Sebuah Pendekatan Praktis Untuk Membangun Organisasi Yang Excellent
Oleh :
Weni Novandari., SE.MM *)
e-mail : weni_novandari@yahoo.co.id Program Doktor Ilmu Manajemen Universitas Jenderal Soedirman
Abstract
The concept of management continues to evolve over time. New concepts in
management replace the previous concepts that are not relevant anymore with the recent condition. One thing to be observed is that the concepts of management should not merely a collection of principles, procedures, methods and techniques, but the concept should be operationalized, so it can be implemented by the organization. This article discusses about how to become an excellent organization with the implementation of management excellence. Organizational excellence itself is a manifestation of the concept of total quality management. By applying excellence management, organization will be able to understand the changes and quickly adapt even utilize the changes into the source of their advantage. Organizations are able to understand and align the needs of all stakeholders , able to anticipate the market movements, and capable of interpreting trends will come and the current condition of the well so that the organization can enhancing their performance and achieve long-term excellence.
Keywords: management concept, manifestation of the concept, excellent
dapat memberikan kinerja yang Konsep dan pemikiran manajemen maksimal. terus berkembang dari waktu ke waktu, Secara garis besar perkembangan mulai dari era revolusi industri hingga konsep dan pemikiran manajemen era modern saat ini. Bisa dikatakan dapat dibedakan menjadi 4 bidang bahwa sejarah perkembangan konsep pemikiran yaitu scientific & dan pemikiran manajemen tersebut administrative management theory, merupakan sebuah gambaran alur cerita behavioural management theory, untuk menemukan sebuah formula quantitative management theory dan yang tepat dalam manajemen yang modern management theory. Terdapat
*) Penulis adalah dosen pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED
perbedaan penekanan perhatian yang harus diopersionalkan agar organisasi diberikan oleh para ahli manajemen yang menerapkan manajemen kualitas untuk tiap-tiap konsep tersebut. Dalam tersebut dapat menjadi perusahaan perkembangannya, kritik dan yang unggul dan organizational argumentasi untuk konsep-konsep excellence adalah manifestasi manajemen terdahulu menjadi landasan operasional dari total quality kuat bagi munculnya konsep-konsep management (Kevin J. Foley,2001) baru dalam manajemen yang lebih Organisasi yang excellent adalah modern serta yang lebih relevan organisasi yang berhasil mencapai dan dengan realitas praktis yang terjadi. mempertahankan kinerja yang luar Teori Total Quality Management biasa dalam memenuhi bahkan (TQM) merupakan bagian dari konsep melebihi harapan para stakeholdernya. modern management. Dalam Total Organisasi yang excellent dapat kita Quality Management, kebutuhan dan jumpai dalam lingkungan bisnis yang harapan konsumen adalah yang utama, berbeda, dengan stakeholder yang dan secara bersamaan memastikan berbeda dan dengan ukuran serta bahwa kebutuhan dan harapan bentuk organisasi yang berbeda. stakeholder lain juga terpenuhi. Terdapat satu persamaan dari berbagai Berbagai riset menunjukkan bahwa organisasi yang excellent tersebut organisasi yang mengadopsi yaitu, mereka mempunyai satu pola manajemen kualitas terbukti lebih umum yang sama yang didasarkan sukses dan lebih berhasil dalam jangka pada sejumlah atribut atau cara kerja panjang dibanding dengan organisasi yang membedakan mereka dari yang tidak mengadopsi konsep tersebut organisasi yang biasa-biasa saja, yaitu (Hausner, 1999). Implikasi praktis dari perusahaan-perusahaan tersebut telah penerapan manajemen kualitas (quality menerapkan manajemen excellent management) adalah bahwa (excellence management) manajemen kualitas (quality PEMBAHASAN management) bukan hanya sekedar Karakter organisasi yang unggul kumpulan prinsip, prosedur, metode (excellence organization) dan teknik. Namun manajemen kualitas
*) Penulis adalah dosen pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED
Pendekatan utama dari excellence sesuatu yang baru. Selain itu management adalah mengerahkan perusahaan yang unggul semua sumber daya perusahaan untuk mempunyai fleksibilitas dan mencapai sesuatu yang luar biasa kecepatan dalam mengambil (excellent). Pendekatan excellence tindakan untuk menyesuaikan diri management diperkenalkan oleh Peter dengan perubahan dalam dan Waterman pada awal tahun 1980an lingkungan bisnis. melalui karyanya yang berjudul In 2. Close to the customer Search of Excellence. Menurut Kepuasan konsumen merupakan mereka sebuah perusahaan tidak cukup hal yang sangat penting dalam hanya menjadi sebuah organisasi yang menjalankan sebuah bisnis. efektif namun juga harus bisa mencapai Perusahaan yang unggul dapat organisasi yang unggul (excellence memahami kebutuhan dan organization) melalui perbaikan yang keinginan konsumen kemudian terus menerus pada setiap aspek memberikan kualitas produk dan kualitas organisasi. layanan yang excellent kepada konsumennya. Peters dan Waterman melakukan 3. Autonomy and Entrepreneurship penelitian terhadap 62 (enam puluh Perusahaan yang unggul mampu dua) perusahaan sukses di Amerika memotivasi karyawannya untuk Serikat. Dari hasil penelitian tersebut lebih berani dalam mengambil Peters dan Waterman berhasil resiko, mengembangkan mengidentifikasi delapan karakteristik kreativitas dan melakukan inovasi penting yang menonjol dari 4. Productivity Trough People perusahaan-perusahaan unggul Perusahaan menyadari bahwa tersebut, yaitu : sumberdaya manusia adalah asset 1. A bias for action penting bagi perusahaan. Untuk itu Perusahaan yang unggul akan lebih perusahaan harus dapat berorientasi pada tindakan mengembangkan kapasitas SDM, (action), tidak takut untuk menciptakan atmosfer kerja melakukan inovasi dan mencoba dimana terdapat suasana kerja
*) Penulis adalah dosen pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED
yang saling menghargai satu sama sederhana dengan jumlah staf yang lain, serta antusiasme untuk ramping dinilai penting untuk bekerja sama antar karyawan. menjaga agar perusahaan tetap 5. Hands-on Value Driven lincah dan cepat dalam mengambil Perusahaan yang unggul adalah keputusan. perusahaan yang tidak 8. Simultaneous Loose-Tight mengabaikan arti penting dari Properties tujuan-tujuan yang bersifat jangka Perusahaan yang unggul memiliki panjang, bahkan transedental. kemampuan menjalankan konsep- Karyawan diyakinkan bahwa konsep manajemen yang sepintas mereka tidak hanya bekerja untuk terlihat bertentangan. Perusahaan uang, tetapi juga untuk mencapai yang unggul mampu memegang cita-cita yang luhur (superordinate erat nilai-nilai dasar dari organisasi goals). Mereka berusaha memberi mereka, memiliki perencanaan dan makna transedental yang secara kontrol yang baik terhadap kinerja rutin dilakukan dalam perusahaan. organisasi namu disisi lain juga 6. Stick to The Knitting memberikan otonomi dan mampu Perusahaan yang unggul adalah memotivasi karyawan utuk terus perusahaan selalu fokus untuk mengembangkan kreativitas. melakukan sesuatu yang terbaik 7. Simple Form, Lean Staff Budaya Organisasi Yang Perusahaan yang unggul Mendukung Kinerja yang Unggul menyadari bahwa perusahaan (Excellent Performance) besar biasanya kurang cepat atau kurang adaptif menghadapi Peters dan Waterman menyatakan perubahan di lingkungan sekitar. bahwa untuk membangun organisasi Dengan kata lain, perusahaan besar yang excellent dibutuhkan budaya cenderung memiliki hirarki yang organisasi yang kuat. Budaya panjang, melakukan formalisasi, organisasi akan mendukung kinerja dan proses prosedural yang unggul suatu organisasi. Tom Peters berlebihan. Organisasi yang dan Waterman mengidentifikasi 7
*) Penulis adalah dosen pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED
faktor kinerja unggul yang dikenal manajemen kepemimpinan (style), dengan 7-S Mc Kinsey Framework. sistem (system), sumber daya manusia Ketujuh faktor tersebut adalah strategi (staff), ketrampilan (skill), nilai-nilai (strategy), struktur (structure), gaya bersama (share values).
Gambar 1. 7-s McKinsey
Sumber
Ketujuh faktor McKinsey (7-s 1. Shared Values
McKinsey) di atas digolongkan dalam Adalah nilai budaya kerja yang 2 kelompok yaitu The Hard Ss, yaitu hidup ditengah organisasi tersebut. faktor-faktor yang feasible dan mudah Budaya kerja menjadi guideline atau diidentifikasikan, terdiri dari : panduan bagi para anggota Stucture, Strategi & Systems, dan The organisasi untuk tumbuh dan Soft Ss, yaitu faktor-faktor yang sulit berkembang. didefinisikan, meliputi : Shared 2. Structure Values, Skills, Staf, & Style. Lebih Struktur organisasi (organizational lanjut Tom Peters dan Waterman structure) merupakan cerminan dari menyatakan shared values merupakan shared values organisasi dalam inti dari model kinerja unggul tersebut. upaya pencapaian sasaran dan tujuan organisasi secara optimal. Uraian masing-masing faktor Konsep Struktur yang sanggup 7-S McKinsey, adalah sebagai berikut : mencerminkan shared values
*) Penulis adalah dosen pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED
dengan baik akan memberdayakan efektif dan efisien. Jika ketrampilan organisasi untuk mencapai sasaran para pelaksana organisasi kurang dan tujuan tersebut. sesuai dengan kebutuhan organisasi 3. System tersebut untuk mewujudkan visinya, Sistem yang dikembangkan maka organisasi tersebut akan organisasi juga bersumber pada cenderung kontraproduktif. Oleh shared values yang ada. Sistem ini karenanya, skills merupakan termasuk berbagai hal yang cerminan dari core competence menyangkut perencanaan, organisasi, karena strategi yang implementasi, kontrol dan evaluasi, disusun juga merupakan refleksi anggaran, dan penghargaan. atas skills yang ada. 4. Staff 6. Style Berdasarkan shared values yang Gaya manajemen (kepemimpinan) ada, organisasi membentuk personil organisasi merupakan hasil di dalamnya (pengelola). Organisasi perpaduan antara kelima elemen akan menentukan prasyarat orang- sebelumnya. Kelima elemen orang seperti apa yang dianggap tersebut menentukan gaya sesuai dengan keberadaan dan kepemimpinan seperti apakah yang tujuan organisasi. Sebagaimana paling tepat agar organisasi dapat diketahui, jika tujuan organisasi dan mencapai sasaran dan tujuannya tujuan individu di dalamnya tidak secara efektif dan efisien. Gaya searah, maka akan sangat sulit bagi kepemimpinan yang kurang tepat organisasi tersebut untuk dapat dengan kelima elemen tersebut akan tumbuh dan berkembang dengan menyebabkan organisasi menjadi baik. gagal atau bahkan menuju 5. Skills kehancuran. Ketrampilan setiap individu di 7. Strategy dalam organisasi merupakan unsur Strategi suatu organisasi yang sangat penting bagi dimaksudkan agar organisasi dapat keberhasilan organisasi mencapai memiliki arahan yang jelas dan sasaran dan tujuannya dengan tegas tentang cara-cara yang
*) Penulis adalah dosen pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED
dipakainya untuk mencapai sasaran Oestreich dan Frank Buytendijk, dan tujuan organisasi. 2008) Seluruh faktor dalam model 7-S Mc Tiga pilar dalam Management Kinsey Framework di atas saling Excellence terkait dan bergantung satu sama Secara operasional oganisasi yang lain. Garis yang menghubungkan unggul dibangun di atas 3 pilar, yaitu atarara satu faktor dengan faktor lain biaya, kualitas dan kecepatan. Dengan dalam model 7-S Mc Kinsey penerapan Manajemen Exellence, Framework menunjukkan organisasi akan memiliki keunggulan bagaimana perubahan salah satu lebih dari yang lain. Kinerja yang variable akan mempengaruhi unggul sering dimulai dari kemampuan variable yang lain. organisasi untuk memahami perubahan Tulisan ini selanjutnya akan dan dengan cepat menyesuaikan membahas bahwa manajemen bahkan memanfaatkan perubahan yang excellence dapat diaplikasikan terjadi menjadi sumber keunggulan secara luas pada berbagai ukuran mereka. Kinerja unggul diperoleh bila dan jenis organisasi. Penerapan organisasi mampu memahami dan manajemen excellence akan menyelaraskan kebutuhan seluruh mempunyai bentuk yang bervariasi stakeholder (alignment), mampu dalam penekanan prinsip, teori dan mengantisipasi, mengikuti dan prosedur yang dianggap paling tepat merubah pergerakan di pasar (agility), dengan kondisi organisasi. Dalam dan mampu mengintepretasi tulisan ini akan digambarkan kecenderungan yang akan datang dan kerangka dasar dalam penerapan kondisi saat ini dengan baik (being management excellence serta smart) (Dan Lovallo dan Lenny, 2007). panduan strategi untuk sukses dalam Dari pernyataan di atas dapat digaris menerapkan Management bawahi bahwa terdapat 3 pilar utama Excellence yang dikenalkan oleh dalam penerapan manajemen Oracle Corporation (Thomas excellence yaitu cerdas (smart), lincah (agile) dan selaras (aligned).
*) Penulis adalah dosen pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED
Sumber : Thomas Oestreich dan Frank Buytendijk, 2008
Cerdas (Smart) perkembangan teknologi baru
Organisasi yang cerdas adalah seringkali memaksa perusahaan untuk perusahaan yang dapat memanfaatkan berubah. Organisasi-organisasi yang data yang terdapat dalam organisasi, berhasil adalah organisasi yang dapat baik yang berasal dari internal maupun beradaptasi dengan perubahan eksternal organisasi. Organisasi yang lingkungan dengan cepat. Organisasi cerdas akan mengkombinasikan yang lincah hanya membutuhkan teknologi yang tepat dengan proses sedikit waktu untuk memahami serta metodologi terbaik untuk bagaimana perubahan di pasar dapat mengubah data menjadi informasi yang mempengaruhi mereka. Organisasi berarti yang dapat mendukung proses yang lincah mampu mengidentifikasi pengambilan keputusan di seluruh berbagai tindakan alternatif untuk organisasi. Dengan wawasan yang menyesuaikan diri dengan perubahan lebih baik dibanding kompetitor, bahkan mampu mengambil peran aktif perusahaan-perusahaan tersebut dapat dalam mendorong perubahan di pasar. bergerak lebih cepat dan mendapatkan keunggulan kompetitif. Selaras (Aligned) Lincah (Agile) Agar dapat terus berinovasi dan sukses, Persaingan global yang semakin seluruh komponen rantai nilai dalam kompetetif, pasar yang berubah serta organisasi perlu bekerja sama dengan
*) Penulis adalah dosen pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED
baik. Organisasi yang selaras (aligned), bagaimana suatu organisasi dapat menggunakan pendekatan kolaboratif mencapai Excellence Organization. yang menggabungkan kontribusi dari Konsep ini merupakan perpanjangan semua pemangku kepentingan dan dari konsep Porter yang berbagi informasi melalui sistem dan mendefinisikan rantai nilai organisasi proses yang terintegrasi. di seluruh proses bisnis, kerangka memperluas ruang lingkup manajemen Kerangka Kerja Untuk Meraih kinerja untuk menyertakan lingkungan Manajemen Excellence stakeholder, model pasar dan model Proses manajemen dapat diterjemahkan bisnis. dengan cara yang berbeda oleh manajer yang berbeda. Beberapa manajer akan Kerangka Strategy to Success (S2S) menjawab bahwa proses manajemen terdiri dari enam langkah; di mana adalah berbagai aktivitas seperti output dari satu langkah akan menjadi penganggaran, pelaporan keuangan, menjadi input di langkah selanjutnya. manajemen sumber daya, dan analisis Keenam langkah tersebut adalah : varians. Model tradisional 1. Memahami lingkungan pemangku mendefinisikan proses manajemen kepentingan (Understand the sebagai siklus aktivitas PDCA (Plan, stakeholder environment) Do, Check, Adjust) atau bisa disebut 2. Pindai pasar (scan the market) juga dengan siklus perencanaan dan 3. Strategi tentang model bisnis pengendalian (planning and control (strategize about the business cycle). Pendekatan dalam manajemen model) excellence memberikan gambaran yang 4. Kelola rencana bisnis (manage the lebih komprehensif dalam proses business plan) manajemen dibanding dengan 5. Jalankan operasi bisnis (run the pandangan tradisional. business operations) Proses manajemen dalam manajemen 6. Memberikan umpan balik pada excellence dapat digambarkan dalam semua tingkatan dengan mengukur Kerangka Strategy-to-Success (S2S). hasil bisnis (provide feedback on Kerangka S2S menggambarkan proses
*) Penulis adalah dosen pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED
all levels by measuring business results)
Sumber : Thomas Oestreich dan Frank Buytendijk, 2008
Penjelasan mengenai rantai nilai dalam mendorong kinerja bisnis,
proses manajemen sebagai strategi sekaligus memenuhi harapan para untuk dapat menerapkan manajemen pemangku kepentingan yang excellence adalah sebagai berikut: diperlukan.
1) Stakeholder Environment: Gain to 2) Market Model: Investigate to
Sustain Invest Gain to Sustain adalah proses Investigate to Invest adalah proses manajemen untuk menghubungkan manajemen untuk strategi perusahaan dengan mengidentifikasi, mengevaluasi kepentingan para stakeholders dan menciptakan peluang pasar utama termasuk karyawan, yang paling menarik untuk pelanggan, pemasok, regulator, investasi. Tujuan dari proses ini masyarakat dan investor. Tujuan adalah untuk memilih alternatif dari proses ini adalah untuk strategi yang menghasilkan memastikan bahwa perusahaan keuntungan tertinggi, keputusan memperoleh semua kontribusi mengenai pasar mana yang akan yang diperlukan dari para dimasuki, pasar mana yang akan pemangku kepentingan untuk ditinggalkan serta pasar mana yang
*) Penulis adalah dosen pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED
menjadi fokus perhatian. Dalam tingkat perusahaan, unit usaha, proses ini, informasi eksternal serta seluruh fungsi bisnis dalam seperti intelijen pasar dan intelijen rangka mencapai tujuan organisasi. kompetitif akan dikombinasikan Tujuan dari proses ini adalah untuk dengan analisis internal kinerja mengoptimalkan modal dan portofolio produk atau jasa serta alokasi sumber daya di seluruh informasi dari pelanggan dan organisasi agar dapat secara efektif kinerja geografis. melaksanakan strateginya. Proses ini melibatkan penyelarasan target 3) Business Model: Design to Decide dari strategis untuk tingkat Design to Decide adalah proses operasional, menyelesaikan manajemen untuk merancang kesenjangan antara rencana infrastruktur bisnis dan jaringan keuangan dan kendala operasional mitra untuk memberikan nilai dan terus melakukan peramalan kepada pelanggan dengan cara untuk menjaga organisasi berada yang paling menguntungkan. pada jalur yang tepat. Tujuan dari proses ini adalah untuk memilih konfigurasi yang optimal 5) Business Operations: Analyze to dalam menghubungkan rantai nilai Adjust perusahaan. Proses ini melibatkan Analyze to Adjust (analisis untuk analisis skenario untuk melakukan penyesuaian) adalah menentukan portofolio produk proses manajemen untuk perusahaan, outsourcing strategi, menganalisis penyimpangan dari mitra bisnis dan saluran, akuisisi tujuan perusahaan untuk dan strategi divestasi serta strategi mengambil tindakan korektif. pembiayaan. Tujuan dari proses ini adalah untuk mendeteksi variasi antara 4) Business Plan: Plan to Act pelaksanaan dan rencana, Plan to Act atau Rencana Tindak menganalisis penyebab dan adalah proses manajemen untuk kecenderungan variasi ini, dan menyelaraskan organisasi baik di menentukan respon terbaik. Proses
*) Penulis adalah dosen pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED
ini melibatkan tindakan mulai dari mereka saat ini. Jika suatu tanggapan taktis langsung, seperti organisasi ingin menjadi organisasi mengubah status kredit pelanggan yang excellent maka mereka harus ', untuk menyesuaikan rencana melakukan transformasi dalam bisnis atau bahkan mengevaluasi proses bisnis mereka. Dalam skala ulang strategi, tergantung pada minimal, transformasi bisnis yang besarnya dampak yang dihasilkan. dilakukan akan memberikan dampak positif pada peningkatan 6) Business Results: Record to Report efisiensi dalam proses organisasi, Record to Report adalah proses diantaranya pelayanan yang lebih manajemen untuk memberikan baik pada pelanggan serta proses umpan balik strategi, keuangan produksi yang lebih efisien. dan operasional untuk memahami Sementara transformasi bisnis bagaimana kinerja bisnis. Proses yang lebih besar yang mungkin ini melibatkan pengumpulan, melibatkan perubahan arah mengubah dan memberikan strategis organisasi -seperti informasi yang relevan, tepat mendefinisikan ulang tujuan usaha, waktu dan akurat kepada seluruh mengadopsi struktur organisasi stakeholder di dalam dan di luar baru, dan / atau mengubah sumber organisasi, dalam rangka daya (misalnya, teknologi baru, memberikan wawasan tentang outsourcing) jelas akan bagaimana harapan mereka telah memberikan dampak yang lebih terpenuhi besar bagi organisasi (William Stratton, 2011). Upaya Kerangka Strategy-to-Success peningkatan nilai dan kinerja (S2S) memberikan panduan dalam melalui perbaikan terus-menerus proses manajemen bagaimana serta menyelaraskan tujuan suatu organisasi dapat mencapai organisasi dengan tujuan Organizational Excellence. stakeholder akan berdampak pada Dengan memahami rantai nilai di kinerja organisasi yang lebih baik, atas, organisasi dapat melakukan yang dapat memberikan profit evaluasi dan menganalisis kondisi
*) Penulis adalah dosen pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED
serta return yang lebih baik bagi membangun budaya organisasi yang para pemegang saham, posisi yang berorientasi pada pencapaian lebih baik dalam persaingan dan keunggulan jangka penjang. pada akhirnya tercapai keunggulan Organisasi harus mampu kompetitif yang berkelanjutan. membangun budaya organisasi yang kuat dan, dimana semua anggota PENUTUP organisasi menyadari pentingnya pemahaman dan penyelarasan Penerapan management kebutuhan seluruh stakeholder, peka excellence merupakan kunci untuk terhadap perubahan dan dengan cepat menjadi organisasi yang unggul melakukan penyesuaian dengan (excellent). Untuk itu perusahaan harus perubahan yang terjadi serta dapat mengelola dengan baik faktor mempunyai hasrat untuk terus menerus kunci untuk meraih keunggulan melakukan perbaikan dalam proses tersebut. Konsep, metode dan kerangka bisnis sehingga keunggulan yang strategis tidak akan berarti jika berkelanjutan dapat tercapai. manajemen tidak mampu untuk
*) Penulis adalah dosen pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED
DAFTAR PUSTAKA
Dan P. Lovallo and Lenny T. Mendonca. 2007. Strategy's Strategist: An
Interview with Richard Rumelt, McKinsey Quarterly.
Foley, J. K. 2001. From quality management to organization excellence: Dont
throw the baby out with the bath water;, Proceedings of the fourth international and seventh national research conference on quality management, Sydney
Hausner, Alexander and Ardndt, G. (1999), A Selection of Best Management
Practices in Australian Organisations in Dalrymple, John (ed), Proceedings of the Third International and Sixth National Research Conference on Quality Management, pp. 217-226, Sydney: Consensus Books.
Peters, T.J. and Waterman, R.H. 1982. In Search of Excellence: Lessons from Americas Best Run Companies, Harper and Row, New York, NY
Thomas Oestreich and Frank Buytendijk. 2008. Management Excellence. How
Tomorrows Leaders Will Get Ahead. An Oracle Thought Leadership White Paper . USA
William (Bill) Stratton.2011. Can Value Chain Analysis Lead to Business
Transformation? Journal of Management Excellence: Business Transformation Updated
*) Penulis adalah dosen pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED