PANDUAN PRAKTIKUM SISTEM MANAJEMEN MUTU (AUDIT INTERNAL) Nomor Dokumen: PPAI03.1/DL OO/STA Disusun Oleh : ARIS BASTIANUDIN SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI NUKLIR BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL YOGYAKARTA 2017AUDIT INTERNAL TUJUAN 1. Memahami persiapan audit internal (check list audit internal) 2. Memahami teknis pelaksanaan audit internal 3. Memahami pembuatan laporan audit internal yang meliputi temuan ketidaksesuaian, analisis penyebab, rencana tindakan perbaikan, tindakan pencegahan dan laporan ringkas hasil audit. TEORI Sistem manajemen terdiri dari berbagai kebijakan dan aturan. Untuk dapat mencapai hasil yang diinginkan secara konsisten, setiap bagian dalam organisasi harus bekerja selaras dengan arahan yang telah ditetapkan. Apakah ada keselarasan antara aktifitas dan kebijakan serta aturan, itulah pertanyaan utama yang ingin dijawab oleh audit internal. Selain itu, dengan audit internal, bisa mengetahui kondisi sebenamya dari suatu area atau aktifitas secara obyektif, misalnya, apakah disana banyak resiko yang telah ditangani dengan baik walaupun kinerja mutunya masih kurang dari yang diharapkan, atau apakah disana sebetuinya sedikit resiko dan banyak peluang sehingga kinerjannya, walaupun sudah mencapai yang diharapkan, seharusnya bisa lebih baik lagi. Kt internal dapat dilakukan oleh organisasi pada selang waktu terencana untuk menyediakan informasi apakah sistem manajemen mutu : ‘a. Sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh organisasi. b. diterapkan dan dipelinara secara efektif. (Bait adatah proses yang sistematik, independen, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi. Audit didasarkan pada sejumlah prinsip, yaitu: Pandan Prathum Audit Internal STTN Rev 1 11. Prinsip-prinsip terkait dengan auditor a. Kode etik: dasar profesionalisme Dapat dipercaya, punya integritas, dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian, adalah penting dalam pelaksanaan audit b. Penyajian yang objektif (fair): kewajiban untuk melaporkan secara benar dan akurat. . Profesional : kesungguhan dan ketepatan penilaian dalam audit 2. Prinsip terkait dengan audit a. Independen : dasar untuk ketidakberpihakan audit dan objektivitas kesimpulan audit. b. Pendekatan berdasarkan bukti: metode yang rasional untuk mencapai kesimpulan audit yang dapat dipercaya dan terjaga konsistensinya (reproducible) melalui proses audit yang sistematis. Penerapan prinsip-prinsip ini akan membuat audit menjadi alat yang efektif dan dapat diandalkan dalam mendukung kebijakan dan pengendalian manajemen ‘serta memberikan informasi bagi organisasi untuk dapat meningkatkan kinerjanya. Ketaatan terhadap prinsip tersebut merupakan prasyarat untuk memberikan kesimpulan audit yang sesuai dan cukup serta memungkinkan auditor bekerja secara independen untuk mencapai kesamaan kesimpulan pada situasi yang serupa. Audit dapat dilaksanakan oleh internal maupun eksternal. Audit internal yang terkadang disebut audit pihak pertama, dilaksanakan oleh, atau atas nama organisasi itu sendiri untuk kaji ulang manajemen dan tujuan internal lainnya, dan dapat menjadi dasar untuk “Pernyataan Diri Kesesuaian Organisasi". Dalam beberapa hal, khususnya untuk organisasi skala kecil, independensi dapat diperagakan melalui kebebasan tanggung jawab auditor dari kegiatan yang diaudit. ‘Audit eksternal mencakup audit yang biasanya disebut dengan audit pihak kedua dan pihak ketiga. Audit pihak kedua dilaksanakan oleh pihak yang memiliki kepentingan terhadap organisasi, seperti pelanggan, atau personel lain atas nama pelanggan. Audit pihak ketiga dilaksanakan oleh organisasi ekstemal yang Panduan Prakiium Audit Intersal STTN Rev 1 2melakukan audit secara independen, seperti organisasi yang memberikan registrasi atau sertifikasi kesesuaian terhadap persyaratan. Pelaksanaan audit terdiri atas beberapa tahapan, antara lai 1. Permulaan audit a. Penunjukkan ketua tim audit b. Penetapan tujuan, ruang lingkup dan kriteria audit Tujuan audit sebaiknya ditetapkan oleh klien audit. Ruang lingkup dan kriteria audit sebaiknya ditetapkan bersama oleh klien audit dan ketua tim audit sesuai dengan prosedur program audit. Setiap perubahan terhadap tujuan, ruang lingkup atau kriteria audit sebaiknya disepakati oleh pihak yang sama c. Penentuan kelayakan audit d, Pemilihan tim audit e. Kontak awal dengan auditi 2. Pelaksanaan tinjauan dokumen Sebelum kegiatan audit lapangan dilaksanakan, dokumentasi auditi sebaiknya ditinjau untuk menentukan kesesuaian sistem yang didokumentasikan dengan kriteria audit. Dokumentasi dapat mencakup dokumen dan rekaman sistem manajemen yang sesuai, dan laporan audit sebelumnya. Tinjauan tersebut sebaiknya memperhatikan ukuran, sifat dan kompleksitas organisasi, serta tujuan dan ruang lingkup audit. 3. Penyiapan kegiatan audit lapangan a. Penyiapan rencana audit Ketua tim audit menyiapkan rencana audit yang menjadi dasar kesepakatan antara klien audit, tim audit dan auditi terkait dengan pelaksanaan audit, yaitu memfasilitasi penjadualan dan pengkoordinasian kegiatan audit. b. Penugasan tim audit ‘Panduan Prakilum Audlt Internal STTW Rev 1 3cc. Penyiapan dokumen kerja Anggota tim audit menyiapkan dokumen kerja yang diperlukan untuk rujukan dan untuk merekam pelaksanaan audit, yang mencakup: © daftar periksa dan rencana sampling audit, dan © formulirformulir untuk merekam informasi, seperti bukti_ pendukung, temuan audit dan rekaman rapat. 4, Pelaksanaan kegiatan audit lapangan a. Pelaksanaan rapat pembukaan b. Komunikasi selama audit c. Peran dan tanggung jawab pemandu dan pengamat d. Pengumpulan dan verifikasi informasi Metode untuk mengumpulkan informasi mencakup: © wawancara, pengamatan kegiatan, dan * tinjauan dokumen. e. Perumusan temuan audit Bukti audit dievaluasi terhadap kriteria audit untuk menghasilkan temuan audit yang dapat menunjukkan kesesuaian maupun ketidaksesuaian dengan kriteria audit. Bila tercakup dalam tujuan audit, temuan audit dapat mengidentifikasi peluang untuk peningkatan. f. Penyiapan kesimpulan audit Kesimpulan audit dapat memuat hal-hal seperti: * sejauh mana kesesuaian sistem manajemen dengan kriteria audit, © penerapan, pemeliharaan dan peningkatan sistem manajemen secara efektif, dan * kemampuan proses ttinjauan manajemen untuk ~~ menjamin kesinambungan dalam kesesuaian, kecukupan, keefektifan, dan perbaikan dari sistem manajemen. g. Pelaksanaan rapat penutupan Rapat penutupan dipimpin oleh ketua tim audit dan diselenggarakan untuk mempresentasikan temuan dan kesimpulan audit sehingga dimengerti dan Panduan Praktlum Audit Inernal STTN Rev 1 45. 6. disetujui oleh auditi termasuk untuk menyepakati jangka waktu untuk menyampaikan rencana tindakan korektif dan pencegahan. Penyiapan, pengesahan dan penyampaian hasil audit a. Penyiapan laporan audit b. Pengesahan dan penyampaian laporan audit Penyelesaian audit Audit dinyatakan selesai bila seluruh kegiatan yang diuraikan dalam rencana audit telah dilaksanakan dan laporan audit yang disahkan telah didistribusikan. . Pelaksanaan tindak lanjut audit Kesimpulan audit dapat menunjukkan keperluan untuk tindakan korektif, pencegahan atau peningkatan. Tindakan tersebut ditetapkan dan dilaksanakan oleh auditi dalam jangka waktu yang disepakati dan tidak dianggap sebagai bagian audit. Auditi sebaiknya tetap memberikan informasi kepada klien audit tentang status tindakan tersebut. Penyelesaian dan keefektifan tindakan perbaikan harus diverifikasi yang merupakan bagian dari audit selanjutnya. Dalam pelaksanaan audit ada beberapa istilah, yaitu: Kriteria audit adalah seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan. Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit. . Bukti audit adalah rekaman, pernyataan mengenai fakta atau informasi lain yang terkait dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi. . Temuan audit adalah hasil evaluasi dari bukti audit yang dikumpulkan terhadap kriteria audit. Temuan audit dapat mengindikasikan baik kesesuaian ataupun ketidaksesuaian dengan kriteria audit atau peluang perbaikan. |. kesimpulan audit adalah hasil dari suatu audit yang disampaikan oleh tim audit setelah mempertimbangkan tujuan audit dan seluruh temuan audit. . Klien audit adalah organisasi atau orang yang meminta pelaksanaan audit. Klien audit mungkin auditi atau organisasi lain yang mempunyai hak regulasi atau kontrak untuk mensyaratkan audit. |. Auditi adalah organisasi yang diaudit Auditor adalah orang yang memiliki kompetensi untuk melaksanakan audit. Pandan Praktlum Audit Internal STTN Rev 1 5z |. tim audit adalah satu auditor atau lebih yang melaksanakan audit yang bila dibutuhkan dapat didukung oleh tenaga ahli Tenaga ahli adalah orang yang memberikan pengetahuan atau keahlian khusus kepada tim audit. Pengetahuan atau keahlian khusus tersebut harus terkait dengan organisasi, proses atau kegiatan yang diaudit, atau bahasa atau budaya. Tenaga ahili tidak bertindak sebagai auditor di dalam tim audit. Program audit adalah seperangkat audit atau lebih yang direncanakan dalam jangka waktu tertentu dan diarahkan untuk maksud tertentu. ._Kompetensi adalah atribut dan kemampuan seseorang yang ditunjukkan dalam menerapkan pengetahuan dan ketrampilan TUGAS 1. 2. 3. Buat dokumen persiapan audit intemal (check list audit internal). Lakukan audit internal sistem manajemen mutu dengan acuan ISO 9001:2015. Buat laporan hasi audit internal meliputi temuan ketidaksesuaian, analisis penyebab, rencana tindakan perbaikan, tindakan pencegahan dan laporan ringkas hasil audit. REFERENSI 1. 2. 3. SNI ISO 9001 :2015 Sistem Manajemen Mutu-Persyaratan ‘SNI 19-19011-2005 Panduan audit sistem manajemen mutu dan/atau lingkungan ISO 19011:2011 Guidelines for auditing management systems LAMPIRAN 1 2. 3. 4. ands Prakttum Audtt Invernal STTN Rev 1 . Form laporan ringkas hasil audit . Form temuan ketidaksesuaian audit internal Form tindakan perbaikan audit internal . Form check list pemenuhan persyaratan audit internalLampiran 1, Form laporan ringkas audit internal RAHASIA LAPORAN RINGKAS AUDIT INTERNAL Nama Unit Kerja Pelaksanaan Audit Internal : ie) Tanggal Laporan No. : Kepala UnitKerja = Ketua Tim Auditor :{5} Jumiah Ketidaksesuaian : Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Ringkasan Temuan ; 1. Rencana penyelesaian tindakan perbaikan, tanggal : 2. Salinan temuan ketidaksesuaian terlampir Tanda Tangan Ketua Tim Auditor: Tanda Tangan Kepala Unit Kerja: Pandan Pratttum Audit Internal STTN Rev 1Hal 2 dari 2 Rencana Tindakan Perbaikan : Paraf Auditor : Paraf Auditi: Tindakan Pencegahan Paraf Auditor : Paraf Auditi: Verifikasi Rencana Tindakan Perbaikan/Pencegahan Paraf Ketua Auditor : Paraf Manajer . Pandan Prakilum Audit Internal STTN Rev 1Lampiran 3. Form tindakan perbaikan audit TINDAKAN PERBAIKAN Hasil Audit Internal. .... ... Tahun 2017 Ketidaksesuaian Tindakan Nol Acuan er : . | Analisis ; Tanggal , LKS Uraian Non Kategori Penyebab Perbaikan Pencegahan Penyelesaian Verifikasi 1. 5 G8 a 0 ; — | — - - 3. t 3 - | Yogyakarta, Ketua Auditor Manajer PuncakLampiran 4. Contoh form check list pemenuhan persyaratan audit internal = ‘Check List Audit internal Q® ‘Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. V = Sesuai NL STTN—BATAN Yogyakarta X = Tidak Sesuai 7 : Temuan No Kiera Elemen dan Sub Elemen Elemen Program Uraian Temuan aan Wausal (180 9001-2015) (Apa yang harus dikerjakan) ‘Audit i TS Veriikasi a CONTOH: KLAUSUL 9 ISO 9001:2015 (Sesuaikan dengan tugas masing-masing Kelompok) 9 Evaluasi Kinerja 9.12 | Kepuasan Pelanggan 7. Apakah organisasi sudah Dokumen SOP Onis! tans" menaniau paps) meni pesedunetde unk dan hasi pelanggan pada tngketan dimana| memantau persepsi pelanggan? pengukuran ebutuhan dan harapan telah dipenuhi. | 2. Apakah sudah meiakukan IkM Orgerisai hares menenukan metode untuk | pengukaren indeks Kepuaseo] memperoleh, memantau dan meninjau | Kasyarakat (KM). informasi 3, Apakah sudah puas nila tersebut 92 | Audit internal 9.21 | Organisasi haus melaksanakan audit| 1. Apakah Suda melakukan audit Dokumen audit intemal pada wektu terencana untuk | intemal, intemal menyediakan informasi apakah sistem | 2. SK tim audit intemal mmanajemen mutu: 3. Apakah sudch sesuai dengan a) Sesuai dengan: persyaratan standar yang 4) Persyaratan organisasi untuk sistem | —diterapkan mangjemen mutu; 2) Persyaratan Standar ini; 1) Diterapkan den dipelinara secara efektt ‘Pandan Prokttum Audit Internal STTN Rew 1