Suatu perusahaan dapat dikatakan lancar dan berjalan dengan baik apabila organisasi

atau perusahaan tersebut memiliki kepengurusan administrasi yang baik pula. Menurut Gie,
The Liang 2000, keberadaan Staf administrasi diperlukan untuk mengelola kegiatan
kesekretariatan yang mendukung tercapainya kualitas kerja yang baik dan efektif sesuai
dengan tujuan perusahaan. Adanya kepercayaan dan pelimpahan wewenang dari pimpinan
kepada staf administrasi untuk dapat melaksanakan tugas tugasnya secara baik dan benar
sangat diperlukan sehingga untuk mencipatakan lingkungan kerja yang terintegrasi serta
menghindari adanya kesalahan dalam melakukan pekerjaan yang berdampak pada
terganggunya kinerja dan kegiatan operasional perusahaan tersebut.

Dalam pelaksanaanya, staf administrasi dapat dikelompokkan ke dalam dua bagian, yaitu
staf administrasi umum (ADUM) dan staf administrasi operasional (ADOP). Dalam hal ini,
staf ADUM mempunyai job desc yang lebih general (umum) dibandingkan dengan staf
ADOP yang lebih menyesuaikan dengan project tertentu. (Atmosudirjo, S., Prajudi., Dr.,
Mr., (2000). Administrasi Manajemen Umum, Jakarta.)
Salah satu kegiatan yang rutin dilaksanakan oleh staf Administrasi Umum (ADUM) yaitu
melakukan pengecekan dan pengurusan kontrol data karyawan, sesuai dengan salah satu
tujuan jabatan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Adanya staf administrasi umum dalam
pengontrolan data karyawan dapat membantu perusahaan untuk memiliki data dan
pencatatan mengenai informasi karyawan secara sistematis, lengkap, serta mudah untuk
disesuaikan (di-update) di kemudian hari. (Haryadi Hendy; 2000;Administrasi Perkantoran
untuk Manajemen Sinar Baru,2000; Bandung)