Sebelum mengenal Microsoft Access sebagai perangkat lunak standar untuk basis data atau database, alangkah baiknya terlebih dahulu mengenal dan mempelajari apa itu sistem basis data (database system) dan konsep dasarnya. Basis data merupakan kumpulan data yang dikelola secara terstruktur dan terorganisir, disimpan di dalam storage perangkat keras atau hardware seperti harddisk, SSD, dsb dan dimanipulasi menggunakan perangkat lunak atau software. Sistem basis data umumnya digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk menyimpan dan mengolah data operastonal agar transaks| dan kegiatan lainnya dapat dijalankan dengan otomatis dan akurat (mengurangi Auman errot) dan juga digunakan untuk mencetak laporan, baik mingguan, bulanan maupun tahunan agar memudahken proses pengambilan keputusan di dalam manajemen sebuah perusahaan/organisasi. Konsep Dasar Konsep dan struktur basis data dapat ———<— digambarkan dalam bentuk hirarki seperti |, orohase contains Database gambar di samping fone ar more fables | Ww Ne Ne ONG Fidld Field Field Field Atecord contoins one or more fla, Dalam satu basis data mampu menampung lebih dari satu tabel. Tabel-tabel tersebut | A foe conioins ‘number of records terdiri dari beberapa field atau atribut yang disusun sedemikian rupa sesuai dengan spesifikasi kebutuhan. Bila fiefa'field tersebut sudah diisi sesuai dengan karakter data yang benar dan disimpan, maka akan membentuk satu baris rekam atau record. dan seterusnya sampai menghasilkan banyak record.£. Gambaran Umum Membuat Database Dalam bab ini kita akan membuat sebuah database sebuah toko pakaian yang bernama Beverly Fashion, Database hendak dibuat dengan menggunakan program Microsoft Access. Database di modul ini mengambil ruang lingkup bagian penjualan, Kita akan mulai membuat database dari Table, Query, Form hingga Report penjualan dari toko Beverly Fashion. Sistem pencatatan transaksi ke dalam database dimulai dari membuat Table terlebih dahulu, dimana semua data yang nantinya di-input akan tersimpan di dalam Table, periu diingat bahwa tidak efektif jika menginput data langsung di Table karena jika kita membuat sebuah tabel penjualan misalnya, kita memerlukan banyak data dari tabel-tabel lain sehingga tidak mungkin dilakukan dengan hanya membuat satu Table saja. Sebelum kita membuat Query, kita harus membuat Relationship terlebih dahulu untuk membuat hubungan antar tabel. Relationship ini penting dibuat untuk menentukan validasi hubungan antar tabel, jika tidak membuat Relationship maka Query yang kita buat nantinya akan memiliki tabel-tabel yang tidak sating terhubung sehingga tidak dapat difungsikan atau dijalankan dengan benar. Setelah merancang dan membuat Relationship, maka kita akan membuat Query, query berguna ketika nanti kita melakukan pengisian form maka data yang kita input akan tersimpan pada dua tabel atau lebih sekaligus karena sebelumnya telah terhubung melalui relationship dan Query. Umumnya kita membuat Query untuk tabel primer yang membutuhkan data dari tabel lainnya seperti contoh Tabel Kasir yang merupakan tabel primer dan Tabel Detail Kasir yang berisikan detail penjelasan atau pendukung untuk table primer, Jika Query sudah dibuat maka pada saat pengisian Form, data yang kita input akan secara otomatis ter-input ke tabel yang sudah kita hubungkan pada Query. Jadi fungsi form adalah untuk melakukan peng-inputan data- data atau records-records. Umumnya tampilan form ini lah yang akan muncul sebagai tampilan utama bagi pengguna atau User ketika menggunakan database Microsoft access, Langkah terakhir yang akan kita lakukan adalah membuat Report sebagai hasil atau rangkuman dari data yang telah kita input.Query Query merupakan sarana membuat tabel yang digunakan untuk mengatur data yang telah ada di tabel, sehingga hanya data-data yang diperlukan saja yang akan dimuncutkan, Query digunakan untuk melihat, mengubah, menyaring, dan menganalisis data, FAQ: Apa setelah selesai membuat table harus selalu membuat query Tidak, query dibuat jika tabel memiliki keterkaitan antar tabel lain, Sebelum membuat query, terlebih dahulu dibuat Relationship sehingga antar tabel saling terhubung, Setelah ada relationship, maka query baru akan dibuat Kapan sebenarnya query dibuat? Query dibuat ketika kita ingin mengisi beberapa tabel secara bersamaan. Misalnya Query Kasir dimana terdapat Tabel Kasir dan Tabel Detail Kasir, Query Kasir dibuat agar ketika mengisi form (yang berasal dari Query Kasir), maka kedua tabel juga akan terisi Tujuan dari pembuatan query ini adalah agar tabel Kasir dan tabel Detail Kasir ‘otomatis terisi pada saat mengisi Form Kasir. Jadi, fungsi query kasir ini untuk menyambungkan atau mengkoneksikan tabel kasir dan tabel detail kasir. K. Form ‘Ada tiga cara utama untuk membuat form: Form untuk membuat form sederhana dari table/query yang telah dipilih sebelumnya. Form Wizard untuk membuat form dengan instan dan dapat memilih table/query yang akan dibuat form-nya dan dapat memilih field-field mana saja yang akan digunakan. Form Design untuk men-design form secara manual pada tampilan design view yang polos. L. Report ‘Ada 3 cara utama untuk membuat report yaitu: Report untuk membuat report secara otomatis dan sederhana dari table/query yang telah dipilih sebetumnnya Report Wizard untuk membuat report dengan memilih table/query yang akan dibuat report-nya dan memilih field-field mana saja yang akan digunakan dengan bantuan jendela report wizard. Report Design untuk men-design report sendiri secara manual pada tampitan polosFormulir Penjvalan wo Kasie |easoo. B Nama Customer (Blue co Grand Total 182,734,000 anes! s/aya0.8 “kode re kode Pr=| Nama Produk | Kuantizas =| Marge =| Yotwt = ‘P0001 GLOOL1 Blazer All Sine * ‘mp2s,000 imp1.734,000 ‘epe0oi C1008 Celena Panjar 2 ‘800,090 'Rp2,000,000 Gambar di atas merupakan Form yang nantinya akan digunakan untuk mengisi data- data penjualan. Untuk membuat Form kita membutuhkan Table untuk menyimpan data dan Query untuk menyambungkan antara satu table dan table lainnya agar table yang dihubungkan terisi ketika akan mengisi form. didalam suatu tabel dengan field pada tabel lainnya berdasarkan kunci tertentu: Jenis-jenis Relationship yang terdapat di dalam suatu basis data adalah sebagai berikut © One-to-One (1-1) adalah hubungan antara satu field dengan field yang lain, dimana satu record pada satu tabel hanya boleh match dengan satu record pada tabel lain. * One-to-Many (1-~) adalah hubungan antara satu field dengan field yang lain, dimana satu record pada satu tabel dapat match dengan satu/lebih record pada tabel lain. ©) Many-to-Many (0-00) adalah hubungan yang terjadi bila ada lebih dari dua tabel yang berhubungan dengan one-to-one dan one-to-many. Model Koneksi yang terdapat di dalam suatu basis data adalah sebagai berikut: * Enforce Referential Integrity: suatu konsep database yang memastikan bahwa hubungan antar tabel tetap konsisten dan menjamin validasi hubungan antar record-record. * Cascade Update Related Fields: perubahan pada primary key pada tabel primer secara otomatis mengubah nilai pada record-record yang bersesuaian dalam tabel yang memiliki hubungan dengan tabel primer * Cascade Delete Related Records: penghapusan record pada tabel primer. mengakibatkan penghapusan record-record yang bersesuaian pada tabel yang dihubungkan dengan tabel primer.