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GESTIN DE APROVISIONAMIENTO
1. INTRODUCCIN
El objetivo del presente manual es realizar una exposicin de los principales aspectos y
parmetros a considerar con relacin a la gestin de Aprovisionamiento, actividad bsica dentro
de la Cadena de Suministro por su contribucin a la reduccin global de los costes de la cadena
y a la mejora de la calidad de los bienes y servicios vendidos.
Los objetivos generales que persigue la gestin del aprovisionamiento son los siguientes:
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clientes.
precios.
clave.
asumir.
Proceso de compras.
A travs de la reduccin de los costes asociados a las transacciones de las compras en base a una
gestin de aprovisionamientos efectiva, una compaa puede mejorar directamente su margen de
beneficios, trasladar los ahorros al cliente o conseguir una combinacin de los dos sin afectar a la
calidad de sus productos.
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Porcentaje
Efecto de la mejora de las compras
sobre ventas
3% 6% 10%
* Mano de obra 25 25 25 25
* Costes indirectos 10 10 10 10
70 69 68 67
MARGEN BRUTO
La puesta en marcha de iniciativas de fuentes estratgicas, que reducen el coste de los materiales y
el coste de aprovisionamiento, afecta al margen operacional. La eficiencia de los procesos impacta en
el margen operacional y en la inversin en el Fondo de Maniobra.
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Toda compaa debe disponer de una estrategia de compras y aprovisionamiento que debe estar
en lnea con la estrategia global de la compaa.
Asimismo, es recomendable que la compaa disponga de una Poltica de compras, que debe
incluir los siguientes aspectos:
Previsiones de demanda
sofisticadas.
Negociaciones de Anlisis de mercado detallados.
reduccin de precios. Desarrollar relaciones a largo
Compra spot. plazo.
Optimizacin de los Decisiones del tipo de hacer o
:
Planes de contingencia.
l
Anlisis de mercados
p
simples.
Decisin de compra Negociaciones para asegurar el
m
olr
va
descentralizada. volumen.
e
5
C
I
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3. BUENAS PRCTICAS
Las empresas deben tener identificados, definidos y documentados los procesos relativos a la
gestin del aprovisionamiento, de manera que puedan ser analizados peridicamente con el
objetivo de identificar oportunidades de mejora.
1.
IDENTIFICACION DE NECESIDADES
por parte del Departamento usuario
( p r o d u c c i n , v e n t a s , i n g e n i e r a , e t c .)
6. 2.
El PROCESO DE
GESTIN DE
APROVISIONAMIENTOS
5. 3.
APROBACIN Y EMISION Y
PAGO DE FACTURAS SEGUIMIENTO DE
a proveedores PEDIDOS
4.
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Asimismo, la necesidad se comunicar por escrito (o por mail) mediante una solicitud al
Departamento de Compras.
El primer paso consiste en realizar una segmentacin de las compras en base a criterios
previamente establecidos, como por ejemplo: ABC de productos o servicios, recurrencia en la
compra, funcin o uso del bien comprado, etc.
A continuacin se debe establecer el criterio para la seleccin de los proveedores, que vara
dependiendo del tamao y naturaleza del negocio, estrategias y necesidades especficas. Sin
embargo, existen diversos criterios comunes para todas las organizaciones, siendo los
fundamentales la calidad, el precio, el plazo, la cantidad y el servicio ofrecido:
w Calidad w Envos
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LISTA PRELIMINAR:
CRITERIOS:
compradoras.
Una vez identificados los proveedores, se realiza la peticin y comparacin de las ofertas.
FOMENTAR
FOMENTAR LA
LA COMPETENCIA
COMPETENCIA ENTRE
ENTRE LOS
LOS PROVEEDORES
PROVEEDORES
INDUCIENDOLES
INDUCIENDOLES A
A QUE
QUE SE
SE ESFUERCEN
ESFUERCEN REALMENTE
REALMENTE EN
EN OFRECER
OFRECER
LAS
LAS MEJORES
MEJORES CONDICIONES
CONDICIONES
CONOCER
CONOCER CON
CON MAYOR
MAYOR PROFUNDIDAD
PROFUNDIDAD LALA SITUACION
SITUACION DEL
DEL
MERCADO
MERCADO PROVEEDOR
PROVEEDOR Y Y RECOGER
RECOGER LAS
LAS EVENTUALIDADES
EVENTUALIDADES
INCLUIDAS
INCLUIDAS EN
EN LAS
LAS OFERTAS
OFERTAS RECIBIDAS
RECIBIDAS
IDENTIFICAR
IDENTIFICAR FUENTES
FUENTES DE
DE SUMINISTRO
SUMINISTRO ALTERNATIVAS
ALTERNATIVAS QUE
QUE
AUNQUE
AUNQUE DEDE MOMENTO
MOMENTO NONO SE
SE UTILICEN,
UTILICEN, EVITEN
EVITEN DEPENDER
DEPENDER DE
DE UN
UN
PROVEEDOR
PROVEEDOR UNICO
UNICO
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Ms poder para el
COMPRADOR
COMPRADOR VENDEDOR
VENDEDOR
El tiempo o periodo temporal de que dispone cada una de las partes para llegar a un
acuerdo, un periodo temporal mayor significa, lgicamente, un margen de maniobra mayor
en la negociacin.
El
El COMPRADOR
COMPRADOR esta esta razonablemente
razonablemente orientado
orientado aa
los
los costes
costes que
que incorpora
incorpora el
el producto
producto oo servicio
servicio
Para
Para el
el VENDEDOR
VENDEDOR resulta
resulta de
de gran
gran inters
inters el
el
conocimiento
conocimiento de
de las
las ofertas
ofertas de
de la
la competencia.
competencia.
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La ubicacin en el tiempo de una orden de pedido puede variar desde un nmero de das por
mail a unos pocos segundos por Internet o EDI. Otros mtodos de solicitud de pedidos son:
Telfono, fax, y reuniones entre el comprador y el proveedor. Otras tendencias actuales de
gestin de pedidos de aprovisionamiento se refieren al sistema Vendor Managed Inventory (VMI)
y el e-procurement.
El A d v a n c e S h i p N o t i c e (ASN) e s e n v i a d o p o r e l c o m p r a d o r a l a
localizacin de recepcin del cliente previo a la llegada de las
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Cantidad y precio acordado, que deben coincidir con la orden de compra o pedido y deben
de ser conformados antes de realizar el pago al proveedor.
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Las incidencias con los proveedores deben de estar clasificadas segn su tipologa:
incumplimiento de plazos de entrega, incumplimiento de la cantidad pedida, entrega
incorrecta, mala calidad del material solicitado, etc. Asimismo, pueden ser encuadradas
segn la gravedad de la incidencia: incidencias normales, extremas, etc.
28%
39% Incumplimiento de plazo de entrega.
25%
Se debe realizar una evaluacin peridica de los proveedores analizando el servicio prestado
por los diferentes proveedores y contrastando el nmero de incidencias con el volumen de
pedidos realizados.
Los resultados de la evaluacin deben ser aprobados por la direccin de la compaa para
posteriormente ser remitidos a los proveedores para su conocimiento.
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Compras / ventas: Tomando como escenario las empresas industriales, el coste asociado a
las materias primas y a los materiales necesarios para la obtencin del producto final
constituye el de mayor importe.
Datos ao 1999
SECTOR C O M P R A S /V ENTAS *
Farmacia 70%
Automocin 60%
Qumico 50%
Sido-metalrgico 36%
Construccin 25%
Servicios 28%
MEDIA 48%
Coste total de adquisicin: El coste total de adquisicin de un material es la suma de todos los
costes incluidos el momento en que se necesita el material hasta el momento en el que el
material no se utiliza, incluyendo el coste de deshacerse de l.
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El perodo medio de pago : Una de las fuentes de financiacin de mayor entidad de que
disponen las empresas es la que se deriva del hecho de que en general, las compras no se
pagan al contado. El perodo medio de pago es la diferencia media entre el momento que se
reciben los materiales y aquel en que se abonan a los proveedores. Un ejemplo:
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Diferencias
Periodo n
Mes m
6%
35% 17%
4 2 %
Proveedor A1 4%
XX millones 2 5 % XX millones
XX millones 2%
Proveedor A2 XX millones
0%
Proveedor A3 -2%
XX millones
Proveedor A4 -4%
XX millones 13%
Proveedor
Proveedor
Proveedor
Proveedor
Proveedor
Proveedor A5 8 % XX millones
A1
A2
A3
A4
A5
XX millones
Otros 1 7 %
4 %
4 % 17% 9%
9%
Total: XX millones
Total: XX millones
Concentracin de proveedores:
Concentracin de proveedores
Total
Plazo de espera medio (teniendo en cuenta la volatilidad de los productos): (Valor de los
Pedidos pendientes/Volumen de compras) * 365
Estos indicadores y cuanta informacin de gestin se genere en relacin con las compras y
aprovisionamientos, debe ser incluida en el Cuadro de Mando de la compaa.
Dada la importancia que tiene en la cuenta de resultados y, por tanto, en los beneficios de la
compaa, se deben acometer las acciones necesarias para lograr la disminucin de los costes
de compras:
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compras.
suministros con el fin de alcanzar las funciones esenciales al menor coste total y de
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Hoy en da, como la tendencia de asociarse continua prosperando, las compaas estn
extendiendo su cadena de valor para incluir proveedores de sus proveedores y clientes de sus
clientes. Esto puede llevar a mejoras significativas, tales como la reduccin del coste total de la
cadena de valor, mejoras en la calidad de los servicios, y reduccin de los tiempos de
aprovisionamiento. Con este enfoque integrador, los socios que efectivamente se intercambian
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En los aos 80 y 90, las compaas han implementado programas formales con sus proveedores
clave para estructurarse en relaciones de negocio estratgicas y alianzas.
P r o v e e d o r e s C e r t i f i c a d o s: s o n a q u e l l o s q u e s a t i s f a c e n u n o s c r i t e r i o s
de calidad, coste, entrega y financieros y que, como consecuencia,
r e c i b e n c i e r t o s b e n e f i c i o s c o m o t r m i n o s d e p a g o p r e f e r e n c i a l e s.
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P r o v e e d o r H o m o l o g a d o: u n a c o m p a a d e b e e s t u d i a r s i l a s
mercancas o componentes que proporciona un proveedor pueden ser
utilizados en la fabricacin de los productos de la compaa. Si la
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4. ORGANIZACIN Y RECURSOS
4 O btener en todas las compras el menor coste compatible con la calidad, cantidad y servicio
necesario.
4 Colaborar para mantener el nivel de inventarios de acuerdo con las polticas definidas.
desviaciones..
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En los aos 80, hay una economa de competitividad donde el desarrollo de nuevos productos es
estratgico. La funcin de compras hace participar a los proveedores, el porcentaje de productos
comprados aumenta, las empresas subcontratan, se desintegran y re-encuentran sus core
business.
E-BUSINESS
E-BUSINESS
Usar
Usar la
la informacin
informacin electrnica
electrnica para
para mejorar
mejorar el
el rendimiento,
rendimiento, crear
crear valor
valor yy posibilitar
posibilitar
nuevas relaciones con los clientes
E-COMMERCE
Consiste en realizar el marketing, la venta y la compra de productos y servicios a travs
de
de internet
internet
BUSINESS
BUSINESS TO
TO BUSINESS
BUSINESS BUSINESS
BUSINESS TO
TO CONSUMER
CONSUMER
BUY
BUY SIDE
SIDE (e-procurement)
(e-procurement) SELL SIDE
Automatizacin
Automatizacin deldel proceso
proceso de
de Soluciones
Soluciones para
para el
el marketing
marketing yy venta
venta
aprovisionamiento
aprovisionamiento de de productos
productos yy de
de productos
productos yy servicios
servicios aa travs
travs de
de
servicios
servicios desde
desde la
la solicitud
solicitud hasta
hasta el
el pago
pago internet
MARKETPLACE
MARKETPLACE (e-markets)
(e-markets)
Servicios
Servicios de
de comercios
comercios electronicos
electronicos de
de compra
compra yy venta
venta en
en
comunidades
comunidades comerciales
comerciales
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Permite casar las necesidades de carga con las disponibilidades de los transportistas.
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uno a uno
Buy Side
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