Fungsi Administrasi

1. Fungsi Primer

Fungsi primer dimaksudkan adalah langkah-langkah utama dan penting

dalam melakukan pengendalian kerja sama sejumlah orang guna mencapai tujuan

tertentu. Langkah-langkah itu memiliki fungsi yang tidak boleh dihilangkan,

dikurangi atau ditiadakan, agar berperan secara maksimal sebagai kegiatan

pengendalian. Mengabaikan salah satu diantaranya, akan berakibat kegiatan

pengendalian menjadi kurang atau tidak efektif dan kurang atau tidak efisien bagi

terwujudnya kerja sama. Dengan demikian akan berdampak juga pada tidak

tercapainya tujuan yang telah dirumuskan sebelumnya.

Fungsi primer disebut juga fungsi manajemen dalam Administrasi, karena

unsur-unsurnya sama dengan yang terdapat dalam kegiatan manajemen, meskipun

mungkin setiap penulis menggunakan terminologi yang berbeda.

a. Perencanaan (Planning)

Perencanaan selalu diperlukan oleh sebuah organisasi dalam

mewujudkan tugas-tugas pokok atau volume kerjanya. Di antaranya ada

organisasi yang memerlukan perencanaan tertulis secara terperinci dan

lengkap. Di samping itu ada pula yang perencanaannya lengkap dengan

memuat butir-butirnya saja tanpa perincian yang jelas. Namun sangat keliru

jika seorang administrator yang mengatakan sudah mempunyai perencanaan di

dalam pikirannya, tanpa dituangkan secara tertulis, meskipun pada organisasi

kecil. Untuk itu seorang admnistratror perlu memahami pengertian

perencanaan, agar mampu memerankan dirinya sebagai administrator.

1
 Perencanaan pada dasarnya berarti suatu keputusan untuk

dilaksanakan. Oleh karena itu pembuatan sebuah rencana (perencanaan) harus

melalui proses pengambilan/penetapan keputusan (decision making). Dengan

demikian perencanaan adalah proses menetapkan keputusan mengenai

pekerjaan / kegiatan yang akan dilaksanakan untuk jangka waktu tertentu di

masa depan, yang terarah pada suatu tujuan tertentu. Apabila dikaitkan dengan

sebuah organisasi, maka perencanaan berarti proses pengambilan keputusan

mengenai pekerjaan/kegiatan yang harus diwujudkan melaluli kerja sama

sejumlah orang, untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama.

b. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasia bukan organisasi, sebagai unsur dalam fungsi

primer Administrasi. Pengorganisasian merupakan kegiatan yang bermaksud

agar organisasi sebagai sistem atau cara kerja sama berfungsi.

Pengorganisasian sebagai salah satu langkah dalam mewujudkan pengendalian

kerja sama sejumlah orang, telah dimulai sejak organisasi terbentuk. Dengan

demikian berarti perencanaan seperti diuraikan terdahulu, bukan langkah awal

atau permulaan dalam Administrasi. Seluruh unsur di dalam fungsi primer,

mungkin saja dilakukan serentak, hanya intensitasnya saja yang berbeda.

Misalnya sejak menyusun perencanaan sudah diperlukan kegiatan

pengorganisasian dalam intensitas yang tidak terlalu tinggi, antara lain dengan

melakukan upaya menempatkan orang-orang yang tepat untuk menjalankan

fungsi sebagai perencanaan atau planner.

2
 Selanjutnya bahkan telah dilakukan pengawasan dan komunikasi.

Pengawasan dalam intensitas yang rendah dilakukan dengan cara memantau

apakah setiap palanner telah berfungsi atau difungsikan. Demikian pula

komunikasi, antara lain dengan menghimpun dan mengembangkan

data/informasi yang diperlukan, mengkomunikasikan draf yang sudah disusun

dan sebagainya. Koordinasi sebagai salah satu unsur dalam fungsi primer

antara lain dilakukan dalam bentuk rapat-rapat para penyusun perencanaan.

Sedang pengarahan sudah terlihat dalam kegiatan memberikan dan

menjelaskan perintah, pengarahan pimpinan, kesempatan berkonsultasi dan

sebagainya.

Dalam uraian di atas jelas bahwa administrasi sebagai proses atau

rangkaian kegiatan pengendalian, tidak dimulai dari kegiatan perencanaan,

hanya saja perencanaan harus disusun secepatnya sbelum kegiatan operasional

dalam mewujudkan tugas pokok yang perlu direncanakan dimulai. Bersamaan

dengan itu telah dimulai juga kegiatan pengorganisasian.

Pengorganisasian adalah rangkaian kegiatan untuk mewujudkan

proses kerja sama berfungsi di dalam suatu total sistem, agar bergerak ke arah

tujuan yang sama. Di dalam total sistem tersebut terdapat sub sistem yang

berfungsi sebagai elemen-elemen yang saling bertautan satu dengan yang lain,

sehingga menjadi satu kesatuan. Pengorganisasian harus berisi rangkaian

kegiatan untuk membuat semua elemen berfungsi sebagai sub sistem, yang

menggerakkan organisasi sebagai total sistem.

3
 Langkah pertama dalam pengorganisasian adalah membuat sub

sistem (elemen-elemen) organisasi jika belum ada, agar semua tugas pokok

dapat dibagi habis untuk dilaksanakan. Apabila sub sistem dimaksud sudah

tersedia, maka pengorganisasian memasuki langkah berikutnya, dengan

melakukan kegiatan merumuskan penjabaran volume kerja (job description)

dan menempatkan personel sebagai pelaksanaannya. Dengan demikian jelas

bahwa pengorganisasian harus dimulai dari pembagian bidang kerja, dengan

mengelompokkan pekerjaan-pekerjaannya sejenis dalam satu bidang yang

disebut unit-unit kerja atau satuan-satuan kerja. Satuan kerja (unit kerja)

sebagai sub sistem adalah pembidangan kerja dengan menghimpun tugas-tugas

(pekerjaan) sejenis dari keseluruhan voulume kerja organisasi, sehingga

terbentuk kelompok-kelompok yang terpisah satu dengan yang lain.

Pembentukan unit/satuan kerja itu tidak berarti pengkotakan kerja,

karena meskipun terpisah-pisah antara satu dengan yang lain harus terdapat

hubungan kerja, sehingga memungkinkannya bergerak sebagai total sistem.

Pengelompokan yang tidak berarti pengkotakan kerja itu, terutama bermaksud

untuk membagi tanggung jawab dalam melaksanakan sebagian tugas

organisasi. Oleh karena itu pembentukan unit/satuan kerja harus dilakukan

dengan membagi habis semua volume kerja organisasi. Tidak boleh terjadi ada

sebagian pekerjaan yang tidak jelas unit/satuan kerja yang menjadi penanggung

jawabnya. Sebaliknya juga tidak boleh terjadi ada pekerjaan yang bertumpang

tindih karena tanggung jawab melaksanakannya diemban oleh dua atau lebih

unit/satuan kerja.

4
c. Pengarahan (Commanding)

Pengarahan meliputi juga kegiatan pemberian bimbingan dalam

melaksanakan pekerjaan, merupakan unsur yang tidak boleh diabaikan dalam

mewujudkan administrasi sebagai proses pengendalian kerja sama sejumlah

manusia, untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu yang telah diterima sebagai

tujuan bersama. Bimbingan/pengarahanan (direction) dilaksanakan bilamana

organisasi berfungsi, dengan melaksanakan berbagai kegiatan, baik yang telah

direncanakan maupun yang bersifat rutin. Setiap porsinil memerlukan

pengarahan dalam melaksanakan wewenangnya dengan menetapkan berbagai

keputusan dan memerintahkan pelaksanaannya, dalam bidang kerja yang

menjadi tugas pokok masing-masing. Pada awal dan selama kegiatan

berlangsung sering diperlukan pemberian pengarahan dan bimbingan, yang

dapat dilakukan secara kelompok besar atau kecil, bahkan dapat pula secara

individual (perseorangan). Dengan kata lain pengarahan/bimbingan harus

dilakukan secara kontinyu, agar setiap kegiatan dilakukan secara baik, benar,

tepat waktu dan terus-menerus terarah pada tujuan yang hendak dicapai.

Berdasarkan uraian singkat diatas, bimbingan/pengarahan (direction) berarti

rangkaian kegiatan atau proses menjaga, memelihara dan

memajukan/mengembangkan organisasi melalui kegiatan setiap personel, baik

secara struktural maupun fungsional, agar kegiatan-kegiatannya tidak terlepas

dari wewenang dan tanggung jawabnya dalam rangka mewujudkan tugas

pokok masing-masing. Dalam realitasnya kegiatan pengarahan dan bimbingan

dapat diwujudkan sebagai berikut:

5
 a) Memberikan dan menjelaskan perintah, agar jelas apa yang harus

dikerjakan;

b) Memberikan petunjuk pelaksanaan suatu kegiatan yang berhubungan

dengan tugas pokok;

c) Memberikan kesempatan meningkatkan pengetahuan,

keterampilan/kecakapan dan keahlian yang berhubungan dengan volume

kerja organisasi, melalui tugas/izin belajar, kursus, penataran dan lain-lain;

d) Memberikan kesempatan ikut serta memajukan dan mengembangkan

unit/satuan kerja dan bahkan keseluruhan organisasi, melaui penyaluran

inisiatif dan kreativitas masing-masing;

e) Memberikan koreksi pada personel yang keliru dalam melaksanakan tugas

pokoknya, serta membantu memperbaikinya;

f) Memutasikan personel pada bidang kerja sesuai dengan bakat dan

kemampuannya, bagi yang ternyata kurang berprestasi dalam bidang yang

sedang ditekuninya.

d. Koordinasi (Coordination)

Organisasi sebagai sistem/cara kerja sama sejumlah manusia untuk

mencapai satu tujuan, tidak akan berlangsung dengan efektif dan efisien tanpa

koordinasi. Kerja sama memerlukan koordinasi, sebaliknya di dalam

koordinasi terdapat kerja sama. Kedua kegiatan tersebut memiliki saling

ketergantungan, karena yang satu tidak akan ada tanpa yang lain. Oleh karena

itulah koordinasi termasuk unsur primer dalam administrasi dalam proses

pengendalian kerja sama sejumlah manusia untuk mencapai tujuan bersama.

6
 Banyak defenisi yang telah dikemukakan mengenai koordinasi.

Diantara defenisii itu adalah Koordinasi adalah kegiatan untuk mengarahkan

unit-unit kerja, pekerjaan-pekerjaan dan para personel organisasi agar

semuanya berlangsung dalam suasana yang tertib, tidak kacau atau bentrok,

tetapi tertuju pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan (Pariata Westa,

1981:64).

Defenisi lain mengatakan Koordinasi adalah suatu proses

menyatukan kegiatan dan sasaran-sasaran dalam unit kerja yang terpisah

agar terarah pada pencapaian tujuan organisasi (J.A. Stoner 1982:281).

Sedang yang lainnya lagi mengatakan bahwa Koordinasi

mengandung beberapa makna, yaitu kesatuan tindakan, penyesuaian antar

bagian, menjamin keseimbangan, keselarasan dan singkronisasi

(Sutarto:127).

Dari defenisi-defenisi di atas jelas bahwa koordinasi merupakan

proses untuk menciptakan keterpaduan, tanpa menghilangkan perbedaan, baik

antar personel maupun antar unit/satuan kerja sebagai kelompok-kelompok di

dalam sebuah organisasi. Oleh karena itu koordinasi pada hakikatnya

merupakan rangkaian kegiatan untuk mengurangi dan menghilangkan

pengkotak-kotakan kerja, karena setiap unti/satuan kerja di dalam sebuah

organisasi sama pentingnya bagi pencapaian tujuannya. Unit/satuan kerja

dibuat justru karena diperlukan untuk mengemban sebagian dari tugas pokok

yang menjadi volume kerja organisasi. Oleh karenanya jika ada unit/satuan

kerja yang dinilai kurang atau tidak penting seharusnya tidak perlu dibuat,

7
sedang volume kerjanya yang tidak penting itu, dapat saja dititipkan pada

unit/satuan kerja yang lain. Dengan demikian berarti jika unit/satuan kerja

sudah dibuat seharusnyalah ditempatkan sama pentingnya dengan yang lain

termasuk juga personel yang ditugaskan di dalamnya. Dalam keadaan seperti

ini berarti tidak satu pun unit/satuan kerja yang boleh lepas dari koordinasi.

Oleh karena yang menggerakkan unit/satuan kerja adalah

manusia/personel, maka sasaran koordinasi adalah kegiatan manusia personel,

yang bersumber dan digerakkan pula oleh pikiran dan perasaannya, bahkan

juga cita-citanya. Disamping itu dalam melaksanakan kegiatan, tidak sedikit

diantaranya yang harus dilakukan dengan mempergunakan bahan dan alat,

yang demi efisiensi dan efektivitas sering harus dipergunakan bersama,

sehingga memerlukan kegiatan koordinasi.

Bertolak dari uraian-uraian di atas maka koordinasi dapat juga

diartikan sebagai rangkaian kegiatan mengatur dan membawa personel,

metode/cara kerja, buah pikiran, saran-saran, cita-cita, bahan dan alat dalam

hubungan kerja yang harmonis, saling isi mengisi dan saling menunjang

sehingga sehingga semua pekerjaan dengan atau tanpa kerja sama berlangsung

efektif dan efisien, serta seluruhnya terarah pada tujuan yang sama.

Koordinasi dalam semua pengertian yang senada meskipun

dirumuskan dengan kalimat (redaksional) yang berbeda-beda seperti tersebut

diatas sangatlah diperlukan sebagai salah satu kegiatan pengedalian

(administrasi), tidak dapat diabaikan dan dielakkan dalam setiap organisasi.

Koordinasi diperlukan karena kerja sama pasi melibatkan dua orang atau lebih,

8
 yang pasti memiliki berbagai perbedaan antara satu dengan yang lain. Oleh

karena itu semakin banyak orang yang akan dan sedang bekerja sama untuk

mewujudkan suatu pekerjaan, berarti semakin banyak sifat/kepribadian, saran,

pendapat, inisiatif, ide/gagasan, buah pikiran dan kegiatan-kegiatan yang harus

diselaraskan.

Usaha menyelaraskan itu tidak saja untuk membuat kegiatan-

kegiatan tidak bertabrakan, menjadi tertib, simpang siur dan saling

menghalangi, tetapi juga untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitasnya bagi

pencapaian tujuan organisasi. Kondisi seperti itu dapat terjadi karena suatu

masalah atau pekerjaan, akan lebih mudah diselesaikan dengan dipikirkan atau

dilaksanakan oleh banyak orang/personel, daripada jika dipikirkan atau

dilaksanakan oleh satu orang/personel.

Dari uraian di atas jelas pula bahwa di dalam sebuah organisasi

sebagai total sistem, tidak boleh terjadi seseorang atau satu unit kerja (sub

sistem) dibiarkan bekerja sendiri. Dengan demikian berarti tidak boleh terjadi

ada seseorang/personel atau suatu unit/satuan kerja, yang mengambil alih

volume/bahan kerja orang/personel atau unit/satuan kerja yang lain. Sebaliknya

juga tidak boleh terjadi ada seseorang/personel atau suatu unit/satuan kerja,

yang meninggalkan atau tidak mengerjakan volume/beban kerja yang menjadi

tanggung jawabnya.

e. Kontrol (Control)

Kontrol atau pengawasan merupakan salah satu unsur dalam fungsi

primer kegiatan administrasi yang dalam urutan penulisannya selalu berada

9
dibelekang. Kondisi ini sering dihubungkan penempatannya sebagai kegiatan

akhir dari keseluruhan administrasi sebagai kegiatan pengendalian kerja sama

sejumlah manusia untuk mencapai tujuan bersama. Penempatan seperti itu

sebenarnya kurang tepat, karena kontrol/pengawasan pun harus dilakukan pada

saat kegiatan menyusun perencanaan, dalam kegiatan pengorganisasian,

pengarahan/bimbingan, koordinasi dan komunikasi. Di samping itu kontrol

bahkan harus dilakukan juga pada pelaksanaan kegiatan kontrol, guna

mengetahui tingkat efisiensi dan efektivitas pelaksanaannya. Pandangan yang

keliru itu dengan menempatkan kontrol sebagai kegiatan terakhir, karena

banyak yang tidak menyadari bahwa kegiatan tersebut harus dilakukan oleh

setiap pucuk pimpinan unit/satuan kerja bawahannya. Kontrol seperti itu juga

sering tidak dirasakan sebagai kegiatan kontrol oleh pihak yang dikontol,

karena bukan dikunjungi oleh petugas pengawasan. Dengan kata lain banyak

personel dan pimpinan, yang baru merasa dikontrol kalau yang melakukannya

orang/petugas khusus di bidang pengawasan, baik dari dalam maupun luar

organisasi kerjanya. Kontrol seperti disebutkan terakhir, memang pada

umumnya dilakukan di bagian akhir kegiatan mewujudkan suatu perencanaan

atau setidak-tidaknya setelah satu pentahapan kegiatan mewujudkan

perencanaan dilaksanakan.

Untuk memahami lebih lanjut mengenai kontrol dalam kegiatan

administrasi sebagai proses, perlu dimulai dengan memahami

pengertian/defenisinya terlebih dahulu. Sehubungan dengan itu salah satu

pengertiannya mengatakan bahwa: Control can be defined as the process of

10
monitoring activities to ensure they are being aeeomplished as planned and of

eorreeting any signifieant devistions. (Stephen P. Robin, 1984:416). Sedang

defenisi lain mengatakan bahwa pengawasan adalah proses pengamatan

daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar

semua pekerjaan yang dilaksanakan sesuia dengan rencana yang telah

ditentukan sebelumnya (S.P. Siagian 1970:106). Berikutnya terdapat juga

rumusan lain yang mengatakan bahwa Pengawasan yaitu suatu kegiatan

administrasi yang dilakukan pimpinan satuan kerja untuk mencegah terjadinya

salah urus dan meningkatkan efisiensi serta efektivitas kerja dengan

kebijaksanaan Mendikbud (baca: pimpinan; pen.), peraturan perundang-

undangan dan rencana yang telah ditetapkan. (Depdikbud RI, 1985:2).

Dari uraian-uraian di atas segera terlihat bahwa

pengawasan/kontrol berhadapan dengan masalah-masalah yang menyangkut

kegiatan personel (manusia). Di satu pihak menyentuh masalah efisiensi dan

efektivitasnya dalam mewujudkan perencanaan, yang didalamnya mengandung

berbagai jenis kegiatan yang berhubungan dengan tugas pokok organisasi.

Sedang dipihak lain berkenaan dengan tingkat efisiensi dan efektivitasnya

dalam mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku, baik dalam

melaksanakan tugas rutin, tugas pokok di luar perencanaan dan tugas-tugas

yang dirumuskan dalam perencanaan sebagai bagian tak terpisahkan dengan

volume kerja organisasinya. Tingkat efektivitas itu dilihat dari cara (metode)

kerjanya, baik yang mempergunakan atau tanpa alat. Namun pada

kenyataannya tidak seluruh proses pelaksanaan kegiatan tersebut dapat

11
diawasi, sehingga pengukuran efektivitas dan efisiensi itu dilakukan terhadap

hasil-hasil kerja yang dicapai personel dalam posisi/jabatannya masing-masing.

Sehubungan dengan itu dalam rumusan yang berbeda dengan definisi-definisi

terdahulu, namun makna dan pengertiannya tidak berbeda, pengawasan/kontrol

dapat diartikan sebagai: rangkaian kegiatan mengukur tingkat efiktivitas dan

efisiensi kerja personel dengan atau tanpa menggunakan metode dan alat

tertentu dalam usaha mencapai tujuan bersama.

Pengawasan/kontrol dilakukan dengan pemantauan atau

pengamatan terhadap pekerjaan dan hasil kerja personel dari berbagai

aspeknya, dengan menggunakan peraturan perundang-undangan dan

perencanaan sebagai pembandingnya. Memantau dan mengamati tingkat

efektivitas maksudnya mengecek apakah kegiatan-kegiatan yang sedang atau

sudah dilaksanakan, telah mencapai hasil sesuai dengan yang direncanakan

atau sekurang-kurangnya berjalan di atas rel yang benar. Untuk itu seluruh

prosesnya harus dipantau, diamati, sejak menyusun perencanaan, karena tidak

mustahil terdapat berbagai kekurangan/kesalaha, sehingga memang tidak

mungkin diwujudkan. Pemantauan harus dilakukan juga pada proses

pengorganisasian, karena banyak faktornya yang jika tidak dikelola secara baik

dan benar, justru menjadi sumber kegagalan. Demikian pula pemantauan tidak

boleh mengabaikan pelaksanaan proses pemberian bimbingan/pengarahan atau

koodinasi, karena perwujudannya yang tidak berfungsi, selalu

memungkinkannya terjadi kegagalan. Di samping itu bahkan kegiatan

kontrol/pengawasan yang telah dilakukan pun memerlukan pemantauan, karena

12
mungkin saja tidak mampu menjangkau semua yang harus diamatinya, atau

memang dilaksanakan secara salah/keliru. Pada giliran berikutnya pemantauan

pun harus dilakukan pada proses komunikasi yang dikembangkan dalam

organisasi, yang tidak sedikit pengaruhnya pada keberhasilan atau kegagalan

dalam melaksanakan tugas-tugas pokok organisasi.

Dalam mewujudkan evaluasi melalui kegiatan kontrol, dimulai dari

pemantauan/pengamatan terhadap tingkat efektivitas. Ukuranya adalah hasi

yang telah dicapai dalam mewujudkan tugas pokok melalui kegiatan

membandingkan dengan tujuan di dalam perencanaan, berdasarkan

pentahapannya. Ukuran lain untuk mengetahui tingkat efektivitas melalui

kontrol, dilakukan dengan mempergunakan peraturan perundang-undangan

termasuk ketentuan-ketentuan organisasi, yang harus dijadikan pedoman dan

norma-norma yang mengikat dalam mewujudkan kerja. Misalnya penggunaan

keuangan mungkin saja menghasilkan sesuatu yang sesuai atau bahkan

melampaui tujuan di dalam perencanaan, namun bila dikelola dengan tidak

mengikuti ketentuan perundang-undangan di bidang keuangan, maka bagi

suatu organisasi, terutama di bidang pemerintahan, tetap harus digolongkan

keliru dan tidak efektif.

Persoalan segara timbul di lingkungan organisasi yang dalam

mengihitung input tidak dapat diterjemahkan secara material/finansial.

Demikian pula terdapat output yang dapat dicapainya apabila tidak dirinci

dalam perhitungan material/financial. Dalam keadaan itu, ukuran efisiensi,

efektivitas dan produktivitas pelaksaan tugas pokok organisasi, hanya

13
disandarkan pada kewajaran penggunaan kelima sumber kerja yang telah

diketengahkan dalam uraian-uraian terdahulu. Kewajaran itu mengandung

makna bahwa tidak berlebih-lebihan dan tidak terlalu kurang dalam

menggunakan pikiran, tenaga jasmani, waktu, ruang dan bahan termasuk uang.

Berlebih-lebihan berarti pemborosan, terlalu kurang bukan berarti hema, tetapi

justru mengakibatkan kegagalan. Misalnya gagal karena tidak mau

mengeluarkan dana, meskipun sebenarnya dana untuk suatu kegiatan teredia.

Produktivitas yang bersifat non material/non financial ini, sebagai indikator

tingkat efisiensi dan efektivitas, setidak-tidaknya dapat diukur pada ketetapan,

ketertiban dan kebenaran serta kebaikan (baik dan benar) dalam melaksanakan

kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam perencanaan. Indikator itu dipantau dari

pemilihan dan penggunaan metode/cara kerja, baik dengan atau tanpa alat,

pendayagunaan personel, penggunaan waktu dan disiplin dalam melaksanakan

tugas-tugas pokok organisasi atau unit/satuan kerja masing-masing.

Kegiatan kontrol/pengawasan yang diiringi dengan evaluasi dalam

rangka mewujudkan administrasi sebagai pengendalian kegiatan kerja sama

sejumlah manusia, akan sangat bermanfaaat untuk:

a) Menghimpun data/informasi, yang setelah diolah dan dikembangkan akan

menjadi umpan balik (feed back) dalam memperbaiki perencanaan dan

pelaksanaan kegitan selanjutnya, sebagai langkah pengambilan keputusan

baru yang lebih baik. Dengan kata lain informasi/data yang diperoleh dapat

digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki/menyempurnakan

perencanaan, pengorganisasian dan organisasi, bimbingan dan pengarahan,

14
 koordinasi komunikasi dan kegiatan pengawasan sendiri. Disamping itu

juga mengenai kegiatan yang terdapat di dalam fungsi sekunder

administrasi.

b) Mengembangkan cara bekerja untuk menemukan cara yang paling efektif

dan efisien atau yang paling tepat dan paling berhasil, sehingga menjadi

yang terbaik untuk mencapai tujuan organisasi.

c) Mengidentifikasi, mengenal dan memahami hambatan-hambatan dan

kesukaran-kesukaran dalam bekerja, untuk dihindari, dikurangi, dan dicegah

dalam kegiatan/pekerjaan berikutnya.

d) Memeperoleh data yang dapat dipergunakan untuk meningkatkan

pengembangan organisasi dalam berbagai aspeknya, termasuk juga untuk

pengembangan personel agar menjadi semakin berkualitas dalam bekerja.

e) Mengetahui tingkat pencapaian tujuan, sehingga dalam menghadapi sisa

pekerjaan sesuai dengan waktu yang tersedia dapat diatur strategi baru,

antara lain, dengan memacu kegiatan-kegiatan yang tertinggal.

f. Komunikasi (Communication)

Administrasi adalah kegiatan manusia yang berlangsung melalui

interaksi sosial yang disebut hubungan manusiawi. Hubungan tersebut sering

pula disebut komunikasi, meskipun dalam pengertian luas tidak terbatas hanya

antar manusia, oleh karena itu harus dibatasi bahwa hubungan dengan sesuatu

di luar manusia bukan yang dimaksud komunikasi administrasi.

Dari segi ilmu Bahasa di dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia

dikatakan komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan atau berita

15
antar dua orang atau lebih dengan cara yang tepat sehingga pesan yang

dimaksud dipahami. Sedang di dalam kamus The Holt Basic Dictionary of

American English dikatakan exchange of information, ideas, etc. Dari

pengertian menurut bahasa itu terlihat bahwa komunikasi adalah tingkah laku,

perbuatan atau kegiatan manusia mengirim atau mengoper lambang-

lambang/simbol-simbol yang bermakna/berarti. Sedang dari sisi yang lain

merupakan tingkah laku, perbuatan atau kegiatan menerima untuk memahami

arti atau makna lambang-lambang atau simbol yang dikirim tersebut. Lambang

atau simbol tersebut berisi atau bermakna gagasan, informasi, pendapat dan

saran-saran yang disebut pesan-pesan.

Komunikasi merupakan kegiatan berangkai sehingga menjadi

proses dan karena berlangsung antar manusia yang berbeda-beda dan bersifat

unik, maka sifatnya selalu dinamis dan unik pula. Dengan kata lain,

komunikasi sangat mudah berubah dan berkembang, sehingga menjadi

bervariasi dan kompleks.

Kenyataan lain menunjukkan bahwa setiap manusia melakukan

komunikasi sepanjang hidupnya, sehingga dirasakannya sebagai kegiatan yang

lumrah dan alamiah, seperti juga melakukan kegiatan bernafas atau makan.

Tampaknya tidak terdapat kesulitan apa pun mengenai kegiatan komunikasi

karena demikian lumrahnya, sehingga banyak orang yang mengabaikan dan

melupakannya, sehingga tidak berusaha mewujudkannya dengan cara yang

baik.

16
 Bertolak dengan kenyataan itu, maka harus diterima komunikasi

merupakan unsur dasar dalam kehidupan organisasi, karena kerja sama

sejumlah manusia berlangsung dengan dan di dalam komunikasi. Tanpa

komunikasi proses kerja sama tidak akan berlangsung dan organisasi tidak

akan terbentuk. Oleh karena itulah untuk mewujudkan kerja sama yang efektif

diperlukan kegiatan pengendalian yang menjadi salah satu unsur dalam fungsi

primer administrasi.

Apabila pengenalan komunikasi terus diterima, akan selalu terliat

berbeda dalam rumusannya meskipun maknanya antara satu dengan yang lain

tidak jauh berbeda dan bahkan sama. Oleh karena itu untuk untuk menarik

manfaat dari berbagai pengertian itu agar berfungsi bagi kegiatan pengendalian

kerja sama sejumlah orang atau administrasi, di bawah ini diuraikan pengertian

komunikasi yang akan dipergunakan seterusnya dalam buku tulisan ini. Usaha

mengetengahkan definisi berikut ini tidak bermaksud mengurangi nilai dari

definisi sebelumnya, diharapkan akan lebih mengarah dalam maknanya sebagai

pengendali kerja sama sejumlah orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Sehubungan dengan itu komunikasi diartikan sebagai proses penyampaian

informasi, ide (gagasan), pendapat, saran-saran dan perasaan kepada orang

lain, guna mewujudkan kerja sama yang efektif dan efisien bagi pencapaian

tujuan bersama. Realisasinya berbentuk proses interaksi antar personel yang

menghasilkan saling pengertian, berupa sebagai pekerjaan menjadi kelompok

yang berfungsi secara kompak dalam mewujudkan volume dan beban kerja

organisasi. Dengan kata lain komunikasi sebagai proses pengendalian

17
tujuannya adalah untuk mempengaruhi personel agar berfikir, merasa dan

berbuat sesuatu sesuai dengan yang diinginkan penyampaian informasi.

Komunikasi dikatakan berhasil bilamana pada penerimaan pesan diperoleh

respons sesuai yang dimaksudkan oleh pengirim pesan.

Dari uraian-uraian di atas jelas bahwa komunikasi sebagai kegiatan

pengendali, memiliki lima elemen pokok. Kelima elemen itu adalah:

a) Komunikator (Communicator) atau orang yang memberikan informasi.

Dalam prosesnya komunikator mengawalinya dengan melakukan

encoding yakni memilih atau menyeleksi lambang yang dinilai paling

tepat dan dapat mengantarkan pesan, sesuai yang dimaksudkan. Dengan

kata lain lambang dipilih yang mampu memuat maksud pesan yang akan

disampaikan komunikator.

b) Saluran (Channel) yang dipergunakan dalam menyampaikan pesan.

Komunikator baru berusaha memilih dan menggunakan saluran yang tepat

dan baik, dalama arti dapat menyalurkan semua pesan yang akan

disampaikan, dan mempermudah menangkap/memahami isi atau

art/maknanya.

c) Pesan (Message) yakni bahan informasi yang disampaikan. Segala sesuatu

yang disampaikan oleh komunikator kepada orang lain disebut pesan

(message). Diantaranya dapat berupa informasi, pendapat (buah pikiran),

gagasan (ide), kritik, saran dan lain-lain.

d) Penerima (Communicate) yakni orang menerima pesan dari komunikator.

Dalam prosesnya pihak pertama selalu melakukan dekode yakni

18
 memberikan arti pada lambang-lambang yang disampaikan oleh

komunikator, agar pesan didalamnya dapat dimengerti atau dipahami oleh

komunikan (communicate).

e) Respons yakni kegiatan yang dilakukan oleh si penerima pesan, sesuai

dengan tingkat pengertian dan pemahamannya mengenai isi, arti atau makna

pesan tersebut.

Dari uraian di atas jelas bahwa proses komunikasi berbentuk

penyampaian, penyaluran, atau pemindahan (transmitted) lambang-lambang

yang berisi pesan yang bermakna, dari seseorang kepada orang lain sebagai

penerima. Dengan tidak mengurangi makna elemen lain, jelas pula dalam

proses komunikasi sebagai kegiatan pengendalian dikatakan berfungsi,

bilamana dihasilkan repon si penerima pesan sesuai dengan keinginan

komunikator. Repon itu tertutama sekali berbentuk semakin meningkatkan

efisiensi dan efektivitas kerja sama untuk melaksanakan berbagai kegiatan

dalam mewujudkan tugas pokok organisasi.

Komunikasi yang efektif harus dilakukan dalam semua unsur yang

bekenaan dengan perwujudan fungsi primer dan sekunder administrasi. Untuk

itu di lingkungan semua personel sebuah organisasi diperlukan hubungan

manusiawi yang efektif pula, sebagai faktor utama yang mendasari

komunikasi. Hubungan manusiawi (human relationship) yang efektif itu, hanya

mungkin terwujud jika di lingkungan organisasi dikembangkan cara

memperlakukan setiap individu sebagai subyek. Dengan kata lain setiap

personel harus diperlakukan secara manusiawi, sehingga berkembang sikap

19
saling menghormati, saling menghargai dan saling mempercayai satu dengan

yang lain. Individu/personel selayaknya untuk tidak diperlakukan sebagai

objek, atau sekedar dijadikan alat atau diperalat sebagaimana benda-benda.

Untuk itu setiap personel harus dibantu agar mampu memainkan peranan

sesuai posisi/kedudukannya di dalam organisasi. Di satu pihak para pemegang

pimpinan tidak bertindak secara sewenang-wenang, sedang dipihak lain

personel mampu menghargai, menghormati dan bahkan mematuhi para

pemegang wewenang secara sewajarnya.

Komunikasi yang dibina dan dikembangkan dengan dan di dalam

hubungan manusiawi yang efektif, akan menghasilkan kerja sama yang

memberikan efek-efek sebagai berikut:

a) Memudahkan untuk menjaring informasi yang diperlukan dalam

mewujudkan tugas pokok yang sesuai unit/satuan kerja masing-masing.

b) Memperlancar pemahaman konsep-konsep dan gagasan-gagasan, sehingga

memperlancar dan mengurangi kekeliruan pelaksanaannya.

c) Mempermudah terjadinya pertemuan/penyampaian pendapat, dan

memungkinkan penyaluran kreativitas dan inisiatif, yang akan

meningkatkan semangat dan gairah kerja, melalui kerja sama yang selalu

dirasa menyenangkan.

d) Memberikan kepuasan pada setiap personel karena ikut mengetahui

informasi-informasi yang penting berkenaan unit/satuan kerjanya, sesuai

pula dengan posisi/jabatannya masing-masing.

20
 Berdasarkan uraian-uraian di atas dilihat dari segi tujuannya, maka

komunikasi dapat diartikan sebagai proses mempengaruhi tingkah laku

(behavior) orang lain, yang dinyatakan melalui responsnya terhadap informasi

(pesan) yang disampaikan secara sengaja kepadanya. Pengertian tersebut

mengisyaratkan bahwa setiap administrator memiliki tugas untuk memperoleh

respons yang berarti/bermakna dan dikehendakinya di setiap personel di

lingkungan organisasinya. Penggunaan wewenang saja dalam mewujudkan

komunikasi seperti itu, bukanlah jaminan memperoleh respons yang berarti dan

sesuai dengan yang dikehendaki seorang administrator. Untuk itu seperti telah

diketengahkan dalam uraian terdahulu, maka faktor utamanya adalah

kemapuan untuk menciptakan dan mengebangkan hubungan manusiawi yang

efektif. Dengan kata lain seorang administrator harus berusaha menciptakan

iklim organisasi yang diwarnai rasa ingin berpartisipasi yang tinggi pada setiap

personel.

2. Fungsi Sekunder

a. Tata Usaha

Setiap organisasi tidak dapat terlepas dari keharusan

menyelenggarakan pekerjaan tata usaha, mesipun antara satu dengan yang lain

tidak sama volumenya. Pekerjaan itu tidak dapat dielakkan karena

berhubungan dengan penyediaan, penyimpanan dan penyampaian berbagai

bahan keterangan (informasi), yang diperlukan oleh administrator/pimpinan

dalam melaksanakan tugas-tugas pokoknya. Tata usaha dalam bahasa Inggris

21
disebut clerical work adalah bagian dari kegiatan tata laksana kantor (office

managment).

Uraian-uraian dalam pembahasan ini tidak difokuskan pada tata laksana

kantor, karena kegiatannya sudah tercakup dalam proses mewujudkan unsur-

unsur di dalam fungsi primer administrasi. Sedang kegiatan tata usaha sebagai

bagian tata laksana kantor sebagaimana telah dikemukakan terdahulu, fokusnya

diarahkan pada membahas kegiatan-kegiatan penunjang agar unsur-unsur

dalam fungsi primer dapat diwujudkan secara maksimal. Kondisi tata laksana

kantor seperti disebutkan di atas terlihat jelas dalam beberapa

defenisi/pengertiannya yang akan diketengahkan berikut ini.

Prajudi Atmosudirjo mengatakan bahwa manajemen perkantoran

itu sebagai penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni

perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan kantor, agar

tujuan kantor itu dapat tercapai dan pegawai-pegawainya merasa puas.

Dari pengertian-pengertian di atas jelas bahwa office

management bukan kegiatan teknis operasional sebagai penunjang, tetapi

justru kegiatan unsur-unsur dalam fungsi primer yang objek atau bidangnya

mengenai kegiatan perkantoran. Oleh karena itu fokus uraian berikutnya akan

diarahkan pada kegiatan tata usaha sebagai unsur dalam fungsi sekunder

administrasi.

Fungsi tata usaha (clerical work atau office work) pada dasarnya

adalah untuk memudahkan atau meringankan pekerjaan

administrator/pimpinan dalam mengambil keputusan. Untuk itu fungsi tata

22
 usaha diwujudkan dengan pengadaan data/informasi yang berhubungan dengan

tugas pokok atau volume kerja organisasi. Kegiatan itu dilakukan dengan

pencatatan, menyimpan, menggandakan semua data/informasi, yang

diwujudkan menjadi warkat-warkat yang selalu siap bilamana diperlukan.

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan, dalam arti

membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang memerlukan

data/informasi, agar dapat melaksanakan pekerjaan/beban kerjanya secara

efektif.

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengadakan,

menggandakan, menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau data/informasi

untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok organisasi. Dalam

realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan mengikuti langkah-

langkah/menerapkan unsur-unsur dalam fungsi primer, agar berlangsung

efektif dan efisien. Penerapan tersebut semakin penting artinya jika pekerjaan

tata usaha dihubungkan dengan bidang kerjanya yang lebih luas, seperti

penyediaan dan pengaturan tempat kerja agar menyenangkan dan

membetahkan karena berpengaruh pada prestasi dan produktivitas kerja.

Demikian pula jika dihubungkan dengan keselamatan dan keamanan kerja,

yang aspek-aspeknya cukup banyak.

b. Keuangan

Dalam kehidupan maju dan modern, bagi manusia secara

perseorangan atau secara bersama-sama dalam sebuah organisasi, yang

23
 bermaksud melaksanakan kegiatan, sudah sangat sulit menemukan yang dapat

melepaskan diri dari aspek yang berhubungan dengan keuangan.

Semakin besar kegiatan yang ingin/akan diwujukan guna mencapai

suatu tujuan tertentu, maka semakin besar pula dana/uang yang dierlukan.

Kenyataannya seperti itu di lingkungan suatu organisasi memerlukan perhatian

khusus dan serius dari setiap pimpinan dan semua personel di lingkungannya.

Masalah yang dihadapi oleh setiap organisasi bukan saja mengenai

penggunaannya agar berdaya dan berhasil guna secara maksimal, tetapi juga

mengenai upaya pengadaan yang biasanya bukanlah persoalan yang mudah.

c. Personalia

Administrasi adalah kegiatan manusia di lingkungan organisasi

yang didirikan oleh manusia pula. Administrasi merupakan pengendalian

kebersamaan manusia sebagai makhluk yang dalam mewujudkan sosialitasnya,

tidak mungkin menghilangkan individualiasnya. Pengendalian dan yang

dikendalikan adalah manusia. Oleh karena itu faktor manusia merupakan faktor

sentral, yakni faktor pertama dan utama dalam mewujudkan kerja sama yang

perlu dikendalikan, agar individual tidak mendominasi sosialitasnya, yang

dapat memperlemah pelaksanaan kerja samanya. Dengan pengendalian faktor

manusia secara efektif dan efisien, kerja samanya dapat dikembangkan secara

dinamis dan terarah. Dalam kerja sama seperti itu maka tujuan bersama akan

dapat diwujudkan secara maksimal.

Manusia merupakan individu atau satu diri, yang dalam bahasa

Inggrisnya disebut person atau personnel. Pemakaiannya dalam Bahasa

24
 Indonesia diartikan secara lebih luas, karena dimaksudkan juga untuk

menggambarkan sekelompok orang yang terhimpun atau bekerja di lingkungan

suatu organisasi tertentu. Personel dalam pengertian seperti itulah yang harus

dikendalikan melalui pelaksanaan administrasi sebagaimana disebutkan di atas.

d. Logistik

Di lingkungan suatu organisasi untuk melaksanakan tugas-tugas

pokoknya, tidak sedikit pekerjaan atau kegiatan yang memerlukan peralatan.

Kegiatan atau pekerjaan itu di antaranya ada yang tidak dapat dilaksanakan

tanpa peralatan, di samping terdapat pula yang dengan penggunaan peralatan

dapat ditingkatkan efisiensi dan efektivitasnya. Peralatan itu pada umumnya

berbentuk benda-benda atau bersifat material, yang dapat dibedakan sebagai

berikut:

a) Peralatan Perkantoran, yang diperlukan untuk kegiatan-kegiatan

ketatausahaan, termasuk dalam pengelolaan kepegawaian, keuangan dan

perbekalan. Misalnya mesin tik, mesin itung, kertas, kafion, meja dan kursi

kerja, mesin foto kopy dan lain-lain. Peralatan ini secara khusus (tidak

semuanya) biasa disebut Alat Tulis Kantor (ATK).

b) Peralatan Teknis, yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-

kegiatan/pekerjaan-pekerjaan yang memerlukan keterampilan, keahlian atau

profesionalisme tertentu, sehubungan dengan tugas-tugas pokok organisasi.

Misalnya peralatan untuk sebuah rumah sakit, perlatan untuk sebuah pabrik

pembuat sepatu, perlatan untuk sebuah sekolah/perguruan tinggi dalam

melaksanakan proses belajar mengajar, peralatan sebuah perusahaan

25
 pelayaran dan lain-lain. Peralatan setiap organisasi tersebut tidak sama satu

dengan yang lain.

Semua peralatan itu pengadaannya menggunakan dana, meskipun

kadang-kadang ada yang dibuat sendiri. Untuk itulah diperlukan usaha

memelihara peralatan sehingga dapat digunakan untuk jangka waktu yang

cukup lama. Namun pada suatu saat peralatan itu akan tidak digunakan lagi,

baik karena rusak atau karena ada peralatan baru yang lebih baik, lebih canggih

dan bahkan lebih produktif. Dalam keadaan tidak terpakai dan sulit

menyimpannya, peralatan tersebut terpaksa harus disingkirkan atau

dihapuskan.

e. Hubungan Masyarakat

Organisasi dibentuk atau didirikan di dalam dan di tengah-tengah

masyarkat. Di antaranya bahkan ada yang bertujuan dan bertugas untuk

memberikan pelayanan pada anggota masyarakat. Dalam kenyataan seperti itu

maka tidak satupun organisasi sebagai proses kerja sama sejumlah orang, yang

dapat melepaskan masyarakat dalam usaha mewujudkan tujuannya. Banyak

diantara organisasi itu yang memerlukan hubungan yang intensif dengan

masyarakat disekitarnya. Sehubungan dengan itu usaha meningkatkan efisiensi

dan efektvitas hubungan dengan masyarakat sebagai bagian proses kerja sama,

diperlukan proses pengendalian secara sistematis dan terarah oleh para

administrator.

Hubungan masyarakat yang sering disingkat Humas dalam bahasa

Inggris dikenal dengan sebutan Public Relations yang sering disingkat PR.

26
Di lingkungan organisasi dibidang usaha (bisnis) unsur di dalam fungsi

sekunder administrasi ini sering dinilai dan ditempatkan sangat penting,

sehingga diperlukan suatu unit/satuan kerja khusus, dengan dipimpin oleh

seorang Manager Public Realitions. Untuk itu sebelum memasuki pembahasan

lebih jauh, perlu ditegaskan lagi bahwa PR maksudnya sama dengan yang

disebut Hubungan Masyarakat (Humas). Public dalam bahasa Indonesia berarti

umum atau orang banyak atau masyarakat. Sedang relations dalam bahasa

Indonesia berarti hubungan. Tugas pokoknya identik dengan tugas

Biro/Bagian/Bidang/Seksi Penerangan (Information) di lingkungan suatu

organisasi di bidang pemerintahan. Tugas pokoknya adalah melakukan

penyiaran dan memberikan penerangan (informasi) secara terbatas mengenai

segala sesatu yang dinilai penting diketahui masyarakat luas. Tujuan utamanya

bermaksud untuk mewujudkan pengertian yang tepat dan benar mengenai

sesuatu yang perlu diketahui masyarakat. Selanjutnya dengan pengertian

seperti itu diharapkan masyarakat memberikan perhatian, kerja sama dan

bahkan respons sesuai dengan maksud suatu informasi disampaikan oleh

organisasi yang bersangkutan. Misalnya bagi suatu organisasi bisnis,

penyampaian informasi mengenai suatu barang yang diproduksinya melalui

iklan, pertama dimaksudkan agar orang banyak (masyarakat) mengetahuinya.

Kemudian dimaksudkan juga untuk memperoleh repons merasa tertarik dan

membeli barang yang diproduksi itu.

27