sistema de gestién de la prevencién de riesgos \abo- rales. Se realizaran de acuerdo con las normas técnicas establecidas o que puedan establecerse por personal competente e independiente. El resultado de las auditorias debe evaluar tanto el cumplimiento de OH- SAS 18001 y de los procedimientos y practicas del propio sistema, como la efectividad de los mismos. Basandose en los resultados, se identificaran también las acciones correctoras que fuesen necesarias. Los resulta dos seran comunicados a la direcci6n para iniciar el proceso de revision. 2. Programa: La organizacion llevara a cabo un plan anual o programa de auditorias internas. La frecuencia y campo de aplicacién de estas auditorfas se estableceré en funcién de los datos disponibles sobre el funcionamiento del sistema (evaluacién de riesgos, controles periddicos, inspecciones, accidentes, etc.), asi como de los riesgos asociados a las diversas actividades y/o areas de la empresa. Este programa puede verse modificado en funcién de situaciones concretas que asi lo requieran, como, por ejemplo, que tenga lugar un accidente. 3. Apoyo de fa direcci6n: Sin duda, como en todos los aspectos del sistema de gestion de la prevenci6n de riesgos laborales de la organizaci6n, 209La Norma OHSAS 18001: Utlidad y aplicacién préctica en las auditorias, el compromiso de la direccién es fundamental, no sole apoyando su realizacion, sino asumiendo los resultados y adoptando las medidas correctoras necesarias basandose en los mismos, e iniciando el proceso de revisi6n. Es obligaci6n de la direccién que todo el personal esté informado de la realizacion de la auditoria, de !os propésitos y beneficios de la misma, y que obtenga el compromiso de todos para cooperar con los auditores en aquello que necesiten y responder honestamente a sus preguntas. 4. Auditores: La premisa fundamental en un auditor es la competencia y la independencia. Para lograr esa competencia es necesario contr con la suficiente experiencia y conocimiento en los est&ndares y sistemas que se van a auditar, ademas de la legislacién vigente de aplicaci6n. Esta sera la Unica manera de evaluar su funcionamiento e identificar las deficiencias existentes. En cuanto a la independencia, no necesariamente nos referimos a que sea externo a la organizaci6n. Las auditorias internas pueden llevarse a cabo por auditores pertenecientes a la organizacion, pero ajenos a la responsabilidad directa sobre la actividad que se esta auditando. Conviene que el procedimiento de auditorias establezca criterios en este sentido, es decir requisitos de formacién, experiencia e indepen dencia. 5. Recopilacién e interpretacién de datos: La auditoria, como herramienta de gestién, debe contar con las técnicas de recogida e inter pretacién de datos que nos permitan conocer la situacién real de la im plantaci6n y funcionamiento del sistema de gestion de la prevencién de riesgos laborales. Dentro de estas técnicas destacamos la entrevista al personal que se estime necesario, entre el que incluiremos siempre a los representantes de los trabajadores en materia de prevencién de tiegos. La documentacién indispensable que debemos analizar es la si guiente: 210Auditoria del sistema de gestion de PRL - Manual del sistema. = Politica y objetivos de prevencion de riesgos laborales. ~ Evaluacion de riesgos. - Planificacién de |a actividad preventiva. — Registros de seguimiento de la planificacion. — Registros de inspecciones y controles periédicos. - Procedimientos e instrucciones de trabajo del sistema. = Actas de las reuniones de los érganos de representacion en mate- tia de prevencién de riesgos laborales. — Informes y registros de accidentes, incidentes y no conformidades. - Registros de formacién. — Registros de informacion a los trabajadores. — Registros de vigilancia de la salud. - Informes de auditorias anteriores. = Cualquier otro registro establecido por Ley. 6. Resultados de la auditoria: E| informe final de auditoria debe ser aro, preciso y completo. Ir fechado y firmado por el auditor. Como orma general contendra los siguientes elementos: — Objetivos y alcance de la auditoria. — Identificacion del equipo auditor e interlocutores durante el proceso de auditoria. — Fechas y lugar de la auditoria. ~ Relacién de documentos de referencia utilizados. - Detalle de las no conformidades halladas. — Evaluacion de! auditor del grado de conformidad con OHSAS 18001. — Conclusiones sobre la posibilidad de alcanzar los objetivos de pre- vencién de riesgos laborales establecidos. El informe se comunicara a todas las partes interesadas, a la mayor evedad, para que se puedan adoptar la acciones correctoras que fue- n precisas lo antes posible. Lo correcto es que estas medidas vayan cluidas en un plan de acciones correctoras, en el que se identifiquen $ responsables de llevarlas a cabo, plazos de cumplimiento e informes 211La Norma OHSAS 18001: Utllidad y aplicacién préctica requeridos. Este plan se completara con otro de seguimiento que garantice la implantacién satisfactoria de esas acciones correctoras. 3) Resultados Los resultados de la implantaci6n de este requisito son los siguientes elementos de salida: - Procedimiento de auditorfas del sistema de gestion de la preven cién de riesgos laborales. — Plan o programa de auditorias. — Informes de auditoria. — Plan de acciones correctoras y de seguimiento de las mismas. — Informes de cierre de no conformidades. — Registros de comunicacién de los resultados de la auditoria a la d- reccion y otros érganos implicados. 4) Equivalencias con la normativa legal Las equivalencias con la normativa legal las encontramos en el ar ticulo 30.6 de la Ley de Prevenci6én de Riesgos Laborales y en el capitulo V del Reglamento de los Servicios de Prevencién (articulos 29 al 33). No obstante, hay que advertir que la auditoria a que se refiere la normativa legal es exclusivamente externa y destinada s6lo a determinadas empresas, en concreto las que “no hubieran concertado el servi cio de prevencién con una entidad especializada ajena a la empresa”. S6lo para estos casos establece el deber de “someter su sistema de prevenci6n al control de una auditoria o evaluacién externa, en los tér minos que reglamentariamente se determinen’” (articulo 30.6 de la Ley de Prevenci6n). Si volvemos ai requisito OHSAS, no encontramos ninguna referencia @ auditorias reglamentarias o exigidas por la normativa legal de aplica cin, lo cual consideramos no hubiera estado de més, ya que esa remi- sion a obligaciones legales la lleva a cabo OHSAS en otros muchos requisitos. 212Auditoria del sistema de gestion de PRL | Por su parte, el capitulo V del Reglamento de los Servicios de Pre- yencién desarrolla lo dispuesto en el articulo 30.6 de la Ley antes citado. primer articulo, el 29, establece el Ambito de aplicacién de las audito- fas, determinando las empresas que tienen la obligacién de someter su sistema de gestion de la prevencién a una auditoria externa, asi como las que estan excluidas de dicho requisito. Es en los dos siguientes articulos, el 30 y 31, donde podemos en- contrar una mayor similitud con el punto 4.5.4 de la Norma OHSAS. E! ar- ‘ticulo 30, “Concepto y objetives”, define la auditoria como “instrumento de gestion que ha de incluir una evaluacién sistematica, documentada y objetiva de la eficacia del sistema de prevencién”, y afiade que se reali- zara “de acuerdo con las normas técnicas establecidas 0 que puedan establecerse y teniendo en cuenta la informaci6n recibida de los trabajadores”, Continda el articulo enumerando los objetivos de la auditoria: “a) Comprobar cémo se ha realizado la evaluacién inicial y periodi- c@ de los riesgos, analizar sus resultados y verificaciones en caso de duda. b) Comprobar que el tipo y planificacién de fas actividades preventivas se ajusta a lo dispuesto en ia normativa general, asi como a !a normativa sobre riesgos especificos que sea de aplicacién, teniendo en cuenta los resultados de la evaluaci ¢) Analizar la adecuacién entre los procedimientos y medios requeridos para realizar las actividades preventivas mencionadas en el parrafo anterior y los recursos de que dispone el empresario, propios 0 concer- tados, teniendo en cuenta, ademas, ef modo en que estan organizados 9 coordinados, en su caso”. Podemos observar en este precepto muchas similitudes con OHSAS. -a primera es la evaluaciOn de la eficacia, recogida en el primer parrafo jel articulo y en el punto a.3 del requisito, cuando incluye entre los ob- etivos de la auditoria “determinar si el sistema de gestion de la preven- uidn de riesgos laborales (...) es efectivo”. Estos objetivos, aunque con iferencias, presentan varios puntos en comin: 213La Norma OHSAS 18001: Utlidad y aplicacion oréctica 1. El primer objetivo del requisito OHSAS (“determinar si el sistema (...) esta en conformidad con los acuerdos planeados en ef sis. tema de gestién de la prevenci6n de riesgos laborales, inciuyendo los requisitos de esta especificacién”), coincide por completo con el objetivo b) del articulo 30 (“comprobar que Ia planificaci6n de las actividades preventivas se ajusta a lo dispuesto en la norma tiva general..."). En este caso, la Norma de referencia es la Leyy legislacion de desarrollo, pero por lo demas, el objetivo es similar en ambos casos. 2. Del segundo objetivo del punto 4.5.4 de OHSAS (si el sistema “ha sido implementado y mantenido de manera apropiada”), aunque no tiene una traslaci6n directa al articulo con el que realizamos esta comparacién, si podemos extraer la misma intencién que tiene el texto del objetivo c), ya que la “adecuaci6n entre los procedimientos y medios requeridos para realizar las actividades preventivas” planificadas, sugiere la idoneidad de la implantaci6n de! sistema y su correcto mantenimiento. 3. El primer objetivo del articulo 30 (“comprobar cémo se ha reali- zZado la evaluaci6n inicial y periédica de los riesgos, analizar su resultados y verificaciones, en caso de duda”), no podemos compa. rarlo directamente con ningin otro objetivo del requisito OHSAS, pero si con lo que establece el mismo en su parrafo segundo, cuando afirma que el “programa de auditorias (...) debe basarse en los resultados de fa evaluaci6n de los riesgos de las actividades de la organizacion”. En cuanto al articulo 31, titulado Documentaci6n, se limita a afirmar que el resultado de la auditoria debera quedar recogido en un informe, el cual quedara a disposicién de la autoridad competente y de los representantes de los trabajadores. No hace menci6n alguna a comunicar estos resultados a la direcci6n, como en caso de OHSAS. EI siguiente articulo, el 32 (Requisitos), dice en primer lugar que “la auditoria debera ser realizada por personas fisicas o juridicas que po- sean, ademas, un conocimiento suficiente de las materias y aspectos técnicos objeto de ja misma y cuenten con los medios adecuados”. Y a continuacién recoge el régimen de incompatibilidades, remarcando el 214Auditorta del sistema de gestion de PRL caracter independiente del auditor, asi coma ia posibilidad de contar con lacolaboraciOn de otros profesionales en determinados casos. En este sentido, el ultimo parrafo del requisito OHSAS dice que, “siempre que sea posible, las auditorias deben llevarse a cabo por per sonal independiente diferente de aquel que tiene que responsabilidad directa sobre la actividad que esté siendo examinada”. Como podemos ver, es mas severa en este aspecto la normativa legal, pero no podemos tampoco olvidar que la auditoria regulada por la Ley de Prevencidn y el Re- gamento de los Servicios de Prevenci6n es la auditoria “legal”. El Gitimo articulo del Reglamento que enumeramos anteriormente, el 33, recoge el régimen de autorizaciones por la autoridad laboral de las personas fisicas y juridicas que pretendan desarrollar la actividad de auditoria de! sistema de prevencién. Este articulo es profusamente desa- mrollado por Orden de 27 de junio de 1997. 215CAPITULO 18 REVISION POR LA DIRECCION (PUNTO 4.6 DE LA NORMA)Revisi6n por la direccion La revision por la direccién, que la Norma trata en su punto 4.5, cons- itye el Gitimo de los elementos dentro de! bucle de mejora continua que, como ya hemos citado en este libro, son necesarios, segin OHSAS, para una gestion exitosa de la prevenci6n de riesgos laborales. Este Ultimo ele- nento del sistema preventivo se alimenta de la aportacién de unos fac- tres y, a su vez, repercute sobre el primer elemento (la politica), cerrando asiel ciclo preventivo de la empresa conforme al siguiente esquema: Verlficacion y accién correctora Factores Revisi6n por la Factores internos direccion externos Politica * Requisite de OHSAS 18001 La alta direcci6n de la organizacin debe, a intervalos que determine, revisar el sistema de gestion de PRL, para asegurar que continia siendo apropiado y efectivo. El proceso de revisi6n por parte de la direccién debe asegurar que se redne la informacién necesaria que le permita efectuar la evaluaci6n. Esta revision debe estar documentada. La revisién por parte de Ia direccién debe atender la posible necesidad de cambios en la politica, objetivos y otros elementos del sistema de gestion de PRL a la luz de los resultados de auditorias, circunstancias cambiantes y al compromiso de mejora continua. 1) Objetivo El objetivo de este requisito de OHSAS no es otro que controlar si el funcionamiento del sistema de gesti6n de la prevenci6n de riesgos laborales 219La Norma OHSAS 18001: Utilidad y aplicacion préctica ‘ que se ha implantado es correcto y adecuado a la empresa para, en fun- ci6n del resultado, determinar qué acciones correctoras 0 de mejora pueden ser necesarias. Esta tarea no se asigna a cualquiera dentro de la empresa, sino que, dado que el punto de partida del sistema de gestién es la politica que la empresa deciara en materia de prevencién, politica que debe estar suscrita por la direccién general como manifestacién de su compromiso con la implantacién y mantenimiento de dicho sistema; es a la propia direccién general a la que OHSAS va a responsabilizar de la revision del funcionamiento del citado sistema y de su evaluaci6n, para determinar si éste esta siendo implementado acertadamente y es apropiado para la consecuci6n de la politica y de los objetivos de prevencién de riesgos laborales de la organizacion. La revision, por otra parte, no se limitara al sistema de prevencién, sino que debera afectar también a la propia politica y objetivos de PRL, que habra de actualizarlos 0 cambiarlos, cuando proceda, para acomo- darlos a las necesidades preventivas de cada momento. 2) Cémo implantar el requisito Los elementos de entrada que OHSAS 18002 establece para cumplimentar este requisito son: — Estadisticas de accidentes. = Resultados de auditorias intemnas y externas del SGPRL. — Acciones correctoras aplicadas al sistema desde la correccién previa. — Informes de emergencias (reales o simulacros). — Informe del representante de la direccién designado en relacion con el rendimiento total del sistema. — Informes individuales de los supervisores de linea respecto a la efectividad del sistema. — Informe de identificacién de peligros, proceso de evaluacién y control de riesgos. 220Revision por la direccién La alta direccion de la empresa deberé establecer una pauta para la revision del sistema de gestion de PRL. OHSAS recomienda una vez por aio, aunque puede establecerse otro periodo, en funcién de las caracte- fsticas de la empresa, de su complejidad y de los cambios previsibles a los que pueda estar sujeto el sistema de prevencién. La revision se hara teniendo en cuenta todos los elementos de entrada citados, pero se di- rigifé no a comprobar detalles especificos, sino a valorar el rendimiento del sistema. Dicho de otro modo, si por ejemplo la direccién comprueba que se han producido muchos accidentes en el Ultimo afio, no le corres: ponderé verificar una a una las causas de cada accidente, sino averiguar si hay un error sistematico que se repite (por ejemplo, la falta de inspecciones de seguridad), y que es el que esta dando lugar a una frecuencia de accidentes alta, pues el sistema no esta detectando las causas, antes de que se produzca el falio. Es conveniente, segtin OHSAS 18002, que en la revision del sistema participen, ademas de Ia alta direcci6n, el asesor 0 asesores especialis- tes de PRL y “otro personal”, dentro del cual, en buena légica, se podrian incluir mandos intermedios (responsables de érea), que podran hacer va- liosas aportaciones en relacién con las areas que encabecen, y también, en caso necesario, personal externo especializado, OHSAS dispone asi- mismo que el personal que finalmente vaya a intervenir, debera reco- gerse en la planificacion que sera necesario hacer de la propia revision por la direccion, ptanificacién que, ademas, incluira: * Si procede, los temas en los que se va a centrar la revision (caso de que no sea una revision general del sistema, sino parcial). * Las responsabilidades individuales de cada una de las personas que participen. * La informacion que debe ser obtenida para la revision. La revision, teniendo en cuenta la informaci6n facilitada por los elementos de entrada, debera centrarse en mayor 0 menor medida, en todos o alguno de los siguientes temas: — La politica de PRL que mantiene la empresa para ver si es la adecuada. 224La Norma OHSAS 18001: Utilidad y aplicacién practica, — Los objetivos para ia mejora continua a corto plazo: actualizacién, establecimiento de otros nuevos, etc. — Los niveles de riesgo que se soportan y la efectividad de las med: das de control que existen. - Los recursos financieros, humanos © materiales para ver si son adecuados. - El proceso de inspeccién de PRL comprobando si es efectivo. — El proceso de informe de peligros comprobando si es efectivo. — Los datos relacionados con accidentes e incidentes que hayan ocu- trido. — Los procedimientos que no estan siendo efectivos en funcién de los datos registrados. - Los resultados de las auditorias internas y externas. — La preparacién de la empresa para casos de emergencia. ~ Las mejoras dei SGPRL (nuevas iniciativas, mejora de las existentes, etc.). — Los resultados de Ia investigacion de accidentes e incidentes. ~ Los efectos que puedan tener para el SGPRL los cambios previsibles que se produzcan en la legislacion o la tecnologia. OHSAS 18002 dispone, por Ultimo, que si es necesario se podran hacer revisiones parciales del rendimiento del SGPRL a intervalos més fre- cuentes, si asi se considera necesario. 3) Resultados Con la implementacién adecuada de este requisito debera obtenerse un documento de revision del SGPRL, de la politica y de los objetivos de prevenci6n, asi como un plan de acciones correctoras y de acciones de mejora especificas, con responsables asignados para su realizaci6n, fechas para su cumplimiento y fechas para la revision de cada accién correctora. Por Ultimo, deberé conseguirse también Ia identificaci6n de aquellas 4reas de la organizacion donde la adecuada aplicacién del sistema de prevencién esté encontrando mayores dificultades y, por tanto, requiera 222Revisién por la direccién mayores controjes. Esta informacién que se tendra en cuenta a la hora #e planificar auditorias internas del sistema de prevenci6n. 4) Equivalencias con la normativa legal Este requisito de OHSAS 18001 no tiene correspondencia explicita al- gina en la normativa legal. No hay ningin articulo de la Ley de Preven- cién ni del RSP en el que se establezca la necesidad de que la direccion de la empresa deba revisar el SGPRL (0 plan de prevencién, utilizando la terminologia legal), por lo que éste seria también un rasgo diferencial de OHSAS en relacion con la normativa legal espafiola. En todo caso, la Ley de Prevenci6n y el RSP, ademas de ser normativa legal, constituyen auténticas normas técnicas y, como tales, vienen a describir basicamente un sistema de gestidn similar a los descritos por normas técnicas como OHSAS (para prevencién) 0 ISO (para calidad y medio ambiente). Por ello, si el sistema de gestion de PRL de la normativa legal se nutre de las aportaciones de los sistemas de gestion de las normas técnicas, sera logico pensar que, del mismo modo que es necesario que la direccién de la empresa revise los sistemas disefiados por éstas, también lo sera en el caso de plan de prevencién 0 SGPRL que di- seia la legislacién, aunque en cualquier caso, esto no podré contem- plarse como una obligaci6n legal, sino como una opcién recomendable para la empresa. 223CAPITULO 19 DESARROLLO PRACTICO DE LA IMPLANTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE PRL CONFORME A OHSAS 18001Desarrollo préctico de la implantacion del sistema de gestién de PRL conforme a OHSAS 18004 Antes de desarrollar los apartados en los que hemos dividido este capitulo, hemos querido incluir un epigrafe introductorio con el que preten- demos situar !a implantacién dei sistema OHSAS 18001 como un elemento fundamental de la mejora continua de la gestién preventiva de la empresa que precisa de la implicacién de todos los trabajadores mediante un cambio cultural favorable al mismo. Tras esta parte introductoria, pasamos a desarrollar cada uno de los momentos de esa implantacion de OHSAS 18001, que hemos agrupado, intentando seguir un orden légico de implantacién, en los siguientes apartado, al final de cuyo desarrollo deberemos haber implantado un sistema que cumpla con todos los requisitos de la Norma: Andlisis previo de la gestién preventiva en la empresa. La politica preventiva y los objetivos en materia de seguridad y salud: planificacion de las actuaciones. Organizacion, funciones y responsabilidades preventivas de los miembros de la empresa: redaccién del manual de prevencion. Analisis de los procesos preventivos para el disefio de los procedimientos, programas y otros elementos de OHSAS 18001, adaptados a la empresa. Evaluacién periédica del plan de prevenci6n: la auditoria externa. Revision del plan por la direccién. 19.4. OHSAS 18001 Y EL PROCESO DE MEJORA CONTINUA EN LA GESTION PREVENTIVA Ya hemos dicho anteriormente que todo sistema de gestion se estructura en una serie de etapas ciclicas que aseguraran una mejora continua del mismo, y que podemos resumir en: planificar, ejecutar, evaluar y corregir. Estas etapas son clasicas ya, pero en nuestra opinion debe existir un paso previo a estas etapas que resulta fundamental para conseguir una cierta garantia de que el sistema de prevenci6n a implantar (OHSAS, en 227

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